Whitepaper Forderungsmanagement

Transkript

1 In diese Fläche ein Foto einsetzen, z.b. KD-Gebäude, Produkte vom KD Fläche danach löschen Whitepaper Forderungsmanagement Management von Händlerforderungen Praxisbericht eines Fahrzeug-Herstellers

2 Entdecken Sie auf unserer Website, was wir sonst noch für Sie tun können: Haftungsausschluss Alle Angaben und Bewertungen dieser Analyse beruhen auf öffentlich zugänglichen Angaben und Dokumenten oder Informationen und wurden auf Plausibilität geprüft. Für die Richtigkeit der Angaben können wir dennoch keine Gewähr übernehmen. Der Bericht wurde mit größtmöglicher Sorgfalt und nach bestem Wissen verfasst. Der Inhalt stellt eine Meinungsäußerung dar. Für aufgrund des Berichtes getroffene Entscheidungen wird keine Haftung übernommen. Oktober 2015

3 Vorwort cm&p hat sich darauf spezialisiert, Hersteller und Importeure beim Aufbau und bei der Weiterentwicklung von Händlernetzen zu unterstützen. In diesem Zusammenhang erarbeiten wir auch Finanzierungslösungen für die Händlerfinanzierung. Denn die Kombination von einem guten Produkt und der passenden Finanzierungsmöglichkeit für den Handel stärkt die Zusammenarbeit zwischen dem Hersteller und seinen Händlern. Die denkbaren Finanzierungslösungen des Herstellers für den Handel sind überschaubar. Oft finanziert der Hersteller seine eigenen Produkte durch entsprechend lange Zahlungsziele seinen Händlern selbst und übernimmt faktisch die Aufgabe einer Bank, ohne über die Tools einer Kreditabteilung zu verfügen. Wir zeigen Ihnen auf, wie Sie im Falle der herstellereigenen Finanzierung mit vorhandenen Bordmitteln ein strukturiertes Forderungsmanagement aufbauen können und damit die Risikostruktur bei den offenen Forderungen durch Identifikation guter / schwacher Händler (aus Finanzsicht) Förderung der guten Händler bzw. restriktiver Umgang bei schwachen Händlern verbessern. Wir wünschen Ihnen viel Spaß beim Lesen und freuen uns über Ihr Feedback. Jochen Müller Mail: jm@cramer-mueller-partner.de Mobil: +49 / Edmund Cramer Mail: ec@cramer-mueller-partner.de Mobil: +49 /

4 Inhaltsverzeichnis 1 An wen richtet sich dieses Whitepaper? Die Finanzierungsmöglichkeiten eines Herstellers Finanzierung über Spezial-Kreditinstitute Factoring Selbstfinanzierung Das strukturierte Forderungsmanagement Die Bedeutung des strukturierten Forderungsmanagements Der Aufbau eines strukturierten Forderungsmanagements Die Vorteile des strukturierten Forderungsmanagements Das strukturierte Forderungsmanagement für Ihr Unternehmen... 11

5 1 An wen richtet sich dieses Whitepaper? Sie sind Hersteller oder Importeur eines Produktes, das Sie national oder international über ein Händlernetz vertreiben: Die Bevorratung mit Ihren Produkten bindet im Handel viel Liquidität, weil Ihre Produkte mit hohen Stückkosten verbunden sind oder Ihre Produktpalette sehr vielfältig ist und deshalb einen umfangreichen Ausstellungssatz erfordert. Ihr Händlernetz besteht aus selbständigen Händlern, die Ihre Produkte entweder exklusiv oder zusätzlich zu Produkten Ihrer Wettbewerber vertreiben (Mehrmarkenhandel). Sie haben sich dazu entschieden, zumindest einen Teil Ihrer Produkte für die Händler selbst zu finanzieren, indem Sie Ihren Händlern zur Bezahlung der Produkte längere Zahlungsziele einräumen. Sofern eines oder mehrere dieser Merkmale auf Ihren Vertrieb zutreffen, sind die nachfolgenden Aussagen sicherlich interessant für Sie. Händler-Forderungen 1

6 2 Die Finanzierungsmöglichkeiten eines Herstellers Die Möglichkeiten der Einkaufsfinanzierung eines Herstellers sind begrenzt. In der Regel hat er drei Möglichkeiten: Die Finanzierung über Spezial-Kreditinstitute, die Selbstfinanzierung oder das Factoring. 2.1 Finanzierung über Spezial-Kreditinstitute Für einige Branchen bieten Spezial-Kreditinstitute Finanzierungsprogramme zur Einkaufsfinanzierung an. Meistens beschränken sich diese Angebote aber auf werthaltige und hochpreisige Produkte wie Pkw und Baumaschinen, die zudem über ihre Fahrzeug- oder Maschinennummern eindeutig identifiziert werden können. Für den Handel sind diese Einkaufsfinanzierungen deshalb interessant, weil die geforderten Tilgungen mit der branchenüblichen Umschlagshäufigkeit des Lagerbestandes korrespondieren und somit die Liquidität im günstigsten Fall nur geringfügig belastet. Der Hersteller hat den Vorteil, dass seine Forderungen aus der Belieferung seiner Händler über die finanzierende Bank sofort bezahlt werden. Ob mit der Bezahlung aber auch das Risiko des Herstellers auf die finanzierende Bank übergeht, hängt davon ab, welche Risiko-Vereinbarungen zwischen Hersteller und Bank getroffen wurden. Dazu zählen z.b. sogenannte (Rück-) Kaufvereinbarungen, Vorvertragsvereinbarungen oder Fondslösungen. Der sofortige Liquiditätsfluss für den Hersteller geht also teilweise einher mit einer Risiko-Übernahme für einen zuvor vertraglich definierten Ausfall-Zeitpunkt. Generell muss der Hersteller diese bilanzieren und sollte sie zudem monitoren. 2

7 2.2 Factoring Die direkte Finanzierung der Händler durch den Hersteller belastet die Liquidität des Herstellers. Hier kann Factoring Abhilfe schaffen: Der Hersteller verkauft seine Forderungen aus den Warenlieferungen an seine Händler an eine Factoring-Gesellschaft. Er erhält sofort den Rechnungsbetrag abzüglich der Factoring-Gebühren gutgeschrieben. Die Factoring-Gesellschaft zieht dann die Rechnungsbeträge bei Fälligkeit bei den Händlern ein. Beim echten Factoring trägt die Factoring-Gesellschaft das Risiko des Forderungsausfalls, beim unechten Factoring verbleibt das Ausfallrisiko beim Hersteller. Zudem gibt es noch eine weitere Ausprägung des Factorings, welche für die Einkaufsfinanzierung von Bedeutung ist: Das Reverse Factoring. Bei dieser Art des Factorings werden nicht die Forderungen an das Factoring Unternehmen verkauft, sondern ein einkaufendes Unternehmen überträgt seine Verbindlichkeit an die Factoring-Gesellschaft. Diese ist dann dazu verpflichtet, die auf sie übertragene Verbindlichkeit direkt zu begleichen, das einkaufende Unternehmen muss seine Zahlung an das Factoring Unternehmen erst zum ursprünglichen 3

8 Zahlungsziel tätigen. Diese Art des Factorings stellt somit eine Vorfinanzierung dar. Der Vorteil des Reverse Factorings besteht darin, dass Zahlungsziele flexibel gestaltet werden können ohne den Lieferanten zu beeinträchtigen. 2.3 Selbstfinanzierung Findet sich kein Partner für die Einkaufsfinanzierung oder das Factoring, bleibt dem Hersteller die Möglichkeit, seine Produkte durch längere Zahlungsziele seinen Händlern selbst zu finanzieren. Der Hersteller trägt damit das volle Risiko, dass seine Rechnungen nach Ablauf des Zahlungsziels nicht bezahlt werden. Auch wenn üblicherweise dieses Ausfallrisiko durch den Eigentumsvorbehalt an der gelieferten Ware gemildert wird, darf das finanzielle Risiko, das der Hersteller eingeht, nicht unterschätzt werden. Denn wer weiß heute schon, ob nach Ablauf des Zahlungsziels die gelieferte Ware noch beim Händler ist oder nicht bereits längst verkauft wurde? Oder in welchem Zustand sich die Ware befindet, wenn der Hersteller von seinem Eigentumsvorbehalt Gebrauch macht und die Ware zurück holt? Sein Ausfallrisiko kann der Hersteller minimieren, indem er die vereinbarten Zahlungsziele über eine Kreditversicherung absichert. Ein Nachteil der Kreditversicherung ist, dass der Versicherer Forderungen gegen bestimmte Händler ausschließen kann oder den Versicherungsschutz auf eine maximale Höhe der Außenstände pro Händler limitiert. Faktisch greift dadurch die Kreditversicherung in die Vertriebspolitik des Herstellers ein. 4

9 3 Das strukturierte Forderungsmanagement Der Hersteller, der wie unter Ziffer 2.3. beschrieben, seine Einkaufsfinanzierung selber übernimmt, sollte einen Überblick über seine Forderungen haben. Warum ein strukturiertes Forderungsmanagement so wichtig ist, wie Sie ein solches aufbauen können und welche Vorteile Sie daraus ziehen können, erfahren sie in den beiden folgenden Abschnitten. 3.1 Die Bedeutung des strukturierten Forderungsmanagements Die herstellereigene Finanzierung der Händler ist wie oben dargestellt nicht ohne Risiko und bindet zudem Liquidität. Und auch das gehört zur Wahrheit: Finanziert der Hersteller selbst, hat er in seiner Bilanz entsprechend hohe Forderungen aus Lieferungen und Leistungen, die die Bilanzsumme erhöhen und dadurch die Eigenkapitalquote reduzieren. Dies muss ausführlich mit der Hausbank besprochen werden. Die Hausbank muss verstehen, dass die Finanzierung des Handels ein wesentlicher Bestandteil des Vertriebskonzeptes ist. Gleichzeitig muss die Hausbank überzeugt sein, dass der Hersteller die Risiken aus der Finanzierung der Außenstände im Griff hat und deshalb das Gesamtkonzept vertretbar ist. 5

10 Nur dann wird die Hausbank die notwendigen Kreditlinien zur Verfügung stellen, die der Hersteller zur Finanzierung seiner Außenstände braucht. Daher ist ein strukturiertes Forderungsmanagement auch in der Beziehung zwischen Hersteller und seiner Hausbank von wesentlicher Bedeutung. 3.2 Der Aufbau eines strukturierten Forderungsmanagements cm&p hat vor 3 Jahren bei einem international erfolgreichen Hersteller von Fahrzeugen ein strukturiertes Forderungsmanagement eingeführt. Zu Beginn dieses Projektes wurde gemeinsam mit dem Hersteller festgelegt, welche Ziele mittelfristig mit der Einführung erreicht werden sollen: Identifizierung von guten Händlern mit dem Ziel, mit ihnen mehr Umsatz zu machen 6

11 Erkennen von schwachen Händlern und Reduktion der Forderungsausfälle durch Einführung von händlerbezogenen Linien bezogen auf die maximale Höhe der Außenstände Wichtig war, den Vertrieb von Anfang eng in das Projekt einzubinden, um seine Befürchtung zu entkräften, dass die Einführung eines neuen Forderungsmanagements zu Umsatzeinbußen führen wird. Tatsächlich soll ein Forderungsmanagement den Vertrieb nicht beschneiden, sondern im Idealfall unterstützen. Es ist eine Binsenweisheit, dass schwache Händler weniger Umsatz machen als starke, aber einer höheren Betreuungsintensität bedürfen. Daher ist es letztendlich eine gute Unterstützung der eigenen Vertriebstätigkeit, wenn schwache Händler über ein gut funktionierendes Forderungsmanagement frühzeitig identifiziert und nach Möglichkeit ausgesteuert werden. Zudem gilt die kaufmännische Regel, dass nur Umsätze mit Geldeingang echte Umsätze sind. Alles andere sind Forderungen und damit (noch) kein Erfolg für den Vertrieb. Im nächsten Schritt wurde erarbeitet, welche Informationen über die Händler vorliegen und welche hiervon für die Struktur eines Forderungsmanagements hilfreich sind. Das Ergebnis dieser Workshop-Arbeit war eine Rating-Struktur, die sich im Wesentlichen aus folgenden Elementen zusammensetzt: 1. Vertriebsrating (Gewichtung 50 %) a. Welchen absoluten Umsatz erzielt der Händler mit dem Verkauf der eigenen Produkte? b. Welchen Marktanteil hat der Händler mit den eigenen Produkten bei seinen Online-Aktivitäten 2. Risikorating (Gewichtung 50 %) a. Externe Ratingnote (einer Auskunftei und/oder einer Bankauskunft) b. Forderungsumschlag: offene Posten im Verhältnis zum Umsatz der letzten 12 Monate 7

12 c. Überfällige Forderungen: absolute Höhe, die seit mehr als 60 Tagen überfällig sind d. Entwicklung der überfälligen Forderungen: es wird festgestellt, ob die Höhe der überfälligen Forderungen gegenüber dem Stand vor 3 Monaten zugenommen hat e. Skontozahlungen: Es gibt Händler, die kein Zahlungsziel beanspruchen, sondern lieber die Rechnungen sofort unter Abzug von Skonto zahlen. Die Anzahl der Rechnungen, die unter Abzug von Skonto bezahlt wurden, fließt in das Rating ein. Das Ergebnis des Risikoratings wird zur Steuerung der Außenstände herangezogen: Vertriebs- und Risikorating fließen in eine Score-Card ein und führen zu einer einheitlichen Bewertung aller Händler aus Vertriebs- und aus Risikosicht. Es wird monatlich ein Risikoreport erstellt, der sämtliche Händler mit ihren aktuellen Score- Werten zeigt und mit den jeweils offenen und überfälligen Forderungen verknüpft. Falls überfällige Forderungen vorhanden sind, gibt das Bewertungssystem automatische Handlungsempfehlungen, die aus der Höhe der offenen und überfälligen Forderungen in Verbindung mit dem errechneten Score-Wert 8

13 abgeleitet werden. Außerdem erfolgt ein Abgleich zwischen dem internen Kreditlimit und der tatsächlichen Höhe der offenen Forderung. Bei Limit- Überschreitung gibt das System ebenfalls eine Handlungsempfehlung ab. Für den von uns begleiteten Hersteller haben wir auf unserem Server die Datenbank komplett aufgebaut. Die Auswertungen werden monatlich gefahren und die Ergebnisse dem Hersteller in einem geschlossenen Web-Portal zur Verfügung gestellt. 9

14 3.3 Die Vorteile des strukturierten Forderungsmanagements Wir haben kürzlich erhoben, welche Ergebnisse unser Kunde mit diesem Verfahren in den ersten 3 Jahren erzielt hat: Die tatsächlichen Forderungsausfälle sind im einstelligen Promille-Bereich und liegen weit unter den kalkulierten Ausfällen. Trotz des intensiven Forderungsmanagements sind keine Kunden verlorengegangen. Die Akzeptanz des Verfahrens im Vertrieb war von Anfang an vorhanden. In der gemeinsamen Betrachtung mit dem Hersteller haben wir folgende allgemeingültige Erkenntnisse herausgearbeitet: Ein strukturiertes und effizientes Forderungsmanagement, als Bestandteil eines gesamtheitlichen Risikomanagements, ist auch für mittelständische Unternehmen von herausragender Bedeutung Ein funktionierendes Risikomanagement ist immer auch mit Investitionen verbunden (Personalressourcen und Tools) Es geht nicht um Risikovermeidung, sondern um Risikoidentifizierung und aktive Risikosteuerung Voraussetzungen für ein erfolgreiches Risikomanagement: o alle Beteiligten (auch der Vertrieb) müssen von den Vorteilen überzeugt sein o einheitliche Stammdaten o Auftrag / Rückendeckung vom Top-Management 10

15 4 Das strukturierte Forderungsmanagement für Ihr Unternehmen Die für ein wirksames Forderungsmanagement relevanten Faktoren müssen für jeden Hersteller / Importeur individuell erarbeitet werden. Dabei unterstützen wir Sie mit unserer Erfahrung im Aufbau und Betrieb solcher Systeme, der erforderlichen Technik und unserer strukturierten Vorgehensweise in der Beratung. Falls auch Sie sich mit diesem Thema intensiv auseinandersetzen wollen, sprechen Sie uns an. Wir zeigen Ihnen auf, wie ein funktionierendes Forderungsmanagement für Ihr Unternehmen aufgesetzt werden kann. 11

16 Das ist cm&p: Seit 2004 im Markt, Sitz in Frankfurt am Main, 15 Mitarbeiter in 2 Gesellschaften. Unsere Kunden sind nationale und internationale Hersteller, Händler, Verbundgruppen und Finanzierungsgesellschaften. Unsere Schwerpunkt-Branchen sind hochwertige Mobilien, z.b. Caravan, Flurförderzeuge, Arbeitsbühnen, Bau- und Landmaschinen. cramer müller & partner Cramer und Müller Unternehmensberatung GmbH & Co. KG Schäfergasse 33, Frankfurt Telefon: +49(0)69/ Fax: +49(0)69/ office@cramer-mueller-partner.de Amtsgericht Frankfurt Main, HRA Ust.-ID DE Geschäftsführer Edmund Cramer Jochen Müller