Umfrage zum Fortbildungsangebot der Universität speziell für den Bedarf von Sekretärinnen

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1 Umfrage zum Fortbildungsangebot der Universität speziell für den Bedarf von Sekretärinnen Das Sekretärinnennetzwerk möchte sich dafür einsetzen, dass in den nächsten Jahren das Fortbildungsangebot für Sekretärinnen weiter optimiert wird. In dieser Umfrage möchten wir den tatsächlichen Bedarf und die Wünsche aller Kolleginnen in den Fachsekretariaten zur Fort- und Weiterbildung an der Universität ermitteln. Wir hoffen auf Ihre Beteiligung. Bitte senden Sie den ausgefüllten Fragebogen per Mail an oder per Hauspost an SNW c/o Birgit Imade, FB VI, Geologie Wenn Fragen für Sie nicht zutreffen oder Sie Fragen nicht beantworten möchten, überspringen Sie sie bitte einfach. Vielen Dank für Ihre Unterstützung! Fragebogen (1) Fortbildung Information und Teilnahme a. Haben Sie das gedruckte Jahresprogramm 2010 Fortbildung erhalten? b. Kennen Sie die Online-Ausgabe des Jahresprogramms 2010 Fortbildung? c. Kennen Sie die Internetseiten zur Fortbildung des Sekretärinnennetzwerkes? d. Kennen Sie das Projekt zur personenzentrierten und arbeitsplatznahen Vermittlung von Kompetenzen zur elektronischen Informations- und Wissensverarbeitung, das mit dem Frauenförderpreis 2008 ausgezeichnet wurde? e. Würden Sie eine solche personenzentrierte Schulung oder Unterstützung in Anspruch nehmen (dabei geht es darum, Frauen direkt an ihrem Arbeitsplatz individuell zu schulen bzw. bei individuellen EDV-Problemen direkt am Arbeitsplatz zu helfen)? f. Lesen Sie die Mitteilungen zu Fortbildungsveranstaltungen im -Digest? g. Haben Sie die Mitteilungen per des Sekretärinnennetzwerkes über freie Plätze in Fortbildungsveranstaltungen erhalten? h. Wenn Sie die letzte Frage mit ja beantwortet haben i. finden Sie Mitteilungen/Erinnerungen durch das SNW hilfreich? ii. finden Sie diese Mitteilungen überflüssig oder gar nervig? i. Haben Sie bereits an Fortbildungen an der Universität Trier teilgenommen? j. Wenn Sie Ja angekreuzt haben, welches waren für Sie die wichtigsten Gründe für die Teilnahme (Mehrfachnennungen möglich) i. Erlernen neuer Arbeitstechniken ii. Erlernen neuer EDV-Anwendungen/neuer Versionen von EDV-Anwendungen iii. Qualifizierung für Anpassung an eine veränderte Arbeitsumgebung iv. es macht Spaß, Neues zu lernen v. Austausch mit Kolleginnen vi. sonstige Gründe

2 k. Wenn Sie Nein angekreuzt haben, welches waren für Sie die wichtigsten Gründe für die Nichtteilnahme (Mehrfachnennungen möglich)? i. ich benötige keine Fortbildung ii. ich habe kein Interesse an Fortbildung iii. ich habe keine Zeit für Fortbildungsveranstaltungen iv. ich würde gerne teilnehmen, aber dann bleibt auf meinem Arbeitsplatz zu viel Arbeit liegen v. ich würde gerne teilnehmen, aber mein Vorgesetzter sieht es nicht gerne vi. ich würde gerne teilnehmen, aber ich nehme mir die Zeit nicht, da ich dann ein schlechtes Gewissen habe, weil meine Arbeit liegenbleibt vii. die Termine während des Semesters sind ungünstig viii. die Termine in den Semesterferien sind ungünstig ix. Veranstaltungen, die ganztags stattfinden, sind für mich ungünstig x. ich kann mich durch Fortbildungen ja nicht höher qualifizieren xi. Die Fortbildungen sind nicht praxisnah genug xii. Die Fortbildungen sind nicht professionell genug xiii. Sonstige Gründe l. Welche Umstände würden Sie dabei unterstützen bzw. was würde Sie dazu bewegen, an Fortbildungsveranstaltungen teilzunehmen? i. Kinderbetreuung ii. günstigere Zeiten der Fortbildungsveranstaltungen iii. andere Veranstaltungsorte iv. andere Inhalte der Fortbildungsveranstaltungen v. mehr Unterstützung und Wohlwollen meines Vorgesetzten vi. wenn ich während der Zeit der Fortbildung eine Vertretung an meinem Arbeitsplatz hätte vii. Werbung für die Fortbildungsveranstaltungen über das Dekanat und die Vorgesetzten viii. Sonstiges (2) Bewertung des Anmeldeverfahrens zu Fortbildungsveranstaltungen a. Wie bewerten Sie das Anmeldeverfahren zum Fortbildungsprogramm an der Universität Trier? i. Über LSF ii. über Mail (bei Stud.IP) iii. Urt: ohne Anmeldung

3 (3) Bewertung von Inhalt/Umfang/Übermittlung von Fachkenntnissen durch die Fortbildungsveranstaltungen a. Wie bewerten Sie die laufenden Kurse in Deutsch/Fremdsprachen i. Französisch ii. Englisch iii. Spanisch b. Zu welchen der folgenden Themen im Bereich Deutsch/Fremdsprachen würden Sie sich Fortbildungsveranstaltungen i. statt der ständig laufenden Kurse in Fremdsprachen Auffrischungskurse an nur 1 2 Tagen (max. 8 Stunden): Englisch (Auffrischen und Üben des Wortschatzes fürs Telefonieren wie z. B. Angebote, Terminbestätigung u. Ä.; unispezifische Begriffe; Reiseorganisation; neuer Fachwortschatz der EDV in den Sprachen, Wortschatz, der bei Tagungen benötigt wird) ii. Französisch (Inhalt wie unter i.) iii. Auffrischung Geschäftskorrespondenz Englisch iv. Auffrischung Geschäftskorrespondenz Französisch v. Auffrischung Deutsche Rechtschreibung vi. Neues aus Korrespondenz/Briefgestaltung, DIN 5008 (Deutsch) vii. Auffrischungskurse Steno viii. Ihre Wünsche für weitere Angebote im Bereich Deutsch/Fremdsprachen: c. Wie bewerten Sie die laufenden Kurse - EDV i. Word ii. Excel iii. PowerPoint iv. URT-Mail-System v. Datensicherheit Datensicherung vi. Citavi vii. Global Park

4 d. Zu welchen der folgenden EDV-Themen würden Sie sich Fortbildungsveranstaltungen i. Outlook ii. Access iii. Projektplanung mit Access iv. Was ich schon immer mal über EDV wissen wollte, mich aber nie getraut habe zu fragen (z. B. was ist Imap, RSS-feed, wo befindet sich im PC die Festplatte, wie lösche ich Spams, usw.) v. Ihre sonstigen Wünsche für weitere Angebote im Bereich EDV: (4) Fortbildung Planen/Organisieren/Koordinieren Zu welchen der folgenden Themen würden Sie sich Fortbildungsveranstaltungen b. Büroorganisation, Einrichtung des Arbeitsplatzes c. Aufgabenplanung, Optimierung von Arbeitsabläufen d. Datenschutz im Sekretariat Rechtliche Aspekte e. Informationen aus dem Internet für die Arbeit im Sekretariat nutzen f. Dokumentenmanagement, Ablage, Aktenplan Aufbewahrungsfristen g. Terminmanagement, Zeitmanagement, Wiedervorlage h. Aufgaben- und Terminmanagement mit Outlook i. Chefentlastung Teamentlastung j. Arbeitstechniken, Arbeitsstile k. Organisationsmanagement, Tagungen, Workshops, Kongresse l. Projektplanung m. Kaizen im Office n. Ihre Wünsche für weitere Angebote im Bereich Planen/Organisieren/Koordinieren: (5) Fortbildung - die Sekretärin im System Universität b. Zu welchen der folgenden Themen würden Sie sich Fortbildungsveranstaltungen c. Schwächen-Stärken-Analyse, Stellenbeschreibung, Leistungstagebuch d. Möglichkeiten zur Weiterqualifizierung (Aufstieg) durch externe Lehrgänge, Finanzierung von externen Fortbildungen, das Recht auf Fortbildung im Tarifvertrag e. Gender doing - wie kann mein Verhalten zu einer diskriminierungsfreien Behandlung/Vergütung beitragen f. Ihre Wünsche für weitere Angebote im Bereich die Sekretärin im System:

5 (6) Fortbildung Universitätsspezifische Themen b. Zu welchen der folgenden Themen würden Sie sich Fortbildungsveranstaltungen c. Budgetierung praxisnah (Verwaltung der Konten mit HIS-QIS) d. Drittmittelverwaltung, Mittelabruf, Verwaltung mit HIS-QIS e. Reisekostenabrechnungen (Exkursionen, Dienstreisen, Reiserecht, etc.) f. Dienstreisen/Exkursionen organisieren (Reiseablauf, Reiseplan, Reisemappe, Abrechnung) g. Personalsachbearbeitung: Einstellung von Hiwis, Vorbereitung für die Einstellung und Einführung neuer Mitarbeiter h. Rechnungen erstellen i. Kommunikation und Problemlösungskompetenz: Telefon, Besucher, ausländische Gäste, Lehrbeauftragte, Vermittlung zwischen Verwaltung-Wissenschaft (7) Fortbildung Arbeitswelt/Vergütung a. Wie finden Sie das Angebot zu diesem Themenbereich (betriebliche Altersvorsorge, Überblick für neue Mitarbeiter, Entdeckungstouren Campus I und Campus II)? b. Welche Fortbildungen zu diesem Thema würden Sie sich wünschen (8) Fortbildung Soft Skills, Gesundheit, Lebensplanung b. Zu welchen der folgenden Themen würden Sie sich Fortbildungsveranstaltungen i. Wellnesstag für Sekretärinnen (Atemübungen, Kopfmassage, Ernährungstipps für Berufstätige, Typgestaltung, Frisur und Kleidung usw.) ii. Entspannung/Stressbewältigung iii. Techniken der Gymnastik am Arbeitsplatz iv. Schmerztherapie v. Bewältigung psychischer Belastungen am Arbeitsplatz vi. Arbeiten mit gesundheitlichen Beeinträchtigungen

6 (9) Ihre Meinung zur Fortbildung Welche Fortbildungsveranstaltungen, die Sie in der letzten Zeit besucht haben, fanden Sie besonders gut (Sie können gerne bis zu fünf Veranstaltungen benennen): Welche Fortbildungsveranstaltungen, die Sie in der letzten Zeit besucht haben, fanden Sie besonders schlecht (Sie können gerne bis zu fünf Veranstaltungen benennen): Uns ist Ihre Meinung zu diesem Thema sehr wichtig. Welches Thema haben wir Ihrer Meinung nach nicht aufgeführt? Was möchten Sie uns sonst noch mitteilen, wozu weiter oben nicht der richtige Platz war: Vielen Dank für Ihre Teilnahme an der Umfrage! Wir werden in Kürze über das Ergebnis auf unserer Homepage berichten.