Spa & Activity Software designed to simplify

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1 Spa & Activity Software designed to simplify

2 Worauf Sie beim Kauf Ihrer SPA Software achten sollten Erfolgreiches Spa Management ist eine interessante und vor allem komplexe Herausforderung. Als verantwortlicher Entscheider können Sie von den Stärken und der Kompetenz des Softwareherstellers profi tieren, ohne Benutzerfreundlichkeit einbüßen zu müssen, wenn Sie zertifi zierte, moderne Interfaces verwenden. Auf diese Weise stellen Sie auch sicher, dass Ihre Spa Software keine Insellösung wird die Möglichkeit der Integration in die verschiedensten Systeme in Ihrem Haus ist schließlich ein entscheidender Punkt. Die richtige Spa Software bietet Ihnen genau diese Möglichkeiten: Sie fügt sich nahtlos in Ihre bestehende IT Infrastruktur ein, funktioniert zuverlässig im Hintergrund und hilft Ihnen, Ihre komplexen Abläufe und Prozesse zu vereinfachen. Sie sollten unbedingt darauf achten, dass Ihr neues Spa System hochfl exibel in Bezug auf individuelle Anpassung und Skalierbarkeit ist. Daher empfehlen wir eine gründliche Prüfung, die weit über eine Standardsoftwarepräsentation hinausgeht. Eine Vor-Ort-Besprechung hilft Ihnen herauszufi nden, ob die gebotenen Funktionalitäten Ihren Anforderungen entsprechen. Auch ein gemeinsamer Termin bei einem Referenz-Kunden fördert das Verständnis und zeigt, wie das System im Echtbetrieb funktioniert. Last but not least: Haben Sie ein Auge auf die Business Strategie des Herstellers und vergewissern Sie sich, ob er auch die Fähigkeiten hat, mit Ihnen und den Aufgaben der Zukunft zu wachsen. Es geht schließlich darum, einen kompetenten Partner zu fi nden, der Sie sowohl jetzt als auch in Zukunft versteht und Ihren Anforderungen gerecht wird. Denn mit solch einem Partner an Ihrer Seite können Sie Ihre Ziele verwirklichen und sich dort positionieren, wo Sie hingehören an die Spitze! Thomas Rössler Geschäftsführer TAC Informationstechnologie GmbH Mit diesem Folder möchten wir Ihnen einen Einblick in die Funktionalitäten und Möglichkeiten des Reservation Assistant geben. Entdecken Sie, welche Vorteile Ihnen der Reservation Assistant bietet, und fi nden Sie heraus, wie die Spa & Activity Software auch Ihren Betrieb bereichern kann. Wenn wir Ihr Interesse geweckt haben, kontaktieren Sie uns! Wir freuen uns darauf, Ihnen den Reservation Assistant mit all seinen Details persönlich vorzustellen. TAC Informationstechnologie GmbH Schildbach Hartberg Austria T: F: offi Offices: Am Ökopark 10a 8230 Hartberg Austria Gasometer A, Guglgasse Vienna Austria 1007 Church Street, Suite 401 Evanston, IL USA 2

3 RESERVATION ASSISTANT Digital Signage Spa & Activity Reservierung Kasse / Abrechnung Online Reservierung / Web Shop Personaleinsatzplan Golf Management Package- Reservierung Tischreservierung Gutscheine Guest Relationship Management Mitgliederverwaltung Warenwirtschaft Reservation Assistant...4 Spa & Activity Reservierung...5 Kasse / Abrechnung...6 Mitgliederverwaltung...7 Packagereservierung...8 Gutscheinverwaltung...9 Warenwirtschaft...10 Golfverwaltung...11 Tischreservierung...12 Guest Relationship Management...13 Mobile Kundenkarte...14 Online-Reservierung / Webshop...15 Digital Signage...16 Berichte & Statistiken...17 RA Dashboard...18 Support...19 Technik...20 Referenzen Modulübersicht

4 RESERVATION ASSISTANT Spa & Activity Software Ein effi zientes Spa System ermöglicht es dem Spa Manager, sämtliche Reservierungen und Ressourcen mit nur einem Tool zu verwalten. Vom Gutscheinverkauf über die Mitgliederverwaltung bis hin zur Warenwirtschaft die richtige Software vereinfacht Ihre Arbeitsabläufe und stimmt alle Ressourcen optimal aufeinander ab. Modularer Aufbau Airport Spas, Thermen, Hotelketten, Resorts, Hotel Spas, Golfclubs, Fitnessclubs, Restaurants, Sportzentren, Medical Spas, Kurbetriebe. All diese Betriebe entstammen zwar derselben Branche, funktionieren aber nach unterschiedlichen Strukturen und stellen spezielle Anforderungen an eine Softwarelösung. Sie haben außergewöhnliche Anforderungen an Ihre Softwarelösung? Gerne statten wir den Reservation Assistant mit individuellen Schnittstellen und Funktionalitäten aus. Individuell betreut Informieren Sie sich auch über unsere verschiedenen Finanzierungsmodelle. Wollen Sie den Reservation Assistant kaufen, mieten oder als ASP-Variante über das Internet nutzen, während wir die Wartung und Administration des Systems übernehmen? Wählen Sie einfach Ihre optimale Finanzierungsform. Wir haben den Reservation Assistant von der Pike auf entwickelt. Unser Ziel war es, eine Software zu schaffen, die für die gesamte Palette von Wellnessbetrieben fl exibel einsetzbar ist. Nicht bloß ein Verwaltungssystem sollte es sein. Uns schwebte eine Lösung vor, die nach den Regeln der internationalen Hospitality funktioniert und die Strukturen und Gegebenheiten dieser Branche versteht. Langjährige Erfahrung 5 Kontinente 18 Sprachen Über 1000 umfangreiche Reportvarianten Modularer Aufbau individuelle Entwicklung Projektbetreuung vor Ort Mehr als 110 Interfaces So wie sich Ihr Unternehmen in verschiedene Bereiche gliedert, besteht auch der Reservation Assistant aus mehreren Modulen. Jedes Modul ist für einen Bereich Ihres Betriebes konzipiert und bietet Ihnen spezifi sche Funktionalitäten. Alle Module greifen jedoch ineinander und bilden zusammen eine ganzheitliche Lösung für Ihr Unternehmen. Ob Airport-Spa, Hotelkette oder klassisches Familiendomizil durch den modularen Aufbau ist die Spa & Activity Software für alle Facetten der internationalen Wellnessindustrie bestens gerüstet. Auch an Ihren Betrieb und Ihre individuellen Anforderungen lässt sich der Reservation Assistant wunschgemäß anpassen. Mitglied von HTNG Hotel Technology Next Generation Mitglied von ISPA International Spa Association In der Welt zu Hause Der Reservation Assistant ist auf allen fünf Kontinenten in 18 verschiedenen Sprachen im Einsatz. Unter unseren Kunden befi nden sich renommierte Betriebe aus verschiedensten Sparten der Tourismusbranche. Lassen Sie unsere Referenzen für sich sprechen und profi tieren auch Sie von unserer langjährigen internationalen Erfahrung. Mitglied von HFTP Hospitality Financial and Technology Professionals TÜV Cert zertifi ziert nach ISO 9001 Rev Modulübersicht

5 SPA & ACTIVITY RESERVIERUNG Designed to simplify Modul Basis Reservierung Ressourcen sind begrenzt. Um aus den gegebenen Mitteln das Beste für Sie herauszuholen, funktioniert Reservation Assistant nach dem Prinzip des optimierten Ressourceneinsatzes. Die wohl knappste Ressource im täglichen Geschäft ist Zeit. Aus diesem Grund vereinfacht der Reservation Assistant Ihre Arbeitsprozesse und hilft Ihnen, diesen wertvollen Rohstoff bestmöglich einzusetzen. Das werden Sie bereits merken, wenn Sie die erste Reservierung im System vornehmen. Bei Auswahl der gewünschten Behandlung wird automatisch der beste (wirtschaftlich oder zeitlich optimierte) Mitarbeiter vorgeschlagen. Die Reservierung des Raumes erfolgt mit vordefi nierten Vor- und Nachrüstzeiten. Der Gast wird im System natürlich ebenso als blockiert angezeigt. Und wenn einer Ihrer Therapeuten kurzfristig ausfällt, werden bereits vereinbarte Termine umverteilt - und zwar nicht irgendwie, sondern so, dass eventuell vorhandene Lücken gefüllt werden. Anlage von Reservierungen inkl. Personal/Platz und sonstiger reservierbarer Artikel Automatische Generierung von optimalen Terminvorschlägen Schnelles Verschieben mittels Drag&Drop Farbliche Unterscheidung von Hotel- und Tagesgästen, Kursen und Rezepten Kontrolle der Auslastung Systemmeldungen, d.h. Konfl iktmanagement Berücksichtigung von Vor- und Nachrüstzeiten Berücksichtigung von optionalen und provisorischen Reservierungen Gäste History und -auswertungen Defi nition und Reservierung von Gästegruppen Manueller Multi-Check-Out für Hotelgäste Modul Basis Administration Individuelle Wünsche werden selbstverständlich gleich bei der Reservierung bedacht. Wünscht der Gast einen männlichen oder einen weiblichen Mitarbeiter? Dürfen gewisse Öle aufgrund von Allergien nicht verwendet werden? Systeme, die Abläufe vereinfachen, sind nur dann sinnvoll, wenn für den Gast die volle Flexibilität erhalten bleibt. Wie mit Ausnahmen umgegangen wird, zeigt die wahre Stärke von Gastgebern - und von Reservation Assistant. Verwaltung der Kunden- und Artikelstammdaten Anlage der Benutzer und Benutzerrechte, Anlage der zu verwaltenden Fachbereiche Priorisierung des Personals und der Räume Defi nition von Abhängigkeiten Verwaltung von Krankenkassen Anlage von Provisionskategorien Anlage von Preiszonen Defi nition für Planzahlenberichte Anlage von Rechnungskreisläufen Verwaltung von Berichtsroutinen 5 Spa & Activity Reservierung

6 KASSE / ABRECHNUNG Mehrwert schaffen Das Kassenmodul ist das zentrale Modul für alle Abrechnungen. Die vollständige Integration in den Reservation Assistant stellt dabei einen optimalen Datenfl uss sicher. So können Sie über das Belegarchiv jederzeit alle verbuchten Belege abrufen. Die nahtlose Integration der Mitgliederverwaltung ermöglicht eine direkte Bebuchung der Mitgliederkarten und über die Provisionsabrechnung werden die vereinbarten Provisionen automatisch den richtigen Mitarbeitern zugewiesen. Die durchdachten Schnittstellen zur Hotelsoftware (PMS) ermöglichen auch die Verrechnung von Produkten auf die Hotelrechnung. Haben Sie je nach Saison verschiedene Preise für dieselbe Leistung defi niert, berücksichtigt der Reservation Assistant automatisch den richtigen für die jeweilige Jahreszeit. Ein besonderer Pluspunkt ist die Möglichkeit, den Reservation Assistant via Interfaces direkt mit verschiedenen Krankenkassensystemen zu verbinden. So können Sie die Behandlungen mit den zuständigen Krankenkassen abrechnen, ohne Ihre Gäste und Mitarbeiter mit bürokratischen Abrechnungsprozessen zu belasten. Detaillierte Reports und Verkaufsstatistiken, etwa Buchungsjournale und Gästemix-Auswertungen, schaffen zusätzlichen Mehrwert für Ihr Spa Management und Finanzcontrolling. Verwaltung von mehreren Kassenmandanten Sammelrechnung Deposit Verwaltung Druck von Rechnungsbons Parken von Rechnungen Bestandsführung Interne Weiterverrechnung Standard-Tagesbericht je User und Fachbereich Buchungs-, Storno- und Rabattjournal Umsatzstatistik, Kassabuch Berücksichtigung verschiedener Zahlungsarten und Zahlungsbedingungen Abrechnung von Gruppenreservierungen Rechnungssplittung Bestandskontrolle von Handelswaren Suchfunktion über Kassenartikelname, Barcode und WarenwirtschaftsID Schnellverkaufs Buttons für Gutscheine Provisionsabrechnung für Produktverkauf und Behandlungen Schnittstelle zu allen gängigen PMS und Zutrittssystemen 6 Kasse / Abrechnung

7 MITGLIEDER- VERWALTUNG Willkommen an Bord Mitglieder genießen in der Regel besondere Konditionen in Ihrem Spa und Fitnessbetrieb. Sie benützen beispielsweise die Fitnesseinrichtungen in festgelegten Zeiträumen, erhalten ermäßigten Zutritt zur Spa Landschaft und genießen Rabatte auf bestimmte Dienstleistungen, Kurse und Behandlungen. Dieses und ähnliche Szenarien lassen sich mit dem Modul Mitgliederverwaltung perfekt abbilden. Die Stammdaten inklusive Foto und Mitgliedskarte verwaltet der Reservation Assistant von selbst, sodass Sie jederzeit die aktuellen Daten Ihrer Mitglieder abrufen können. Sie können die Mitgliederverträge hinsichtlich der Laufzeit, des Verlängerungsmodus und des Preismodells je nach Gast fl exibel gestalten. Mitgliedsbeiträge werden automatisch nach vordefi nierten Regeln abgerechnet und die zugewiesenen Verträge komfortabel verwaltet. Die Mitgliedschaftszahlungen können in beliebigen Abständen erfolgen monatlich, vierteljährlich, halbjährlich oder jährlich. Wann aber die Umsätze auf die entsprechenden Konten gebucht werden, entscheiden Sie. Außerdem können Sie Ihren Mitgliedern Bonusmonate gewähren, zum Beispiel für das Anwerben neuer Mitglieder. An auslaufende Mitgliedsverträge erinnert Sie das System automatisch. Dadurch bieten Sie Ihren Mitgliedern Ihr Service zur richtigen Zeit an und steigern so die Mitgliederbindung. Selbstverständlich ist die Mitgliederverwaltung auf volle Integration mit Fremdsystemen ausgelegt - Anbindungen an Zutrittssysteme, den Kassenbereich oder die Finanzbuchhaltung sind einfach herzustellen. Die Check-in Funktion des Reservation Assistant gewährt Ihren Gästen nicht nur Zutritt zu den Spa- und Fitnesseinrichtungen, sondern verwaltet auch die Schlüsselvergabe für Schließfächer und Kabinen. Verlässt ein Gast Ihren Betrieb, zeigt die Check-out Funktion offene Posten an, die der Gast noch zu bezahlen hat. Die Informationen über Check-in und Check-out werden im jeweiligen Gastprofi l abgespeichert. Einschreibegebühr, ruhende Verträge, Sonderbeiträge Sämtliche Zahlungsarten (Lastschrift, Überweisung, bar oder Kreditkarte) Abo-Verwaltung ELV (Elektronisches Lastschriftverfahren) Erinnerung für Vertragsverlängerung mit Serienbrieffunktion Sperren von Verträgen Vertragsdruck Druck von codierten Mitgliederkarten mit speziellem Drucker Vertragsauswertungen, Umsatzauswertungen und grafi sche Aufbereitung in Form von Diagrammen Automatische Aufteilung der Umsätze nach Monaten bei Einzelzahlungen Check-in und Check-out Verwaltung 7 Mitgliederverwaltung

8 PACKAGE- RESERVIERUNG Von höchster Qualität Ein breites, qualitativ hochwertiges Angebot ist die Basis für gesunde Umsätze. Sie können Ihre umfangreiche Angebotspalette übersichtlich präsentieren, indem Sie Einzelleistungen zu Packages zusammenfassen. Bei der effi zienten elektronischen Abwicklung dieser Packages unterstützt Sie der Reservation Assistant. Von der Reservierung aller Einzelleistungen über den Austausch von Leistungen bis hin zur Ermittlung der entsprechenden Aufpreise hilft Ihnen der Reservation Assistant mit durchdachter Funktionalität. Das System schlägt Ihnen vor, welche Leistungen zu Packages zusammengefasst werden können, und schließt dabei vorhandene Auslastungslücken für Einzelleistungen. Attraktive Packages sind solche, die dem Gast Abwechslung bieten. Aus diesem Grund können Sie Ihre Packages mit dem Reservation Assistant bereichsübergreifend gestalten. Kombinieren Sie Leistungen aus verschiedenen Bereichen Ihres Unternehmens, etwa Golfabschlagzeiten mit Massageeinheiten und Beauty Behandlungen, und präsentieren Sie Ihren Gästen so Ihre breite Angebotspalette. Einfache Reservierung von umfangreichen, bereichsübergreifenden Packages Reservierung von Packages mittels automatischer Terminvorschläge Packagekalkulation im Administrationsmodul Optische Darstellung von Einzelleistungen Kennzeichnung sämtlicher Packages mit reservierten Einzelleistungen Packageauswertungen Tausch von Einzelleistungen und automatische Berechnung des Aufpreises Abwicklung von Arrangements Anlage von Rezepten für Krankenkassen-Abrechnung Dynamische Packages Paarreservierung von Packages Hinzufügen von Packageeinzelleistungen zu Kursen Rabatte auf Packages Wenn ein Gast eine Leistung gegen eine teurere eintauscht, wird der Aufpreis automatisch auf der Rechnung übernommen und auf einem eigenen Konto dargestellt. Der Umsatz wird mit Erbringung der Einzelleistungen datiert und außerdem nach der Art der einzelnen Leistungen gesplittet. Mit dem Reservation Assistant können Sie dynamische Packages kreieren. Bei diesen kann sich der Gast aus einem defi nierten Pool an Leistungen sein eigenes, individuelles Package zusammenstellen. 8 Package-Reservierung

9 GUTSCHEIN- VERWALTUNG Gold wert Gutscheine erfreuen sich nicht nur bei Ihren Gästen größter Beliebtheit, sondern lassen auch das Unternehmerherz höher schlagen. Sie locken neue Gäste an. Sie bringen Liquidität in Ihr Unternehmen, noch bevor die Leistung erbracht wird. Sie genießen hohe Aufmerksamkeit und stellen ein attraktives Werbemedium dar. Nützen Sie den Reservation Assistant, um Ihren Gutscheinverkauf so richtig zu forcieren. Mit der Gutscheinverwaltung des Reservation Assistant wissen Sie immer genau, wie viele Ihrer Gutscheine uneingelöst im Umlauf sind. Darüber hinaus schützt Sie die Spa & Activity Software vor Doppeleinlösungen und der Einlösung unbezahlter Gutscheine. Auch an Stellen, an denen kein Reservation Assistant installiert ist, können Sie die Gültigkeit eines Gutscheines überprüfen. So wissen Sie schon an der Rezeption, ob ein Gutschein gültig ist. Durch eine eindeutige Nummer, die als Barcode direkt auf den jeweiligen Gutschein gedruckt wird, können Sie jederzeit den aktuellen Status aller sich im Umlauf befi ndlichen Gutscheine oder eines einzelnen Gutscheins ermitteln. Sie sehen auf einen Blick, wann er ausgestellt, versendet, bezahlt oder eingelöst wurde. Löst ein Gast nur einen Teil des Gutscheinbetrages ein, erstellt der Reservation Assistant automatisch einen Restwertgutschein. Ein Extraservice bieten Sie Ihren Gästen mit unserem Webshop, über den jeder Gast selbstständig Gutscheine erwerben und ausdrucken kann rund um die Uhr und bequem von zu Hause aus. Durch eine persönliche Note werden Ihre Gutscheine zu einem Geschenk der besonderen Art. Jeder Gutschein kann von Ihren Gästen individuell mit Namenswidmung und Grüßen gestaltet werden. Ob Geburtstag, Valentinstag, Weihnachten oder Hochzeitstag - besonders spätentschlossene Schenker werden Ihnen diese Möglichkeit danken. Ressortweiter Einsatz Wert- und Leistungsgutscheine, auch für Hotelnächtigungen oder Thermen-Eintritte Unterschiedliche Gutscheinlayouts Gutschein-Gesamtübersicht Verwaltung der jeweiligen Gutschein Stati Handling von systemexternen Gutscheinen Druck von Postnachnahmekarten Druck von Gutscheinauswertungen Gutscheinberichte, Journal, eingelöste Gutscheine, offene Gutscheine oder gedruckte Gutscheine Gültigkeitsprüfung mit Gutscheine-Browse-Modul Druck von Gutscheinen inkl. Barcode Automatische Erstellung und Druck von Restwertgutscheinen Verlängerung von abgelaufenen Gutscheinen Online Verkauf und Einlösung 9 Gutscheinverwaltung

10 WARENWIRTSCHAFT Volles Lager Mit dem Reservation Assistant Modul Warenwirtschaft steht Ihnen eine Inventur Software der fortschrittlichsten Technologie zur Verfügung, denn das System wurde speziell für die Anforderungen der Spa- und Wellnessbranche entwickelt. Das Modul Warenwirtschaft gibt Ihnen in Sekundenschnelle Auskunft über Lieferantendetails, Produktinformationen und Bestellvorgänge. Auf Knopfdruck berechnet der Reservation Assistant den aktuellen Durchschnittspreis Ihrer Waren sowie die Selbstkosten gemäß dem gleitenden Durchschnittspreisverfahren. Bei der Inventur unterstützt Sie die Software ebenfalls. Sie erfassen Ihre Lagerbestände ganz einfach und schnell mittels Barcode Scanner und der Reservation Assistant übernimmt die Verarbeitung dieser Daten. Der Barcode Scanner hilft Ihnen auch bei der Eingangskontrolle Ihrer Waren. Sie scannen die Waren bei Erhalt. Die Software prüft die Rechnungsnummer sowie die Stückzahl und nimmt die neuen Vorräte in den Lagerbestand auf. Für den Verkauf Ihrer Handelswaren druckt der Reservation Assistant vollautomatisch Preisetiketten inklusive eindeutig identifi zierbarem Barcode. Bei jedem Produktverkauf über die Kassa verringert sich automatisch der Lagerbestand, sodass Informationen über Ihre aktuellen Warenvorräte jederzeit abrufbar sind. Sinkt der Lagerbestand auf eine vordefi nierte Menge, generiert der Reservation Assistant automatische Bestellvorschläge. So laufen Sie nie Gefahr, auf dem Trockenen zu sitzen. Natürlich bietet Ihnen auch das Modul Warenwirtschaft umfassende Möglichkeiten, Reports und Auswertungen zu erstellen. Über die Vorgänge in Ihrem Lager informiert Sie der Reservation Assistant schwarz auf weiß in Form von Lagerbewegungsberichten und Wareneingangsübersichten. Verwaltung aller Lieferantendetails Produktdetails pro Lieferant Automatische Bestellvorschläge Inventur mittels Barcode Scanner Ermittlung der Selbstkosten auf Basis des gleitenden Durchschnittspreisverfahrens Etikettendruck Lagerbewegungsbericht Wareneingangsübersicht Darstellung des aktuellen Durchschnittspreises Optimaler Bestand / maximaler Bestand Direkte Integration in den Reservation Assistant Eingangskontrolle Rechnungsnummer, Korrekturen und Auswertungszeit Rezepturen und Lagerverwaltung 10 Warenwirtschaft

11 GOLFVERWALTUNG Go for the green Golf ist mehr denn je ein besonderer Sport und Golfspieler erwarten zu Recht ein besonderes Service. Mit dem Reservation Assistant fällt es Ihnen leicht, Ihren Gästen dieses besondere Service zu bieten. Das Modul Golfverwaltung ermöglicht Ihnen eine absolut fl exible Administration der Abschlagzeiten. Die Spieler-Handicaps werden bereits bei der Reservierung berücksichtigt. Bei Bedarf können Trainer, Golf Cars oder Zubehör ebenso zugebucht werden. Mittels Drag&Drop verschieben und verändern Sie getätigte Reservierungen spielend einfach innerhalb weniger Augenblicke. Mit unserer WebEngine geben Sie Ihren Gästen das richtige Werkzeug in die Hand, um über das Internet selbstständig alle Ressourcen für ein unvergessliches Golferlebnis zu reservieren. Das Modul Golfverwaltung arbeitet Hand in Hand mit den anderen Modulen des Reservation Assistant. So können etwa Golfeinheiten in Packages aufgenommen oder Gutscheine für Tee-Times ausgestellt werden. Außerdem sind Sie durch diese Integration vor Doppelbuchungen geschützt, denn ein Gast kann nicht Spa Behandlungen und Golfabschlagzeiten zur selben Zeit reservieren. Der Golfshop wird ebenfalls direkt mit anderen Unternehmensbereichen vernetzt, sodass die Einkäufe Ihrer Gäste im Golfshop automatisch auf die Hotelrechnung gesetzt und gesammelt abgerechnet werden können. Selbstverständlich lassen sich alle reservierten Ressourcen getrennt und individuell konfi gurieren. Die Reservierung einer Abschlagszeit für die 18-Loch Runde soll schließlich nicht den ganzen Platz für vier Stunden blockieren, sehr wohl aber das E-Cart. Und der gebuchte Golf-Pro wird vielleicht sogar noch eine halbe Stunde länger benötigt, schließlich gehört eine Nachbesprechung am 19. Loch hin und wieder zum Service. Die grafi sche Tagesübersicht zeigt Ihnen auf einen Blick, wie Ihre Golfplätze ausgelastet sind. Mit dem Tagesbericht erhalten Sie Auskunft darüber, wer Ihre Gäste waren, welche Tee-Times gebucht und welche Artikel zusätzlich reserviert wurden. Reservierung von Tee-Times, E-Carts und Leihartikeln Unterschiedliche Farbdarstellung je nach Reservierungsstand Zusammenlegung reservierter Tee-Times mittels Drag&Drop Berücksichtigung des Handicaps der Spieler Verwaltung von Clubmitgliedern Tagesübersicht der Golfplätze Integration mit Packageverwaltung Integration mit Gutscheinverwaltung Onlinebuchung 11 Golfverwaltung

12 TISCHRESERVIERUNG Bitte zu Tisch Ein unvergesslicher Abend beginnt mit der Auswahl des richtigen Tisches. Wenn Sie den Gast auch noch mit seinen Lieblingsblumen überraschen können und ihn mit einem Glas seines bevorzugten Weines empfangen, haben Sie es geschafft der Gast ist König! Um mit diesen Kleinigkeiten zu punkten, brauchen Sie die richtigen Informationen. Das Modul Tischreservierung des Reservation Assistant wurde gemeinsam mit erfahrenen Restaurantmanagern entwickelt. Das Ergebnis: Eine Lösung, die genau auf die Bedürfnisse und Anforderungen im Restaurantbereich abgestimmt ist. Das Modul Tischreservierung stellt nicht nur die Restaurantansicht grafi sch dar, sondern bietet auch eine Abbildung weiterer unabhängiger Bereiche, etwa der Terrasse. Objekte, wie Sessel und Pfl anzen, werden bei der Reservierung ebenso berücksichtigt wie verschiedene Raumbereiche, beispielsweise Fenster oder Kaminbereich. Über die WebEngine können Ihre Gäste selbstständig Tische reservieren. Dabei wird in Echtzeit angezeigt, welche Tische verfügbar sind, und der Gast kann seinen bevorzugten Platz wählen. Grafi sche Ansicht des Restaurants und weiterer unabhängige Bereiche, z.b. Terrasse Einfache Verwaltung von Objekten und Attributen Defi nierung verschiedener Raumbereiche (Fenster, leise) Einfache und schnelle Tischzusammenführung Check-in und Check-out Funktion Bedienung per Touch Screen Ermöglichen Sie Ihren Gästen, zu jeder Tages- und Nachtzeit einen Tisch über die TAC WebEngine zu buchen: Die Schnittstelle zur Hotelsoftware (PMS) gewährleistet die effi ziente Nutzung Ihrer Gästedaten. Da die Hotelgäste bereits in der PMS- Datenbank erfasst sind, können Sie direkt auf diese Informationen zugreifen und haben zusätzlich Einsicht in die Gäste History, in der alle bisherigen Daten zu einem spezifi schen Gast gesammelt abgespeichert werden. So fi nden Sie ganz leicht heraus, wann der Gast das letzte Mal bei Ihnen zu Abend gegessen hat, welchen Tisch er bevorzugt reserviert und mit welchem Wein Sie ihm die größte Freude machen. Auf diesem Wege sparen Sie sich nicht nur die doppelte Verwaltung ganzer Datensätze, sondern spielen auch in der höchsten Liga des Gästeservice mit. Festgelegtes Kontingent für In-House und Online Buchungen Sekundengenaue (Real time) Darstellung der Tischverfügbarkeit Auswertungen und Reports (durchschnittliche Besuchszeit, Tischauslastung) Online Buchung Optisches Hervorheben von verspäteten oder überfälligen Reservierungen 12 Tischreservierung

13 GUEST RELATIONSHIP MANAGEMENT Unter Freunden Natürlich haben Ihre Gäste oberste Priorität. Mit dem Guest Relationship Management (GRM) Modul des Reservation Assistant haben Sie es in der Hand, das auch zu beweisen! Behalten Sie die Vorlieben und Gewohnheiten Ihrer Gäste bestens im Gedächtnis und gehen Sie auf die Individualität jedes einzelnen Gastes ein. So werden sich Ihre Gäste bei Ihnen wie zu Hause fühlen. Sie werden sehen: Diese Details machen den Unterschied. Mit dem GRM Modul wissen Sie genau, wie oft der Gast bei Ihnen war, welchen Umsatz er getätigt hat, welche Produkte er gekauft und welche Packages er gebucht hat. Dieses Wissen können Sie in weiterer Folge gezielt für Ihre Marketingaktivitäten nutzen. Der Reservation Assistant selektiert beispielsweise alle Kunden, die bestimmte Behandlungen gebucht haben. Sie verfassen einen Serienbrief, der mit dem Reservation Assistant automatisch allen ausgewählten Gästen übermittelt und gleichzeitig mit allen anderen Informationen zu einem bestimmten Gast in der Gast History abgelegt wird. Das System verfolgt Ihre Werbeaktionen automatisch und berichtet über die Wirkung Ihrer Marketingmaßnahmen. Das Guest Relationship Management Modul bietet Ihnen vielfältige Reportvarianten. Finden Sie heraus, wer Ihre Kunden sind, welcher Ihrer Therapeuten am häufi gsten von Ihren Gästen gebucht wird und welche Behandlungen sich größter Beliebtheit erfreuen. Oder Sie nutzen das GRM Modul, um Ihre Gäste an Termine und Veranstaltungen zu erinnern. Einmal eingestellt, erhält der Gast seine persönliche Erinnerung an Spa Behandlungen per SMS oder vollautomatisch. Das ist nicht nur eine tolle Möglichkeit, um mit Ihren Gästen in Kontakt zu kommen, sondern hilft zusätzlich, No-Shows zu verhindern und Umsatzentgängen vorzubeugen. Wie gesagt: Es sind Details, die den Unterschied machen. Nutzen Sie die Möglichkeiten des Reservation Assistant und begeistern Sie Ihre Gäste! Verlinkung zu Gastprofi len und Korrespondenz Auswertungen vom Ressort bis hin zu einzelnen Leistungen SMS- und Mailingfunktionalität, um No-Shows zu vermeiden Serienmails oder SMS an unterschiedliche Kundenschichten Auswertungen bezogen auf Produkte, Reservierungen, Handelswaren, Packages, Umsätze oder Mitgliedschaftstypen Berücksichtigung der Muttersprache des Gastes Segmentierung der Gäste nach Alter, Geschlecht, Herkunft oder Vorlieben Auswertung über werbende Mitglieder Auswertung nach Ressourcen Tracking von Werbeaktionen 13 Guest Relationship Management

14 MOBILE KUNDEN- KARTE Rundum gut betreut 1a-Service hat oberste Priorität aber nicht nur dann, wenn der Gast in Ihrem Haus ist, sondern auch vor und nach seinem Besuch. Schließlich wollen Sie Ihre Kunden wieder bei sich willkommen heißen und herausfi nden, wie Ihr Service angekommen ist. Mit der mobilen Kundenkarte bringen Sie Ihr Kundenbindungsprogramm auf Touren und verwöhnen Ihre Gäste mit einzigartigem Service: Reservierungen tätigen, Umfragen beantworten und Ihrem Kundenclub beitreten - das erledigen Ihre Gäste mit der mobilen Kundenkarte schnell und unkompliziert über das Handy. Mobile Buchungen Ein Shopfi nder, der in die mobile Kundenkarte integriert ist, zeigt den Kunden an, wo sich Ihr nächstgelegenes Spa befi ndet. So sind Sie für Ihre Gäste jederzeit zum Greifen nahe! Direkter Kontakt mit Ihren Gästen über das Mobiltelefon Mehr Umsatz durch gezielte Angebote für Besitzer Ihrer mobilen Kundenkarte Kostenvorteil gegenüber Plastikkarten Automatische Reservierungserinnerungen Über die mobile Kundenkarte können Ihre Gäste jederzeit und ganz einfach mit dem Handy Spa Behandlungen für sich oder eine andere Person reservieren. Für Sie bedeutet das zusätzliche Buchungen, ohne zusätzliche Ressourcen aufzuwenden. Mobile Umfragen Senden Sie Umfragen direkt auf die Mobiltelefone Ihrer Gäste und fi nden Sie heraus, wie es den Kunden bei Ihnen gefallen hat. Mit mobilen Umfragen erreichen Sie eine höhere durchschnittliche Rücklaufquote als bei Befragungen per oder Post. Mobile Kundenkarte Innovative Applikation statt herkömmlicher Plastikkarte, lautet die Devise. Anstatt auf umständlichem Wege eine Mitgliedskarte beantragen und darauf warten zu müssen, laden sich Ihre Gäste schnell und unkompliziert eine App auf das Mobiltelefon und gehören damit schon zu Ihrem Kundenclub. Das Handy, und somit die mobile Kundenkarte, haben Ihre Gäste fast immer und überall dabei, während Plastikkarten oft vergessen werden oder verloren gehen. 14 Mobile Kundenkarte

15 ONLINE- RESERVIERUNG / WEBSHOP Rund um die Uhr Ihre Gäste kaufen bei Ihnen Kosmetik-Produkte und andere Handelswaren? Ihre Gutscheine werden von Jahr zu Jahr gefragter? Dann bietet Ihnen unser Webshop die ideale Möglichkeit, diese Umsätze noch weiter deutlich zu steigern. Die Säulen für Ihre zusätzlichen Umsätze sind: Reservierungen von Spa Behandlungen und Spa Packages in Echtzeit Tischreservierung im Restaurant Handelswaren Gutscheine Mit einem Webshop der neuesten Generation genießen Sie alle Vorteile, die das Internet zu bieten hat. Über unseren Online-Shop können Ihre Gäste zu jeder Tages- und Nachtzeit Produkte bei Ihnen kaufen oder Spa Behandlungen sowie Tische in Ihrem Restaurant reservieren. Zusätzlich können Sie Ihr Angebot auch außerhalb Ihrer Öffnungszeiten effektiv bewerben. Sie markieren im Reservation Assistant einfach per Mausklick, welche Produkte und Leistungen Sie Ihren Gästen über das Internet anbieten möchten, und das System übernimmt diese Artikel automatisch in den Webshop. Bei der Online Buchung über unseren Webshop wählen Ihre Gäste die gewünschte Behandlung und den Therapeuten selbst aus. Die Reservierung der Mitarbeiter, die Anpassung des Stundenplans und die Rechnungserstellung erfolgen automatisch im Hintergrund. Der Webshop unterbreitet Ihren Kunden nur optimierte Terminvorschläge. Das bedeutet, dass Auslastungslücken vermieden und optimal qualifi zierte Mitarbeiter vorgeschlagen werden. Doch nicht nur Termine werden optimiert, auch Ihre Cross- und Upselling-Möglichkeiten werden voll ausgeschöpft. Der Webshop schlägt Ihren Gästen zu deren Auswahl automatisch ergänzende oder höherwertige Behandlungs- und Produktvarianten vor, die Sie zuvor defi niert haben. Jedes Produkt und jede Aktivität kann auch als Gutschein erfasst werden. Egal, ob Tee-Times, Spa Behandlungen oder Schwimmkurse Ihre Gäste wählen die gewünschte Leistung aus und können den Gutschein sofort ausdrucken. Nutzen Sie die Möglichkeit, Ihre Angebote und Informationen multimedial aufzubereiten - tagesaktuell und angepasst an Ihr Corporate Design. Verfügbarkeit 24 Stunden am Tag 7 Tage die Woche Multimedial aufbereitete Information, tagesaktuell und angepasst an Ihr Corporate Design Reibungslose Prozesse durch volle Integration Automatische Übernahme der Buchung in den Reservation Assistant Direkte Bezahlung mit Kreditkarte, Bankeinzug, PayPal oder sofortüberweisung.de 15 Online Reservierung / Webshop