Eco Car Service. Volvo Automobile (Schweiz) AG. Regulativ Zertifizierung

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1 Eco Car Service Volvo Automobile (Schweiz) AG Regulativ Zertifizierung Bern, 19. August 2004

2 Inhaltsverzeichnis 1. Einleitung Umweltzeichenvergabestelle Interessierte Kreise Anforderungen Zugelassene Auditoren Zertifizierungsablauf Verwendung des Umweltzeichens Rechte und Pflichten Gebühren und Kosten Ansprechpartner Anhang 1: Anforderungen an den Auditbericht Erstellung des Auditberichtes Genehmigung und Verteilung des Auditberichtes Anhang 2: Eco Car Service-Zertifikat Seite 2 von 11

3 1. Einleitung Das Label Eco Car Service dient der Auszeichnung von Garagenbetrieben, die mit einem Managementsystem einen aktiven Beitrag zum Schutze der Umwelt leisten. In diesem Dokument ist das Zertifizierungsverfahren beschrieben. Als verbindliche Grundlage für das Umweltzeichen gilt die internationale Norm ISO 14024:1999 Umweltkennzeichnungen und -deklarationen - Umweltkennzeichnung Typ I -Grundsätze und Verfahren und die mitgeltenden Normen. Das Zertifizierungsverfahren unterliegt nicht der Akkreditierung. Die Vorgaben der internationalen Normen ISO 19011:2002 Leitfaden für Audits von Qualitätsmanagement- und/oder Umweltmanagementsystemen und ISO/IEC 17030:2003 Konformitätsbewertung - Allgemeine Anforderungen für Konformitätsbewertungszeichen unabhängiger Dritter bilden die Grundlage für die Durchführung und Überprüfung des Programms. 2. Umweltzeichenvergabestelle Die Führung der Umweltzeichenvergabestelle erfolgt durch die Volvo Automobile (Schweiz) AG. Die Umweltzeichenvergabestelle betreibt das Label-Programm nach den Vorgaben der ISO und ist Inhaber des Labels. Sie kann Dritte mit den Aufgaben beauftragen. Die Umweltzeichenvergabestelle publiziert die in Zusammenhang mit dem Label stehenden Regulative, die lizenzierten Garagen und die zugelassenen Zertifizierungstellen bzw. Auditoren in geeigneter Art und Weise. 3. Interessierte Kreise Die Umweltzeichenvergabestelle konsultiert beim Betreiben des Label-Programms den Volvo-Vertretervorstand. Weitere Kreise können bei Bedarf hinzugezogen werden. 4. Anforderungen Zur Erlangung des Umweltzeichens sind Anforderungen an das Managementsystem und an die Umweltleistung zu erfüllen. Die Anforderungen an das Managementsystem richten sich im Wesentlichen an die Vorgaben der internationalen Normen ISO Seite 3 von 11

4 Das Festlegen der Anforderungen wird von der Volvo Automobile (Schweiz) AG in Zusammenarbeit mit dem Volvo-Vertretervorstand als Interessenvertreter durchgeführt. Die Forderungen des Eco Car Service-Labels ist kompatibel mit den Forderungen der internationalen Normen ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, der Spezifikation OHSAS 18001:1999 sowie der EKAS-Richtlinie Nr (10.98) bzw. der Branchenlösung für Arbeitssicherheit des Auto- und Zweiradgewerbes (AGVS-Branchenlösung). Die Anforderungen sind im Dokument Eco Car Service Anforderungen detailliert beschrieben. 5. Zugelassene Auditoren Zur Zertifizierung sind Auditoren von Zertifizierungsorganisationen zugelassen, welche nach ISO von einer international anerkannten Stelle akkreditiert sind und ausreichende Kenntnisse der örtlichen gesetzlichen Vorgaben in den Bereichen Umwelt nachweisen können. Die Umweltzeichenvergabestelle kann weitere qualifizierte Auditoren zulassen. Die zugelassenen Zertifizierungsstellen bzw. Auditoren werden von der Umweltzeichenvergabestelle bekannt gegeben. 6. Zertifizierungsablauf Die Umweltzeichenvergabestelle legt das Zertifizierungsverfahren zur Erlangung des Umweltzeichens fest (siehe Abb. 1). Nach erfolgreicher Zertifizierung erfolgt die Berichterstattung durch den Auditor an die Umweltzeichenvergabestelle nach den Vorgaben des Kap. 6.6 der ISO (siehe Anhang 1). Die Umweltzeichenvergabestelle erteilt die Lizenz zur Nutzung des Labels für 3 Jahre. Nach erfolgreicher Zertifizierung erteilt sie dem Antragsteller die Berechtigung zur Verwendung des Umweltzeichens mittels der Aushändigung eines Zertifikates (siehe Beilage). Das Label kann nur vergeben werden, wenn sämtliche Anforderungen erfüllt sind. Über die Zertifizierung gibt das Regulativ Anforderungen Auskunft. Diese Anforderungen werden periodisch von der Umweltzeichenvergabestelle beurteilt und bei Bedarf angepasst. Die Inhaber des Labels werden mindestens ein halbes Jahr im Voraus über Änderungen informiert. Zur Aufrechterhaltung des Labels sind die jeweils gültigen Anforderungen einzuhalten. Die Einhaltung der Leistungsanforderungen und die Wirksamkeit des Managementsystems werden alle drei Jahre durch ein Audit im Betrieb überprüft und in den Jahren dazwischen auf schriftlichem Weg auf der Basis des Jahresrückblickes überwacht. Ist die Seite 4 von 11

5 Beurteilung anhand des Jahresrückblickes nicht in ausreichendem Mass möglich, so kann ein Audit vor Ort angeordnet werden. Der Jahresbericht muss mindestens folgende Bereiche beinhalten (siehe Kap der Anforderungen an das Eco Car Service-Label): - Entwicklung der Tätigkeiten, Produkte und Dienstleistungen, - Aktivitäten im Bereich der Kommunikation nach innen und aussen, - Veränderungen der technischen Infrastruktur, - Nachweis der kontinuierlichen Verbesserung der Umweltleistung anhand der Kennzahlen und Indikatoren, - eine Bestätigung, dass die einschlägigen gesetzlichen Bestimmungen eingehalten werden, - eine Feststellung, in welchen Bereichen die Ziele erreicht und die Aufträge erfüllt wurden und - Begründungen bei Über- oder Untererfüllung von Zielen. Wird innerhalb dreier Jahre nach der Zertifizierung kein Audit vor Ort durchgeführt, erlischt die Lizenz für das Label automatisch. Die Umweltzeichenvergabestelle führt eine öffentlich zugängliche Liste zertifizierter Betriebe. Die Umweltzeichenvergabestelle ist befugt Audits unangekündigt zu begleiten. Die Einhaltung der Forderungen kann in Form von Stichproben bei den zertifizierten Betrieben nach Anordnung der Umweltzeichenvergabestelle durch die Zertifizierungsstellen oder die Umweltzeichenvergabestelle selbst überprüft werden. Wird vom Auditor oder weiteren Personen festgestellt, dass Forderungen verletzt sind, ist unverzüglich die Umweltzeichenvergabestelle zu benachrichtigen. Nach Massgabe der Umweltzeichenvergabestelle wird eine Frist zur Behebung des Mangels festgelegt. Ist die Garage nach Ablauf der Frist nicht in der Lage die Behebung des Mangels nachzuweisen, wird die Lizenz für das Label unverzüglich durch die Umweltzeichenvergabestelle entzogen. Seite 5 von 11

6 Festlegen der Zertifizierungsgesellschaft Anmeldung zur Zertifizierung Die Umweltvergabestelle gibt die zugelassenen Zertifizierungsstellen und Auditoren bekannt. Anmeldung durch die Garage bei einer zugelassenen Zertifizierungsstelle Terminvereinbarung Auditvorbereitung & Dokumentenprüfung Festlegen des Audittermins, Information an die Umweltzeichenvergabestelle Prüfung der eingereichten Dokumente durch die Zertifizierungsstelle Audit durchführen Antrag Erteilung Label Durchführung des Audits vor Ort bei der Garage zu Beginn und dann alle 3 Jahre, Beurteilung der Label-Anforderungen im 1. und 2. Jahr nach der Zertifizierung aufgrund des Jahresberichtes. Einreichung des Auditberichtes an die Umweltzeichenvergabestelle Erteilung des Zertifikates durch die Umweltzeichenvergabestelle alle 3 Jahre. Abb. 1: Zertifzierungsverfahren Seite 6 von 11

7 7. Verwendung des Umweltzeichens Das Umweltzeichen bringt zum Ausdruck, dass die Anforderungen an das Eco Car Service-Label eingehalten sind. Dies wird dem Unternehmen durch die Lizenz zur Nutzung des Umweltzeichens bescheinigt. Nach Erteilung des Labels kann der Inhaber dieses für seine geschäftlichen Zwecke, insbesondere für seine Angebote, aber auch in der Kommunikation nach aussen nutzen. Er ist berechtigt seine Dienstleistungen, Werbeunterlagen und Dokumentationen mit dem Umweltzeichen zu kennzeichnen. Folgende Elemente müssen bei der Verwendung des Labels in Kombination vorhanden sein: - Vollständiges Label gemäss den Abbildungen 2 oder 3, - die Registrierungsnummer. Das Umweltzeichen ist in offiziellen Dokumenten, wie im Zertifikaten usw., in der Farbversion (Abb. 2) oder im Briefverkehr, wie Korrespondenz, Rechnungen usw. in der schwarz-weiss Version (Abb. 3) an zu wenden. Das Umweltzeichen darf in seiner Form und im Inhalt nicht abgeändert werden, die Farbvorgaben sind einzuhalten. Abb. 2: Farbversion des Eco Car Service-Label (Farben: Grün Cyan 50%, Magenta 0%, Yellow 100%, Black 0%, Pantone 375) Abb. 3: Vereinfachte Version des Eco Car Service-Label Seite 7 von 11

8 8. Rechte und Pflichten Der Antragsteller bzw. Lizenznehmer des Labels ist verpflichtet, sämtliche Informationen, die für die Überprüfung der Anforderungen inklusive der Verwendung des Umweltzeichens notwendig sind, der Zertifizierungsstelle zur Verfügung zu stellen. Das Label darf nicht missbräuchlich verwendet werden. Nach Erteilung des Labels ist der Lizenznehmer verpflichtet, die Zertifizierungsstelle über alle wichtigen Änderungen, welche die Labelanforderungen betreffen, zu informieren. Insbesondere über: - die Übernahme der Firma resp. des zertifizierten Bereichs durch ein anderes Unternehmen resp. der Zusammenschluss mit einem anderen Unternehmen und - massgebende Änderungen der Firmenstruktur und Aktivitäten. Die Zertifizierungsstellen und die Umweltzeichenvergabestelle verpflichten sich ihrerseits zur Einhaltung der Sorgfaltspflicht, insbesondere im Umgang mit vertraulichen Informationen. Im Weiteren gelten für die Zertifizierungsstellen und die Umweltzeichenvergabestelle die Vorgaben der internationalen Normen ISO 14024:1999 und sinngemäss ISO 19011:2002 sowie ISO/IEC 17030:2003. Das Eco Car Service-Label untersteht dem schweizerischen Recht. 9. Gebühren und Kosten Für das Betreiben der Umweltzeichenvergabestelle kann eine angemessene Gebühr erhoben werden. Die Kosten für das Audit legt die zugelassene Zertifizierungsstelle fest. 10. Ansprechpartner Beat Fritschi Volvo Automobile (Schweiz) AG Postfach 1034 CH 8065 Zürich Tel Seite 8 von 11

9 11. Anhang 1: Anforderungen an den Auditbericht Siehe auch ISO 19011:2002 Kapitel Erstellung des Auditberichtes Der Auditor ist verantwortlich für die Erstellung und den Inhalt des Audiberichtes. Der Auditbericht sollte eine umfassende, genaue, kurzgefasste und eindeutige Aufzeichnung des Audits geben und sollte Folgendes enthalten bzw. auf Folgendes verweisen: a) Zielsetzung des Audits; b) Auditumfang, besonders die Festlegung der Organisations- und Funktionseinheiten oder die Prozesse, die auditiert wurden, und Angabe des betrachteten Zeitraums; c) Benennung des Auditauftraggebers; d) Benennung des Auditors; e) Termine und Orte, an denen die Audittätigkeit durchgeführt wurde; f) die Auditkriterien; g) die Auditfeststellungen h) die Auditschlussfolgerungen Der Auditbericht kann ebenfalls folgendes enthalten, soweit angemessen: i) Auditplan; j) Liste der Vertreter der auditierten Organisation; k) Zusammenfassung des Auditprozesses, einschliesslich Unsicherheiten bzw. aufgetretener Hindernisse; l) Bestätigung, dass die Auditziele innerhalb des Auditumfanges in Übereinstimmung mit dem Auditplan erreicht wurden; m) nicht abgedeckte Bereiche, obwohl diese sich im Auditumfang befanden; n) nicht beigelegte Meinungsverschiedenheiten zwischen dem Auditor und der auditierten Organisation; Seite 9 von 11

10 o) Empfehlungen für Verbesserungen; p) Vereinbarte Pläne für Folgemassnahmen; q) Erklärung zur Vertraulichkeit des Inhalts; r) Verteilerliste für den Auditbericht Genehmigung und Verteilung des Auditberichtes Der Audibericht ist innerhalb von 2 Wochen auszufertigen. Er ist zu datieren und der auditierten Organisation und der Umweltzeichenvergabestelle zu verteilen. Der Auditbericht ist Eigentum des Auditauftraggebers. Der Auditor und alle Empfänger des Berichtes schützen und bewahren die Vertraulichkeit des Berichtes. Seite 10 von 11

11 12. Anhang 2: Eco Car Service-Zertifikat Seite 11 von 11

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