Produkt-Regulativ Swiss Assessment-Zerfifikat

Transkript

1 Produkt-Regulativ Swiss Assessment-Zerfifikat 1. Einleitung Die SQS hat die allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Rechte und Pflichten im Zusammenhang mit ihren Dienstleistungen (namentlich Auditierung, Bewertung, Zertifizierung und Schulung) in ihrem Reglement für SQS-Dienstleistungen und -Garantiemarken festgelegt. Im vorliegenden Produkt-Regulativ regelt die SQS den spezifischen Ablauf und die Bedingungen zur Erlangung und Aufrechterhaltung vom Swiss Assessment-Zertifizierungsverfahren. Dieses Produkt-Regulativ gilt zusammen mit dem Reglement für SQS-Dienstleistungen und -Garantiemarken. 2. Das Swiss Assessment Schweiz-Zertifizierungsverfahren 2.1 Absichten und Grundlagen Mit dem Swiss Assessment-Zertifizierungsverfahren wird die Qualität der Assessement-Center Methode (AC- Methode) gesichert und weiterentwickelt. Um das Zertifikat Qualitätslabel Swiss Assessment zu erlangen, wird die Mitgliedschaft im Verein Swiss Assessment vorausgesetzt und bedingt einen erfolgreichen Abschluss des Zertifizierungsverfahrens. Anschliessend kommuniziert der Verein die Mitteilung nach aussen. Im vorliegenden Swiss Assessment Zertifizierungsverfahren geht es darum, die Qualität der AC-Methoden zu erheben und zu beurteilen. Es wird davon ausgegangen, dass ein Unternehmen mit hohem Qualitätsbewusstsein auch qualitativ hochwertige Leistungen erbringt. Deshalb wird die Qualität der AC- Methode anhand der definierten Checkpoints und repräsentativen Beispielen erhoben. Neben der Beurteilung der AC-Methode (Anforderungen erreicht: ja/nein) soll das Verfahren aber auch Impulse zur Qualitätsentwicklung vermitteln. Einerseits wird dies mittels der Zertifizierungsaudits und durch eine periodische Erneuerung der Swiss Assessment Zertifizierung mittels Rezertifizierungsaudits angestrebt. Andererseits sollen Firmen, welche die Anforderungen nicht erfüllen, Hinweise zum weiteren Vorgehen geliefert bekommen. Das Audit findet zusammen mit der FachexpertIn der Universität Zürich (UZH - Lehrstuhl Arbeits- und Organisationspsychologie) anlässlich eines durchgeführten Assessements. Die FachexpertIn wird durch den Verein Swiss Assessment verpflichtet und unterstützt den Zertifizierungsprozess beratend. Das Verfahren inkl. Einreichen und Überprüfen der Korrekturnachweise muss innerhalb von 3 Monaten abgeschlossen werden. Bei Nichterreichung kann das Verfahren frühestens nach Ablauf von 12 Monaten neu gestartet werden. 2.2 Auftrag der SQS Im Auftrag des Vereins Swiss Assessment, führt die Schweizerische Vereinigung für Qualitäts- und Management-Systeme, SQS, die Audits gemäss den Bestimmungen dieser Grundlagen durch.

2 2.3 Zertifizierungsverfahren Erstzertifizierung Rezertifizierungsaudit Info an Mitgliedfirma (MF) Dokumentenmappe Swiss Assessment Terminvereinbarung und Info an Mitgliedfirma (MF) vor Ablauf des Zertifikates SQS / MF / UZH Anmeldung / Antrag zur Erstzertifizierung, MF / Swiss Assessment / SQS Vorbereitungsunterlagen für Audit MF / SQS / UZH Terminvereinbarung SQS / MF / UZH Auditvorbereitung SQS / UZH Auditvorbereitung mit Vorbereitungsunterlagen SQS / UZH Auditdurchführung Besuch AC vor Ort für Audit Auditdurchführung und Besuch AC vor Ort Ergebnis festhalten / besprechen SQS / UZH / MF Ergebnis festhalten / besprechen Information an Q-Komm. Swiss Assessment und MF SQS / Q-Kommission Swiss Assessment Information an Q-Komm. Swiss Assessment und MF Zertifikatdruck und Versand SQS / Q- Kommission Swiss Assessment SQS / MF Anmeldung Swiss Assessment nimmt die Anmeldung für SQS-Dienstleistungen entgegen. Anschliessend leitet der Verein die Anmeldung an die SQS weiter. Der Auditor nimmt mit der Firma telefonischen Kontakt auf zwecks Vereinbarung eines Audittermins und koordiniert anschliessend mit UZH den Audittermin. Das Unternehmen erhält zusammen mit der Terminbestätigung die am Audit zur Anwendung gelangenden Checkpoints sowie das Produkt-Regulativ zugestellt. Die für die Auditvorbereitung einverlangten Unterlagen sind dem zuständigen Auditor sowie der Fachperson UZH 14 Tage vor dem Audit zuzustellen. Fehlen massgebliche Unterlagen, wird das Audit nicht durchgeführt.

3 2.3.2 Verfahren bei Mitgliederfirmen anlässlich Rezertifizierungsaudits Dieses richtet sich nach dem Ablauf auf Seite Durchführung Der SQS-Auditor und die ExpertIn UZH führen das Audit auf der Basis der Swiss Assessment Qualitätsstandards und der entwickelten Checkpoints durch. Das gesamte Audit vor Ort dauert in der Regel 1 Arbeitstag (Auditvorbereitung und Auditdurchführung, Besuch AC vor Ort durch SQS-Auditor und ExpertIn UZH, inkl. einfache Berichterstattung). Sollten diesbezüglich dennoch ausserordentliche Situationen (mangelhafte Vorbereitung der Firma auf das Audit) eintreten, wird das weitere Vorgehen mit der Qualitätskommission Swiss Assessment und der auditierten Firma abgesprochen. Wird die Herausgabe von notwendigen Unterlagen verweigert, kann der Auditor das Audit abbrechen. In diesem Falle muss die Firma die gesamten Auditkosten übernehmen. Bei der Rezertifizierung hat das Audit zwingend vor Ablauf der Zertifikatsgültigkeit zu erfolgen. Die SQS nimmt rechtzeitig (mind. 3 Monate vor Ablauf der Zertifikatgültigkeit) mit der Firma zwecks Terminvereinbarung Kontakt auf Ergebnis und Antrag Der SQS-Auditor formuliert das Ergebnis des Audits betreffend Erfüllung der Anforderungen. Er kann aufgrund der Resultate Vorbehalte aussprechen, die vor der Empfehlung zur Ausstellung resp. Bestätigung des Labels erledigt sein müssen. Die Basis für die Bewertung bilden die Swiss Assessment Statuten und AC-Standards. In Zweifelsfällen wird die Qualitätskommission Swiss Assessment in den Prozess einbezogen und trifft den Stichentscheid. Werden gesetzliche und von Swiss Assessment geforderte Grundlagen (gemäss Übersicht Checkpoints der zur Verfügung zu stehenden oder einzureichenden Dokumente) durch die auditierte Firma nicht erfüllt, kann kein Zertifikat ausgestellt werden. Der Firma wird eine einmalige Frist von maximal 3 Monaten gewährt, um die definierten Abweichungen zu beheben. Der Auditor entscheidet von Fall zu Fall, ob der Nachweis der behobenen Abweichungen auf dokumentarischem Weg oder im Rahmen eines kostenpflichtigen Nachaudits erbracht werden kann Entscheid zur Zertifikatserteilung Der Entscheid zur Zertifikatserteilung wird aufgrund der formulierten Auditergebnisse des Auditors und seiner Empfehlung gefällt. Auf jeden Fall wird die Qualitätskommission Swiss Assessment betreffend Ausstellung, resp. Bestätigung und Weiterverwendung des Qualitätslabels informiert. 3. Das Swiss Assessment-SQS Zertifikat 3.1 Aussage eines Swiss Assessment-SQS-Zertifikates Das Swiss Assessment-SQS-Zertifikat bescheinigt, dass der betreffende AC-Anwender oder Anbieter die AC- Qualitätsstandards und die entsprechenden Checkpoints erfüllt. 3.2 Gültigkeitsdauer Die Gültigkeitsdauer des Swiss Assessment -SQS-Zertifikates beträgt 3 Jahre und muss vor Ablauf dieser Frist erneuert werden. Mit dem Austritt aus dem Verein Swiss Assessment erlischt dieses Zertifikat. Kündigt der Verein Swiss Assessment oder die SQS das Zertifizierungsverfahren auf, so bleiben die jeweiligen Vertragsverhältnisse zwischen den Zertifikatsinhabern Swiss Assessment und der SQS bis zum Ablauf der jeweiligen Zertifikate bestehen. Die Bestimmungen dieser Grundlagen gelten analog bis zum Ablauf des Zertifikates.

4 3.3 Gebrauch der Zertifizierungsmarke Swiss Assessment-SQS Während der Gültigkeit eines erteilten Swiss Assessment-SQS-Zertifikates kann der Inhaber die Zertifizierungsmarke Swiss Assessments-SQS im Rahmen dieser Grundlagen verwenden. Die Zertifizierungsmarke darf nicht verändert werden. 4. Rechte und Pflichten 4.1. Rechte und Pflichten der auditierten Firma Das auditierte Unternehmen erklärt sich bereit, die Dokumentation vollständig und wahrheitsgemäss vorzubereiten und dem zuständigen SQS-Auditor Auskunft über alle die Zertifizierung betreffenden Belange zu geben, welche für die Beurteilung relevant sind. Nach erfolgter Zertifikaterteilung ist das auditierte Unternehmen verpflichtet, den Verein Swiss Assessment über die nachfolgenden wichtigen Änderungen zu informieren: Die Übernahme der Firma durch ein anderes Unternehmen, resp. Zusammenschluss mit einem anderen Unternehmen Die Übernahme einer anderen Firma Massgebende Änderungen in der Unternehmensstruktur (neue Geschäftsleitung, neuer Beraterstab). Aufgabe der Geschäftstätigkeit Konkurs Einige dieser wichtigen Änderungen erfordern ein zusätzliches Audit, über welches die SQS in Absprache mit der Swiss Assessment Qualitätskommission situativ entscheidet. Eine Namensänderung und oder der Umzug an einen neuen Standort bedingt Ausstellung eines neuen Zertifikates. Die Nutzung des Swiss Assessment-SQS-Zertifikates bzw. der Zertifizierungsmarke Swiss Assessment-SQS für geschäftliche Zwecke ist unter Punkt 3.3 geregelt. 4.2 Rechte und Pflichten der SQS Es gelten die Bestimmunen des Reglements für SQS-Dienstleistungen. Die SQS kann nicht dafür haftbar gemacht werden, wenn Dritte das Swiss Assessment-SQS-Zertifikat nicht oder nur teilweise anerkennen. Gleiches gilt bei allfälligen Schadensersatzansprüchen Dritter (namentlich Kunden des Zertifikatinhabers) wegen Nichterfüllung ihrer Qualitätserwartungen oder bei Nichtanerkennung des Swiss Assessment-SQS-Zertifikates als Beweismittel in Streitfällen. 5. Beilegung von Streitfällen Bei Differenzen im Zusammenhang mit der Zertifikaterteilung ist eine detaillierte Berichterstattung an die Qualitätskommission Swiss Assessment zu richten. 6. Anmeldung Die Anmeldung erfolgt über den Verein Swiss Assessment dieser leitet die Anmeldung an die SQS weiter.

5 7. Gebühren 7.1 Antragsgebühr Bestandteil der Swiss Assessment Zertifizierung/Rezertifizierung ist die Antragsgebühr für Verbandsmitglieder. Der Betrag beläuft sich zwischen CHF und CHF und wird vom Verein Swiss Assessment festgelegt. Die Antragsgebühr ist dem Verein Swiss Assessment zu bezahlen. 7.2 Kosten des SQS - Audits (ohne UZH) Die Auditkosten sowie die erforderliche Grundprämien werden gemäss den SQS-Honoraransätzen (Formular 888_1 vom ) verrechnet. Grundgebühr (gemäss Prämien- und Gebührenordnung SQS) Arbeitszeit für SQS Leistung CHF / Std. Reisezeit CHF / Std. Spesen zu Selbstkosten der SQS Auto-Kilometerentschädigung CHF / km Für den Druck der Zertifikate gelten die gleichen Bedingungen wie bei ISO-zertifizierten Firmen (Druckauftrag SQS-Zertifikate). Layoutpauschale pro Sprache A4/A3 Hochformat CHF Layoutpauschale je weitere Sprache A4/A3 Hochformat CHF (kostenlos bei gleichzeitiger Bestellung A4 Hochformat) Zusatzkosten für Firmenlogo (pro Version) CHF Bei unveränderter Wiederverwendung des Firmenlogos CHF Änderungen an laufenden Zertifikaten mit gleichem Enddatum CHF Zusatzkosten Zertifikat PDF-File CHF Zertifikat CHF 1.80 (bis zu 10 Stück) Registrierungsprämie SQS Zertifizierungsmarke Swiss Assessment-SQS (elektronische Form) kostenlos kostenlos Wir gehen von folgenden Richtwerten bezüglich der Vorbereitung und Durchführung des Audit- und Zertifizierungsverfahren aus: Audit-Vorbereitung ca. 2 Stunden Audit-Durchführung inkl. Besuch AC vor Ort ca. 8 Stunden Audit-Abschlussarbeiten ca. 30 Min. Sekretariat ca. 1 Stunde Die Rechnungsstellung erfolgt von der SQS an den jeweiligen Finanzchef des Vereins Swiss Assessment. 7.3 Zusatzkosten aufgrund ungenügender Auditvorbereitung durch die Firma Entsteht für die SQS ein zusätzlicher Aufwand aufgrund qualitativ mangelhafter Dokumentationen oder anderer von der auditierten Firma verursachter Gründe (Schwierigkeiten bei der Auditdurchführung), werden diese Stunden zusätzlich in Rechnung gestellt. Der festgelegte Stundensatz beträgt CHF Diese Kosten werden der auditierten Firma direkt verrechnet.