IT takes more than systems SHAREPOINT INTRANET. Gestaltet Ihren Arbeitsalltag effizienter. halvotec.de

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1 IT takes more than systems SHAREPOINT INTRANET Gestaltet Ihren Arbeitsalltag effizienter halvotec.de

2 ANSPRECHEND & INDIVIDUELL SharePoint Intranet Social Intranet Integrieren Sie neue Kommunikationskanäle und direkte Feedbackmechanismen in Ihr Unternehmensportal und vernetzen Sie das Wissen Ihrer Mitarbeiter. Digitaler Arbeitsplatz Erleichtern Sie Ihren Mitarbeitern den Zugang zu allen relevanten Wissensund Anwendungsressourcen. Mobiler Zugriff Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern den Zugriff auf Ihr Unternehmensportal unabhängig vom Standort und verwendeten Endgerät machen Sie Ihr Intranet mobil. Wissens-Zentrale Schaffen Sie mit Ihrem Intranetportal eine Wissens-Zentrale, in der Fachwissen und Informationen gebündelt, vernetzt und archiviert werden sowie dauerhaft allen Mitarbeitern zugänglich gemacht werden können. Moderne Unternehmenskommunikation Etablieren Sie moderne Kommunikationsstrukturen in Ihrem Unternehmen und binden Sie Ihre Mitarbeiter über Ihr Social Intranet direkt in die Unternehmenskommunikation mit ein. Team- & Projektarbeit Unterstützen Sie die Team- und Projektarbeit Ihrer Mitarbeiter durch die kollaborativen Funktionen eines Social Intranet. 2

3 ANSPRECHEND & INDIVIDUELL SharePoint Intranet Personalisierung Bündeln Sie die Informationsflut und stellen Sie Ihren Mitarbeitern die jeweils relevanten Informationen übersichtlich in Ihrem SharePoint Intranet dar. Corporate Design Zeigen Sie auch im Intranet Ihre CI mit einem Unternehmensportal in Ihrem individuellen Corporate Design. Virtuelles Zuhause Machen Sie Ihr SharePoint Intranet zu einem virtuellen Zuhause für Ihre Mitarbeiter. Vermitteln Sie Ihre Corporate Identity, unabhängig vom Standort und Arbeitsort Ihrer Mitarbeiter und schaffen Sie ein Gefühl der Zusammengehörigkeit. Responsive Design Stellen Sie die Inhalte Ihres Intranetportals passend für das jeweilige Endgerät dar und erhöhen und verbessern Sie damit den mobilen Zugriff. Suche mit Metadaten Implementieren Sie eine umfassende Suchfunktion in Ihr SharePoint Portal, mit der Sie alle für Sie relevanten Daten schnell im Blick haben. Ideen- und Innovationsmanagement Nutzen Sie das Social Intranet, um ein professionelles Ideen- und Innovationsmanagement in Ihrem Unternehmen umzusetzen. 3

4 SharePoint Intranet Case Study & Marc O'Polo Social Intranet: Ein digitaler Arbeitsplatz für kürzere Kommunikationswege und effizienteres Arbeiten MARC O POLO blickt auf eine lange Geschichte zurück: 1967 in Stockholm gegründet, ist MARC O POLO heute in Deutschland beheimatet und in über 30 Ländern vertreten. Weltweit beschäftigt das Modeunternehmen knapp Mitarbeiter. Die Marke gilt als Inbegriff der hochwertigen und zeitgemäßen Premium Modern Casual Wear. Dies spiegelt sich in den relevanten Kernmärkten, dem hohen Bekanntheitsgrad und den positiven Assoziationen wider. Als Premium Modern Casual Marke stellt das Modelabel höchste Ansprüche an die Qualität der Produkte von den Materialien über das Design bis zur Umsetzung. Gleiches gilt für unseren Service und die Kommunikation, sagt Lana Kupczyk, Manager HR Marketing für MARC O POLO Retail und Headquarter. Um den hohen Ansprüchen gerecht zu werden, setzt MARC O POLO auf eine moderne Infrastruktur, technische Innovationen und ein gesundes Betriebsklima. Die optimale Betreuung durch Halvotec und der strukturierte Projektablauf haben entscheidend zum Erfolg unseres internationalen Social Intranet Portals beigetragen. Unsere Anforderungen an das Portal wurden gemeinsam identifiziert und Schritt für Schritt umgesetzt. Bei Fragen konnten wir uns jederzeit an unsere direkten Ansprechpartner von Halvotec wenden. Lana Kupczyk Manager HR Marketing MARC O POLO Übersicht FIRMA Marc O'Polo International GmbH BRANCHE Mode & Fashion MITARBEITER 2000 THEMA Schaffung eines digitalen Arbeitsplatzes - angepasst an die CI des Unternehmens / Branding - ein virtuelles Zuhause, an dem sich Mitarbeiter unabhängig vom Standort aufgehoben fühlen und zusammenarbeiten können. ANFORDERUNG Mehrsprachigkeit, zentrale Bereitstellung von Informationen, Steigerung der Interaktion LÖSUNG Verwendung der Halvotec SharePoint Add-Ins

5 Anforderungen In den letzten Jahren ist MARC O POLO besonders im Bereich Retail stark gewachsen. Die Expansion stellte das Unternehmen vor große Herausforderungen besonders in der internen Kommunikation. Mit der Einführung eines Social Intranets möchten wir ein virtuelles Zuhause für unsere Mitarbeiter schaffen, an dem sie sich wohl und wertgeschätzt fühlen, sagt Projektleiterin und HR Marketing Managerin Lana Kupczyk. Wir legen bei MARC O POLO großen Wert auf eine persönliche und transparente Kommunikation über alle Ebenen und Standorte hinweg." Das gemeinsame Ziel war eine Plattform, die die -Flut verringert, einen zentralen Ablageort für Dokumente schafft und die Zusammenarbeit in Projekten und Teams erleichtert. Lösung In einer intensiven Strategie- und Konzeptionsphase wurden die Bedürfnisse von MARC O POLO zunächst analysiert. In Workshops definierte ein professionelles Team die Anforderungen und erarbeitete sowohl die Informationsarchitektur als auch das individuelle, visuelle Design. Das Intranet»Inside MARC O POLO«auf Basis von SharePoint 2013 sollte mehrsprachig und individuell an die Bedürfnisse des Unternehmens angepasst werden: vor allem durch SharePoint Collaboration Features wie Ideenmanagement zur einfachen Ideeneinreichung sowie Teamund Projekträume, welche die Zusammenarbeit in Projekten und Teams erleichtert. Auch eine Document Library wurde als zentral zugänglicher Ablageort für Dokumente umgesetzt. Resultat Durch die Anpassung des Designs an die CI von MARC O POLO konnte ein virtuelles Zuhause für Mitarbeiter aller Standorte geschaffen werden. Eine große Kommunikationskampagne zum Auftakt, dazu Aktionen, Gewinnspiele und Umfragen sorgten für eine schnelle und aktive Nutzung des Portals. Auch die Einführung mehrerer SharePoint Publishing Add-Ins wie Tipps, Unternehmensnews, Events und Kantinenplan sorgte für eine rege Interaktion. Informationen werden im SharePoint Intranet über Add-Ins wie Benefits, schwarzes Brett oder Survey bereitgestellt. Mit SharePoint als technologischer Basis ist MARC O POLO jederzeit in der Lage, sein Intranet um weitere Funktionen zu ergänzen und kosteneffizient auszubauen. Flut Durch den Einsatz mehrerer Interaktions-Add-Ins konnte die Flut erheblich verringert werden. Mitarbeiterzufriedenheit Durch die hohe Transparenz im Unternehmen konnte das WIR-Gefühl unter den Mitarbeitern spürbar gesteigert werden. Wissensstand der MA Dank der übersichtlichen Informationsplattform sind die Mitarbeiter schneller informiert und haben den gleichen Wissensstand.

6 Portal Manager Case Study & Bauer PortalManager: erleichtert und beschleunigt die Zusammenarbeit mehrerer Abteilungen. Gegründet als kleine Käserei im Jahr 1887, gehört die Privatmolkerei Bauer GmbH & Co. KG heute zu den größten Fruchtjoghurt-Herstellern in Europa und ist Teil der Bauer Gruppe, die mittlerweile in fünfter Generation von den Brüdern Markus und Florian Bauer geleitet wird. Ausgezeichnete Rohstoffe, ein über Jahrzehnte perfektioniertes handwerkliches Können, Innovationsfreude und hochmoderne Technik verhelfen dem Unternehmen zu Milchprodukten in bester Qualität. Seit über 125 Jahren ist der Firmensitz in Wasserburg am Inn. Hier stellen die Bauers täglich 3,4 Millionen Becher Joghurt und 16 Tonnen Käseprodukte her und exportieren diese in über 20 Länder. Die Verantwortung gegenüber Natur und Mensch ist der Geschäftsleitung wichtig. In einem Familienunternehmen steht für sie fest, dass Erfolg nur mit erstklassigen Produkten und zufriedenen Mitarbeitern erreicht werden kann. Die Projektmanagement-Lösung von Halvotec überzeugt uns auf ganzer Linie, da sie uns bei der Optimierung unserer Projektmanagement-Prozesse unterstützt. Mit dem Portalmanager von Halvotec können wir in den Fachbereichen neue Projekträume selbst anlegen, ohne Unterstützung bei der IT-Abteilung anfordern zu müssen. Carsten Lantermann IT Leiter Übersicht FIRMA J. Bauer GmbH & Co. KG THEMA Projektverwaltung BRANCHE Lebensmittel MITARBEITER 600 ANFORDERUNG standortübergreifende Zusammenarbeit, parallele Projektverwaltung LÖSUNG Einführung des Halvotec SharePoint-Add-Ins

7 Anforderungen Die Privatmolkerei Bauer GmbH & Co. KG wollte im Zuge der Exchange-Umstellung eine Lösung für ihr Projektmanagement erreichen, die folgende Kriterien erfüllt: Sie sollte nicht User-Lizenz gebunden sein, abteilungsübergreifendes Arbeiten gewährleisten, eine übersichtliche Darstellung aller laufenden, geschlossenen und geplanten Projekte ermöglichen und einen zentralen Zugriffspunkt sämtlicher Daten aufweisen. Aufgrund der weit vorangeschrittenen Exchange-Umstellung musste das Projekt schnell geplant und umgesetzt werden. Lösung In einem intensiven Workshop konnten die Anforderungen der Privatmolkerei Bauer GmbH & Co. KG gemeinsam mit Halvotec analysiert werden. In der anschließenden Konzeptphase wurde mit dem Projektmanagementtool»PortalManager«von Halvotec auf Basis von Microsoft SharePoint schnell eine Basis gefunden, die zukunftssicher und jederzeit erweiterbar ist. Individuell angepasste Projektraumvorlagen und Workflows gehen optimal auf die speziellen Bedürfnisse von Bauer ein. Während die Vorlagen für Projekträume definiert und erstellt wurden, konnte der Microsoft SharePoint Server mit Unterstützung von Halvotec bereits konfiguriert und installiert werden. In einer Testphase prüften zukünftige User den PortalManager u. a. auf eine leichte Bedienung und die Erstellung und Archivierung von abteilungsübergreifenden Projekten. Eine detaillierte Dokumentation und Einführungsschulung für Key-User seitens Halvotec sorgte für eine schnelle intuitive Nutzung des Tools. Rasch wurden etliche Projekte im PortalManager angelegt, um ein zeitgleiches Zusammenarbeiten in unterschiedlichsten Projekten zu ermöglichen. Resultat Durch die Nutzung des PortalManagers können Mitarbeiter unseres Unternehmens sich jederzeit schnell und einfach einen umfassenden Überblick über laufende, geplante und abgeschlossene Projekte machen, sagt Carsten Lantermann, IT Leiter der Privatmolkerei Bauer GmbH & Co. KG. Die zentrale Sammlung von Informationen und Daten hat die interne Kommunikation vereinfacht und beschleunigt und zu einer erhöhten Transparenz im Unternehmen geführt. Darüber hinaus werden Fachabteilungen bei der Generierung von Reportings durch automatische Daten-Auswertungs-Listen in SharePoint deutlich entlastet. Schnellere Projekterfassung Team-und Projekträume können im Self-Service ohne IT Unterstützung angelegt werden. Erhöhte Transparenz Der Status von Projekten wird mit einem Blick deutlich. Bessere Qualität durch Verringerungen von Fehlerquellen in der Projektabwicklung. Erhöhter Informationsfluss durch die zentrale Ablag von Informationen und Daten.

8 Add-Ins Schnelle Erweiterungen Ihres SharePoint Intranets IdeaManagement BANF Benefits Content Navigator Events HR Info Kantine MA Verzeichnis News Schwarzes Brett Quiz Portal Manager 8 Tipps Umfrage Fordern Sie jetzt unsere Halvotec Add-In Toolbox an und erfahren Sie mehr zu unseren SharePoint Add-Ins. halvotec.de/produkte/sharepoint-erweiterungen

9 Projektablauf Analyze Bedarfsanalyse Anforderungsmanagement Build Installation Customizing Development Run Concept Detailkonzeption Mock-ups Design Deploy Konfiguration Schulung Know-how Transfer Support Update-Services SharePoint Beratung Ihre individuellen Anforderungen an SharePoint stehen für uns an erster Stelle. Nur wenn Ihr SharePoint Intranet-Portal ideal auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist, schaffen Sie damit eine strategische Wissens-Plattform zur Kommunikation, Zusammenarbeit und Datenverknüpfung. Sie interessieren sich für das SharePoint Intranet von Halvotec? 9

10 Wir als Partner Wofür wir stehen Sie möchten ein modernes SharePoint Enterprise-Portal in Ihrem Corporate Design, mit einer herausragenden und zeitgemäßen User Experience? Nutzen Sie das Experten-Know-how von Halvotec bei der Realisierung Ihres SharePoint Enterprise Portals. Unsere Intranet Lösungen basieren auf langjähriger Projekterfahrung in der Konzeption und Umsetzung von internationalen SharePoint Enterprise Portalen vom Mittelstand bis zum globalen Großkonzern. Zahlreiche Best Practice Lösungen und ein umfassendes Add-In Portfolio ermöglichen es uns, Ihr SharePoint Portal individuell auf Sie maßzuschneidern und schnell zu verwirklichen. Wir berücksichtigen Ihr unternehmensspezifisches Design und setzen Ihr Branding als Responsive Design für alle Endgeräte um. SharePoint Intranet mit Halvotec Die Halvotec Information Services GmbH ist ein auf Business-Software spezialisiertes IT-Unternehmen. Seit 1998 bieten wir hochwertige eigene Softwareentwicklungen sowie unternehmensspezifisch angepasste und erweiterte Microsoft Lösungen an. Unsere hochwertigen IT-Produkte und Service-Leistungen stehen für Erfahrung, Zukunftssicherheit und neueste Technik. Anspruchsvolle mittelständische und große Unternehmen verlassen sich auf unsere innovativen Softwarelösungen. Zertifizierung 10 Halvotec ist seit mehr als 15 Jahren zertifizierter Microsoft Partner. Wir lassen uns jährlich prüfen, um unseren Kunden höchste Qualität garantieren zu können. Mit Halvotec gewinnen Sie einen Partner, der verantwortungsbewusst und zuverlässig arbeitet und Sie mit Innovationen und Kundenorientierung überzeugt.

11 Strategische Beratung Der erste Schritt eines SharePoint Projekts ist die Festlegung der Ziele. Um Ihr SharePoint Projekt von Anfang an optimal zu begleiten, unterstützen wir Sie mit strategischen Beratungsleistungen und Machbarkeitsstudien. Projektmanagement Während der gesamten Projektlaufzeit steht Ihnen bei Halvotec ein persönlicher Ansprechpartner zur Seite. Durch ein professionelles Projektmanagement bringen wir Ihr SharePoint Projekt zum Erfolg. Customizing Damit Ihr SharePoint Enterprise Portal auch virtuell Ihre Unternehmensidentität vermittelt, gibt es viele Möglichkeiten des Customizing. Wir beraten Sie hinsichtlich Umsetzungsmöglichkeiten und geben Ihnen Einblicke in Best Practice Referenzen. Development Die Umsetzung Ihres SharePoint Portals liegt in den besten Händen. Unsere SharePoint Spezialisten bringen fundiertes Wissen mit und haben langjährige Erfahrung in der Entwicklung individueller SharePoint Portale. Support Sie haben Fragen zu SharePoint oder benötigen technische Unterstützung? Unser Support hilft Ihnen gerne weiter. Der Betrieb von SharePoint Farmen erfordert Know-how und Erfahrung. Wir geben Ihnen Hilfestellung beim Betrieb komplexer SharePoint Farmen, damit Sie einen stabilen und qualitativen Betrieb gewährleisten können. Ansprechpartner Sandra Krause Leitung Marketing T + 49 (0) 8031 / F + 49 (0) 8031 / E sandra.krause@halvotec.de 11

12 halvotec.de IT takes more than systems Halvotec Information Services GmbH Kunstmühlstr. 12 / D Rosenheim T + 49 (0) 8031 / F + 49 (0) 8031 / E info@halvotec.de