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1 Sehr geehrte Leserin, sehr geehrter Leser, Sie haben ein Produkt erworben, das aus unserer Sicht höchsten Ansprüchen an Qualität und Güte genügt. Dennoch sind wir verpflichtet darauf hinzuweisen, dass keine Gewähr für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Inhalte übernommen werden kann. Auch wenn die Abfassung der Inhalte sorgfältig und gewissenhaft erfolgte, können wir insbesondere für Druck- und Übertragungsfehler keine Gewähr leisten. Dieses Handbuch und die darin beschriebene Software wird nur in Lizenz vergeben und darf nur in Übereinstimmung mit den Bedingungen des Lizenzvertrages verwendet werden. Weiterhin ist dieses Handbuch urheberrechtlich geschützt. Jede Verwendung außerhalb des bestimmungsgemäßen Gebrauchs mit der zugehörigen Software ist ohne Zustimmung der Rechteinhaber unzulässig. Das gilt insbesondere für die Vervielfältigung, Übersetzung, Veröffentlichung (auch auszugsweise) und die Einspeicherung in elektronische Systeme. Alle Softwarebezeichnungen, die in diesem Buch erwähnt werden, sind geschützte Warenzeichen der Hersteller und sind als solche zu betrachten. Software-Entwicklung, Produktion und Vertrieb: Buhl Data Service GmbH

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3 Inhalt Inhalt Hilfe und Support 1 Wie ist das Handbuch aufgebaut? 3 5 Installation 5 Das Starten der Installation 5 Die Datenstruktur 6 Installationsmöglichkeiten Die Einzelplatzinstallation Die Netzwerkinstallation Netzwerk-Arbeitsplatzinstallation Die unterschiedliche Nutzung des Datenservers 8 Allgemeine Hinweise zur Installation 10 Erstaufruf und Konfiguration 11 Einrichtungsassistent 11 Mandanteneinrichtung 14 Mandanteneinrichtung Mustermandanten einrichten Mandant öffnen Weitere Mandanten anlegen Benutzer einrichten 26 Die Grundlagen der Hauptmasken 27 Bereichsleiste - Navigation im Programm Bereichsleiste - Meine Firma Bereichsleiste - Banking Bereichsleiste anpassen Register - Aufteilung der angezeigten Daten 32 Programmweit verfügbare Schaltflächen Datenerfassung Schaltfläche Quick Weitere programmweit verfügbare Schaltflächen Tabellenansicht 35 Suche / Sortierung 35 Mehrfachselektion von Datensätzen 39 Drucken 40 Extra Ansicht 40 Assistent 42 Bereichshilfe 43 Hilfe zur Hilfe 44 3

4 Inhalt Das Untermenü der Schaltfläche Hilfe 4 45 Prozessschaubilder 46 Stammdatenverwaltung 46 Allgemeines zur Stammdatenverwaltung Adressen Kontakte Dokumente Kontenplan Kostenstellen Kalender 92 Erfassen von Terminen 94 Banking - OP-Verwaltung 96 Allgemeines zur OP-Verwaltung Erfassungsmaske der Offenen Posten Ausgleich eines Offenen Posten Drucken (Offene Posten, Mahnungen) OP-Summen Assistent History Offene Posten Extra Ansichten der OP-Verwaltung Banking Abschluss 127 Einträge in der Menüleiste 129 Datei Firma/ Mandant/ Filiale öffnen Mandant erneut öffnen Mein Mandant / Meine Firma/ Meine Filiale bearbeiten Benutzer (Menüeintrag) Verwalten Anbindungen DB Manager Schnittstellen Import Export Druckerkonfiguration Drucken Datensicherung Beenden Bearbeiten Parameter Ansicht Menü- und Symbolleiste Bereichsleiste Statusleiste Kurzhinweise

5 Inhalt Vorgaben Vollbild Listen 291 Optionen Nachricht Sperren (Programm) Kennwort ändern Protokollübersicht Systemeinstellungen Fenster 295? (im Menü) 295 Finanzbuchhaltung 299 Stammdatenverwaltung 299 Kontenplan 299 Kostenstellen 299 Adressen 299 Anlagen Erstellung von Buchungssätzen Auswertungen Kassenbücher 312 Erfassungsmaske der Kassenbücher 313 Schaltflächen der Kassenbücher 313 Geschäftsvorfälle 315 Erfassung der Geschäftsvorfälle Die Möglichkeiten der Erfassung Extra Ansichten in den Geschäftsvorfällen 333 Schaltflächen der Geschäftsvorfälle 335 Offene Posten 346 Kontenanalyse 347 Der Bereich Kontenblätter 347 Der Bereich Übersicht der Kontenbuchungen 356 Der Bereich Kontengliederungen 357 Abrechnung 360 Buchungsinfo für Periode 360 Periode 360 Wirtschaftsjahr 362 Auftrag Buchungsliste 364 Lohn Buchungsliste 364 Buchungslauf für "Hauptbuch" durchführen 364 Zahlungsverkehr 365 5

6 Inhalt Druckübersicht 365 Druckgruppen 365 Buchungsprotokoll drucken 366 Umsatzsteueranmeldung drucken 367 EU Meldung drucken 367 Konten, Summen & Salden drucken 368 Kontenblätter drucken 368 Kontengliederungen drucken (EÜR, Bilanz, GuV, BWA) 369 Index 6 371

7 Hilfe und Support Hilfe und Support Gerade im Bereich Buchhaltung und Lohn ist es wichtig, dass stets mit der aktuellen Version der Software gearbeitet wird. Deshalb empfehlen wir regelmäßige Programmaktualisierungen, so genannte Updates. Wenn Sie unter "?" auf "Programm aktualisieren" klicken, stellt die Software eine Internetverbindung her und lädt Daten vom Buhl-Data-Server. Auf diese Weise werden Verbesserungen sowie rechtliche Änderungen, die erst nach der Veröffentlichung umgesetzt oder beschlossen werden konnten, in das Programm eingepflegt. Wenn eine Ihrer Fragen nicht durch das Handbuch oder die im Programm integrierte Hilfe beantwortet wird, können Sie Kontakt zu uns aufnehmen. Wir beantworten gerne alle Anfragen, möchten Sie aber bitten, zuvor auf zwei andere Quellen zurückzugreifen. Sollte Ihre Frage bereits von anderen Kunden gestellt worden sein, wird sie in den Online-FAQ beantwortet. Sie finden die FAQ unter "?" "Online-Hilfe" oder im Internet unter Viele Fragen erübrigen sich durch ein Update. Aktualisieren Sie Ihr Programm regelmäßig über das Menü "?" - "Programm aktualisieren". So arbeiten Sie immer mit der aktuellen Version der Software. Anfragen per Fax bitte an: Fax-Nummer: / (0,14 EUR / Min. aus dem deutschen Festnetz, abweichender Mobilfunktarif) Per Briefpost bitte an: Buhl Data Service GmbH Support Center Am Siebertsweiher 3/ Neunkirchen Mehr Hilfe erhalten Kunden, die die Aktualitätsgarantie mit Premium-Service abonniert haben. Was ist die Aktualitäts-Garantie? Die Aktualitäts-Garantie bietet Ihnen Aktualität durch laufende Wartung & Pflege. So ist gewährleistet, dass die Funktionen des Programms jederzeit aktuell bleiben und im Betrieb auf äußere Veränderungen schnell, zuverlässig und sicher reagieren. Im Rahmen der Aktualitäts-Garantie werden Ihnen neue Programmversionen kostenfrei per Online-Update zur Verfügung gestellt, kein Warten auf die nächste Jahresversion mehr. Die Kosten der Aktualitäts-Garantie im Vertrag sind für die erste Nutzungsperiode im Kaufpreis des Produktes enthalten, danach verlängert er sich automatisch um eine weitere Nutzungsperiode. Die Aktualitäts-Garantie ist unverbindlich: Sie können jederzeit fristlos kündigen. Nur im Rahmen der Aktualitätsgarantie genießen die Vorteile der telefonischen Support-Hotline. Telefon: / (0,14 EUR / Min. aus dem deutschen Festnetz, abweichender 1

8 Hilfe und Support Mobilfunktarif) Geschäftszeit: Montag bis Freitag von Uhr, Samstags von Uhr. 2

9 Wie ist das Handbuch aufgebaut? Wie ist das Handbuch aufgebaut? Die meisten Programmbeschreibungen sind, wenn auch in leicht abgewandelter Form, für alle verfügbaren Programmversionen anwendbar. Die wesentlichen Änderungen der einzelnen Versionen werden in entsprechenden Abschnitten erläutert. Alle Leistungsmerkmale, die nur für eine bestimmte Programmversion gelten, werden vor der Beschreibung mit dem jeweiligen Versionssymbol gekennzeichnet. Folgende Versionssymbole stehen zur Verfügung: Kapitel, die ohne eine Kennzeichnung durch eines der vorgenannten Symbole beginnen, gelten für alle Programmversionen. Die in diesem Handbuch abgebildeten Grafiken können von der tatsächlichen Darstellung am Bildschirm abweichen. Teilweise wurden auch Grafiken höherwertiger Versionen verwendet, um abweichende Menüpunkte besser erläutern zu können. Eingabefelder Ihrer Programmversion, die in diesem Handbuch nicht beschrieben wurden, dienen für zukünftige Programmversionen bzw. erleichtern den Wechsel zu einer höheren Version. Sofern Sie bei der Erfassung über passende Daten verfügen füllen Sie diese sinngemäß, anderenfalls lassen Sie diese Felder frei. 3

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11 Installation Die meisten Programmbeschreibungen sind, wenn auch in leicht abgewandelter Form, für alle verfügbaren Programmversionen anwendbar. Die wesentlichen Änderungen der einzelnen Versionen werden in entsprechenden Abschnitten erläutert. Die Bezeichnungen Auftrag, Lohn und FiBu beziehen sich auf die einzelnen Module des WISO Kaufmanns. In WISO Buchhaltung und WISO Lohn stehen nur die damit verbundenen Programmteile zur Verfügung. Die Beschreibungen bzgl. Netzwerk- und Mandantenfähigkeit beziehen sich auf die Business-Versionen. WISO Buchhaltung, WISO Lohn und WISO Kaufmann sind in der Standardversion weder netzwerk- noch mandantenfähig. Die in diesem Handbuch abgebildeten Grafiken können von der tatsächlichen Darstellung Ihrer Version am Bildschirm abweichen. Eingabefelder Ihrer Programmversion, die in diesem Handbuch nicht beschrieben wurden, dienen für zukünftige Programmversionen bzw. erleichtern den Wechsel zu einer höheren Version. Sofern Sie bei der Erfassung über passende Daten verfügen, füllen Sie diese sinngemäß, anderenfalls lassen Sie diese Felder frei. Die lohnsteuerrechtlichen, sozialversicherungsrechtlichen und sonstigen Hinweise, welche in diesem Handbuch gegeben werden, stellen keine Form der Beratung dar, sondern sollen zur praktischen Illustration der Programmanwendungen dienen. Für die ordnungsgemäße Einhaltung aller gesetzlichen Vorschriften, ist jeder Nutzer des Systems selbst verantwortlich. Der Leistungsumfang kann je nach eingesetzter Produktvariante von den hier beschriebenen Funktionen abweichen. Alle Angaben ohne Gewähr. Für Fehler, insbesondere Druck- und Satzfehler, wird keine Haftung übernommen. Die Beschreibungen dieses Handbuchs Eigenschaft im Rechtssinne dar. stellen ausdrücklich keine zugesicherte Das Starten der Installation BEI AKTIVIERTER AUTOSTARTFUNKTION Ist die Autostartfunktion Ihres Systems aktiviert, wird die Installationsroutine einen kurzen Augenblick nach dem Einlegen der CD ROM ohne weiteres Zutun automatisch gestartet. ÜBER DEN EXPLORER Starten Sie den Windows Explorer oder ein ähnliches, anderes Programm. Wählen Sie das CD-ROM-Laufwerk. Anklicken des Programms INSTALL.EXE führt die Installationsroutine aus. ÜBER DEN STARTBUTTON 5

12 Öffnen Sie den Startbutton und wählen Sie DATEI AUSFÜHREN. Mittels DURCHSUCHEN wählen Sie das CD Laufwerk und klicken auf INSTALL.EXE. Das Konfigurationsprogramm der Software wird aktiviert. Die Datenstruktur Bei der Installation wird folgender Verzeichnisbaum installiert: C:\PROGRAMME\ \Buhl\Business \Buhl\Business\Büro Plus NexT => enthält das ausführbare Programm, notwendige DLLs und die Hilfedatei \Buhl\Business\Büro Plus NexT\TMP \Buhl\Business\Büro Plus NexT\Info => Informationen wie z.b. die "Neuerungen.rtf" \Buhl\Business\Büro Plus NexT\Mandant.1 => wird beim ersten Start angelegt \Buhl\Business\Büro Plus NexT\Mandant.1\Layouts => enthält Layoutinformationen \Buhl\Business\Büro Plus NexT\Mandant.1\Layouts\Drucker \Buhl\Business\Büro Plus NexT\Mandant.1\Layouts\Fax \Buhl\Business\Daten => enthält mandantenunabhängige, globale Daten \Buhl\Business\Daten\Vorgaben => enthält wichtige Vorgabedateien \Buhl\Business\Daten\NT => wird beim ersten Start angelegt \Buhl\Business\Daten\NT\Mand.1 => sind die mandantenabhängigen Daten (für jeden Mandanten ein Verzeichnis) \Buhl\Business\Daten\NT\Backup => reserviert für Datensicherungen Je nach Anzahl der eingerichteten Mandanten, erscheinen eventuell mehrere Verzeichnisse Mandant mit den bei der Einrichtung vergebenen Namen nach dem Punkt. Z. B. Mandant.WISO, hier Mandant.1 genannt. Mit Ausnahme der Client-Version (nur in der Business-Version) ist der Aufbau der Verzeichnisstruktur ab dem Verzeichnis Buhl\Business immer gleich. Bei der Client-Version fehlt das Datenverzeichnis, da sich dieses auf dem Server befindet. Bei einer Client/Server-Installation (nur in der Business-Version) ist darauf zu achten, dass die Benutzer ausreichende Rechte für die Datenverzeichnisse erhalten. Hierbei sind sowohl Schreib- als auch Leserechte zu vergeben. Wir empfehlen, diese Struktur beizubehalten. Die Erfahrung zeigt, dass spätere Updates oder Hilfestellungen unserer Hotline einfacher durchzuführen sind. Falls der Vorschlag für das Verzeichnis geändert werden soll, betätigen Sie bitte den Button DURCHSUCHEN. Mit der Maus ist es nun ein Leichtes, das Verzeichnis nach Ihren Wünschen zu ändern. Falls erforderlich, können Sie über den Windows Explorer auch ein neues Unterverzeichnis erzeugen. In der Installationsroutine selbst ist dies nicht möglich! 6

13 Installationsmöglichkeiten Die Software ist in der Professional-Version netzwerkfähig auf Basis einer 32-Bit Client-Server Datenbank. Dies bedeutet, dass in größeren Unternehmen mehrere User gleichzeitig auf die Datenbestände zugreifen können, um beispielsweise verschiedene Mitarbeitersätze anzulegen oder zu ändern. Allerdings eignet sich das Programm auch für den Einsatz in kleineren Unternehmen. Dort wird normalerweise nur auf einem einzelnen Computer gearbeitet. Hierbei handelt es sich dann um eine so genannte "Einzelplatz"-Lösung, auch Single-User genannt. Der gemeinsame Zugriff auf Datenbestände ist aber nicht immer erforderlich oder erwünscht. Da wir im Vorfeld nicht erkennen können, wie Ihr Unternehmen die Software nutzen möchte, erhalten Sie die Möglichkeit der Definition. In der Standard-Version wird automatisch die Einzelplatz-Installation durchgeführt, hier haben Sie keine Wahlmöglichkeit. Diese Version kann jedoch jederzeit zu einer Professional-Version aufgerüstet werden. Die Einzelplatzinstallation Das Programm mit allen Daten wird auf einem lokalen Laufwerk installiert. Es wird so eingerichtet, dass nur ein User auf die Datenbestände zugreifen kann. Eine gemeinsame Nutzung der Daten ist nicht möglich. Bei der Programmeinrichtung muss der Servertyp Einzelplatz ausgewählt werden. Die Netzwerkinstallation Voraussetzung für eine Netzwerkinstallation ist natürlich ein funktionierendes Netzwerk mit einem von der Software unterstützten Netzwerkprotokoll. Netzwerk-Arbeitsplatz inklusive Server installiert das komplette Programm, die Daten werden durch die Serverfunktion im Netzwerk verfügbar. Am Server können Sie auch arbeiten. Bestimmte Funktionen sollten sogar nur am Server ausgeführt werden. Daher sollten Sie auch auf dem Server immer die Client-Software installieren (Auswahl "Arbeitsplatz incl. Datenserver"). Bevor Sie entscheiden, ob Sie den Rechner, auf dem der Datenserver installiert wird, auch als Arbeitsplatz benutzen, sollten Sie einige grundsätzliche Überlegungen anstellen. Der Datenserver puffert die Daten und schreibt sie erst dann auf die Festplatten, wenn die Serverauslastung Gelegenheit dazu bietet. Erleidet der Server einen Absturz, gehen die gepufferten Daten verloren. Betroffen sind alle Daten, die vom Server noch nicht geschrieben wurden. Unter Umständen kann damit die Arbeit eines ganzen Tages verloren gehen. 7

14 Wird der Server nicht als Arbeitsplatz verwendet und auch sonst alles getan, um Abstürze zu vermeiden, minimieren Sie die Gefahr eines Absturzes. Die Datensicherheit wird hierdurch enorm erhöht. Netzwerk-Arbeitsplatzinstallation "Arbeitsplatz im Netzwerk" installiert einen Client zum Zugriff auf den Server. Es wird kein Datenverzeichnis (microtech\daten) auf der lokalen Festplatte angelegt (diese Daten befinden sich auf dem Server). Bei der Programmeinrichtung muss der Server und das verwendete Netzwerkprotokoll ausgewählt werden. Die unterschiedliche Nutzung des Datenservers Wie Sie im vorhergehenden Kapitel erfahren haben, können Sie die Software als Arbeitsplatz inkl. Datenserver installieren. Dies hat zur Folge, dass ein Zugriff auf den Datenbestand von mehreren Rechnern, auf denen das Programm installiert ist, möglich ist. Hierzu wird der Datenserver benötigt, da dieser die Datenhaltung innerhalb Ihres Netzwerkes übernimmt. Ihre Daten, z. B. die Stammdaten( siehe S. 300) Adressen werden dann nur auf dem PC verwaltet, auf dem der Datenserver installiert ist. Die einzelnen Workstations, auf denen die Software als "Arbeitsplatz im Netzwerk" installiert worden ist, verwalten selbst keine Daten. Dort sind nur das Programm und alle hierfür relevanten Daten abgelegt. Wie Sie im vorhergehenden Kapitel erfahren haben, können Sie die Software als Arbeitsplatz inkl. Datenserver installieren. Dies hat zur Folge, dass ein Zugriff auf den Datenbestand von mehreren Rechnern, auf denen das Programm installiert ist, möglich ist. Hierzu wird der Datenserver benötigt, da dieser die Datenhaltung innerhalb Ihres Netzwerkes übernimmt. Ihre Daten, z. B. die Stammdaten( siehe S. 300) Adressen werden dann nur auf dem PC verwaltet, auf dem der Datenserver installiert ist. Die einzelnen Workstations, auf denen die Software als "Arbeitsplatz im Netzwerk" installiert worden ist, verwalten selbst keine Daten. Dort sind nur das Programm und alle hierfür relevanten Daten abgelegt. Der Datenserver kann von Ihnen auf zwei verschiedene Arten genutzt werden. Die Nutzung als Prozess Standardmäßig wird der Datenserver von der Installationsroutine wie ein "normaler" Prozess auf Ihrem Rechner installiert und es wird eine Verknüpfung in der Autostart-Gruppe des Startmenüs abgelegt. Diese Verknüpfung wird sich wie folgt darstellen: 8

15 Sobald der PC von Ihnen gestartet und das Betriebssystem geladen wird, wird daraufhin ebenso der Datenserver ausgeführt und als Prozess gestartet. Sie können den gestarteten Datenserver an einem Symbol in Ihrer Taskleiste erkennen, welches mit "BP" gekennzeichnet ist: Wenn Sie dieses Symbol doppelt mit der Maus anklicken, erscheint ein Dialogfenster, in dem die einzelnen Konfigurationen des Servers einsehen können. Die Nutzung des Datenservers als Dienst Der Datenserver ist für Windows 2000 und Windows XP auch als Dienst verfügbar. Diese Version ist dem Datenserver in der Ausführung als Programm durch den Prozess "BpServer.exe" dann vorzuziehen, wenn auf dem Server mit wechselnden Anmeldungen gearbeitet wird bzw. wenn am Server keine Anmeldung erfolgt. Im Gegensatz zur Anwendung, die hierbei nicht aktiv ist, steht Ihnen der Dienst auch in diesen Situationen zur Verfügung. Da der Datenbankserver als Dienst stark differierend vom Betriebssystem genutzt wird, steht Ihnen im Installations-Verzeichnis eine Datei namens "BpService.exe" zur Verfügung, welche dann als Datenbankserver genutzt wird. Sie finden diese Datei im Ordner LW:\...\Buhl\Business\Daten\ Diese "BpService.exe" kann entweder über START - PROGRAMME - Buhl Businss "Buhl Business Server-Service installieren" oder manuell vom Systemadministrator eingerichtet werden. Für den manuellen Weg erzeugen Sie sich über den Windows Explorer eine Verknüpfung mit der Datei und erweitern deren Aufruf um den Parameter /INSTALL. Der Aufruf hat dann etwa folgendes Aussehen: "LW:\...\Buhl\Business\Daten\BpService.exe" /INSTALL Starten Sie BpService.exe über diese Verknüpfung, wird der Dienst in den Dienstmanager unter dem Namen "Buhl Business Server" eingetragen. Der Aufruf des Dienstmanagers erfolgt unter Windows 2000 durch Systemsteuerung /Verwaltung/Dienste 9

16 Soll der Dienst wieder aus dem Dienstmanager entfernt werden, erreichen Sie das entweder über START - PROGRAMME - Buhl Business - "Buhl Business Server-Service deinstallieren" oder wieder manuell durch Übergabe des Startparameters /UNINSTALL. Die Vorgehensweise ist identisch wie bei der Installation, jedoch lautet die Aufrufzeile: "LW:\Programme\Buhl\Business\Daten\BpService.exe" /UNINSTALL Damit der Dienst ordnungsgemäß ausgeführt werden kann, sind folgende Bedingungen unbedingt zu erfüllen: Der Dienst muss im Systemkonto laufen. Im Dienstmanager muss die Option "Interaktive Beziehung mit dem Desktop erlauben" deaktiviert sein. Ist das nicht der Fall, wird der Dienst beim Abmelden des Benutzers automatisch beendet. Die Startart muss im Dienstmanager auf "Automatisch" gestellt werden, falls der Dienst bei jedem Rechnerstart aktiviert werden soll. Das Verzeichnis "microtech/daten" sowie alle Unterverzeichnisse müssen dem Konto "SYSTEM" Vollzugriff gewähren. Sollte die Partition nicht mit NTFS formatiert sein, entfällt diese Option natürlich. Wenn Sie den Datenserver mittels der oben beschriebenen Vorgehensweise als Dienst nutzen, ist unbedingt drauf zu achten, dass die Verknüpfung im Autostart-Menü manuell von Ihnen entfernt werden muss. Die beiden Server "BPServer.exe" und "BpService.exe" können nicht gleichzeitig ausgeführt werden. Wenn Sie dennoch den Server bei gestartetem Dienst aufrufen, können Sie ihn zwar ausführen, jedoch nicht starten. Der Datenserver nutzt, unabhängig ob dieser als Prozess oder als Dienst läuft, das gleiche Konfigurationsprogramm. Die Bedienung der Serverkonfiguration ist im Anhang zu diesem Handbuch ausführlich erläutert und kann bei Bedarf dort nachgelesen werden. Beenden des Datenservers Bei der Installation eines Updates ist es erforderlich, den Datenserver zu beenden. Falls Sie den Datenserver als Programm verwenden ("BpServer.exe" in der Taskleiste), so können Sie das Symbol in der Taskleiste mit der rechten Maustaste anklicken und aus dem Kontextmenü "Beenden( siehe S. 200)" auswählen. Das anschließende Starten des Datenservers erfolgt durch den Neustart des Rechners. Falls Sie den Datenserver als Dienst verwenden, so ist er über die Verwaltung des Betriebsystems zu erreichen und kann dort durch Auswahl der Option "Beenden( siehe S. 200)" beendet werden. Das anschließende Starten des Datenservers erfolgt durch den Neustart des Rechners. Allgemeine Hinweise zur Installation Haben Sie einmal eine falsche Eingabe vorgenommen, so kann jederzeit mit ZURÜCK in die vorangegangene Maske gesprungen werden. Eine Korrektur lässt sich sehr einfach durchführen. 10

17 Sollte es notwendig sein die Installation abzubrechen, so betätigen Sie einfach den Button ABBRUCH. Andernfalls klicken Sie mit der Maus auf WEITER. Während der Installation erscheinen die Lizenzbedingungen. Mit der Schaltfläche JA akzeptieren Sie die Nutzungsrichtlinien für unsere Software, die Installation wird fortgeführt. Eine Betätigung von ZURÜCK oder NEIN verhindert das Aufspielen der Software auf Ihren Rechner. Eventuell notwendige Änderungen nehmen Sie bitte in den entsprechenden Feldern vor, bevor mit WEITER der nächste Dialog aufgerufen wird. Vor der endgültigen Installation wird eine Liste der bereits gewählten Parameter angezeigt. Bei einer notwendigen Korrektur gelangen Sie mittels ZURÜCK wieder schrittweise auf die vorstehend beschriebenen Masken. Das Aufspielen der Software von CD-ROM gemäß den Vorgaben auf Ihre Festplatte benötigt einige Minuten. Der Fortschritt kann anhand der Laufbalken beobachtet werden. Nach der Installation ist es erforderlich, den Computer neu zu starten, damit das System komplett konfiguriert wird. Nach dem Neustart aktivieren Sie bitte den Startbutton und wählen PROGRAMME. Dort finden Sie das entsprechende Untermenü der Software. Zukünftig kann die Software über diesen Weg aufgerufen werden. Alternativ hierzu ist es möglich, auf dem Windows Desktop eine Verknüpfung zu erzeugen. Die Installationsroutine bietet Ihnen hierfür eine entsprechende Funktion an. Ist die Software auf Ihrem Rechner installiert, werden menügesteuert einige weitere Grundeinstellungen abgefragt. Auch dieser Ablauf erfolgt nur einmalig. Ist der Erstaufruf abgeschlossen, wird die Routine nicht mehr aktiviert! Bei Bedarf ist es möglich, nachträglich Änderungen und/oder Ergänzungen in den entsprechenden Datenblättern vorzunehmen. Erstaufruf und Konfiguration Aktivieren Sie das Programm entweder über den Startbutton oder über eine vorhandene Verknüpfung auf dem Desktop. Weiterführende Hinweise wie beispielsweise eine solche Verknüpfung angelegt wird, sind im Windows Handbuch nachzulesen. Beim erstmaligen Start wird das Programm den Einrichtungsassistenten( siehe S. 11) aktiveren, dessen Anweisungen lediglich befolgt werden sollten, um zu einem korrekten Ergebnis zu kommen. Auch die Assistenten zur Einrichtung eines Mandanten und der Druckerkonfiguration, die in den nachfolgenden Kapiteln beschrieben sind, leiten Sie durch die Einrichtung des jeweiligen Programmbereichs. Einrichtungsassistent Der "Einzelplatz"-Server ist nur vorhanden, wenn das "\Daten" Verzeichnis existiert, aber das Serverprogramm nicht installiert ist (Auswahl Einzelplatz" bei der Installation). In diesem Fall übernimmt die Software selbst die Rolle des Datenservers. Ein Zugriff auf die Daten über das Netz ist dann nicht möglich. 11

18 Wenn der Datenserver lokal installiert (Auswahl Arbeitsplatz inkl. Datenserver bei Installation) und gestartet wurde, steht dieser als "lokaler Server" zur Verfügung. Falls im Netzwerk weitere Datenserver in Betrieb sind, stehen diese ebenfalls zur Auswahl. Diese Schaltfläche bewirkt die erneute Suche nach vorhandenen Datenservern. Mit dieser Schaltfläche öffnen Sie einen weiteren Konfigurationsdialog. Auf Ihrem Bildschirm erscheint die nachfolgend dargestellte, durch Register unterteilte Maske: Hier wählen Sie aus, über welche Protokolle der Server angesprochen werden soll. Standardmäßig sind alle Protokolle aktiv. Aktivierte Protokolle, welche auf dem lokalen Rechner nicht vorhanden sind, werden ignoriert. Es werden ausschließlich die IPX/SPX und TCP/IP Protokolle von Microsoft unterstützt. Die nachfolgende Abbildung zeigt, dass man auf der 2. Seite die Sockets/Ports für das IPX/SPX und das TCP/IP Protokoll einstellen kann. Diese Angaben müssen immer den Einstellungen des Servers entsprechen. Weitere Informationen zu diesen Einstellungen enthält die Serverdokumentation. Das Register Sockets und Ports enthält nähere Angaben zu den Netzwerkprotokollen. Das Register Kommunikation enthält Zeitüberschreitungsvorgaben. Serververbindung Maximale Zeit bis der Server auf einen Verbindungsversuch geantwortet haben 12

19 muss. Serverprotokoll Zeit, die pro Protokoll bei Datenserver suchen" auf Serverantworten gewartet wird. Min. Timeout Maximale Zeit, die der Server versucht auf einen gesperrten Datensatz zuzugreifen. Max. Timeout Maximale Zeit, die der Client auf eine Antwort vom Server wartet. Falls diese Zeit überschritten wird, beendet der Client die Serververbindung. Bei sehr langsamen Netzwerkverbindungen kann es notwendig sein, diese Vorgaben zu erhöhen. Min. Timeout sollte niemals größer sein als halber Max. Timeout Innerhalb eines Netzwerkes können durchaus mehrere Datenserver aktiv sein. Die Einstellungen jedes Datenservers können Sie in eine Konfigurationsdatei exportieren, die wiederum über diese Funktion geladen werden kann. Die Funktion sollte ausschließlich von erfahrenen Netzwerkadministratoren angewandt werden, die keine automatische Konfiguration der Datenserver wünschen. Betätigen Sie in der Eröffnungsmaske des Einrichtungsassistenten die Schaltfläche WEITER, wird versucht, eine Verbindung zum ausgewählten Server aufzubauen. Ist eine Verbindung zum Server aufgebaut, führt Sie der Assistent durch die weitere Einrichtung. Nun können in der nachfolgenden Eingabemaske die Angaben für den Supervisor-Benutzer vervollständigt werden. Die hier eingegebenen Daten werden zur Anlage des ersten Benutzers für diesen Server verwendet. Dieser Benutzer hat maximale Rechte für das komplette Programm. Das Passwort kann (und sollte) nach der ersten Anmeldung geändert werden. 13

20 Über den Button "Weiter" führt Sie der Einrichtungsassistent in die Maske, in der Sie den Pfad für das Arbeitsverzeichnis festlegen. In dieses Verzeichnis werden temporäre Daten und die Druckerkonfigurationen abgelegt. Diese Einstellung muss normalerweise nur geändert werden, falls Sie direkt aus einem Netzwerklaufwerk ausgeführt wird. Beachten Sie, dass das Arbeitsverzeichnis nicht in ein schon bestehendes Arbeitsverzeichnis eines anderen Benutzers zeigen darf. Zuletzt bietet Ihnen der Einrichtungsassistent eine ZUSAMMENFASSUNG an. Hier haben Sie erneut die Möglichkeit, die von Ihnen gemachten Angaben zu überprüfen, bevor diese endgültig gespeichert werden. Eine weitere Schaltfläche (WARTUNGSASSISTENT) in der Startmaske des Einrichtungsassistenten startet den Wartungsassistenten. Der Wartungsassistent bezieht sich auf den ausgewählten Server. Beachten Sie, dass sich ein Benutzer mit Supervisor-Status anmelden muss, um diesen Assistenten zu starten. Der Wartungsassistent überprüft sämtliche Datendateien eines Datenservers und führt, wenn nötig, Konvertierungen auf die aktuelle Version durch. Er kann nur an dem Rechner ausgeführt werden, auf dem der Datenserver installiert ist. Vor Einsatz des Wartungsassistenten muss eine komplette Datensicherung durchgeführt werden, um im Fehlerfall die Unversehrtheit der Daten sicherzustellen. Der Wartungsassistent überprüft automatisch alle Zusammenfassung mit den gefundenen Abweichungen an. Daten und zeigt eine Mandanteneinrichtung Neben der bereits erwähnten Netzwerkfähigkeit ist die Software für die Anlage mehrerer Mandanten vorbereitet (ab WISO Kaufmann Professional). Unter diesen stellt man sich unterschiedliche Firmen vor, die miteinander in keinem direkten Geschäftsverhältnis stehen. Denkbar beispielsweise bei einem Steuerberater, der unterschiedliche Firmen betreut. Jedes dieser Unternehmen ist eigenständig. Die Buchhaltungen werden 14

21 vollkommen getrennt geführt. Bildlich gesprochen werden die Daten in eigenen Büroordnern geführt - innerhalb der Software eben in Mandanten. Einrichtung des ersten Mandanten Nach Bestätigung der Mandantenneuanlage treffen Sie die Entscheidung, welche Art Mandant angelegt werden soll. Die Auswahl erfolgt aus einer Listbox: MEINE TESTFIRMA / MEIN TESTMANDANT Nutzen Sie eine dieser Einstellungen, um eine Firma / einen Mandanten für Tests verwenden zu können. MEINE FIRMA Diesen Eintrag wählen Sie, wenn die Daten des eigenen Unternehmens verwaltet werden sollen. MEIN MANDANT Werden unterschiedliche Firmen, die miteinander in keinem direkten Geschäftsverhältnis stehen, verwaltet, erfolgt die Anlage als "Mein Mandant". Jedes dieser Unternehmen ist eigenständig. Die Buchhaltungen werden vollkommen getrennt geführt. Bildlich gesprochen werden die Daten in eigenen Büroordnern geführt - innerhalb der Software eben in Mandanten. MEINE FILIALE Durch diese Auswahl besteht die Möglichkeit, Filialnummern zu vergeben. Nach der Auswahl des Firmen-/Mandantentyps haben Sie die Wahl zwischen: 15

22 LEERE FIRMA Eine leere Firma richten Sie ein, wenn Sie mit der Software erstmalig arbeiten. Haben Sie LEERE FIRMA festgelegt und gehen im Einrichtungsassistenten weiter, erfolgt die Abfrage nach der Zuordnungsnummer (Mandantennummer). Was gibt die Zuordnungsnummer (Mandantennummer) an? Diese stellt nichts anderes dar, als eine eigenständige Firma. In der Praxis wird z.b. ein Steuerberater mit mehreren Mandanten arbeiten. Er arbeitet mit einem Programm, legt aber getrennte Stammdaten( siehe S. 300) an. Zwischen den Mandanten selbst gibt es keine Querverbindungen. Jede Firma, für die der Steuerberater die Buchhaltung erstellt, erhält also eine eigene Mandantennummer, unter der dann die jeweiligen Stammdaten( siehe S. 300) verwaltet werden. Im Feld Mandantennummer können bis zu 15 alphanumerische Zeichen eingegeben werden. Beachten Sie, dass in der Eingabe keine Leerzeichen enthalten sein dürfen. Alternativ zu einer numerischen Eingabe ist es also auch möglich, direkt den Namen einzugeben. Aufgrund dieser 15stelligen alphanumerischen Eingabemöglichkeit sind Sie in der Lage, mehr als 1000 Mandanten mit einem Programm zu verwalten. In der nächsten Maske wählen Sie die Ländervorgaben (Deutschland, Österreich oder Schweiz) für Ihren Mandanten aus und bestätigen die Maske mit WEITER. In den nun folgenden Eingabemasken erfolgen mandantenspezifische Angaben, wie Anrede, Firmenname, Zusatz zum Firmennamen, Kurzbezeichnung (Pflichtfeld), Filialnummer, Straße, Land, PLZ & Ort, Bundesland, Branche, Landeswährung1, Landeswährung2, Telefon-, Internet- und Bankverbindungen, die keiner weiteren Beschreibung bedürfen. FILIALNUMMER Beachten Sie, dass nach Anlage der Firma / des Mandanten die Filialnummer nicht mehr geändert werden kann! FIRMENLOGO 1 BIS 3: Das Logo kann als Windows-Bitmap, JPEG Image File, Symbol, Metadatei oder erweiterte Metadatei direkt im Datensatz gespeichert werden. Es kann aber auch eine Verknüpfung auf das jeweilige Verzeichnis erzeugt werden. 16

23 Nach der Hinterlegung Ihres Firmenlogos führt Sie der Einrichtungsassistent in Eingabemasken, in denen Sie erweiterte Eingaben vornehmen können. Einige dieser Hinterlegungen sind nur erforderlich, wenn Sie auch mit den Modulen Fibu, Auftrag oder der DATEV Schnittstelle arbeiten möchten. Die Option "Als Vorgabe alle Verkaufspreise inkl. Steuer" bewirkt, dass die Preisvorgabe in den Artikelstammdaten immer als Bruttopreis gewertet wird. Lassen Sie die Checkbox deaktiviert, werden die Preise als Nettopreise eingetragen. Die Art der Versteuerung Ihres Unternehmens legen Sie unter "Mandant wird versteuert nach" Ist-Versteuerung Soll-Versteuerung fest. Standardmäßig wird Soll-Versteuerung vorgeschlagen, also die Verbuchung (und damit Abführung) der Umsatzsteuer mit der Rechnungsstellung. Für kleine Unternehmen (abhängig vom Umsatz) und Freiberufler kann in Sonderfällen die Ist-Versteuerung gewählt werden. Dadurch wird die Umsatzsteuer erst beim Geldeingang abgeführt. In Zweifelsfällen erkundigen Sie sich bei dem für Sie zuständigen Finanzamt, welche Methode bei Ihnen Anwendung findet. In der nächsten Eingabemaske geben Sie das Ende des Wirtschaftsjahres ein. Über diesen Eintrag wird indirekt auch der Jahreswechsel gesteuert. Weicht das Wirtschaftsjahr in Ihrem Unternehmen vom Kalenderjahr ab, so legen Sie hier das Ende des Wirtschaftsjahres fest. 17

24 Beachten Sie, dass nach der Neuanlage des Mandanten das Ende des Wirtschaftsjahres nicht mehr umgestellt werden kann! In den nächsten beiden Eingabemasken wird der gewünschte KONTENRAHMEN ausgewählt und BUCHHALTUNGS- KONTENNUMMERN vorgegeben. Beachten Sie, dass nach der Neuanlage des Mandanten der ausgewählte Kontenrahmen nicht durch einen anderen Kontenrahmen ersetzt werden kann! Der Einrichtungsassistent fordert Sie nun auf, das erste Arbeitsdatum und den ersten Abrechnungsmonat zu hinterlegen. Was ist bei der Eingabe des Arbeitsdatums zu beachten? Mit dem Datum legen Sie fest, in welcher Abrechnungsperiode das Programm das erste Mal gestartet wird. Vergeben Sie also jenes Datum, welches als erstes Arbeitsdatum gewünscht wird. Nur so haben Sie die Möglichkeit, nachträglich Belege zu erfassen. Überlegen Sie sich gut, welches Datum zu vergeben ist, da ein Rückdatieren aus rechtlichen Gründen nicht zulässig ist. Möchten Sie im Feld Arbeitsdatum das Systemdatum Ihres Computers benutzen, so aktivieren Sie die Checkbox "Vorgabe ist Serverdatum". Durch Wahl dieser Option übernimmt die Software beim Programmstart automatisch das im Rechner hinterlegte 18

25 Datum. Problematisch allerdings immer dann, wenn Sie beispielsweise Anfang Mai die Aprilabrechnung fahren. Da das System grundsätzlich auf diesen Wert zurückgreift, kann es dazu kommen, dass beispielsweise auf den April-Listen bereits ein Mai-Datum erscheint. In einem Netzwerk wird auf jeder Workstation bei der Mandanteneingabe als Arbeitsdatum das Rechnerdatum des Servers eingesetzt. Legt der Anwender neue Datensätze wie Adressen, Vorgänge usw. an, so wird für das Erstellungsdatum dieser Datensätze auf das Rechnerdatum des Servers zugegriffen. Das Mandantendatum wird hingegen z. B. bei der Neuanlage eines Vorgangs für das Vorgangsdatum und somit auch als Buchungsdatum verwendet. Folglich hat das lokale Systemdatum jeder Workstation keine Auswirkungen. Beachten Sie, dass nach der Neuanlage des Mandanten weder das Datum noch der erste Abrechnungsmonat zurückdatiert werden können! Bevor der Mandant nun endgültig angelegt wird, überprüfen Sie ZUSAMMENFASSUNG noch einmal alle Hinterlegungen für diesen Mandanten. in der Mit dem Betätigen des Buttons FERTIGSTELLEN wird Ihr Mandant im System angelegt. Mandanteneinrichtung Ab WISO Kaufmann 2008 können auch in der Ausbaustufe Standard mehrere Mandanten angelegt werden. Allerdings kann nur EIN Arbeitsmandant geführt werden, welcher mit Mandantennummer "1" angelegt werden muss. Weitere Mandanten können als Testmandanten geführt werden. Ausdrucke aus einem Testmandanten sind entsprechend gekennzeichnet. Neben der bereits erwähnten Netzwerkfähigkeit ist die Software für die Anlage mehrerer Mandanten vorbereitet. Unter diesen stellt man sich unterschiedliche Firmen vor, die miteinander in keinem direkten Geschäftsverhältnis stehen. Denkbar beispielsweise bei einem Steuerberater, der unterschiedliche Firmen betreut. Jedes dieser Unternehmen ist eigenständig. Die Buchhaltungen werden vollkommen getrennt geführt. Bildlich gesprochen werden die Daten in eigenen Büroordnern geführt - innerhalb der Software eben in Mandanten. 19

26 Einrichtung des ersten Mandanten Nach Bestätigung der Mandantenneuanlage treffen Sie die Entscheidung, welche Art Mandant angelegt werden soll. Die Auswahl erfolgt aus einer Listbox: MEINE TESTFIRMA / MEIN TESTMANDANT Nutzen Sie eine dieser Einstellungen, um eine Firma / einen Mandanten für Tests verwenden zu können. MEINE FIRMA Diesen Eintrag wählen Sie, wenn die Daten des eigenen Unternehmens verwaltet werden sollen. MEIN MANDANT Werden unterschiedliche Firmen, die miteinander in keinem direkten Geschäftsverhältnis stehen, verwaltet, erfolgt die Anlage als "Mein Mandant". Jedes dieser Unternehmen ist eigenständig. Die Buchhaltungen werden vollkommen getrennt geführt. Bildlich gesprochen werden die Daten in eigenen Büroordnern geführt - innerhalb der Software eben in Mandanten. Anschließend erfolgt die Abfrage nach der Zuordnungsnummer (Mandantennummer). Was gibt die Zuordnungsnummer (Mandantennummer) an? Diese stellt nichts anderes dar, als eine eigenständige Firma. In der Praxis wird z.b. ein Steuerberater mit mehreren Mandanten arbeiten. Er arbeitet mit einem Programm, legt aber getrennte Stammdaten( siehe S. 300) an. Zwischen den Mandanten selbst gibt es keine Querverbindungen. Jede Firma, für die der Steuerberater die Buchhaltung erstellt, erhält also eine eigene Mandantennummer, unter der dann die jeweiligen Stammdaten( siehe S. 300) verwaltet werden. Im Feld Mandantennummer können bis zu 15 alphanumerische Zeichen eingegeben werden. Beachten Sie, dass in der Eingabe keine Leerzeichen enthalten sein dürfen. Alternativ zu einer numerischen Eingabe ist es also 20

27 auch möglich, direkt den Namen einzugeben. Aufgrund dieser 15stelligen alphanumerischen Eingabemöglichkeit sind Sie in der Lage, mehr als 1000 Mandanten mit einem Programm zu verwalten. In der nächsten Maske wählen Sie die Ländervorgaben (Deutschland, Österreich oder Schweiz) für Ihren Mandanten aus und bestätigen die Maske mit WEITER. In den nun folgenden Eingabemasken erfolgen mandantenspezifische Angaben, wie Anrede, Firmenname, Zusatz zum Firmennamen, Kurzbezeichnung (Pflichtfeld), Straße, Land, PLZ & Ort, Bundesland, Branche, Landeswährung1, Landeswährung2, Telefon-, Internet- und Bankverbindungen, die keiner weiteren Beschreibung bedürfen. FIRMENLOGO 1 BIS 3: Das Logo kann als Windows-Bitmap, JPEG Image File, Symbol, Metadatei oder erweiterte Metadatei direkt im Datensatz gespeichert werden. Es kann aber auch eine Verknüpfung auf das jeweilige Verzeichnis erzeugt werden. Nach der Hinterlegung Ihres Firmenlogos führt Sie der Einrichtungsassistent in Eingabemasken, in denen Sie erweiterte Eingaben vornehmen können. Einige dieser Hinterlegungen sind nur erforderlich, wenn Sie auch mit den Modulen Fibu, Auftrag oder der DATEV Schnittstelle arbeiten möchten. Die Option "Als Vorgabe alle Verkaufspreise inkl. Steuer" bewirkt, dass die Preisvorgabe in den Artikelstammdaten immer als Bruttopreis gewertet wird. Lassen Sie die Checkbox deaktiviert, werden die Preise als Nettopreise eingetragen. Die Art der Versteuerung Ihres Unternehmens legen Sie unter "Mandant wird versteuert nach" Ist-Versteuerung Soll-Versteuerung fest. Standardmäßig wird Soll-Versteuerung vorgeschlagen, also die Verbuchung (und damit Abführung) der Umsatzsteuer mit der Rechnungsstellung. Für kleine Unternehmen (abhängig vom Umsatz) und Freiberufler kann in Sonderfällen die Ist-Versteuerung gewählt werden. Dadurch wird die Umsatzsteuer erst beim Geldeingang abgeführt. In Zweifelsfällen erkundigen Sie sich bei dem für Sie zuständigen Finanzamt, welche 21

28 Methode bei Ihnen Anwendung findet. In der nächsten Eingabemaske geben Sie das Ende des Wirtschaftsjahres ein. Über diesen Eintrag wird indirekt auch der Jahreswechsel gesteuert. Weicht das Wirtschaftsjahr in Ihrem Unternehmen vom Kalenderjahr ab, so legen Sie hier das Ende des Wirtschaftsjahres fest. Beachten Sie, dass nach der Neuanlage des Mandanten das Ende des Wirtschaftsjahres nicht mehr umgestellt werden kann! In den nächsten beiden Eingabemasken wird der gewünschte KONTENRAHMEN ausgewählt und BUCHHALTUNGS- KONTENNUMMERN vorgegeben. Beachten Sie, dass nach der Neuanlage des Mandanten der ausgewählte Kontenrahmen nicht durch einen anderen Kontenrahmen ersetzt werden kann! 22

29 Der Einrichtungsassistent fordert Sie nun auf, das erste Arbeitsdatum und den ersten Abrechnungsmonat zu hinterlegen. Was ist bei der Eingabe des Arbeitsdatums zu beachten? Mit dem Datum legen Sie fest, in welcher Abrechnungsperiode das Programm das erste Mal gestartet wird. Vergeben Sie also jenes Datum, welches als erstes Arbeitsdatum gewünscht wird. Nur so haben Sie die Möglichkeit, nachträglich Belege zu erfassen. Überlegen Sie sich gut, welches Datum zu vergeben ist, da ein Rückdatieren aus rechtlichen Gründen nicht zulässig ist. Möchten Sie im Feld Arbeitsdatum das Systemdatum Ihres Computers benutzen, so aktivieren Sie die Checkbox "Vorgabe ist Serverdatum". Durch Wahl dieser Option übernimmt die Software beim Programmstart automatisch das im Rechner hinterlegte Datum. Problematisch allerdings immer dann, wenn Sie beispielsweise Anfang Mai die Aprilabrechnung fahren. Da das System grundsätzlich auf diesen Wert zurückgreift, kann es dazu kommen, dass beispielsweise auf den April-Listen bereits ein Mai-Datum erscheint. In einem Netzwerk wird auf jeder Workstation bei der Mandanteneingabe als Arbeitsdatum das Rechnerdatum des Servers eingesetzt. Legt der Anwender neue Datensätze wie Adressen, Vorgänge usw. an, so wird für das Erstellungsdatum dieser Datensätze auf das Rechnerdatum des Servers zugegriffen. Das Mandantendatum wird hingegen z. B. bei der Neuanlage eines Vorgangs für das Vorgangsdatum und somit auch als Buchungsdatum verwendet. Folglich hat das lokale Systemdatum jeder Workstation keine Auswirkungen. Beachten Sie, dass nach der Neuanlage des Mandanten weder das Datum noch der erste Abrechnungsmonat zurückdatiert werden können! Bevor der Mandant nun endgültig angelegt wird, überprüfen Sie ZUSAMMENFASSUNG noch einmal alle Hinterlegungen für diesen Mandanten. in der Mit dem Betätigen des Buttons FERTIGSTELLEN wird Ihr Mandant im System angelegt. 23

30 Mustermandanten einrichten Die Mustermandanten sind sowohl von der Bezeichnung als auch in Bezug auf die Stammdaten( siehe S. 300) der jeweiligen Branche entsprechend aufgebaut. Preise und Kalkulationen sind jedoch fiktiv. Installation der Mustermandanten Schritt 1: Falls Sie bereits einen Mandanten angelegt haben und dieser geöffnet ist, starten Sie den Einrichtungsassistenten (Menüpunkt DATEI - FIRMA/MANDANT/FILIALE ÖFFNEN). Ansonsten beginnen Sie direkt mit Schritt 2. Schritt 2: Im Einrichtungsassistenten wählen Sie im Fenster "Was für einen Typ von Firma/Mandant möchten Sie erstellen?" den Eintrag: Mein Testmandant Schritt 3: Im Fenster "Was möchten Sie erstellen" wählen Sie den Eintrag: Musterdaten / -vorgaben Schritt 4: Wählen Sie im nächsten Fenster die gewünschte Musterfirma aus. Folgende Mustermandanten stehen zur Verfügung: Mustermandant Computerhandel mit Bewegungsdaten Schritt 5: Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Anschließend können Sie den Mustermandanten nutzen. Zusätzlich steht folgender Test-/Mustermandant zur Verfügung: Mustermandant Hersteller mit Bewegungsdaten Zusätzlich stehen folgende Test-/Mustermandanten zur Verfügung: Mustermandant Elektro mit Bewegungsdaten - ACHTUNG: dieser Mandant benötigt ca. 500 MB Festplattenspeicher Mustermandant Heizung / Sanitär mit Bewegungsdaten - ACHTUNG: dieser Mandant benötigt ca. 2,3 GB Festplattenspeicher Mustermandant Maler mit Bewegungsdaten Mustermandant Metallbau mit Bewegungsdaten Mandant öffnen Wurden bereits eine Firma / Mandant angelegt, erscheint nach dem Start die folgende Eingabemaske zum Öffnen von bestehenden Mandanten bzw. zum Einrichten weiterer Mandanten: 24

31 Diese Eingabemaske gliedert sich in die Abschnitte Benutzer und Firma / Mandant / Filiale. Im oberen Teil "Benutzer" geben Sie Ihren Anmeldenamen und das Kennwort ein. Der Anmeldename wird vom System vorgeschlagen und direkt aus Windows ausgelesen. Durch die Eingabe eines Kennwortes schützen Sie Ihre Daten vor unberechtigtem Zugriff. Bewahren Sie das Kennwort an einem sicheren Platz auf, da nach der Eingabe eines Kennwortes alle Daten verschlüsselt werden und Sie ohne Ihr Kennwort keine Zahlenwerte mehr erhalten. Im Abschnitt "Firma/Mandant/Filiale" erwartet das Programm von Ihnen die Angabe, mit welchem Mandant gearbeitet werden soll. Sind mehrere Mandanten angelegt worden, können Sie mit der Schaltfläche SUCHEN eine Übersicht aller vorhandenen Einträge aufrufen. Haben Sie den gewünschten Mandanten ausgewählt, kann dieser durch Betätigen der Schaltfläche ÜBERNEHMEN in das Feld Mandantennummer übernommen werden. Was ist bei der Eingabe des Arbeitsdatums zu beachten? Beim Erstaufruf wird dieses Feld aus gutem Grund leer sein. Mit dem Datum legen Sie fest, in welcher Abrechnungsperiode das Programm das erste Mal gestartet wird. Vergeben Sie also jenes Datum, welches als erstes Arbeitsdatum gewünscht wird. Nur so haben Sie die Möglichkeit, nachträglich Belege zu erfassen. Überlegen Sie sich gut, welches Datum zu vergeben ist, da ein Rückdatieren aus rechtlichen Gründen nicht zulässig ist. Sind alle Eingaben korrekt erfolgt, so bestätigen Sie diese mit "OK". Möchten Sie im Feld Arbeitsdatum das Systemdatum Ihres Computers benutzen, so aktivieren Sie die Checkbox "Vorgabe ist Serverdatum". Durch Wahl dieser Option übernimmt die Software beim Programmstart automatisch das im Rechner hinterlegte Datum. Problematisch allerdings immer dann, wenn Sie beispielsweise Anfang Mai die Aprilabrechnung fahren. Da das System grundsätzlich auf diesen Wert zurückgreift, kann es dazu kommen, dass beispielsweise auf den April Listen bereits ein Mai Datum erscheint. In einem Netzwerk wird auf jeder Workstation bei der Mandanteneingabe als Arbeitsdatum das Rechnerdatum des Servers eingesetzt. Legt der Anwender neue 25

32 Datensätze wie Adressen, Vorgänge usw. an, so wird für das Erstellungsdatum dieser Datensätze auf das Rechnerdatum des Servers zugegriffen. Das Mandantendatum wird hingegen z. B. bei der Neuanlage eines Vorgangs für das Vorgangsdatum und somit auch als Buchungsdatum verwendet. Folglich hat das lokale Systemdatum jeder Workstation keine Auswirkungen. Sind alle Eingaben korrekt erfolgt, so bestätigen Sie diese mit "OK". Weitere Mandanten anlegen Ab WISO Kaufmann 2008 können auch in der Ausbaustufe Standard mehrere Mandanten angelegt werden. Allerdings kann nur EIN Arbeitsmandant geführt werden, welcher mit Mandantennummer "1" angelegt werden muss. Weitere Mandanten können als Testmandanten geführt werden. Ausdrucke aus einem Testmandanten sind entsprechend gekennzeichnet. Sollen weitere Mandanten angelegt werden, können Sie im Feld Nummer eine noch nicht vergebene Mandanten-Nummer eingeben. Dadurch gelangen Sie nach der Abfrage "Wollen Sie den Mandanten xxx neu anlegen?" zum Assistenten für die Anlage / Einrichtung von Mandanten. Die weitere Vorgehensweise entnehmen Sie bitte dem Kapitel Mandanteneinrichtung( siehe S. 14). Benutzer einrichten Zur vollständigen Einrichtung der Benutzer sind lediglich die folgenden Schritte notwendig: 1. Überprüfen Sie, ob eine Berechtigungsstruktur für den Benutzer vorliegt bzw. erstellen Sie eine solche Über das Menü DATEI - VERWALTEN - BERECHTIGUNGSSTRUKTUREN( siehe S. 138) gelangen Sie zu der Übersicht der Berechtigungsstrukturen. Die Berechtigungsstrukturen gelten global, d.h. sie sind in allen Mandanten verfügbar. 2. Richten Sie den Benutzer ein Über das Menü DATEI - VERWALTEN - BENUTZER gelangen Sie zur Eingabe des Benutzers. Neben dem Anmeldenamen tragen Sie im Register Firmenvorgaben die Zuweisung zu der Berechtigungsstruktur ein. Sie erhalten eine Auswahl, in der alle angelegten Berechtigungsstrukturen angeboten werden. Diese Zuordnung ist global, d.h. der Benutzer ist in allen Mandanten verfügbar. 26

33 Nur Benutzer, denen hier in den Benutzerdaten die Berechtigungsstruktur Supervisor zugewiesen ist, haben Zugriff auf alle Mandanten. Alle anderen Benutzer haben nur Zugriff auf die Mandanten, denen sie zugewiesen worden sind (Schritt 3). 3. Weisen Sie den Benutzer dem Mandanten zu Über das Menü DATEI - MANDANT BEARBEITEN( siehe S. 130) können Sie im Mandantendatensatz im Register "Berechtigungen" die Benutzer hinterlegen, die Zugriff auf den Madanten haben. Im Tabellen-Feld Berechtigungsbezeichnung wählen Sie aus, welche Berechtigungsstruktur für diesen Benutzer beim Zugriff auf diesen Mandanten gelten soll. Die Grundlagen der Hauptmasken Nach dem Programmstart gelangen Sie in die Hauptmaske, die wir uns jetzt in ihren Grundlagen genauer ansehen. 1. TITELLEISTE: Zeigt den Programmnamen sowie die aktuelle Versionsnummer des Programms und bietet die windowseigenen Optionen zum Verkleinern, Vergrößern und Schließen des Anwendungsfensters. 27

34 2. TOOLBAR bzw. MENÜLEISTE: Ermöglicht den Aufruf der unterschiedlichen Programm-Unterpunkte z.b. über das Menü "Datei", das Menü "Bearbeiten" usw. 3. BEREICHSLEISTE: Mit der Bereichsleiste( siehe S. 28) können die verschiedenen Programmbereiche (Stammdaten( siehe S. 300), Vorgänge, Abrechnung usw.) schnell aufgerufen werden. 4. REGISTERLEISTE: Über die Register( siehe S. 32) erfolgt die Auswahl der einzelnen Datenblätter für einen Datensatz. 5. ARBEITSBEREICH bzw. BROWSERFELD: Übersichtsliste der vorhandenen Daten. Hier können Sie einige zusätzliche Informationen zu den aktuell ausgewählten Daten entnehmen. 6. STATUSBAR: Infofeld mit Angaben beispielsweise des Nutzers oder des Datums. 7. BEREICHSHILFE Sie können rechts neben dem Arbeitsbereich die Online-Hilfe einblenden. In der Bereichshilfe( siehe S. 43) wird Ihnen dann jeweils das Hilfe-Thema zu dem Programmbereich angezeigt, in dem Sie sich befinden. Bereichsleiste - Navigation im Programm Mit Hilfe der Bereichsleiste können Sie schnell zwischen den Programmbereichen wechseln, d.h. Sie müssen nicht über das Menü BEARBEITEN die Programmbereiche auswählen. Über das Menü ANSICHT - BEREICHSLEISTE( siehe S. 286) können Sie festlegen, ob die Bereichsleiste angezeigt werden soll und wenn ja, an welchem Rand des Fensters. Die in der nachfolgenden Beschreibung genannten Symbole bzw. Programmbereiche sind nicht verfügbar, falls Sie keine Zugriffsberechtigung dafür besitzen. Durch einen Klick auf das jeweilige Symbol wechseln Sie in den Bereich. Sie können zwischen den Modulen bzw. den Programmbereichen auch über das Menü BEARBEITEN durch Auswahl des gewünschten Punktes wechseln. Bei Nutzern, die mit einer geringeren Auflösung arbeiten, ist die Bereichsleiste standardmäßig deaktiviert. 28

35 Bereichsleiste - Meine Firma Dieses Symbol enthält die Bereiche: Startseite Hier steht Ihnen eine Schnellvorschau ausgewählter Programmbereiche (z.b. Termine, Aufgaben, Wiedervorlagen, Offene Bestellungen, Versanddatensätze, Kontakte, etc) zur Verfügung. In diesem Bereich befindet sich auch ein "Schnelleinstieg" mit Kurzbeschreibungen zu ausgewählten Themen", Übungsbeispielen und Lösungsansätzen. Sie können durch einen Mausklick auf die angezeigten Einträge zur Übersicht des jeweiligen Bereiches gelangen, um den Datensatz zu bearbeiten. Schaubild Wechselt zu einem Prozessschaubild mit programminternen Links zu den übrigen Programmbereichen sowie Internet-Links z.b. zum Online-Forum bzw. einem Feedback-Formular. Kalender( siehe S. 92) Wechselt zum Kalender. Bearbeiten Öffnet die Mandantenstammdaten zum Bearbeiten der mandantenspezifischen 29

36 Daten. Sie werden zur Eingabe eines Supervisor-Kennwortes aufgefordert. Parameter Wechselt in das Bearbeiten der Parameter. Auswertungen( siehe S. 311) Wechselt zur allgemeinen Druckübersicht, die Sie auch über das Menü DATEI DRUCKEN erreichen. Sie können die Auswertungen zu den einzelnen Programmbereichen auch über das Menü LISTEN und die Auswahl des jeweiligen Unterpunktes erreichen. Bereichsleiste - Personal Dieses Symbol enthält die Bereiche: Schaubild Wechselt zu einem Prozessschaubild mit programminternen Links des Lohnmodul. Stammdaten( siehe S. 300) Wechselt zur Übersicht der Stammdaten. Eine Beschreibung der einzelnen Bereiche der Stammdaten finden Sie in diesem Teil des Handbuch (für modulübergreifend verfügbare Daten wie Kontakte, Dokumente etc.) sowie im Handbuch zum Lohnmodul (sofern die Daten nur dort zur Verfügung stehen wie z.b. Abteilungen etc.). Erfassung Wechselt zur Bruttolohnerfassung und zum Lohnkonto. Eine Beschreibung finden Sie im Handbuch zum Lohnmodul. 30

37 Abrechnung/ Abschluss Wechselt in den Bereich Abrechnung. Darin ist ein Teil der Auswertungen und Druckausgaben des Lohnmoduls zusammengefasst. Eine Beschreibung dieses Bereiches finden Sie im Handbuch zum Lohnmodul. Bereichsleiste - Banking Dieses Symbol enthält die Bereiche: Schaubild Wechselt zu einem Prozessschaubild mit programminternen Links zu den Offenen Posten und dem Zahlungsverkehr. Offene Posten Wechselt zur Übersicht der Offenen Posten. Zahlungsverkehr Wechselt in den Zahlungsverkehr. Kontoauszüge Wechselt zu den Kontoauszügen. Diese können hier eingesehen und aktualisiert werden. Zuordnungen Wechselt zum Zahlungsverkehreingang. Hier erfolgt u.a. die Zuordnung der Kontenbewegungen. 31

38 Bereichsleiste anpassen Sie können die Breite der Bereichsleiste anpassen, indem Sie bei gedrückter linker Maustaste den Fensterteiler am rechten Rand der Bereichsleiste ziehen. Falls die Breite der Bereichsleiste ausreicht, werden die Erläuterungen der Symbole ebenfalls eingeblendet. Andernfalls wird nur das Symbol angezeigt. Register - Aufteilung der angezeigten Daten In den meisten Programmbereichen erfolgt eine Gliederung der Daten mit Hilfe von Registern. Mit diesen Registern wählen Sie die jeweils zu bearbeitenden Stammdatenbereiche aus. Die Auswahl kann nicht nur durch Mausklick auf das Register erfolgen. Sie können auch mit der Tastenkombination <Strg>+<Tabulator> zum nächsten Register wechseln. Um ein bestimmtes Register direkt anzuspringen, halten Sie die Taste <Strg> gedrückt und dazu die jeweilige Zahl, die über dem gewünschten Register angezeigt wird. Programmweit verfügbare Schaltflächen Die nachfolgend beschriebenen Schaltflächen Eingabemasken bzw. Programmbereichen verfügbar. sind weitestgehend in allen Datenerfassung Ermöglicht die Neuanlage eines Datensatzes. Kopiert den aktuell markierten Datensatz auf eine neue, freie Nummer. Ändert den aktuell markierten Datensatz. Löscht den aktuellen Datensatz, falls zulässig. Eine Löschung kann nicht durchgeführt werden, wenn beispielsweise Beträge des aktuellen Jahres in einer Lohnart kumuliert sind. Schließt die Eingabe ab und speichert alle Eingaben und Änderungen. Schließt die Eingabe ab und löscht alle Eingaben und Änderungen. Schaltfläche Quick 32

39 Die Funktion "Quick" schließt die Eingabe oder Änderung eines Datensatzes ab, ohne die Maske zu verlassen. Die Funktion wird in zwei unterschiedlichen Varianten angewandt. Diese Ausführung der Schaltfläche erhalten Sie, wenn Sie einen Datensatz mittels NEU oder KOPIEREN aufrufen. Bei der Neuanlage geben Sie zuerst die Daten des neuen Datensatzes ein. Betätigen Sie zum Abschluss Ihrer Eingabe die Schaltfläche, wird der neu erzeugte Datensatz gespeichert und die Eingabefelder werden geleert. Die Erfassungsmaske bleibt allerdings erhalten, so dass Sie umgehend die Daten eines weiteren neu anzulegenden Datensatzes erfassen können. Rufen Sie die Stammdatenmaske mittels KOPIEREN auf, gibt es zwei weitere Unterscheidungsfälle. Im ersten Fall handelt es sich um Stammdaten( siehe S. 300), die über einen eindeutigen Schlüssel verfügen müssen, wie beispielsweise die Adressen und die Artikel. Wird ein solcher Datensatz kopiert, kann die Maske nicht einfach bestätigt werden, da sonst ein doppelter Schlüssel vergeben würde. Daher erhalten Sie die Abfrage, ob die nächste freie Nummer für diesen Datensatz vergeben werden soll. Bestätigen Sie die Frage, wird automatisch die nächste freie Nummer eingetragen. Verneinen Sie die Abfrage, erhalten Sie einen weiteren Hinweis, dass die eingetragene Nummer korrigiert werden muss. Im zweiten Fall handelt es sich um Datensätze, die nicht zwingend über einen eindeutigen Schlüssel verfügen müssen. Kopieren Sie einen solchen Datensatz, wird mit jeder Betätigung der Schaltfläche "Quick" ein Duplikat des Datensatzes generiert. Rufen Sie eine Datensatzmaske mit der Funktion "Ändern" auf, erscheint diese Variante des Quick-Buttons. Über das Dreieckssymbol wird ein Untermenü aufgerufen, in welchem Sie zusätzlich die Laufrichtung der Funktion auswählen können. Wird mit gedrückter STRG-Taste der QUICK-Button (in der Eingabe) betätigt, wird die Laufrichtung einmalig umgekehrt Bestätigen Sie die Änderungen eines Datensatzes mit der Funktion "Quick", wird die aktuelle Änderung gespeichert. Gleichzeitig wird der nächste Datensatz in der Maske sichtbar und steht ebenfalls zur Änderung bereit. Mit der Laufrichtung können Sie entscheiden, ob der in der Reihenfolge nächste oder der vorherige Datensatz aufgerufen werden soll. Weitere programmweit verfügbare Schaltflächen Zusatzfunktionen, die auch über die rechte Maustaste aktiviert werden können. In verschiedenen Programmbereichen werden Änderungen dokumentiert. Über diese Schaltfläche wird das entsprechende Protokoll aufgerufen. 33

40 Hinter diesem Button verbirgt sich eine Schnittstelle für Kommunikation. Aus den Stammdaten( siehe S. 300) heraus ist es möglich, mittels der o. a. Telefonschnittstelle die eingetragenen Telefonnummern zu wählen. Um diese Schnittstelle nutzen zu können, müssen die entsprechenden Hard- und Softwarevoraussetzungen geschaffen werden. Wurden z. B. für einen Mitarbeiter mehrere Telefonnummern hinterlegt, besteht die Möglichkeit, die gewünschte Rufnummer aus einer Auswahlbox auszuwählen. Beim Aktivieren dieser Schaltfläche wird der markierte Eintrag eine Stelle nach rechts verschoben. Bewirkt die gleiche Verschiebung, allerdings nach links. Hierdurch wird der markierte Eintrag eine Zeile nach oben verschoben. Beim Aktivieren dieses Buttons wird der markierte Eintrag eine Zeile nach unten verschoben. Listbox mit Zugriff auf Daten An unterschiedlichen Stellen des Programms werden Sie immer wieder auf ein solches Feld stoßen. Denkbar beispielsweise bei Post- oder Bankleitzahlen, Anreden, etc. Rechts neben der eigentlichen Eingabezeile erkennen Sie einen Button. Es wird damit angezeigt, dass sich hier eine kleine Datenbank mit Vorgaben befindet. So kann bei "ORT" auf ein Verzeichnis mit Ortsnamen zugegriffen werden. Ein Klick auf den Button und die entsprechende Hilfsdatei wird aufgelistet. Dies ist recht praktisch, da unnötige Eingaben reduziert werden. Werden nur Teile eines Ortes eingetragen, so macht das System automatisch Vorschläge, die Ihren Eingaben entsprechen. Eingabefeld mit Listbox und Stammdaten( siehe S. 300) Ein Klick auf das Pfeilsymbol öffnet eine Auswahl an vorhandenen Daten, z. B. Ihre Mitarbeiterliste. Der Button mit den drei Punkten öffnet die Stammdatenerfassung. Dies ist hilfreich, wenn Sie beispielsweise während der Neuanlage eines Mitarbeiters feststellen, dass die benötigte Krankenkasse noch nicht vorhanden ist. Eingabefeld mit Listbox, Suchfunktion und Stammdatenerfassung Zusätzlich gibt es bei dieser Art von Eingabefeld einen Button mit Lupensymbol. Durch diesen wird eine Suchmaske aufgerufen. Mit Hilfe des Shortcuts F3 kann in allen 34

41 Eingabefeldern, die eine Datenbanksuche anbieten (eine Schaltfläche mit Lupe), der Suchendialog geöffnet werden. Tabellenansicht Mit Hilfe der Schaltfläche wählen Sie aus, welche Tabellenansicht zur Anzeige der Datensätze eines Bereiches verwendet wird, d.h. welche Felder angezeigt werden und wie sie angeordnet sind. Ein Mausklick auf diese Schaltfläche wechselt einfach zur nächsten Ansicht. Achten Sie auf das mit der Spitze nach unten zeigende Dreiecksymbol am rechten Rand dieser Schaltfläche. Ist dieses Symbol vertikal zentriert angeordnet, bedeutet es immer, dass sich darunter mehrere Auswahlen verbergen, die mit diesem Symbol direkt angesprochen werden können. Führen Sie den Mausklick an die genannte Position aus, öffnet sich ein Auswahlmenü. Aus dieser Auswahl kann die gewünschte Darstellungsform direkt gewählt werden. Der Punkt vor einem der Einträge kennzeichnet die derzeit aktive Darstellung. Beachten Sie, dass die Einstellung an dieser Stelle lediglich für die Art der Darstellung verantwortlich ist und keine Auswirkungen auf die Sortierreihenfolge der Stammdaten( siehe S. 300) hat. Suche / Sortierung Sortierung Ein Mausklick auf den Bereich des Dreieckes innerhalb des Buttons SUCHEN öffnet die Übersicht der zur Verfügung stehenden Sortierungen und somit der Möglichkeiten, den Datensatz zu identifizieren. 35

42 Die gewünschte Sortierung kann durch einen Mausklick auf den kleinen Pfeil direkt angewählt werden. Die aktive Reihenfolge wird durch den vorangestellten Punkt gekennzeichnet. Zusätzlich wird rechts neben der Schaltfläche die eingestellte Sortierung nochmals ausgewiesen. Dies dient zur Information darüber, welche Suchbegriffe in dem rechts daneben sichtbaren Eingabefeld eingegeben werden können. Selbstverständlich können Sie beliebige Eintragungen im Eingabefeld vornehmen, jedoch wird die Eingabe einer Adressnummer, wenn die Suche nach dem Suchbegriff ausgewählt ist, üblicherweise keinen Erfolg erzielen. Zusätzlich kann in allen Suchenformularen zwischen einer auf- und absteigenden Sortierreihenfolge gewählt werden, die auch durch einen Mausklick auf eine Überschrift, wie z. B. in den Adressstammdaten in der Kopfzeile einer Tabelle, gewechselt werden kann. Die Suche über diese Eingabe erfolgt dynamisch. Das bedeutet, dass die Ansicht bereits bei Eingabe des ersten Zeichens auf die Datensätze begrenzt wird, deren Suchbegriff mit diesem Zeichen beginnt. Die Möglichkeit einer inkrementellen Suche rundet die Suchfunktion ab: Diese Suche funktioniert in allen Bearbeitendialogen, Verzeichnissen und Übersichten. Sobald eine Tabelle fokussiert ist und Sie über die Tastatur eine alphanumerische Eingabe tätigen, wird diese als Suchanhang zur jeweiligen Schnellsuche benutzt. Der gefundene Datensatz wird sofort selektiert. Zusätzlich bekommen Sie unter dem Eingabefeld der Schnellsuche ein Infofenster eingeblendet, das Ihnen die komplette Zeichenkette der Suche anzeigt. Solange das Infofenster angezeigt wird, können Sie Zeichen zum Suchanhang hinzufügen bzw. mit BACKSPACE können Sie den Suchanhang löschen. Sobald das Eingabefeld aktiviert ist, was durch den blinkenden Cursor angezeigt wird, können Sie durch Betätigen der Tasten <Bild auf> und <Bild ab> zwischen den Sortierreihenfolgen umschalten, ohne das Eingabefeld zu verlassen bzw. ohne die Maus zu Hilfe nehmen zu müssen. Suche Ein Klick auf die Schaltfläche 36

43 selbst öffnet das Fenster zur Stammdatensuche. In dessen oberen Bereich stehen Ihnen Eingabefelder zu allen Suchmöglichkeiten für den gewählten Stammdatenbereich zur Verfügung. Die Eingabe des Suchbegriffes kann über alle verfügbaren Felder erfolgen. Die Anzahl und Art der verfügbaren Eingabefelder ist abhängig vom Bereich, in dem Sie sich gerade befinden. Es handelt sich hierbei um jene Datenfelder, die in der Datenbank mit einem Such-Index versehen sind. Der Index ist die Voraussetzung dafür, dass nach diesem Datenfeld gesucht und sortiert werden kann. Selbstverständlich besteht die Möglichkeit, Eintragungen in mehreren oder gar allen Eingabefeldern vorzunehmen und diese zu kombinieren. Die vorgenommenen Eingaben lassen sich mit einem Mausklick auf den Button EINGABE LÖSCHEN vollständig entfernen. Mit dem Shortcut ALT+E gelangen Sie aus den Eingabefeldern für die Suche in das Suchergebnis der Tabelle. Mit BACKSPACE kommen Sie, innerhalb der Bearbeiten- und Verzeichnisdialoge, von der Haupttabelle zurück zur Eingabe der Schnellsuche. Ist der gesuchte Datensatz identifiziert, bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche ÜBERNEHMEN. In der Stammdatensuche bedeutet dies, dass das aktuelle Fenster geschlossen und der gesuchte Datensatz in der Übersichtsmaske hervorgehoben dargestellt wird. Wählen Sie hingegen SCHLIESSEN, wird das Suchfenster ohne Übernahme des Datensatzes geschlossen. Der "Plus"-Button beinhaltet einige zusätzliche Funktionen. Suche anhalten Werden Sie möglicherweise nützlich finden, wenn die zeitaufwendige Suche in sehr großen Datenbeständen unterbrochen werden soll. Eingabe löschen Entfernt die eingegebenen Inhalte aller Suchfelder und sorgt somit für eine leere Eingabemaske. Bereich löschen Startet den Assistenten zum Löschen eines Datenbereichs. Der Assistent führt Sie durch die Auswahl des zu löschenden Datenbereichs, die anhand der verfügbaren Suchfelder getroffen werden kann. Wird die Auswahl mit "Weiter" bestätigt, erfolgt nochmals eine Sicherheitsabfrage, da das Löschen des Dateibereiches nicht rückgängig gemacht werden kann. In dieser Sicherheitsabfrage muss die Bestätigung von "Ja, die Daten wirklich löschen" explizit durch einen Mausklick erfolgen. Erst wenn die Checkbox (das kleine Feld, in dem beim Anklicken mit der Maus das Häkchen erscheint) aktiviert ist, wird die bis zu diesem Zeitpunkt inaktive Schaltfläche "Weiter" verfügbar und der Datenbereich wird entfernt. Möglicherweise scheint Ihnen das an dieser Stelle ein wenig zu viel an Sicherheit, doch glauben Sie uns, diese Meinung ändert sich sehr schnell, wenn einer Ihrer Mitarbeiter "aus Versehen" die Hälfte Ihrer Adressbestände gelöscht hat. 37

44 Bei Eingabe Suche starten Diese Option zeigt den aktiven Status durch ein Häkchen vor dem Text an. Es handelt sich hierbei um die Defaulteinstellung der Funktion, die nach der Erstinstallation voreingestellt ist. Die Suche nach Ihren Stammdaten( siehe S. 300) erfolgt hierbei dynamisch während der Eingabe. Das bedeutet, bereits bei Eingabe des ersten Zeichens wird die Ansicht der verfügbaren Datensätze auf jene reduziert, auf die das gewählte Zeichen zutrifft. Auf diese Weise muss in den meisten Fällen der Suchbegriff nicht vollständig eingetragen werden, um den gewünschten Datensatz zu identifizieren. Wünschen Sie dies hingegen nicht und deaktivieren diese Funktion, wird in der rechten oberen Ecke des Suchfensters eine zusätzliche Schaltfläche SUCHE STARTEN mit dem Lupensymbol verfügbar. In dieser Einstellung wird mit der Suche erst begonnen, nachdem Sie Ihre Suchbegriffe eingegeben und die Schaltfläche betätigt haben. Suche in Datumsfeldern In den Datumsfeldern kann das zu suchende Datum entweder über Kalenderschaltfläche im Feld ausgewählt werden oder direkt eingegeben werden. Folgende Möglichkeiten zur Eingabe bestehen: Eingabe des vollen Datums Die Eingabe kann durch Punkte getrennt erfolgen, z.b.: " " (Eingabe ohne Anführungszeichen) für den Die Eingabe kann auch ohne Punkte erfolgen, z.b.: "150104" (Eingabe ohne Anführungszeichen) für den Suche nach einer Kalenderwoche Um nach einer Kalenderwoche zu suchen, geben Sie die Kalenderwoche ein im Format KWxx.jj: KW10.04 findet alle Daten der 10.ten Kalenderwoche Suche nach einem Monat Um nach einem Monat zu suchen, geben Sie den Monat ein im Format mm.jjjj: findet alle Daten zum September Suche nach einem Jahr Um nach einem Jahr zu suchen, geben Sie das Jahr im Format.jjjj:.2004 findet alle Daten zum Jahr Suche nach einem Bereich 38 die

45 Bei den Eingabefeldern mit Unterstützung für Indexbasierte Volltextsuche kann für das Datumsfeld auch ein Bereich angegeben werden, so z.b.: " bis " oder "KW10.04 bis KW 11.04". Suche nach Betrag In Suchen-Feldern nach Beträgen wie z.b. in den Offenen Posten im Feld "Suche nach offenem Betrag" gilt: Wenn bei der Betrags-Schnellsuche hinter dem Betrag ein "!" (Ausrufezeichen, ohne Anführungszeichen) eingegeben wird, so wird genau dieser Betrag gesucht; Ansonsten werden alle Beträge + / - 0,5 angezeigt. Erweiterung der Suche allgemein " ", "TO", "BIS": Es wird der Bereich vom Suchbegriff vor und nach dem Schlüsselwort gebildet, z.b. "1 2": Sucht alle Datensätze die im Bereich 1 bis 2 liegen. Hierbei ist der Aufbau des Indexes zu beachten, denn bei einer alphanumerischen Sortierreihenfolge liegen bei folgenden Datensätzen 1, 10, 11, 2, 20, 21 alle in dem ausgewählten Bereich. Alphanumerisch Numerisch Auswahl sammeln In der Suchenmaske können Sie über die Schaltfläche z.b. mehrere selektierte Artikel nacheinander sammeln. Anschließend können Sie mit der Schaltfläche ÜBERNEHMEN die gesammelte Auswahl in den Vorgang übernehmen. Jeder Artikel wird dabei in eine Positionszeile mit der Menge 1 sowie den eingestellten Vorgabewerten übernommen. Mehrfachselektion von Datensätzen Befehle, die sich auf mehrere Datensätze beziehen können, wie beispielsweise das Löschen oder das Zusammenfassen in einem Listendruck, erfordern die Möglichkeit der Mehrfachselektion. Das bedeutet, dass mehrere Datensätze gemeinsam ausgewählt werden können. Die Mehrfachselektion erfolgt wie nachfolgend beschrieben. zusammenhängender Bereich Um einen zusammenhängenden Bereich von Datensätzen auszuwählen, markieren Sie den ersten Eintrag des gewünschten Bereichs mit der Maus. Danach drücken Sie die 39

46 UMSCHALT - Taste, halten sie gedrückt und bewegen sich mit den Pfeiltasten in die Richtung, in der die Vorgänge markiert werden sollen. Den gleichen Effekt erzielen Sie, indem Sie nach Auswahl des ersten Datensatzes die UMSCHALT - Taste drücken und halten und danach mit der linken Maustaste den letzten Datensatz des gewünschten Bereichs anklicken. Die so ausgewählten Datensätze werden in der Farbe für markierte Datensätze dargestellt. Um beispielsweise alle Lieferscheine einer bestimmten Adresse auszuwählen, stellen Sie die Sortierung der Vorgänge auf die Adressennummer ein. Wählen Sie aus der Listbox den Eintrag "Lieferschein" aus, damit nur Vorgänge dieses Typs dargestellt werden und geben Sie abschließend die richtige Adressennummer in das entsprechende Eingabefeld ein. Die Übersicht wird hierdurch auf alle Lieferscheine einer Adresse begrenzt und Sie können den gewünschten Bereich auswählen. nicht zusammenhängender Bereich Befinden sich die auszuwählenden Datensätze nicht in einem zusammenhängenden Bereich der Übersicht, wählen Sie ebenfalls den ersten zu selektierenden Eintrag mit der Maus aus. Nun drücken Sie die STRG -Taste, halten Sie gedrückt und klicken mit der linken Maustaste nacheinander auf die auszuwählenden Vorgänge. Auch bei dieser Vorgehensweise werden die selektierten Einträge andersfarbig dargestellt. Beide Auswahlmöglichkeiten können auch miteinander kombiniert werden, wobei allerdings erst der zusammenhängende Bereich ausgewählt werden muss und danach einzelne Datensätze mit in die Auswahl einbezogen werden können. Drucken Aktiviert das Druckmenü. Ebenfalls kann über die Schaltfläche GESTALTEN der Druckdesigner gestartet werden. Sobald Sie das gewünschte Formular für den Druck ausgewählt haben, können Sie über den Button DRUCKEN die Ausgabe auf einen entsprechenden Drucker richten. Über den Button BILDSCHIRMAUSGABE starten Sie einen Probedruck auf den Bildschirm. Eine weitere Beschreibung zum Drucken und den Druckeigenschaften finden Sie im Kapitel Drucken - Bereichsauswahl und Eigenschaften( siehe S. 195). Extra Ansicht Hinter dieser Schaltfläche verbirgt sich ein multifunktionales Werkzeug zur universellen Einstellung Ihrer Ansichten. Verspürten Sie schon einmal den Wunsch, alle Anschriften oder Ansprechpartner der aktuell ausgewählten Adresse in der Bildschirmübersicht verfügbar zu haben? Kennen Sie die Anforderung, die Vorgänge oder offenen Posten des Kunden einsehen zu wollen, ohne die Adressmaske zu verlassen? Wäre es nicht eine enorme Vereinfachung, wenn Sie alle Lieferanten eines Artikels direkt bei der Auswahl 40

47 desselben dargestellt bekämen? All diese Wünsche und Anforderungen, dazu noch etliche Kombinationen mehr, lassen sich mit Hilfe der Extra Ansichten realisieren. Die Schaltfläche EXTRA ANSICHT ist in zwei Seiten unterteilt. Durch einen Klick auf die rechte Seite der Schaltfläche, d.h. auf das Dreicksymbol, erhalten Sie eine Auswahl der für diesen Bereich verfügbaren Extra Ansichten. Klicken Sie dagegen auf die linke Seite der Schaltfläche so öffnen sich die zuletzt für den aktuellen Benutzer gespeicherten Extra Ansichten, bzw. falls bereits Extra Ansichten geöffnet sind, so werden diese durch den Klick auf die linke Seite der Schaltfläche geschlossen und die letzte Einstellung gespeichert. Um Extra Ansichten zu schließen, ohne die Einstellung zu speichern, verwenden Sie die Schaltfläche die sich meist im rechten oberen Bereich der Extra Ansicht befindet. Sie können mehrere Extra untereinander dargestellt. Ansichten gleichzeitig öffnen. Diese werden dann Das Fenster der Extra Ansichten ist folgendermaßen aufgebaut: Im oberen Teil befindet sich die Titelzeile. Darunter sind einige Schaltflächen, die je nach ausgewählter Extra Ansicht variieren können. Schließlich der eigentliche Browserbereich, in dem die Daten dargestellt werden. In der Titelzeile erhalten Sie weitere Informationen über den dargestellten Datenbereich. Klicken Sie diese Titelzeile mit der Maus an, öffnet sich erneut die Auswahl der darzustellenden Extra Ansichten. Treffen Sie an dieser Stelle eine andere Auswahl, wird das aktuelle Fenster durch das neu ausgewählte Fenster ersetzt. Links in der Titelzeile sehen Sie eine weitere Variante des PLUS BUTTONS. Er beinhaltet an dieser Stelle all jene Funktionen, die Sie mit dem PLUS BUTTON im ausgewählten Datenbereich ebenfalls aussuchen können. Damit ist nun auch klar, dass die Extra-Ansichten nicht nur zusätzliche Informationen anzeigen können. Die Datensätze können aus diesen Ansichten heraus ebenfalls eingesehen und verändert werden. 41

48 Die Schaltflächen stellen Möglichkeiten zur Bearbeitung der Datensätze dar. Es handelt sich dabei um die gleichen Möglichkeiten, wie Sie Ihnen der eigentliche Datenbereich bietet. Beachten Sie, dass sich die Ansicht dieser Schaltflächen in den Extra-Ansichten deaktivieren lässt. Sollten Sie die Toolbar an dieser Stelle als störend empfinden, können Sie diese im Hauptmenü unter ANSICHT VORGABEN deaktivieren. Weiterhin werden Ihnen die Kurzinformationen zu der jeweiligen Schaltfläche in der Statusleiste links unten angezeigt, sobald Sie mit dem Mauszeiger auf eines der Symbole deuten. Da die Optionen variieren können, stellen wir an dieser Stelle nur einige Standardfunktionen vor. Mit ein wenig Übung werden Sie sich mit diesen verkleinerten Schaltflächen sehr schnell zurechtfinden. Neu dient der Neuanlage eines Datensatzes Kopieren kopiert den ausgewählten Datensatz Ändern ändert den ausgewählten Datensatz Löschen löscht den ausgewählten Datensatz Drucken ruft das Druckmenü auf Extra-Ansicht macht zusätzliche Extra-Ansichten verfügbar. Über diese Schaltfläche in einer geöffneten Extra Ansicht wird rechts neben der geöffneten Extra Ansicht eine weitere geöffnet. Die angezeigten Datensätzen sind mit denen in der links befindlichen Extra Ansicht verknüpft. Assistent Zur leichteren Bedienung des Programms können Sie einen Assistenten nutzen. Über das Menü? - ASSISTENTEN können Sie den Assistenten ein- bzw. durch erneutes Öffnen des Menüs und Anklicken ausschalten. Der Assistent verändert seine Position und die gegebenen Informationen jeweils passend zu der Stelle im Programm, an der Sie sich gerade befinden. Linke Maustaste Wenn Sie den Mauszeiger über den Assistenten bewegen, können Sie ihn bei gedrückter 42

49 linker Maustaste an eine andere Stelle bewegen. Rechte Maustaste Mit der rechten Maustaste können Sie das Kontextmenü des Assistenten öffnen. Diese Befehle stehen Ihnen zur Auswahl: Letzte Information erneut anzeigen Falls die zuletzt angezeigte Information nicht mehr angezeigt wird, so können Sie sie mit Hilfe dieses Befehls wieder aufrufen. Suchen Es wird ein Suchfenster eingeblendet, in das Sie eine Frage eingeben können. Nach Bestätigen der Schaltfläche SUCHEN in diesem Fenster wird die Programmhilfe( siehe S. 44) geöffnet und die Ergebnisse werden Ihnen angezeigt. Information verbergen Wählen Sie diesen Befehl, um die Information des Assistenten kurzfristig auszublenden. Assistent beenden Mit dieser Funktion beenden Sie den Assistenten. Um ihn wieder zu aktivieren, wählen Sie erneut im Menü "? - ASSISTENTEN" den Eintrag Assistenten aus. Um den Assistenten nicht nur im Programm sondern auch in der Anmeldemaske zu unterdrücken, dürfen Sie ihn nicht über das Kontextmenü beenden, sondern müssen ihn stattdessen über das Menü "? - ASSISTENTEN" ausschalten. Bereichshilfe Über das Menü? - BEREICHSHILFE können Sie die Bereichshilfe ein- bzw. durch erneutes Öffnen des Menü und Anklicken ausschalten. Haben Sie die Bereichshilfe geöffnet, so wird Ihnen diese rechts neben dem Arbeitsbereich angezeigt. 43

50 Zur leichteren Bedienung des Programms wird Ihnen das Hilfethema jeweils passend zu der Stelle im Programm angezeigt, an der Sie sich gerade befinden. Falls das Thema in weitere Kapitel unterteilt ist, so werden Ihnen diese als Link im unteren Bereich unter der Überschrift "Themen" angezeigt. Sie können durch Anklicken des Link zu diesen Kapiteln wechseln. Weitere Informationen zur Bedienung der Hilfe finden Sie im Kapitel Hilfe zur Hilfe( siehe S. 44) Hilfe zur Hilfe Öffnen Sie die Programmhilfe durch einen Klick auf die Schaltfläche Der Arbeitsbereich der Programmhilfe ist in zwei Bereiche unterteilt: Die rechte Hälfte des Arbeitsbereichs der Hilfe dient der Anzeige der ausgewählten Hilfethemen. Auf der linken Seite stehen Ihnen die folgenden vier Register zur Verfügung: Inhalt Zeigt die Struktur der Handbücher an. Die Beschreibung des Programms ist in die folgenden vier Handbücher unterteilt: - "modulübergreifend" (Beschreibungen z.b. zu Adressen, die mehr als eines der Module Auftrag, FiBu, Lohn betreffen) - "Auftrag" (Beschreibungen z.b. zu Artikeln, die nur das Modul Auftrag betreffen) - "FiBu" (Beschreibungen z.b. zu Geschäftsvorfällen, die nur das Modul FiBu betreffen) - "Lohn" (Beschreibungen z.b. zu Mitarbeitern, die nur das Modul Lohn betreffen) Auf der rechten Seite wird das ausgewählte Thema angezeigt. Falls das Thema in weitere Kapitel unterteilt ist, so werden Ihnen diese als Link im unteren Bereich unter der Überschrift "Themen" angezeigt. Sie können durch Anklicken des Link zu diesen Kapiteln wechseln. Index Zeigt den Index in alphabetischer Reihenfolge an. Wählen Sie ein Thema und bestätigen Sie die Auswahl anschließend mit der Schaltfläche ANZEIGEN. Auf der rechten Seite wird dann das ausgewählte Thema angezeigt. Wenn Sie anschließend wieder auf das Register Inhalt wechseln, wird Ihnen die Position in der 44

51 Struktur angezeigt, an der sich das Thema befindet. Suchen Geben Sie in dem Register einen Suchbegriff ein, um nach einem Hilfethema zu suchen. Lassen Sie anschließend mit Hilfe der entsprechenden Schaltflächen die Themen auflisten und dann anzeigen. Auf der rechten Seite wird dann das ausgewählte Thema angezeigt. Mit Hilfe der Schaltfläche mit dem Dreieck-Symbol neben dem Sucheingabefeld können Sie Suchbegriffe mit AND, OR, NEAR bzw. NOT verbinden. Favoriten Beim Wechsel in dieses Register wird das zuletzt angezeigte Hilfethema in das Feld "Aktuelles Thema" unten in diesem Register übernommen. Mit Hilfe der Schaltfläche HINZUFÜGEN können Sie das aktuelle Thema zu der Liste Ihrer Favoriten hinzufügen. Das Untermenü der Schaltfläche Hilfe Das Untermenü der Schaltfläche wird über das Dreieckssymbol der Schaltfläche aufgerufen. Es enthält die folgenden Einträge: Inhalt & Index Der Index der Online-Hilfe wird aufgerufen. Hilfe zur Hilfe Hier erhalten Sie eine Erklärung zur Benutzung der Online-Hilfe Assistent anzeigen Der Assistent kann ein- bzw. durch erneutes Öffnen des Menüs und Anklicken ausgeschaltet werden. Weiter Informationen Neuerungen In diesem rtf-dokument werden alle Neuerungen der einzelnen Revision des Programms aufgeführt. Liesmich 45

52 In diesem rtf-dokument werden zusätzliche Informationen wie z. B. Systemvoraussetzungen aufgeführt. Lizenz In diesem Text-Dokument werden die Lizenzvereinbarungen aufgeführt. Leistungsvergleich Hier erhalten Sie einen Überblick über die in den einzelnen Programmversionen verfügbaren Funktionalitäten. Prozessschaubilder Über die Schaltfläche erreichen Sie für den jeweiligen Bereich (Meine Firma( siehe S. 29), Verkauf, Einkauf, Buchhaltung, Personal( siehe S. 30), Banking( siehe S. 31)) ein Prozessschaubild. Das Schaubild soll helfen, die Programmbereiche aufzurufen, die für den jeweiligen Arbeitsschritt benötigt werden. Klicken Sie auf den gewünschten Link wie z.b. um das Eingabefenster des jeweiligen Programmbereichs zu öffnen. Einige Schaubilder wie z.b. die der Bereiche Meine Firma( siehe S. 29), Verkauf, Einkauf, Buchhaltung bieten oberhalb des Start-Schaubilds eine Leiste mit Links zu weiteren Schaubildern. Klicken Sie auf diese Links, um das Schaubild zu wechseln. Stammdatenverwaltung 46

53 Allgemeines zur Stammdatenverwaltung Die Stammdatenverwaltung erreichen Sie, indem Sie in der Bereichsleiste des Hauptmenüs die Schaltfläche wählen (im Auftragsmodul Bereich VERKAUF - STAMMDATEN), oder über den Menüpunkt BEARBEITEN die Stammdaten( siehe S. 300) aufrufen. Zu den Stammdaten( siehe S. 300) zählen bspw. Adressen (Kunden, Lieferanten, Interessenten, etc.), Artikel sowie für die Finanzbuchhaltung z.b. der Kontenplan. Adressen In den Adressdaten werden alle Ihr Unternehmen betreffenden Adressen in einer gemeinsamen Datenbankstruktur erfasst und verwaltet. Hierbei ist es unerheblich, ob es sich um einen Kunden, einen Lieferanten oder einen Interessenten handelt. Die Unterscheidung der Adressgruppen erfolgt durch die unterschiedliche Vergabe von Nummernkreisen und zusätzlich durch diverse von Ihnen zu vergebende Kennzeichen wie z.b. den Status. Die Eingabemasken und die vielfältigen Möglichkeiten der Adressverwaltung werden in den folgenden Kapiteln vorgestellt. Adresserfassung Mit der Schaltfläche NEU oder KOPIEREN tragen Sie neue Adressen in Ihre Datenbank ein. Im Fenster "Adressdatensatz neu erfassen" finden Sie weitere Register, deren Inhalte sich auf die verschiedenen Bereiche des Datensatzes beziehen. Mit der Auswahl des jeweiligen Registers wählen Sie den gewünschten Bereich aus und erhalten die zugehörige Eingabemaske. Die in diesen Registern verfügbaren Eingabefelder werden in den folgenden Kapiteln beschrieben. Die Adressmaske ist unterteilt in einen Kopfbereich und mehrere Eingabebereiche, die über eine Registerleiste angewählt werden können. Adresserfassung - Kopfdaten Die Angaben im Kopfbereich bleiben beim Wechsel der Eingabebereiche immer sichtbar. Adresserfassung - Kopfdaten "Adressnummer" Die Adressnummer ist ein identifizierender Schlüssel der Adressdatenbank und muss eindeutig zugewiesen sein. Eindeutigkeit bedeutet an dieser Stelle, dass eine Adressnummer nicht für mehrere Adressen vergeben werden kann. Die Adressnummer muss mindestens fünfstellig vergeben werden und darf maximal 15 Stellen beinhalten. Beachten Sie bei der Anlage Ihrer Nummernkreise, dass die Kompatibilität zur DATEV wesentlich weniger Freiraum bei der Vergabe der Nummernkreise lässt. Möchten Sie 47

54 diese Kompatibilität wahren, dürfen Adressnummern ausschließlich fünfstellig numerisch vergeben werden. Hierbei ist der Nummernkreis zwischen und für die Debitoren reserviert, während der Nummernkreis zwischen bis für die Kreditoren vorgesehen bleibt. Möchten Sie diese Vorgabe nicht einhalten, Ihre Daten aber dennoch an DATEV-konforme Fibu-Konten übergeben, muss das Buchungskonto in der Eingabemaske "Kennzeichen" korrekt hinterlegt werden! Die Eingabe der Adressnummer erfolgt alphanumerisch und ist auf folgenden Zeichenvorrat begrenzt: Buchstaben A bis Z Ziffern 0 bis 9 Umlaute Ä Ö Ü ß Bindestrich Unterstrich _ Punkt. Schrägstrich / Stern * Klammern ( ) Die Eingabe von Buchstaben wird immer in Großbuchstaben umgewandelt, auch wenn sie als Kleinbuchstaben eingegeben werden. Die Vergabe von weiteren Sonderzeichen und von Leerzeichen in der Adressnummer ist unzulässig und wird bei der Eingabe nicht akzeptiert. Die Adressnummer ist außerdem das einzige Feld der Adressmaske, welches zwingend mit einem gültigen Inhalt gefüllt werden muss. Alle weiteren Eingabefelder des Adressdatensatzes können ohne Inhalt bleiben, auch wenn das in der Praxis natürlich wenig Sinn ergibt. Sie werden bei der korrekten Eingabe der Adressnummer unterstützt, d.h. Sie werden darauf hingewiesen, wenn Sie versuchen, bei der Eingabe ein ungültiges Zeichen zu verwenden. Wird die maximale Länge des Eingabefeldes erreicht, sind keine weiteren Zeichen mehr einzugeben. Versuchen Sie, eine Adressnummer zu vergeben, die bereits in der Datenbank existiert, erscheint folgende Abfrage: Bestätigen Sie diese Abfrage mit JA, wird automatisch die nächste freie Nummer für diese 48

55 Adresse vergeben. Beantworten Sie die Abfrage hingegen mit NEIN, erhalten Sie einen weiteren Hinweis, der Sie nochmals auffordert, eine andere Nummer für die Adresse zu vergeben. Die erneute Bestätigung bringt Sie wieder in die Eingabemaske zurück und Sie können die Eingabe der Adressnummer verändern. Erst wenn die Adressnummer vollständig und korrekt eingegeben ist, kann mit der Eintragung weiterer Informationen zu diesem Datensatz fortgefahren werden. Die Bestätigung der Adressnummerneingabe wird das Eingabefeld deaktivieren. Dies ist ein Zeichen dafür, dass die vergebene Adressnummer im weiteren Programmverlauf nicht mehr geändert werden kann. Adresserfassung - Kopfdaten "Status" Der Status ist konzipiert für die Beschreibung der Beziehung dieser Adresse zu Ihrem Unternehmen. Er kann frei eingegeben oder aus einem Listenfeld ausgewählt werden. Die Vorgaben können von Ihnen im Hauptmenü unter BEARBEITEN PARAMETER ADRESSEN geändert und Ihren Anforderungen entsprechend angepasst werden. Adresserfassung - Kopfdaten "Suchbegriff" Bei dem Feld Suchbegriff handelt es sich um ein weiteres Feld nach dessen Inhalt gesucht werden kann. Der Suchbegriff eignet sich hervorragend, um eine Adresse anhand eines kurzen einprägsamen Synonyms zu identifizieren. Sie können den Suchbegriff frei definieren. Wenn das Kennzeichen "Bei Neuanlage Suchbegriff aus Rechnungsanschriftenname 2 bilden (bei Personen aus dem Nachnamen)"( siehe S. 206) gesetzt ist, unterstützt Sie das Programm, indem es einen Suchbegriff aus dem Eintrag im Feld "Namen 2" ableitet. Z.B. wird aus "Meier & Söhne OHG" der Suchbegriff "MEIER SÖHNE" generiert. Mit der Tastenkombination "ALT"+"F" gelangen Sie während der Erfassung eines Adress-Datensatzes direkt in das Feld "Suchbegriff". Im Gegensatz zur Adressnummer ist im Suchbegriff keine Eindeutigkeit vorgeschrieben. Geben Sie den Suchbegriff ein, werden Ihnen in der Übersicht alle Einträge, auf die dieser Begriff zutrifft, in der Übersicht dargestellt. Aus einer derart eingeschränkten Liste lässt sich die Auswahl der richtigen Firma Meier sehr einfach treffen. Die Länge des Eingabefeldes ist auf 25 Zeichen begrenzt und es steht der gleiche Zeichenvorrat wie für die Adressnummer zur Verfügung. Zusätzlich ist im Suchbegriff jedoch auch die Verwendung der Kleinbuchstaben a z zulässig. Adresserfassung - Kopfdaten "Branche" Der Eintrag der Branche erfolgt entweder manuell oder durch Auswahl aus der Listbox. Diese Vorgaben können von Ihnen im Hauptmenü unter BEARBEITEN PARAMETER 49

56 ADRESSEN geändert und Ihren Anforderungen entsprechend angepasst werden. Adresserfassung - Register Die Adresserfassung ist durch Register in verschiedene Bereiche gegliedert. Adresserfassung - Register "Adresse" Das Register "Adresse" wählt die Eingabemaske der Adresse aus. Ein Adressdatensatz besteht immer aus mindestens einer Anschrift, kann jedoch durchaus auch mehrere Anschriften beinhalten. In Abhängigkeit hiervon weist die Adresseingabemaske zwei verschiedene Varianten der Darstellung auf. Sind die Rechnungsanschrift und die Lieferanschrift dieser Adresse identisch, wird in dieser Maske nur eine einzige, mit "Rechnungsanschrift & Lieferanschrift" überschriebene Übersicht dargestellt. Verfügt die Adresse über mehrere Lieferanschriften und es ist nicht die gleiche Anschrift als Standard Rechnungsanschrift und als Standard Lieferanschrift gekennzeichnet (hierzu im nächsten Abschnitt mehr), werden die beiden Standardanschriften nebeneinander dargestellt. Zur einfachen Erstellung einer Lieferanschrift steht Ihnen die Schaltfläche zur Verfügung. Die aktuelle Rechnungsanschrift wird hierbei dupliziert und steht als weitere Anschrift zur Verfügung. Die Eingabefelder der Erfassungsmaske bedeuten im Einzelnen: Name 1 (Anrede) ist vorgesehen für die Vergabe der Anrede. Die Einträge können aus einer Listbox 50

57 ausgewählt oder manuell eingetragen werden. Der Inhalt der Listbox wird unter BEARBEITEN PARAMETER im Register SONSTIGE ANREDEN von Ihnen festgelegt. Name 2 dient der Eingabe der Firmenbezeichnung bzw. des Namens. Dieses Feld ist mit einem Schlüssel versehen, damit Sie nach dem Inhalt suchen und Datensätze daran identifizieren können. Name 3 (Zusatz) beinhaltet weitere Angaben zum Namen, verfügt jedoch nicht über einen Schlüssel, weshalb Sie nicht nach dessen Inhalt suchen können. Straße nicht nur der Straßenname sondern auch die Hausnummer werden hier notiert. Land die Auswahl erfolgt aus einer Listbox und die Bezeichnung des gewählten Landes wird ausgeschrieben. Postleitzahl Hier handelt es sich um die kombinierte Eingabe von Postleitzahl und Ort. Die beiden Datenfelder stehen in direkter Abhängigkeit voneinander und basieren auf der hinterlegten Postleitzahlendatenbank. Noch während der Eingabe der Postleitzahl wird diese vervollständigt und der zugehörige Ort eingetragen. Das bedeutet, sobald Sie die erste Ziffer der Postleitzahl eingetragen haben, wird der erste Eintrag des Postleitzahlenverzeichnisses vervollständigt. Mit Eingabe jeder weiteren Ziffer wiederholt sich dieser Vorgang, bis der Eintrag vollständig ist. Der Ort wird automatisch eingetragen, könnte allerdings von Ihnen überschrieben werden. Beachten Sie, dass das im Lieferumfang enthaltene Postleitzahlenverzeichnis ausschließlich mit Daten für Deutschland, Österreich und die Schweiz versehen ist. Bei Auswahl eines anderen Landes werden Sie zwangsläufig die Postleitzahl und den Ort vollständig eintragen müssen. Die automatische Vervollständigung der Eingabe arbeitet auch bei Eingabe des Ortes. Wird ein Ort identifiziert, erfolgt der Eintrag der Postleitzahl ebenfalls selbständig. Postfach erhält die Angabe zur Postfachnummer. Postfach Postleitzahl erfolgt wie die Eingabe der Postleitzahl, bezieht sich hier jedoch auf das Postfach. Telefon Die Eingabe der Telefonnummer beinhaltet Automatismen zur Erleichterung und Fehlervermeidung. Wurde der Adresse ein gültiges Länderkennzeichen sowie eine Postleitzahl hinterlegt, die in der Datenbank enthalten ist, erhält die Telefonnummer den 51

58 Eintrag der Vorwahl bzw. der Ländervorwahl zzgl. der Ortsnetzvorwahl. Sie müssen in diesem Fall lediglich die Rufnummer der Adresse ergänzen. Die Darstellungsform sowie das Trennzeichen können Sie im Menüpunkt BEARBEITEN PARAMETER mit dem Eintrag SONSTIGE PARAMETER selbst auswählen. Der rechte Rand des Eingabefeldes wird vom Telefonsymbol begrenzt. Betätigen Sie diese Schaltfläche, startet das in der Windows-Systemsteuerung eingetragene Programm zur Wahlhilfe. Telefax arbeitet wie die Eingabe der Rufnummer, bezieht sich jedoch auf die Faxnummer und verfügt nicht über das Wahlhilfesymbol. Webseite Dient dem Eintrag einer URL für die Webseite der eingetragenen Adresse. Ein Mausklick auf die Schaltfläche am rechten Rand des Eingabefeldes startet den für Ihr System konfigurierten Internet-Browser und ruft die angegebene Internetadresse auf. Voraussetzung für eine erfolgreiche Ausführung der Aktion ist natürlich eine bestehende Internetverbindung. 1 beherbergt die erste Adresse zu diesem Adressdatensatz. Ein Mausklick auf die Schaltfläche am rechten Rand des Eingabefeldes startet Ihren Client und öffnet eine neue Mail an die angegebene Adresse. Hierbei ist die Voraussetzung für ein erfolgreiches Gelingen ein korrekt installierter Mail Client. 2 bietet die Möglichkeit der Hinterlegung einer alternativen/zusätzlichen Adresse. Die Funktionsweise ist identisch wie bei der 1. Ansprechpartner Der Ansprechpartner ist nicht einfach nur ein Name, sondern bezeichnet einen eigenen Datensatz mit weiteren Informationsfeldern. Mit dem Eingabefeld "Ansprechpartner" wurde lediglich das Namensfeld des Ansprechpartner-Datensatzes in der Adressmaske verfügbar gemacht. Umgekehrt bewirkt ein Eintrag in das Datenfeld innerhalb der Adressmaske die Übernahme der Information in das Namensfeld des Ansprechpartner-Datensatzes. Wenn das Kennzeichen "Bei Neuanlage Ansprechpartner aus Anschriftenname 2 bilden, sofern Name 1 eine Personenanrede ist"( siehe S. 206) gesetzt ist und es sich beim Eintrag im Feld "Name1 (Anrede)" um eine Personenanrede handelt, unterstützt Sie das Programm, indem es einen Ansprechpartner aus dem Eintrag 52

59 im Feld "Namen 2" ableitet. Die vollständige Eingabemaske des Ansprechpartners erhalten Sie, in dem Sie die Schaltfläche am rechten Rand des Eingabefeldes betätigen.eine ausführliche Beschreibung des Ansprechpartner-Datensatzes finden Sie im Kapitel Ansprechpartner( siehe S. 53). Ansprechpartner Der Ansprechpartner ist nicht einfach nur ein Name, sondern bezeichnet einen eigenen Datensatz mit weiteren Informationsfeldern. Die Erfassungsmaske hat folgenden Aufbau: Wie Sie sehen, verfügen Sie im Bereich "Ansprechpartner" über die Möglichkeit der Eingabe einer Anrede, des bereits erwähnten Namens des Ansprechpartners, sowie einer Anrede für Serienbriefe. Diese Anrede für Serienbriefe kann mittels verschiedener Synonyme automatisch gebildet werden und in den Parametern auf Wunsch vordefiniert werden. Die möglichen Synonyme sind: #ANR Anrede #ASP Ansprechpartner #AVN Vorname Ansprechpartner (Wird aus allen Wörtern des Ansprechpartners ausgenommen des letzten gebildet) #AVK Vorname abgekürzt (Wird aus dem ersten Buchstaben des ersten Wortes mit einem Punkt gebildet) #ANN Nachname des Ansprechpartners (Wird aus dem letzten zusammenhängenden Wort des Ansprechpartner gebildet) Wenn sie z. B. folgende Anrede für den Serienbrief erzeugen wollen Sehr geehrter Herr Fritz Müller müssen Sie die folgende Anredendefinition nutzen, sofern als Ansprechpartner "Fritz Müller" hinterlegt ist: Sehr geehrter #ANR #AVN #ANN Die Druckausgabe dieser Sequenz für den Ansprechpartner eines Adressdatensatzes erfolgt über die Variable Adr.Re.Asp.AnrSB welche Ihnen im Layout eines Serienbriefs zur Verfügung steht. 53

60 Die bereits aus dem eigentlichen Adresssatz bekannten Datenfelder zur Kommunikation finden Sie hier erneut vor. Ergänzt werden sie durch eine zweite Telefonnummer und die Rufnummer eines Mobiltelefons. Adresserfassung - Register "Bank/Zahlungsmodalität" Die Maske Bank/Zahlungsmodalität ist unterteilt in die Themengebiete "Vorgabe für Versandart / Lieferbedingung", "Bankverbindung", "Zahlungskonditionen", "Kreditlimit und Mahnung & abweichende Mahnzeiten". Vorgabe für Versandart / Lieferbedingung Versandart Öffnet eine Listbox, mit der Sie der Adresse die bevorzugte Versandart zuordnen können. Die Versandarten können Sie selbst erstellen und editieren, indem Sie im Hauptmenü den Eintrag BEARBEITEN PARAMETER aufrufen. Mit der Auswahl VERSAND VERSANDARTEN können Sie die gewünschte Anpassung vornehmen. Die exakte Vorgehensweise beschreiben wir im Kapitel Versand dieser Dokumentation. Versand Zahlungsweise Auch hierbei handelt es sich um eine Listbox, aus der Sie Vorgaben auswählen können. Bankverbindung In diesem Bereich können mehrere Bankverindungen sowie Informationen zu Kreditkarten Ihres Kunden hinterlegt werden. Über die Schaltfläche NEU erfassen Sie einen neuen Bankverbindungs-Datensatz. Über den PLUS-Button können die weiteren Funktionen wie Kopieren, Ändern, Löschen usw. aufgerufen werden. Im Bankverbindungs-Datensatz stehen Ihnen diese Felder zur Verfügung: Zahlungsart Hier kann aus einer weiteren Listbox die Zahlungsart ausgewählt werden. Die Vorgaben können nicht verändert werden und sind fest in der Anwendung hinterlegt. Bankleitzahl Die Bankleitzahl der Bank dieser Adresse kann manuell eingetragen werden. Sie können jedoch auch die drei Schaltflächen verwenden, um die Bankenübersicht, die Suchfunktion oder die Bankstammdaten aufzurufen, um den Datensatz einfacher identifizieren zu können. 54

61 Kontonummer Die dem Adressatz zugehörige Kontonummer muss natürlich manuell eingetragen werden. Hier sind keine Eingabehilfen möglich. Zusatzinformationen - Name des Inhabers Hier können Sie zusätzliche Informationen bei einem abweichenden Kontoinhaber hinterlegen. IBAN IBAN ist die Abkürzung für "International Bank Account Number". Diese von den europäischen Bankverbänden zusammen mit dem European Committee for Banking Standards vereinbarte, auf europäischer Ebene standardisierte internationale Kontonummer besteht aus maximal 34 alphanumerischen Zeichen. Die in Deutschland verwendete IBAN besteht aus 22 Stellen und enthält: das Länderzeichen DE für Deutschland eine zweistellige Prüfziffer die achtstellige Bankleitzahl sowie die zehnstellige Kontonummer. Bei Kontonummern, die kürzer als 10 Stellen sind, muss die IBAN linksbündig mit Nullen aufgefüllt werden. Kreditkarte Hier können Sie alle notwendigen Informationen zu einer Kreditkarte, wie die Art der Karte, die Kartennummer, Gültigkeit der Karte sowie den Namen des Inhabers hinterlegen. Kurzinformation An dieser Stelle können Sie eine Information zu dieser Zahlungsart hinterlegen. Hausbank Die Hausbank beinhaltet Ihre eigene Bankverbindung. Aus der Listbox können Sie die in den Firmenstammdaten im Menü unter DATEI MANDANT BEARBEITEN hinterlegten Mandantenbanken auswählen. Die Vorgabe bei der Neuanlage wird immer die erste eingetragene Bank sein. Zahlungskonditionen Zahlungsbedingungen Die Zahlungsbedingungen können entweder aus einer Listbox ausgewählt oder manuell in das Eingabefeld eingetragen werden. Die an dieser Stelle gemachten Angaben haben rein informativen Charakter. Die Vorgaben können im Hauptmenü unter BEARBEITEN PARAMETER verändert werden. Darin besteht die Möglichkeit, die Eingabefelder mit Vorgaben zu belegen. 55

62 Wurden entsprechende Eintragungen in den Parametern vorgenommen, so werden diese Felder bei der Auswahl der Zahlungsbedingungen automatisch gefüllt. Selbstverständlich können auch diese Angaben manuell von Ihnen geändert werden. Achten Sie bei der Anlage in den Parametern oder bei der manuellen Eintragung darauf, dass diese fünf Eingabefelder die Grundlage für die in den Vorgängen ausgegebenen Zahlungsbedingungen sowie den zugehörigen Datumsangaben darstellen. Kreditlimit Das hier hinterlegte Kreditlimit wird bei der Vorgangserfassung abgefragt und bei Überschreitung angemahnt. Mahnung und abweichende Mahnzeiten Bekommt Mahnung Diese Checkbox muss aktiviert werden, wenn diese Adresse Mahnungen für überfällige Offene Posten erhalten soll. Ist die Checkbox nicht aktiviert, werden keine Mahnungen erzeugt, auch wenn Offene Posten mit überschrittener Fälligkeit existieren. Abweichende Mahnzeiten Im Hauptmenü definieren Sie im Eintrag BEARBEITEN PARAMETER, in der Auswahl OFFENE POSTEN MAHNSTUFEN, die üblichen Mahnzeiten Ihres Unternehmens. Dennoch arbeitet man in der Regel immer wieder mit Kunden zusammen, die entweder ausgedehntere oder auch engere Mahnzeiten zugewiesen bekommen sollen. Für die Hinterlegung dieser abweichenden Mahnzeiten ist dieses Eingabefeld vorgesehen. Die Anzahl der Tage, nach denen Offene Posten gemahnt werden sollen, werden an dieser Stelle durch Komma getrennt eingetragen. Bsp.: Üblicherweise mahnen Sie einen offenen Posten drei mal und zwar nach 30 Tagen, nach 40 Tagen und nach 50 Tagen, bevor Sie den Weg des gerichtlichen Mahnverfahrens beschreiten. Soll beispielsweise ein besonders langjähriger Kunde die erste Mahnung erst nach 50 Tagen erhalten und die beiden weiteren nach jeweils zehn weiteren Tagen, erfolgt der Eintrag in dieses Eingabefeld in der Form: 50,60,70 Adresserfassung - Register "Kennzeichen" Im Register " Kennzeichen" erfolgt eine thematische Unterteilung in die Bereiche Währung/Ausland, Vertreter, Vorgabe Fibu Buchungskonto, Kontakt zu dieser Adresse sowie Vorgaben für die automatische Sammelrechnung. Behandeln wir die Eingaben wieder der Reihe nach: 56

63 Währung / Ausland Währung Die in den Mandantendaten hinterlegte Leitwährung 1 wird als Währung für eine neu anzulegende Adresse vorgeschlagen. Entspricht dieser Vorschlag nicht Ihrer Wahl, kann die Währung aus einer Listbox ausgewählt werden. Die angebotenen Einträge werden im Hauptmenü unter BEARBEITEN PARAMETER in der Auswahl SONSTIGE FREMDWÄHRUNGEN definiert. Freie Eingaben können in der Adressmaske nicht vorgenommen werden. Inklusive Steuer Handelt es sich bei der Adresse um einen Endkunden, werden Sie in der Regel nicht mit Nettopreisen, sondern mit Bruttopreisen arbeiten wollen. Aktivieren Sie diese Checkbox, werden in der Vorgangserfassung für diesen Kunden alle Preise als Preise inklusive Umsatzsteuer ausgewiesen. Dieses Kennzeichen kann nur bei Inlands-Kunden aktiviert werden. Über das Menü Bearbeiten - Parameter - Adressen - Status können Sie eine Vorbelegung für dieses Kennzeichen in Abhängigkeit vom Status der Adresse festlegen. Steuerkategorie Im Bereich der Steuerkategorie hinterlegen Sie, ob es sich um einen Inland-, Auslandoder EU-Auslandskunden handelt. Die Umsatzsteuerkategorien sind von uns vordefiniert und können somit nicht verändert werden. Eine genauere Beschreibung zu den Umsatzsteuerkategorien finden Sie weiter im Kapitel Parameter - Sonstige. Auslandskunde Diese Auswahl kennzeichnet den Kunden als Auslandskunden. Mit der Kennzeichnung wird die Steuererfassung in der Auftragserfassung automatisch unterbunden. Auslandskunde EU Wird diese Kennzeichnung aktiviert, hat das die gleichen Auswirkungen wie die Kennzeichnung als Auslandskunde. Zusätzlich werden die generierten Umsätze in die EU-Steuermeldung eingetragen. Steuernummer An dieser Stelle hinterlegen Sie die Steuernummer der Adresse. USt.-Identnummer An dieser Stelle hinterlegen Sie die Umsatzsteuer Identnummer der Adresse. 57

64 Vertreter Vertreternummer Arbeiten Sie mit Vertretern, denen eine Provision vergütet wird, tragen Sie die Vertreternummer in das Eingabefeld ein. Ist Ihnen die Vertreternummer nicht geläufig, können Sie mit einem der drei Symbole die Vertreterübersicht, die Suchfunktion oder die Vertreterstammdaten aufrufen, um Sie bei Ihrer Auswahl zu unterstützen. Die Eingabe einer Vertreternummer, die nicht in den Stammdaten( siehe S. 300) angelegt ist, wird mit dem Vermerk "Keine Eintragung" gekennzeichnet. Eine Provisionsermittlung kann dann nicht erfolgen. Provision (in %) Erhält Ihr Vertreter einen festen Provisionssatz vergütet, tragen Sie hier den Prozentsatz der Provision ein. Vorgabe für FiBu Buchungskonto Kontonummer In diesem Feld muss die Kontonummer des Personenkontos für diese Adresse Ihrer Finanzbuchhaltung hinterlegt sein. Kontakt zu dieser Adresse Kontakt durch Möchten Sie Ihre Adresskartei danach auswerten, auf welche Weise der Kontakt entstand, bildet dieses Eingabefeld die Grundlage dafür. Der Eintrag kann manuell erfolgen oder aus der Listbox ausgewählt werden. Der Inhalt der Listbox kann in den Parametern über die Auswahl ADRESSEN KONTAKTAUFNAHME von Ihnen vorgegeben werden. Adresserfassung - Register "Rabatt" Die über das Register " Rabatt" aufzurufende Maske widmet sich den Preisnachlässen. Rabatt in % Über die Checkbox "Rabatt in %" aktivieren Sie überhaupt erst die Rabattfähigkeit dieser Adresse. Solange die Checkbox nicht aktiviert ist, steht Ihnen in der Vorgangserfassung für diese Adresse keine Möglichkeit der Rabattvergabe zur Verfügung. Aktivieren Sie allerdings die Option, können Sie zusätzlich in dem rechts daneben angeordneten Eingabefeld einen Grundrabatt für die Adresse eintragen. Aus der Listbox können auch in 58

65 den Parametern vergebene Rabattsätze ausgewählt werden. Beachten Sie: Rabatte werden nur berücksichtigt, wenn sowohl die Adresse als auch die verwendete Preisstufe des Artikels rabattfähig sind. Erfassung der Adresswarengruppenrabatte Die Erfassung der Adresswarengruppenrabatte vorgesehenen Maske. erfolgt in einer eigens dafür Adresserfassung - Register "Artikelvorgabe" Die Artikelvorgaben definieren artikelbezogene Angaben zu einer Adresse. In den Artikeldaten wurde Ihnen die Möglichkeit vorgestellt, mehrere Preise für einen Artikel verwalten zu können. Im ersten Auswahlfeld dieser Maske legen Sie die Artikelpreisgruppe, die für diese Adresse verwendet werden soll, fest. Die Vorgabe ist der als Standard definierte Preis, Sie können allerdings auch eine feste Preisgruppe auswählen. Mit den darunterliegenden Checkboxen geben Sie an, welcher Artikeltext in einem Vorgang mit der aktuellen Adresse verwendet werden soll. Handelt es sich beispielsweise um einen fremdsprachigen Kunden und in den Artikelstammdaten sind die Artikelbeschreibungen dieser Sprache im Textblock 3 hinterlegt, aktivieren Sie an dieser Stelle nur diesen Textblock. Sie können natürlich mehrere oder alle Textblöcke gleichzeitig aktivieren. Das Kennzeichen Historyfähig ist die Voraussetzung dafür, dass Vorgänge bzw. deren Inhalte in der History gespeichert werden können. Erfolgt die Aktivierung dieser Checkbox nicht, werden keine Historyeinträge generiert. In der Tabellenansicht dieser Maske werden abweichende Artikeldaten für diese Adresse verwaltet. Die Eingabe dieser Daten erfolgt wiederum in einer eigens hierfür vorgesehenen, durch Register unterteilten Maske( siehe S. 59). Abweichenden Artikeldatensatz erfassen Adressnummer Die Angabe der Adressnummer dient wiederum nur Ihrer Information und kann nicht verändert werden. 59

66 Artikelnummer Die Artikelnummer definiert den Artikel, für den zu dieser Adresse die nachfolgenden, abweichenden Daten eingetragen werden sollen. Register "Abweichende Daten" Abweichender Preis Hat es Ihr Kunde geschafft, einen abweichenden Preis auszuhandeln, tragen Sie diesen in das hierzu vorgesehene Eingabefeld ein. Der Original-Verkaufspreis wird dabei zur Information mit angezeigt. Zusätzlich können Sie festlegen, ob der eingetragene abweichende Preis inklusive Umsatzsteuer ist und für welche Menge dieser abweichende Preis gilt. Das dritte Register "Info" ermöglicht wieder die mittlerweile hinlänglich bekannte Eingabemöglichkeit eines Informationstextes. Zu guter Letzt finden Sie hier wieder die Informationen über das Erstellungsdatum, das Datum der letzten Änderung, sowie die Angaben über den Benutzer, der die Angaben eingetragen bzw. die Veränderungen vorgenommen hat. Adresserfassung - Register "Selektionen" In diesem Register stehen Ihnen Selektionsfelder zur Verfügung. Es handelt sich hierbei um weitestgehend frei konfigurierbare Datenfelder, die der Aufnahme bestimmter Kennzeichen bzw. weiterer Informationen dienen. Bevor die Selektionen genutzt werden können, müssen sie im Datenbank-Manager aktiviert( siehe S. 149) werden. Adresserfassung - Register "Memo" Die Eingabemöglichkeit der "Memo" dient der Hinterlegung umfangreicher Texte zu dieser Adresse. Zur Gestaltung des Textes stehen Ihnen alle Möglichkeiten offen, die mit der RitchEdit Funktion verfügbar sind. Adresserfassung - Register "Bild/Info" Das letzte Register der Adressstammdaten bietet die Möglichkeit, der Adresse eine Bilddatei zuzuweisen. Möglich wäre hier beispielsweise die Hinterlegung des Firmenlogos. Wozu auch immer Sie Ihren Adressen eine Grafik zuordnen möchten, die Möglichkeiten dazu haben Sie an dieser Stelle. 60

67 Klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche "Bild", öffnet sich ein Windows Dateiauswahlfenster, wie Sie es auch aus anderen Anwendungen kennen. Die Bilddatei muss in einem der vorgegebenen Grafikformate vorliegen, damit die Zuordnung zu einer Adresse erfolgen kann. Andere Grafikformate als die in der Listbox aufgeführten, werden nicht unterstützt. Weiterhin bietet diese Seite der Adressdaten die Möglichkeit, einen Informationstext zu hinterlegen. Dies geschieht in dem mittlerweile bekannten Eingabefeld, dessen gestalterische Möglichkeiten bereits vorgestellt wurden. Extra Ansichten der Adressverwaltung In den Adressstammdaten stehen Ihnen über die Schaltfläche die Extra Ansichten( siehe S. 40) zur Verfügung, mit denen Sie weitere den Datensätzen zugeordnete Daten einsehen und in vielen Fällen auch bearbeiten können. ABWEICHENDE ARTIKELDATEN Alle dieser Adresse hinterlegten abweichenden Artikeldaten. VERTRETER Detailinformationen zum Vertreter, der dieser Adresse zugewiesen ist. VORGÄNGE Diese Ansicht ist wieder zweigeteilt. Im oberen Bereich sehen Sie alle noch nicht gebuchten Vorgänge der Adresse. Der untere Bereich enthält die archivierten Vorgänge. VERSAND Ebenfalls in zweigeteilter Form sehen Sie oben die aktuellen Versanddatensätze zu der Adresse und im unteren Bereich die bereits archivierten Daten. OFFENE POSTEN Da auch die "offenen Posten" archiviert werden, erhalten Sie erneut die bereits bekannte, horizontale Teilung der Extra Ansicht in bestehende und archivierte "offene Posten". HISTORY Die für diese Adresse bestehenden Datensätze der Historydatenbank. UMSATZ Die Umsatzwerte der selektierten Adresse werden mit kumulierten Monatswerten dargestellt. Mit der Schaltfläche wählen Sie das anzuzeigende Jahr aus. Es besteht die Möglichkeit, die Umsatzwerte der letzten zehn Jahre darzustellen. 61

68 Die Schaltfläche dient der Auswahl der Darstellungsart. Der Umsatz kann in Tabellenform, als Tortengrafik und mit horizontalen oder vertikalen Balken grafisch dargestellt werden. Entscheiden Sie sich für die tabellarische Darstellung, erhalten Sie die vier Angaben über Umsatz, Roherlös, Stückumsatz und Gewichtsumsatz nebeneinander dargestellt. Wählen Sie eine der grafischen Darstellungsformen, entscheiden Sie über die Schaltfläche welcher Wert in der Darstellung verwendet werden soll. Jede der generierten Grafiken kann über das Clipboardsymbol in die Windows Zwischenablage übergeben werden, von wo aus Sie die Grafik zur Weiterverarbeitung, bspw. in eine Präsentation oder ein Textverarbeitungs- bzw. Grafikprogramm übergeben können. MEMO Sind Ihren Adressen Memotexte zugewiesen, werden diese mit dieser Extraansicht dargestellt. Dabei werden Formatierungen, die in der Eingabe des Memotextes verwendet wurden, ebenfalls angezeigt. INFORMATION Die Adressinformation wird in dieser Ansicht angezeigt. Im Unterschied zum Memotext können in der Info keine Formatierungen angewandt werden. BILD Eine der Adresse zugeordnete Bilddatei wird in dieser Extraansicht angezeigt. GEOLOKALISIERUNG Zeigt den Postleitzahlenbereich der selektierten Adresse in einer grafischen Darstellung an. Schaltflächen der Adressverwaltung Zu den stammdatenübergreifenden Schaltflächen gehören: HILFE, NEU, KOPIEREN, ÄNDERN und LÖSCHEN. Die Funktion dieser Schaltflächen ist in allen Stammdatenbereichen gleich. Eine Beschreibung dieser Schaltflächen finden Sie daher im modulübergreifen Teil des Handbuch im Kapitel Programmweit verfügbare Schaltflächen( siehe S. 32) und den folgenden Kapiteln. Die nachfolgend beschriebenen Schaltflächen stehen in den Stammdaten( siehe S. 300) der Adressen zur Verfügung: 62

69 Der Eintrag "Verwalten" öffnet ein Untermenü mit diesen Bereichen: Abweichende Artikeldaten Sie erreichen hierüber je nach Auswahl, direkt einen der Datenbereiche zu der selektierten Adresse, ohne den Adressdatensatz erst mittels "Ändern" aufrufen zu müssen. Die Eingabemasken der Datenbereiche können hierüber direkt angesprungen werden. Für die markierte Adresse kann mit dieser Schaltfläche direkt ein Vorgang erfasst werden. Es ist nicht notwendig, die Adressübersicht zu schließen und die Vorgangserfassung zu öffnen. Besonders praktisch ist diese Funktion bei der telefonischen Aufnahme von Vorgängen. Nachdem die Adresse identifiziert wurde, kann mit nur einem Mausklick ein Vorgang generiert werden. In der Parametereinstellung des Statuseintrags können Sie den von Ihnen benötigten Vorgangstyp auswählen, der bei Verwendung dieser Funktion erzeugt wird. Adressen - Kommunikation Wenn Sie in den Adressstammdaten den Button drücken, auch zu erreichen über den Hotkey F12 besteht die Möglichkeit der Kontaktaufnahme zu in der Datenbank gespeicherten Adressen. Ihnen stehen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung, die sich auf unterschiedliche Bereiche der Kommunikation beziehen. Die angebotenen Kommunikationsmerkmale beziehen sich auf die selektierte Adresse. Die Wahlhilfe bietet die Telefonnummern sowohl der Adresse als auch der Lieferanschrift und deren Ansprechpartner zur Auswahl an. Wählen Sie einen der Einträge aus, wird das in der Systemsteuerung eingetragene Programm zur Wahlhilfe geöffnet und die Telefonnummer übergeben. Über den Eintrag werden Ihnen die -adressen des Adress- und Anschriftensatzes in einem Untermenü angeboten. Die Auswahl öffnet das in Ihrem System eingestellte Programm. Die Adresse wird selbstverständlich an die Anwendung übergeben. Der Menüeintrag Webseite stellt die URL der Webseite des Adress- und Anschriftensatzes in einem Untermenü zur Verfügung. Die Auswahl öffnet den in Ihrem System eingestellten Internetbrowser. Die URL wird natürllich ebenfalls an die Anwendung übergeben. Die Funktion Brief, Fax, wird in den nachfolgenden Kapiteln erläutert. 63

70 Adressen - Brief, Fax, Sie wählen einfach die Adresse aus, der Sie eine Mitteilung zustellen möchten und rufen die Funktion über die Schaltfläche PLUS - KOMMUNIKATION - BRIEF, FAX, auf. Wählen Sie Bearbeiten, um in das Druckmenü zu gelangen, in dem Sie verschiedene Layouts erzeugen und gestalten können. Hierbei stehen Ihnen die nachfolgend beschriebenen Arten von Vorlagen für Brief und Fax, Word Brief-Vorlagen und Vorlagen für den -versand zur Verfügung. Brief- und Faxvorlagen Neue Drucke mit dem unten abgebildeten Kennzeichen für Vorlagen, die über den Druckdesigner gestaltet werden, können Sie Drucken und über eine Faxsoftware versenden. Schauen wir uns die Eigenschaften des Drucks anhand des Vorgabelayouts Leer an: Um die Eigenschaften dieser unterschiedlichen Drucke festzulegen, können Sie diese über den Button EIGENSCHAFTEN öffnen. Die an dieser Stelle getroffene Auswahl bleibt dauerhaft gespeichert, wobei Sie über so genannte Pins festlegen können, ob diese vor dem Druck angefragt werden soll. Diese Einstellungen werden benutzerspezifisch gespeichert. Die Einstellung wird vor dem Druck abgefragt Die Einstellung wird vor dem Druck nicht mehr abgefragt. Des Weiteren wird Ihnen zu einigen Einstellungen noch ein weiteres Symbol angezeigt: Dieses Symbol zeigt Ihnen an, dass die dazugehörige 64

71 Einstellung beim Bildschirmdruck nicht beachtet wird. Dies kann z. B. für das Verschieben des Druckes in das Ausgabeverzeichnis Archiv oder die Parameterabarbeitung der Fall sein. Eine Übersicht der Einstellungen der Pins und des Bildschirmdrucksymbols wird Ihnen an letzter Position eines jeden Registers angeboten: Als zweites können Sie mittels des Registers Optionen weitere Eigenschaften des Briefs festlegen. Hier befinden sich jetzt die Einstellungen, die nicht direkt den Druck betreffen. Ausgabe nach Land und Postleitzahl sortieren Über dieses Kennzeichen können Sie die Sortierung der Druckdaten aktivieren. Als erstes Sortierkriterium wird das Land genutzt. Innerhalb dieser Landesabgrenzung wird daraufhin nach Postleitzahlen sortiert. Dies setzt allerdings voraus, dass die Landeskennzeichen korrekt hinterlegt sind. Im Register "Text" geben Sie den eigentlichen Inhalt Ihres Schreibens ein. Dazu wird Ihnen an dieser Stelle die Möglichkeit der Texterfassung im RTF-Format zur Verfügung gestellt. Beachten Sie bei der Eingabe des Textes, dass dieser maximal so lang sein darf, dass der Text noch auf die erste Seite passt. Im letzten Register Parameter befinden sich weitere Funktionen, die die Ausgabe eines Drucks beeinflussen. "Anzahl der im Layout definierten Seiten" Über die hier hinterlegte Anzahl von Seiten lässt sich beeinflussen, wie viele Seiten Ihr Druck insgesamt haben soll. Um zu steuern, welche Inhalte auf einer bestimmten Seite ausgegeben werden, sind einige Anpassungen im Druckdesigner vorzunehmen. Genauere Informationen zu der Druckgestaltung finden Sie im Anhang. "Empfänger Adresse" Wenn Sie die Option "Bei allen Telefaxnummern nachfragen" aktivieren, erscheint vor der Faxausgabe ein Abfrage, in der Sie eine Faxnummer eingeben können. Ist bei der Adresse bereits eine Faxnummer hinterlegt, so wird diese vorgeschlagen und kann überschrieben werden Mit der Option "bei fehlender Telefaxnummer nachfragen" erscheint die Abfrage der Faxnummer nur dann, wenn der Adresse keine Faxnummer hinterlegt wurde. "Ansichtenoptionen" Mit dem Parameter "im Menü anzeigen" aktivieren Sie, dass ein Druck direkt im Drückmenü angezeigt wird und aufgerufen werden kann, ohne in die Druckausgabe zu wechseln. 65

72 Wenn Sie ein Layout nicht mehr benötigen, jedoch nicht löschen möchten, so können Sie es als "Archivlayout" kennzeichnen. Neue Drucke mit dem unten abgebildeten Kennzeichen für Vorlagen können an einen -client übergeben werden oder über das SMTP-Protokoll direkt versendet werden. Die Eigenschaften der bzw. Serien- unterscheidet sich nur in wenigen Details von denen eines Briefs oder Fax. Das zweite Register Optionen bietet Ihnen die Möglichkeit zu bestimmen, ob die vor dem Versenden angezeigt werden soll. Wenn Sie diesen Punkt aktivieren, könnnen Sie die individuell ergänzen oder eine Anlage hinzufügen. Zudem können Sie auswählen, ob die im HTML-Format versandt werden soll. Ist diesen Punkt aktiv, können Sie zusätzlich die erweiterte HTML-Unterstützung nutzen. Mit der erweiterten Unterstützung stehen Ihnen die erweiterte HTML- -Layout-Verarbeitung, eine Prioritätsvergabe sowie eine Aufforderung zum Senden einer Lesebestätigung zur Verfügung. Beachten Sie bitte: Bei Verwendung von Simple-MAPI wird der Inhalt der generierten als HTML-Anlage versendet. Eine Prioritätsangabe wird von Simple-MAPI nicht unterstützt. Im Register "Parameter" im Bereich "Empfänger Adresse" können Sie ähnlich wie bei der Ausgabe per Fax die Option "Bei allen Adressen nachfragen" aktivieren, so dass vor der ausgabe ein Abfrage erscheint, in der Sie eine Adresse eingeben können. Ist bei der Adresse bereits eine hinterlegt, so wird diese vorgeschlagen und 66

73 kann überschrieben werden Mit der Option "bei fehlender Adresse nachfragen" erscheint die Abfrage der Adresse nur dann, wenn der Adresse keine hinterlegt wurde. Wenn Sie die Eigenschaften verlassen können Sie den Versand weitergehend über den Button GESTALTEN editieren. Wenn Sie diese Schaltfläche betätigen, öffnet sich ein Feldeditor, den Sie ggf. schon z. B. im Bereich des Exports kennen gelernt haben. Eine genaue Beschreibung dieses Editors finden Sie im Anhang dieses Handbuchs. In der Zeile "Betreff" kann der Betreff der hinterlegt werden. Das RTF - Fenster darunter bietet Ihnen die Möglichkeit den eigentlichen Text der zu erfassen. Hierbei können Sie festen Text und Variablen kombinieren. In der darunter liegenden Liste werden Ihnen alle verfügbaren Variablen für die Erstellung des Betreffs und des Textes zur Verfügung gestellt. Sie können diese per Drag&Drop oder einfach mittels eines Doppelklicks in den Text übernehmen. Die beiden Schaltfläschen ANLAGEN HINZUFÜGEN und ANLAGEN ENTFERNEN sollten Ihnen aus den gängigen Clients wie z. B. MS Outlook Express bekannt sein. Hier können Sie für den Versand per auch den Quelltext einer kompletten extern generierten HTML-Mail oder Webseite hinterlegen (inklusive head und body). Des Weiteren besteht an dieser Stelle die Möglichkeit, einen eigenen Quelltext zu erstellen. Hierbei wird der Quelltext innerhalb von <HTML> und </HTML> interpretiert. Beachten Sie: Innerhalb der Tags dürfen sich keine Formatierungen, d.h. unterschiedliche Schriftarten, Zeilenumbrüche etc..., befinden. Wenn Sie die erweiterte HTML-Unterstützung in den Eigenschaften aktiviert haben, können Sie im GESTALTEN mehrere HTML-Bereiche definieren. Freier Text kann außerhalb der HTML-Bereiche eingebunden werden. Ebenso ist es möglich, den kompletten Inhalt einer Webseite abzulegen. Sie können das Layout mit verschiedenen Techniken gestalten und z.b. RTF-Elemente mit Tabellen versehen oder andere HTML-Elemente wie beispielsweise Flash-Animationen oder Bilder 67

74 einbinden. Die zum Anzeigen notwendigen Tags können Sie innerhalb von <HTML> <!-Hier Ihre Tags --> </HTML> einbetten. Hier ein Beispiel für die Einbettung von Variablen innerhalb eines HTML Bereichs: <!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transi-tional//EN"> <html> <head> <title></title> <meta name="generator" content="firmenname GmbH"> </head> <body bgcolor="#6699ff"><p style="font-size: 20px; VERTICAL-ALIGN: baseline; CURSOR: hand; COLOR: #ff0000; FONT-FAMILY: Arial; BACKGROUND-COLOR:transparent; TEXT-ALIGN: center">vollständig in der Software erstellte Mail am «Datum» für «Adr.AdrNr» </P></body></html> Dieses Beispiel gibt eine mit blauem Hintergrund und zentriert dargestelltem Text aus. Das Datum und die Adressnummer werden hierbei über die Variablen ausgegeben. Sie können unabhängige HTML Bereiche definieren, zwischen denen Sie Rtf Text oder Variablen ausgeben können z.b. <HTML><div align="center">...</html> Ihr normaler Text/Variable <HTML>...</div></HTML> Formatieren Sie Ihre Tags nur mit einer Schriftart und Farbe und entfernen Sie möglichst alle Textumbrüche. Tipp: Durch die Verwendung eines HTML Generators vereinfacht sich die Erstellung einer HTML-Mail, jedoch ist zu beachten, dass evtl. erstellte Zeilenumbrüche oder Formatierungen nach dem Einfügen in die Mail entfernt werden müssen. Beispiel in Outlook Express: Betätigen Sie die Schaltfläche Neue , aktivieren Sie in diesem Mail Fenster unter Ansicht den Punkt Quelltext bearbeiten. Hiermit stehen Ihnen nun drei Register zur Verfügung mit deren Hilfe Sie schnell und einfach HTML Mails erstellen und editieren können. Nach Abschluss der Gestaltung kopieren Sie den angezeigten HTML Text im Register Quelltext und fügen ihn in die gewünschte Mailvorlage ein. Ursache für Darstellungsdifferenzen sind in der Regel Zeilenumbrüche und Formatierungen, die beim Kopieren des Quelltextes mit übernommen werden. Gegebenenfalls kontrollieren Sie bitte, ob beim Einfügen unerwünschte Zeilenumbrüche oder Formatierungen übernommen wurden. Tipp: Formatierungen können Sie durch ein Kopieren über Notepad entfernen. 68

75 Nachdem Sie alle Eigenschaften und auch die Gestaltung der hinterlegt und abgeschloßen haben, können Sie diese vollautomatisiert versenden. Hierzu müssen Sie lediglich die Schaltfläche SENDEN betätigen. Seriennummer suchen (Adressen) Über diese Schaltfläche erreichen Sie die Maske "Lagerbuch-Datensatz suchen". Über diese Suche finden Sie die Zubuchung und auch die Abbuchung z.b. eines bestimmten Artikels mit einer Seriennummer. Nach dem Klick auf die Schaltfläche ÜBERNEHMEN wird in der Übersicht der Adressen die in dem markierten Treffer der Suche enthaltene Adresse markiert. Falls Sie die Schaltfläche SERIENNUMMER SUCHEN in den Stammdaten( siehe S. 300) der Artikel ausführen, so wird analog dazu nach dem Klick auf die Schaltfläche ÜBERNEHMEN in der Übersicht der Artikel der in dem markierten Treffer der Suche enthaltene Artikel markiert. Falls Sie die Schaltfläche SERIENNUMMER SUCHEN in der History ausführen, so wird analog dazu nach dem Klick auf die Schaltfläche ÜBERNEHMEN in der Übersicht der History der in dem markierten Treffer der Suche enthaltene Historydatensatz markiert. Plus Schaltfläche - Optionen (Stammdaten der Adressen) Das auch über die rechte Maustaste aufzurufende PLUS-Menü beinhaltet vorwiegend die Standardfunktionen der Adressverwaltung, womit ein alternativer Aufruf der Funktionen ermöglicht wird. Einige Möglichkeiten lassen sich jedoch ausschließlich über den PLUS-Button aufrufen. Der Eintrag "In Zwischenablage" im Untermenü vom Import / Export übergibt den aktuell ausgewählten Datensatz in die Windows-Zwischenablage, über die er in andere Anwendungen eingefügt werden kann. Inhalt und Aufbau dieses Datensatzes wird vom Anwender über "Zwischenablage bearbeiten" festgelegt. Die Anleitung, in welcher Form Sie die Zwischenablage mit dem Feldeditor bearbeiten können, erhalten Sie im Anhang dieser Dokumentation. "Import"( siehe S. 188) und "Export"( siehe S. 193) unterscheiden sich von der Übergabe der Zwischenablage darin, dass sie für einen Datenbereich durchgeführt 69

76 werden, während sich die Übergabe zur Zwischenablage immer nur auf einen selektierten Datensatz bezieht. Außerdem werden die zu exportierenden Daten nicht an die Zwischenablage übergeben, sondern in eine Datei geschrieben. Der Eintrag "Optionen" beherbergt einige weitere sehr leistungsfähige Funktionen, die in den nachfolgenden Kapiteln beschrieben werden. Bereich löschen Das Löschen eines Datenbereichs wird wiederum über einen Assistenten durchgeführt. Nachdem Sie die Begrüßungsmaske bestätigt haben, gelangen Sie in die Bereichsauswahl, in der die zu löschenden Datensätze festgelegt werden. Beachten Sie: Dieses Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden! Beachten Sie daher bitte unbedingt die Sicherheitshinweise beim Ausführen dieser Funktion! Legen Sie zuerst die Sortierreihenfolge der Adressen fest und tragen Sie danach den Anfangs- und Startwert des Bereichs ein. Bei der Eingabe des Start- und Endwerts können Sie durch einen Mausklick auf das Lupensymbol die Suchfunktion zur Unterstützung heranziehen. Es folgt die obligatorische Bestätigung mit Angabe der Anzahl Datensätze. Auch hier muss die Checkbox wieder explizit bestätigt werden, damit Sie die nächste Maske erreichen. Die nächste Maske ist der Hinweis auf die Datensicherung. Nach Bestätigung gelangen Sie in die Zusammenfassung und durch Bestätigen der Schaltfläche FERTIGSTELLEN wird der Löschvorgang endgültig durchgeführt. Vergrößerte Anfasspunkte für Fensterteiler anzeigen Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie mit dem Mauszeiger ein geteiltes Fenster wie. z.b. bei den Extra-Ansichten einfacher platzieren, um die Fensteraufteilung zu verändern. 70

77 Kontakte Kontakte sind Informationen, die zu verschiedenen Datenbereichen hinterlegt werden, damit sie zu einem späteren Zeitpunkt ausgewertet werden können. Dadurch, dass Sie nicht auf einen kleinen Datenbereich beschränkt sind, sondern Kontakte für die meisten Datenbereiche generieren können, lässt sich dieser Datenbereich sehr vielseitig einsetzen. Einige Beispiele: Ein Artikel läuft aus und Sie möchten Hintergrundinformationen darüber speichern. Ein potentieller Interessent wurde mit Informationsmaterial versorgt und Sie halten fest, welche Unterlagen er exakt erhalten hat. Ihr Paketdienst informiert Sie darüber, dass eine Sendung beschädigt wurde und die Lieferung zu Ihnen zurückkommen wird... Ihren Anforderungen sind fast keine Grenzen gesetzt, wenn es darum geht, die Möglichkeiten der Kontaktverwaltung auszuschöpfen. Die Erstellung eines Kontaktes kann auf verschiedene Arten erfolgen. Entweder erstellen Sie ihn manuell innerhalb der Stammdaten( siehe S. 300) der Kontakte oder Sie erstellen ihn aus verschiedenen Bereichen des Programms über das Menü der Schaltfläche KOMMUNIKATION. In den Datenbereichen, für die ein Kontakt generiert werden kann, haben Sie im Menü dieser Schaltfläche die Möglichkeit, einen Kontakt neu zu erstellen oder die Kontaktübersicht aufzurufen. Kontakterfassung Die Kontakt-Erfassungsmaske ist unterteilt in einen Kopfbereich Eingabebereiche, die über eine Registerleiste angewählt werden können. und mehrere Kontakterfassung - Kopfdaten Dieser, den Kontakt identifizierende, Kopfbereich bleibt bei beiden Registern gleich und beinhaltet folgende Datenfelder: Erfassungsdatum Bei der Neuanlage eines Kontakts werden automatisch das aktuelle Datum und die Uhrzeit eingetragen. Manuelle Änderungen sind selbstverständlich möglich, wobei die bekannten Eingabehilfen zur Verfügung stehen. Bereich Mit dieser Auswahl aus einer Listbox legen Sie den Datenbereich fest, für den dieser Kontakteintrag erzeugt werden soll. In der Auswahl stehen Ihnen die Datenbereiche zur Verfügung, für die ein Kontakteintrag erstellt werden kann. Nummer 71

78 Nachdem der Datenbereich festgelegt ist, wählen Sie hier den Datensatz aus, der durch eine Nummer identifiziert wird. Name Mit dem Namen kann der Eintrag näher definiert werden. Bei Kontakten vom Typ Adressen, können Sie den Namen des Ansprechpartners aus einer Listbox auswählen, sofern er im Adresssatz gespeichert ist. Kurzinformation Die Kurzinformation enthält Angaben zum Inhalt des Kontakts. Die für Sie wichtigsten Einträge können in den Parametern der Kontakte vorbelegt werden, damit Sie diese aus einer Listbox auswählen können. Sachbearbeiter (Benutzer) Der aktuell am System angemeldete Benutzer wird hier automatisch eingetragen. Soll der Kontakt für einen anderen Benutzer erstellt werden, können Sie die Information entsprechend ändern. Wichtigkeit Die Wichtigkeit eines Kontakts kann in drei verschiedenen Stufen angegeben werden. Aus einer Listbox können Sie aus den drei Optionen niedrig, normal und hoch wählen. Das der Wichtigkeit zugeordnete Symbol wird in der Kontaktübersicht in einer eigenen Spalte dargestellt, damit die Einträge sofort unterschieden werden können. Kontakterfassung - Register Die Erfassungsmaske der Kontaktverwaltung ist in mehrere Register aufgeteilt, die über eine Registerleiste angewählt werden können. Kontakterfassung - Register "Info / Erreichbarkeit" Das Register Info/Erreichbarkeit beinhaltet primär ein Eingabefeld für ausführliche Angaben zu diesem Kontakteintrag. Zur Formatierung der Texteingabe stehen Ihnen die RichEdit Funktionen zur Verfügung, die im Anhang dieser Dokumentation ausführlich beschrieben werden. Der Bereich Erreichbarkeit/Kommunikation des Registers wird bei Kontakten, denen ein Ansprechpartner zugewiesen werden kann, automatisch mit den im Ansprechpartner-Datensatz enthaltenen Daten gefüllt. Lediglich die URL einer Homepage wird hier nicht wiederholt. Selbstverständlich können diese Daten manuell eingetragen oder geändert werden. 72

79 Kontakterfassung - Register "Anrede Serienbrief / Gesperrt / Datensatzinfo" Wählen Sie das Register Anrede Serienbrief/Gesperrt/Datensatzinfo, können Sie zwei weitere Informationen hinterlegen. Zum Einen steht Ihnen an dieser Stelle das Datenfeld Anrede Serienbrief zur Verfügung, das wiederum mit eventuell vorhandenen Daten aus einem Ansprechpartner-Datensatz gefüllt wird. Zum Anderen ist in dieser Maske ein weiterer Sperrvermerk verfügbar, der sich allerdings ausschließlich auf diesen Kontaktdatensatz bezieht. Das bedeutet, dass der Sperrvermerk einer Adresse nicht übernommen wird, wenn es sich um einen Kontakt vom Typ Adresse handelt und auf der anderen Seite ein in dieser Maske vorgenommener Sperrvermerk nicht in die Adressdaten übertragen wird. Der Abschnitt Historyinformationen wird mit Daten gefüllt, wenn der Kontaktdatensatz verändert wird. Zu den Veränderungen zählen das Kopieren und das Verschieben in das Kontaktarchiv. Verwaltet wird das Datum der Änderung und der Benutzer, der die Änderung vorgenommen hat. Außerdem wird eine Kurzinformation über die Art der Änderung eingetragen. Dokumente Die Dokumentenverwaltung gestattet Ihnen, Dokumente zu verschiedenen Bereichen wie "Adressen", "Artikel", "Kostenstellen", "Kontenplan", "Vertreter" "Warengruppen" oder "Vorgänge" zu verwalten. Indem die Dokumente den jeweiligen Bereichen zugewiesen werden, ergibt sich eine einfache und übersichtliche Verwaltung, mit der Möglichkeit des schnellen Zugriffs. Hieraus resultieren vielfältige Anwendungsmöglichkeiten. Sie können externe Kalkulationen, Stücklisten, Zeichnungen oder andere Dokumente mit einbinden, was die Übersicht erhöht, Fehler vermeidet und für eine transparente Abwicklung komplexer und umfangreicher Vorgänge sorgt. Bereich Stammdaten - Dokumente Die Dokumente werden in einer Tabellenansicht dargestellt: 73

80 Extra Ansicht Vorschau Auf Wunsch erhalten Sie über die Extra Ansicht eine Voransicht des ausgewählten Dokuments: Die Voransicht kann allerdings nur dann korrekt arbeiten, wenn der Datensatz als OLE-Objekt erfasst wurde und der ausgewählte Dokumenttyp in Ihrem Betriebssystem mit einer Anwendung verknüpft ist. Eine Besonderheit der Dokumentenverwaltung, stellt die Möglichkeit der Mehrfachauswahl dar. Mit gedrückter <Strg> Taste können Sie mit der Maus mehrere Datensätze auswählen. Das gelingt ebenfalls, indem Sie einen Datensatz anklicken, die <Shift> Taste (zur Großschreibung) gedrückt halten und anschließend mit den Pfeil nach oben oder Pfeil nach unten Tasten einen Bereich auswählen. Die auf diese Weise ausgewählten Einträge werden farbig hinterlegt, was die Auswahl kennzeichnet. Die ausgewählten Datensätze sind selektiert. Nur einer der Datensätze kann jedoch in der Vorschau dargestellt werden. Es handelt sich hierbei um jenen Datensatz, der von einem dünnen gestrichelten Rahmen umgeben ist. Dieser Datensatz wird als fokussiert bezeichnet. Der Fokus muss nicht zwingend einer der selektierten Datensätze sein, sondern es kann sich um jeden Datensatz in der Übersicht handeln. Zur Verdeutlichung schauen wir zwei Ausschnittvergrößerungen von Bildschirmfotos an. In der ersten Darstellung sind von sechs Datensätzen vier Stück selektiert. Der dritte Datensatz, bei dem es sich um den zweiten selektierten Datensatz handelt, ist fokussiert. Der dünne unterbrochene Rahmen ist deutlich zu erkennen. 74

81 In der zweiten Ausschnittvergrößerung sehen Sie die gleichen Datensätze, von denen allerdings nur drei Stück selektiert sind. Der Fokus befindet sich in diesem Beispiel auf dem ersten, nicht selektierten Datensatz. Achten Sie bitte auf diese Besonderheit. In der Vorschau wird immer nur der fokussierte Datensatz dargestellt, der nicht mit dem selektierten Datensatz identisch sein muss. In der Extra Ansicht Vorschau stehen Ihnen die folgenden Schaltflächen zur Verfügung: die Anzeige der Vorschau zu dem aktuell ausgewählten Dokument wird vergrößert die Anzeige der Vorschau zu dem aktuell ausgewählten Dokument wird verkleinert die Anzeige der Vorschau zu dem aktuell ausgewählten Dokument wird zurückgesetzt der Verschiebe- / Vergrösserungsmodus wird aktiviert bzw. deaktiviert Neuanlage eines leeren Dokumentes Zur Neuanlage eines Dokuments betätigen Sie einfach die Schaltfläche Die Maske Objekt einfügen erscheint mit folgendem Aufbau: 75

82 Im Register "Leeres Dokument" können Sie ein leeres Dokument erstellen. Wählen Sie dazu aus der Liste den gewünschten Dokumenttyp und bestätigen Sie die Auswahl mit OK, wodurch die nächste Maske geöffnet wird. Es handelt sich um den Eigenschaften-Dialog, den Sie auch für ein bereits bestehendes Dokument mit der Schaltfläche EIGENSCHAFTEN aufrufen können. In dieser Maske weisen Sie das neue Dokument einem Stammdatensatz zu. Eine Beschreibung der möglichen Einstellungen in den Eigenschaften finden Sie im Kapitel Eigenschaften eines Dokumentendatensatz( siehe S. 78). Nachdem Sie den leeren Dokumentendatensatz erstellt haben, können Sie ihn über die Schaltfläche ÄNDERN öffnen und bearbeiten. Dokumentendatensatz erstellen Zur Neuanlage eines Dokuments betätigen Sie einfach die Schaltfläche Im Register "Dokument aus Datei" wählen Sie die Datei aus, die Sie übernehmen möchten. 76

83 Anschließend wählen Sie eine Vorgabe zum Einfügen. Dabei bedeuten: einfügen nach Vorgaben aus Parameter Wenn möglich wird das Dokument als OLE-Objekt eingefügt. Haben Sie allerdings in den Parametern im Bereich SONSTIGE - DOKUMENTE OHNE OLE-UNTERSTÜTZUNG für Dokumente dieses Typs einen Eintrag erstellt, so wird es als Datei eingefügt. einfügen als Datei Das Dokument wird als Datei in die Datenbank eingefügt. Es ist kein OLE-Objekt. einfügen als Dateiverknüpfung Das Dokument wird nicht in die Datenbank eingefügt. Es wird lediglich eine Verknüpfung erstellt. Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche wodurch die nächste Maske geöffnet wird. Es handelt sich um den Eigenschaften-Dialog, den Sie auch für ein bereits bestehendes Dokument mit der Schaltfläche EIGENSCHAFTEN aufrufen können. In dieser Maske weisen Sie das neue Dokument einem Stammdatensatz zu. Eine Beschreibung der möglichen Einstellungen in den Eigenschaften finden Sie im Kapitel Eigenschaften eines Dokumentendatensatz( siehe S. 78). Einfügen von Dokumenten als URL-Verknüpfung Mit der nachfolgend beschriebenen Vorgehensweise können Sie z.b. einen Verweis auf eine Internetseite bzw. auf ein im Internet gespeichertes Dokument in der Dokumentenverwaltung ablegen. Um ein Dokument als URL-Verknüpfung in der Software zu speichern gehen Sie so vor: Erstellen und speichern Sie zunächst eine Verknüpfung zur gewünschten Datei im Windows-Explorer. 77

84 Erstellen Sie nun wie im Kapitel Dokumentendatensatz Dokumentendatensatz. Wählen Sie dabei die zuvor erstellte einzufügende Datei aus. erfassen einen Verknüpfung als Für das Einfügen müssen Sie die Option "Einfügen als Datei" wählen. Eine alternative Vorgehensweise für das Einfügen besteht darin, die zuvor im Windows-Explorer gespeicherte Verknüpfung per Drag&Drop in die Übersicht der Dokumenten-Stammdaten( siehe S. 300) zu ziehen. In diesem Fall muss in den Parametern die OLE-Unterstützung das Format *.lnk unterdrückt werden. Diese Einstellung nehmen Sie über das Menü BEARBEITEN - PARAMETER SONSTIGE vor. Wählen Sie Dokumente ohne OLE-Unterstützung und erweitern Sie die hinterlegten Eintragungen um *.lnk Eigenschaften eines Dokumentendatensatz Rufen Sie die Eigenschaften eines Dokumentendatesatzes mit der Schaltfläche auf, um nach dem Erstellen noch Änderungen vornehmen zu können. Die folgenden Felder stehen Ihnen zur Verfügung: Bereich Wählen Sie den Bereich aus, dem das Dokument zugeordnet werden soll. Zur Auswahl stehen: Abteilungen Adressen Anlagen( siehe S. 299) Artikel Banken Kontenplan Kostenstellen Krankenkassen Mitarbeiter Vertreter Vorgänge Warengruppen Nummer Wählen Sie in diesem Feld die Nummer des Datensatzes, dem das Dokument zugeordnet werden soll. 78

85 Name Ist die Zuordnung erfolgt, vergeben Sie dem Dokument einen Namen, was in einem reinen Eingabefeld erfolgt. Wichtigkeit Es besteht die Möglichkeit, dem Dokument einen Status zuzuordnen, wofür diese Möglichkeiten angeboten werden. Niedrig Normal Hoch Die Wichtigkeit eines Dokuments wird bereits in der Tabellenansicht durch Darstellung des entsprechenden Symbols in einer eigenen Spalte kenntlich gemacht. Register "Memo/ Gesperrt" In den Feldern Memo und Gesperrt können Sie zusätzliche Informationen zu dem Dokument hinterlegen. Mit dem Aktivieren des Gesperrt-Kennzeichens wird der Dokumentendatensatz gesperrt und damit in der Übersicht rot dargestellt. Register "Selektionen" In diesem Register stehen Ihnen Selektionsfelder zur Verfügung. Es handelt sich hierbei um weitestgehend frei konfigurierbare Datenfelder, die der Aufnahme bestimmter Kennzeichen bzw. weiterer Informationen dienen. Bevor die Selektionen genutzt werden können, müssen sie im Datenbank-Manager( siehe S. 149) aktiviert werden. Register "Info" abweichendes Dokument verwenden Die Funktion dieses Feldes ist nur für den Faxversand des Dokumentes zusammen mit dem Supportmodul vorgesehen. Andernfalls bleibt dieses Kennzeichen deaktiviert. Berechtigungsgruppe In diesem Feld können Sie den Dokumentendatensatz einer Berechtigungsgruppe zuordnen. In den Berechtigungsgruppen steuern Sie, welche Benutzergruppen Zugriff auf verschiedene Dokumente erhalten. Information In diesem Feld können Sie weitere Informationen hinterlegen. 79

86 Datensatzinformationen Sie können das Erstellungsdatum und das Datum der letzten Änderung, sowie das Kürzel des Mitarbeiters, durch den die Erstellung oder Änderung durchgeführt wurde erkennen. Ändern eines Dokumentes Ist dem ausgewählten Dokument eine Anwendung zugeordnet, können Sie über die Schaltfläche das Dokument bearbeiten. Die entsprechende Anwendung wird geöffnet und das Dokument wird zum editieren geladen. Kann dem Dokumenttyp keine Anwendung zugeordnet werden, erhalten Sie eine Hinweismeldung, dass das Dokument nicht bearbeitet werden kann. Dokument erstellen per Drag & Drop Eine weitere Möglichkeit der Neuanlage ist das Einfügen eines Dokuments mittels Drag & Drop. Hierzu wählen Sie ein Dokument von Ihrem Arbeitsplatz oder aus der Exploreransicht mit der linken Maustaste aus und halten die Taste fest. Bewegen Sie nun den Mauszeiger über die Tabellenansicht der Dokumentenstammdaten und lassen Sie die Maustaste an dieser Stelle los. Sie gelangen damit ebenfalls in den Eigenschaften-Dialog der Neuanlage, mit dem Sie das aktuelle Dokument in die Datenbank einfügen. Dokumente können auch in den Stammdaten( siehe S. 300) der zugeordneten Bereiche per Drag & Drop über die Extra Ansicht "Dokumente" erstellt werden. D.h. möchten Sie z.b. einem Artikel ein Dokument zuordnen, so können Sie im Bereich STAMMDATEN - ARTIKEL die Extra Ansicht Dokumente öffnen und das Dokument per Drag & Drop auf diese Extra Ansicht ziehen. Dokumente im- und exportieren Um den Export bzw. Import der Dokumenten-Eigenschaften durchzuführen, gehen Sie über das Menü DATEI - EXPORT bzw. DATEI - IMPORT. Rufen Sie dort den Bereich STAMMDATEN - DOKUMENTE auf. Für den Import steht Ihnen auch die Möglichkeit zur Verfügung, einen Datenpfad zu importieren. Wählen Sie dazu bei der Neuanlage des Importlayout den "Datenpfad Import". 80

87 Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit der Schaltfläche OK. Definieren Sie anschließend in den Eigenschaften des Imports im Register "Eingabe" das Importverzeichnis, in dem die Dateien gespeichert sind sowie eine der Einfügeoptionen ("Einfügen nach Vorgaben aus Parameter oder "Einfügen als Datei" bzw. "Einfügen als Verknüpfung") Dokumente - Druck der Eigenschaften Über das Menü Listen/ Stammdaten( siehe S. 300)/ Dokumente haben Sie die Möglichkeit, Eigenschaften eines Dokumentes als Liste, Karteikarte und Etikett zu drucken. Sie erreichen dieses Menü auch über die Schaltfläche DRUCKEN in den Stammdaten( siehe S. 300) der Dokumente. Kontenplan Ein Kontenrahmen wird zur systematischen Erfassung der Geschäftsvorfälle ihres Unternehmens in der Finanzbuchhaltung benötigt. Zugriff auf den Kontenplan erhalten Sie aus allen drei Programmmodulen Auftrag, Fibu und Lohn. Bereits bei der Einrichtung des Mandanten wählen Sie aus, welchen Kontenrahmen Sie zu diesem Mandanten kopieren möchten. Sie haben hierbei die Auswahl der folgenden Kontenrahmen, die im Lieferumfang enthalten sind: Beachten Sie: Der Kontenrahmen kann nur bei der Neuanlage eines Mandanten ausgewählt werden. Ein Wechsel zu einem komplett anderen Kontenrahmen ist später innerhalb dieses Mandaten nicht mehr möglich. Sie können aber selbstverständlich den ausgewählten Vorgabekontenrahmen an Ihre Bedürfnisse anpassen. Möchten Sie einen vollkommen eigenen Kontenplan definieren, so wählen Sie bei der 81

88 Anlage des Mandanten "Keiner (Eigener Kontenplan wird verwendet)". Beachten Sie: Bei der Auswahl "Keiner (Eigener Kontenplan wird verwendet)" werden in den Parametern Vorgabewerte aus dem Kontenrahmen SKR03 hinterelegt. Deshalb muss nach der Anlage der Konten eine sorgfältige Überarbeitung der Parameter erfolgen. Folgende Parameter sind im Auftrag zu überarbeiten: 1. Vorgänge und Zwischenbelege - FiBu Buchkonten 2. Offene Posten - Parameter - Buchungskonto für Zahlungsart "Bar" bzw. Buchungskonto für Zahlungsart "Scheck" 3. Kasse- FiBu Buchkonten 4. Sonstige - Umsatzsteuer Folgende Parameter sind n der Fibu zu überarbeiten: Kontenplan - Spezielle Konten Kontenplan - Kontengliederungen Kassenbücher - Bücher (Vorgabekonto und Buchungsvorgaben) Kassenbücher Buchführungshelfer Geschäftsvorfälle - Buchführungshelfer Offene Posten - Parameter - Buchungskonto für Zahlungsart "Bar" bzw. Buchungskonto für Zahlungsart "Scheck" (nur, wenn noch keine Anpassung im Auftrag stattgefunden hat) 7. Sonstige - Umsatzsteuer (nur, wenn noch keine Anpassung im Auftrag stattgefunden hat) Folgende Parameter sind im Lohn zu überarbeiten: 1. Abrechnung - Buchungskonten für FiBu Für Anwender, welche den Gewinn nach 4 Abs. 3 EStG durch den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln, wird der Kontenrahmen EÜR angeboten. Mit der Auswahl des Kontenrahmens "Einnahme / Überschussrechnung (nach DATEV SKR03 Kontenrahmen)" steht eine angepasste Tabellenansicht in den Geschäftsvorfällen für die Erfassung Ihrer Einnahmen und Ausgaben zur Verfügung. Grundlegend unterliegt die Software bzw. Ihr Mandant aber weiterhin der doppelten Buchhaltung. Daraus resultieren auch an einigen Stellen die Tabellenansichten und Drucklayouts. Sie sind daran zu erkennen, dass die Bezeichnungen Soll / Haben und Gegenkonto / Konto aufgeführt werden. Werden Layouts oder Tabellenansichten gezielt mit EÜR angeboten, so sollten diese auch vorrangig genutzt werden. Erfassungsmaske des Kontenplans Die Erfassungsmaske eines Stammdatensatzes Konto beinhaltet einen einheitlichen Kopfteil mit drei Eingabefeldern. Kontonummer Durch die Kontonummer wird das Konto eindeutig identifiziert. Orientieren Sie sich an der 82

89 DATEV, erfolgt die Eingabe numerisch. Sachkonten erhalten eine vierstellige Kontonummer, Personenkonten werden fünfstellig angelegt. Benötigen Sie die DATEV-Vorgabe nicht, können Kontonummern auch alphanumerisch, mit bis zu zehn Stellen angelegt werden. Die Vorgabe für die Nummernkreise der Konten erfolgt über den Menüpfad DATEI - MANDANT "XXX" BEARBEITEN... Über das Register "Kontenrahmen" kann nach Deaktivieren des Kennzeichens "DATEV Vorgabe" die Länge der Kontonummern und die Nummernkreise geändert werden. Beachten Sie: Setzen Sie die DATEV Schnittstelle ein, dann dürfen sich die Sachkonten und Personenkonten nur um eine Stelle unterscheiden. Werden die Personenkonten bspw. 6-stellig geführt, müssen die Sachkonten 5-stellig hinterlegt werden. Suchbegriff Das in der Eingabereihenfolge nächste Feld ist der Suchbegriff. Hierbei handelt es sich um ein Feld, nach dessen Inhalt auch gesucht werden kann. Der Suchbegriff eignet sich hervorragend, um ein Konto anhand eines kurzen einprägsamen Synonyms zu identifizieren. Die Länge des Eingabefelds ist auf 25 Zeichen begrenzt und kann alphanumerisch belegt werden. Bezeichnung Dieses Feld enthält die ausführliche Bezeichnung des Kontos. Beachten Sie: Setzen Sie die DATEV Schnittstelle ein, dann sollte das Feld Bezeichnung nicht mehr als 40 Zeichen (DATEV Vorgabe) enthalten. Der untere Teil der Maske ist durch Register unterteilt. Die über das Register "Konto" erreichbare Maske beinhaltet alle für den Kontenplan relevanten Daten. Die Eingabefelder bedeuten im Einzelnen: Kontokategorie Mit der Kontokategorie wird festgelegt, um was für ein Konto es sich handelt. Die Kategorien dieser Gliederung werden durch Auswahl aus einer Listbox in dieses Eingabefeld eingetragen. Hinter der Kontokategorie finden Sie in Klammern den Hinweis, für welche Auswertung das Konto zur Verfügung steht. Die Buchstaben bedeuten im Detail: A Bilanz Aktiva P Bilanz Passiva B BWA (Betriebswirtschaftliche Auswertung) G G & V (Gewinn- und Verlustrechnung) Über den Menüpfad BEARBEITEN - PARAMETER - KONTENPLAN KONTENGLIEDERUNGEN sind Gliederungsschemen hinterlegt, welche bearbeitet 83

90 werden können. Beachten Sie: Bei der Neuanlage eines Kontos muss eine Kontokategorie vergeben werden. Kostenstellennummer Arbeiten Sie in Ihrem Unternehmen mit Kostenstellen, können Sie die Zuordnung des Kontos zu einer solchen in diesem Eingabefeld vornehmen. Für die Suche einer Kostenstelle stehen Ihnen rechts im Feld Kostenstellennummer mehrere Schaltflächen zur Verfügung. Mittels der kleinen Pfeiltaste öffnet sich der Kostenstellenstamm, in dem Sie mit Hilfe der Maus oder des Scrollbalkens die gewünschte Kostenstelle suchen und auswählen können. Die Lupe öffnet die Suchfunktion. Sie können nach folgenden Kriterien suchen: Kostenstellennummer Suchbegriff Bezeichnung Ist die gewünschte Kostenstelle gefunden, kann diese mit der Schaltfläche in den Kontendatensatz übernommen werden. Die drei Punkte öffnen den Stammdatenbereich Kostenstellen mit allen Funktionen, die Ihnen auch direkt in diesem Stammdatenbereich zur Verfügung stehen. Es besteht also die Möglichkeit, direkt aus dem Kontendatensatz eine Kostenstelle neu anzulegen oder zu bearbeiten. Die Schaltfläche "ÜBERNEHMEN" bewirkt auch hier die Übernahme der selektierten Kostenstelle in den Kontendatensatz. Bei der Kostenstelle handelt es sich um einen Vorschlagswert, der bei der Buchungserfassung automatisch herangezogen wird und im Bedarfsfall im Geschäftsvorfall geändert oder gelöscht werden kann. Steuerschlüssel Aus der Listbox wählen Sie den gewünschten Steuerschlüssel aus. Konten, denen ein Steuerschlüssel zugeordnet wird, werden als Automatikkonten bezeichnet, d.h. bei einer Buchung auf ein solches Konto wird automatisch Steuer gezogen. Beachten Sie, dass es nicht möglich ist, den hinterlegten Steuerschlüssel im Konto in einem Buchungssatz zu ändern oder zu deaktivieren. 84

91 Deshalb sollten nur solche Konten mit einem Steuerschlüssel hinterlegt werden, die immer mit dem gleichen Steuersatz gebucht werden. Neben der Möglichkeit, die Steuer über ein Automatikkonto zu ermitteln, besteht auch die Möglichkeit, den Steuerschlüssel während der Buchungserfassung zu vergeben. Die Hinterlegung der Steuerschlüssel kann über den Menüpfad BEARBEITEN PARAMETER - SONSTIGE - STEUERSCHLÜSSEL geprüft bzw. geändert werden. Sammelbuchungskonto Im Laufe eines Geschäftsjahres sammeln sich auf einzelnen Konten eine Vielzahl von Buchungen an. Durch das Aktivieren dieser Option stellen Sie das Konto so ein, dass auf dem Kontenblatt die Soll - und Haben Buchungen in einer Summe angezeigt werden. Alle neuen Buchungen auf dieses Konto werden automatisch in diesen Saldo kumuliert. Einzelne Buchungswerte und -texte sind dann nicht mehr ablesbar. Diese Option macht also nur Sinn, wenn die einzelnen Werte eines Kontos für die Buchhaltung uninteressant sind oder an anderer Stelle eingesehen werden können, wie z.b. bei den internen Sammelkonten für Kreditoren und Debitoren (die einzelnen Buchungen sind auf dem Konto des jeweiligen Lieferanten- bzw. Kundenkonto einsehbar). Dagegen macht es sicherlich keinen Sinn das Kassenkonto, Bankkonto oder einzelne Personenkonten für Sammelbuchungen einzurichten. Beachten Sie: Es ist nicht mehr möglich, einmal kumulierte Buchungen wieder in Einzelbuchungen aufzuschlüsseln. EB-Buchung bei Jahresabschluss erzeugen Durch das Aktivieren dieser Option wird auf einem Konto beim Jahresabschluss oder beim Aufruf der Option "Eröffnungsbuchung erzeugen" im Bereich der "Geschäftsvorfälle" automatisch eine Eröffnungsbuchung erzeugt. Diese Option ist nur bei der Einrichtung von Bestandskonten und Personenkonten von Bedeutung. Der EB-Saldo des Kontos wird bei Sach- und Personenkonten aus dem Kontenblatt entnommen. Beachten Sie: Den Sammelkonten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ist dieses Kennzeichen nicht zu setzen. Für diese zwei Konten werden die Eröffnungsbuchungen automatisch auf Grund der EB s der Personenkonten gebildet. Benutzen Sie im Bereich der "Geschäftsvorfälle" die Option "EB-Werte erfassen" werden Ihnen dort auch nur die Konten angeboten, welche dieses Kennzeichen aktiviert haben. Keine Offenen Posten buchen Mit dieser Kennzeichnung erreichen Sie, dass beim Ansprechen des Kontos kein offener Posten erzeugt wird, auch wenn das Konto oder das zweite Konto ein Personenkonto ist. Das Register "Budget" ist ausschließlich in der Finanzbuchhaltung verfügbar. An dieser Stelle können Sie jedem Konto Budgetvorgaben für jede einzelne 85

92 Buchungsperiode hinterlegen. Beim Eröffnen eines neuen Wirtschaftsjahres werden automatisch die hinterlegten Budgetvorgaben des Vorjahres übernommen. Durch die Aktivierung der Option "Budget für die Perioden 1 bis 12 eingebbar", kann ein Gesamtbetrag zu gleichen Anteilen auf die Perioden 1 bis 12 aufgeteilt werden. Auch das Register "Gliederungszuordnung" ist ausschließlich in der Finanzbuchhaltung verfügbar. Über diese Eingabemaske erfolgt die Zuordnung für die einzelnen Auswertungslisten. Diese Zuordnung sollte sehr sorgfältig erfolgen, damit in den einzelnen Listen die richtigen Konten den diversen Punkten zugewiesen werden. Die über das Register "Info" aufzurufende Maske beinhaltet ein Eingabefeld mit den Funktionen des RichEdit zur Eingabe von formatiertem Text. Es dient der Aufnahme beliebiger Informationen, die Sie dem Konto hinterlegen möchten. Extra Ansichten der Kontenverwaltung Über die Schaltfläche stehen Ihnen die so genannten Extra Ansichten zur Verfügung. Die allgemeine Funktionsweise dieser Schaltfläche wird im Kapitel Extra-Ansicht( siehe S. 40) beschrieben. Mit Hilfe der Extra Ansichten können Sie sich schnell weitere Informationen zu dem jeweils markierten Konto aufrufen, ohne den Stammdatenbereich der Konten verlassen zu müssen. Zum gezielten Öffnen einer Extra Ansicht verwenden Sie bitte den schwarzen Pfeil innerhalb der Schaltfläche. Die Verknüpfung der in der Extra Ansicht angezeigten Datensätze sowie die gewählte Tabellenansicht können Sie - falls möglich - über die PLUS-Schaltfläche der Extra Ansicht wählen. Die verfügbaren Extra Ansichten sind: Kontenblätter Für das selektierte Konto wird das Kontoblatt angezeigt. Es werden alle Buchungszeilen für diese Kontonummer dargestellt. Umsatz Konto Die Umsatzwerte des selektierten Kontos werden mit den kumulierten Monatswerten dargestellt. Mit der Schaltfläche wählen Sie das anzuzeigende Jahr aus. Über den schwarzen Pfeil in der Schaltfläche erreichen Sie das Kontextmenü zur Auswahl des anzuzeigenden Jahres. Wenn für das Konto im ausgewählten Jahr Umsätze vorhanden sind, so wird die Schaltfläche 86

93 zur Einstellung der Anzeige aktiviert. Über das Kontextmenü der Schaltfläche können Sie wechseln zwischen der Anzeige der Umsätze als Tabelle Grafik: Vertikale Balken Grafik: Horizontale Balken Grafik: Kuchen Entscheiden Sie sich für die tabellarische Darstellung, erhalten Sie die fünf Angaben über Soll EB, Haben EB, Soll, Haben und Saldo nebeneinander dargestellt. Entscheiden Sie sich für die grafische Darstellung, so wird die Schaltfläche zur Einstellung der grafischen Anzeige aktiviert. Über das Kontextmenü der Schaltfläche können Sie wählen, ob der Saldo oder das Budget grafisch dargestellt werden soll. In jeder grafischen Darstellung kann über die Schaltfläche die generierte Grafik in die Windows Zwischenablage übergeben werden, von wo aus Sie die Grafik zur Weiterverarbeitung, bspw. in eine Präsentation oder ein Textverarbeitungsbzw. Grafikprogramm, übergeben können. Information Ist im selektierten Kontendatensatz über das Register "Info" im Feld Information ein Eintrag hinterlegt, wird dieser hier angezeigt. Kostenstellen Ist dem selektierten Konto eine Kostenstelle zugeordnet, so wird über diese Extra Ansicht der Suchbegriff, die Bezeichnung, das letzte Buchungsdatum und die Information für diese Kostenstelle angezeigt. Schaltflächen der Kontenverwaltung Die Funktion der im Stammdatenbereich des Kontenplanes verfügbaren Schaltflächen NEU", KOPIEREN", ÄNDERN", LÖSCHEN" und HILFE" werden an dieser Stelle nicht mehr beschrieben, da die ausführliche Erläuterung im Kapitel Allgemeines zur Stammdatenverwaltung Stammdatenübergreifende Schaltflächen im modulübergreifenden Teil dieses Handbuches zu finden ist und die Arbeitsweise identisch bleibt. Das gleiche gilt für den Aufruf des Druckmenüs. Die Arbeitsweise für die Schaltfläche "KOMMUNIKATION" lesen Sie bei Bedarf bitte in dem Kapitel Adressen Schaltflächen im modulübergreifenden Teil dieses Handbuches nach. 87

94 Beschränken wir uns auf die Funktionalitäten, die im Kontenplan neu hinzugekommen sind bzw. deren Funktion sich verändert hat. Das auch über die rechte Maustaste aufzurufende Plus-Menü beinhaltet vorwiegend die Standardfunktionen der Kontenplanverwaltung, womit ein alternativer Aufruf der Funktionen ermöglicht wird. Einige Möglichkeiten lassen sich jedoch ausschließlich über den Plus-Button aufrufen. OPTIONEN Über die Optionen können Sie die Funktionen Parameter... Bereich löschen... Vergrößerte Anfasspunkte für Fensterteiler anzeigen aufrufen. Parameter Der Aufruf der Parameter stellt die Möglichkeit zur Verfügung, die Parameter gezielt für die Kontenplandaten aufrufen zu können. Es ist nicht notwendig, zuerst die Parameterübersicht zu öffnen und danach die Kontenplanparameter auszuwählen, da diese beim Aufruf aus der Kontenplanübersicht bereits selektiert sind. Bereich löschen Das Löschen eines Datenbereichs wird über einen Assistenten durchgeführt. Nachdem Sie die Begrüßungsmaske bestätigt haben, gelangen Sie in die Bereichsauswahl, in der die zu löschenden Datensätze festgelegt werden. Beachten Sie: Dieses Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden! Beachten Sie daher bitte unbedingt die Sicherheitshinweise beim Ausführen dieser Funktion! Legen Sie zuerst die Sortierreihenfolge der Konten fest und tragen Sie danach den Startund Endwert des Bereichs ein. Bei der Eingabe des Start- und Endwerts können Sie durch einen Mausklick auf das Lupensymbol die Suchfunktion zur Unterstützung heranziehen. Es folgt die obligatorische Bestätigung mit Angabe der Anzahl Datensätze. Auch hier muss die Checkbox wieder explizit bestätigt werden, damit Sie die nächste Maske erreichen. Die nächste Maske ist der Hinweis auf die Datensicherung. Nach Bestätigung gelangen Sie in die Zusammenfassung und durch Betätigen der Schaltfläche FERTIGSTELLEN wird der Löschvorgang endgültig durchgeführt. Vergrößerte Anfasspunkte für Fensterteiler anzeigen Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie mit dem Mauszeiger ein geteiltes Fenster, 88

95 wie. z.b. bei den Extra Ansichten, einfacher platzieren, um die Fensteraufteilung zu verändern. Kostenstellen Kostenstellen ermöglichen die Zusammenfassung und Kumulierung von Beträgen, welche auf verschiedenen Konten gebucht sind. Es können z. B. Kosten verschiedener Art (Lohnkosten, Mietkosten, Kfz-Kosten etc.) auf eine Kostenstelle umgelegt werden. Die Kostenstellen sind in allen drei Programmmodulen verfügbar. Aus allen drei Bereichen wird auf die gleichen Daten zugegriffen. Modulabhängig bestehen jedoch geringe Unterschiede, weshalb in den verschiedenen Programmteilen andere Datenbereiche ansprechbar sind. Erfassungsmaske der Kostenstellen Die Erfassungsmaske der Kostenstellenstammdaten beinhaltet einen einheitlichen Kopfteil mit drei Eingabefeldern. Kostenstellennummer Die Kostenstellennummer kann maximal zehnstellig alphanumerisch eingegeben werden. Suchbegriff Das in der Eingabereihenfolge nächste Feld ist der Suchbegriff. Hierbei handelt es sich um ein Feld, nach dessen Inhalt auch gesucht werden kann. Der Suchbegriff eignet sich hervorragend, um eine Kostenstelle anhand eines kurzen einprägsamen Synonyms zu identifizieren. Die Länge des Eingabefelds ist auf 25 Zeichen begrenzt und kann alphanumerisch belegt werden. Bezeichnung Zusätzlich zum Suchbegriff kann an dieser Stelle eine ausführlichere Beschreibung der Kostenstelle hinterlegt werden. Der untere Teil der Maske ist durch Register unterteilt. Das Register "Info" ist in allen drei Programmmodulen verfügbar und beinhaltet ein Eingabefeld mit den Funktionen des RichEdit zur Eingabe von formatiertem Text. Es dient der Aufnahme beliebiger Informationen, die Sie der Kostenstelle hinterlegen möchten. In der Fibu ist zusätzlich das Register "Budget für Fibu" verfügbar, in dem Sie Budgetvorgaben, ähnlich den Konten, vergeben können. Die Vorgabe kann für jede der 15 möglichen Perioden vergeben werden. Durch die Aktivierung der Option "Budget für die Perioden 1 bis 12 eingebbar", kann ein Gesamtbetrag zu gleichen Anteilen auf die Perioden 1 bis 12 aufgeteilt werden. Im Modul Lohn ist die Budgetvorgabe "Budget für Lohn" verfügbar. Es erfüllt die gleiche Aufgabe wie die Vorgabe der Fibu, allerdings sind die Vorgaben auf die Eingabefelder der Monate Januar bis Dezember beschränkt. 89

96 Extra Ansichten der Kostenstellen Über die Schaltfläche stehen Ihnen die so genannten Extra Ansichten zur Verfügung. Die allgemeine Funktionsweise dieser Schaltfläche wird im Kapitel Extra-Ansicht( siehe S. 40) beschrieben. Mit Hilfe der Extra Ansichten können Sie sich schnell weitere Informationen zu der jeweils markierten Kostenstelle aufrufen, ohne den Stammdatenbereich der Kostenstellen verlassen zu müssen. Zum gezielten Öffnen einer Extra Ansicht verwenden Sie bitte den schwarzen Pfeil innerhalb der Schaltfläche. Die Verknüpfung der in der Extra Ansicht angezeigten Datensätze sowie die gewählte Tabellenansicht können Sie - falls möglich - über die PLUS-Schaltfläche der Extra Ansicht wählen. Die verfügbaren Extra Ansichten sind: Umsatz Kostenstelle Nur in der Finanz- und Lohnbuchhaltung können die Umsatzdaten der Kostenstellen in dieser Extra Ansicht dargestellt werden. Die Umsatzwerte der selektierten Kostenstelle werden mit kumulierten Monatswerten dargestellt. Mit der Schaltfläche wählen Sie das anzuzeigende Jahr aus. Über den schwarzen Pfeil in der Schaltfläche erreichen Sie das Kontextmenü zur Auswahl des anzuzeigenden Jahres. Wenn für die Kostenstelle im ausgewählten Jahr Umsätze vorhanden sind, so wird die Schaltflächen zur Einstellung der Anzeige aktiviert. Über das Kontextmenü der Schaltfläche können Sie wechseln zwischen der Anzeige der Umsätze als Tabelle Grafik: Vertikale Balken Grafik: Horizontale Balken Grafik: Kuchen Entscheiden Sie sich für die tabellarische Darstellung, erhalten Sie die drei Angaben über Kosten, Leistung und Saldo nebeneinander dargestellt. Entscheiden Sie sich für die grafische Darstellung, so wird die Schaltfläche 90

97 zur Einstellung der grafischen Anzeige aktiviert. Über das Kontextmenü der Schaltfläche können Sie wählen, ob der Saldo oder das Budget grafisch dargestellt werden soll. In jeder grafischen Darstellung kann über die Schaltfläche die generierte Grafik in die Windows Zwischenablage übergeben werden, von wo aus Sie die Grafik zur Weiterverarbeitung, bspw. in eine Präsentation oder ein Textverarbeitungsbzw. Grafikprogramm übergeben können. Information Ist im selektierten Kostenstellendatensatz über den Register "Info" im Feld Information ein Eintrag hinterlegt, wird dieser hier angezeigt. Kalender( siehe S. 92) Die für diesen Kostenstellendatensatz angelegten Kalendereinträge werden angezeigt. Schaltflächen der Kostenstellenverwaltung Die Funktion der im Stammdatenbereich der Kostenstellen verfügbaren Schaltflächen "NEU", "KOPIEREN", "ÄNDERN", "LÖSCHEN" und "HILFE" werden an dieser Stelle nicht mehr beschrieben, da die ausführliche Erläuterung im Kapitel Stammdatenübergreifende Schaltflächen( siehe S. 32) zu finden ist und die Arbeitsweise identisch bleibt. Das gleiche gilt für den Aufruf des Druckmenüs. Die Arbeitsweise für die Schaltfläche "KOMMUNIKATION" lesen Sie bei Bedarf bitte in dem Kapitel Adressen - Schaltflächen im modulübergreifenden Teil dieses Handbuchs nach. Beschränken wir uns auf die Funktionalitäten, die in den Kostenstellendaten neu hinzugekommen sind bzw. deren Funktion sich verändert hat. Das auch über die rechte Maustaste aufzurufende Plus-Menü beinhaltet vorwiegend die Standardfunktionen der Kostenstellenverwaltung, womit ein alternativer Aufruf der Funktionen ermöglicht wird. Einige Möglichkeiten lassen sich jedoch ausschließlich über den Plus-Button aufrufen. OPTIONEN Über die Optionen können Sie die Funktionen Parameter... Bereich löschen... Vergrößerte Anfasspunkte für Fensterteiler anzeigen aufrufen. Parameter 91

98 Der Aufruf der Parameter stellt die Möglichkeit zur Verfügung, die Parameter gezielt für die Kostenstellendaten aufrufen zu können. Es ist nicht notwendig, zuerst die Parameterübersicht zu öffnen und danach die Kostenstellenparameter auszuwählen, da diese beim Aufruf aus der Kostenstellenübersicht bereits selektiert sind. Bereich löschen Das Löschen eines Datenbereichs wird über einen Assistenten durchgeführt. Nachdem Sie die Begrüßungsmaske bestätigt haben, gelangen Sie in die Bereichsauswahl, in der die zu löschenden Datensätze festgelegt werden. Beachten Sie: Dieses Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden! Beachten Sie daher bitte unbedingt die Sicherheitshinweise beim Ausführen dieser Funktion! Legen Sie zuerst die Sortierreihenfolge der Kostenstellen fest und tragen Sie danach den Start- und Endwert des Bereichs ein. Bei der Eingabe des Start- und Endwerts können Sie durch einen Mausklick auf das Lupensymbol die Suchfunktion zur Unterstützung heranziehen. Es folgt die obligatorische Bestätigung mit Angabe der Anzahl Datensätze. Auch hier muss die Checkbox wieder explizit bestätigt werden, damit Sie die nächste Maske erreichen. Die nächste Maske ist der Hinweis auf die Datensicherung. Nach Bestätigung gelangen Sie in die Zusammenfassung und durch Betätigen der Schaltfläche "FERTIGSTELLEN" wird der Löschvorgang endgültig durchgeführt. Vergrößerte Anfasspunkte für Fensterteiler anzeigen Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie mit dem Mauszeiger ein geteiltes Fenster, wie. z.b. bei den Extra Ansichten, einfacher platzieren, um die Fensteraufteilung zu verändern. Kalender Wann immer ein bevorstehendes Ereignis zeitlich verwaltet werden soll, ist der Kalender in der Software der richtige Ort dafür. Besuchstermine, im Haus oder vor Ort bei Kunden, zu erledigende Anrufe oder Abwesenheitszeiten von Mitarbeitern, alle Termine werden übersichtlich in grafischer Form dargestellt und befinden sich im direkten Zugriff. Sie erreichen den Kalender im Bereich MEINE FIRMA( siehe S. 29) der Bereichsleiste durch Betätigen der Schaltfläche Die zeitlichen Ereignisse werden in drei Kategorien unterschieden: 92

99 Aufgabe: bis zu einem bestimmten Zeitpunkt muss eine Arbeit fertiggestellt sein. Termin: ist eine Vorgabe für einen bestimmten Zeitpunkt. Wiedervorlage: ab einem bestimmten Zeitpunkt soll eine Aufgabe in einem festgelegten Zeitraum erledigt werden. Alle Kalendereinträge werden übersichtlich in grafischer Form dargestellt. Die Darstellung der Übersicht ist vertikal zweigeteilt: In der linken Hälfte befindet sich das sog. "Kalender-Control", die Zeitplanung, in der die eingetragenen Termine gespeichert werden. In der rechten oberen Hälfte befindet sich der sog. "Datums-Navigator", in dem der angezeigte Tag bzw. die angezeigte Woche hervorgehoben werden. Die in den Parametern( siehe S. 261) hinterlegten Arbeitszeiten werden ausgewertet um die Arbeitszeit und die Arbeitstage farblich zu kennzeichnen. Die Farbe der Markierung von Nebenzeit und Arbeitszeit ist über den Menüpunkt ANSICHT - VORGABEN - Register "Vorgaben( siehe S. 286)" einstellbar. Bei der Darstellung mehrere Tage, wird immer die kleinste bzw. größte Arbeitszeit im betrachteten Zeitraum benutzt. In der Hauptmaske der Terminverwaltung sehen Sie rechts, unterhalb Datumsnavigators ein weiteres Datenfeld zum Editieren der Kalenderinformation. des Verfügt der Kalendereintrag über einen Eintrag im Informationsfeld, wird dieser Eintrag hier dargestellt. Die Information kann über die Schaltfläche direkt bearbeitet werden. Bestätigen Sie die Eingabe mit dem Button werden Ihre Änderungen übernommen und im Termin gespeichert, während die Auswahl 93

100 der Schaltfläche die Änderungen verwirft und den ursprünglichen Zustand des Eintrags wieder herstellt. Schaltfläche AKTUELLES DATUM Betätigen Sie diese Schaltfläche, wird das aktuelle Tagesdatum im Kalendarium ausgewählt und die zugehörigen Termineinträge werden angezeigt. Schaltfläche DRUCKEN Im Register "Liste" können Sie Listen Ihrer Kalendereinträge drucken. Sie haben für die Sortierung und Eingrenzung des Bereichs der Drucke auch die Option "nach dem Startdatum des Kalendereintrag" als Auswahlmöglichkeit. Die Register des Kalender-Control Über Register können Sie zwischen den Ansichten Arbeitswoche, Tages-, Wochen-, Monatsansicht oder einer tabellarischen Übersicht wählen. Termine über mehr als einen Tag werden im Kalender in der Tages-, Wochen- und Monatsansicht entsprechend über den Zeitabschnitt dargestellt. In der Tagesansicht stehen diese Termine oberhalb der Zeitleiste. In der Tages-, Wochen- und Monatsansicht werden nur die Kalendereinträge dargestellt, die als Termin angelegt wurden. Über das Register "Kalender Übersicht" werden neben den Terminen auch die Aufgaben und Wiedervorlagen angezeigt. Hier können Sie sich alle erstellten Kalendereinträge anzeigen lassen oder eine Auswahl nach bestimmten Kriterien treffen. Es besteht die Möglichkeit, die Anzeige nach dem Bereich, der Terminart oder für einen bestimmten Benutzer einzugrenzen. Bereits erstellte Kalendereinträge können hier geändert oder aktualisiert werden. Es können aber auch neue Einträge hinzugefügt werden. Erfassen von Terminen Die Angaben im Kopfbereich bleiben beim Wechsel der Eingabebereiche immer sichtbar. Terminart Aus der Listbox wählen Sie aus, ob es sich bei der Neuanlage des Kalendereintrags um eine Aufgabe, einen Termin oder eine Wiedervorlage handelt. Wichtigkeit 94

101 Hiermit weisen Sie Ihrem Kalendereintrag eine Priorität zu. Sie haben die Wahl zwischen den drei Möglichkeiten: Niedrig Normal Hoch Das zur Prioritätsstufe gehörende Symbol wird in den Übersichten mit angezeigt, so dass eine sofortige Unterscheidung möglich ist. Bearbeiter (Benutzer) Termine gelten nicht immer für den Benutzer, der sie erzeugt. Mit Angabe des Benutzers, der natürlich in der Anwendung angelegt sein muss, können Sie den Termin einem Mitarbeiter zuweisen. Die Angabe kann natürlich auch leer bleiben. Privat Ein als privat gekennzeichneter Termin ist für die anderen Benutzer nicht sichtbar, aktivieren Sie diese Option, kann auch kein anderer Benutzer mehr ausgewählt werden. Selbst wenn vorher ein anderer Benutzer bestimmt war, wird immer der aktuell angemeldete Benutzer eingetragen. Kurzinformation Die Kurzbezeichnung beschreibt den Kalendereintrag. Der Inhalt dieses Feldes wird Ihnen in den Übersichten angezeigt. Aus einer Listbox können in den Parametern vordefinierte Einträge ausgewählt werden. Natürlich können Sie die Kurzbezeichnung auch frei eingeben. Startdatum Mit Datum und Uhrzeit wird der Beginn des Ereignisses angegeben. Enddatum Mit Datum und Uhrzeit wird das Ende des Ereignisses angegeben. Erinnerung Möchten Sie eine Erinnerung für einen Eintrag erhalten, aktivieren Sie diese Option. Geben Sie den Zeitpunkt an, wie lange vor dem Startzeitpunkt des Termins die Erinnerung erfolgen soll. Sobald der Zeitpunkt für die Erinnerung eingetreten ist, werden Sie durch eine Kalendermeldung an den Eintrag erinnert. Beschriftung Um den Kalendereintrag in der Übersicht farblich zu kennzeichnen, stehen Ihnen in diesem Listenfeld eine Auswahl von Farben für die Füllfarbe des Eintrags zur Verfügung. Anzeigen als Um den Rand des Kalendereintrags in der Übersicht farblich zu kennzeichnen, stehen Ihnen in diesem Listenfeld eine Auswahl von Farben für den Rahmen des Eintrags zur 95

102 Verfügung. Ganztägig Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um einen ganztägigen Termin zu erfassen. Serientermin Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um einen Serientermin zu erfassen. Banking - OP-Verwaltung Allgemeines zur OP-Verwaltung Die Verwaltung der Offenen Posten erreichen Sie über den Bereich BANKING( siehe S. 31) der Bereichsleiste, indem Sie die Schaltfläche betätigen bzw. über die jeweiligen Links in den entsprechenden Prozessschaubildern( siehe S. 46). Die Offene Posten Verwaltung beinhaltet sowohl Debitoren OP s als auch Kreditoren OP's. Die Verwaltung von Offenen Posten mit Soll- und Haben-Stellung erfolgt somit gemeinsam in einer Übersicht. Von hier aus erfolgt der OP-Ausgleich und Sie bearbeiten den Zahlungsverkehr bzw. den Datenträgeraustausch. Auch das Mahnwesen wird von dieser Übersicht aus durchgeführt. Offene Posten können entweder automatisch, durch Abarbeiten des Vorgangsparameters "In OP-Liste eintragen" im Auftrag, durch einen Geschäftsvorfall in der Fibu oder manuell erstellt werden. Auch die nachträgliche Änderung von Offenen Posten ist möglich. Achten Sie hierbei darauf, dass ein Doppelklick auf den Tabelleneintrag nicht den Ändern-Modus sondern den Ausgleich eines Offenen Posten bewirkt. Beispiele für verschiedene Abläufe aufgrund verschiedener Parametrisierungen finden Sie im Kapitel Banking( siehe S. 103). Die Offenen Posten Ihres Systems werden wie die Stammdaten( siehe S. 300) in einer Tabellenansicht dargestellt. Eine Besonderheit besteht darin, dass farbliche Unterscheidungen der jeweiligen Typen von Offenen Posten vorgenommen werden. Die Farben bedeuten: Schwarz - Regulärer OP, noch nicht zur Mahnung fällig Grau - OP, dessen Buchungsdatum in der Zukunft liegt (z.b. Ratenzahlung) Orange - OP, dessen Mahndatum überschritten ist Rot - OP, der mit dem Kennzeichen Mahnbescheid versehen ist Zusätzlich verfügt die Übersichtsmaske über die Spalte Info, in der Besonderheiten der Offenen Posten durch Symbole gekennzeichnet werden. Zuerst ist hier das Geldsymbol zu nennen: 96

103 Wurde ein Offener Posten bereits mit einem Teilbetrag ausgeglichen, erkennen Sie an diesem Symbol, dass der angezeigte Betrag nur noch einen Teilbetrag des ursprünglichen OP darstellt. Das zweite Symbol in dieser Infospalte bezieht sich auf die Finanzbuchhaltung. Besteht nämlich bereits ein noch nicht verbuchter Buchungssatz zu diesem Offenen Posten, erscheint in der Spalte Info das Symbol eines weißen B im schwarzen Kreis: Sie erkennen hieran, dass mit einem bereits bestehenden Buchungssatz ein teilweiser oder vollständiger Ausgleich des OP erfolgt, sobald die Buchung ausgeführt wird. Wurde für den Offenen Posten bereits ein Datensatz im Zahlungsverkehr erstellt, ist der OP mit dem Symbol einer Kreditkarte versehen. Erfassungsmaske der Offenen Posten Die Erfassungsmaske der Offenen Posten ist durch eine Registerleiste horizontal zweigeteilt. Der Inhalt des oberen Teils bezieht sich auf allgemeine Angaben zum OP und bleibt in allen drei Registern gleich. Die Felder "Adressnummer", "Belegnummer", "Auftragsnummer" und "Text" spezifizieren den Beleg, auf dessen Grundlage der OP basiert. Das Buchungsdatum gibt an, wann der Beleg gebucht wurde. Die Mahnstufe gibt an, ob bzw. wie oft ein Offener Posten bereits gemahnt wurde. Mahnstufe Null bedeutet dabei, dass noch keine Mahnung erstellt wurde. Der Eintrag wird jeweils beim Erstellen einer Mahnung (ausgenommen Bildschirmdruck) erhöht. Nächste Mahnung gibt das Fälligkeitsdatum an. Wurde der OP bis zu diesem Datum nicht beglichen, ist er im nächsten Mahnlauf mit enthalten. Register "Beträge / Kurs / Mahnung" Der Rechnungsbetrag und die Währung werden aus dem Beleg übernommen. Zusätzlich wird der skontofähige Betrag ausgewiesen, der durch Faktura von nicht skontofähigen Positionen (häufig sind Dienstleistungen oder Frachten nicht skontoabzugsberechtigt) vom Rechnungsbetrag abweichen kann. Der bezahlte Betrag kann nicht editiert werden. Dieser Wert stammt aus dem teilweisen Ausgleich eines Offenen Posten und wird an dieser Stelle ausgewiesen. Aus der Differenz zwischen Rechnungsbetrag und eventuell bereits geleisteter Zahlungen, errechnet sich 97

104 der offene Betrag, der die Restforderung beziffert. Weiterhin wird durch die beiden Radio-Buttons "Soll" und "Haben" angegeben, ob es sich bei dem OP um eine Forderung oder eine Verbindlichkeit handelt. Sie erinnern sich auch Kreditoren OP s werden hier verwaltet. Mahnbescheid / Inkasso Schließlich beinhaltet diese Seite noch das Kennzeichen, ob für den OP bereits ein Mahnbescheid gestellt wurde und das Datum, wann das Mahnverfahren eingeleitet wurde. Ein derart gekennzeichneter OP wird in den Mahnungen nicht mehr berücksichtigt Weitere Informationen zu diesem Bereich entnehmen Sie bitte dem Kapitel Inkasso im Anhang des modulübergreifenden Teiles. Register "Bank / Zahlungsbedingungen" Die Angabe von Zahlungsart und Bankverbindung bezieht sich hierbei auf die Bankverbindung des Kunden bzw. Lieferanten, während sich der Eintrag der Hausbank eine Ihrer eigenen Bankverbindungen ist, die Sie in den Mandantenstammdaten eingetragen haben. Die Zahlungsart können Sie dabei aus einer Auswahlbox mit folgenden Möglichkeiten auswählen: Scheck Überweisung Lastschrift / Überweisung Abbuchungsauftrag / Überweisung Bar Über DTA Über DTA (Abbuchungsvollmacht) Über Kreditkarte Der mittlere Teil der Maske bezieht sich auf die Zahlungsbedingung, die diesem Offenen Posten zugeordnet ist. Sie haben hier die gleichen Auswahlmöglichkeiten, wie in der Anlage der Adressen bereits ausführlich erläutert. Wurde der OP aus einem Vorgang heraus erzeugt, werden hier natürlich die in der Vorgangsadresse verwendeten Einstellungen übernommen. Das Kennzeichen "Zahlungsverkehr wurde erstellt" zeigt an, dass der Offene Posten bereits im Zahlungsverkehrsmodul bearbeitet wurde. Damit können beispielsweise Doppelzahlungen vermieden werden. Die Erstellung des Zahlungsverkehrs bewirkt allerdings noch keinen OP-Ausgleich. Da dieser erst bei Zahlungsein- oder -ausgang erfolgt, wird hierdurch der zu erwartende Geldfluss gekennzeichnet. Register "Info" Hier handelt es sich um ein Eingabefeld mit der Möglichkeit zur Eingabe von formatiertem Text. Es dient der Aufnahme beliebiger Informationen, die Sie dem Konto hinterlegen möchten. Ergänzt wird die Maske mit Angaben über das Erstellungsdatum, das letzte Änderungsdatum und die Angabe über den Benutzer, der den Kontoeintrag erzeugt bzw. 98

105 zuletzt geändert hat. Ausgleich eines Offenen Posten Der Ausgleich eines Offenen Posten erfolgt entweder durch Betätigen der Schaltfläche AUSGLEICHEN oder durch einen Doppelklick mit der linken Maustaste auf den entsprechenden OP-Eintrag. In beiden Fällen öffnen Sie eine weitere Maske, in welcher der Ausgleich vorgenommen wird. Adressnummer und Belegnummer des OP werden im oberen Bereich der Maske dargestellt, können an dieser Stelle allerdings nicht geändert werden. Im mit dem Begriff "Offene Posten" überschriebenen Bereich tragen Sie zuerst das Buchungsdatum des OP-Ausgleichs ein. Die Vorgabe wird immer das aktuelle Mandantendatum sein. Das Anzeigefeld "Offener Betrag" beinhaltet die OP-Summe. Der Ausgleichsbetrag wird mit dem offenen Betrag vorbelegt. Die Schaltfläche VOLLER BETRAG setzt den Ausgleichsbetrag auf den vollen Betrag des Offenen Posten. Im Feld "Zahlungsart" können Sie aus einer Auswahlliste die Art des Geldtransfers wählen. Zur Verfügung stehen die gleichen Möglichkeiten, wie in der Erfassungsmaske des OP bereits beschrieben. Durch die Checkbox "Vorgabe Buchungssatz erstellen" generieren Sie einen Buchungssatz im durch die OP-Parameter definierten Format. Die erstellten Buchungssätze können im Bereich "Abrechnung" im Menüpunkt "Auftrag Buchungen" eingesehen und verändert werden. Weitere Möglichkeiten zur Dateneingabe bzw. Datenauswahl stehen Ihnen für Ihre Hausbank, sowie die Bankverbindung des Kunden oder Lieferanten zur Verfügung. Drucken (Offene Posten, Mahnungen) Über die Schaltfläche DRUCKEN stehen Ihnen über das erste Register "Liste" zwei verschiedenen Listendrucke für die Offenen Posten zur Verfügung. Über den Register "Mahnungen" im Druckmenü der Offenen Posten steht Ihnen das Mahnwesen zur Verfügung. Dabei können Sie zwischen drei verschiedenen Drucklayouts wählen, welche sich nur von der Optik her unterscheiden. Ob ein Kunde in den Mahnlauf einbezogen wird, legt man über dessen Stammdatensatz über das Register "Bank / Zahlungsmodalität" mit der Option "bekommt Mahnung" fest. Über die Eigenschaften des Druckes können Sie festlegen, ob der Mahnlauf für alle Kunden erfolgen soll oder nur für einen ausgewählten Kunden bzw. Kundenkreis. Für die Einschränkung stehen Ihnen verschiedene Sortierkriterien zur Verfügung. Auf zwei wichtige Optionen im Druckmenü sei hier noch einmal besonders hingewiesen. Zum einen auf die Vorgabe des Mahndatums. Es wird immer das Arbeitsdatum des Mandanten 99

106 angeboten, welches natürlich spezifisch abgeändert werden kann. Die Option "Mahnstufe nach dem Ausdruck hochzählen" sollte beim Druck der Mahnungen immer aktiv sein, damit nach der Ausgabe der Mahnungen die nächste Mahnstufe und das nächste Mahndatum automatisch gesetzt werden kann. Offene Posten History: Die Scheckeinreicherliste ist ebenfalls im Druckmenü der OP-History verfügbar. Zunächst können mit eingegangenen Schecks die Offenen Posten der Reihe nach ausgeglichen werden. Danach erstellen Sie sich die Einreicherliste bequem aus diesem Programmteil heraus und reichen diese zusammen mit den Schecks bei Ihrer Hausbank ein. Rufen Sie die Eigenschaften dieses Druckes auf, stehen Ihnen im ersten Register "AUSWAHL" zwei nützliche Funktionen für den Druck der Liste zur Verfügung. Mit den beiden ersten Angaben können Sie den Zeitraum eingrenzen. Schecks mit einem älteren als dem angegebenen Datum werden im Druck nicht berücksichtigt. Weiterhin können Sie die entsprechende Hausbank Ihrer Firma auswählen, die Sie in den Mandantenstammdaten angelegt haben. Auch beim Druck der Scheckeinreicherliste besteht wie im OP-Ausgleich die Möglichkeit, Buchungen auf Grundlage der in den OP-Parametern getroffenen Layouteinstellungen zu erzeugen. Sie müssen dazu lediglich im zweiten Register "OPTIONEN" die Checkbox "Vorgabebuchungen erstellen" aktivieren. OP-Summen Assistent Eine weitere Funktion der OP-Verwaltung erreichen Sie über die Schaltfläche OP-SUMME ASSISTENT. Sie rufen mit ihr einen Assistenten zur Ermittlung von Summenwerten der Offenen Posten auf. In der ersten Maske legen Sie fest, nach welchem Schema die Summen ermittelt werden sollen und ob Zahlungsein- und ausgänge in der Summenbildung berücksichtigt werden sollen. Die zweite Maske bietet die Möglichkeit, die Auswertung auf einen bestimmten Bereich der OP-Verwaltung einzugrenzen. Ihnen stehen hier mehrere Filter zur Verfügung. Sie können hier die Auswertung auf einen bestimmten Bereich begrenzen. Hierzu wählen Sie die primäre Sortierung und geben den Start- und Endwert an. Außerdem werden Ihnen die in der Adressverwaltung verfügbaren Statuseinträge angezeigt, die Sie mittels Aktivierung der Checkbox noch weiter eingrenzen können. Damit wird es möglich, die Auswertung beispielsweise nur auf einen definierten Adressnummernbereich und zusätzlich nur die mit einem bestimmten Statuskennzeichen versehenen Einträge zu berücksichtigen. In der abschließenden Maske werden die ermittelten Summen in tabellarischer Form, nach Datumsbereichen aufgeteilt, angezeigt. 100

107 Nachfolgend die Erläuterung, was bei welchem Schema für die Auswertung zu Grunde gelegt wird: Nach Mahnstufen: Für diese Auswertung werden nur die Mahnstufen zu Grunde gelegt, welche die OP zum Zeitpunkt der Auswertung haben. Die Tabellenansicht unterteilt sich in: Mahnstufe und Betrag Beispiel: Adresse 10000; MSt 0; Rg.-Betr.: 1.000,00 EUR --> Ausweisung bei Mahnstufe 0 Betrag 1.000,00 EUR Nach Mahnstufen aufgrund des Datums: Für dieses Schema wird die Mahnstufe und das Mahndatum berücksichtigt. Ist z.b. ein OP mit Mahnstufe 1 laut Mahndatum zur Mahnung fällig, wird er in dieser Auswertung unter Mahnstufe 2 ausgewiesen. Die Tabellenansicht unterteilt sich in: Mahnstufe und Betrag Beispiel: Adresse 10000; MSt 1; Rg.-Betr.: 1.000,00 EUR --> Ausweisung bei Mahnstufe 2 Betrag 1.000,00 EUR Überfällige Offene Posten: Es werden alle Offenen Posten, welche ein älteres oder gleiches Buchungsdatum wie das aktuelle Arbeitsdatum haben, ausgewiesen. Die Tabellenansicht unterteilt sich in: älter als; bis vor Tage und Betrag (Die Spalte bis vor Tage wird aufgrund der Mahnparameter z.b. mit 14, 28, 42 gefüllt) Maßgebend für die Berechnung hier ist das aktuelle Arbeitsdatum des Mandanten und das Rechnungsdatum. Beispiel: Rechnungsdatum akt. Arbeitsdatum > Ausweisung des Wertes älter als 0 bis vor Tagen 14 Rechnungsdatum akt. Arbeitsdatum > Ausweisung des Wertes älter als 15 bis vor Tagen 28 Überfällige Offene Posten unter Berücksichtigung der Nettotage: Auswertung erfolgt auf der Basis der hinterlegten Nettotage im Offenen Posten. Die Tabellenansicht unterteilt sich in: älter als; bis vor Tage und Betrag (Die Spalte bis vor Tage wird aufgrund der Mahnparameter z.b. mit 14, 28, 42 gefüllt) Maßgebend für die Berechnung hier ist das aktuelle Arbeitsdatum des Mandanten, das Rechnungsdatum sowie die hinterlegten Nettotage. Hierbei wird die Differenz Rechnungsdatum und akt. Arbeitsdatum errechnet und die Nettotage addiert. Beispiel: 101

108 Rechnungsdatum akt. Arbeitsdatum netto Tage 5 --> Ausweisung des Wertes älter als 0 bis vor Tagen 14 Berechnung: 10 Tg - 1 Tg = 9 Tg + 5 ntg = 14 Tg Rechnungsdatum akt. Arbeitsdatum netto Tage 6 --> Ausweisung des Wertes älter als 15 bis vor Tagen 28 Berechnung: 10 Tg - 1 Tg = 9 Tg + 6 ntg = 15 Tg Zu erwartende Offene Posten: Liegt das Buchungsdatum eine Offenen Posten nach dem aktuellen Arbeitsdatum, ist es ein zu erwartenden Offener Posten. History Offene Posten Der Auftrag und die Fibu stellt Ihnen hierzu eine Offene Posten History zur Verfügung, in der sämtliche Veränderungen eines Offenen Posten protokolliert werden. Sobald eine Veränderung eintritt, wird eine Kopie des Datensatzes in der OP-History erzeugt und die Veränderung eingetragen. Hierbei ist es unerheblich, ob die Veränderung manuell im Datensatz des Offenen Posten eingetragen wird, ob ein teilweiser Ausgleich erfolgt oder ob der OP vollständig beglichen wird. Beachten Sie hierbei, dass bereits das Schließen eines Offenen Posten Datensatzes mit der Schaltfläche OK als Änderung protokolliert wird. Mit Hilfe dieser Protokolldatenbank wird das Nachvollziehen bei eventuell auftretenden Fragen in Zusammenhang mit einem Offenen Posten wesentlich erleichtert. Sollte es notwendig werden, einen bereits in Ihrer Datenbank ausgeglichenen Offenen Posten wieder herzustellen, denken Sie beispielsweise an nicht eingelöste Schecks, lässt sich der vollständige Datensatz mit der Schaltfläche IN ÜBERSICHT KOPIEREN auf einfachste Art wieder rekonstruieren und erneut in die Verwaltung aufnehmen. Über die Schaltfläche EINTRAG STORNIEREN kann zu einem OP immer nur der letzte Eintrag wieder rückgängig gemacht (storniert) werden. Versuchen Sie dennoch einen anderen OP-History Eintrag zu stornieren, erscheint folgende Meldung: Beachten Sie: Es wurde nicht der letzte Ausgleichsatz gewählt. Nur der letzte Ausgleich kann storniert werden. So kann z.b. der Ausgleich eines OP, der versehentlich durchgeführt wurde, wieder rückgängig gemacht werden. Extra Ansichten der OP-Verwaltung In der OP-Verwaltung stehen Ihnen über die Schaltfläche EXTRA-ANSICHT diese zusätzlichen Informationen zur Verfügung: Schaltfläche INFORMATION 102

109 Sind Ihren Offenen Posten Info-Einträge hinterlegt, können Sie diese in dieser Extra Ansicht einsehen. Schaltfläche OFFENE POSTEN In dieser Extra Ansicht werden alle Offenen Posten angezeigt, welche für die Adresse des selektierten Datensatzes in der OP Übersicht existieren. Zusätzlich werden alle Einträge der OP History zu dieser Adresse angezeigt. Über die Extra-Ansicht sind zusätzlich folgende Einträge aufrufbar: History Kalender( siehe S. 92) Banking Der Bereich Banking gliedert sich in die Bereiche Offene Posten( siehe S. 96) Zahlungsverkehr( siehe S. 114) Kontoauszüge( siehe S. 120) Zuordnungen (Zahlungsverkehreingang)( siehe S. 122) Im Bereich Offene Posten( siehe S. 96) werden die Offenen Posten erstellt, verwaltet, ausgeglichen, Mahnungen( siehe S. 99) erstellt etc. Das Erstellen der Offenen Posten erfolgt in der Regel automatisch (siehe Allgemeines zur OP-Verwaltung( siehe S. 96) ). Im Bereich Zahlungsverkehr( siehe S. 114) werden die Zahlungsverkehrsdatensätze erstellt - entweder als Folge des manuellen Ausgleichs( siehe S. 99) einzelner OP-Datensätze oder durch den Assistent-OP( siehe S. 116) (je nach Parametrisierung( siehe S. 233)). Zahlungsverkehrsdatensätze dienen der Übertragung der ein- und ausgehenden Zahlungen aus dem Programm heraus an die Bank oder eine Online-Banking-Software. Im Bereich Kontoauszüge( siehe S. 120) werden Zu- und Abgänge auf dem Konto sowie die Salden dargestellt und über die Schaltfläche ONLINE AKTUALISIEREN( siehe S. 120) können diese Daten von einem für den Online-Zugriff eingerichteten Konto abgerufen werden. Im Bereich (Buchungs( siehe S. 122)-)Zuordnungen( siehe S. 122) befindet sich der Zahlungsverkehreingang, d.h. die eingehenden Datensätze der Zahlungsein- oder -ausgänge. Sie können außer einem Datenimport auch Daten aus den Kontobewegungen einlesen( siehe S. 123). Hier erfolgt auch die Zuordnung der Zahlungen( siehe S. 124) zu den Offenen Posten( siehe S. 96). Banking Ablaufbeschreibung Durch entsprechende Parametrisierung können Sie den Grad der Automatisierung bei der Verarbeitung der Zahlungen weitgehend an Ihre Anforderungen anpassen. 103

110 Folgende Möglichkeiten bestehen (die dargestellten Szenarien sind lediglich ein Beispiel, um die vielfältigen Variationen verschiedener Arbeitsweisen veranschaulichen zu können): A) Assistentengesteuerte automatische Verarbeitung der Zahlungen/ Verwaltung der Kontoauszüge innerhalb der Software: 1. Sie erfassen im Auftragsmodul Rechnungen und/ oder Eingangsrechnungen. 2. Aufgrund der Vorgangsbuchungsparameter( siehe S. 214) werden Offene Posten( siehe S. 96) erstellt. 3. Im Bereich Zahlungsverkehr( siehe S. 114) erstellen Sie mit Hilfe des ASSISTENT OP( siehe S. 118) Datensätze der zur Zahlung fälligen OP's (Zahlungen z.b. an Ihre Lieferanten) und der einzuziehenden OP's (Lastschriften von Ihren Kunden). 4. Sie übertragen diese Daten( siehe S. 119) an Ihre Bank. Sie haben dazu ein oder mehrere Konten bei Ihrer Bank für den Online-Zugriff eingerichtet. 5. Sie rufen online von Ihren Konten Bewegungsdaten ab( siehe S. 120), die ins Programm in den Bereich Kontoauszüge( siehe S. 120) eingelesen werden. 6. Sie lesen die Daten in die Buchungszuordnungen ein( siehe S. 123) und weisen aufgrund der Angaben im Verwendungszweck die Zahlungen Ihren OP zu( siehe S. 124). 7. OP, die zugewiesen werden konnten, werden assistentengesteuert automatisch ausgeglichen( siehe S. 125) und/ oder ein Buchungssatz im Modul FiBu wird erstellt. B) Assistentengesteuerte automatische Verarbeitung der Zahlungen/ Verwendung des DTA-Datenträgertausch: Bei dem unter A) beschriebenen Ablauf werden in den Schritten A4) und A5) die Daten nicht online übermittelt, sondern die Daten werden mit einer DTA-Diskette( siehe S. 118) ausgetauscht. C) Assistentengesteuerte automatische Verarbeitung der Zahlungen/ Verwendung einer externen Online-Banking-Software: Bei dem unter A) beschriebenen Ablauf werden in den Schritten A4) und A5) die Daten nicht online übermittelt. Stattdessen erstellen Sie eine DTA-Datei( siehe S. 118), die Sie lokal abspeichern, um diese Daten in eine Online-Banking-Software einzulesen. Sie verwenden also nicht den Bereich Kontoauszüge im Programm, denn die Übermittlung der Daten an die Bank, das Abrufen und Anzeigen der Bewegungen übernimmt die Online-Banking-Software. Wenn Sie aus der Online-Banking-Software ebenfalls DTA-Dateien erstellen können, so können Sie diese in Ihre Warenwirtschaft einlesen( siehe S. 123) (Schritte A5) und folgende). D) Manuelle Verarbeitung der Zahlungen: Sie erfassen im Auftragsmodul Rechnungen und/ oder Eingangsrechnungen. Aufgrund der Vorgangsbuchungsparameter werden Offene Posten erstellt. Kontoauszüge liegen Ihnen in Papierform vor. Sie vergleichen die Zahlungen auf den Kontoauszügen mit den Offenen Posten( 104

111 siehe S. 96) der Rechnungen und führen den Ausgleich über die Schaltfläche AUSGLEICHEN( siehe S. 99) durch bzw. alternativ, indem Sie im Modul FiBu in den Geschäftsvorfällen einen Buchungssatz erfassen. 5. Den Bereich Zahlungsverkehr( siehe S. 114) könnten Sie nutzen, um für Zahlungen an die Lieferanten die Überweisungsträger auszufüllen und zu drucken( siehe S. 118). Banking - Vorbereitende Einrichtung Um Zahlungsverkehr-Datensätze( siehe S. 114) online buchen zu können, bzw. um Konten in den Kontoauszügen( siehe S. 120) online aktualisieren zu können, müssen die folgenden Voraussetzungen erfüllt sein: Im Mandanten( siehe S. 133) müssen die Bankverbindungen eingerichtet sein für den Onlinezugriff. Die Schnittstelle LetsTrade( siehe S. 105) muss auf dem Rechner installiert sein, der die Kontenabfrage durchführt. microsoft.net1.1. Muss installiert sein (vgl. Letstrade-Schnittstelle - technische Hinweise( siehe S. 105) ) Über das Menü Bearbeiten Parameter Abrechnung - Zahlungsverkehr Parameter( siehe S. 248) müssen die Zahlarten gekennzeichnet sein, die online aktualisiert werden sollen. LetsTrade-Schnittstelle Online übertragen bzw. online aktualisieren von Zahlungen steht Ihnen im Zahlungsverkehrseingang( siehe S. 122) im Importassistenten( siehe S. 123) zur Verfügung und im Bereich Kontoauszüge( siehe S. 120). Bevor Sie diese Funktionen nutzen können, muss die Schnittstelle LetsTrade installiert( siehe S. 105) und auf dem Rechner eingerichtet werden, mit dem die Kontendaten abgefragt werden sollen. Installation (LetsTrade-Schnittstelle) Standardmäßig wird die Schnittstelle LetsTrade bereits bei der Installation des Programmes mit installiert. Zu diesem Zeitpunkt erfolgt keine Installation von microsoft.net 1.1. Letzteres wird benötigt wenn eine sog. Screenparsingbank (Bank deren Zugang nicht über Hbci möglich ist) angesprochen wird. Bei Bedarf installieren Sie daher manuell die LetsTrade-Web_Komponenten.exe aus dem CD Verzeichnis \Bonus\LetsTrade. Bei der ersten Kontenabfrage werden die in der Systemsteuerung vorgenommenen Einstellungen angezeigt bzw. der Dialog zur Einrichtung wird durchlaufen. Anschließend nicht mehr, d.h. Änderungen können dann nur noch in der Windows-Systemsteuerung vorgenommen werden. Die technischen Vorgaben der Banken/ Rechenzentren werden von LetsTrade selbständig aktualisiert beim Abruf der Konten aktualisiert. LetsTrade-Schnittstelle - technische Hinweise Eine Internetverbindung ist Voraussetzung für den Abgleich der Konten mit Letstrade. Ebenso muss auf dem Rechner für einige Screenparsing Banken (Banken deren Zugang 105

112 nicht über Hbci möglich ist) microsoft.net 1.1 installiert sein. Sie können mit Hilfe des Windows Explorers überprüfen, ob eine.net1.1-version installiert ist: Im Verzeichnis C:\WINDOWS\Microsoft.NET\Framework muss der Ordner v vorhanden sein. Ist keine bzw. eine ältere.net-version vorhanden, so wird dies zu Fehlermeldungen führen. Wird NET 1.1 benötigt, muss die Installation manuell erfolgen ( LetsTrade-Web_Komponenten.exe aus dem CD Verzeichnis \Bonus\LetsTrade ). Die Parameter der Bankverbindung werden im C:\Programme\Letstrade\Router in der Datei techdb.xml gespeichert. Verzeichnis Wurden bankseitig Änderungen des Zugangsverfahrens vorgenommen die zu Problemen führen, kann die Datei techdb.xml umbenannt werden. Sie wird dann bei der nächsten Online-Abfrage erneut heruntergeladen. Aufgrund möglicher technischer Änderungen der Zugangsverfahren von Seiten der Banken ist eine regelmäßige Aktualisierung der Letstrade-Schnittstelle erforderlich. Letstrade unterstützt die folgenden Zugangsverfahren zum Online Banking: PIN/TAN T-Online PIN/TAN Internet FinTS/HBCI Chipkarte/Diskette FinTS/HBCI PIN/TAN Im Vergleich zu früheren Versionen der Letstrade-Schnittstelle haben sich technisch bedingt die folgenden Änderungen ergeben: HBCI PLUS und HBCI sind in dem Eintrag in der Software FinTS/HBCI Chipkarte/Diskette enthalten und sofern bankseitig unterstützt auch itan-fähig. (Stand: 05/2007) Protokollierung (Online Banking) Falls Sie die erweiterte Fehlerprotokollierung der Stufe 2 einschalten, so wird im Falle eines Übertragungsfehlers der Datensätze an/ von der Bank ein verschlüsseltes Fehlerprotokoll erstellt. Schalten Sie die erweiterte Fehlerprotokollierung ein über das Menü "? - Hotline". Wählen Sie in diesem Fenster über die Schaltfläche PLUS - ERWEITERTE FEHLERPROTOKOLLIERUNG - STUFE 2. Aus Perfomance-Gründen sollten Sie diese Protokollierung nur einschalten, um immer wiederkehrende Fehlerquellen zu lokalisieren. Sie können nach Absprache mit unserer Hotline diese Protokolle einsenden, so dass Rückschlüsse auf mögliche Fehlerquellen bei Übertragungsproblemen möglich sind. Die Protokolle können Sie einsehen in der Protokollübersicht( siehe S. 292). 106

113 Reguläre Ausdrücke Um aus dem Verwendungszweck intelligent die Adressnummer bzw. die Belegnummer zu finden, wurde die Suche über reguläre Ausdrücke erweitert. Im Menü unter BERABEITEN - PARAMETER - SONSTIGE REGULÄRE AUSDRÜCKE können Sie zum Extrahieren der Adressnummer bzw. der Belegnummer Reguläre Ausdrücke hinterlegen. Folgende Felder können Sie hinterlegen: Nummer Die fortlaufende Nummer wird für das Speichern und Zuordnen des Regulären Ausdrucks beim Suchen benötigt. Diese Nummer sollte, falls denn der Ausdruck mal gelöscht wird, nicht nochmals vergeben werden! Bezeichnung Hier hinterlegen Sie eine Bezeichnung, die kurz die Funktionsweise des Ausdrucks bestimmt. Anhand dieser Bezeichnung treffen Sie später die Verwendung von einem Ausdruck Ausdruck zum Suchen innerhalb des Textes Hier hinterlegen Sie den Suchausdruck, der zum Auffinden eines Textabschnitts verwendet wird, in dem sich wahrscheinlich die zu suchende Nummer befindet. Kennzeichen Ausdruck mehrfach suchen Erlaubt dem Programm den Ausdruck mehrfach zu Suchen. Dies ist z. B. für eine Belegnummernsuche sinnvoll, wenn im Text mehrere Belegnummern vorkommen können. Ausdruck zum Isolieren des gesuchten Werts innerhalb des über Suchen gefundenen Textes Hier hinterlegen Sie den Suchausdruck zum Auffinden der gesuchten Nummer aus dem Textabschnitt, der mit dem Ausdruck zum Suchen gefunden wurde. Test Hier haben Sie die Möglichkeit, Ihre Eingaben zu prüfen. Funktionsweise: Als erstes wird im Text mit dem "Ausdruck zum Suchen" gesucht. Wird eine entsprechende Textstelle gefunden, wird der "Ausdruck zum Isolieren" angewendet, um die entsprechende Nummer zu extrahieren. Falls kein "Ausdruck zum Isolieren" angegeben wurde, wird als Ergebnis die Textstelle des "Ausdruck zum Suchen" zurückgegeben. Falls das Kennzeichen "Ausdruck mehrfach suchen" gesetzt ist, wird solange der Text weiter durchsucht, bis kein Ergebnis mehr gefunden wird. 107

114 Beachten Sie: Die Groß-/Kleinschreibung wird bei Regulären Ausdrücken beachtet! Escapesequenzen Escape Zeichen sind notwendig, wenn Sie Zeichen suchen, die normalerweise eine Funktion innerhalb des Ausdruckes haben. \xnn Zeichen mit einem Hexadezimalwert (nn) \t ein Tabulator \n Zeilenende \r Wagenrücklauf \e Escape (ESC) Beispiel: test\x20leerzeichen findet 'Test Leerzeichen' (\x20 steht für ein Leerzeichen) Zeichenmengen Man kann eine Menge an Zeichen definieren, die gültig sind. Wenn das nächste Zeichen Element der Menge [PN] ist, gilt der Ausdruck als Treffer. Möchte man das Ganze Verneinen, ist der Ausdruck mit [^PN] negiert. Die Menge bezieht sich auf ein Zeichen. Beispiel: Büro[PN]T findet "BüroNT", "BüroPT". Büro[^PN]r findet alles was nicht "BüroNT", "BüroPT" ist. Vorsicht bei "-", "[" und "]" Diese Zeichen müssen entweder ein Escape Zeichen bekommen (siehe oben) oder an den Anfang oder das Ende der Menge gestellt werden. Beispiel: [-az] findet 'a', 'z' und '-' (am Anfang) [az-] findet 'a', 'z' und '-' (am Ende) [a\-z] findet 'a', 'z' und '-' (mit Escape Zeichen "\") [a-z] findet alle Kleinbuchstaben von "a" bis "z" []-a] findet irgendein Zeichen von "]".."a". vordefinierte Zeichenmengen \w \W \d \D \s 108 ein alphanumerisches Zeichen inklusive "_" kein alphanumerisches Zeichen, auch kein "_" ein numerisches Zeichen kein numerisches Zeichen irgendein wörtertrennendes Zeichen (entspricht [ \t\n\r\f])

115 \S kein wörtertrennendes Zeichen Metazeichen Metazeichen erfüllen eine bestimmte Bedingung, z. B. Zeilenseparatoren ^ Beginn einer Zeile $ Ende einer Zeile \A Begin des Textes \Z Ende des Textes. irgendein beliebiges Zeichen Beispiel: ^BüroPlus => findet "BüroPlus" nur, wenn es am Zeilenanfang vorkommt BüroPlus$ => findet "BüroPlus" nur, wenn es am Zeilenende vorkommt ^BüroPlus$ => findet "BüroPlus" nur, wenn er der einzige String in der Zeile ist. BüroPl.s => findet "BüroPlus", "BüroPlas", "BüroPlxs" usw. Standardmäßig garantiert das Metazeichen "^" nur, dass das Suchmuster sich am Anfang des Zielstrings befinden muss oder am Ende des Zielstrings mit dem Metazeichen "$". Kommen im Zielstring Zeilenumbrüche vor, so werden diese von "^" oder "$" nicht gefunden. Iteratoren Jeder Teil eines regulären Ausdruckes kann gefolgt werden von einer anderen Art von Metazeichen - den Iteratoren. Dank dieser Metazeichen können Sie die Häufigkeit des Auftretens des Suchmusters im Zielstring definieren. Dies gilt jeweils für das vor diesem Metazeichen stehenden Zeichen, das Metazeichen oder den Teilausdruck. * kein- oder mehrmaliges Vorkommen ("gierig"), gleichbedeutend wie {0,} + ein- oder mehrmaliges Vorkommen ("gierig"), gleichbedeutend wie {1,}? ein- oder einmaliges Vorkommen ("gierig"), gleichbedeutend wie {0,1} {n} genau n-maliges Vorkommen ("gierig") {m} genau m-maliges Vorkommen ("gierig") {n,m} mindestens n-, aber höchstens m-maliges Vorkommen ("gierig") *? kein- oder mehrmaliges Vorkommen ("genügsam"), gleichbedeutend wie {0,}? +? ein oder mehrmaliges Vorkommen ("genügsam"), gleichbedeutend wie {1,}? 109

116 ?? kein- oder einmaliges Vorkommen ("genügsam"), gleichbedeutend wie {0,1}? {n}? genau n-maliges Vorkommen ("genügsam") {n,}? mindestens n-maliges Vorkommen ("genügsam") {n,m}? mindestens n-, aber höchstens m-maliges Vorkommen ("genügsam") Die Ziffern in den geschweiften Klammern in der Form {n,m} geben an, wie viele Male das Suchmuster im Zielstring gefunden werden muss, um einen Treffer zu ergeben. Die Angabe {n} ist gleichbedeutend mit {n,n} und findet genau n Vorkommen. Die Form {n,} findet n oder mehrere Vorkommen. Es gibt keine Begrenzung für die Zahlen n und m. Aber je größer sie sind, desto mehr Speicher und Zeit wird benötigt, um den regulären Ausdruck auszuwerten. Gierig und Genügsam "Gierig" nimmt soviel wie möglich, wohingegen "genügsam" bereits mit dem ersten Erfüllen des Suchmusters zufrieden ist. Beispiel: 'b+' und 'b*' angewandt auf den Zielstring 'abbbbc' findet 'bbbb' 'b+?' findet 'b' 'b*?' findet den leeren String 'b{2,3}?' findet 'bb' 'b{2,3}' findet 'bbb' Falls eine geschweifte Klammer in einem anderen als dem eben vorgestellten Kontext vorkommt, wird es wie ein normales Zeichen behandelt. Beispiel: foob.*r findet Strings wie 'foobar', 'foobalkjdflkj9r' und 'foobr' foob.+r findet Strings wie 'foobar', 'foobalkjdflkj9r', aber nicht 'foobr' foob.?r findet Strings wie 'foobar', 'foobbr' und 'foobr', aber nicht 'foobalkj9r' fooba{2}r findet den String 'foobaar' fooba{2,}r findet Strings wie 'foobaar', 'foobaaar', 'foobaa aar' etc. 110

117 fooba{2,3}r findet Strings wie 'foobaar', or 'foobaaar', aber nicht 'foobaaaar' Alternativen Man kann eine Serie von Alternativen für Suchmuster angeben, indem man diese mit einem " " (Alt GR + <> (Taste links neben Y)) trennt. Auf diese Art findet das Suchmuster fee fie foe eines von "fee", "fie", oder "foe" im Zielstring - dies würde auch mit f(e i o)e erreicht. Die erste Alternative beinhaltet alles vom letzten Muster-Limiter ("(", "[" oder natürlich den Anfang des Suchmusters) bis zum ersten " ". Die letzte Alternative beinhaltet alles vom letzten " " bis zum nächsten Muster-Limiter. Aus diesem Grunde ist es allgemein eine gute Gewohnheit, die Alternativen in Klammern anzugeben, um möglichen Missverständnissen darüber vorzubeugen, wo die Alternativen beginnen oder enden. Alternativen werden von links nach rechts geprüft, so dass der Treffer im Zielstring zusammengesetzt ist aus den jeweils zuerst passenden Alternativen. Das bedeutet, dass Alternativen nicht notwendigerweise "gierig" sind. Ein Beispiel: Wenn man mit "(foo foot)" im Zielstring "barefoot" sucht, so passt bereits die erste Variante. Diese Tatsache mag nicht besonders wichtig erscheinen, aber es ist natürlich wichtig, wenn der gefundene Text weiterverwendet wird. Im Beispiel zuvor würde der Benutzer nicht "foot" erhalten, wie er eventuell beabsichtigt hatte, sondern nur "foo". Ergänzend bleibt zu sagen, dass " " innerhalb von eckigen Klammern wie ein normales Zeichen behandelt wird, so dass z. B. [fee fie foe] dasselbe bedeutet wie [feio ]. Beispiel: foo(bar foo) findet die Strings 'foobar' oder 'foofoo'. Teilausdrücke Das Klammernkonstrukt (...) wird auch dazu benutzt, reguläre Teilausdrücke zu definieren. Teilausdrücke werden nummeriert von links nach recht, jeweils in der Reihenfolge ihrer öffnenden Klammer. Der erste Teilausdruck hat die Nummer 1, der gesamte reguläre Ausdruck hat die Nummer 0. Beispiel: (foobar){8,10} findet Strings, die 8, 9 oder 10 Vorkommen von 'foobar' beinhalten 111

118 foob([0-9] a+)r findet 'foob0r', 'foob1r', 'foobar', 'foobaar', 'foobaar' etc. Allgemeine Beispiele: Regulärer Ausdruck: "[0][\d]{5}" (Eingabe ohne Anführungszeichen) Erklärung: [...] Kennzeichnet eine Zeichenmenge [0] Diese Menge beschreibt, dass dieses Zeichen "0" an der angegebenen Stelle im Ergebnis enthalten sein muss, in diesem Beispiel am Anfang muss eine "0" stehen. [\d] Diese Menge beschreibt, dass nur Ziffern an der angegebenen Stelle im Ergebnis enthalten sein dürfen, in diesem Beispiel muss also als zweites Zeichen eine Ziffer zwischen "0" bis "9" stehen {...} Gibt einen Wiederholungsfaktor für den letzten Abschnitt an, d.h. der letzte Abschnitt wird "..." mal ausgewertet, in unserem Beispiel [\d]{5} muss fünfmal hintereinander ein numerischer Wert im Ergebnis enthalten sein Regulärer Ausdruck: "RE2[\d]{7}" (Eingabe ohne Anführungszeichen) Erklärung: RE2 Dieser Text muss am Anfang des Ergebnisses stehen [...] Kennzeichnet eine Zeichenmenge [\d] Diese Menge beschreibt, dass nur Zahlen an der angegebenen Stelle im Ergebnis enthalten sein dürfen, in diesem Beispiel muss also als zweites Zeichen eine Ziffer zwischen "0" bis "9" stehen {...} Gibt einen Wiederholungsfaktor für den letzten Abschnitt an, d.h. der letzte Abschnitt wird "..." mal aus gewertet, in unserem Beispiel [\d]{7} muss sieben mal hintereinander ein numerischer Wert im Ergebnis enthalten sein Regulärer Ausdruck: "[\d]{6}$" (Eingabe ohne Anführungszeichen) Erklärung: [\d] Diese Menge beschreibt, dass nur Ziffern an der angegebenen Stelle im Ergebnis enthalten sein dürfen, in diesem Beispiel muss also als zweites Zeichen eine Ziffer zwischen "0" bis "9" stehen {6} sechsmal hintereinander muss ein numerischer Wert im Ergebnis enthalten sein $ Dieser Ausdruck muss am Ende des Textes stehen, d.h. nur wenn der Text mit sechs 112

119 Ziffern endet, ist das Ergebnis diese sechs Ziffern Regulärer Ausdruck: "(?i)(k([a-z\x20.-]{0,4})([\d]{6}))" (Eingabe ohne Anführungszeichen) Erklärung: (...) Gibt eine Gruppe von Definitionen an. Eine Gruppe wird immer für sich ausgewertet. (?i) Gibt an, dass beim Suchen keine Unterscheidung zwischen Groß-/ Kleinbuchstaben gemacht wird K Das Zeichen K muss am Anfang des Ergebnis stehen [...] Kennzeichnet eine Zeichenmenge a-z steht für alle Zeichen zwischen "a" und "z" \x20 steht für das Leerzeichen. steht für den Punkt - steht für den Bindestrich {0,4} Gibt einen Wiederholungsfaktor für den letzten Abschnitt an, d.h. der letzte Abschnitt wird "..."-mal ausgewertet, in unserem Beispiel [...]{0,4} von null bis viermal hintereinander kann der Abschnitt im Ergebnis enthalten sein (K([a-z\x20.-]{0,4}) Nun als Gesamtes: Ergebnis muss mit dem Buchstaben "K" anfangen, dann dürfen bis zu vier Zeichen im Bereich von "a" bis "z", Leerzeichen, Punkt oder Bindestrich kommen ([\d]{6}) sechs mal hintereinander muss ein numerischer Wert im Ergebnis enthalten sein Regulärer Ausdruck: "(^ [^0-9])(1\d{4})($ [^0-9])" (Eingabe ohne Anführungszeichen) und Ausdruck zum Isolieren des gesuchten Wertes innerhalb des über Suchen gefundenen Textes: "\d+" (Eingabe ohne Anführungszeichen) Erklärung: Im Verwendungszweck der in den Zahlungsverkehreingang zu importierenden Datei steht: RECHNUNG KD.-NR vom Aus diesem Verwendungszweck soll beim Import die 5-stellige Kundennummer, welche mit 1 beginnt beim Import als Kundennummer im Zahlungsverkehrsdatensatz eingetragen werden. Da auch in der Rechnungsnummer sowie im Datum die Ziffer "1" enthalten ist muss, der reguläre Ausdruck wie oben hinterlegt werden, damit nur die Kundennummer beachtet wird. Denn der reguläre Ausdruck gibt an, dass sich im zu durchsuchenden Text eine 5 stellige 113

120 Zahl befinden muss, die mit 1 anfängt und an deren Anfang und Ende sich keine andere Zahl befinden darf. Zahlungsverkehr Im Bereich Zahlungsverkehr verwalten Sie alle ein- und ausgehenden Zahlungen, unabhängig, ob es sich dabei um Bar- oder Scheckzahlungen, Überweisungen oder den Datenträgeraustausch handelt. Von diesem Bereich können Ihre Daten z.b. direkt an Ihre Bank oder eine Online-Banking-Software übermittelt werden. Sie möchten den Bereich nur nutzen, um Überweisungsträger zur Zahlung der Lieferantenrechnungen auszudrucken? Im Kapitel Banking Ablaufbeschreibung( siehe S. 103) finden Sie Beispiele für mögliche Arbeitsweisen mit dem Bereich Zahlungsverkehr. Bei der Auswertung der Offenen Posten (d.h. der Identifikation der zur Zahlung fälligen OP) und der Übernahme der Datensätze in den "Zahlungsverkehr" (um die entsprechenden Zahlungen zu veranlassen oder einzuziehen) unterstützt Sie ein Assistent, den Sie über die Schaltfläche ASSISTENT OP( siehe S. 116) starten. Bei der Übernahme von Zahlungsverkehrdatensätzen aus dem Lohnmodul unterstützt Sie ein Assistent, den Sie über die Schaltfläche ASSISTENT LOHN( siehe S. 118) starten. Ausgehend vom Bereich Offene Posten( siehe S. 96) erreichen Sie den Zahlungsverkehr über die Schaltfläche Alternativ können Sie den Zahlungsverkehr auch aufrufen über die Bereichsleiste über den Bereich BANKING( siehe S. 31) und die dortige Schaltfläche Erfassungsmaske der Zahlungsverkehr-Datensätze Nachfolgend wird die Bedeutung der Eingabefelder für die Erfassung der Datensätze im Zahlungsverkehr erläutert: Zahlungsart Dieser Eintrag gibt an, in welche Richtung und auf welche Weise die Zahlung erfolgt. Die Angabe erfolgt durch Auswahl aus einer Listbox, in der Sie die Auswahl aus diesen Möglichkeiten haben: Scheck (Zugang) Scheck (Ausgang) Lastschrift (Zugang) Abbuchungsauftrag (Zugang) Überweisung (Ausgang) 114

121 Überweisung (Zugang) DTA-Lastschrift (Zugang) DTA-Abbuchungsauftrag (Zugang) DTA-Überweisung (Ausgang) Bar (Zugang) Bar (Ausgang) Kreditkarte (Zugang) Kreditkarte (Ausgang) Status Im Listfeld Status können Sie zwischen den folgenden Einträgen wählen: undefiniert (leerer Eintrag ohne Text) Aktiv Fehler Bearbeitet (OK) Wartet Sie können den Status eines Zahlungsverkehrsdatensatz ändern, indem Sie den Datensatz markieren und aus dem Kontextmenü "Status ändern" wählen. Eine Beschreibung der Bedeutung dieser Zuweisungen finden Sie im Kapitel Status der Zahlungsverkehrsdatensätze( siehe S. 115). Belegnummer Die Nummer des Belegs, der dem Zahlungsverkehr zugrunde liegt. Betrag / Verwendungszweck Der Betrag muss selbstverständlich im Datensatz enthalten sein, während die Angaben zum Verwendungszweck optional sind. von Bank / an Bank (Empfänger) Beim Zahlungsverkehr zwischen zwei Banken müssen diese natürlich eindeutig identifiziert werden. Außerdem bestimmt die Reihenfolge der Einträge auch die Richtung des Geldflusses. Zusätzliche Angaben zum Empfänger Hierbei handelt es sich lediglich um zusätzliche Anschriftendaten des Empfängers. Status der Zahlungsverkehrsdatensätze Wenn Sie Datensätze mit dem Assistent OP( siehe S. 116) im Zahlungsverkehr automatisch erstellen, so wird jedem Zahlungsverkehr ein Status zugewiesen: undefiniert (leerer Eintrag ohne Text) Dem Zahlungsverkehrsdatensatz wurde kein Status zugewiesen. In der Übersicht 115

122 sind diese Datensätze mit keinem Symbol gekennzeichnet. Aktiv Dieser Zahlungsverkehrsdatensatz ist für die weitere Verarbeitung (z.b. durch den DTA-Datei-Assistent) vorgesehen. (Ausnahme: gesperrte Datensätze aufgrund fehlender Angaben werden nicht automatisch weiterverarbeitet.) In der Übersicht sind diese Datensätze mit dem Symbol weißer Pfeil auf blauem Grund gekennzeichnet. Fehler Die Einträge in diesem Datensatz sind unvollständig oder fehlerhaft. Eine automatische Weiterverarbeitung findet nicht statt. In der Übersicht sind diese Datensätze mit dem Symbol Stoppschild gekennzeichnet. Bearbeitet (OK) Dieser Datensatz wurde bereits erfolgreich weiterverarbeitet. Meist sind diese Datensätze im Archiv zu finden. Sie werden mit dem Symbol weißes Häkchen auf grünem Grund dargestellt. Wartet Dem Zahlungsverkehrsdatensatz wurde noch kein Status zugewiesen. In der Übersicht sind diese Datensätze mit keinem Symbol gekennzeichnet. Assistent OP Im Bereich Zahlungsverkehr( siehe S. 114) verwalten Sie alle ein- und ausgehenden Zahlungen, unabhängig, ob es sich dabei um Bar- oder Scheckzahlungen, Überweisungen oder den Datenträgeraustausch handelt. Mit der Schaltfläche öffnen Sie einen Assistenten, der Ihnen bei der Auswertung der Offenen Posten hilft und davon ausgehend dann für fällige Zahlungen bzw. Zahlungseingänge entsprechende Zahlungsverkehrsdatensätze erstellt. "Wählen Sie die Bereiche für den Zahlungsverkehr aus" Nach der Begrüßungsmaske befinden Sie sich in der Bereichsauswahl, in der Sie festlegen, welche nach Zahlungsart unterschiedenen Bereiche vom Assistenten bearbeitet werden sollen. 116

123 Die Übersicht ist wie eine Explorer-Ansicht aufgebaut und in der gleichen Weise zu bedienen. Durch Mausklick auf das Plus oder Minus Symbol öffnen Sie die Ordnereinträge. Damit werden die darin enthaltenen Einträge angezeigt. Ist die Auswahl eines Eintrags aktiv, wird das durch ein grünes Häkchensymbol dargestellt. Ist die Auswahl inaktiv, zeigt ein roter Kreis mit einem weißen Strich an, dass dieser gekennzeichnete Bereich nicht in die Bearbeitung einfließt. Bestätigen Sie die Bereichsauswahl mit WEITER, gelangen Sie in die nächste Maske. "Wählen Sie das Fälligkeitsdatum und den Zeitraum bis zum nächsten Lauf aus" Über die Schaltfläche weiter kommen Sie in die Maske "Wählen Sie das Fälligkeitsdatum und den Zeitraum bis zum nächsten Lauf aus". Hier geben Sie das Fälligkeitsdatum und den Zeitraum bis zum nächsten Lauf im Zahlungsverkehr an. Die Option "Offene Posten, für die schon Zahlungsverkehr erstellt wurde, nicht beachten" sollte immer aktiviert sein, um doppelte Zahlungen zu vermeiden. Soll der Offene Posten aus der Übersicht der OP Verwaltung mit dem Erstellen des Datensatzes im Zahlungsverkehr gelöscht werden, so aktivieren Sie das Kennzeichen "Offene Posten nach Erstellen des Zahlungsverkehrs löschen". Bestätigen Sie die Eingabe anschließend mit der Schaltfläche WEITER. "Wählen Sie die Art der Fälligkeit und das Skonto für den Zahlungseingang/ Zahlungsausgang aus" In den nächsten beiden Masken geben Sie die Art der Fälligkeit sowie das gewünschte Skonto an. Es handelt sich in beiden Fällen um die gleiche Eingabemaske, die sich jedoch zuerst auf den Zahlungseingang und danach auf den Zahlungsausgang bezieht. In den beiden Bereichen Fälligkeit und Skonto kann jeweils nur eine einzige Möglichkeit ausgewählt werden. Eine Mehrfachauswahl ist an dieser Stelle nicht möglich. "Zusammenfassung" Haben Sie alle Einstellungen vorgenommen, wird schließlich eine Übersicht über die 117

124 ausgewählten Offenen Posten angezeigt. Bestätigen Sie die Übersicht mit der Schaltfläche FERTIGSTELLEN, werden die Einträge in das Zahlungsverkehrsmodul vorgenommen, wo die endgültige Bearbeitung über den Druck der Einträge bzw. das Erstellen einer DTA-Datei oder das Online Buchen erfolgt. Assistent Lohn Der Assistent Lohn ermittelt aus den Angaben des Bereiches Personal die nötigen Überweisungen und erstellt im Zahlungsverkehr die entsprechenden Einträge. (Nur bei installiertem Lohnmodul verfügbar.) Mit der Schaltfläche öffnen Sie einen Assistenten, der Sie durch die erforderlichen Schritte führt. Bestätigen Sie die getroffenen Einstellungen jeweils mit der Schaltfläche WEITER. Wählen Sie auf den folgenden Seiten den Abrechnungsmonat und das Jahr aus, die ausgewertet werden sollen, sowie die Zahlarten und falls erforderlich eine Eingrenzung der Mitarbeiter. Schließen Sie den Assistenten mit der Schaltfläche FERTIGSTELLEN ab. DTA-Datei Assistent Der Datenträgeraustausch mit der Bank ermöglicht Ihnen, Ihren gesamten Zahlungsverkehr mit der Bank abzuwickeln, indem Sie DTA-Daten auf einer Diskette weitergeben. Sie können das Erstellen von DTA-Daten aber auch dazu nutzen, um Daten Ihrer Zahlungsein- und -ausgänge an eine Online-Banking-Software zur weiteren Vergabe zu übergeben. Die Beschreibung zum DTA Assistenten finden Sie in diesem Handbuch im Abschnitt Datei - Schnittstellen - DTA Datei erstellen( siehe S. 156). Sie können diese Funktion im Bereich Zahlungsverkehr( siehe S. 114) aufrufen über das Menü der Schaltfläche PLUS - DTA-DATEI-ASSISTENT. Druck der Datensätze des Zahlungsverkehr (Überweisungen, Schecks etc.) Rufen Sie im Zahlungsverkehr das Druckmenü auf, können Sie über Register die verschiedenen Drucke für Listen, Schecks, Barzahlungen und Überweisungen auswählen. Die unterschiedlichen Drucke werden deshalb notwendig, da ein Überweisungsträger einen anderen Aufbau als ein Scheckformular oder eine Quittung zur Barzahlung besitzt. Die Unterscheidung der Datensätze wird von der Anwendung übernommen, so dass Sie keine weitere Auswahl zu treffen brauchen. Rufen Sie bspw. den Scheckdruck auf, werden nur die Datensätze mit der Zahlungsart "Scheck im Druck berücksichtigt. In den Eigenschaften des Druckes sollten Sie die Option "Datensätze nach Ausgabe in Archiv verschieben" aktivieren. Damit ist sichergestellt, dass ein bereits gedruckter Eintrag 118

125 nicht erneut gedruckt wird. Die doppelte Abarbeitung von Datensätzen wird hierdurch vermieden. Außerdem haben Sie im Zahlungsverkehr die Möglichkeit, manuell über die Schaltfläche IN ARCHIV VERSCHIEBEN ausgewählte Datensätze in das Zahlungsverkehr Archiv( siehe S. 120) zu verschieben. Zahlungen an "WISO Mein Geld" übergeben Über die Schaltfläche PLUS - BUCHUNGEN AN MEIN GELD können die Zahlungsverkehrsdatensätze komfortabel an die WISO-Software "Mein Geld" übertragen werden. Voraussetzung ist, dass die Version der Software "WISO Mein Geld" (ab Version 2005) installiert und ein Mandant eingerichtet worden ist. Um die Datensätze im Zahlungsverkehr( siehe S. 114) an die Software "WISO Mein Geld" übergeben zu können, müssen Sie zunächst die jeweiligen Datensätze markieren. Anschließend betätigen Sie die Schaltfläche PLUS - BUCHUNGEN AN MEIN GELD und es wird versucht, die Daten zu verarbeiten und an "WISO Mein Geld" zu übergeben. Sie können das verwendete Programm auswählen sowie den Datenpfad für die gewünschte Mandantendatei von "WISO Mein Geld" hinterlegen. Abschließend hinterlegen Sie das Passwort für Ihren Mandanten in "Mein Geld". Nach der Übertragung sind die Datensätze anschließend im Archiv. Wenn kein Archiv vorhanden ist, werden diese gegen Rückfrage gelöscht. Die einzelnen Buchungen müssen im Online Center von "WISO Mein Geld" aktiv gesetzt werden, damit diese verarbeitet werden. In "WISO Mein Geld" müssen die Mandantenkonten hinterlegt und als Onlinekonten aktiviert sein.beachten Sie dabei, dass Ihr Online-Banking-Konto Lastschrift und / oder Überweisung als Online Zahlungsart unterstützen muss. Online buchen Haben Sie beispielsweise über die Schaltfläche Assistent-OP( siehe S. 118) oder durch den Ausgleich von OP( siehe S. 99) Zahlungsverkehrsdatensätze erstellt, so können Sie diese über die Schaltfläche an ein für den Online-Zugriff eingerichtetes Konto übermitteln. 119

126 Hierzu muss die Schnittstelle LetsTrade( siehe S. 105) eingerichtet sein und die im Mandanten hinterlegten Konten müssen für den Online-Zugriff eingerichtet sein( siehe S. 133). Durch Ausführen der Funktion Online Aktualisieren im Bereich Kontoauszüge( siehe S. 120) können Sie überprüfen/ sicherstellen, dass die Einrichtung der Konten korrekt abgeschlossen wurde. Sie können, bevor Sie die Schaltfläche auswählen, einzelne Datensätze markieren, so dass nur diese verarbeitet werden, indem Sie in dem Dialogfenster die entsprechende Auswahl bestätigen. Haben Sie vor dem Aufruf der Funktion keine Auswahl der zu übertragenden Datensätze getroffen, so können Sie mit "Ja alle" erreichen, dass alle als aktiv( siehe S. 115) gekennzeichneten Datensätze übertragen werden. Es werden nur Datensätze verarbeitet, deren Status auf aktiv gesetzt ist und die nicht gesperrt sind. Archiv Zahlungsverkehr Im Archiv werden verarbeitete Datensätze aus Gründen der Nachvollziehbarkeit gespeichert. Sie können die Daten im Bereich "Zahlungsverkehr Archiv" lediglich einsehen bzw. mit entsprechender Berechtigung löschen oder in die Übersicht (d.h wieder in den Zahlungsverkehr( siehe S. 114) ) kopieren, um Sie dort noch einmal verarbeiten zu können. Kontoauszüge Im Bereich Kontoauszüge werden Zu- und Abgänge auf dem Konto sowie die Salden dargestellt und über die Schaltfläche ONLINE AKTUALISIEREN( siehe S. 120) können diese Daten von einem für den Online-Zugriff eingerichteten Konto abgerufen werden. Im Kapitel Banking Ablaufbeschreibung( siehe S. 103) finden Sie Beispiele für mögliche Arbeitsweisen mit dem Bereich Kontoauszüge. Online aktualisieren In den Kontoauszügen werden die Zu- und Abgänge sowie die Kontensalden angezeigt. Über die Schaltfläche 120

127 werden die Kontendaten abgerufen. Hierzu muss die Schnittstelle LetsTrade( siehe S. 105) eingerichtet sein und die im Mandanten hinterlegten Konten müssen für den Online-Zugriff eingerichtet sein( siehe S. 133). Ein Assistent führt Sie durch die erforderlichen Schritte. Bestätigen Sie die getroffenen Einstellungen jeweils mit der Schaltfläche WEITER. Wählen Sie zunächst das Konto aus, dessen Daten abgerufen werden sollen sowie den Zeitraum, für den die Daten abgerufen werden sollen. Für die Authentifizierung werden die im Mandanten hinterlegten Zugangsdaten( siehe S. 133) verwendet. Nach Abschluss des Assistenten haben Sie die Möglichkeit, die getroffene Auswahl in einem Schema zu speichern, um beim nächsten Aufruf des Assistenten wieder darauf zugreifen zu können. Schließen Sie den Assistenten mit der Schaltfläche FERTIGSTELLEN ab. In der Tabellenansicht der Kontoauszüge stehen die Felder Buchung und Valuta zur Verfügung. "Buchung", d.h. das Feld "Buchungsdatum" gibt das Datum der Bankbuchung an (d.h.: "Wann hat die Bank diesen Beleg gebucht"). "Valuta", d.h. das Feld "Valutadatum" (Wertstellungsdatum) gibt an, zu welchem Datum der Betrag wirklich gebucht wurde. Beim Einladen der Kontobewegungen über das OnlineBanking (LetsTrade), werden die Felder für Empfänger Bankleitzahl und Kontonummer bereitgestellt. Bitte beachten Sie jedoch, dass nicht alle Banken diese Daten übermitteln. Regeln (Online Banking) anpassen und anwenden Sie können Regeln erstellen, die auf die in die Kontoauszüge eingelesenen Datensätze angewendet werden. Sie können die Regeln erstellen, indem Sie aus dem Menü der Schaltfläche PLUS IMPORTREGELN - ANPASSEN... wählen. Um die neu erstellten Regeln dann auf bereits eingelesene Daten anzuwenden, können Sie aus dem Menü der Schaltfläche PLUS - IMPORTREGELN - ERNEUT ANWENDEN wählen. Sie können die Importregeln auch über das Menü BEARBEITEN - PARAMETER ABRECHNUNG - IMPORTREGELN FÜR ONLINE BANKING bearbeiten. Im modulübergreifenden Teil des Handbuch, im Kapitel Importregeln für Online Banking( siehe S. 249) finden Sie eine Beschreibung der Vorgehensweise. Buchungszuordnung (der Kontoauszüge) Um in den Bereich Kontoauszüge eingelesene Datensätze in den Zahlungsverkehreingang zu übernehmen, um sie dort OP zuweisen zu können, können Sie in den Kontoauszügen die Schaltfläche 121

128 verwenden. Ein Assistent führt Sie durch die erforderlichen Schritte. Bestätigen Sie die getroffenen Einstellungen jeweils mit der Schaltfläche WEITER. Sie können auf der Seite "Auswahl der Importart" wählen, ob Sie lediglich die Buchungen in den Zahlungsverkehreingang übernehmen wollen, oder ob dabei auch schon die regulären Ausdrücke( siehe S. 107) angewendet werden sollen, um aus dem Verwendungszweck die Adressnummer und Belegnummern zu auszulesen. Je nachdem, welche Auswahl Sie getroffen haben, gelangen Sie direkt auf die Seite "Übersicht", um den Assistenten mit FERTIGSTELLEN zu beenden bzw. es werden Ihnen die regulären Ausdrücke der Adressen sowie der Belegnummern angezeigt, so dass Sie Ihre Auswahl treffen können. Schließen Sie den Assistenten mit der Schaltfläche FERTIGSTELLEN ab. Nach Abschluss des Assistenten haben Sie die Möglichkeit, die getroffene Auswahl in einem Schema zu speichern, um beim nächsten Aufruf des Assistenten wieder darauf zugreifen zu können. Buchungszuordnungen (Zahlungsverkehreingang) Im Bereich Buchungszuordnungen befindet sich der Zahlungsverkehreingang, d.h. die eingehenden Datensätze der Zahlungsein- oder -ausgänge. Sie können außer einem Datenimport( siehe S. 123) auch Daten aus den Kontoauszügen( siehe S. 120) einlesen. Im Zahlungsverkehreingang erfolgt auch die Zuordnung der Zahlungen zu den Offenen Posten. Sie erreichen den Zahlungsverkehreingang über die Bereichsleiste über den Bereich BANKING( siehe S. 31) und die dortige Schaltfläche In den Buchungszuordnungen stehen Ihnen die Register ZAHLUNGSVERKEHREINGANG sowie ARCHIV ZAHLUNGSVERKEHREINGANG zur 122

129 Verfügung. Im Archiv werden Nachvollziehbarkeit. verarbeitete Datensätze gespeichert aus der Gründen der Nachfolgend wird der Ablauf für den Zahlungsverkehreingang beschrieben, der sich in die drei Schritte gliedert: 1. Importassistent( siehe S. 123) 2. OP-Zuweisungsassistent( siehe S. 124) 3. Zuweisung Buchen( siehe S. 125) Importassistent Um Daten in den Zahlungsverkehreingang einlesen zu können, starten Sie durch einen Klick auf die Schaltfläche den Importassistenten. Treffen Sie auf den Seiten des Assistenten die gewünschte Auswahl und bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche WEITER. Wählen Sie, aus welchem Bereich Zahlungsverkehrdaten eingelesen werden sollen. Zur Auswahl stehen: eine vorhandene DTA-Datei das Zahlungsverkehrarchiv( siehe S. 120) der Import aus einer Datei Daten im *BESR-Format Import direkt online von einem dafür eingerichteten Konto der Bereich Kontoauszüge( siehe S. 120) (* BESR ist ein Standard der Schweiz. Das Format folgt der Beschreibung der Credit Suisse vom Juli 1998.) Zudem können Sie auf dieser Seite festlegen, ob direkt nach dem Import der OP-Zuweisungsassistent( siehe S. 124) gestartet werden soll. Der Aufbau der darauf folgenden Seiten des Assistenten variiert entsprechend der zusätzlichen Angaben, die die jeweilige Importart benötigt. Bei "DTA-Datei" und "BESR-Datei" legen Sie den Pfad fest, aus dem die jeweilige Datei importiert werden soll. Beim Zugriff auf das "Archiv-Zahlungsverkehr" können Sie einen Zeitraum für das Historydatum eingrenzen nur bestimmte Zahlarten beachten lassen das Buchungsdatum für den Zahlungsverkehreingang festlegen Dadurch grenzen Sie ein, welche Daten aus dem Zahlungsverkehrarchiv importiert werden. Bei "Import aus Datei" muss zuvor ein Import-Layout angelegt worden sein. 123

130 Um die Kontoauszüge online direkt von Ihrer Hausbank abholen zu können, muss lediglich die Programmschnittstelle "LetsTrade"( siehe S. 105) installiert werden. Es ist kein weiteres Onlinebankingprogramm erforderlich. Beim Import aus dem Bereich Kontoauszüge müssen Sie die Daten zuvor von einem für den Online-Zugriff eingerichteten Konto in die Kontoauszüge eingelesen haben. Wenn Sie sich für den Import aus einer DTA-Datei entschieden haben, so legen Sie in dem darauf folgenden Fenster die Vorgaben für die Zuordnung der Adressnummer und danach der Belegnummer über die zu verwendenden Regulären Ausdrücke fest. Durch diese Funktion werden die Daten (Verwendungszweck/Text) beim Einlesen z. B. daraufhin geprüft, das die Adressnummer 6-Stellig numerisch mit "1" beginnt oder die Belegnummer 10-Stellig mit "RE1" beginnend und 7-Stellig numerisch ist. Dadurch werden die Adressnummer und die Belegnummer automatisch aus dem Feld "Text (Verwendungszweck)" extrahiert und den Feldern "Adressnummer" sowie "Belegnummer" zugeordnet. Nach einem erfolgreichen Import werden die Zahlungsverkehrsdatensätze in der Übersicht angezeigt. Solange diese Daten keinem OP zugewiesen wurden, sind sie in der Übersicht in der Spalte Info mit gekennzeichnet. Lastschriften werden als negativer Betrag (mit vorangestelltem Minuszeichen) in roter Schrift dargestellt. Sollte das Programm beim Auswerten auf Probleme stoßen, so wird der entsprechende Eingangsdatensatz gesperrt und rot dargestellt (z. B. bei der Adressnummernsuche wird eine Adressnummer gefunden, die in den Stammdaten( siehe S. 300) nicht hinterlegt wurde). Beachten Sie, dass es sich bei den Einstellungen in den beiden Dialogen um Voreinstellungen handelt, die entsprechend Ihrer Vorgaben im Menü BEARBEITEN PARAMETER SONSTIGE REGULÄRE AUSDRÜCKE angepasst werden können. Eine Beschreibung zum Ändern bzw. für die Neuanlage der regulären Ausdrücke finden Sie im Kapitel Reguläre Ausdrücke( siehe S. 107). Am Ende des Assistenten können Sie, bevor Sie den Assistenten mit der Schaltfläche FERTIGSTELLEN beenden, ein Schema erstellen, das die zuvor gewählten Optionen für zukünftige Aufrufe des Assistenten speichert. Falls Sie ein solches Schema bereits erstellt haben, steht es Ihnen direkt zu Beginn des Assistenten zur Auswahl zur Verfügung. OP-Zuweisungsassistent Sie können Sie über die Schaltfläche 124

131 den OP-Zuweisungsassistent aufrufen. Falls Sie im Importassistent( siehe S. 123) die entsprechende Option aktiviert haben, so wird der Zuweisungsassistent automatisch gestartet. Mit Hilfe dieses Assistenten werden offene Posten (OP) über die Adressnummer und/oder die Belegnummer und/oder den Verwendungszweck automatisch zugeordnet und ein manuelles Zuordnen der Zahlungsverkehreingang-Datensätze zu den OP entfällt. Haben Sie alle drei Punkte (Adressnummer, Belegnummer, Verwendungszweck ) aktiviert, so müssen zwischen dem OP und dem eingelesenen Zahlungsverkehrdatensatz auch alle 3 Punkte komplett übereinstimmen, andernfalls kann keine Zuordnung erfolgen. Aktivieren Sie weniger Kriterien, so kann die Zuordnung auch erfolgen, wenn nur das entsprechende Kriterium ( z.b. die Adressnummer oder die Belegnummer) erkannt werden kann. Des Weiteren können Sie bestimmen, in welcher Form Skonto berücksichtigt werden soll. Außerdem stellen Sie ein, ob ein Teilausgleich des OP, z. B. bei einer geringeren Zahlung des Kunden, möglich ist. Dann bleibt der OP mit einem Restbetrag bestehen. Abschließend können Sie direkt nach dem Zuweisen der OP den Buchungsassistenten aufrufen lassen, falls Sie die entsprechende Auswahl treffen. Nach einer erfolgreichen Zuweisung ist die Spalte "Info" leer. Ein Restbetrag wird mit drei kleinen schwarzen Punkten (...) gekennzeichnet. Konnten die Daten keinem OP zugewiesen werden, sind diese in der Übersicht in der Spalte Info weiterhin mit gekennzeichnet. Selbstverständlich können Sie einen Zahlungsverkehrsdatensatz auch einzeln einem OP zuweisen. Hierzu wählen Sie den Zahlungsverkehrsdatensatz aus und klicken auf die Schaltfläche ÄNDERN. (siehe Kapitel Zahlungsverkehreingangdatensatz erfassen / ändern( siehe S. 125) ) Zuweisung Buchen Im letzten Schritt können über den Button ZUWEISUNG BUCHEN die OP ausgeglichen und der entsprechende Buchungssatz erstellt werden. Die Auswahl hierzu treffen Sie im ersten Dialog des Assistenten für "Zuweisung buchen". Im letzten Abfragefenster haben Sie hier die Möglichkeit, über die Schaltfläche SCHEMA SPEICHERN die von Ihnen getroffenen Einstellungen für späteres "Zuweisung buchen" zu speichern. Zahlungsverkehreingangdatensatz erfassen / ändern Über die Schaltfläche NEU bzw. ÄNDERN können Sie die Zahlungsverkehreingangdatensätze editieren bzw. manuell Offenen Posten zuweisen. Im oberen Bereich dieser Erfassungsmaske können die relevanten Daten wie Datum, Betrag, Adressnummer, Belegnummern, Zahlungsart sowie der Text des Verwendungszwecks eingetragen werden. 125

132 Über das Kennzeichen "ist Lastschrift" kann ein Geldabgang gebucht werden. Wenn Sie das Kennzeichen "Nur Buchungssatz erzeugen" aktivieren, erfolgt keine Zuweisung und es wird nur ein Buchungssatz erzeugt (z. B. bei einer Tankrechnung oder eine Mietzahlung etc.). Im ersten unteren Register "weitere Daten" werden die Bankdaten hinterlegt, die verwendete Währung mit Umrechnungskurs zur Basiswährung angezeigt sowie die Schecknummer (sofern verfügbar) eingegeben. Im Register "Zuweisung" kann ein Zahlungsverkehrdatensatz einem Offenen Posten zugewiesen werden. In dem oberen Fenster OFFENE POSTEN ÜBERSICHT markieren Sie den entsprechenden OP und über die Schaltfläche ÜBERNEHMEN weisen Sie den OP dem Zahlungsverkehrdatensatz zu. Innerhalb dieser Eingabe kann zudem durch einen Doppelklick der OP zum Ändern aufgerufen werden. Ist das Kennzeichen "Für Restbetrag OP erzeugen" aktiviert, so wird z. B. bei einer Überzahlung für den Restbetrag ein neuer OP erzeugt. Das Register "Memo" ist für die Eingabe zusätzlicher Informationen zu diesem Zahlungsverkehrdatensatz vorgesehen. Im letzten Register "Gesperrt / Info" können Zahlungsverkehreingänge gesperrt bzw. entsperrt werden. Das Gesperrt-Kennzeichen mit entsprechender Info wird automatisch beim Import gesetzt, wenn z. B. mehrere Adressnummern gefunden wurden. Gesperrte Zahlungsverkehreingänge werden in der Tabelle in der Farbe für gesperrte Datensätze dargestellt. Für gesperrte Zahlungsverkehreingänge wird keine automatische OP-Zuweisung vorgenommen. Über die Extra-Ansicht "Gesperrt" im Zahlungsverkehreingang kann ein Datensatz ebenfalls gesperrt / entsperrt werden. Druck der Datensätze des Zahlungsverkehreingang Rufen Sie im Zahlungsverkehreingang das Druckmenü auf, können Sie über Register wählen zwischen einem Listendruck und einem Listendruck inkl. der Zuweisungen. Bei Letzterem handelt es sich um einen Listendruck, der zusätzlich Variablen des OP enthält, der dem Zahlungseingangsdatensatz zugewiesen ist. Archiv Zahlungsvekehreingang Im Archiv werden Nachvollziehbarkeit. verarbeitete Datensätze gespeichert aus Gründen der Sie können die Daten des Zahlungsverkehreingang Archiv lediglich einsehen bzw. mit entsprechender Berechtigung löschen oder in die Übersicht (d.h wieder in den Zahlungsverkehreingang( siehe S. 122) ) kopieren, um Sie dort noch einmal verarbeiten zu können. 126

133 Abschluss In der Abrechnung ist ein Teil der Auswertungen( siehe S. 311) und Druckausgaben des Programm zusammengefasst. Die darin enthaltenen Listen und Programmteile sind auch über eigenständige Programmaufrufe erreichbar. Sie können die folgenden Bereiche über die gleichlautenden Schaltflächen erreichen: AUFTRAG BUCHUNGSLISTE Die AUFTRAG BUCHUNGSLISTE enthält die Datensätze, welche beim Abarbeiten des Vorgangsparameters "In FiBu Protokoll eintragen" in der Vorgangsbearbeitung oder in der Kasse gespeichert werden. Der Aufruf kann auch über die Schaltfläche VERWALTEN in der Vorgangsübersicht erfolgen. Einträge der Buchungsliste können auch manuell erstellt und geändert werden. RECHNUNGSAUSGANGSJOURNAL Das RECHNUNGSAUSGANGSJOURNAL enthält eine Liste aller Rechnungen. Es werden alle Vorgänge in diese Liste eingetragen, in denen der Vorgangsparameters "In RA.Journal eintragen" aktiviert ist. Das Rechnungsausgangsjournal kann ebenfalls über die Schaltfläche KOMMUNIKATION der Vorgangsübersicht erreicht werden. DRUCKÜBERSICHT Mit der Schaltfläche DRUCKÜBERSICHT öffnen Sie eine Liste über alle verfügbaren Drucke. Zur Orientierung ist die Zuordnung der Drucke zur Programmstruktur auf der linken Seite der Druckübersicht als Hierarchie dargestellt. Wählen Sie den gewünschten Teil der Programmstruktur aus und markieren Sie ihn zur Anzeige der verfügbaren Drucke. Sie erreichen die Druckübersicht auch über das Menü DATEI - DRUCKEN... DRUCKGRUPPEN DRUCKEN Druckgruppen vereinfachen die Erstellung von wiederkehrenden Ausdrucken, die aus unterschiedlichen Drucken bestehen. Beispielsweise werden immer am Monatsende der Ausdruck des RA-Journals, der Buchungsliste und der Inventurliste benötigt. Damit Sie nicht jeden dieser Drucke manuell anstoßen müssen, erstellen Sie sich die Druckgruppe Monatsende und weisen dieser die genannten Ausdrucke zu. Danach genügt es, den Druck der Gruppe aufzurufen, um alle benötigten Ausdrucke zu erhalten. Um eine Druckgruppe zu erstellen, betätigen Sie einfach die Schaltfläche 127

134 DRUCKGRUPPEN DRUCKEN und wählen in dem sich öffnenden Fenster die Neuanlage aus, indem Sie doppelt auf das Symbol "Neuer Druck" klicken. Wählen Sie "Multi Druck" für die Neuanlage aus und bestätigen Sie Ihre Eingabe mit der Schaltfläche OK. Nachdem Sie der neuen Druckgruppe einen Namen zugewiesen haben, betätigen sie die Schaltfläche GESTALTEN, um die jeweiligen Ausdrucke zuzuweisen. Im Eingabefenster "Druckgruppe gestalten" sind die Funktionen der Schaltflächen identisch mit denen der Druckgestaltung der Vorgänge. Lediglich das über die Schaltfläche erreichbare Menü ist in anderer Weise aufgebaut. Es ist wie die Druckübersicht vertikal unterteilt, wobei auf der linken Seite die Programmstruktur hierarchisch in einer Baumansicht (Tree View) über die verfügbaren Druckbereiche angezeigt wird und auf der rechten Seite die im jeweiligen Bereich enthaltenen Drucklayouts darstellt sind. Mit dieser Orientierungshilfe stellen Sie die von Ihnen benötigten Drucke in einer Druckgruppe zusammen. INVENTUR DRUCKEN Über diese Schaltfläche erstellen Sie die zur Durchführung der Inventur notwendigen Listen. Zu Ihnen gehören die Lagerprüfliste, die Fehlmengenliste und die Inventurliste. CHEFAUSWERTUNG drucken Mit dem Begriff Chefauswertung sind eine Reihe von Listendrucken beschrieben, die wertvolle Auswertungen( siehe S. 311) zur Verfügung stellen. Sie erhalten mit diesen Listen die stärksten und schwächsten Artikel, Adressen, Warengruppen und Vertreter. Sie können Listen über Artikel und Adressen ohne Verkauf erzeugen. Abhängig von der Art der zu erstellenden Ausdrucke, stehen Ihnen vielfältige Möglichkeiten zur Beeinflussung zur Verfügung. Eine kleine Übersicht über die Möglichkeiten: Eingrenzung des Zeitraums: 128

135 Auswertung welcher Werte und Festlegung der Anzahl auszugebender Datensätze: Beschränkung auf angegebene Statuseinträge (für Chefauswertungen der Adressen): Einträge in der Menüleiste Datei Firma/ Mandant/ Filiale öffnen Dieser Menüeintrag öffnet die Mandanteneingabemaske, die bereits im Kapitel Mandant öffnen( siehe S. 24) beschrieben wurde. Sie werden die Funktion benötigen, wenn mehrere Mandanten in Ihrem System angelegt sind und Sie zu einem anderen, als dem aktuellen Mandanten wechseln möchten, um die Bearbeitung darin fortzusetzen. Eine besondere Funktion kommt diesem Menüeintrag zu, wenn Sie auf diesem Weg einen neuen Mandanten erstellen : Es werden aus dem Mandanten, aus dem die Funktion ausgeführt wird, die Einstellungen der freigeschalteten Selektionsfelder übernommen. Wird das Programm dagegen regulär geschlossen, anschließend neu geöffnet und wird dann ein neuer Mandant angelegt wie in Weitere Mandanten anlegen beschrieben, so wird der Mandant ohne Voreinstellung, d.h. gemäß der Installationsvorgaben erstellt. Mandant erneut öffnen Auch dieser Eintrag öffnet die Mandanteneingabemaske. Im Unterschied zur Funktion "Mandant öffnen" erhalten Sie in einem Untermenü eine Liste der zuletzt geöffneten Mandanten, um einen noch schnelleren Zugriff zu erhalten. Es handelt sich sozusagen um eine Recent-Liste der Mandanten. 129

136 Mein Mandant / Meine Firma/ Meine Filiale bearbeiten Die Daten Ihres Unternehmens tragen Sie in mehreren durch Register gegliederte Masken ein. Typ In diesem Auswahlfeld können Sie die Bezeichnung wählen, d.h. ob es sich bei den Daten um eine "Firma", eine "Filiale", einen "Mandanten" oder einen "Testfirma / Testmandanten" handelt. Die Auswahl dient der Information und Orientierung, eine weitergehende Konsequenz für die Eingabe der Daten besteht nicht. Register "Adresse" Die Adressangaben erfolgen in einer bereits aus den Adressdaten bekannten Eingabemaske, die sich lediglich durch das zusätzliche Datenfeld Bundesland unterscheidet. In dieser Eingabe wählen Sie das Bundesland Ihres Firmensitzes aus einer Listbox aus. Die Datenbank Die Felder für Name, Straße, Ort. dürfen keine Sonderzeichen wie z.b.: " ", "`" enthalten. Register "Weitere Angaben" In dieser Maske geben Sie zuerst die beiden Leitwährungen Ihres Unternehmens an. Danach vervollständigen Sie Ihre Firmenangaben um die Einträge Branche, Umsatzsteueridentnummer, Handelsregister, Geschäftsführe und ILN Nummer (International Location Number). Das Ende des Wirtschaftsjahres lässt sich ausschließlich bei der Neuanlage eines Mandanten wählen. Eine nachträgliche Änderung ist nicht möglich. Abgerundet werden die Informationen über die Angabe, ob alle Preise inkl. Umsatzsteuer geführt werden sollen und ob Ihr Unternehmen der Soll- oder Ist-Versteuerung unterliegt. Die Einstellung "COM Schnittstelle für registrierte Anwendungen verfügbar" erlaubt, dass fremde Programme über die COM-Schnittstelle auf die Daten des Mandanten zugreifen dürfen. 130

137 Register " Bankverbindungen" Es können beliebig viele Bankverbindungen jeweils in einem solchen Eingabebereich für Ihr Unternehmen angegeben werden. Damit für alle Banken die benötigten Variablen in den Layouts bereitgestellt werden, muss die Anzahl der auszuweisenden Mandantenbanken im DB-Manager eingestellt werden. Dies nehmen Sie vor unter Menü DATEI - DB-MANAGER - MANDANTEN - Schaltfläche: Bearbeiten - Struktur ändern - Hier kann nun die Anzahl der auszuweisenden Mandantenbanken auf bis zu zehn erhöht werden. Während Sie die Bankleitzahl und die Buchungskontonummer jeweils aus den Stammdaten( siehe S. 300) auswählen können, müssen Sie Ihre Kontonummer natürlich manuell eintragen. In den Feldern der Zusatzinformation im Feld "Name des Inhabers" können Sie zusätzliche Informationen bei einem abweichenden Kontoinhaber hinterlegen. Über die Schaltfläche haben Sie die Möglichkeit das ausgewählte Konto für das Online-Banking einzurichten. Nähere Informationen dazu entnehmen Sie bitte dem nachfolgendem Kapitel "Bankverbindung im Mandanten für das Online-Banking"( siehe S. 133). Nähere Informationen zum Online-Banking entnehmen Sie bitte dem Kapitel Banking( siehe S. 103) im Handbuch. Register "Finanzamt" Neben den Adressdaten des für den Mandanten zuständigen Finanzamts und der Angaben zur Kommunikation, wie Telefon, Fax, Webseite und , tragen Sie auf dieser Seite die Finanzamtnummer und die Steuernummer des Mandanten ein. Im Abschnitt über die Bankverbindung geben Sie die Bankleitzahl und Kontonummer Ihres Finanzamts an und wählen aus einer Listbox eine der Mandantenbanken aus. Ergänzt wird die Seite durch Angabe des Intervalls von Lohn- und Umsatzsteueranmeldung, deren Zahlungsweise sowie zu den Buchungskonten. Abschließend können Sie ein Informationsfeld nutzen, in dem die bekannten RTF- Funktionen zur Verfügung stehen. Wenn Sie die Option "Möglichkeit für Lohnbuchhaltung abweichendes Finanzamt einzutragen..." aktivieren, erscheint ein weiteres Register mit dem Namen "Finanzamt Lohn", in dem die gleichen Felder für die Erfassung zur Verfügung stehen. Register "Arbeitsagentur" Die Maske der Arbeitsagentur ist der des Finanzamts sehr ähnlich. Allerdings fehlen die Angaben über Lohn- und Umsatzsteueranmeldung sowie die Steuernummer. Das Eingabefeld Finanzamtnummer wurde durch die Betriebsnummer ersetzt. 131

138 Register "Kontenrahmen" Der Kontenrahmen wird ebenfalls bereits bei der Mandantenanlage ausgewählt. Die Zuordnung eines anderen Kontenrahmens kann im bestehenden Mandanten nicht geändert werden. Die Anpassung eines Kontenrahmens ist allerdings möglich. Hierzu können Sie an dieser Stelle einige Vorgaben erstellen. Aktivieren Sie die Checkbox DATEV Vorgabe, werden alle anderen Felder inaktiv und die Vorgaben bleiben wie im gezeigten Bildschirmfoto erhalten. Ohne die DATEV Vorgabe können Sie Ihre Kontenrahmen frei erstellen und die Kontennummern bis maximal zehnstellig anlegen. Register "Logo / Bilder" Maximal drei Bilddateien mit Firmenlogo, Schriftzug o. ä., können Sie Ihrem Mandanten zuweisen. Die Vorgehensweise ist identisch mit der in den Artikelstammdaten beschriebenen und kann an dieser Stelle nachgelesen werden. Register "Briefköpfe" Mit den Gestaltungsmöglichkeiten des RichEdit können Sie hier zwei verschiedene Briefköpfe gestalten, die sich in Ihren Geschäftsdrucken verwenden lassen. Register " Berechtigungen" Ausschließlich Anwender, die vom Supervisor angelegt wurden und in dieser Tabelle eingetragen sind, können auf den aktuellen Mandanten zugreifen. Zusätzlich können jedem Benutzer individuelle Berechtigungsstrukturen zugewiesen werden. Die Benutzer mit der Berechtigung "Supervisor" müssen in dieser Liste nicht hinterlegt werden, da diese immer Vollzugriff auf alle Daten haben. Der als Standard-Benutzer gekennzeichnete Eintrag wird als Vorgabe bei der Erstellung von Wiedervorlagen und automatischen Kontakten als Benutzer eingetragen. Register "Info" Bei der Info handelt es sich um ein Eingabefeld, in dem zusätzliche Informationen zum Mandanten hinterlegt werden können. Mandant löschen Möchten Sie einen bestehenden Mandanten entfernen, so haben Sie über die PLUS-Schaltfläche und den Menüpunkt "Mandant löschen" die Möglichkeit dazu. Beachten Sie, dass der zu löschende Mandant geöffnet sein muss. Da das Löschen nicht rückgängig gemacht werden kann, ist es unbedingt erforderlich, vorher eine Datensicherung zu erstellen. Rufen Sie die genannte Funktion auf und folgen Sie dem Assistenten, er leitet Sie durch den Vorgang und fordert Sie auf, mehrere Sicherheitsabfragen zu beantworten. Ist das vollständig geschehen, wird der Zugriff auf diesen Mandanten entfernt und die Anwendung geschlossen. 132

139 Damit die nun nicht mehr einzusetzenden Daten des Mandanten keinen Platz auf Ihrem Speichermedium mehr belegen, muss das Verzeichnis manuell entfernt werden. Das Mandantenverzeichnis trägt den Namen "Mand.x", wobei das "x" für die Mandantennummer steht und befindet sich im Installationspfad der Software unter...\daten\nt\. Datensatzstatus Vollständig ausgefüllte Firmen-/ Mandanten-/ Filialdaten sind eine wichtige Voraussetzung für eine reibungslose Übermittlung der Daten aus dem Lohnmodul an die Einzugsstellen. Felder im Firmen-/ Mandanten-/ Filialdatensatz, die noch nicht bzw. nicht vollständig ausgefüllt wurden, werden durch ein oranges Dreieck in der Ecke des Feldes gekennzeichnet. Außerdem wird am unteren Rand des Fensters im Datensatzstatus eine Meldung angezeigt, von der aus das Feld aufgerufen werden kann, um die Eingabe zu vervollständigen. Änderungsprotokoll Änderungen der im Firmen-/ Mandanten-/ Filialdatensatz hinterlegten Einträge können Sie anhand des Änderungsprotokolls nachvollziehen. Bankverbindungen im Mandanten - Onlinebanking Im Mandanten werden im Register "Bankverbindungen" zunächst die Daten der Konten hinterlegt. Im Register "Bankverbindung" müssen Sie die Bankleitzahl sowie die Kontonummer hinterlegen. Dabei muss die gleiche Schreibweise wie bei den in der Systemsteuerung in den Homebanking Kontakten hinterlegten Daten gewährleistet sein, d.h. enthält die Kontonummer im Mandanten führende Nullen, so müssen diese auch in den Homebanking-Kontakten hinterlegt sein! Über die Schaltfläche BANKING KONTAKTE können Sie die ansonsten in der windows-systemsteuerung direkt erreichbaren Homebanking Kontakte öffnen. Aktivieren Sie das Kennzeichen "Konto für Online Banking aktivieren (über LetsTrade)". Alternativ können Sie die Schaltfläche "Online Kto. einrichten" verwenden. Sie wechseln 133

140 dadurch in das Register "Online/ FiBu" und es werden - eine Internetverbindung vorausgesetzt - die von Ihrer Bank unterstützten Zugangsverfahren ermittelt. Im Register "Online/ FiBu" werden bei erstmaligem Aufruf - eine Internetverbindung vorausgesetzt - die von der hinterlegten Bank unterstützten Zugangsverfahren und Leistungsarten für das Online Banking aktualisiert. Solange das Konto noch nicht abgefragt wurde, steht im Infofeld Zugangsarten "(noch nicht initialisiert)". Andernfalls ist hier die Zugangsart, z.b. HBCI, HBCI PLUS etc. abzulesen. Mit der Schaltfläche AKTUALISIEREN können Sie die von Ihrer Bank unterstützten Zugangsarten erneut einlesen. Die Anzahl und die Beschriftung der Eingabefelder unterhalb der Zugangsarten variiert, abhängig davon, welche Zugangsart gewählt/ verfügbar ist. Bitte beachten Sie: Es werden die allgemeinen Leistungsarten der jeweiligen Bank angezeigt. Spezielle Vereinbarungen, zusätzlich freigegebene Leistungen für das Konto werden gegebenenfalls nicht im vollen Umfang aufgelistet. Mit der Schaltfläche EINRICHTUNG ABSCHLIESSEN werden die eingetragenen Daten wie Anmeldename etc. Online mit dem Konto abgeglichen. Setzen Sie das Kennzeichen "Doppelte Kontobewegungen aussortieren", um sicherzustellen, dass bei mehrmaligem Abruf des Kontos am gleichen Tag nur neue Daten eingelesen werden. Das Feld "Letzter Datenabruf" wird automatisch gefüllt mit dem letzten Tag, bis zu dem Daten abgerufen wurden. Im Register "FiBu" im Feld "Kontonummer" können Sie das Buchungskonto der Bank hinterlegen. Datentresor (Online Banking) Ein Datentresor wird automatisch für den jeweiligen Mandanten angelegt. Falls Sie sich in 134

141 den Dialogen des Online aktualisieren bzw. Online übertragen von Kontendaten für die Option entscheiden, Konto-Zugangsdaten wie z.b. Pin-Nr. zu speichern, so werden diese Daten im Tresor abgelegt. Das Passwort schützt den Tresor vor unberechtigtem Zugriff. Überprüfen Sie auch die Zugriffsberechtigungen auf das Banking, wenn Sie die Zugangsdaten im Tresor speichern, da dann eine Eingabe beim Übertragen bzw. Aktualisieren im Dialog nicht mehr erforderlich ist. Im Auswahlfeld "Datentresor" ist der verfügbare Datentresor hinterlegt. Im Feld Passwort können Sie ein Passwort vergeben. Sie können dieses Passwort zu einem späteren Zeitpunkt ändern( siehe S. 135). Passwort für den Datentresor ändern Über die Schaltfläche im Register "Online Banking" des Bankverbindungsdatensatz im Mandaten( siehe S. 133) gelangen Sie in den Dialog zur Änderung des Kennwortes für den Datentresor( siehe S. 134). Insgesamt sind zur Änderung drei Eingaben vorzunehmen: Zuerst wird das bisherige Kennwort in das gleichnamige Eingabefeld eingetragen. Meldete sich der Benutzer bisher ohne Eingabe eines Kennworts an, bleibt auch dieses Eingabefeld leer. Anschließend wird das gewünschte neue Kennwort eingetragen und noch einmal bestätigt. Die Bestätigung ist erforderlich, da durch die unkenntlich gemachte Eingabe keine visuelle Kontrolle möglich ist. Stimmt die Eingabe der Bestätigung nicht mit dem eingegebenen Kennwort überein, wird eine Hinweismeldung angezeigt und die Eingabe muss wiederholt werden. Sind alle Eingaben vorgenommen, wird die Maske mit der Schaltfläche OK bestätigt und 135

142 das neue Kennwort wird gespeichert. Benutzer (Menüeintrag) Unter diesem Eintrag werden mehrere Menüpunkte zusammengefasst, die zur Verwaltung der Benutzerdatensätze gehören. Benutzer wechseln Mit diesem Menüpunkt rufen Sie die Kennwortabfrage auf. Mit dem System kann erst dann weitergearbeitet werden, wenn ein gültiger Anmeldename für den Mandanten und das zugehörige Kennwort eingegeben wurden. Benutzernachrichten verwalten Um die Vielzahl der Systemaufgaben zu kanalisieren, steht der Punkt "Benutzernachrichten verwalten" zur Verfügung. Dadurch können die Nachrichten, die durch das Bearbeiten von Aufgaben der Datenbankpflege erzeugt werden, an bestimmte Benutzer übermittelt werden. In der Benutzereingabe über das Menü "Datei - Benutzer - Benutzer verwalten" unter dem Register "Firmenvorgaben" steht eine Auswahl von Nachrichtenbereichen zur Verfügung. Generell gilt: Unerledigte Benutzernachrichten werden immer im Bereich der "Starseite (Meine Firma aktuell)" ausgewiesen. Wenn bei Programmstart neue Nachrichten (Priorität Normal oder Wichtig) vorliegen, wird immer in den Bereich "Starseite (Meine Firma aktuell)" gewechselt. Wenn beim Beenden( siehe S. 200) neue Nachrichten (Priorität Normal oder Wichtig) vorliegen, wird immer ein Hinweis darauf gegeben. Eine fehlerhafte Anmeldung löst eine Benutzernachricht für den Benutzer (mit dem entsprechenden Anmeldenamen aus). Wichtige ungelesene Protokolle lösen eine Benutzernachricht für den Benutzer aus. Die Protokollanforderung für die Lohnsteuerbescheinigung löst eine Benutzernachricht aus, die den Benutzern für den Bereich "Personal" einen Tag nach Übermittlung angezeigt wird. Außerdem findet eine Prüfung auf eine Programmaktualisierung (Update) statt. Diese prüft alle 25 Tage auf eine Programmaktualisierung und stellt diese als Benutzernachricht allen Benutzern mit Bereich "Administrator" ein. Die Funktion "Auf Programmaktualisierung prüfen" kann auch im Hilfe-Menü (Menüpunkt?) abgerufen werden. Kennwort ändern (im Menü Datei - Benutzer) Über diesen Menüeintrag rufen Sie den Eingabedialog zum Ändern des Kennwortes auf. Dieser Dialog kann auch über das Menü Optionen - Kennwort( siehe S. 292) ändern geöffnet werden. 136

143 Benutzerprofil Im Benutzerprofil können Sie im ersten Register "Adresse" die Angaben zum Benutzer, wie Anschrift, Kommunikationsangaben, etc. ändern. Das zweite Register kann zusätzlich mit Angaben über Geburtstag, Bankverbindung und einem Kennwort gefüllt werden. Im letzten Register können weitere Informationen hinterlegt werden. Im Gegensatz zum Benutzerverzeichnis kann beim Aufruf des Benutzerprofils kein anderer Benutzer eingesehen oder geändert werden. Die Maske bezieht sich immer auf den aktuell angemeldeten Benutzer. Das Benutzerprofil kann jeder Nutzer anpassen und verändern. Die Anpassung anderer Benutzerkonten ist über diesen Menüpunkt nicht möglich. Benutzer verwalten (im Menü Datei - Benutzer) Tragen Sie über diesen Menüpunkt alle Benutzer ein, die Zugriff auf das Programm erhalten sollen. Dieser Dialog kann auch über das Menü Datei - Verwalten - Benutzer( siehe S. 138) aufgerufen werden. Berechtigungsstrukturen Über den Menüeintrag OPTIONEN - BERECHTIGUNGSSTRUKTUREN erhalten Sie die Möglichkeit Einschränkungen für alle Mitarbeitergruppen zu verwalten. Mit der Schaltfläche erstellen Sie eine neue Berechtigungsstruktur. Diese wird Ihnen als Register oberhalb der Baumstruktur angezeigt. Um eine bestehende Berechtigungsstruktur zu kopieren, verwenden Sie die Schaltfläche. 137

144 Mit der Schaltfläche können Sie die Bezeichnung der Berechtigungsstruktur ändern. Nicht benötigte Berechtigungsstrukturen können Sie mit Hilfe der Schaltfläche entfernen. Mit den Schaltflächen und können Sie die Berechtigungsstruktur in der Anzeige der Register verschieben. In der Baumstruktur werden die Bereiche des Programms dargestellt. Der Wechsel zwischen "erlaubt" und "untersagt" erfolgt durch einen einfachen Mausklick. Wenn eine Berechtigung erteilt ist, wird dies durch ein grünes Häkchensymbol angezeigt. Ist die Berechtigung nicht erteilt, erfolgt die Kennzeichnung durch ein rotes Minussymbol. Über das Auswahlmenü der Schaltflächen ZUWÄHLEN UND ABWÄHLEN können Sie zusätzlich die Option "alle zuwählen" oder "alle abwählen" erreichen. Damit können Sie alle Berechtigungskennzeichen einer Struktur zuwählen bzw. abwählen. Hinweise zum vollständigen Einrichten eines Benutzers finden Sie im Anhang dieses Teils des Handbuch. Verwalten Benutzer Im Benutzerverzeichnis werden alle Anwender, die Zugriff auf das Programm erhalten sollen, eingetragen. Die Eingabe erfolgt auf mehreren durch Register getrennte Seiten. Mit Hilfe der Schaltfläche KENNWORT ZURÜCKSETZEN können Sie das Kennwort des markierten Benutzerdatensatzes löschen. Weitere Informationen zur Vergabe von Berechtigungen und Mandantenzugriffsberechtigungen finden Sie im Kapitel Benutzer einrichten( siehe S. 26). Banken Bei der Installation wird ein Bankenverzeichnis mit mehreren Tausend Einträgen erzeugt. Dieses Verzeichnis erhebt jedoch nicht den Anspruch auf Vollständigkeit. Nicht im 138

145 Verzeichnis enthaltene Banken können jederzeit von Ihnen nachgetragen werden. Beachten Sie, dass das Bankenverzeichnis mandantenübergreifend verwaltet wird. Das heißt, dass eine neu angelegte Bank in allen Mandanten verfügbar wird. In der Erfassungsmaske tragen Sie die Bankleitzahl ein. Da viele Banken mehrere Filialen betreiben, die jedoch die gleiche Bankleitzahl besitzen, muss bei der Anlage solcher Filialen eine laufende Nummer vergeben werden. Es sind somit durchaus mehrere Einträge mit der gleichen Bankleitzahl möglich, doch müssen diese über eine eindeutige laufende Nummer gekennzeichnet sein. BIC ist die Abkürzung für "Bank Identifier Code" - auch SWIFT-Code genannt - und ist ein international standardisierter, stets 11-stelliger Bank-Code. Im Prinzip ist die BIC eine internationale Bankleitzahl, mit welcher ein Kreditinstitut eindeutig identifiziert werden kann. Vervollständigt wird die Erfassungsmaske der Banken durch Eingabefelder der Adresse und diverser Kommunikationseinrichtungen sowie einem über Register erreichbarem Infofeld. Postleitzahlen Das Postleitzahlenverzeichnis ist ebenfalls im Lieferumfang der Anwendung enthalten. Wie das Bankenverzeichnis arbeitet auch das Postleitzahlenverzeichnis mandantenübergreifend. Die Erfassungsmaske besteht lediglich aus vier Eingabefeldern: Die Postleitzahl, den Ort und die Telefonvorwahl tragen Sie manuell ein, während das Land aus einer Listbox ausgewählt wird. Die Verwaltung des Landes ermöglicht die internationale Eingabe von Postleitzahlen, so dass Sie nicht nur auf Ihr Heimatland beschränkt sind. Beachten Sie bitte, dass es sich hierbei um ein Postleitzahlenverzeichnis und kein Straßenverzeichnis handelt. Es erfolgt aufgrund der eingegeben Straße somit keine Prüfung der PLZ für den jeweiligen Ort. Länder Eine weitere mandantenübergreifende Datenbank ist das Länderverzeichnis. Auch in dieser Datei können Sie eigene Einträge erstellen bzw. Änderungen vornehmen. Paket Manager Mit Hilfe des Paket Managers können Daten und Einstellungen eines Mandanten komfortabel gespeichert, verwaltet und wieder selektiv zurückgesichert werden. Dadurch können Einstellungen aus den zuvor genannten Bereichen in einem Paket gespeichert und z. B. von einem Mandanten auf einen anderen Mandanten übertragen werden. Somit können Einstellungen, die Sie im Laufe der Zeit in mühseliger Feinarbeit zusammengetragen und gespeichert haben, als Voreinstellungen bei der Einrichtung von einem neuen Mandanten verwendet werden. Sie haben z. B. ein Layout bearbeitet und wollen es mit den Eigenschaften im Paketmanager speichern, um es zu archivieren oder in einen anderen Mandanten zu 139

146 übertragen. Als erstes rufen Sie den Paket Manager im Menü DATEI - VERWALTEN - PAKET MANAGER auf, so dass er sich im Vordergrund befindet. Danach wechseln Sie in den Druckbereich, in dem sich das entsprechende Layout befindet. Nun haben Sie die beiden Fenster im Vordergrund: Per Drag & Drop können Sie das Layout (hier Positionen aus dem Vorgangsdruck) in den Paket Manager ziehen. Im Paket Manager ändert sich die Ansicht wie folgt: Über die Verzeichnisstruktur können Sie nachvollziehen, aus welchem Bereich des Programms das Layout stammt. Um einzelne Einträge im Paket Manager zu löschen, wählen Sie den zu löschenden Eintrag im Paket Manager aus und drücken die ENTF-Taste (Entfernen / Delete - Taste). Beachten Sie: Der geöffnete Paket Manager befindet sich immer im Vordergrund. Daher ist es gelegentlich erforderlich dieses Fenster zu verschieben um die gewünschte Tabellenansicht per Drag & Drop zu übernehmen. Gleiches gilt für das Speichern des erstellten Paketes. Gegebenfalls liegt das Fenster Speichern unter hinter dem Fenster des Paket Manager. Über die Schaltfläche NEUES PAKET können Sie ein neues Paket anlegen LADEN können Sie ein zuvor gespeichertes Paket einladen SPEICHERN können Sie das aktuelle Paket speichern Die Dateiendung für dieses Büro Plus Paket lautet *.bpp Register "Information" Hier können Sie Information, die beim Einspielen zu beachten sind, hinterlegen Register "Memo" 140

147 Hier können Sie Bearbeitungsinformationen hinterlegen. Diese werden beim Einspielen nicht angezeigt. Register "Datensatzinformationen" Hier werden die aktuellen Datensatzinformationen wie Erstellungsdatum und Buildnummer angezeigt. Diese werden beim Einspielen nicht angezeigt. Beim Beenden( siehe S. 200) werden Sie gegebenenfalls darüber Informiert, dass im Paket Manager noch Daten vorhanden sind, die möglicherweise noch nicht gespeichert wurden. "Beachten Sie: Im Paket Manager befinden sich Daten, die möglicherweise noch nicht gespeichert wurden. Soll das Programm trotzdem beendet werden?" Über die Schaltfläche JA beenden Sie die Software. NEIN gelangen Sie in die Software zurück. WECHSELN können Sie zum Paket Manager wechseln. Einspielen eines Pakets Um ein Büro Plus Paket (*.BPP) einspielen zu können, muss Büro Plus mit dem jeweiligen Mandanten zunächst gestartet sein. Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung: Sie können nun auf die entsprechende *.bpp Datei einen Doppelklick machen. Sie wählen die *.bpp Datei aus, klicken auf die rechte Maustaste und verwenden die Funktion "Büro Plus Paket einspielen". Sie klicken die *.bpp Datei mit der rechten Maustaste an und verwenden die Funktion SENDEN AN BÜRO PLUS. Mit Hilfe des Paket Managers wählen Sie das gewünschten Layout aus und mit ÜBERNEHMEN wird es nach verschiedenen Sicherheitsabfragen eingespielt. Einsatzmöglichkeiten Bisher haben wir uns lediglich die Einsatzmöglichkeit anhand des Beispiels eines Layouts betrachtet. Die folgenden Bereiche können zusätzlich sehr komfortabel in einem Paket gespeichert und verwaltet werden: Tabellenansichten Diese Funktion steht Ihnen nur dann zur Verfügung, wenn Sie die Erweiterung Tabellengestalter oder Tabellenverwalter im Einsatz haben. Parameter 141

148 Wählen Sie im Menü BEARBEITEN PARAMETER den entsprechenden Parameter aus und ziehen diesen per Drag & Drop in den Paket Manager. Das können komplette Parameterordner wie Adressen oder Artikel mit allen Untereinträgen oder auch nur eine einzelnen Parameter wie Artikel Einheiten sein. Dabei ist zu beachten, dass die Einstellungen aus dem Paket die bisherigen Parameter ersetzt. Anbindungen Wählen Sie die gewünschte Anbindung aus und ziehen diese per Drag & Drop in den Paket Manager. Anbindungen In diesem Programmteil, den Sie über den Menüpfad "Datei Anbindungen" oder über Optionen - Systemeinstellungen und die dortige Schaltfläche ANBINDUNGEN erreichen, werden Anbindungen aus der Software heraus eingerichtet und verwaltet. Die hier vorgenommenen Einstellungen dienen der Vorgabe und stehen an allen Arbeitsstationen zur Verfügung. An den Arbeitsstationen müssen Sie über den Menüpfad "Optionen - Systemeinstellungen" die gewünschte Anbindungsvorgabe dem Arbeitsplatz zuweisen. Anbindungen (Eigenschaften einstellen) Nachdem Sie die neue Anbindungsvorgabe erstellt haben wie im Kapitel Anbindung neu erstellen beschrieben, müssen Sie die spezifischen Vorgaben einstellen. Dazu öffnet sich das Fenster "Eigenschaften von...", in dem Sie die gewünschten Einstellungen vornehmen müssen. Bestätigen Sie auch hier Ihre Eingabe mit OK. Um die Einstellungen später zu verändern, verwenden Sie die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN. Eine Gruppe betrifft die Ansteuerung von und Kommunikation mit weiteren Anwendungen. Zu dieser Gruppe zählen Abrechnungssysteme, die Übergabe von Daten an definierte Faxsoftware, die Übergabe an ein System und die Kommunikation mit Telefonsoftware. Faxanbindung Die Faxanbindung dient ebenfalls der Kommunikation mit diversen Faxanwendungen. Damit Sie aus der Warenwirtschaft faxen können, ist es erforderlich, dass eine Faxsoftware installiert ist, an die die Faxausgangsdatensätze übergeben werden können. Die Faxanbindungsvorgaben sind verfügbar für: Zwischenablage 142

149 Telefonanbindung Die Telefon Anbindung ist das Bindeglied zwischen Ihrer Telefonanlage mit der zugehörigen Software und der Datenbank. In den Eigenschaften der Telefonanbindung wählen Sie den Anschluss aus, der entweder ein Endgerät wie beispielsweise ein Modem oder eine Telefonsoftware Ihres Anlagenherstellers sein kann. -anbindung Wenn Sie eine neue Anbindung definieren, steht Ihnen weiterhin unter NEU die Auswahl Anbindung zur Verfügung. Hier haben Sie die Möglichkeit, die Kommunikation mit einem Programm zu definieren. Dabei wird immer auf den unter Windows als Standard definierten Client zurückgegriffen und die Mail an diesen übergeben. Wenn Sie die Eigenschaften der -anbindung öffnen, können Sie mittels eines Auswahlmenüs zwischen der Simple MAPI und der Extendend MAPI sowie dem SMTP-Protokoll wie nun dargestellt wählen. Simple MAPI: Dieses Übertragungsprotokoll benötigen Sie z.b. für MS Outlook Express oder Tobit FaxWare. Extendend MAPI: Dieses Übertragungsprotokoll wird von MS Outlook unterstützt. SMTP Protokoll: Mittels dieser Einstellung können Sie die zu versendende direkt an einen ggf. vorhandenen SMTP-Mail Server übergeben. Hierbei muss kein Client lokal von Ihnen genutzt und konfiguriert sein, da die komplette Bearbeitung vom SMTP-Mail Server übernommen wird. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie mittels des Buttons EINSTELLUNGEN hinterlegen, über welche IP-Adresse und welchen Port Ihr Mail-Server angesprochen wird. Zur Authentifizierung werden "POP3 before SMTP" und "SMTP AUTH" unterstützt. Wurden alle Einstellungen zu den Anbindungen vorgenommen, müssen diese noch auf 143

150 jedem Arbeitsplatz im Hauptmenü unter OPTIONEN SYSTEMEINSTELLUNGEN zugeordnet werden. Das ist notwendig, da z. B. auf jedem Arbeitsplatz eine andere Telefon- oder Faxanbindung genutzt werden kann. Lesen Sie dazu die Beschreibung unter OPTIONEN SYSTEMEINSTELLUNGEN. Einrichtung einer -anbindung für die elektronische Übertragung von Beitragsnachweisen und Sozialversicherungsmeldungen (Lohnmodul) Um eine -anbindung einzurichten wählen Sie im Menü OPTIONEN SYSTEMEINSTELLUNGEN und klicken im daraufhin erscheinenden Dialog auf die Schaltfläche ANBINDUNGEN. Im "Anbindungen bearbeiten" Fenster doppel-klicken Sie auf "Neue Anbindung" oder auf die Schaltfläche "NEU" und wählen im Auswahl-Fenster " Anbindung" aus und schließen das Fenster mit OK. Es erscheint automatisch der Eigenschaften-Dialog Ihrer neuen -anbindung über den Sie sie konfigurieren können. Unter Auswahl können Sie das Protokoll, dass zum Versenden der s verwendet werden soll auswählen. Zur Verfügung stehen Simple MAPI Dieses Übertragungsprotokoll benötigen Sie z.b. für Microsoft Outlook Express oder Tobit FaxWare. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie mit der Schaltfläche EINSTELLUNGEN hinterlegen, ob Ihre s sofort oder mit Bestätigung versendet oder in Ihren Microsoft Outlook Postausgang gespeichert werden sollen. Extended MAPI Dieses Übertragungsprotokoll wird von Microsoft Outlook unterstützt. SMTP Protokoll Mittels dieser Einstellung können Sie die zu versendende direkt an einen ggf. vorhandenen SMTP-Mail Server übergeben. Hierbei muss kein Client lokal von Ihnen genutzt und konfiguriert sein, da die komplette Bearbeitung vom SMTP-Mail Server übernommen wird. Wenn Sie diese Option wählen, können Sie mit der Schaltfläche EINSTELLUNGEN hinterlegen, über welche IP-Adresse und welchen Port Ihr Mail-Server angesprochen wird. 144

151 Wenn Sie Ihre neue -anbindung konfiguriert haben, können Sie diese direkt testen indem Sie im Bereich "Test- versenden" eine Empfänger-Adresse (beispielsweise Ihre eigene) eintragen und auf die Schaltfläche SENDEN klicken. Um zu Testen, ob diese -anbindung für den Versand von SV- und Beitragsnachweisen korrekt eingestellt ist können Sie dazu "Test-Nachricht für SV- und Beitragsnachweisübertragung" auswählen und dann auf die Schaltfläche SENDEN klicken. Sofern Sie Ihre eigene -Adresse als Empfänger-Adresse eingegeben haben, können Sie im Posteingang Ihres -Programms sofort kontrollieren, ob der Versand erfolgreich war. Wenn die Option "Test-Nachricht für SV- und Beitragsnachweisübertragung" aktiviert war erhalten Sie in der -Nachricht darüberhinaus Hinweise wie Sie sicherstellen können, dass Ihre von allen Annahmestellen verarbeitet werden kann. (siehe auch "Mail darf nicht im TNEF-Format vorliegen" ) Schließen Sie nun den Dialog "Anbindungen bearbeiten" und wählen im SYSTEMEINSTELLUNGEN-Dialog in der Registerkarte "Büro Plus" den Knotenpunkt "Anbindungen" aus und selektieren den Eintrag " -anbindung". Mit einem Doppelklick auf den Eintrag " -anbindung" oder über die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN können Sie nun Ihre neu erstellte -Anbindung zuweisen. Schließen Sie nun den Auswahl-Dialog mit OK SYSTEMEINSTELLUNGEN-Dialog über die Schaltfläche SCHLIEßEN. und den Beachten Sie: Für den Benutzer, welcher die Übertragung durchführt, muss über das Menü DATEI VERWALTEN BENUTZER auf dem Register Firmenvorgaben die 145

152 Firmen (extern) und der Firmen Name hinterlegt werden. DB Manager Der Datenbankmanager bietet einige Funktionen, die eine direkte Veränderung der Datenbank und teilweise auch deren Struktur betreffen. Er kann ausschließlich am Datenserver ausgeführt werden und beim Aufruf dürfen keine weiteren Arbeitsstationen angemeldet sein. Ist diese Bedingung nicht erfüllt, erhalten Sie beim Aufruf einen entsprechenden Hinweis. Die Anzeige in der Mitte der Maske zeigt eine in die beiden Gruppen "Globale Datendateien" und "Mandantenspezifische Datendateien" unterteilte Aufstellung der Datenbereiche der Software. Rechts daneben befinden sich die Schaltflächen, mit denen jeweils eine Funktion, bezogen auf den ausgewählten Datenbereich, aufgerufen werden kann. Nicht alle dieser Funktionen stehen für alle Dateien zur Verfügung. Die nicht verfügbaren Optionen werden jeweils durch eine hellgraue Darstellung als inaktiv gekennzeichnet. Über die Eingabe können die angezeigten Datenbereiche eingeschränkt werden. Die einzelnen Schaltflächen bedeuten: EXPORT Hiermit lässt sich das gleiche Modul zum Datenexport aufrufen, wie es in diversen Datenbereichen auch über das Plus-Menü aufzurufen ist. Sollten im Exportmodul bereits Exportlayouts angelegt sein, kann über diese Schaltfläche auch auf diese Layouts zugegriffen werden. IMPORT Die gleiche Beschreibung wie im Export trifft auch auf den Datenimport zu. Lediglich die Flussrichtung der Daten ist hierbei entgegengesetzt, nämlich von externen Dateien in die Datenbank hinein. 146

153 PRÜFEN Treten Ungereimtheiten in der Datenkonsistenz( siehe S. 147) auf, lässt sich die Ursache mit dieser Funktion finden und beheben. BEARBEITEN Datenbereiche, in denen diese Schaltfläche verfügbar ist, können in gewissem Umfang in ihrer Datenstruktur( siehe S. 148) von Ihnen verändert werden bzw. es kann eine Reorganisation( siehe S. 148) aufgerufen werden. Datenkonsistenzprüfung Starten Sie den Assistenten für die Datenkonsistenzprüfung, indem Sie die Funktion über die Schaltfläche PRÜFEN - DATENKONSISTENZ im DBManager aufrufen. Die Datenkonsistenzprüfung wird immer für die Datenbanktabelle durchgeführt, die in der linken Hälfte des Fensters aktiviert ist. Bestätigen Sie die Begrüßungsmaske. Es öffnet sich eine Maske, in der Sie entscheiden können, in welcher Weise Sie mit gefundenen Fehlern verfahren möchten und welche Form der Protokollierung Sie anwenden wollen: Sie können wählen, ob gefundene Fehler nur protokolliert werden sollen oder ob auch eine automatische Korrektur erfolgen soll. Falls Sie sich dafür entscheiden, zunächst nur protokollieren zu lassen, so können Sie nach der Einsicht der Protokolle über das Menü OPTIONEN - PROTOKOLLÜBERSICHT (im geöffneten Programm) bzw. direkt über die Schaltfläche PLUS - OPTIONEN PROTOKOLLÜBERSICHT (im DBManager) das erstellte Protokoll einsehen, um anschließend in einem neuen Lauf eine Datenkonsistenzprüfung mit Fehlerkorrektur durchzuführen. Erstellen Sie bei dieser Auswahl unbedingt zuvor eine Datensicherung. Eine Veränderung der Daten im Sinne einer Korrektur findet nur mit bei einer Datenkonsistenzprüfung mit Fehlerkorrektur statt. Zusätzlich können Sie festlegen, dass auch Warnmeldungen protokolliert werden. Protokollübersicht Eventuell erzeugte Protokolle werden nach Abschluss der Prüfung auf dem Bildschirm angezeigt. Über das Menü OPTIONEN - PROTOKOLLÜBERSICHT bzw. direkt über die Schaltfläche PLUS - OPTIONEN - PROTOKOLLÜBERSICHT können Sie die erstellten Protokolle auch nachträglich noch einsehen. Datenkonsistenzprüfung aller Daten Über das Menü der Schaltfläche PLUS - SCHNELLSTARTVERKNÜPFUNG ERZEUGEN können Sie eine Desktop-Verknüpfung erzeugen, mit der Sie alle Datenbanken auf Konsistenz prüfen lassen können, nachdem Sie den DBManager und das Programm 147

154 geschlossen haben. Eine Datenkonsistenzprüfung aller Datenbanken über die Schnellstartverknüpfung dient jedoch nur dazu, die Datenbanken untersuchen zu lassen. Es wird keine Veränderung der Daten im Sinne einer Korrektur erfolgen. Daher müssen Sie in der Regel nach dem Datenkonsistenzprüfungslauf über das Menü OPTIONEN - PROTOKOLLÜBERSICHT bzw. direkt über die Schaltfläche PLUS OPTIONEN - PROTOKOLLÜBERSICHT die erstellten Protokolle noch einsehen. Für alle Datenbanken, für die eine Inkonsistenz festgestellt worden ist, wird ein Protokoll erstellt. Führen Sie dann im Anschluss über die Schaltfläche PRÜFEN - DATENKONSISTENZ nacheinander wie oben beschrieben eine Datenkonsistenzprüfung für alle betroffenen Datenbanken inkl. Fehlerkorrektur durch. Bearbeiten (Schaltfläche im DBManager) Datenbereiche, in denen die Schaltfläche BEARBEITEN im DBManager verfügbar ist, können in gewissem Umfang in ihrer Datenstruktur von Ihnen verändert werden. Die Möglichkeiten unterscheiden sich in den jeweiligen Datenbereichen. Das Menü der Schaltfläche Bearbeiten enthält die folgenden Funktionen: Reorganisieren Mit der Funktion Reorganisieren( Datenkonsistenz überprüft. siehe S. 148) werden die Daten auf eine interne Struktur ändern In vielen Bereichen wie z.b. "Adressen" und "Artikel" besteht die Möglichkeit, über die Funktion "Struktur ändern" Selektionsfelder( siehe S. 149) verfügbar zu machen und mit einem Sortierschlüssel zu versehen. Außerdem können Sie u.a. in den folgenden Datenbanken über BEARBEITEN STRUKTUR ÄNDERN Veränderungen vornehmen: Artikel( siehe S. 150) Artikel-Lieferanten Warengruppen Layouts( siehe S. 151) Tabellenansichten( siehe S. 154) Mandanten( siehe S. 155) Reorganisation Mit der Funktion Reorganisieren, die Sie über die Schaltfläche BEARBEITEN REORGANISIEREN erreichen, werden die Daten auf eine interne Datenkonsistenz überprüft. Im Prinzip ist das das Gleiche, was eine Defragmentierung auf Ihrer Festplatte macht. Der Platz, den gelöschte Datensätze einnehmen, wird wieder freigegeben. 148

155 Die Reorganisation wird immer für die Datenbanktabelle durchgeführt, die in der linken Hälfte des Fensters aktiviert ist. Über das Menü der Schaltfläche PLUS - ALLE REORGANISIEREN erreichen Sie das Reorganisieren mehrerer Datenbanken - und zwar aller Datenbanken, die aktuell in der linken Fensterhälfte angezeigt werden. Falls Sie eine Eingrenzung der angezeigten Datensätze vorgenommen haben, so können Sie mit Hilfe des angezeigten Hinweises auswählen, ob Sie nur alle angezeigten oder ohne Einschränkung alle Datenbanken reorganisieren möchten. Selektionen Selektionen sind Datenfelder, die der Aufnahme bestimmter Kennzeichen dienen, d.h. Sie können in diesen Feldern weitere Informationen zu einem Datensatz speichern. Sie stehen in den unterschiedlichen Datenbanken wie z. B. den Artikeln oder den Adressen zur Verfügung. Dazu müssen diese Felder zuvor in die Datenbank eingefügt( siehe S. 149) werden. Um nach den Selektionsfeldern suchen zu können, muss ein Index zur Sortierung( siehe S. 150) erstellt werden. Selektionsfelder sind frei konfigurierbar hinsichtlich der Beschriftung sowie des Feldtyps. Selektionsfeld aktivieren Bevor die Selektionen zur Verfügung stehen, muss die Verfügbarkeit im Datenbank-Manager aktiviert werden. Starten Sie diesen hierzu über die Menüauswahl DATEI DBMANAGER und wählen Sie die gewünschte Datenbank aus. Betätigen Sie die Schaltfläche BEARBEITEN und darin STRUKTUR ÄNDERN, wählen Sie dann das Register "Felder" aus. Wählen Sie die gewünschte Selektion aus den aufgelisteten aus und klicken Sie auf die Schaltfläche ÄNDERN. Das folgende Fenster wird geöffnet: In der Bezeichnung können Sie einen Namen vergeben, unter dem Sie die Selektion künftig ansprechen möchten. Die Bezeichnung sollte nicht mit dem unveränderbaren Feld "Name" verwechselt werden, welches den programminternen Namen angibt. 149

156 Nennen wir die Selektion1 als Beispiel "Weihnachtsaktion" und hinterlegen die Möglichkeiten Brief, Kalender( siehe S. 92), Kugelschreiber und Weinspräsent. Ziel dieser Selektion in unserem Beispiel soll sein, dass wir z.b. am Ende des Jahres allen Kunden einen Brief mit Weihnachtsgrüßen zusenden, die in der Selektion1 Weihnachtsmailing den Eintrag "Brief" erhalten. Erst wenn die Checkbox Feld in Datensatz einfügen aktiviert wird, steht Ihnen diese Selektion künftig für Eingaben zur Verfügung. Solange die Option nicht aktiviert wird, bleibt die Selektion in den Stammdaten( siehe S. 300) inaktiv. Es folgen zwei Angaben über den Typ des Datenfeldes und dessen Länge. Nach Selektionen Suchen und Sortieren Die Selektionen dienen jedoch nicht nur der Aufnahme von Informationen. Nach diesen Daten kann auch gesucht werden. Die Selektionen können somit zur Identifikation der Adresse herangezogen werden. Damit dies möglich wird, muss das Selektionsfeld mit einem Index versehen werden. Hierzu wählen Sie ebenfalls im Datenbankmanager für die Adressen das Register "Sortierung". Ändern Sie die Selektion aus unserem Beispiel und aktivieren Sie darin die Checkbox "Für Sortierung einen Index erzeugen". Schließen Sie nun den Datenbankmanager, wird die Datenbank reorganisiert und die Selektion steht Ihnen zur Eingabe und Suche zur Verfügung. Artikel (DBManager) Die folgenden Felder stehen Ihnen zur Verfügung: Anzahl der Verkaufspreise und Rabatte Über die Schaltfläche BEARBEITEN - STRUKTUR ÄNDERN im DBManager können Sie für die Artikelstammdaten zusätzlich noch die Anzahl der Verkaufspreise und Rabatte festlegen. Webshop-Felderweiterung Nach Aktivierung des Kennzeichens "Webshop-Felderweiterung" stehen Ihnen weitere Felder zur Erfassung des Artikels zur Verfügung. Im Feld Kategorien bestimmen Sie in wievielen Katagorien ein Artikel gleichzeitig eingestellt werden kann. Die Auswahl reicht von 2 (min) bis 50 (max) Kategorien. Die Datenbanken Artikel, Anschriften und Vorgänge sollten automatisch angepasst werden. Kontrollieren Sie vorgenannte Datenbanken und führen Sie die 150

157 Anpassungen ggf. manuell durch. Suche und Sortierung nach "Letzte Datensatzänderung" Das Kennzeichen Datensatzänderung" "Unterstützung für Suche und Sortierung nach "Letzte kann aus Perfomancegründen aktiviert werden! Unterstützung für Preiszuordnung für Material-, Lohn-, Fremdleistungsund Sonstigen-Anteil Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um zu erreichen, dass Sie in der Erfassung der Artikel im Register VK-Preise den Lohn- bzw. Materialanteil der Artikel angeben können. Layouts (DBManager) Über die Schaltfläche BEARBEITEN - STRUKTUR ÄNDERN im DBManager stehen für den Datenbereich "Layouts" zwei Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie die vorhandenen Daten entweder mit den Vorgaben abgleichen oder bei Bedarf durch die Vorgaben ersetzen können sowie eine Funktion zum Konvertieren der Drucklayouts auf eine höhere Version. Mit Vorgaben abgleichen Der Abgleich erstellt Ihnen eine detaillierte Liste über Abweichungen zwischen den vorhandenen Layouts und deren Vorgaben. Durch Anklicken des Symbols der ersten Spalte können Sie das Layout im weiteren Verlauf zum Ersetzen kennzeichnen. Führen Sie die Aktionen des Assistenten zu Ende aus, werden die Layouts durch die Programmvorgaben ersetzt. Durch Vorgaben ersetzen Die zweite Auswahlmöglichkeit besteht im Ersetzen aller Layouts durch die Programmvorgaben. Diese Funktion erfordert die Bestätigung mehrerer Sicherheitsabfragen, in denen Sie jeweils eine Checkbox zur Bestätigung aktivieren müssen. Sie werden darauf hingewiesen, dass: Ihnen ist bewusst, dass durch die Ausführung dieses Assistenten alle von Ihnen angelegten oder veränderten Layouts verloren gehen. Ihnen ist bewusst, dass der Begriff Layouts folgende Daten umfasst: - Drucklayouts - Importlayouts - Exportlayouts 151

158 - Zwischenablagelayouts Erst wenn Sie all diese Hinweise bestätigt haben, werden die Angaben in einer Zusammenfassung angezeigt, wo die Bestätigung mit der Schaltfläche FERTIGSTELLEN das Ersetzen der Layouts endgültig durchführt. Konvertierung für Druckerweiterung Im Datenbereich "Layouts" können Sie die Konvertierung der Drucklayouts( siehe S. 152) ausführen, um den Druckdesigner in einer höheren Version verwenden zu können. Konvertierung der Drucklayouts Sie können die in Ihrem Mandanten hinterlegten Drucklayouts konvertieren auf eine höhere Version, so dass die entsprechende Version des Designers zum Gestalten der Layouts verwendet werden kann. Mit der Installation der Software sind die erforderlichen *.DLL- und Systemdateien vorhanden, so dass unterschiedliche Mandanten unterschiedliche Versionen des Druckdesigners verwenden können. Mit der Neuanlage eines Mandanten werden entsprechende Vorgabelayouts eingerichtet, die auf den Druckdesigner der älteren Version zurückgreifen (auch wenn die Layouts der anderen Mandanten zuvor bereits auf eine neue Version des Druckdesigners konvertiert worden sind). Um eine neuere Version des Druckdesigners im Mandanten zu verwenden, müssen die Layouts konvertiert werden. Layouts, die in einer neueren als der im Mandanten verwendeten Version des Druckdesigners erstellt wurden, können nicht auf eine ältere Version des Druckdesigners konvertiert werden, eine Aufwärtskompatibilität innerhalb der Software ist jedoch vorhanden. Eine Konvertierung Ihrer Drucklayouts ist erst möglich, sobald Sie das Programm durch einen endgültigen Schlüssel aktiviert haben. Folgen Sie der Durchführung der Konvertierung( siehe S. 152) der Beschreibung. Konvertierung der Drucklayouts durchführen Wichtige Hinweise vor der Konvertierung: Vor dem Konvertieren wird im Datenverzeichnis des Mandanten die Layout-Datendatei "IOLayouts.BPD" gesichert als "IOLayouts.OldV6". Dennoch sollten Sie vorbereitend die folgenden Hinweise beachten: Um Probleme bei der Konvertierung zu vermeiden, sollten Sie zuvor in einem Testmandanten die Konvertierung der Druckerweiterung mit Ihren Layouts prüfen.sichern Sie dazu in den Testmandanten Ihre Layouts zurück, rufen Sie dann die Konvertierung für die Druckerweiterung auf und prüfen Sie nach der Konvertierung alle benutzten Drucke/ Layouts. Anschließend führen Sie die Konvertierung in Ihrem Arbeitsmandanten durch. 152

159 Fertigen Sie eine Datensicherung an, bevor Sie Ihre Drucklayouts konvertieren. Sollte es zu Problemen bei der Konvertierung kommen, so kann die Konvertierung für die Druckerweiterung nur über eine Rücksicherung der Layouts rückgängig gemacht werden. Durchführung der Konvertierung Starten Sie die Konvertierung für die Druckerweiterung über den "DBManager" (Menü DATEI DBMANAGER...) Selektieren Sie den Bereich "Layouts" und wählen Sie über die Schaltfläche BEARBEITEN KONVERTIERUNG FÜR DRUCKERWEITERUNG. Bestätigen Sie die nachfolgenden Hinweisfenster mit JA, wenn Sie sicher sind, dass eine aktuelle Datensicherung verfügbar ist und Sie die zuvor genannten Hinweise beachtet haben. Unmittelbar vor dem Start der Konvertierung werden Sie darauf aufmerksam gemacht, dass Tastatur- und Mauseingaben während der Konvertierung nicht möglich sind und zu Fehlern führen werden. Grund hierfür sind die in schnellen Intervallen öffnenden Fenster, an die keine Eingaben gesendet werden dürfen. Starten Sie die Konvertierung mit der Schaltfläche JA und warten Sie bis zum vollständigen Abschluss der Konvertierung. Bei der Konvertierung werden vorhandene Vorgabelayouts zunächst durch bereits konvertierte Vorgabelayouts ersetzt. Bricht die Konvertierung aus den vorgenannten Gründen wegen fehlender Ressourcen mit einer Fehlermeldung ab, so kann sie erneut gestartet werden. Bei jeder erneuten Konvertierung werden bereits konvertierte Layouts erkannt, so dass die Konvertierung automatisch mit den noch nicht konvertierten Layouts fortgesetzt werden kann. Die Konvertierung der Layouts kann mehrfach wiederholt werden. Im Falle einer abgebrochenen Konvertierung wird ein Protokoll erstellt mit den Layouts, die nicht konvertiert worden sind. Starten Sie jedoch auch in diesem Fall wie oben beschrieben erneut den Prozess. Weitere Hinweise zur Konvertierung der Drucklayouts Um die Konvertierung der Layouts rückgängig zu machen, löschen Sie die Datei "IOLayouts.BPD" im Mandantenverzeichnis und benennen Sie die Datei "IOLayouts.OldV6" entsprechend um. Zum Bearbeiten der Layouts wird in diesem Fall wieder der Druckdesigner in der älteren Version gestartet. 153

160 Werden Layouts, die noch mit einer älteren Version vom Druckdesigner erstellt worden sind, nach dem Konvertieren manuell in einen Mandanten mit einem aktuelleren Druckdesigner übernommen, so werden Sie durch eine Programmmeldung darauf aufmerksam gemacht, dass das Layout zunächst konvertiert werden muss, damit ein korrektes Druckergebnis erzielt werden kann. Bestätigen Sie die Meldung mit der Schaltfläche JA, so wird das Layout sofort konvertiert. Durch die Konvertierung werden die Zeichen durch die laut Druckdesigner-Konvention erforderlichen Zeichen ' ersetzt. In RTF-Objekten ist das nicht der Fall, wenn unmittelbar vor ein Zeichen a-z oder 0-9 steht. Falls Sie die Meldung mit der Schaltfläche NEIN bestätigen, so wird das Layout unverändert gespeichert. Falls Sie anschließend das Layout mit der Schaltfläche GESTALTEN im Druckdesigner öffnen, macht eine Meldung Sie darauf aufmerksam, dass dieses Layout nach dem Speichern nicht mehr in einem Mandanten mit einem Druckdesigner der älteren Version verwendet werden kann. Ein korrektes Druckergebnis ist ohne eine Konvertierung des Layout (wie oben beschrieben) nicht gewährleistet. Tabellenansichten (DBManager) Über die Schaltfläche BEARBEITEN - STRUKTUR ÄNDERN im DBManager stehen für den Datenbereich "Tabellenansichten" zwei Funktionen zur Verfügung, mit denen Sie die vorhandenen Daten entweder mit den Vorgaben abgleichen oder bei Bedarf durch die Vorgaben ersetzen können. Mit Vorgaben abgleichen Der Abgleich erstellt Ihnen eine detaillierte Liste über Abweichungen zwischen den vorhandenen Tabellenansichten und deren Vorgaben. Durch Anklicken des Symbols der ersten Spalte, können Sie die Tabellenansicht im weiteren Verlauf zum Ersetzen kennzeichnen. Führen Sie die Aktionen des Assistenten zu Ende aus, werden die Tabellenansichten durch die Programmvorgaben ersetzt. Durch Vorgaben ersetzen Die zweite Auswahlmöglichkeit besteht im Ersetzen aller Tabellenansichten durch die Programmvorgaben. Diese Funktion erfordert die Bestätigung mehrerer Sicherheitsabfragen, in denen Sie jeweils eine Checkbox zur Bestätigung aktivieren müssen. Sie werden darauf hingewiesen, dass: Ihnen ist bewusst, dass durch die Ausführung dieses Assistenten alle von Ihnen angelegten oder veränderten Tabellenansichten verloren gehen. Erst wenn Sie all diese Hinweise bestätigt haben, werden die Angaben in einer Zusammenfassung angezeigt, wo die Bestätigung mit der Schaltfläche FERTIGSTELLEN 154

161 das Ersetzen der Tabellenansichten endgültig durchführt. Mandanten (DBManager) Über die Schaltfläche BEARBEITEN - STRUKTUR ÄNDERN im DBManager können Sie im Datenbereich "Mandanten" festlegen, wie viele Umsatzsteuersätze je Preis verwaltet werden sollen und den Assistenten zur Leitwährungs- und Basiswährungsumstellung aufrufen. Die Anzahl der Mandantenbanken kann in diesem Eingabefenster durch Auswahl aus der Liste auf bis zu 10 erhöht werden. Mitarbeiter (DBManager) Unter Menü DATEI - DB-MANAGER - MITARBEITER - Schaltfläche: Bearbeiten können Sie folgende Funktionen ausführen: Reorganisieren SV-Meldungen: Alle Meldungen für diesen und letzten Lohnmonat erneut zum Übertragen vormerken SV-Meldungen: Alle Meldungen als manuell kennzeichnen, die den Zeitraum vor dem DEÜV Startdatum betreffen. SV-Meldungen: Alle manuellen Jahresmeldungen für das letzte Jahr wieder zum Versenden vormerken. SV-Meldungen: Erneut aufbauen Gehalt / Umsatz für Mitarbeiter, Lohnarten und Kostenstellen rekonstruieren Unter Menü DATEI - DB-MANAGER - MITARBEITER - Schaltfläche: Prüfen können Sie folgende Funktionen ausführen: Datenkonsistenz: Hier werden die Mitarbeiter relevanten Daten geprüft und angepasst wie z.b. Löschen der Vorgabe von Urlaubstagen, da der Mitarbeiter bereits ausgetreten ist, oder die Aktualisierung einer Statusprüfung. Daten für Beitragsabrechnung erneut aufbauen: Differenzen zwischen Beitragsnachweis und Abrechnung können auf diesem Weg korrigiert werden. Sollen diese Differenzen an die Einzugsstellen gemeldet werden, ist nach dem Neuaufbau der Beitragsnachweise die Funktion "SV-Annahmestellen: Datenkonsistenzprüfung" (Menü Datei - DB-Manager - GlobalData - Schaltfläche: Bearbeiten) auszuführen. GlobalData (DBManager) Unter Menü DATEI - DB-MANAGER - GLOBALDATA - Schaltfläche: Bearbeiten können Sie folgende Funktionen ausführen: Reorganisieren SV-Annahmestellen: Datenkonsistenzprüfung SV-Annahmestellen: Alle archivierten SV-Meldungen und Beitragsnachweise entfernen SV-Annahmestellen: Adressdaten für Annahmestellen aus Vorgaben laden SV-Annahmestellen: Annahmestellen aus Betriebsnummerndateien einladen SV-Annahmestellen: Zertifikate löschen SV-Annahmestellen: Mandanten Betriebsnummer prüfen 155

162 SV-Annahmestellen: Mandanten Betriebsnummer prüfen Über diese Funktion erfolgt die Überprüfung, ob die Betriebsnummer des Unternehmens auch für eine Annahmestelle verwendet wurde. Gegebenenfalls wird eine "falsche" Annahmestelle gelöscht. Anlagen (DBManager) Über Menü DATEI - DB-MANAGER - ANLAGEN - Schaltfläche: Bearbeiten - Eintrag: "Anlagen( siehe S. 299) neu aufbauen" können die Werte im Bereich der Anlagen( siehe S. 299) aktualisiert werden. Diese Funktion kann zum Beispiel verwendet werden, wenn eine fehlerhafte Anzeige der Jahreswerte auf den Ausdrucken erfolgt, obwohl die Stammdatenanzeige korrekt ist. Schnittstellen DTA-Datei erstellen Der Datenträgeraustausch mit der Bank ermöglicht Ihnen, Ihren gesamten Zahlungsverkehr mit der Bank abzuwickeln. Das Modul wurde so abgestimmt, dass es für jede Bank in Deutschland verwendet werden kann. Beachten Sie: Wird bei einem deutschen Kreditinstitut ein Konto in einer Fremdwährung geführt, so können dafür über den Zahlungsverkehr keine DTA Datensätze erstellt werden. Über eine DTA Datei können nur Datensätze in Euro ausgegeben werden. Wir empfehlen aus Sicherheitsgründen vor dem eigentlichen Einsatz in Ihrem Unternehmen eine Prüfung durch Ihre Hausbank vornehmen zu lassen. Bevor über diese Schnittstelle eine DTA-Datei erstellt werden kann, sind in verschiedenen Bereichen Hinterlegungen erforderlich. Für die Hinterlegung der Bankverbindungen ist dabei Folgendes unbedingt zu beachten: Bankleitzahlen und Kontonummern sind immer ohne Leer- und Sonderzeichen einzugeben Das Feld Kontonummer muss mit mindestens fünf Stellen belegt sein. Sollten Sie einmal eine kürzere Kontonummer haben, füllen Sie dieses Feld entsprechend mit führenden Nullen auf. Im Lohnmodul sind folgende Vorgaben erforderlich: Über den Menüpfad DATEI - MEINE FIRMA/MEIN MANDANT "XXX" BEARBEITEN... müssen in Ihren Mandantendaten über das Register "Bankverbindungen" die Firmenbanken hinterlegt sein, von welchen die Lohn- und Gehaltszahlungen, die VWL Beträge, die Lohnsteuer und die Beiträge an die Krankenkassen abgebucht werden sollen. Über den Menüpfad STAMMDATEN - MITARBEITER müssen für die Mitarbeiter die Bankdaten und die Zahlungsart "Über DTA (Lastschrift)" eingerichtet sein. Im 156

163 Mitarbeiterdatensatz wird diese Hinterlegung über das Register "Familie / Urlaub / Bank" vorgenommen. Hat der Mitarbeiter einen Vertrag (z.b. VWL-Vertrag), so muss die Bankverbindung des Empfängers, Ihre Hausbank, von der der Betrag für diesen Vertrag abgebucht werden soll, sowie die Zahlungsart "Über DTA (Lastschrift)" für den jeweiligen Vertrag hinterlegt sein. Pürfen Sie diese Vorgaben im Mitarbeiterdatensatz über das Register "Lohn-Abrechnungsvorgaben" im Bereich Daten zum Beschäftigungsverhältnis ab XX.XX.200X in der aktuellen Abrechnungsvorgabe über das Register "Vertragsabzüge". Sollen auch die Beiträge für die Einzugsstellen und die Lohnsteuer über diese Schnittstelle berücksichtigt werden, ist es auch hier erforderlich, die Bankverbindung und die Zahlungsart "Über DTA (Lastschrift)" zu hinterlegen. Für die jeweilige Einzugsstelle erfolgt diese Hinterlegung über die STAMMDATEN EINZUGSSTELLEN über das Register "Bank / Lfz. / Fibu". Für das Finanzamt erfolgt diese Hinterlegung über den Menüpfad DATEI -MEINE FIRMA/MEIN MANDANT "XXX" BEARBEITEN... über das Register "Finanzamt". Im Lohn müssen über den Bereich BANKING-ZAHLUNGSVERKEHR oder über den Bereich ABRECHNUNG - ZAHLUNGSVERKEHR die Datensätze über die Schaltfläche ASSISTENT-LOHN vor der Erstellung der DTA Datei bereitgestellt werden. Im Auftrag und in der Fibu sind folgende Vorgaben erforderlich: Über den Menüpfad DATEI - MEINE FIRMA/MEIN MANDANT "XXX" BEARBEITEN... müssen in Ihren Mandantendaten über das Register "Bankverbindungen" die Firmenbanken hinterlegt sein, von welchen die Lieferantenrechnungen abgebucht bzw. auf welche die Kundenrechnungen zugebucht werden sollen. Über den Menüpfad STAMMDATEN - ADRESSEN sind in allen Adressdatensätzen, für welche der Zahlungsverkehr über den Datenträgeraustausch erfolgen soll, über das Register "Bank / Zahlungsmodalität" die Bankdaten des Kunden bzw. des Lieferanten und die Zahlungsart "Über DTA (Lastschrift)" oder "Über DTA (Abbuchungsvollmacht)" zu hinterlegen. Ihre Hausbank, von der der jeweilige Betrag abgebucht oder zugebucht werden soll, ist auszuwählen. Für die Rechnungen muss ein Offener Posten generiert werden, über welchen der Datensatz im Bereich Banking - Zahlungsverkehr bereitgestellt wird. Die DTA Schnittstelle kann entweder aus dem Bereich Banking - Zahlungsverkehr heraus oder über den Menüpfad DATEI SCHNITTSTELLEN aufgerufen werden. Ein Assistent ist Ihnen bei der Erzeugung einer DTA Datei behilflich. Im ersten Fenster wählen Sie das Modul aus, für welches die DTA Datensätze erzeugt werden sollen. 157

164 Ist es erforderlich, den letzten DTA Lauf zu wiederholen, dann aktivieren Sie die Option "Letzten DTA Lauf wiederholen" aus. Alle Datensätze aus diesem letzten Lauf werden automatisch in dem neuen Lauf berücksichtigt. Diese Option steht erst zur Verfügung, wenn bereits ein DTA-Lauf durchgeführt wurde. In der nächsten Erfassungsmaske stehen die Kontonummern zur Auswahl, für welche Datensätze mit der Zahlungsart DTA im Zahlungsverkehr zur Verfügung stehen. In der Auswahl kann immer nur eine Kontonummer selektiert werden, da für jede Kontonummern ein separater DTA Lauf erforderlich ist. In der nächsten Eingabemaske wird der Ausgabepfad für die DTA Datei angegeben. Über die Schaltfläche 158

165 gelangen Sie auf Ihren Arbeitsplatz, wo das gewünschte Verzeichnis für die Ausgabe gewählt werden kann. Der Datenträgeraustausch mit Ihrer Bank ist schon seit einiger Zeit nicht mehr auf die Weitergabe von Disketten beschränkt, sondern erfolgt in der heutigen Zeit häufig auch über die Datenfernübertragung (DFÜ). Hierzu ist es natürlich nicht unbedingt sinnvoll, den Ausgabepfad der Datei auf ein Diskettenlaufwerk zu beschränken, sondern er ist Ihnen freigestellt. Sie können die Datei an beliebiger Stelle Ihrer Festplatte abspeichern, von wo aus Sie dann über eine DFÜ-Verbindung zum Bankinstitut transferiert wird. Die Auswahl und Festlegung des Datenpfads erfolgt mit der Schaltfläche AUSGABEVERZEICHNIS ÄNDERN. In einer Verzeichnisauswahl können Sie den gewünschten Pfad festlegen. Natürlich kann in der Anwendung auch eine Vorgabe für den Ausgabepfad erfolgen, wenn dieser bei jedem DTA - Lauf identisch ist. Das Verzeichnis für die Ausgabe kann über den Menüpfad OPTIONEN SYSTEMEINSTELLUNGEN fest vorgegeben werden. Dies geschieht auf der ersten Registerkarte im Abschnitt Vorgabeverzeichnisse. Ist der Ausgabepfad festgelegt, wird Ihnen durch das Betätigen der Schaltfläche WEITER im nächsten Fenster eine Zusammenfassung angezeigt. Existiert aber im angegebenen Pfad bereits eine DTA-Datei, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Dadurch wird Ihnen die Möglichkeit eingeräumt, eine eventuell bereits erstellte, jedoch noch nicht zur Bank übertragene DTA-Datei zu verarbeiten. Bestätigen Sie die Hinweismeldung allerdings mit der Schaltfläche WEITER, wird die bereits existierende Datei mit der neu zu erstellenden Datei überschrieben und es öffnet sich das Fenster mit der Zusammenfassung. Hier wird Ihnen angezeigt, welche DTA Datei erzeugt wird. Über die Schaltfläche FERTIGSTELLEN wird die Datei endgültig in das ausgewählte Verzeichnis geschrieben. Abschließend erhalten Sie die Information über die erfolgreiche Erstellung der DTA Datei oder die Information, dass beim Schreiben der DTA-Datei ein Fehler aufgetreten ist. In dem Fall sollten Sie über die Schaltfläche die Protokolldatensätze aufrufen, um zu erfahren, welche Vorgaben für die Erstellung der DTA Datei fehlerhaft sind oder ganz fehlen. Bekommen Sie die Information über die erfolgreiche Erstellung der DTA Datei, wird der Ausdruck eines Begleitzettels und der DTA-Übersicht über die Schaltfläche DRUCKEN. angeboten. Nach dem erfolgreichen Schreiben der DTA Datei, finden Sie die Datensätze nicht mehr im Zahlungsverkehr. DATEV-Prüfung Über dieses Menü steht Ihnen eine DATEV-Prüfung zur Verfügung. Mit dieser können Sie Ihre Datenbestände vor der Ausgabe auf folgende Datenprobleme prüfen lassen: MUSS Felder (Felder, die gefüllt sein müssen) Feldlängenprüfung (Überschreitung der Vorgabelänge durch das DATEV-Format) 159

166 Folgende Daten werden für die Debitoren- / Kreditorenstammdaten geprüft: Buchungskontonummer Anschrift-Name2 Anschrift-Name3 Anschrift-Straße Anschrift -Postleitzahl Anschrift-Ort Bankverbindung-Kontonummer Bankverbindung-Bankleitzahl EU-Umsatzsteueridentnummer Folgende Daten werden für die Kontenbeschriftungen geprüft: Kontonummer Kontobezeichnung Folgende Daten werden für die Personalstammdaten geprüft: Personalnummer Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers Europäische Versicherungsnummer (Versicherungsnummer eines EU Landes) Anschrift-Titel Anschrift-Nachname Anschrift-Vorname Anschrift-Postleitzahl Anschrift-Ort Anschrift-Straße Nationalitätskennzeichen Tätigkeit (Berufsbezeichnung) Zuständiges Finanzamt Ausstellungsort (Lohnsteuerkarte) Wird über den Menüpfad DATEI - SCHNITTSTELLEN die DATEV Prüfung ausgewählt, öffnet sich ein Fenster, in welchem Sie das Modul für die DATEV Prüfung auswählen. In der nachfolgenden Zusammenfassung werden Ihnen noch einmal die Daten, welche für den DATEV Export geprüft werden, angezeigt. Hier starten Sie über die Schaltfläche 160

167 FERTIGSTELLEN den Prüflauf. Werden nicht kompatible Daten gefunden, bekommen Sie diese im Anschluss in einem Protokoll angezeigt. DATEV-Export Schnittstelle DATEV-Export allgemein Der DATEV Export ist aus den Anwendungen Auftrag, Fibu und Lohn möglich. Der Export erfolgt in ein von der DATEV beschriebenes Format zur Weiterverarbeitung durch den Steuerberater in Zusammenarbeit mit dem DATEV-Rechenzentrum. Welche Daten exportiert werden können, ist abhängig davon, aus welchem Modul die Schnittstelle aufgerufen wird. Erfolgt der Export aus der Fibu, so können Bewegungsdaten des Erfassungsprotokolles, Stammdaten( siehe S. 300), Kontenbeschriftungen, Kontensalden und Bewegungsdaten aus dem Archiv Buchungen ausgegeben werden. Beachten Sie, dass beim Export der Bewegungsdaten des Erfassungsprotokolles immer nur die Datensätze aus dem Hauptbuch ausgelesen werden. Erfolgt der Export aus dem Lohn, so können Buchungssätze für die Fibu aus der Lohnbuchungsliste, Bewegungsdaten, Stammdaten( siehe S. 300) ausgegeben werden. Erfolgt der Export aus dem Auftrag so können Buchungssätze für die Fibu aus der Auftragsbuchungsliste, Stammdaten( siehe S. 300), Kontenbeschriftungen ausgegeben werden. Vor dem ersten Export müssen Sie mit Ihrem Steuerberater besprechen, welche Ihrer Daten er regelmäßig verarbeiten möchte, welches DATEV Inputformat er benötigt und welche Vorgaben für die Verwaltungsdatei zu hinterlegen sind. Informieren Sie sich auch über die Belegung bestimmter Felder in den Stammdaten( siehe S. 300) und den Buchungssätzen, da die DATEV ganz bestimmte Formate für manche Felder vorschreibt. Von Ihrem Steuerberater erhalten Sie weitere Daten, die Sie für den Export benötigen, z.b. die Abrechnungsnummer. Eine direkte Zusammenarbeit zwischen Ihnen und der DATEV e. G. ist in der Regel nicht möglich. Einstellung der DATEV - Parameter Vor jedem Erzeugen von Dateien im DATEV Sendeformat sollten Sie die Einstellung der DATEV - Parameter überprüfen und ggf. ändern. Die Einstellungen werden gespeichert, so dass Sie diese nicht mit jedem Export vollständig neu eintragen müssen. Die Einstellung der Parameter erfolgt über den Menü Pfad BEARBEITEN - PARAMETER DATEV. Dieser Parameter untergliedert sich in globale Vorgabewerte und modulspezifische Vorgabewerte. Über die globalen Vorgabewerte treffen Sie folgende Hinterlegungen: 161

168 Berater-Nummer: Die Berater-Nummer wird von der DATEV vergeben und steht z. B. für einen Steuerberater. Die Eingabe kann max. 7-stellig numerisch sein. Berater-Name: Hier wird der Name des DATEV-Mitglieds (Steuerberater) hinterlegt. Der Beratername kann 9-stellig alphanumerisch eingetragen werden. Namenskürzel: Die Eingabe des Namenskürzel ist 2-stellig alphanumerisch möglich. Mandanten-Nummer: Die Mandanten-Nummer wird vom Steuerberater selbst vergeben. Diese Nummer kann max. 5-stellig numerisch hinterlegt werden. Passwort: Das Passwort dient dem Schutz der eingegebenen Daten. Es sind bis zu 4 Buchstaben und Zahlen zulässig, jedoch keine Sonderzeichen. Erweiterte Fehlerprüfung: Die erweiterte Fehlerprüfung lässt sich optional aktivieren / deaktivieren. Ist die Fehlerprüfung aktiviert und beim Datenexport von FiBu-Daten werden FEhler festegestell, so erscheind die Meldung: "Die DATEV-Daen wurden nicht erfolgreich geschrieben." Die Meldung können Sie jederzeit im Programm über das Menü OPTIONEN -PROTOKOLLÜBERSICHT einsehen. Hier findet sich beispielsweise ein Hinweis auf fehlerhafte Buchungssätze im zu exportierenden Stapel. Ist die erweitere Fehlerprüfung deaktiviert, so wird bei Vorhandensein von Fehlern der Export mit der Meldung "Der Schreibversuch ist fehlgeschlagen" abgebrochen. Werden fehlerhafte Daten aus dem Bereich Auftrag exportiert, so wird der Export bei deaktivierter erweiterter Ehlerprüfung nicht in allen Fällen abgebrochen. Je nachdem, um welche Art Fehler es sich handelt, kann es bei diesen Parametereinstellungen jedoch passieren, dass dieser Fehler von DATEV nicht als solcher erkannt wird und der Export erfolgreich abgeschlossen wird. So wird der DATEV-Export beispielswseise abgebrochen und der Fehler erkannt, wenn ein Personenkonto in den Stammdaten( siehe S. 300) nicht hinterlegt ist, nicht jedoch aber wenne einem Personenkonto fälschlierweise ein Steuerschlüssel zugeordnet wurde. Nur mit aktivierter erweiterter Fehlerprüfung werden alle Fehler angezeigt. Währung immer in Euro (EUR) ausgeben: 162

169 wird hier "ja" ausgewählt, erfolgt bei der DATEV-Übertragung die Umrechnung der Beträge immer in Euro. In den modulspezifischen Vorgabewerte wird festgelegt, welche Daten exportiert werden sollen. Der Zeitraum, das Löschkennzeichen und das DATEV-Inputformat werden hinterlegt. Sachkonten/Debitoren/Kreditoren: In diesen drei Feldern treffen Sie die Auswahl der Kontenarten für den Saldenexport. Bewegungsdaten: Mit dieser Einstellung werden die Bewegungssätze im zulässigen Datumsbereich des Erfassungsprotokolls exportiert. Bitte beachten Sie, dass Buchungssätze aus dem Erfassungsprotokoll des Hauptbuches erzeugt werden. Entsrechend muss ein DATEV-Export VOR dem Buchungslauf durchgeführt werden. Nach dem Buchungslauf ist das ERfassungsprotokoll verdichtet und die Daten stehen nicht mehr für die DATEV-Schnittstelle zur Verfügung. Belegnummer 2 ausgeben: Das Feld Belegnummer 2 sollte nur mit ausgegeben werden, wenn Sie dieses in einem Datumsformat "TTMMJJ" im Buchungssatz hinterlegt haben. Die DATEV verwendet das Belegnummernfeld 2 für das Fälligkeitsdatum in der o.g. Form. Daher darf es nur eine 6-stellige Nummer sein, aus der ein Datum hervorgeht. Sind andere Ziffern hinterlegt und wird dieses Feld mit exportiert, können die Daten nicht korrekt von DATEV gelesen werden. Stammdaten( siehe S. 300): Hier werden die Kreditoren- und Debitorenstammdaten ausgegeben. Für die Felder Name 2 und Name 3 des Adressdatensatzes gibt es z.b. von der DATEV die Vorgabe, dass diese Felder jeweils mit max. 20 Zeichen belegt werden dürfen. Haben Sie in Büro Plus diese Felder mit längeren Namen belegt, wird beim DATEV Export Name 2 und Name 3 jeweils nach 20 Zeichen abgeschnitten. Kontenbeschriftungen: 163

170 Dient der Übergabe von Kontonummer und Kontobezeichnung an die DATEV. Auch für das Feld Kontobezeichnung gibt es von der DATEV die Vorgabe, dass dieses Feld mit max. 40 Zeichen belegt sein darf. Haben Sie in den Stammdaten( siehe S. 300) des Kontenplanes für Konten dieses Feld mit einem längeren Namen belegt, wird beim DATEV Export die Kontenbeschriftung nach 40 Zeichen abgeschnitten. Kontensalden: Dient der Übergabe der Kontensalden an die DATEV. Soll / Haben getrennt ausgeben: Werden die Kontensalden exportiert, kann hier festgelegt werden, ob der Sollsaldo getrennt vom Habensaldo ausgewiesen werden soll. Löschkennzeichen: Das Löschkennzeichen steuert die Speicherung auf dem Datenträger bzw. in dem Ausgabeverzeichnis. Daten anhängen: Fortlaufende Speicherung der Dateien im Ausgabeverzeichnis oder auf Datenträger, bestehende Daten bleiben erhalten. Gegen Rückfrage: Das Überschreiben bestehender Daten muss einmal bestätigt werden. Daten vorher löschen: Die im Ausgabeverzeichnis / auf dem Datenträger gespeicherten Dateien werden ohne Rückfrage überschrieben. Zeitraum: Hier wird eine Vorgabe für den Übergabezeitraum hinterlegt. Zur Auswahl stehen dabei: Aktuelle Periode Aktuelles Jahr Frei (über Datumsbereich/Periode wählbar) Haben Sie für den Zeitraum die Einstellung "Frei (über Datumsbereich/Periode wählbar)" hinterlegt, so kann beim Export aus dem Modul Fibu nur ein Zeitraum aus dem aktuellen Wirtschaftsjahr gewählt werden. Beachten Sie, für ein abgeschlossenes Wirtschaftsjahr ist also kein DATEV Export mehr möglich. Belegnummer: Hier kann eine Belegnummer für den Export der Kontensalden vorgegeben werden. Diese Belegnummer wird im DATEV Programm Ihres Steuerberaters in den Buchungssätzen mit den Kontensalden als Belegnummer 1 ausgegeben. Diese Belegnummer wird nicht hochgezählt. Belegdatum: Hier kann eine Belegdatum für den Export der Kontensalden vorgegeben werden. Dieses Belegdatum wird im DATEV Programm Ihres Steuerberaters in den Buchungssätzen mit 164

171 den Kontensalden als Datum ausgegeben. Beachten Sie für die Vorgabe des Belegdatums: Wenn das Datum bis vier und mehr Monate über dem aktuellen Monat liegt, wird der Vorlauf nicht verarbeitet! Überträge über den hinaus sollten auf zwei Vorläufe (bis und ab ) aufgeteilt werden. DATEV Inputformat: Als Formate stehen hier das OBE und das KNE Format zur Verfügung. Ihr Steuerberater muss Ihnen mitteilen, welches DATEV-Inputformat er verarbeiten kann. Im OBE-Format ist als Währung nur der EURO erlaubt, im KNE-Format dagegen auch andere Fremdwährungen. Bei Verwendung des OBE-Formates müssen die Sachkonten 4-stellig und die Personenkonten 5-stellig sein. Bei Verwendung des KNE-Formates kann die Länge der Kontonummern auch davon abweichend sein. Allerdings müssen die Sachkonten immer um genau eine Stelle kürzer als die Personenkonten sein. Das Format OBE erzeugt folgende Dateien: Verwaltungsdatei: DV01 Datendateien: DE001, DE002, Dexxxx Das Format KNE erzeugt folgende Dateien: Verwaltungsdatei: EV01 Datendateien: ED00001, ED00002, Edxxxxx Im Bereich Lohn steht nur das OBE-Format zur Verfügung. Erstellen der DATEV -Exportdateien Über den Menüpfad DATEI SCHNITTSTELLEN wird die DATEV Schnittstelle aufgerufen. Ein Assistent ist Ihnen bei der Erzeugung der DATEV Dateien behilflich. In der ersten Eingabemaske legen Sie das Modul fest, aus welchem der Datenexport erfolgen soll. Der Assistent führt Sie anschließend in ein Menü, wo die Auswahl bzgl. der Art der zu exportierenden Daten erfolgt. Im Modul Fibu stehen Ihnen dafür folgende Arten zur Verfügung: Bewegungsdaten: Mit dieser Einstellung werden die Bewegungssätze im zulässigen Datumsbereich des Erfassungsprotokolls aus dem Hauptbuch exportiert. Alle Buchungssätze aus den Nebenbüchern und aus dem Archiv Buchungen werden nicht berücksichtigt. Der Zeitraum wird über Periode und Jahr gebildet. Bitte beachten Sie, dass Buchungssätze aus dem Erfassungsprotokoll erzeugt werden. Entsprechend muss ein DATEV-Export vor dem Buchungslauf durchgeführt werden. Nach dem Buchungslauf ist das Erfassungsprotokoll leer und es stehen keine Daten für den DATEV-Export zur Verfügung. Bewegungsdaten aus Archiv: 165

172 Hier werden die Buchungssätze aus dem Bereich "Geschäftsvorfälle - Archiv Buchungen" exportiert. Sie haben mit dieser Einstellung die Möglichkeit, die einzelnen Buchungssätze z.b. für das gesamte Jahr über den DATEV-Export zu exportieren. Bitte beachten Sie: Beim Export des Archivs wird der Zeitraum über das Belegdatum gebildet. Bitte beachten Sie: Wenn Sie alle Daten inklusive der Archivdaten auswählen, werden nur die Archivdaten, nicht aber die aktuellen Bewegungsdaten exportiert. Um Daten aus beiden Bereichen zu exportieren, müssen Sie folglich zwei separate Exporte durchführen. Stammdaten( siehe S. 300) Hier werden die Kreditoren- und Debitorenstammdaten ausgegeben. Für die Zahlungsbedingungen ist zu beachten, dass über das Menü BEARBEITEN PARAMETER - ADRESSEN -ZAHLUNGSBDINGUNGEN ein zusätzliches DATEV Schlüsselfeld für die jeweilige Zahlungsbedingung angeboten wird, in dem der Schlüssel von DATEV hinterlegt werden muss. Beim DATEV Export wird, sofern eine in den Parametern hinterlegte Zahlungsbedingung in der Adresse steht, das DATEV Schlüsselfeld geprüft. Ist dieser Feldwert im Bereich von 10 bis 97, so wird dieser Wert im Feld 123 (lt. DATEV Spezifikation) mit exportiert. Kontenbeschriftungen: Dient der Übergabe von Kontonummer und Kontobezeichnung an die DATEV. Kontensalden: Dient der Übergabe der Kontensalden an die DATEV. Das Modul Auftrag ermöglicht den Export für Bewegungsdaten und Stammdaten( siehe S. 300). Im Bereich Lohn stehen die Arten Buchungssätze für Fibu, Bewegungsdaten und Stammdaten( siehe S. 300) zur Verfügung. Dabei werden über Buchungssätze für Fibu Buchungssätze und über Bewegungsdaten die Bruttolohnsätze und Mitarbeiterdaten exportiert. Haben Sie die Art der zu exportierenden Daten ausgewählt, gelangen Sie über die Schaltfläche "WEITER" in die Erfassungsmaske zur Vervollständigung der DATEV Vorlaufdaten. 166

173 Datenträger-Nummer: Hier wird die Nummer des Datenträgers eingegeben. Diese Nummer muss 3-stellig numerisch hinterlegt werden. Abrechnungs-Nummer: Die Abrechnungsnummer muss lückenlos pro Mandant aufsteigend vergeben werden. Die Information über gültige Abrechnungsnummern erteilt der Steuerberater. Folgendes Format ist dabei einzuhalten: nnnnjj Die Abrechnungsnummer muss 6-stellig sein, wobei sich die letzten beiden Ziffern auf das zu exportierende Wirtschaftsjahr beziehen, und die Ziffer davor die Abrechnungsnummer darstellt. Um die 6-stellige Anzahl zu erreichen wird gegebenenfalls mit führenden Nullen aufgefüllt. Beispiel: Eingabe als Abrechnungsnummer: Daten aus 2008 werden übertragen: 08 Abrechnungsnummer der Bewegungsdaten: 1 (Zulässig bei DATEV für Bewegungsdaten die Ziffern 1-69) Zur Vervollständigung der Stellenanzahl: 000 Beachten Sie: Wird die Reihenfolge nicht eingehalten, führt dies zur Ablehnung der Verarbeitung im Rechenzentrum der DATEV. Über den DATEV Parameter modulspezifische Vorgabewerte haben Sie bereits eine Voreinstellung für den Zeitraum vorgenommen. Wurde die Vorgabe Frei (über Datumsbereich/Periode wählbar) hinterlegt, erfolgt in den Feldern Von und Bis die Einstellung für den Übergabezeitraum. Sollen in der Fibu Bewegungsdaten aus dem Archiv exportiert werden, kann dafür zwischen 167

174 Buchungsdatum beachten und Buchungsperiode beachten gewählt werden. Werden z.b. für ein komplettes Wirtschaftsjahr Bewegungsdaten aus dem Archiv der Fibu exportiert und der Export wird für jede Buchungsperiode separat durchgeführt, dann darf beim DATEV-Export nicht die Option "Buchungsdatum beachten" aktiviert sein, wenn Sie auch Geschäftsvorfälle in der 13., 14. und / oder 15. Periode eingebucht haben. Für diesen Fall muss die Einstellung "Buchungsperiode beachten" gewählt werden. Wird das Buchungsdatum beachtet und Sie haben in der 13. Periode z.b. mit einem Dezemberdatum gebucht, werden diese Buchungen aus der 13. Periode einmal mit dem DATEV Export der Periode Dezember und ein zweites Mal mit dem Export für die Periode 13. ausgelesen. Sind die Vorlaufdaten alle eingetragen, wird in der nächsten Eingabemaske der Ausgabepfad für die DATEV-Exportdatei festgelegt. Ist dieser Pfad bei jedem Export identisch, können Sie diesen über den Menüpfad OPTIONEN SYSTEMEINSTELLUNGEN über das erste Register im Abschnitt Vorgabeverzeichnisse fest hinterlegen. In der folgenden Eingabemaske können Sie noch einmal festlegen, ob beim Export von Bewegungsdaten das Feld Belegnummer 2 mitgeführt werden soll, ob Datensätze mit fehlerhaften Belegnummern ausgegeben werden sollen und was nach dem Export mit den ausgegebenen Daten passieren soll. Das Kennzeichen "Gegenkostenstelle als Kostenstelle ausgeben, wenn Kostenstelle nicht hinterlegt wurde" ist zu aktivieren, wenn aus dem Modul Auftrag Bewegungsdaten exportiert werden und in den Erlöskonten im Auftrag Kostenstellen hinterlegt sind. Die Kostenstelle des Erlöskontons kann darüber als Kst1 in DATEV eingetragen werden. 168

175 In der abschließenden Zusammenfassung können Sie überprüfen, ob die Hinterlegungen für den DATEV Export korrekt vorgenommen wurden. Wird in dieser Zusammenfassung die Schaltfläche "FERTIGSTELLEN" betätigt, werden die DATEV Daten geschrieben. Sie erhalten eine Information, ob die Daten erfolgreich geschrieben wurden. Ist dies nicht der Fall, kann ein Fehlerprotokoll eingesehen werden. Nach der Prüfung und Abarbeitung der Protokolleinträge, kann der DATEV - Export mit den gleichen Vorgaben erneut gestartet werden. Haben Sie in Ihren Buchungssätzen die Formatvorgabe für das Feld Belegnummer 1 nicht beachtet, wird vor dem endgültigen Schreiben der DATEV Dateien folgender Hinweis angezeigt: Beachten Sie: Die Buchungssätze enthalten Belegnummern, die nicht der DATEV-Norm entsprechen. Dadurch können bei der Weiterbearbeitung der Daten durch DATEV Fehler auftreten. Sie entscheiden ob der DATEV-Export fortgesetzt werden soll oder nicht. Folgende Restriktionen müssen für das Feld Belegnummer 1 erfüllt sein: Für das Inputformat OBE muss die Belegnummer von rechts gelesen mindestens sechs Ziffern haben.bsp: RE Für das Inputformat KNE muss die Belegnummer von rechts gelesen mindestens zwölf alphanumerische Zeichen (0-9,A-Z, a-z) haben. Außerdem sind folgernde Sonderzeichen erlaubt: "$ % & * + - /"). Bsp: ARE Die erzeugten DATEV Exportdateien übergeben Sie anschließend Ihrem Steuerberater zur weiteren Verarbeitung. Datanorm-Import Die DATANORM-Import-Schnittstelle ermöglicht die Übernahme von Artikel-, Preis-, Rabatt- und Warengruppendaten in die Stammdaten( siehe S. 300), welche im DATANORM-Format 4 oder 5 vorliegen. Diese Schnittstelle steht Ihnen im Menü unter DATEI - SCHNITTSTELLEN zur Verfügung. Nach Anwahl dieser Schnittstelle und anschließendem Betätigen der Schaltfläche WEITER innerhalb des Infofensters, erscheint die folgende Maske: 169

176 Lieferantennummer: Hier wird die Adressnummer des Lieferanten eingetragen. Kundennummer beim Lieferanten: Haben Sie im Stammdatensatz der angegeben Lieferantennummer über das Register Gesperrt/Händler/Euro im Feld Kundennummer bei diesem Lieferanten Ihre Kundennummer bei diesem Lieferanten hinterlegt, so wird diese automatisch eingetragen. Man kann diese Nummer aber auch manuell in dieses Feld schreiben. Mit WEITER gelangen Sie auf die nächste Seite, wo die Einstellungen für diesen Import vorgenommen werden. Art des Artikels: Hier erfolgt die Vorgabe für die neu zu erstellenden oder zu ändernden Artikel. Artikelnummerpräfix: Hier kann eine alphanumerische Eingabe erfolgen, welche beim Einlesen vor die Artikelnummer gesetzt wird. Diesen Lieferanten zum Standard Lieferanten machen: Ist dieses Kennzeichen aktiviert wird dieser Lieferant zum Standard-Lieferant. Wird das Kennzeichen nicht gesetzt, bleibt der bestehende Standard-Lieferant erhalten. Ist kein anderer Lieferant vorhanden, wird der aktuell einzulesende in jedem Fall Standard-Lieferant. Bei dieser Konstellation ist diese Option ohne Funktion. Preisfaktor: Hier kann ein Preisfaktor für die Kalkulation hinterlegt werden. Materialkalkulationssatz: Hier kann die Auswahl eines Materialkalkulationssatzes vorgenommen werden. In diesen Satz wird der Preisfaktor geschrieben. Provisionssatz: Der hier hinterlegte Provisionssatz wird für die Vertreterprovisionsabrechnung in die Artikel geschrieben. 170

177 Zuschlagskalkulation: Hier kann die Auswahl einer Zuschlagskalkulation vorgenommen werden. Mit WEITER gelangen Sie auf die nächste Seite, wo die Optionen für diesen Import festgelegt werden. Vorgabe für Roherlös: Hier erfolgt die Vorgabe, woraus der Roherlös ermittelt werden soll. Dabei stehen folgende Kriterien zur Auswahl: Mittlerer-EK Vorgabe Roherlös-EK Gesamt Vorgabe Roherlös-EK (Aus Stückliste) Standard-EK vom Standard-Lieferanten Erster EK vom Standard-Lieferanten Vorgabe Kalkulations-EK Artikelnummer: Ungültige Zeichen werden durch das hier hinterlegte Zeichen ersetzt. Warengruppennummer: Ungültige Zeichen werden durch das hier hinterlegte Zeichen ersetzt. Mit WEITER gelangen Sie auf die nächste Seite, wo Kalkulationsschemen für die VK-Preise hinterlegt werden können. Hier kann bei der Neuanlage eines Artikels jedem Verkaufspreis ein vorher im Programm definiertes Kalkulationsschema zugewiesen werden. Wenn Listenpreise verwendet werden sollen, darf dem Vk 0 kein Kalkulationsschema hinterlegt werden. Mit WEITER gelangen Sie auf die nächste Seite, wo die Kriterien für diesen Import 171

178 festgelegt werden. Folgende Bereiche stehen Ihnen zur Verfügung Artikel Neuanlage: Ist der Artikel noch nicht vorhanden, wird dieser neu angelegt. Änderungen durchführen: Bestehende Artikel werden gegebenenfalls geändert. Artikel anhand der Lieferantenartikelnummer identifizieren: Zum Anlegen der Artikelnummer wird die Lieferantenartikelnummer genutzt) Artikelnummer durch Lieferantenadressnummer eindeutig machen: Die Adressnummer des Lieferanten wird zur Identifizierung der Artikelnummer vorangestellt. Artikelnummer durch Präfix eindeutig machen: Der benutzerdefinierte Präfix wird zur Identifizierung der Artikelnummer vorangestellt. Bei Nutzung der Lieferantenadressnummer und Präfix gestaltet sich der Aufbau wie folgt: [Präfix][LiefNr][ArtNr]. Artikel ist rabattfähig: Mit dieser Option wird das Kennzeichen "Rabattfähig" in den jeweiligen Artikelstammdaten aktiviert/deaktiviert. Artikel ist lagerfähig: Mit dieser Option wird das Kennzeichen "Lagerfähig" in den jeweiligen Artikelstammdaten aktiviert/deaktiviert. Artikel ist historyfähig: Mit dieser Option wird das Kennzeichen "History" in den jeweiligen Artikelstammdaten aktiviert/deaktiviert. Artikel ist skontofähig: Mit dieser Option wird das Kennzeichen "Skontofähig" in den jeweiligen Artikelstammdaten aktiviert/deaktiviert. Artikel ist umsatzfähig: Mit dieser Option wird das Kennzeichen "Umsatzfähig" in den jeweiligen Artikelstammdaten aktiviert/deaktiviert. Artikel ist provisionsfähig: Mit dieser Option wird das Kennzeichen "Provisionsfähig" in den jeweiligen Artikelstammdaten aktiviert/deaktiviert. Artikel ist gesperrt (mit dieser Option wird das Kennzeichen "Gesperrt" in den jeweiligen Artikelstammdaten aktiviert/deaktiviert und gegebenenfalls das aktuelle Datum als Sperrdatum gesetzt. Artikel hat Seriennummer: Mit dieser Option wird das Kennzeichen "Artikel hat 172

179 Seriennummer" in den jeweiligen Artikelstammdaten aktiviert/deaktiviert. Artikel hat keine abweichenden Artikeldaten: Mit dieser Option wird das Kennzeichen "Keine abweichenden Artikeldaten" in den jeweiligen Artikelstammdaten aktiviert/deaktiviert. Warengruppen Gruppe durch Lieferantenadressnummer eindeutig machen: Die Adressnummer des Lieferanten wird der Artikelnummer vorangestellt. Gruppennummer in Artikel übernehmen: Die Warengruppennummer wird in die jeweiligen Artikelstammdaten übernommen. Suchbegriff (Matchcode) übernehmen: Der Suchbegriff (Matchcode) wird übernommen. Suchbegriff erstellen, falls nicht vorhanden: Der Suchbegriff (der Matchcode) wird erstellt, wenn dieser noch nicht vorhanden ist. erzeugt wird der Suchbegriff aus der 1. Artikelbezeichnung. Kurztextzeile 1/2 übernehmen: Die Kurztextzeile wird übernommen. Langtext übernehmen: Der Langtext wird übernommen. Preis Als Lieferanteneinkauspreis übernehmen: Hier kann der Artikellieferanteneinkaufspreis übernommen werden. Grafik übernehmen: Hier kann der Import einer vorhandenen Grafik aktiviert/deaktiviert werden. Mit WEITER gelangen Sie auf die nächste Seite, wo der Datanorm-Dateityp für diesen Import festgelegt werden. Wählen Sie einen Dateityp aus den importierbaren DATANORM-Dateitypen. Diese müssen in der logischen Reihenfolge (von oben nach unten) importiert werden. Es kann 173

180 jeweils nur ein Dateityp in einem Lauf importiert werden, jedoch können mehrere Dateien gleichen Typs in einem Lauf importiert werden. Mit WEITER gelangen Sie auf die nächste Seite, wo die Auswahl des Pfades, aus dem die Datanorm-Datei importiert werden soll, festgelegt werden. Über die Schaltfläche DATANORM-DATEI WÄHLEN wird der Datenpfad un die Datanorm-Datei für den Import festgelegt. Natürlich kann in der Anwendung auch eine Vorgabe für den Ausgabepfad erfolgen, wenn dieser bei jedem Datanorm-Import identisch ist. Das Verzeichnis für die Ausgabe kann über den Menüpfad OPTIONEN SYSTEMEINSTELLUNGEN fest vorgegeben werden. Dies geschieht über das Register "Büro Plus" im Abschnitt Vorgabeverzeichnisse. Analog erfolgt in der nächsten Maske die Auswahl des Pfades aus dem die Bilder importiert werden sollen. Mit WEITER gelangen Sie auf die nächste Seite mit der Zusammenfassung. Sie erhalten einen Überblick der Import-Einstellungen, die Sie vorher getätigt haben. Mit der Schaltfläche ZURÜCK können Sie nochmals in die einzelnen Eingabefenster springen, um eventuelle Änderungen vorzunehmen. Mit Betätigen der Schaltfläche FERTIGSTELLEN starten Sie den Datanorm-Import. Im Anschluss an den Import öffnet sich ein Fenster mit der Information, wie viele Datanorm-Sätze importiert wurden. 174

181 Über die Schaltfläche WEITERE DATEI gelangen Sie zurück zur Auswahl der Optionen und Kriterien und können dort die Einstellungen für einen neuen Datanorm-Import auswählen und starten. Über die Schaltfläche PREISE NEU BERECHNEN kann der Assistenten für die Neuberechnung der Artikelpreise gestartet werden. Diese Schaltfläche steht Ihnen nur zur Verfügung, wenn für den ausgeführten Import in den Einstellungen ein Materialkalkulationssatz oder eine Zuschlagskalkulation hinterlegt wurde. ElStEr-Export Schnittstelle Die Abkürzung ElStEr steht für die elektronische Übermittlung von Steuererklärungen. In Deutschland schreibt der Gesetzgeber seit vor, die Daten der Umsatzsteueranmeldung sowie Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerberscheinigung in elektronischer Form zu übermitteln und dies wird mittels der ElStEr - Schnittstelle realisiert. Die Werte der UVA, Lohnsteueranmeldung und Lohnsteuerbescheinigung werden verschlüsselt übertragen. Die ElStEr Schnittstelle dient dazu, um die Lohnsteueranmeldungen (Modul: Lohn) und die Umsatzsteuervoranmeldungen (Modul: Fibu) an das zuständiges Finanzamt zu versenden. Einrichtung der ElStEr-Übertragung Teilnahmefähigkeit Damit man am "ElStEr Verfahren" teilnehmen kann, muss das Formular "Erklärung gemäß 6 Steuerdaten-Übermittlungsverordnung (StDÜV) zur Übermittlung von Umsatzsteuer-Anmeldungen/Lohnsteuer-Anmeldungen", welches Sie im Internet unter https://www.elster.de/doc/teilnahmeerklaerung.pdf laden können, an das zuständige Finanzamt übergeben werden. Ebenso wird eine Steuernummer benötigt, da im Moment noch keine Steuernummerneuaufnahme für die oben genannten Fälle auf elektronischem Wege zur Verfügung stehen. Auf der Arbeitsstation muss entweder ein direkter Internetanschluss oder ein Proxy Server verfügbar sein. Aktuell ist eine Übermittlung über einen ISDN-Anschluss nicht möglich. Der Zugang zum Dial-In-Server (Zugang mittels ISDN - Direkteinwahl) wurde abgestellt. Somit ist das Senden an die Clearingstelle nur noch über den 175

182 Übertragungsweg Internet möglich. Sollten Sie die Proxy Server Lösung wählen, muss dieser zusätzlich vom Systemadministrator für ElStEr konfiguriert werden. Übermittlungs-Einstellungen Erfolgt die Übermittlung der Daten über das Internet, muss über den Menüpfad OPTIONEN SYSTEMEINSTELLUNGEN das Register "Kaufmann" aufgerufen werden. Über die Schaltfläche "Anbindungen" muss eine neue ElStEr Anbindung erstellt werden. Über die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN wird als aktive Anbindung "Neue ElStEr Anbindung" gewählt. Anschließend wird über den Menüpfad DATEI - ANBINDUNGEN die neue "ElStEr Anbindung über die Schaltfläche "Eigenschaften" konfiguriert. Über die Schaltfläche EINSTELLUNGEN wird der ElStER 1 Server für die Lohnsteueranmeldung und Umsatzsteueranmeldung und der ElStER 2 Server für die Lohnsteuerbescheinigung eingerichtet. Erfolgt die Einwahl über einen Proxy-Server und ist eine Firewall im Einsatz, müssen nachfolgend aufgeführte IP Adressen / Port Gruppen freigegeben werden. Bei einem Proxy Server muss eine Umsetzung von einem lokalen Port auf den Remote-Port gemacht werden. Die Nummern der lokalen Ports sind frei wählbar(z.b.: ), diese können frei definiert werden und müssen auch nicht aufeinander folgen. Diese lokalen Ports müssen auf der Workstation in der "ElStEr Anbindung" eingestellt werden. Im Verzeichnis Bonus\ElStEr der Ihnen vorliegenden CD befindet sich das Dokument "Konfiguration_AVMKEN_Jana.pdf". Dieses wurde von ElStEr selbst herausgegeben und zeigt, wie man AVM Ken oder den Jana Server konfiguriert. 176

183 Server IP-Adresse Port Lokaler Proxy Port Veränderung der mit ElStEr übertragenen Daten Überprüfung der eingegebenen Daten In den Stammdaten( siehe S. 300) des Mandanten (Menü DATEI - MANDANT... BEARBEITEN) sind in den Feldern der Register "Adresse" und "Finanzamt" gültige Daten zu hinterlegen. Bei der Übermittlung wird hierbei Steuer- und Finanzamtnummer, sowie Ihre Anschrift benötigt. Die Steuernummer und das Finanzamt werden auf Richtigkeit überprüft. Die Anschrift muss komplett eingeben werden und zwar in der Weise, wie sie dem Finanzamt bekannt ist. Die zu meldenden Beträge können nicht überprüft werden, sie müssen für die Richtigkeit selbst Sorge tragen. Veränderungen der vorgegebenen Daten Alle benötigten Daten werden direkt aus den Modulen FiBu bzw. Lohn bezogen: Allerdings können alle Daten vor dem Versenden abgeändert werden. Wenn Lohnsteuerbescheinigungen versendet werden sollen, müssen diese vorab im 177

184 Bereich "Stammdaten( siehe S. 300) - Mitarbeiter" im Mitarbeiterdatensatz über das Register "Lohn-Abrechnungsdaten" erstellt werden. Wie wird der Kammerbeitrag in der Bescheinigung für ElStEr hinterlegt? Der Kammerbeitrag wird nicht automatisch in die Lohnsteuerbescheinigung für ElStEr eingetragen, da grundlegend keine Zeile hierfür vorgesehen ist. Die Bescheinigung enthält jedoch ein zusätzliches Register "Freie Mitteilungen". Hier können die Bezeichnung und der Betrag manuell hinterlegt werden. Übertragung der ElStEr-Daten Über den Menüpfad DATEI SCHNITTSTELLEN ElStEr EXPORT Schnittstelle erfolgt die eigentliche Übermittlung der Daten. Die Übertragung der ElStEr-Daten kann in den Modulen FiBu und Lohn auch über den Bereich Abschluss über die Schaltfläche ElStEr ÜBERTRAGEN aufgerufen werden. Vor der Übermittlung werden die Dialoge von der ElStEr Schnittstelle angezeigt. Zuerst wird ausgewählt, welche Daten übermittelt werden sollen. Hinweise zur Übertragung von Lohnsteuerbescheinigungen finden Sie im Kapitel Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung mit ElStEr( siehe S. 180). Im nächsten Dialog wird der Übergabezeitraum festgelegt. Angeboten wird immer der im Lohn bzw. der Fibu aktuell geöffnete Abrechnungsmonat bzw. Buchungsperiode. Wird das Kennzeichen "Zeitraum frei festlegen" aktiviert, kann die Übertragung auch für einen anderen Abrechnungszeitraum erfolgen. 178

185 Der nächste Dialog zeigt die zu übertragenden Werte für den ausgewählten Zeitraum. Zusätzlich kann die Anschrift des zuständigen Finanzamtes und die Steuernummer überprüft werden. Im nachfolgenden Dialog wird der Übertragungstyp ausgewählt. Normale Übertragung Dieser Übertragungstyp sollte normalerweise ausgewählt werden, da hier die Daten an das Rechenzentrum übermittelt werden und die Daten von dem zuständigen Finanzamt dort abgeholt und verarbeitet werden. Testübertragung Dieser Typ sollte nur ausgewählt werden, wenn vom zuständigen Finanzamt darum gebeten wird. Manche Finanzämter verlangen dies, vor der ersten normalen Übertragung. Softwaretest Hiermit können die Verbindungseinstellungen zum Rechenzentrum und die Funktionalität des Programms geprüft werden. Die Daten werden an das Rechenzentrum gesendet aber dort nicht weiterverarbeitet. Ist der Übertragungstyp ausgewählt wird abschließend eine Zusammenfassung angezeigt. 179

186 Über die Schaltfläche VORSCHAU kann das Übertragungsprotokoll vorab eingesehen werden. Durch das Betätigen der Schaltfläche FERTIGSTELLEN erfolgt die Übertragung. Nach erfolgreicher Übertragung kann das Übertragungsprotokoll ausgedruckt werden. Eventuell auftretende Probleme werden später nochmals im ElStEr Assistenten angezeigt. Im Anhang dieses Handbuchs finden Sie eine Aufführung bekannter Meldungen bei Verbindungsproblemen bei der ElStEr-Übertragung. Lohnsteuerbescheinigung mit ElStEr Um die Lohnsteuerbescheinigung erstellen und an das Finanzamt übermitteln zu können ist die Prüfung der einzelnen Mitarbeiter in den Stammdaten( siehe S. 300) erforderlich. In den folgenden Kapiteln werden die Überprüfung der Daten der Mitarbeiter und die Übertragung der Daten beschrieben. Überprüfung der Mitarbeiterstammdaten Um die Daten der Mitarbeiter vor der Übermittlung mit ElStEr zu überprüfen, begeben Sie sich in die Stammdaten( siehe S. 300) der Mitarbeiter, öffnen den ersten Datensatz und prüfen speziell folgende Eintragungen: Register Adresse: Name und Vorname des Arbeitnehmers. Diese Felder müssen korrekt und vollständig belegt sein, damit die Software die korrekte etin ermitteln kann. Zusätzlich muss die Anschrift des Mitarbeiters vollständig sein. Register Familie / Urlaub / Bank: Das Feld Geburtsdatum muss korrekt belegt sein, da auch hieraus die etin ermittelt wird. Register Lohn-Abrechnungsdaten / für den Zeitraum gültige Abrechnungsvorgabe(n) /Register Steuer: Besonders wichtig sind die Eintragungen Gemeindeschlüssel, Lohnsteuerklasse, Finanzamtnummer, Anzahl der Kinderfreibeträge, Freibetrag und Hinzurechnungsbetrag, Konfession und, wenn vorhanden, Konfession des Ehepartners, sowie die Angabe der richtigen Lohnsteuertabelle. Entnehmen Sie diese Daten bitte aus der vorliegenden Lohnsteuerkarte des Mitarbeiters. Nach Überprüfung und Vervollständigung der Daten begeben Sie sich nun im Mitarbeiterstammdatensatz auf das Register "Bescheinigung". Die in dieser Ansicht vorhandene Statusanzeige darf kein/e Fehlersymbol/e (Roter Kreis mit weißem X) mehr enthalten, um die Bescheinigung korrekt erstellen zu können. 180

187 Bei Aktivierung der Schaltfläche NEU (rechte Seite) öffnet sich das Fenster "Lohnsteuerbescheinigung-Datensatz neu erfassen". Im Header der Maske wird Ihnen automatisch das Jahr 2004 (Stand: 2005) angeboten und sobald die Eintragung bestätigt wird, erfolgt die Berechnung und Eintragung der Daten zu den Besteuerungsmerkmalen und der Bescheinigung. Vergleichen Sie die Besteuerungsmerkmale mit den Vorgaben der Lohnsteuerkarte sowie die Bescheinigung mit dem Lohnkonto 2004 des Mitarbeiters. Änderungen können, wenn notwendig, in beiden Bereichen manuell vorgenommen werden. Bitte beachten Sie: Aufgrund der Vorgabe vom ist eine Bescheinigung für Mitarbeiter, welche als Aushilfe beschäftigt werden (400,00 EUR Jobs) nicht zu erstellen. Bei diesen Mitarbeitern ist in der Software die Lohnsteuerklasse "9 Pauschale Steuer" zu hinterlegen und das Register "Bescheinigung" steht nicht zur Verfügung. Übertragung der Lohnsteuerbescheinigung mit ElStEr Ist die Einstellung und Anbindung der ElStEr-Schnittstelle durchgeführt( siehe S. 175) und sind die Bescheinigungen über die Mitarbeiterstammdaten erstellt worden( siehe S. 180), kann die Übermittlung der Daten erfolgen. Ablauf der Übertragung der Lohnsteuerbescheinigung mit ElStEr: Die Lohnsteuerbescheinigungen werden über die ElStEr Schnittstelle, verschlüsselt an die jeweils zuständigen Finanzämter der Arbeitnehmer übermittelt. Sie erhalten daraufhin ein so genanntes TransferTicket, welches die Übermittlung protokolliert. Mit diesem Ticket muss man eine Verarbeitungsbestätigung anfordern, damit sichergestellt werden kann, dass die Datenübertragung keine Fehler hatte. Das Ticket wird auch dem Arbeitnehmer auf dem Druck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ausgewiesen. Der Ablauf im Einzelnen: Starten Sie den Assistenten für die Übertragung der ElStEr-Daten( siehe S. 178). Folgen Sie dem Assistenten mit der Schaltfläche WEITER. Bei der Übertragung sind folgende Einstellungen im Assistenten erforderlich: Daten für Lohnsteuerbescheinigung (etin) 181

188 Wählen Sie den Zeitraum für die zu übertragenden Werte aus: Das zurückliegende Jahr wird vorschlagsweise aktiviert sein. "Zeitraum frei festlegen" muss nicht aktiviert werden, es sei denn, Sie möchten bereits Werte aus einem anderen Jahr übermitteln. Wählen Sie die genaue Art der zu übertragenden Daten aus: Übertragung von Lohnsteuerbescheinigungen Das Kennzeichen "Manuelle Übertragung" muss nicht aktiviert werden. Wählen Sie die Übertragungsart aus: Normale Übertragung Im nun erscheinenden Dialog erhalten Sie eine Zusammenfassung der Daten. Anschließend erstellen Sie das Schlüsselpaar, wenn die aufgezeichneten Informationen korrekt sind und die Übermittlung der Daten erfolgt. Nach etwa einem Tag fordern Sie die Verarbeitungsbestätigung an wie im Kapitel Anfordern der Verarbeitungsbestätigung nach dem Versand der Lohnsteuerbescheinigung mit ElStEr( siehe S. 182) beschrieben. Anfordern der Verarbeitungsbestätigung nach dem Versand der Lohnsteuerbescheinigung mit ElStEr Nach etwa einem Tag fordern Sie die Verarbeitungsbestätigung an wie nachfolgend beschrieben. Wählen Sie im Menü DATEI - SCHNITTSTELLEN - ElStEr-Export Schnittstelle. 182

189 Es startet nun der Assistent, welcher Ihnen beim Versenden der Daten behilflich ist. Bei der Übertragung sind folgende Einstellungen erforderlich: Wählen Sie die Art der zu übertragenden Daten aus: Daten für Lohnsteuerbescheinigung (etin) Wählen Sie den Zeitraum entsprechend der Übertragung aus. Wählen Sie die genaue Art der zu übertragenden Daten aus: Protokollanforderung Wählen Sie die Übertragungsart aus: Normale Übertragung Es erscheint wieder die Zusammenfassung und die Anforderung kann durchgeführt werden. 183

190 Werden bei der Rückmeldung Mitarbeiter fehlerhaft dargestellt, dann ist das Protokoll der Dateneinlieferung und der Protokollanforderung zu exportieren und an den Hersteller der Software zu senden. Begeben Sie sich hierfür zurück in die Hauptmaske und wählen Sie im Hauptmenü OPTIONEN - PROTOKOLLÜBERSICHT... Hier finden Sie nun die Protokolle der Dateneinlieferung und der Protokollanforderung. Wenn Sie nun einen Datensatz öffnen, steht Ihnen die Schaltfläche des Export zur Verfügung. Verwenden Sie das zur Verfügung stehende Layout und exportieren Sie die Daten im Text (ANSI)-Format. Hinweise zu möglichen Fehlermeldungen bei der Übertragung finden Sie im Kapitel Verbindungsprobleme bei der ElStEr-Übertragung im Anhang dieses Handbuch. GDPdU - Export Schnittstelle Müssen Daten aus FiBu, Lohn oder Auftrag einem Prüfer aufgrund der Gesetzgebung vom ("Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitalter Unterlagen" (GDPdU)) in digitaler Form zur Verfügung gestellt werden, so können diese über die GDPdU - Export Schnittstelle ausgegeben werden. Wird die GDpdU aufgerufen, so wird im ersten Eingabefenster festgelegt, aus welchem Modul die Daten übertragen werden sollen. Im nächsten Fenster legen Sie fest, für welchen Zeitraum die Daten ausgegeben werden sollen. Beachten Sie: Für den Export aus dem Modul Lohn stehen nur Daten ab dem Jahr 2005 zur Verfügung, da zum die Umstellung in die systemgeprüfte 184

191 Software erfolgte. Die GDPdU sagt, dass die Unveränderbarkeit der Daten gewährleistet sein muss. Dies gilt in der Fibu nur für abgeschlossene Perioden. Beinhaltet der ausgewählte Zeitraum offene Perioden bekommen Sie z.b. folgende Hinweismeldung: Beachten Sie: Der gewählte Bereich kann veränderbare Daten enthalten! Dies ist laut GDPdU nicht zulässig! Sie können den Export trotzdem durchführen. Allerdings wird der Prüfer beim Einlesen der Daten darüber informiert. Zu Ihrer Information: Bis zum sind Ihre Daten unveränderbar! Diese Information besagt, dass die Buchungsperioden bis November 2003 abgeschlossen sind. Die Buchungsperiode Dezember 2003 ist noch geöffnet. Beachten Sie: Es müssen alle Perioden des gewählten Zeitraumes sowie die Vorjahre abgeschlossen sein, um die Vorgabe der GDPdU gewährleisten zu können! Ist der Zeitraum festgelegt, wird im nächsten Eingabefenster gewählt, für welches Modul die Daten bereitgestellt werden sollen. Dabei kann Lohn oder Fibu oder Auftrag oder eine beliebige Kombination eingestellt werden. Beachten Sie: Die Berechtigungsstrukturen werden beim Export beachtet! Wenn einem Benutzer über die Berechtigungsstrukturen die FiBu abgeschaltet wurde, wird er im Assistent nur die Auswahlbox für den Auftrag- und Lohn-Export sehen können. Gleiches gilt umgekehrt. Wenn der Benutzer keine Berechtigung für das Lohnmodul hat, kann er auch keinen Export für Lohn machen. Folgende Dateien werden beim Export immer erstellt: Index.xml (Datei mit Datensatzbeschreibung der *.csv Dateien) gdpdu dtd (Schema für Index.xml) Mandant.csv (Aktueller Mandant) Begleitprotokoll.txt Für die FiBu werden folgende Dateien erstellt: UmsatzSteuer.csv (Aktuelle Umsatzsteuerdaten aus dem Menü BEARBEITEN PARAMETER - SONSTIGE - UMSATZSTEUER) KontenPlan.csv (Kontenplan mit Debitoren-, Kreditoren- und Sachkonten) BuchungenFiBuHis.csv (alle Buchungen aus dem Bereich GESCHÄFTSVORFÄLLE 185

192 ARCHIV BUCHUNGEN für den ausgewählten Zeitraum) KontenBlaetter.csv (Kontenblätter für den ausgewählten Zeitraum) Für den Lohn werden folgende Dateien erstellt: Lohnkonto.csv (Lohnkonten für alle Mitarbeiter für den ausgewählten Zeitbereich) BruttoLohnSaetze.csv (beinhaltet alle Positionen der Lohnabrechnungen aus dem gewählten Zeitraum, welcher der Prüfer u.a. für die Überprüfung der Pauschalen Bezüge verwenden kann.) Für Auftrag - Archiv Vorgänge werden folgende Dateien erstellt: VorgangHis.csv Begleitprotokoll.txt: Es werden im Begleitprotokoll die ausgewählten Vorgangsarten mit der Anzahl der jeweiligen Datensätze aufgelistet. Für Auftrag - Archiv Rechnungsausgangsjournal werden folgende Dateien erstellt: RAJournalHis.csv Begleitprotokoll.txt Wurde bei der Festlegung des Bereiches Auftrag und Archiv Vorgänge gewählt können Sie im folgenden Fenster die Vorgangsarten für den Export festlegen: Im nächsten Fenster legen Sie den Ausgabepfad für die Daten fest. Empfehlenswert ist es, für den Export ein eigenes Verzeichnis anzugeben, da mehrere Dateien angelegt werden. Existieren im angegebenen Ausgabepfad schon GDPdU-Dateien, bekommen Sie dies im 186

193 nächsten Fenster angezeigt. Sollen diese Dateien überschrieben werden, so gehen Sie über die Schaltfläche JA weiter und erhalten die nachfolgende Zusammenfassung. Über die Schaltfläche FERTIGSTELLEN werden die Dateien auf Grund Ihrer Vorgaben erstellt. Die Information am Ende des Exports: "Die Beschreibungsdatei Index.xml ist gemäß dem Schema... gültig" heißt, dass die Beschreibungsdatei dem GDPdU Standard entspricht! Die erzeugten GDPdU Exportdateien übergeben Sie anschließend dem Prüfer zur weiteren Verarbeitung. Zertifikat für GDPdU-Schnittstelle Ein Zertifikat kann nicht zur Verfügung stellen, da diese Schnittstelle von Behörden oder Organisationen nicht zertifiziert wird. Allerdings wurde bei der Erstellung der GDPdU Schnittstelle mit der Firma AUDICON zusammen gearbeitet. Microtech wurde in deren GDPdU Partnerliste aufgenommen. Nähere Informationen dazu finden Sie im Internet unter SV Meldungen / Beitragsnachweis Exportschnittstelle Hierüber erfolgt die elektronische Übertragung der SV-Meldungen und Beitragsnachweise zu den Einzugsstellen. Alle sozialversicherungsrelevanten Meldedaten werden aufgrund der abgerechneten Bruttolöhne oder der Bearbeitung von Mitarbeiterdatensätzen automatisch bereitgestellt. Sozialversicherungsmeldungen werden z.b. generiert, wenn das Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiter endet, das Beschäftigungsverhältnis eines Mitarbeiter beginnt, in den Beschäftigungsvorgaben der Beitragsgruppenschlüssel geändert wird, der Mitarbeiter die Pflichtkrankenkasse wechselt etc. Über das Menü DATEI - MANDANT "XXX" BEARBEITEN... muss vorab über das Register "weitere Angaben" im Abschnitt "Lohn: DEÜV -/ Übermittlung Beitragsnachweis Einstellungen" das Kennzeichen "Firma / Mandant nimmt am Verfahren zur elektronischen Datenübermittlung teil" aktiviert und das Startdatum, ab dem Daten übermittelt werden, hinterlegt werden. Eine weitere Voraussetzung für die Übertragung ist die Beantragung des Zertifikates und das Hinterlegen der Antwort von TrustCenter in Büro Plus. Informationen dazu finden Sie 187

194 im Abschnitt Optionen - Systemsteuerung - Anbindungen dieses Handbuchs. Für die Übertragung ist es erforderlich, das Zertifikatskennwort einzugeben, welches Sie beim Erstellen Ihres Schlüssels benutzt haben. Beachten Sie, das Zertifikatskennwort wird zur Verschlüsselung Ihrer Daten benötigt. In der abschließenden Zusammenfassung werden Ihnen alle SV-Meldungen und Beitragsnachweise, welche für die Übertragung bereit stehen, angezeigt. Nach der Übertragung haben Sie die Möglichkeit ein Übertragungsprotokoll auszudrucken. Dieser Druck kann auch nachträglich über das Menü OPTIONEN PROTOKOLLÜBERSICHT erstellt werden. Import Es gibt viele Anwendungsgebiete, die es erfordern, dass in externen Dateien bereitgestellte Daten in Auftrag, Fibu oder Lohn übernommen werden sollen. Diese Übernahme realisieren Sie über den Datenimport. Rufen Sie die Funktion auf, erhalten Sie zuerst eine vertikal geteilte Maske, die auf der linken Seite die importierbaren Datenbereiche des Auftragsmoduls und auf der rechten Seite die für den gewählten Datenbereich existierenden Layouts anzeigt. Ein Importlayout bezeichnet den Datensatzaufbau der zu importierenden Datei. Sie gestalten diesen Aufbau nach, indem Sie jedem Wert im Datensatz der zu importierenden Datei ein Datenfeld innerhalb des Datenbereichs der Software zuweisen. Die Festlegung des Detailaufbaus geschieht über die Schaltfläche GESTALTEN. Ihr 188

195 Aufruf startet den Feldeditor. Eine Beschreibung des Feldeditors finden Sie im Kapitel Feldeditor. Import Eigenschaften Mit der Schaltfläche EIGENSCHAFTEN werden weitere für einen Datenimport benötigte Angaben gemacht. Die Eigenschaften beinhalten verschiedene Masken, die durch Register aufgerufen werden können. Im Register EINGABE wählen Sie zuerst das Datenformat der zu importierenden Datei aus. Hierzu können Sie aus einer Listbox unter folgenden Dateiformaten auswählen: Rich Text Format dbase3 (ANSI) dbase4 (ANSI) Foxpro (ANSI) Text ANSI dbase3 (ASCII) dbase4 (ASCII) Foxpro (ASCII) Text (ASCII) Beachten Sie, dass bei jedem der zur Verfügung formatspezifische Besonderheiten zu beachten sind. stehenden Dateiformate Im Textformat sollte beispielsweise darauf geachtet werden, dass ein Datensatztrennzeichen in Form eines Zeilenumbruchs über die Tastenkombination <Strg> + <Eingabe> in das Layout eingefügt wird, da die Sätze sonst hintereinander geschrieben werden und keine Trennung der Datensätze erfolgt. Wählen Sie das dbase Format, ist unbedingt zu berücksichtigen, dass jedes Datenfeld einen Feldnamen besitzt, anhand dessen es identifiziert wird. Diese Feldnamen dürfen über eine maximale Länge von zehn Zeichen verfügen. Ist ein Datenfeld mit einem längeren Feldnamen versehen, so ist dieser in der Gestaltung des Übergabeformats mit einem gültigen Namen zu bezeichnen. Details hierzu entnehmen Sie bitte im Anhang dieser Dokumentation der Beschreibung des Feldeditors. Eine weitere Fehlerquelle des dbase Formats besteht in der Begrenzung auf maximal 256 Datenfelder in einem Datensatz. Wird dieser Wert überschritten, was bei umfangreichen Datenbanken sehr schnell geschehen kann, werden die Daten nicht in vollem Umfang übergeben. Steht das Format fest, spezifizieren Sie die Datei, die importiert werden soll. Sie können hierzu entweder den Pfad und Dateinamen direkt eingeben oder über die Schaltfläche die Windows-Dateiauswahl zu Hilfe nehmen. 189

196 Eingabedatei nach Import löschen Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, so wird nach dem Import die ursprüngliche Eingabedatei gelöscht. Das Löschen der Eingabedatei erfolgt erst, nachdem Sie das Abfragefenster mit "Ja" bestätigt haben. Ohne Rückfrage löschen Aktivieren Sie zusätzlich diesen Parameter, so erfolgt das Löschen der Eingabedatei direkt ohne Abfrage. Die Eingabedatei kann umbenannt / verschoben werden Dabei gilt folgende Syntax für den Dateinamen (zum umbenennen/verschieben): - C:\TEST\ImportDatei.TXT verschiebt die Eingabedatei (nach erfolgreichem Import) in das Verzeichnis C:\TEXT\ und benennt die Eingabedatei nach ImportDatei.TXT gegebenenfalls um (wenn die Datei bereits in diesem Verzeichnis existiert, wird diese überschrieben) - C:\TEXT\ verschiebt die Eingabedatei (nach erfolgreichem Import) in das Verzeichnis C:\TEXT\ und behält den Eingabedateinamen bei (wenn die Datei bereits in diesem Verzeichnis existiert, wird diese überschrieben) - C:\TEST\*.TXT verschiebt die Eingabedatei (nach erfolgreichem Import) in das Verzeichnis C:\TEXT\ und benennt die Eingabedatei nach *.TXT (* steht hierbei für den original Dateinamen der Eingabedatei ohne die Dateierweiterung) um (wenn die Datei bereits in diesem Verzeichnis existiert, so wird der Dateiname mit ([1...]) erweitert, d.h. es wird in keinem Fall eine Datei überschrieben) - C:\TEST\*.* verschiebt die Eingabedatei (nach erfolgreichem Import) in das Verzeichnis C:\TEXT\ und behält den Eingabedateinamen bei (wenn die Datei bereits in diesem Verzeichnis existiert, so wird der Dateiname mit ([1...]) erweitert, d.h. es wird in keinem Fall eine Datei überschrieben) Steht auch der Dateiname fest, haben Sie die Möglichkeit, zwischen vier verschiedenen Importmethoden auszuwählen. Neue Datensätze einfügen, alte ignorieren Hiermit werden ausschließlich noch nicht in Ihrer Datenbank enthaltene Datensätze eingefügt. Bestehende Datensätze werden nicht verändert. Daten komplett ersetzen Diese Option ist mit Bedacht anzuwenden, da hierdurch die Daten zuerst gelöscht werden 190

197 und nach dem Importlauf nur noch die importierten Datensätze vorhanden sind. Die Datei wird anschließend einen völlig neuen Inhalt besitzen. Neue Datensätze einfügen, alte aktualisieren Im Gegensatz zur ersten Option, werden nicht nur neue Datensätze in die Datei eingefügt, sondern bestehende Datensätze werden aktualisiert. Die Erneuerung betrifft jedoch nur die Datenfelder, die im Importlayout enthalten sind. Nicht aufgeführte Datenfelder behalten ihren Inhalt. Nur alte Datensätze aktualisieren Mit dieser Option erneuern Sie ausschließlich bestehende Datenfelder in der gleichen Weise, wie in der vorherigen Option. Im Unterschied dazu werden keine zusätzlichen Daten in die Datei eingefügt. Schließlich definieren Sie noch die Schlüsselfelder für den durchzuführenden Import. Es handelt sich hierbei um jene Datenfelder, die zur Identifizierung und somit zur Unterscheidung zwischen alten und neuen Datensätzen herangezogen werden. Die Auswahl der Schlüsselfelder ist auf einige wenige Datenfelder begrenzt und unterscheidet sich von Datenbereich zu Datenbereich. Im Register Optionen befinden sich weitere allgemeine Einstellungen, die in Abhängigkeit des zu importierenden Datenbereichs unterschiedlich sind. Zusätzlich kann in diesem Register festegelegt werden, ob nach dem Import ein externes Programm mit einem entsprechenden Aufrufparameter gestartet werden soll. Das Register Info beinhaltet ein Eingabefeld im RichEdit Format, in dem Sie Informationen zu diesem Import/Export hinterlegen können. Im letzten Register "Parameter" können Sie zunächst festlegen, ob das Protokoll nach dem Import angezeigt und ob es gelöscht werden soll. Ein erfolgreich durchgeführter Import oder Export wird eine Zusammenfassung in Form eines Protokolls erstellen und anzeigen. Ist die Anzeige des Protokolls nicht erwünscht, aktivieren Sie die erste Checkbox. Sind keine Fehler aufgetreten, wird das Protokoll wieder aus der Übersicht entfernt. Soll es jedoch zur nachträglichen Einsicht erhalten bleiben, aktivieren Sie die zweite Checkbox und Sie können es jederzeit mit dem Menüeintrag OPTIONEN PROTOKOLLÜBERSICHT aufrufen. Aktivieren Sie unter den Ansichtenoptionen den Eintrag "Im Menü anzeigen", wird der so gekennzeichnete Import oder Export direkt im Kontextmenü des Plus-Buttons dargestellt, nachdem Sie in diesem Menü den Eintrag Import/Export ausgewählt haben. Der Import oder Export kann damit direkt angewählt werden, ohne zuerst das Auswahlmenü mittels "Import bearbeiten" bzw. "Export bearbeiten" aufrufen zu müssen. 191

198 Importgruppen Importgruppen Eine Besonderheit stellt die Möglichkeit der Gruppenimporte dar. Mittels eines Gruppenimports können Sie mehrere einzelne Importe kombinieren und diese dann nacheinander ausführen lassen. Um einen Gruppenimport zu erzeugen, steht Ihnen innerhalb der Auswahl der Importbereiche der Auswahlpunkt IMPORTGRUPPEN zur Verfügung. Wenn Sie diesen markieren, können Sie im rechten Teil des Dialogfensters "Import" mittels des Symbols für "Neuer Import" einen neuen Gruppenimport definieren. Wenn Sie einen neuen Gruppenimport anlegen, können Sie diesen über die Eigenschaften und dem Button Gestalten bestimmen, welche Importe nacheinander ausgeführt werden sollen. Betrachten wir uns nun diese Funktionen im Einzelnen. Wenn Sie den Button EIGENSCHAFTEN betätigen, öffnet sich ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie mehrere Einstellungen vornehmen können. Im Register "Info" können Sie spezifische Informationen zu diesem Gruppenimport innerhalb eines RTF-Fensters hinterlegen und auf Wunsch ggf. vor der Ausführung anzeigen lassen. Im Register "Parameter" können Sie über die Optionsfelder weitere Eigenschaften des Imports festlegen. Protokoll nicht anzeigen Hiermit bestimmen Sie, ob nach erfolgtem Import ein Protokoll angezeigt wird. Bei Bedarf können Sie dieses jederzeit unter Optionen Protokollübersicht im Nachhinein einsehen, sofern dieses gespeichert wird. Protokoll nicht löschen Diese Option sorgt dafür, das ein vorhandenes Protokoll gespeichert wird und somit jederzeit eingesehen werden kann. Datensatzinformationen nicht aktualisieren In jedem Datensatz finden Sie ein Informationsfeld, in dem protokolliert wird, wann und von wem die letzten Änderungen an dem Datensatz vollzogen wurden. Diese Feld wird 192

199 durch einen Import geändert, sofern Sie dieses Häkchen nicht gesetzt haben. Die Ansichtenoptionen sind bereits im vorherige Kapitel erläutert worden. Wenn Sie die Eigenschaften schließen und nun den Button GESTALTEN betätigen, öffnet sich ein weiteres Dialogfenster, in dem Sie nun festlegen können, welche Importe kombiniert werden sollen. Mit Hilfe des Buttons NEU können Sie einen neuen Import diesem Gruppenimport hinzufügen. Über den Button...AUSWAHL können Sie dann ein weiteres Dialogfenster öffnen, das Ihnen eine Auswahl aller verfügbaren Importbereiche und der dort bereits angelegten Importe bietet. Wenn Sie den gewünschten Import selektiert haben, können Sie diesen nun endgültig Ihrer Importgruppe hinzufügen. Wenn Sie diesen Gruppenimport nun mit dem Button DATEMIMPORT ausführen lassen, werden alle Optionen der eingefügten Importe nacheinander abgefragt. Möchten Sie einen der in der Importgruppe eingefügten Importe übergehen, müssen Sie lediglich den Button ABBRECHEN betätigen, worauf sich ein Dialogfenster öffnen wird: Zurück: Bringt Sie zurück zum aktuellen Import. Weiter: Bietet Ihnen die Möglichkeit, den aktuellen Import zu übergehen und zum nächsten zu wechseln. Abbrechen: Hiermit verlassen Hauptprogramm. Sie den kompletten Gruppenimport und kehren zurück ins Export Der Datenexport dient der Bereitstellung von Daten, zur Weiterverarbeitung oder zum Import in andere Anwendungen. Die Auswahl eines Datenbereichs und die Definition eines Exportlayouts unterscheidet sich nicht von der Vorgehensweise beim Datenimport( siehe S. 188). In den Eigenschaften des Exports sind jedoch weder die Importoptionen 193

200 noch die Auswahl des Schlüsselfeldes vorhanden. Dafür existiert eine Bereichsauswahl, mit der Sie die zu exportierenden Datensätze begrenzen können. Die Funktionsweise der Bereichsauswahl ist identisch mit jener im Druckmenü( siehe S. 195), in der ebenfalls eine Begrenzung der im Druck enthaltenen Daten stattfindet. Selbstverständlich können auch Grafikdateien, die den Artikeln zugeordnet sind, exportiert werden. Hierzu fügen Sie wiederum die Variable "Art.Bild" in das Exportlayout ein. Der Export erfolgt immer im "JPG" Format. Die Grafikdateien werden im gleichen Verzeichnis abgelegt, in das Sie auch die Exportdatei schreiben. Zudem steht Ihnen die Funktionalität der Exportgruppen in gleicher Form wie die beschrieben Importgruppen( siehe S. 192) zur Verfügung. Feldformat für XML- und INI-Tags Für Export-Felder wurde die Eigenschaft "Feldformat" eingebracht. Folgende Formate stehen zur Verfügung: - XML-Tag: Hierbei wird der Feldwert automatisch mit einem XML-Tag eingeschlossen, entsprechend <FeldName>FeldWert</FeldName> - INI-Tag: Hierbei wird dem Feldwert automatisch mit einem INI-Tag vorangestellt, entsprechend FeldName=FeldWert Das Feldformat wählen Sie aus bei der Gestaltung des Exportlayout im Feldeditor, den Sie über die Schaltfläche GESTALTEN öffnen. Beachten Sie, die Eigenschaft "Feldformat" wird beim Import nicht unterstützt. Druckerkonfiguration Mit dieser Funktion starten Sie den Assistenten zur Druckereinrichtung, den Sie bereits in Kapitel "Erstaufruf und Konfiguration - Druckerkonfiguration" über die Druckereinrichtung kennengelernt haben. Der Aufruf an dieser Stelle wird beispielsweise dann benötigt, wenn Sie neue Drucker eingerichtet haben, oder wenn Ihr Standarddrucker ein anderer geworden ist. Drucken Um einen Ausdruck zu erstellen ist es nicht zwingend notwendig, zuerst den entsprechenden Programmteil aufzusuchen. Alle in der Software verfügbaren Drucke erreichen Sie auch über den Menüpfad Datei - Drucken. Die Maske ist horizontal zweigeteilt und beinhaltet auf der linken Seite eine Baumansicht der Programmbereiche. Diese Ansicht vereinfacht die Navigation und ermöglicht ein schnelles Auffinden des jeweiligen Programmbereichs. 194

201 Haben Sie den gesuchten Bereich ausgewählt, werden auf der rechten Seite die verfügbaren Drucke dargestellt. Die Möglichkeiten der Bearbeitung und Gestaltung sind identisch, wie im Aufruf aus dem jeweiligen Programmteil heraus. Drucken - Bereichsauswahl und Eigenschaften Um beim Drucken den zu druckenden Bereich einzugrenzen, haben Sie über die nachfolgend beschriebene Bereichsauswahl folgende Möglichkeiten: Einfach: Mit Hilfe dieser Auswahl können Sie eine Eingrenzung nach einem bestimmten Sortierkriterium erreichen. So erhalten Sie wie in dem o. a. Beispiel eine Adressliste aller Adressen mit dem Status "Kunde". Mehrfach: Über die Mehrfachauswahl erhalten Sie in unserem Beispiel eine Liste, auf der zunächst Adressdaten aus dem PLZ-Bereich und anschließend alle Adressdaten mit dem Status Kunde einmal aufgelistet sind. Datensätze, für die beide Kriterien zutreffen, werden mehrfach in der Liste ausgegeben. Datensicherung Die regelmäßige Erstellung von Datensicherungen soll Datenverlust vorbeugen. Die Verfügbarkeit einer Kopie Ihres Datenbestands erlaubt es Ihnen, im Bedarfsfall den Stand Ihrer Daten wieder herzustellen. Abhängig vom Alter der Sicherung ist dann nur ein bestimmter Zeitraum nachzuarbeiten, während das Fehlen einer Sicherung in der Regel den vollständigen Verlust aller Daten nach sich zieht. In bestimmten Situationen werden Sie von der Anwendung gefragt, ob Sie eine Sicherung erstellt haben. Diese Abfrage erfolgt üblicherweise dann, wenn eine unwiderrufliche Veränderung des Datenbestands erfolgt. Diese Frage sollte von Ihnen nur dann mit Ja 195

202 beantwortet werden, wenn eine Sicherung wirklich durchgeführt wurde. Unabhängig von der Fragestellung nach einer Datensicherung, sollte eine solche von Ihnen in regelmäßigen Zeitabständen erstellt werden. Je kürzer diese Zeitabstände sind, desto geringer ist der Aufwand, den letzten Stand der Daten vor der Datenrücksicherung wiederherzustellen. Seitens des Herstellers kann kein Intervall vorgeschrieben werden, in dem eine Datensicherung zu erfolgen hat. Es ist jedoch dringend empfohlen, die obigen Ausführungen strengstens zu beachten. Datensicherungen können auf unterschiedliche Weise erstellt werden. Eine Sicherung Ihres Datenbestands kann über das von Ihnen üblicherweise Datensicherungsprogramm erfolgen. Beachten Sie hierbei, dass Sie vollständige Verzeichnis mit allen Unterverzeichnissen und natürlich enthaltenen Dateien sichern. Den Ausgabepfad der zu sichernden Daten anpassen. vollständige eingesetzte immer das allen darin können Sie Es ist nicht möglich, auf diesem Weg einzelne Datenbereiche oder gar einzelne Dateien selektiv zu sichern oder wiederherzustellen. Diese Option steht Ihnen nur durch eine in der Software enthaltene Routine zur Verfügung. Sie erlaubt Ihnen, eine Sicherungsdatei sozusagen als Vorstufe zur Datensicherung zu erstellen. Diese Sicherungsdatei kann entweder die vollständigen Daten oder auch nur einen Teil der Daten beinhalten. Ebenso kann aus einer derart erstellten Vorbereitungsdatei nur ein Teil der Daten wieder hergestellt werden. Die Wiederherstellung von Daten ist natürlich nur dann möglich, wenn diese Daten auch in der ausgewählten Sicherungsdatei enthalten sind. Welche Optionen diese Routine zur Datenbereitstellung bietet, beschreiben wir Ihnen im Folgenden. Wichtig: Die Funktion DATENSICHERUNG BEREITSTELLEN ersetzt NICHT die Datensicherung, sondern stellt lediglich eine optionale Vorstufe zur Erstellung der Datensicherung dar! Dennoch bezeichnen wir die Bereitstellung einer Sicherungsdatei im Folgenden ebenfalls als Datensicherung. Wählen Sie die für Ihren Einsatz geeignete Sicherungsstrategie sowie ein geeignetes Medium mit Sorgfalt aus. Bei Bedarf wird Sie Ihr EDV-Betreuer vor Ort sicherlich gerne unterstützen. Die Bereitstellungsdatei wird auf einem von Ihnen zu wählenden Datenträger erstellt. Beachten Sie in diesem Zusammenhang, dass eine Kopie auf dem gleichen Datenträger, auf dem sich auch Ihre Daten befinden, im Falle eines Defekts dieses Datenträgers ebenfalls nicht mehr zu verwenden sein wird. Befindet sich die Bereitstellungsdatei hingegen auf einem noch intakten Datenträger, kann die Wiederherstellung ohne Umweg erfolgen. Rufen Sie den Menüeintrag Datensicherung auf, können Sie aus einem Untermenü auswählen, ob Sie die Daten bereitstellen oder ob Sie die Daten zurücksichern also einen gesicherten Datenbestand wieder herstellen möchten. Bevor Sie einen 196

203 Datenbestand zurücksichern können, muss natürlich eine Sicherung existieren. Daher beschreiben wir zuerst die Vorgehensweise für die Bereitstellung einer Datensicherung. Bereitstellung einer Datensicherung Wählen Sie den Menüeintrag Bereitstellen aus, starten Sie den Assistenten, der Sie durch die Erstellung der Sicherung begleiten wird. Nach Bestätigung der Begrüßungsmaske wird die Auswahl eines Datensicherungsschemas dargestellt. Rufen Sie diesen Menüeintrag zum ersten Mal auf, wird außer der "Mandantenspezifischen Vollsicherung" und "nur Mandant" noch kein weiteres Sicherungsschema angeboten. Wir empfehlen Ihnen, die Sicherung mit dem Schema der "Mandantenspezifischen Vollsicherung" durchzuführen. Dennoch sind Sie in der Lage, eigene Schemen mit einem von Ihnen definierten Umfang der Sicherung zu erstellen. Hierzu betätigen Sie die Schaltfläche BEARBEITEN, womit in der nächsten Maske eine Übersicht der bereits vorhandenen Sicherungsschemen mit den Optionen zur Bearbeitung und der Möglichkeit der Neuanlage erscheint. Ist eine neu angelegte Sicherung ausgewählt, werden die Schaltflächen UMBENENNEN, LÖSCHEN, EIGENSCHAFTEN und GESTALTEN aktiv. Während die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN lediglich eine RichEdit-Eingabe zur Beschreibung und Kennzeichnung der Datensicherung zur Verfügung stellt sowie Informationen über Erstellung und Änderung mit Angabe des jeweiligen Benutzers bietet, wird mit Aufruf von GESTALTEN der Umfang der Sicherung festgelegt. Die Auswahl der zu sichernden Datenbereiche erfolgt in einer Übersicht mit dem nachfolgend abgebildeten Aufbau: Mit dem grünen Häkchensymbol werden hierbei Datenbereiche gekennzeichnet, die in der Sicherung enthalten sein sollen. Nicht zu berücksichtigende Bereiche erhalten ein rotes Symbol. Die Deaktivierung von Datenbereichen sollte mit äußerster Vorsicht erfolgen und sehr gut überlegt werden. Bedenken Sie, dass nicht in einer Sicherung enthaltene Datenbereiche möglicherweise mit enormen Arbeitsaufwand neu eingegeben werden müssen. Ist die Bearbeitung der Sicherungsschemen abgeschlossen, schließen Sie die Masken und gelangen somit wieder in die Auswahl des Sicherungsschemas. Wählen Sie das gewünschte Schema aus und bestätigen Sie die Maske mit der Schaltfläche Weiter. Sie 197

204 gelangen in die nächste Maske, mit der Auswahl des Ausgabepfads für die Datensicherung. Der aktuell eingestellte Datenpfad wird in der vollständigen Form dargestellt. Entspricht dieser Pfad nicht Ihren Wünschen, erreichen Sie durch Betätigen der Schaltfläche AUSGABEPFAD ÄNDERN eine Verzeichnisauswahl, aus der Sie den von Ihnen bestimmten Ausgabepfad einstellen können. In dieser Verzeichnisauswahl werden lediglich über Laufwerksbuchstaben erreichbare lokale Laufwerke und Netzwerklaufwerke angeboten. Die Auswahl ist auf bereits bestehende Verzeichnisse beschränkt. Eine Möglichkeit zur Anlage von Verzeichnissen existiert an dieser Stelle nicht. Ebenso werden Datenträger, auf die nicht geschrieben werden kann, wie beispielsweise ein CD ROM Laufwerk, nicht in der Auswahl angeboten. In diesem Zusammenhang möchten wir erneut darauf hinweisen, dass möglichst nicht der gleiche physikalische Datenträger gewählt werden sollte, auf dem sich auch Ihr Datenpfad befindet. Im Falle eines Defekts könnten Sie weder auf die Daten, noch auf die Sicherung zurückgreifen. In der gleichen Maske können Sie über eine Checkbox festlegen, ob die Daten bei der Sicherung gepackt, d. h. komprimiert, werden sollen. Üblicherweise lassen sich Datenbankdateien recht effizient komprimieren, was den Platzbedarf auf dem zur Sicherung ausgewählten Datenträger enorm verringert. Aktivieren Sie die Packoption, werden Sie in einer separaten Maske darauf hingewiesen, dass die Daten nach der Sicherung auf Korrektheit zu prüfen sind, indem sie in einen Testmandanten zurückgesichert werden. Aus dieser Abfrage heraus können Sie erst dann mit der Schaltfläche Weiter fortfahren, wenn Sie die Checkbox Ich werde dies prüfen aktiviert haben. Die erneute Bestätigung führt wie gewohnt, zu einer Zusammenfassung, von wo aus Sie die Sicherung anstoßen können. Mit einer weiteren Checkbox geben Sie an, ob die Indexdateien der Datenbank mitgesichert werden sollen. Beziehen Sie diese Dateien in Ihre Sicherung mit ein, wird der Umfang der Sicherung größer, jedoch kann nach einer evtl. notwendigen Rücksicherung sofort weitergearbeitet werden. Sind die Indexdateien nicht in der Sicherung enthalten, benötigen Sie weniger Speicherplatz, jedoch wird nach der Rücksicherung erst ein Neuaufbau dieser Dateien notwendig, bevor weitergearbeitet werden kann. Nachdem Ihre Einstellungen vorgenommen sind, erhalten Sie durch Betätigen der Schaltfläche WEITER die Möglichkeit, einen Informationstext zur aktuellen Sicherung einzutragen. Dieser Text vereinfacht die Identifizierung einer Sicherung, wenn sich mehrere Sicherungen im Sicherungsverzeichnis befinden. Die Textangabe wird in der Übersicht der erstellten Sicherungen, sofern vorhanden, als Hintergrund angezeigt. Der Fortschritt der Sicherung wird grafisch dargestellt. Wird die Sicherung korrekt und vollständig durchgeführt, wird dies am Ende des Vorgangs mit einer Erfolgsmeldung quittiert. "Die Datensicherungsbereitstellung wurde beendet. Die 198 Datensicherung steht nun unter "C:\Programme\microtech\Daten\NT\Backup\1

205 ( ).BPS" bereit. Überprüfen Sie die Datensicherung, indem Sie diese in einen Testmandanten zurücksichern." Sie werden erneut aufgefordert, die Vollständigkeit und Unversehrtheit der Daten durch Rücksicherung in einen Testmandanten zu prüfen. Der Name der Sicherungsdatei "1 ( ).BPS" setzt sich zusammen aus JJJJMMTTHHMM.BPS, ist daher somit einmalig und wird durch weitere Sicherungen nicht überschrieben. Zurücksichern einer Datensicherung Tritt der Fall ein, dass gesicherte Daten wieder hergestellt werden müssen, wählen Sie die gleichnamige Funktion der Datensicherung. Auch hier geben Sie zuerst in einer Verzeichnisauswahl den Pfad zu Ihren Sicherungen an. Die im gewählten Pfad enthaltenen Sicherungen werden in einer Übersicht zur Auswahl angeboten. Zeigen Sie mit der Maus auf einen der Einträge, wird der bei Erstellung der Sicherung eingetragene Informationstext als Hintergrund angezeigt. Wählen Sie die gewünschte Sicherung aus und betätigen Sie die Schaltfläche Weiter, wodurch die Dateiauswahl geöffnet wird. Wiederum können Sie durch Mausklick entscheiden, ob eventuell Datenbereiche bei der Rücksicherung nicht beachtet werden sollen. Die Kennzeichnung erfolgt in identischer Weise, wie in der Dateiauswahl der Sicherung. Allerdings steht Ihnen hier ein über die rechte Maustaste aufzurufendes Kontextmenü zur Verfügung, mit dem Sie diese Optionen erreichen: Mit den beiden ersten Einträgen wählen Sie alle Datenbereiche bzw. keine Datenbereiche 199

206 aus. Mit dem dritten Menüeintrag werden Mandantenübergreifende Daten, sofern solche in der ausgewählten Sicherung enthalten sind, von der Wiederherstellung ausgeschlossen. Diese Bereiche sind im Einzelnen: -Benutzer -Berechtigungsstrukturen -Datensicherung -Filialabgleich -Systemeinstellungen -Anbindungen -Banken -Tätigkeiten -Postleitzahlen -Länder -Formulare -Karten für Geoanalyse Das Ergebnis der Datenrücksicherung ist dann das Gleiche als wäre die Datensicherung mit dem Schema (Nur Mandant) erzeugt worden. Beinhaltet der zur Wiederherstellung ausgewählte Datenbereich Teile, die Auswirkungen auf den Programmstart haben können, werden Sie entsprechend informiert. Wurde beispielsweise der aktuelle Benutzer erst nach Erstellen der Sicherung im System erzeugt und die hierfür benötigten Daten sollen ersetzt werden, werden Sie sich nicht mehr mit dem aktuellen Benutzer anmelden können. Die betroffenen Datenbereiche werden einzeln aufgelistet. Das Gleiche gilt für Daten, die mandantenübergreifend verwendet werden, wie beispielsweise Postleitzahlen- oder Bankenverzeichnisse. Auch in diesem Fall werden die Datenbereiche einzeln angeführt. Die nächste Maske weist Sie nochmals darauf hin, dass die durchzuführende Rücksicherung nur durch das Vorhandensein einer aktuellen Vollsicherung der Datenbestände rückgängig gemacht werden kann. Bestätigen Sie auch diese Maske, werden die angegebenen Daten vom Sicherungsmedium wieder hergestellt und Sie werden den Datenbestand vom Zeitpunkt der Sicherung wieder verfügbar haben. Beenden Mit diesem Menüeintrag oder über die Tastenkombination ALT + F4 können Sie das Programm beenden. Beim Schließen des Programmes erscheint automatisch die Option "Datensicherung erstellen und dann beenden". Die Einstellungen (z.b. Verzeichnispfad, etc.) können über 200

207 das Datensicherungsschema( werden. siehe S. 195) (nur Mandant) gesteuert und hinterlegt Bearbeiten Mit diesem Eintrag können Sie zu den verschiedenen Programmbereichen wechseln, wie es auch die Bereichsleiste erlaubt. Zusätzlich erhalten Sie Angaben über Tastenkombinationen, mit denen Sie die jeweiligen Programmbereiche ebenfalls anwählen können. Außerdem enthält das Menü "Bearbeiten" die Programmparameter zur Einsicht und Veränderung. Es handelt sich hierbei um die grundlegenden Veränderung mit Bedacht erfolgen sollte. Programmeinstellungen, deren Sie befinden sich sozusagen in der Schaltzentrale der Anwendung. Dennoch oder gerade deshalb, gehört die Prüfung und Einrichtung der Parameter zu den grundlegenden Aufgaben, bevor die Anwendung in Betrieb genommen wird. Die unterschiedlichen Parametereinstellungen werden in den folgenden Kapiteln beschrieben. Parameter Der Aufruf der Programmparameter ist ebenfalls in die Programmbereiche unterteilt, um die Übersichtlichkeit zu erhöhen. Es handelt sich um eine Baumstruktur, die dem Aufbau des Windows Explorers entspricht. Klicken Sie mit der linken Maustaste auf das Plus-Zeichen vor den gelben Ordnersymbolen, wird der Inhalt des Ordners angezeigt. Beim Inhalt der Ordner handelt es sich um die veränderlichen Einstellungen, in denen Sie entweder Optionen aktivieren/deaktivieren können oder in denen Sie Eintragungen, wie beispielsweise Vorgaben, vornehmen. Immer wenn Parametereinstellungen verändert wurden, müssen Sie die Änderungen entweder mit der Schaltfläche bestätigen oder mit der Schaltfläche 201

208 wieder verwerfen. Bevor die Maske nicht mit einer der beiden Schaltflächen bestätigt wurde, ist ein Weiterarbeiten nicht möglich. Artikel (Parameter) Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich aus auf die Erfassung und die Verwaltung der Stammdaten( siehe S. 300) der Artikel sowie der Lager. Parameter (Artikel) Sie können die folgenden Einstellungen treffen: Darstellung zusätzlicher Währungen (innerhalb der Erfassung) In der Erfassung der VK-Preise der Artikelstammdaten können neben den Leitwährungen 1 und 2 (die im Mandanten festgelegt werden) bis zu 2 weitere zusätzliche Währungen angezeigt werden. Möchten Sie weniger als zwei zusätzliche Währungen angezeigt bekommen, so deaktivieren Sie das Kennzeichen an dieser Stelle. Über die Schaltfläche EIGENSCHAFTEN können Sie die markierte Währung ändern. Roherlösberechnung in % Hiermit legen Sie fest, ob der prozuentuale Roherlös eines Artikels ausgehend vom EK oder vom VK berechnet wird. VK-Preisanpassung von Stücklistenpositionen innerhalb der Positionserfassung Die Vk-Preisanpassung der Stücklistenpositionen innerhalb der Positionsverarbeitung kann in den Artikelparametern vorgegeben werden: Preisanpassung über "Gesamt Vk-Preis" der Stückliste Hier wird der Preis einer Stücklistenposition über den eingetragenen Preis der Stücklistenposition relativ zum "Gesamt Vk-Preis der Stückliste" gebildet. Diese Parametereinstellung kann benutzt werden, wenn bei allen abzurechnenden Stücklistenpositionen ein Preis hinterlegt wurde. Preisanpassung über "Original gesamt Vk-Preis" der Stückliste Dies ist der Vorgabewert, bei diesem wird der Preis einer Stücklistenposition über den original Preis des Artikels der Stücklistenposition relativ zum "Original gesamt 202

209 Vk-Preis der Stückliste" gebildet. Diese Parametereinstellung sollte dann benutzt werden, wenn nicht bei allen abzurechnenden Stücklistenpositionen ein Preis hinterlegt wurde. Artikelgewicht In den Stammdaten( siehe S. 300) der Artikel kann ein Gewicht hinterlegt werden. Dies wird z.b. verwendet bei der Berechnung des Gewichtsumsatzes oder auch bei der Berechnung des Gewichtes einer Warensendung. An dieser Stelle legen Sie fest, in welcher Einheit die Gewichte der Artikel angegeben werden. Artikelbezeichnung bei Eingabe verfügbar Benötigen Sie nicht alle Eingabefelder der Artikelbezeichnung, können Sie die Ansicht der verfügbaren Felder hierüber einschränken. Nicht aktivierte Felder werden in der Erfassungsmaske der Artikel nicht dargestellt. Lager Legen Sie mit Hilfe dieser Optionen fest, welcher Lagerbestandsdatensatz bei einer Abbuchung bewegt wird. Sie können wählen zwischen den Optionen FIFO (der zuerst zugebuchte Lagerbestandsdatensatz wird zuerst abgebucht) LIFO (der zuletzt zugebuchte Lagerbestandsdatensatz wird zuerst abgebucht) Ausnahmen bilden in beiden Fällen Lagerabbuchungen von seriennummern- bzw. chargenfähigen Artikeln, wenn für diese im Vorgang eine Seriennummer bzw. eine Charge zugeordnet wurde. Stammlager Die Stammlager( siehe S. 204) sind als Vorgabe zur leichteren Erfassung der für die Artikel benötigten Lager zu verstehen. Der Parameter Stammlager bei Artikelneuanlage automatisch erzeugen" erzeugt bei der Neuanlage eines Artikels gegen Abfrage automatisch alle Stammlager zu diesem Artikel. Diese Abfrage erscheint sobald Sie auf den Karteireiter Lager des Artikels klicken oder den Artikel mit OK speichern. Durch aktivieren der zweiten Option "ohne Abfrage" werden automatisch die Stammlager erzeugt, ohne dass vorher eine Abfrage angezeigt wird. 203

210 Einheiten Die Einheiten können in der Erfassungsmaske der Artikel aus einer Listbox ausgewählt werden. Da mit den Einheiten jedoch auch Berechnungen durchgeführt werden können, existieren einige weitere Definitionsfelder, die Sie über die Erfassungsmaske der Einheiten erreichen. Kurzbezeichnung - Bezeichnung Neben der Kurzbezeichnung besteht die Möglichkeit, eine ausführliche Bezeichnung der Einheit anzugeben. Letzte Änderung Zusätzlich wird noch das Datum der letzten Änderung in der Einheit protokolliert. Mengenfaktor Der Mengenfaktor kann editiert werden. Der Mengenfaktor ist ein Multiplikator zur Einzelpreisbestimmung. Der hier eingegebene Faktor wirkt sich durch Multiplikation direkt auf den Verkaufspreis aus. Eine mögliche Anwendung besteht beispielsweise darin, wenn Artikel nicht einzeln abgegeben werden sollen sondern in Verpackungseinheiten oder auch in Teilen aus diesen. Einzelpreisfaktor Der Einzelpreisfaktor kann editiert werden. Der Einzelpreisfaktor ist ebenfalls ein Multiplikator, der allerdings direkt auf den Verkaufspreis wirkt. Stammlager Sie können beliebig viele Lager pro Artikel anlegen und verwalten. Viele dieser Lager werden nur für einige wenige Artikel benötigt, weil es sich beispielsweise um Kommissionsware handelt oder um Geräte, die Leihweise für eine befristete Zeit beim Kunden verbleiben. Andere Lager sollen u.u. bei allen Artikeln verfügbar sein. Diese Lager können als Stammlager eingerichtet werden. Durch die Stammlager werden Sie in die Lage versetzt, mit einem Arbeitsschritt ein gemeinsames Lager für alle Artikel zu generieren. Zusätzlich können Änderungen der Bezeichnung oder der Anschrift des Lagers ebenfalls mit Hilfe der Stammlager in allen Artikeldatensätzen erfolgen. Die Lagernummer dient der eindeutigen Kennzeichnung des Lagers. Auch Buchstaben sind zur Kennzeichnung erlaubt. Darüber hinaus stehen Ihnen Eingabefelder für die Anschrift des Lagers zur Verfügung. 204

211 Änderungen Die beiden Optionen im Bereich Änderungen sind sehr mächtig in ihrer Anwendung: Bei allen Artikeln dieses Stammlager erstellen Bei allen Artikeln dieses Stammlager erstellen werden Sie in zwei Anwendungsfällen aktivieren. Zum Einen, wenn Sie ein neues Stammlager erzeugen und dieses bei allen Artikeln hinterlegen möchten. Zum Anderen, wenn Sie nach der Anlage von Stammlagern neue Artikel in Ihrer Datenbank hinzugefügt haben und diesen Artikeln ebenfalls das Stammlager zuweisen möchten. Hinweis: Gehen Sie überlegt mit dieser Option um. Es ist ein Leichtes, jedem Ihrer Artikel ein oder mehrere Stammlager zuzuweisen. Die Entfernung von versehentlich erzeugten Stammlagern aus der Datenbank ist jedoch nur manuell möglich! Bei allen Artikeln dieses Stammlager ändern Bei allen Artikeln dieses Stammlager ändern sorgt für die Anpassung einer in dieser Maske durchgeführten Änderung in allen Lagern mit der aktuell bearbeiteten Lagernummer. Rufen Sie ein bestehendes Stammlager zum Ändern auf und nehmen eine Korrektur eines Eintrags vor, wird sofort mit der ersten Eingabe diese Option aktiviert. Dieser Automatismus soll Sie dabei unterstützen, dass alle Stammlager immer identisch bezeichnet sind. Zuschlagskalkulationen Die Zuschlagskalkulation bietet Ihnen die Möglichkeit, aufgrund des Einkaufspreis eines Artikels mittels prozentualer Zuschläge und / oder Zuschlagsbeträgen den Verkaufspreis errechnen zu lassen. Als Reihenfolge der Berechnung wird zunächst der %-Satz berechnet und darauf der Betrag hinzu addiert. Innerhalb der Erfassungsmaske stehen Ihnen der Mindestverkaufspreis sowie alle aktivierten Verkaufspreise zur Auswahl. Sie können für jeden dieser Preise einzeln festlegen, ob dieser durch einen prozentualen Zuschlag und / oder einen Zuschlagsbetrag errechnet wird. In den Stammdaten( siehe S. 300) des Artikels werden diese Zuschlagskalkuationen hinterlegt. Eine Anpassung der Preise nach einem Import, ausgehend vom "EK für VK-Kalkulation", kann mit Hilfe des Assistenten für die Neuberechnung der Artikelpreise erfolgen (Stammdaten( siehe S. 300) ARTIKEL - Schaltfläche PLUS - OPTIONEN ARTIKELPREISE NEU BERECHNEN). Lediglich wenn in den Stammdaten( siehe S. 300) eines Artikels der Einkaufspreis manuell verändert wird, wird der Verkaufspreis automatisch angepasst. Adressen (Parameter) Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf die Erfassung und die 205

212 Verwaltung der Stammdaten( siehe S. 300) der Adressen aus. Parameter (Adressen) Sie können die folgenden Einstellungen treffen: Buchungskonto=Adressnummer Die Option Buchungskonto = Adressnummer bewirkt, dass bei der Neuanlage der Adresse in das Datenfeld Kontonummer die Adressnummer eingetragen wird. Bei Neuanlage automatisch Konto erzeugen Soll direkt nach der Neuanlage einer Adresse das dazugehörige Buchungskonto angelegt werden, so aktivieren Sie den Parameter "bei Neuanlage automatisch Konto erzeugen". Sobald Sie die neu angelegte Adresse mit OK speichern, erscheint der Eingabedialog Konto neu erfassen. Bei Neuanlage Suchbegriff aus Rechnungsanschriftenname 2 bilden (bei Personen aus dem Nachnamen) Soll, bei der Neuanlage einer Adresse, automatisch ein Suchbegriff aus der Rechnungsanschrift generiert werden, so aktivieren Sie dieses Kennzeichen. Der Suchbegriff wird aus dem Feld "Name 2" abgeleitet und kann jederzeit geändert werden. Bei Neuanlage Ansprechpartner aus Anschriftenname 2 bilden, sofern Name 1 eine Personenanrede ist Soll, bei der Neuanlage einer Adresse, der Ansprechpartnername aus dem Feld "Name 2" übernommen werden, so aktivieren Sie dieses Kennzeichen. Damit das Feld "Name 2" als Ansprechpartner übernommen wird, muss im Feld "Name1 (Anrede)" eine Personenanrede ausgewählt sein. Status Die in Ihrer Datenbank gespeicherten Adressen können unterschiedliche Statuseinträge zugewiesen bekommen. Diese Statuseinträge können im weiteren Arbeitsablauf für Auswertungen( siehe S. 311) und Selektionen herangezogen werden, indem Sie beispielsweise ein Mailing nur an Ihre eingetragenen Wiederverkäufer versenden. Um einheitliche Einträge im Statusfeld zu erhalten, können die Statuseinträge in dieser Übersicht verwaltet werden. Um einen neuen Status zu erstellen, verwenden Sie die Schaltfläche und tragen Sie die gewünschte Bezeichnung ein: Darüber hinaus können Sie dem Status diverse Funktionen zuweisen. Die Eingabe erfolgt in den nachfolgend beschriebenen Registern. 206

213 Register "Personengruppe" Hier legen Sie fest, ob die Personengruppe, die diesen Status erhält, zu den Debitoren oder Kreditoren gehört. Sie können in diesem Register außerdem über den Status der Adresse die Vorbelegung des Kennzeichens für Brutto- bzw. Netto-Preise in den Stammdaten( siehe S. 300) der Adresse festlegen. Wählen Sie die gewünschte Option aus dem Listenfeld aus. Register "Vorgang" Vorgabe-Vorgangsart zum Erfassen eines Vorgangs aus den Stammdaten( siehe S. 300) In diesem Listenfeld legen Sie fest, welche Vorgangsart für eine Adresse dieses Status erfasst wird, wenn in den Stammdaten( siehe S. 300) der Adressen über das Menü die Schaltfläche VORGANG ERFASSEN gewählt wird. Register "Nummernvergabe" Sie können Adressen in Abhängigkeit von ihrem Status einem bestimmten Nummernkreis zuweisen: In den Feldern "Von Adressnummer" und "bis Adressnummer" können Sie den Nummernkreis festlegen, dem Adressen mit diesem Status zugewiesen werden sollen. Deaktivieren Sie das Kenzeichen "Keine freie Nummernvergabe", wenn Sie erreichen wollen, dass die Adressnummern bei der Adressneuanlage nur automatisch vergeben werden und keine manuellen Eingaben zugelassen werden sollen. Mit dem Kennzeichen "Automatische Nummernvergabe über Status" wird dem Adress-Datensatz mit Zuweisung des Status automatisch eine Adressnummer aus dem angegebenen Nummernkreis zugewiesen. Im Register "Wiedervorlage / Vorgang" können weitere Einstellungen vorgenommen werden. 207

214 Automatische Wiedervorlage In Abhängigkeit des Statuseintrags kann bei der Neuanlage einer Adresse eine automatische Wiedervorlage erzeugt werden. Die Anweisungen hierzu legen Sie in den Statuseinträgen fest. Aktivieren Sie das Kennzeichen "erstellen mit Kurzinfo". Die "Kurzinfo" bezieht sich auf den Inhalt der späteren Wiedervorlage. Im Feld "für Benutzer" wird die Wiedervorlage einem Benutzer zugewiesen. Mit den Feldern "Tage für Stufe" legen Sie die Abstände fest für das spätere Fortschreiben der Wiedervorlage. Das heißt nach der ersten Wiedervorlage kann diese mit Hilfe des Wiedervorlagenassistenten im Kalender( siehe S. 92) auf das nächste Datum fortgeschrieben werden. Im Feld "Aktion" legen Sie fest, welche Aktion ausgeführt werden kann, wenn die Wiedervorlage bearbeitet wird. Darüberhinaus gehende Funktionserweiterungen Entwicklungspartner microtech (www.microtech.de). finden Sie bei unserem Branchen Die Branche ist ein Informationsfeld innerhalb des Adressdatensatzes. Der Inhalt dieses Feldes kann hier in den Parametern vorgegeben werden. Sie können die Datensätze mit der Taste alphabetisch sortieren. Das Anlegen / Ändern eines Branchen-Datensatzes geschieht in folgender Maske. Tragen Sie die gewünschte Bezeichnung ein. Kontaktaufnahme Das Feld Kontaktaufnahme innerhalb der Adressstammdaten ist ein Informationsfeld. Der Inhalt dieses Feldes kann hier in den Parametern vorgegeben werden. 208

215 Tragen Sie die Art der Kontaktaufnahme, die in der Liste des Feldes vorgeschlagen werden soll, hier ein. Zahlungsbedingungen Sie können hier unterschiedliche Zahlungsbedingungen hinterlegen. Diese stehen Ihnen bei der Erfassung der Adressen sowie im Vorgang in einer Auswahl zur Verfügung. Das hat den Vorteil, dass Sie die Zahlungsbedingung nur auswählen und nicht alle zugehörigen Felder manuell füllen müssen. Diese Felder stehen Ihnen zur Verfügung: Bezeichnung Tragen Sie hier den Text ein. Dieser Text kann über eine Variable (z.b. "AktVog.Zahlbed" im Vorgang) gedruckt werden. Bedingungen Skonto 1 (in %) - innerhalb (Tage) Diese Werte sind maßgeblich für die Berechnung des Skontosatzes (Felder "Skonto in %") sowie die Überprüfung, ob der Skonto noch gewährt werden kann (Felder "innerhalb Tage"). Herangezogen werden diese Werte z.b. beim Ausgleich eines Offenen Posten, falls Sie in den Parametern der Offenen Posten die Option "Ausgleich mit Skonto möglich" aktiviert haben. Voraussetzung dafür, dass der Skontosatz für eine Vorgangsposition berücksichtigt wird, ist, dass Sie innerhalb des Artikels das Kennzeichen "Skontofähig" aktiviert haben. Diese Felder stehen ebenfalls als Variable im Druck des Vorgangs zur Verfügung, so dass sie in Formeln zur Ausweisung des Skonto verwendet werden können. Netto innerhalb (Tage) Dieses Feld ist maßgeblich für die Ermittlung, wann ein Offener Posten fällig ist. Dabei wird vom Datum des Vorgangs (Belegdatum) ausgehend die Zahl der Netto-Tage addiert. Schlüsselfeld für DATEV-Export Dieses Schlüsselfeld wird benötigt, wenn über die DATEV Schnittstelle Stammdaten( siehe S. 300) oder Bewegungsdaten exportiert werden, aus welchen die Zahlungsbedingungen mit exportiert werden sollen. In diesem Feld wird der zugehörige Schlüssel von DATEV hinterlegt. Beim DATEV Export wird, sofern die hier hinterlegte Zahlungsbedingung in der Adresse steht, das DATEV Schlüsselfeld geprüft. Ist dieser Feldwert im Bereich von 10 bis 97, so wird dieser Wert im Feld 123 (lt. DATEV 209

216 Spezifikation) mit exportiert. Rabattsätze In den Adressstammdaten können beliebig viele Rabattsätze vordefiniert werden. Mit der Erstellung und Auswahl von Rabattgruppen können u.u. Fehleingaben vermieden werden, weil die Rabattsätze zusätzlich nach Bezeichnungen identifiziert werden können. Die Rabattsätze stehen in den Adressstammdaten im Register "Rabatt" sowie im Vorgang im Register "Adr.-Kenzeichen" zur Auswahl zur Verfügung. In der Vorgangserfassung wird je Position der für den Kunden günstigste Rabatt berücksichtigt. Die Erfassungsmaske der Rabattsätze beinhaltet diese beiden Eingabefelder: Vorgänge (Parameter) Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich aus auf die Erfassung und die Verwaltung der Vorgänge. Es sind somit grundlegende Einstellungen mit Vorgaben für die Vorgangsbearbeitung. Um Veränderungen hinsichtlich der Arbeitsabläufe anhand der Buchungsparameter( siehe S. 236) vorzunehmen, ist es ratsam, die Einstellungen zunächst in einem Testmandanten vorzunehmen, um das erzielte Ergebnis anhand von Beispielen überprüfen zu können. Veränderungen der Buchungsparameter( siehe S. 236) haben Auswirkungen auf die nach der Änderung erstellten Vorgänge; nicht auf bereits bestehende Vorgänge. Die Einstellungen werden in den Vorgang übernommen und können darin über das Register "Vorgaben" vorgangsspezifisch geändert werden. In den nachfolgend Auswahlmöglichkeiten: beschriebenen Eingaben haben Sie die folgenden 1. Optionen, die aktiviert oder deaktiviert werden können, werden durch Quadrate am linken Rand der Zeile dargestellt, die bei Aktivierung ein Häkchen enthalten. Mehrfachauswahl ist möglich, z.b.: 2. Wenn Sie die Möglichkeit haben, aus mehreren Vorgaben auszuwählen, so wird dies durch Kreise dargestellt. Nur eine der Vorgaben kann ausgewählt werden und wird durch einen Punkt in diesem Kreis markiert, z.b.: In einigen Fällen existieren Unterpunkte zu Einträgen, die erst dann aktiviert werden 210

217 können, wenn der übergeordnete Eintrag ebenfalls aktiv ist. Ein solcher Eintrag wird, solange der übergeordnete Eintrag nicht aktiviert ist, durch eine graue Fläche und graue Schriftfarbe dargestellt. Die in der Übersicht fett dargestellten Zeilen sind Bereichsüberschriften. Durch einen Doppelklick auf eine solche Überschriftenzeile können Sie die darin enthaltenen Auswahlmöglichkeiten ausblenden. Ein weiterer Doppelklick stellt die Einträge wieder dar. Buchungsparameter An dieser Stelle im Programm erstellen Sie die Buchungsparameter( siehe S. 236), die maßgeblich für die Aktionen wie z.b. das Bewegen des Lagerbestandes, z.b. das Erstellen der Offenen Posten oder z.b. dem Eintrag im FiBu-Protokoll (Auftrag-Buchungsliste) verantwortlich sind. Sie können einen Buchungsparameter( siehe S. 236) mehreren Vorgangsarten zuweisen. Im Bereich BEARBEITEN - PARAMETER - VORGÄNGE - ARTEN hinterlegen Sie im Register "Parameter" den entsprechenden Parameter (siehe Kapitel Arten( siehe S. 221)). Die Eingabe der Buchungsparameter( siehe S. 236) ist in die drei Register "sonstige Eingabeparameter", "für das Buchen dieses Vorgangs" und "für das Wandeln in diesen Vorgang" unterteilt. Diese werden in den folgenden Kapiteln beschrieben. Buchungsparameter - Register "sonstige Eingabeparameter" Im Register "sonstige Eingabeparameter" stehen Ihnen die folgenden Einstellungen zur Verfügung: SONSTIGE PARAMETER Roherlös anzeigen Durch Aktivieren dieses Parameters können Sie bestimmen, ob der Roherlös in der Fußzeile des Vorgangs angezeigt werden soll. Die Anzeige erfolgt wahlweise als Prozentwert oder als Betrag. Rabatt anzeigen Durch Aktivieren dieses Parameters können Sie bestimmen, ob der Rabatt in der Fußzeile des Vorgangs angezeigt werden soll. Preise drucken Wird dieser Parameter nicht aktiviert, erfolgt kein Ausdruck von Preisen im Vorgang (auch wenn die entsprechenden Variablen in den Druck eingebunden sind). Belegdatum nicht vorbelegen Wenn dieser Parameter aktiviert ist, wird das Datum eines neuen Vorgangs nicht vorbelegt. Das Datumsfeld bleibt somit leer und Sie können dieses im Nachhinein frei vergeben. Ist das Vorgangsdatum leer und der Vorgang wird gebucht, so wird das aktuelle 211

218 Mandantendatum als Vorgangsdatum fest geschrieben. Lieferanschrift ist Vorgabe Ist dieses Kennzeichen gesetzt, so wird bei der Erfassung eines Vorgangs die Lieferanschrift im entsprechenden Optionsfeld mit dem Punkt gekennzeichnet. So werden z.b. im Druck die Daten der Lieferanschrift berücksichtigt. Keine abweichenden Preise speichern Wenn Sie dieses Kennzeichen aktivieren, so unterbinden Sie während der Erfassung eines Vorgangs die Abfrage, ob der eingegebene (von den Stammdaten( siehe S. 300) des Artikels) abweichende Preis als abweichender Preis in den Stammdaten der Adresse( siehe S. 59) gespeichert werden soll. Sie können mit diesem Kennzeichen die Abfrage also auch für Artikel unterbinden, die das gleichlautende Kennzeichen in ihren Stammdaten nicht gesetzt haben. PARAMETER FÜR POSITIONSERFASSUNG Artikelkurzbezeichner verwenden Hiermit legen Sie fest, dass im Vorgang lediglich die Artikelkurzbezeichner verwendet werden. Andernfalls werden alle aktivierten Langbezeichnungen in die Vorgangsposition übernommen. Wenn Sie die Option aktivieren, können Sie zusätzlich entscheiden, ob lediglich der Kurzbezeichner 1 verwendet wird oder ob Sie die Vorgaben der Adressdaten verwenden möchten. Größe des Editors für die Positionsbezeichnung Falls Sie mit großen Artikelbezeichnungen arbeiten, können Sie hier mit Hilfe der drei angebotenen Optionen festlegen, welche Größe das Eingabefeld einnimmt. Stücklisten-Positionen anzeigen Dieser Eintrag bestimmt, ob die Stücklisten-Positionen, d.h. die Stücklistenartikels in der Vorgangspositon zusätzlich angezeigt werden. Inhalte des Mit Hilfe der Optionen können Sie festlegen, dass nur die erste Ebene angezeigt wird (und nicht die folgenden Ebenen, falls in der Stückliste wiederum Stücklisten enthalten sind) alle Ebenen angezeigt werden (falls in der Stückliste wiederum Stücklisten enthalten sind) die Stücklisten-Positionen mit Artikelnummer angezeigt werden die Stücklisten-Positionen mit Preisen angezeigt werden Automatische Positionsnummerierung Bei Aktivierung dieses Kennzeichens werden die Positionen des Vorgangs automatisch 212

219 fortlaufend nummeriert. Bestell-Nr./ Serien-Nr. immer nach Artikeleingabe anspringen Unabhängig davon, ob bei einem Artikel die Seriennummernverwaltung aktiviert ist, wird bei der Positionserfassung das Feld zur Eingabe der Bestell- bzw. Seriennummer immer angesprungen. VORGANG BUCHEN Entscheiden Sie, zu welchem Zeitpunkt die Buchung des Vorgangs erfolgen soll. Ihnen stehen die folgenden drei Möglichkeiten zur Auswahl: Nach dem Speichern des Vorgangs Schon nach dem Speichern des Vorgangs mit dem Klick auf die Schaltfläche OK werden die gesetzten Buchungsparameter( siehe S. 236) abgearbeitet. Diese Option kann z.b. verwendet werden bei intern benötigten Vorgängen, die Buchungsparameter( siehe S. 236) abarbeiten sollen aber nicht ausgedruckt werden müssen. Vor dem Drucken... Mit dieser Option ist das Drucken des Vorgangs für das Abarbeiten der gesetzten Buchungsparameter( siehe S. 236) erforderlich. Ist ein Buchen nicht möglich, so erfolgt auch kein Druck. Nach dem Drucken... Mit dieser Option ist das Drucken des Vorgangs für das Abarbeiten der gesetzten Buchungsparameter( siehe S. 236) erforderlich. Der Druck wird zuerst erzeugt, anschließend erfolgt die Buchung, d.h. das Abarbeiten der gesetzten Buchungsparameter( siehe S. 236). PRÜFE UND MELDE Kreditlimitprüfung (bei der Rechnungsadresse) deaktivieren Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um die Prüfung des Kreditlimit für die Vorgangsart auszuschalten. Eine Prüfung erfolgt auch dann nicht, wenn der aktuelle Benutzer keine Berechtigung besitzt zum Ändern des Kreditlimit und der Vorgang daher ansonsten gesperrt worden wäre. Prüfung auf Mindest-Verkaufspreis deaktivieren Aktivieren Sie die Option "Keine Mindest-Verkaufspreis Prüfung", so erhalten Sie während der Eingabe des Verkaufpreises, der kleiner ist als der Mindest-Verkaufspreis, keinen Warnhinweis. Bankverbindung (Verfügbarkeit bei DTA) vor dem Speichern Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um zu erreichen, dass ein Vorgang nicht gespeichert werden kann, wenn eine Zahlungsart "Über DTA" im Vorgang im Register "Adresse" angegeben ist und keine gültige Bankverbindung angegeben ist. 213

220 Über die Schaltfläche im Feld Bankverbindung im Register "Adr.-Kennzeichen" können Sie die fehlenden Angaben der Bankverbindung vervollständigen, um den Vorgang anschließend speichern zu können. Buchungsparameter - Register "für das Buchen dieses Vorgangs" Im Register "für das Buchen dieses Vorgangs" stehen Ihnen die folgenden Einstellungen zur Verfügung: Diejenigen Parameter, die gesetzt bzw. aktiviert, d.h. mit einem Häkchen gekennzeichnet sind, werden beim Buchen des Vorgangs beachtet, d.h. die nachfolgend beschriebene Aktion wird ausgeführt. Die Maske wird ebenfalls im Vorgang selbst, über das Register Parameter, dargestellt. Änderungen im Vorgang direkt gelten jedoch nur für den einen Vorgang und nicht als Vorgabe für andere neu erstellte Vorgänge. Solche Eingriffe in einem einzelnen Vorgang sollten daher jedoch nur in Ausnahmefällen vorgenommen werden aus Gründen der Nachvollziehbarkeit. PARAMETER FÜR DAS BUCHEN Lagerbestand buchen Die im Vorgang im Feld "Menge" eingetragene Menge von Artikeln wird vom angegebenen Lager abgebucht. Der Lagerbestand im Aus-Lager wird um die entsprechende Menge reduziert. Mittlerer-Ek im Artikel Neuberechnen (wird nur bei Eingansgrechnung beachtet) Dieser Parameter wird nur bei einem Vorgang der Vorgangsgruppe Eingangsrechnung beachtet. Sobald in einer Eingangsrechnung zu einem Artikel neue Einkaufpreise eingegeben werden und dieser Vorgang verbucht wird, erfolgt eine Neuberechnung des Mittleren EK im Artikelstamm. Preis als neuen Standard-Ek im Artikellieferanten setzen (wird nur bei Eingansgrechnung beachtet) In den Artikelstammdaten können bei einem Artikel zu jedem Lieferanten bis zu 10 Einkaufspreise hinterlegt werden. Haben Sie diese Option aktiviert, dann wird dieser Einkaufpreis als neuer Standard-EK in diesem Artikellieferanten gesetzt. Der Standard-EK ist im Artikellieferantensatz durch ein Häkchen-Symbol gekennzeichnet. 214

221 Lieferant immer als Standard-Lieferant im Artikel setzen Sollten Sie bei einem Artikel mehrere Lieferanten hinterlegt haben, so können Sie über den Parameter Lieferant immer als Standard-Lieferant im Artikel setzen steuern, ob der Lieferant als Standard-Lieferant beim Artikel hinterlegt wird. In Adress-, Artikel- und Warengruppen-Umsatz eintragen Sofern der Artikel als umsatzfähig gekennzeichnet ist, werden die drei Umsatzgruppen um den fakturierten Wert (netto) erhöht. In History eintragen Ist der Artikel als historyfähig gekennzeichnet, erfolgt ein Eintrag in der History für die einzelnen Vorgangspositionen. Mit den dort eingetragenen Daten wird später nachvollziehbar sein, welcher Kunde zu welchem Preis etc. den Artikel erhalten hat. In Vertreterumsatz eintragen Sofern der Artikel als umsatzfähig gekennzeichnet ist, wird der Umsatz des dem Vorgang zugewiesenen Vertreters um den fakturierten Wert (netto) erhöht. In Lieferantenbestelleingang eintragen Dieser Parameter ist für die Vorgangsgruppe Bestellung an Lieferant vorgesehen. Es erfolgt ein Eintrag der Vorgangspositionen in die Bestell-Eingangsliste (Bereich LIEFERANTENBESTELLWESEN - Register "Lieferantenbestelleingang"). Somit erhalten Sie in diesem Register eine Übersicht über noch ausstehende Lieferungen. Das Austragen der Datensätze aus dem Lieferantenbestelleingang kann nur manuell über den Lagerzugangsassistenten (Schaltfläche LAGERZUGANG) in diesem Bereich erfolgen. Das Austragen der bestellten Datensätze aus dem Lieferantenbestelleingang kann nicht nur manuell über den Lagerzugangsassistenten (Schaltfläche LAGERZUGANG) in diesem Bereich erfolgen sondern auch über eine Eingangsrechnung, da diese der Vorgangsgruppe Eingangsrechnung zugewiesen werden kann. Aktivieren Sie diesen Parameter also auch bei der Eingangsrechnung, um das Austragen der bestellten Datensätze aus dem Lieferantenbestelleingang mit der Eingangsrechnung zu erreichen. Auch nicht lagerfähige Artikel eintragen Aktivieren Sie dieses Kennzeichen, um auch nicht lagerfähige Artikel in den Lieferantenbestelleingang eintragen zu lassen. In Versandliste eintragen Wurde im Vorgang eine Versandart eingetragen, erfolgt durch diesen Parameter der 215

222 Eintrag in das Versandmodul (Bereich VERSAND). Sie erhalten also für jeden Vorgang einen Eintrag, so dass Sie anhand der Datensätze im Bereich VERSAND z.b. Listendrucke bzw. Etikettendrucke sowie Exporte für das Erstellen der Versandaufträge generieren können. Immer Lieferanschrift benutzen Zudem können Sie bestimmen, ob grundsätzlich die Lieferanschrift des Kunden in den Versanddatensatz übertragen werden soll, unabhängig von der im Vorgang markierten Anschrift. In Offene Posten eintragen Erzeugt einen Eintrag in der "Offenen Posten Verwaltung" (Bereich OFFENE POSTEN), aus der auch das Mahnwesen gesteuert wird. Eingetragen werden die Daten des Vorgangs. In Fibu-Protokoll eintragen Im Fibu-Protokoll werden die Daten vorbereitend gesammelt für die Übergabe an das Modul Finanzbuchhaltung sowie das Auslesen durch die Datev-Schnittstelle. Das FiBu-Protokoll (im Bereich ABRECHNUNG - AUFTRAG BUCHUNGSLISTE) enthält die Buchungssätze, die durch diesen Parameter mit den Werten des Vorgangs bzw. der Vorgangspositionen erzeugt werden. Aktivieren Sie weder "Sammelbuchung" noch "gleiche Buchungen zusammenfassen" (vgl. folgende Beschreibung), wenn Sie für jede Vorgangsposition eine eigene Buchungszeile in der Auftrag Buchungsliste erhalten möchten. Abweichende FiBu-Buchungskonten werden dann beachtet. Sammelbuchung Die Aktivierung des Parameters Sammelbuchung bewirkt, dass pro Vorgang nur eine Buchungszeile mit den Werten des Vorgangs erzeugt wird. Hierbei wird auf die Buchungskonten aus den PARAMETERN VORGÄNGE FIBU BUCHKONTEN zurückgegriffen, abweichende FiBu-Buchungskonten werden nicht beachtet. Wenn dieses Kennzeichen nicht gesetzt ist, erhalten Sie für jede Position eine eigene Buchungszeile im FiBu-Protokoll. Dieses Kennzeichen darf nicht gesetzt sein, wenn Sie abweichende FiBu-Buchungskonten, die z.b. bei den Warengruppen hinterlegt sind, beachten lassen möchten. Gleiche Buchungen zusammenfassen Haben Sie die Option gleiche Buchungen zusammenfassen aktiviert und die Sammelbuchung ausgeschaltet, so werden Buchungen mit gleicher Warengruppe zu einer Buchungszeile zusammengefasst. Die abweichenden FiBu-Buchungskonten (aus den Warengruppen und/ oder aus dem 216

223 Artikel) werden beachtet, so dass bei Bedarf Buchungszeilen für Artikel mit abweichenden FiBU-Buchkonten erstellt werden.. Barzahlung Ist der Parameter Barzahlung aktiviert, wird anstelle des Debitoren- bzw. Kreditorenkontos das Kassenkonto verwendet und der Parameter in Offene Posten eintragen wird automatisch ausgeschaltet, so dass kein Eintrag in den Offenen Posten erfolgt. In Rechnungsausgangsjournal eintragen Die Werte des Vorgangs werden in das Rechnungsausgangsjournal eingetragen (Bereich ABRECHNUNG - RECHNUNGSAUSGANGSJOURNAL). Datensätze in FiBu-Protokoll, RA-Journal nicht stornieren (nur beim Buchen von Gutschriften) Wird eine Rechnung in eine Gutschriften gewandelt mit dem Datum des gleichen Tages sowie dem gleichen Betrag, so wird die Rechnung durch das Buchen der Gutschrift aus dem FiBu-Protokoll und dem RA-Journal entfernt. Dies geschieht nicht, wenn dieser Buchungsparameter( siehe S. 236) gesetzt ist. Vorgang nach dem Buchen Dieser Parameter bietet drei Alternativen, wie mit dem Vorgang nach dem Buchen zu verfahren ist: Sie können den Vorgang entweder in das Vorgangsarchiv verschieben oder ihn in das Archiv kopieren lassen. In beiden Fällen wird ein bereits im Archiv vorhandener Vorgang ersetzt. Alternativ können Sie den Vorgang auch löschen lassen. Das Löschen erfolgt allerdings nur gegen Rückfrage des Systems. Buchungsparameter - Register "für das Wandeln in diesen Vorgang" Im Register "für das Wandeln in diesen Vorgang" stehen Ihnen die folgenden Einstellungen zur Verfügung: Dieses Register beinhaltet Parameter "für das Wandeln" von Vorgängen. Diese Parameter beziehen sich auf Aktionen, die beim Vorgangswandel ausgeführt werden - und zwar werden die Einstellungen in den Buchungsparametern der Vorgangsart beachtet, in die gewandelt wird (Zielvorgang). VORGANGSPARAMETER FÜR DAS WANDELN 217

224 Vorgangsdatum Aktivieren Sie das Kennzeichen Vorgangsdatum und wählen Sie die gewünschte Option. Sie können für das Wandeln erreichen, dass das Vorgangsdatum des neuen Vorgangs automatisch auf das akuelle Datum gesetzt wird. Alternativ können Sie das Datum löschen lassen, d.h. es wird im neuen Vorgang solange kein Belegdatum eingetragen, bis dieser gebucht wird. Anschriftenart setzen Hiermit können Sie bestimmen, ob die Rechnungsanschrift oder die Lieferanschrift im gewandelten Vorgang verwendet werden soll. Vorgang vor dem Wandeln in Archiv kopieren (ersetzen falls vorhanden) Mit diesem Kennzeichen erreichen Sie, dass der Quellvorgang des Wandelns erhalten bleibt. Er wird vor dem Wandeln in das Register "Archiv Vorgänge" der Vorgangsbearbeitung verschoben. POSITIONEN IN NEUEN VORGANG Wählen Sie mit Hilfe der Option aus, ob die Positionen in den neuen Vorgang verschoben oder kopiert werden sollen. verschieben Im ersten Fall besteht der Ausgangsvorgang nur noch, wenn er zuvor in das Archiv der Vorgänge verschoben wurde. Das kann mit dem oben beschriebenen Parameter erreicht werden. kopieren Im zweiten Fall wird eine Kopie der Positionen im neuen Vorgang erstellt, d.h. der Quellvorgang bleibt erhalten. VORGABEN FÜR BUCHUNGSPARAMETER Kennzeichen "Lagerbestand buchen" zurücksetzen, wenn gebucht Die Vorgangsparameter "für das Buchen" werden mit einem Abgearbeitet-Kennzeichen versehen, nachdem sie verarbeitet wurden. Mit diesem Parameter können Sie für den Lagerbestand dieses Abgearbeitet-Kennzeichen wieder entfernen, damit im gewandelten Vorgang das Lager beim erneuten Verbuchen wieder abgearbeitet werden kann. Dies kann z.b. bei internen Umbuchungen der Fall sein, für die der Lagerbestand erneut (von einem auf ein anderes Lager) gebucht werden soll. 218

225 keine Lageränderung Die Einstellungen Aus- und Nach-Lager werden nicht geändert. Das bedeutet, dass die Lagereinstellungen des Ursprungsvorgangs in den zu wandelnden Vorgang (Zielvorgang) übernommen werden. Lager auf Vorgabelager der Vorgangsart setzen Die Lagereinstellung "Aus- und Nach-Lager" wird geändert in die Vorgabelager der Vorgangsart in die gewandelt wird (Zielvorgang). Beispiel: Eine interne Umbuchung soll mit einer eigens dafür eingerichteten Vorgangsart durchgeführt werden. Aus-Lager in Nach-Lager kopieren, danach Aus-Lager auf Vorgabelager der Vorgangsart setzen Die Lagereinstellung "Aus-Lager" des Ursprungsvorgangs wird in "Nach-Lager" des Zielvorgangs kopiert. Für die Einstellung "Aus-Lager" wird das Vorgabelager des Zielvorgangs gesetzt. Ursprungsvorgang von Lager A nach Lager B Zielvorgang von Lager Vorgabe nach Lager A Beispiel: Bei einem Streckengeschäft bestellt der Kunde die Ware aus dem Lager1, dann muss der entsprechende Lieferanteneingang ebenfalls in Lager1 gebucht werden. Nach-Lager in Aus-Lager kopieren, danach Nach-Lager auf Vorgabelager der Vorgangsart setzen Die Lagereinstellung "Nach-Lager" des Ursprungsvorgangs wird in "Aus-Lager" der Zielvorgangs kopiert. Für die Einstellung "Nach-Lager" wird das Vorgabelager des Zielvorgangs gesetzt. Ursprungsvorgang von Lager A nach Lager B Zielvorgang von Lager B nach Lager Vorgabe Beachten Sie: Die Kennzeichen für die Lageränderungen können nur gesetzt werden, wenn Sie 219

226 das Kennzeichen "Lagerbestand buchen zurücksetzen wenn gebucht" gesetzt haben. * MELDUNGEN * * Statusmeldung nach dem Wandeln * Die Statusmeldung informiert Sie nach dem Vorgangswandel, ob die Positionen alle oder nur zum Teil gewandelt wurden. FiBu Buchkonten An dieser Stelle definieren Sie die Buchkonten für das Erstellen der Einträge im FiBu-Protokoll (vgl. Kapitel Register "für das Buchen dieses Vorgangs"( siehe S. 214)). Diese Einträge dienen der Vorbereitung zur Übergabe an das Modul Finanzbuchhaltung bzw. an die Datev-Schnittstelle. Nach der Installation stehen Vorgaben für Vorgänge und die Kasse zur Verfügung. Register Kennzeichen/ Optionen Kennzeichen In diesem Eingabefeld können Sie wählen, ob und falls ja welcher Steuerschlüssel den Datensätzen, die in die Auftrag Buchungsliste geschrieben werden, vorangestellt werden soll. Wenn Sie die Einstellung "Keinen Steuerschlüssel voranstellen" gewählt haben, dann muss gewährleistet sein, dass alle Konten, die für die Einträge in die Auftrag Buchungsliste herangezogen werden, als Automatikkonten angelegt worden sind. Bei einer Auswahl einer der anderen beiden Optionen, bei denen ein Steuerschlüssel vorangestellt wird, darf keines der Konten ein Automatikkonto sein. Layout In diesem Feld können Sie über den Feldeditor den Text für die Einträge in der Auftrag-Buchungsliste (FiBu-Protokoll) festlegen. Kontonummer für Kasse/ Barzahlung im Vorgang Tragen Sie hier die Kontonummer ein, die anstelle des Personenkontos in die Auftrag-Buchungsliste (FiBu-Protokoll) übernommen werden soll. Dies wird beachtet für Kassenbelege sowie mit dem Parameter "Barzahlung" gebuchte Vorgänge. Register "Erfolgskonten" Wenn Sie das Kennzeichen "abweichende FiBu-Erfolgskonten verwenden" aktivieren, wird Ihnen dieses Register angezeigt. 220

227 In dieser Tabelle werden die in den Parametern hinterlegten Steuerschlüssel angezeigt. In der Spalte Kontonummer tragen Sie die Kontonummern ein, die bei Ver- bzw. Einkäufen dieses Artikels bebucht werden sollen. Für nicht verwendete Steuerschlüssel muss kein Konto hinterlegt werden. Konten, denen kein dem Steuerschlüssel entsprechender Steuersatz zugewiesen ist, werden rot dargestellt. Diese Angaben müssen korrigiert werden, wenn der entsprechende Steuerschlüssel verwendet werden soll. Arten (Vorgänge) In diesem Menü verwalten Sie alle Vorgangsarten, die im Auftragsmodul verwendet werden. Diese Felder stehen oberhalb der Register zur Verfügung: Nummer Im Kopf wird die Vorgangsnummer angezeigt, die sich ausschließlich bei der Neuanlage vergeben lässt. Im Änderungsmodus ist die Nummer nicht mehr editierbar. Vorgangsgruppe Im Feld Vorgangsgruppe wird die hinterlegte Voreinstellung ist der Eintrag "Standard". Vorgangsgruppe angezeigt. Die Eine besondere Bedeutung kommt den nachfolgend beschriebenen Vorgangsgruppen zu, da sich mit ihnen abweichende Funktionen erreichen lassen: "Sammelrechnung" Eine Vorgangsart, die als Zielvorgang beim Erstellen von Sammelrechnungen ausgewählt werden soll, muss dieser Vorgangsgruppe zugeordnet werden. Vorgänge dieser Gruppe werden im Register "Sammelrechnung" der Vorgangsbearbeitung angezeigt. "Gutschrift" Beim Erstellen von Gutschriften müssen die durch vorangegangene Vorgänge 221

228 erzeugten Änderungen zurückgenommen werden. So muss z.b. der Lagerbestand, der Umsatz, die History etc. korrigiert werden. Vorgänge der Vorgangsgruppe Gutschrift arbeiten als abgearbeitet gekennzeichnete Parameter der vorausgegangenen Vorgänge trotzdem ab, um dies zu erreichen. "Bestellung vom Kunden" Vorgänge dieser Vorgangsgruppe werden im Register "Bestellung vom Kunden" angezeigt. Die darin erfassten Mengen werden im Bestellvorschlag durch das Kennzeichen "in Kundenbestellungen" berücksichtigt. "Bestellung an Lieferant" Vorgänge dieser Vorgangsgruppe werden im Assistenten "Bestellungen schreiben" zur Auswahl angeboten. Dieser Assistent im Bereich LIEFERANTENBESTELLWESEN - Register WARENKORB - Schaltfläche BESTELLUNGEN SCHREIBEN dient dazu, die Warenkorbdatensätze in die Vorgänge "Bestellungen an den Lieferanten" zu übernehmen. "Gutschrift vom Lieferant" Für das Buchen von Lieferantengutschriften wird diese Vorgangsgruppe analog der Vorgangsgruppe "Gutschrift" benötigt. "Eingangsrechnung" Um bestellte Artikel aus dem Lieferantenbestelleingang mit dem Zubuchen einer Eingangsrechnung austragen zu lassen, muss die Vorgangsart dieser Vorgangsgruppe zugeordnet sein. Bezeichnung In diesem Feld ist die Bezeichnung der Vorgangsart hinterlegt. Die Bezeichnung der Vorgangsart kann geändert werden. Vorgangsarten - Register "Ku.-Bez./ Nr." Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Ku.-Bez/ Nr." zur Verfügung: Kurzbezeichnung In diesem Feld wird die Kurzbezeichnung angezeigt. 222

229 Nächste laufende Belegnummer Belegnummern sollten fortlaufend nummeriert sein. Im Auftragsmodul werden Sie dabei unterstützt, indem immer die nächste laufende Nummer mitgeführt wird. Den aktuellen Wert bzw. den Startwert tragen Sie einmalig hier ein. Bei Jahreswechsel laufende Beleg-Nr. zurücksetzen Soll die laufende Nummer beim Jahreswechsel zurückgesetzt werden, aktivieren Sie diese Checkbox. Empfehlenswert ist dies nur dann, wenn die Jahreszahl über eine Variable in die Belegnummer eingebunden ist. Layout für Belegnummer Zur Erstellung von Belegnummernkreisen öffnen Sie den Feldeditor. Mit dem Feldeditor können Angaben über das aktuelle Datum, in Form von Tag, Monat und Jahresangaben sowie der laufenden Nummer kombiniert werden. Beachten Sie, dass in der Belegnummer nur diese Zeichen erlaubt sind: 0 bis 9 A bis Z Punkt Unterstrich Bindestrich Minus Stern Multiplikationszeichen & ( ) + / { } Ä Ö Ü ß Kleine Buchstaben und Leerzeichen sind demzufolge nicht zulässig in der Belegnummer. Tabellenansicht für Positionen Auf die in diesem Feld hinterlegte Tabellenansicht wird in der Erfassung der Vorgangspositionen als Vorgabe zugegriffen. Über die dem Feld hinterlegte Liste sind alle erstellten Tabellenansichten zur Auswahl verfügbar. 223

230 Über die Schaltfläche gelangen Sie zur Übersicht der verfügbaren Tabellenansichten. Dort können Sie über die Schaltfläche GESTALTEN Änderungen an der Tabellenansicht vornehmen bzw. neue Tabellenansichten für die Eingabe der Vorgangspositionen erstellen. Eine Beschreibung hierzu finden Sie im Kapitel Tabellenansichten gestalten. Vorgangsarten - Register "Parameter" Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Parameter" zur Verfügung: Zu verwendende Buchungsparameter In den Parametereinstellungen Buchungsparameter( siehe S. 211) lassen sich verschiedene Buchungsparameter( siehe S. 236) erzeugen. Aus den vorhandenen Buchungsparametern wird mit diesem Eintrag der Buchungsparameter( siehe S. 236) der Vorgangsart zugewiesen. Fibu Anbindung Mit dieser Einstellung geben Sie an, ob die Erlöskonten oder die Wareneinkaufskonten als Buchungskonten dieser Vorgangsart verwendet werden sollen. Nachkommastellen - für Beträge - für Mengen Die Nachkommastellen der Preise und der Menge können in den entsprechenden Feldern eingestellt werden. Dies wirkt sich auf die Möglichkeiten der Eingabe sowie der Anzeige der Vorgangspositionen sowie den Druck aus. Leerzeilen zwischen Vorgangspositionen Die in diesem Eingabefeld hinterlegte Anzahl von Leerzeilen wird bei der Erfassung und beim Ausdruck von Vorgängen zwischen den einzelnen Positionen eingefügt. Üblicherweise sind optische Gründe der Auslöser für das Einfügen von Leerzeilen. Vorgangsarten - Register "Vorgaben" Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Vorgaben" zur Verfügung: 224

231 Vorgabe für Zahlungsbedingungen Immer Vorgabe benutzen Normalerweise werden die Zahlungsbedingungen der Adresse in den Vorgang übernommen. Um explizit die Zahlungsbedingungen, die hier in den Parametern eingegeben worden sind, bei der Neuanlage zu verwenden, aktivieren Sie dieses Kennzeichen. Felder für Skonto-Tage und Netto-Tage Diese Werte werden verwendet, falls in der Adresse, die im Vorgang verwendet wird, keine Zahlungsbedingungen angegeben sind. Hinweise zu den Feldern für die Zahlungsbedingungen finden Sie im Kapitel Zahlungsbedingungen( siehe S. 209). Vorgaben für die Umsatzsteuerkategorie - Kennzeichen immer Vorgabe für Umsatzsteuerkategorie benutzen Jedem Adressdatensatz ist eine Umsatzsteuerkategorie zugewiesen. Er wird damit als Inlands-, EU-Auslands- oder Auslandskunde eingestuft. Dies ist von Bedeutung für die Berechnung der Umsatzsteuer im Vorgang. Um eine Vorgangsart zu erstellen, in der diese dem Kunden zugewiesene Steuerkategorie zugunsten der Vorgabe in der Vorgangsart nicht beachtet wird, wählen Sie hier die Steuerkategorie aus und setzen Sie das Kennzeichen "immer Vorgabe für Umsatzsteuerkategorie benutzen". Vorgabe für "Aus Lager" und "Nach Lager" Durch diese beiden Angaben wird der Weg der Ware angezeigt. Von wo kommt die Ware her und welchen Weg geht sie? Hinweise zur Bedeutung der Felder "Aus-Lager" und "Nach-Lager" finden Sie im Handbuch zum Auftragsmodul im Kapitel über die Erfassung eines Vorgangs "Felder Aus-Lager und Nach-Lager". Diese Vorgaben gelten nur für die Neuanlage eines Vorgangs. Beim Kopieren bzw. Wandeln werden die Einstellungen des Quellvorgangs übernommen. Für das Wandeln können Sie Einfluss darauf nehmen wie im Kapitel Register "für das Wandeln in diesen Vorgang"( siehe S. 217) beschrieben. Vorgangsarten - Register "Vorgaben für Wandeln" Die in diesem Register vorgenommenen Einstellungen dienen als Vorgabewert, wenn Sie einen Vorgang des betreffenden Typs wandeln. 225

232 Vorgangsart Sie geben an, welche Vorgangsart für das Wandeln als neuer Vorgang vorgeschlagen werden soll. Vorgangs-Vorgabebezeichnungen Das Feld Vorgangsbezeichnung im Register "Adresse" der Vorgangserfassung wird in der Übersicht der Vorgänge angezeigt. Falls Sie wiederkehrende Vorgangsbezeichnungen verwenden, können Sie diese zur Vereinfachung der Eingabe hier hinterlegen. Die Vorgaben können in der Vorgangserfassungsmaske dann aus einer Listbox ausgewählt werden. Feste Lager In den Parametern der Vorgangsarten( siehe S. 221) können Sie im Register "Vorgaben" die Aus- und Nach-Lager einer Vorgangsart einstellen. Falls Sie besondere Lager wie z.b. "Ausstellung", "Kundendienstfahrzeug", "Nebenlagerhalle", etc. benutzen, so kann es unter Umständen notwendig sein, Warenbewegungen in diese Lager auch durch Umbuchen der Mengen in der Warenwirtschaft zu belegen. Wenn Sie nun eine eigene Vorgangsart dafür einrichten möchten, die z.b. immer eine Umbuchung von dem "Aus-Lager" - Standardlager in das "Nach-Lager" - Ausstellung vornehmen soll, so gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor: 1. Richten Sie zunächst in den Parametern der Artikel das benötigte Stammlager( siehe S. 204) ein. Dies ist im Beispiel das Lager Ausstellung. Sie können auch Buchstaben in der Lagernummer verwenden zur leichteren Zuordnung. 2. Nun richten Sie hier in den Parametern das Feste Lager ein. Die interne Nummer wird von der Software benötigt. Sie wird automatisch vergeben. Im Feld Lagernummer tragen Sie die Nummer des gewünschten Lagers ein. Im Beispiel hat das Stammlager die Lagernummer "AUSSTELLUNG" erhalten, die hier in dieses Feld eingetragen worden ist. Nun können Sie in den Parametern der Vorgangsart( siehe S. 221) im Register "Vorgaben" auf das feste Lager zugreifen bei der Auswahl der Aus- und Nachlager. 226

233 Infoblattbezeichnungen Mit diesen Einstellungen werden die Infoblattvariablen deklariert. Mit Hilfe der Infoblatt-Felder können Sie zusätzliche Informationen im Vorgang speichern, wie bereits im Kapitel Infoblatt der Vorgangserfassung im Handbuch des Modul Auftrag beschrieben. Die vorgegebenen Infoblätter 0-14 können Sie verändern, in dem Sie eine andere Bezeichnung vergeben. Der Eintrag im Feld Bezeichnung wird in der Vorgangserfassung angezeigt. Angaben, die Sie im Feld Vorgabebezeichnungen machen, werden in der Auswahlliste des Infoblattfeldes angeboten. Einträge, die durch Komma getrennt sind, werden in der Liste untereinander zur Auswahl verwaltet. Mit Hilfe der Schaltfläche können Sie neue Infoblatt-Variablen erstellen. Um die Angaben der Infoblatt-Felder des Vorgangs in den Druck einzubinden, stehen Ihnen im Druckdesigner die entsprechenden Variablen im Bereich "Variablen - AktVog.IB" zur Verfügung. Lieferantenbestellwesen (Parameter) Die Parametereinstellungen Lieferantenbestellwesen aus. in diesem Bereich wirken sich auf das Bestellvorschlag Angezeigt wird hier die gleiche Maske, wie sie bei Aufruf des Breichs L.-Bestellwesen erscheint. An dieser Stelle treffen Sie die Voreinstellung für die aktivierten Kennzeichen. Diese werden beim ersten Aufruf innerhalb einer Programmsitzung als Vorgabe berücksichtigt. Abweichende Einstellungen werden innerhalb einer Programmsitzung, d.h. solange Sie sich nicht abmelden, gespeichert. Mit der nächsten Anmledung am Programm werden die hier in den Parametern vorgegebenen Einstellungen wieder berücksichtigt. Die Bedeutung der einzelnen Optionen ist dokumentiert im Handbuch des Modul Auftrag im Kapitel "Lieferanten Bestellwesen - Register "Bestellvorschlag". 227

234 Versand (Parameter) Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich aus auf den Bereich VERSAND. Hier können Sie alle von Ihnen verwendeten Versandarten definieren. Sie können die Einstellungen bereits vorhandener Versandarten auf Ihre Bedürfnisse anpassen, nicht benötigte löschen und zusätzliche Versandarten neu anlegen. Arten (Versand) Die Felder zur Definition einer Versandart in den Parametern sind auf Register verteilt. Die Felder im Kopf der Eingabemaske bleiben jedoch immer sichtbar. Versandnummer Tragen Sie die Versandnummer ein. Diese Nummer dient der internen Verwaltung in der Software. Die Versandnummer muss eindeutig sein, d.h. sie darf für keine andere Versandart verwendet werden. Versender Hier können Sie den Versender hinterlegen. Dies ist der Name des Postunternehmens, des Kurierdienstes, der Spedition etc. Versandart Tragen Sie hier die Versandart des Versenders ein, deren Einstellungen Sie im folgenden vornehmen möchten. Alle drei Werte können ausschließlich bei der Neuanlage einer Versandart vergeben werden. Im Ändern- Modus sind diese Angaben nicht mehr editierbar. Die Versender können aus einer Listbox ausgewählt werden. Tragen Sie zum ersten Mal einen neuen Versender ein, steht dieser nach Schließen der Versandparameter und dem erneuten Öffnen ebenfalls zur Verfügung. Versandarten - Register "Allgemein" Im Register "Allgemein" stehen Ihnen die folgenden Felder zur Verfügung: Kundendaten (für alle Versandarten des Versenders) Kundennummer In dieses Feld tragen Sie die Kundennummer ein, unter der Sie beim Versender geführt werden. 228

235 Absendebelegnummer Arbeitet der Versender wie bspw. UPS mit fortlaufenden Absendebelegnummern, tragen Sie die aktuelle Nummer in das gleichnamige Datenfeld ein. Paketnummer Art der Prüfziffer Für den Aufbau der Paketnummern des Versenders "UPS" ist das Einbinden einer Prüfziffer erforderlich. Sie können daher für diese Versandarten hier die Auswahl UPS-Prüfziffer treffen. Nächste lfd. Paketnummer Sind die Paketnummern fortlaufend, so wird in diesem Feld die nächste laufende Nummer fortgeschrieben. Layout für Paketnummer Mit dem Feldeditor kann die Zusammensetzung der Paketnummer verändert werden, wenn beispielsweise die Kundennummer mit ausgegeben werden soll. Optimierung der Paketnummer Die Optimierung der Paketnummer Paketnummerierung im Versandmodul. sorgt für eine lückenlos fortlaufende Durch Aktivierung dieser Option werden die Paketnummern in den Versanddatensätzen in der Übersicht (Register "Versand") geändert, wenn Einträge aus den Versanddatensätzen entfernt werden. Preisangaben Alle Tarifbeträge sind inkl. Steuer Aktivieren Sie diese Checkbox, so werden die Tarifbeträge bei der Eingabe in den Parametern als Bruttobeträge, inkl. ges. MwSt. angesehen. Steuerschlüssel bei Verkauf Hier geben Sie an, welcher Steuerschlüssel bei Verwendung dieser Versandart für den Frachtartikel im Vorgang zum Einsatz kommt. Versandarten - Register "Kennzeichen" In diesem Register stehen Ihnen die folgenden Optionen zur Verfügung: Register ausblenden Zur leichteren Erfassung können Sie Register ausblenden. 229

236 Versandart gilt nur für das Versenden im folgenden Land Falls die betreffende Versandart nur in ein bestimmtes Land ausgeführt werden kann, so tragen Sie dieses Land in dieses Feld ein. Sie erhalten dann im Vorgang vor dem Speichern eine entsprechende Meldung, falls die zugewiesene Adresse ein anderes Landeskennzeichen besitzt. Versandarten - Register "Nachnahme" Die Berechnung der Nachnahmegebühr kann auf zwei verschiedene Arten erfolgen. Entweder erfolgt ein prozentualer Zuschlag oder es werden feste Beträge aufgeschlagen. NACHNAHMEBERECHNUNG NACH PROZENTUALEM ZUSCHLAG Nachnahme Zuschlagssatz Der Zuschlag wird als Prozentsatz hier eingetragen. Mind. Zuschlagssatz Sollte der prozentuale Zuschlag nicht den angegebenen Mindestzuschlag erreichen, wird dieser Wert statt dessen verwendet. NACHNAHMEBERECHNUNG NACH FESTEM ZUSCHLAG Zuschlag bei NN <= Grenze Wird der im Feld "Nachnahme Grenze" angegebene Wert unterschritten oder erreicht, wird der in diesem Feld angegebene Betrag aufgeschlagen. 230

237 Nachnahme Grenze Der als Grenzwert geltende Betrag für die Auswahl eines der beiden Zuschläge. Zuschlag bei NN > Grenze Wird der im Feld "Nachnahme Grenze" angegebene Wert überschritten, wird der hier angegebene Betrag aufgeschlagen. Versandarten - Register "Versicherung" Die folgenden Felder stehen in diesem Register zur Verfügung: VERSICHERUNG Freibetrag Liegt der Wert einer Sendung unter dem angegebenen Freibetrag, wird kein Zuschlag für die Versicherung erhoben. Max. Versicherungswert Eine Sendung kann maximal bis zur hier angegebenen Obergrenze versichert werden. VERSICHERUNG NACH FESTEM ZUSCHLAG Stufung Richtet sich der feste Zuschlag ebenfalls nach dem Wert der Sendung, kann eine Stufung eingerichtet werden. Der Zuschlag wird somit je Stufungsschritt erhoben. Beträgt der Wert der Sendung beispielsweise 3.000,- EUR und die Stufung ist mit 1.000,- EUR eingetragen, wird der Zuschlag dreimal fällig. Zuschlag Dies ist der Betrag, der je Stufung fällig wird. VERSICHERUNG NACH PROZENTUALEM ZUSCHLAG 231

238 Zuschlag (in %) Der prozentuale Zuschlag ist einfach ein Aufschlag auf den Rechnungsbetrag. Der hier angegebene Prozentsatz wird auf den Wert der Sendung aufgeschlagen. Versandarten - Register "Zonen" Die Zonen bestimmen die Entfernungsbereiche/ Postleitzahlenbereiche in die diese Versandarten geliefert werden können. Von den Zonen abhängig ermitteln sich die Tarife (vgl.. Kapitel Register "Tarife"( siehe S. 232) ). Während es für Sendungen mit der Post üblicherweise nur eine Zone für Inlandsendungen gibt, orientieren sich die Preise anderer Versender wir bspw. UPS an unterschiedlichen Entfernungen. Die Definition erfolgt, indem Sie einen Postleitzahlenbereich bestimmen und ihn einer Zone zuordnen. Die Angaben erfolgen hierbei direkt in der Tabellenansicht. Wie viele Postleitzahlenbereiche Sie in der Tabelle eintragen können, bestimmen Sie durch die Angabe im Feld Anzahl der Zonen. Beachten Sie: Die Angabe im Feld "Von PLZ" muss die gleiche Anzahl der Stellen aufweisen wie die Angabe im Feld "bis PLZ". Für Länder, die einen anderen Aufbau der Postleitzahlen haben, z.b. vierstellige Nummern oder Buchstaben-Zahlen-Kombinationen, müssen Sie eigene Versandarten erstellen, in denen Sie die entsprechenden Zonen definieren. Versandarten - Register "Tarife" Die Entfernung ist nur ein Kriterium zur Ermittlung des Tarifs. Sie wurde bereits durch die Einteilung in Zonen bestimmt. Das zweite Kriterium ist das Gewicht der Sendung. Überträgt man diese beiden Angaben in eine Tabelle, in deren Spalten die Zonen und in deren Zeilen die Gewichtsgrenzwerte eingetragen sind, kann man in den Schnittpunkten den Tarif ablesen. Einen solchen Aufbau erhalten Sie in der Ansicht dieses Karteireiters. Versandarten - Register "Aufschlag" Werden vom Versender für bestimmte Gebiete Zuschläge erhoben, werden diese hier hinterlegt. In diesem Register stehen Ihnen die folgenden Felder zur Verfügung: 232

239 Sie geben in einer Tabelle die Postleitzahlenbereiche an, für die ein Zuschlag erhoben wird. Mindestbetrag Sie bestimmen einen Mindestbetrag des Aufschlags, der immer erreicht sein muss. Betrag pro kg Sie geben den Aufschlag pro Kilogramm der Sendung an. Anzahl der Tarife Die Anzahl der Bereiche wird durch die Einstellung Anzahl der Tarife definiert. Offene Posten (Parameter) Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf den Bereich Offene Posten aus, in welchem u.a. das Mahnwesen integriert ist. Parameter (Offene Posten) Für den Bereich Offene Posten können folgende Einstellungen gewählt werden: Parameter für Offene Posten Mahnung ab Betrag / Vorgabe Zahlungsziel... Wählen Sie diese Zeile aus, öffnet sich über die Schaltfläche "EIGENSCHAFTEN" ein Fenster: In der ersten Zeile kann ein Mindestbetrag hinterlegt werden, unter dem keine Mahnung erstellt wird. Ist in dieser Zeile das Kennzeichen "nur für fällige Beträge" aktiviert, so werden beim Prüfen des Mahnbetrags (im Mahnungsdruck) nur die Offene Posten beachtet, die zum angegebenen Mahndatum fällig sind. Im Feld "Zahlungsziel für Mahnung" kann eine Vorgabe der Zahlungsfrist für die Mahnung vorgenommen werden. Wann die Fälligkeit der Forderung beginnt, wird im Feld "Fälligkeit der Forderung beginnt 233

240 mit" festgelegt werden. Auswahlmöglichkeiten: Über die hinterlegte Listbox haben Sie folgende dem Rechnungsdatum dem Rechnungsdatum plus 1 Tag dem Rechnungsdatum plus 2 Tage dem Rechnungsdatum plus 3 Tage Inkasso Hier hinterlegen Sie die Adressnummer des Inkassobüros sowie Benutzerkennung und Passwort für das Inkassoportal. Nähere Informationen zum Thema Inkasso finden Sie im Anhang des modulübergreifenden Teiles im Kapitel Inkasso. Parameter für OP-Ausgleich - OP nicht löschen bei OP-Ausgleich mit Zahlungsverkehr - OP nicht löschen bei OP-Ausgleich mit Zahlungsverkehreingang - Buchungssatz erstellen bei OP-Ausgleich durch Zahlungsverkehrseingang Sie geben damit an, ob der OP-Eintrag beim Ausgleich eines OP s über den Zahlungsverkehreingang oder Zahlungsverkehrausgang gelöscht werden soll oder ob er erhalten bleibt. Beim Buchen der Zuweisung eines Offenen Posten über den Zahlungsverkehreingang kann auch ein Buchunssatz in der Auftragsbuchungsliste oder der Fibu erstellt werden. Dies bewirkt die Aktivierung des Kennzeichens "Buchungssatz erstellen bei OP-Ausgleich durch Zahlungsverkehreingang". Einstellungen für manuellen OP - Ausgleich - Ausgleich mit Preisnachlass möglich - Bei Mehrfach-Auswahl OP's zu einem Zahlungsverkehrsdatensatz zusammenfassen Sind diese Punkte inaktiv, so kann entweder der offene Posten nur komplett ausgeglichen werden bzw. bei einem Teilausgleich bleibt der Restbetrag bestehen. Es folgt eine weitere Option für den manuellen OP-Ausgleich. Durch die Aktivierung besteht die Möglichkeit, OP s bei Mehrfachauswahl zu einem Datensatz im Zahlungsverkehr zusammenzufassen. Bei manuellem OP - Ausgleich Zahlungsverkehrsdatensatz erstellen In diesem Abschnitt legen Sie für die verfügbaren Zahlungsarten fest, ob ein Eintrag im Zahlungsverkehrsmodul erstellt werden soll, wenn ein offener Posten manuell ausgeglichen wird. Bei OP-Ausgleich durch Auftrag-Buchungsliste erstellen Zahlungsverkehrseingang Buchungssatz in In diesem Abschnitt legen Sie für die verfügbaren Zahlungsarten fest, ob bei OP-Ausgleich durch Zahlungsverkehrseingang ein Buchungssatz in der 234

241 Aufttragsbuchungsliste erstellt werden soll. Mahnstufen Im Bereich der Offenen Posten ist das Mahnwesen integriert. Wann ein Kunde gemahnt werden soll, ob die Mahnung mit einer Mahngebühr oder einem Zinssatz belegt werden soll, tragen Sie in diesem Bereich der Parameter ein. Sie können insgesamt neun Mahnstufen in Ihrem System anlegen und verwalten. Da Sie üblicherweise nicht derart viel Geduld auf säumige Zahler verwenden, sollten neun Mahnstufen mehr als ausreichend für alle auftretenden Eventualitäten sein. Die hinterlegten Angaben für alle Mahnstufen werden in einer Tabellenübersicht dargestellt. Wählen Sie eine Mahnstufe aus und betätigen die Schaltfläche ÄNDERN, gelangen Sie in die Erfassungsmaske. Vervollständigen Sie die Angaben über die Anzahl der Tage, nach deren Ablauf gemahnt werden soll und die Werte des zu berechnenden Zinssatzes sowie der Mahngebühr. Für das Fortschreiben der Offenen Posten ist der Abstand zwischen den Mahnstufen maßgeblich. Das folgende Beispiel soll dies verdeutlichen: Haben Sie z.b. die Mahnstufen vorgegeben wie folgt: Mahnstufe 1-14 Tage Mahnstufe 2-28 Tage Mahnstufe 3-42 Tage. Der Offene Posten wird erstellt unter Mahnstufe 0. Zur ersten Mahnung wird er 14 Tage später vorgeschlagen. Mit dem Druck dieser ersten Mahnung wird die Mahnstufe auf 1 gesetzt. Da die Differenz zur Mahnstufe 2 14 Tage beträgt, wird das Datum der nächsten Mahnung um 14 Tage fortgeschrieben, ausgehend von dem im Druck der Mahnung angegebenen Mahndatum. Hat der Offene Posten die letzte definierte Mahnstufe (im Beispiel 3) zugewiesen bekommen, so bleibt das Datum der nächsten Mahnung im Offenen Posten leer. In der Folge wird der Offene Posten nur auf den Mahnungen berücksichtigt, wenn andere OP's des Kunden zur Mahnung fällig sind. Ist im Adressdatensatz eines Kunden über das Register "Bank / Zahlungsmodalität" im 235

242 Feld "abw. Mahnzeiten" eine Hinterlegung getroffen, dann kommt die Vorgabe der Tage aus den Mahnparametern nicht zum Tragen. Beim Erreichen dieser Mahnstufe... - Offener Posten für Mahnbescheid vormerken - Offener Posten für Inkassoübergabe vormerken Nähere Informationen entnehmen modulübergreifenden Teiles. Sie dem Kapitel Inkasso im Anhang des Kasse (Parameter) Buchungsparameter (Kasse) An dieser Stelle im Programm erstellen Sie die Buchungsparameter, die maßgeblich für die Aktionen wie z.b. das Bewegen des Lagerbestands, z.b. das Erstellen der Offenen Posten oder z.b. dem Eintrag im FiBu-Protokoll (Auftrag-Buchungsliste) verantwortlich sind. Im Bereich BEARBEITEN - PARAMETER - KASSE - KASSENDEFINITIONEN hinterlegen Sie im Register "Parameter" den entsprechenden Parameter (siehe Kapitel Kassendefinition ). Die Eingabe der Buchungsparameter ist in die zwei Register Eingabeparameter" und "für das Buchen eines Kassenbelegs" unterteilt. "sonstige Die sonstigen Parameter bestimmen Vorgaben für die Erfassung der Kassenpositionen, wogegen die Parameter für das Buchen steuern, was beim Buchen eines Kassenbeleges abgearbeitet wird. Eine Beschreibung der Funktion der verfügbaren Optionen finden Sie im Kapitel Buchungsparameter( siehe S. 211) der Parameter der Vorgänge, da die Funktionsweise analog auch für die Kasse gilt. FiBu-Buchkonten (Kasse) In diesem Bereich werden die Einstellungen für die Konten angezeigt, auf die beim Erstellen der Einträge in der Auftrag-Buchungsliste (FiBu-Protokoll) zurückgegriffen wird. Für die Daten aus den Kassenbelegen wird auf die Einstellungen aus "Standard (Kasse)" zurückgegriffen. Kassendefinition Nehmen Sie hier grundlegende Einstellungen für das Erscheinungsbild der Kasse im Programm vor. Wählen Sie hierzu aus der Übersicht die Kasse aus und betätigen Sie die 236

243 Schaltfläche ÄNDERN, um in die Kassendefinition zu gelangen. Nummer Im oberen Bereich sehen Sie die Nummer der Kasse Kurzbezeichnung Sie können ihr eine Kurzbezeichnung vergeben. Diese wird in der Übersicht der verfügbaren Kassen verwendet. Bezeichnung Zusätzlich können Sie eine Bezeichnung vergeben. Kasse kann benutzt werden Durch Aktivieren der Checkbox "Kasse kann benutzt werden", machen Sie die Kasse für den Einsatz verfügbar. Durch das Deaktivieren wird diese Kasse nicht mehr angezeigt. Weitere Eingaben nehmen Sie in den in den nachfolgenden Kapiteln beschriebenen Registern vor. Kassendefinition - Register "Nummer / Berechtigung" Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Nummer/ Berechtigung" zur Verfügung: Nächste laufende Belegnummer Belegnummern sollten fortlaufend nummeriert sein. Im Auftragsmodul werden Sie dabei unterstützt, indem immer die nächste laufende Nummer mitgeführt wird. Den aktuellen Wert bzw. den Startwert tragen Sie einmalig hier ein. Bei Jahreswechsel laufende Beleg-Nr. zurücksetzen Soll die laufende Nummer beim Jahreswechsel zurückgesetzt werden, aktivieren Sie diese Checkbox. Empfehlenswert ist dies nur dann, wenn die Jahreszahl über eine Variable in die Belegnummer eingebunden ist. 237

244 Layout für Belegnummer Das Layout für die Belegnummer ist bereits voreingestellt und kann nicht abgeändert werden. Berechtigungsgruppe In den Berechtigungsstrukturen der Benutzer können Sie einstellen, auf welche Berechtigungsstrukturen im Bereich Kasse eine Benutzergruppe Zugriff hat. Falls Sie die Kasse einer der Berechtigungsgruppen 0-9 zuweisen, so hat ein Benutzer nur Zugriff auf diese Kasse, wenn er die erforderliche Berechtigung besitzt. Mit der Auswahl "nicht zugeordnet" ist die Kasse für alle Benutzer mit Zugriff auf den Bereich Kasse unabhängig von der Berechtigungsgruppe verfügbar. Kassendefinition - Register "Parameter" Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Parameter" zur Verfügung: Zu verwendende Buchungsparameter In diesem Feld werden die zu verwendenden Buchungsparameter( siehe S. 236) für diese Kasse ausgewählt. FiBu-Anbindung - Buchungskonten Wählen Sie in diesem Feld aus, welche Buchungskonten verwendet werden sollen beim Abarbeiten des Buchungsparameters "In FiBu-Protokoll eintragen". Kassendefinition - Register "Vorgaben" Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Vorgaben" zur Verfügung: 238

245 Adressnummer Kassenvorgänge werden vergleichbar wie Vorgänge einer Adressnummer zugewiesen, um Umsätze oder Historyeinträge einwandfrei und vollständig nachvollziehen zu können. Üblicherweise legen Sie eine eigene Kassenadresse in Ihren Stammdaten( siehe S. 300) an, um die Belege der Laufkundschaft darauf zu buchen. Diese Kassenadresse tragen Sie in diesem Eingabefeld ein. Selbstverständlich besteht innerhalb der Kassenbearbeitung jederzeit die Möglichkeit, eine andere Adresse auszuwählen, falls z.b. einer Ihrer Stammkunden Ihre Filiale aufsucht und Waren gegen Barzahlung mitnimmt. Kassenwährung - Währung/Währung 2 Die Kasse bietet die Möglichkeit, einen Zahlbetrag in zwei verschiedene Währungen aufgeteilt entgegenzunehmen. Die Voreinstellung der Währungen für die beiden Eingabefelder ("Gegeben 1" und "Gegeben 2") wählen Sie hier aus allen verfügbaren Währungen aus. Zahlungsarten - Zahlungsart 1/ Zahlungsart 2 Eine Kassenzahlung kann durch unterschiedliche Zahlungsarten erfolgen. Zur Auswahl stehen die folgende Möglichkeiten: Bar Scheck Auf Rechnung Kreditkarte Maestro-Karte (ec-karte) Bareinlage/ -entnahme Wählen Sie die häufigste Zahlungsart in Ihrem Unternehmen als Voreinstellung aus. Ausgabebeleg Stellen Sie in diesem Feld die Vorgabe ein, auf welche Art der Beleg beim Verbuchen 239

246 gedruckt werden soll. Mit dem Eintrag <ohne Beleg> wird der Kassenvorgang zwar verbucht, aber nicht ausgedruckt. Vorgabe für "Aus Lager" und "Nach Lager" "Aus Lager" bestimmt den Ursprungsort der Ware, von dem die in der Position eingetragene Menge abgebucht wird. "Nach Lager" bestimmt den Zielort der Ware. Das Lager kann ausschließlich aus der verfügbaren Auswahl gewählt werden. Eine Eingabe in einem dieser Felder ist nicht möglich. Die Funktion der Lagerangabe ist identisch, mit der der Vorgangsbearbeitung. Kassendefinition - Register "Ansicht" Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Ansicht" zur Verfügung: Diese Einstellungen beeinflussen die Farbgebung der Displayanzeige im Kassenmodul. Ein Mausklick auf die Felder öffnet eine Auswahlliste mit der verfügbaren Farbpalette. Ein weiterer Mausklick auf die gewünschte Farbe nimmt die Farbzuweisung vor. Kassendefinition - Register "Stückelung/Info" Die folgenden Felder stehen Ihnen im Register "Stückelung/ Info" zur Verfügung: Stückelung der Einlage Die Erfassung der Kasseneinlage und des Kassenabschlusses erfolgt in einer Maske, die für jede Münzgröße und jeden Schein ein eigenes Eingabefeld bietet. Unterschiedliche Währungen verfügen über unterschiedliche Münz- und Scheingrößen. Indem Sie diese Größen durch Semikolon getrennt in den beiden Eingabefeldern eintragen, passen Sie den Aufbau der Maske der eingesetzten Währung an. Erfolgt in den Feldern kein Eintrag, wird die Vorgabe für Deutschland verwendet. 240

247 Abrechnung (Parameter) Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf den Bereich Abrechnung Zahlungsverkehr und im Modul Lohn auf die Nettolohnberechnung aus. Parameter (Lohn) Parameter für Einzugsstellen Einzugsstellennummer der Bundesknappschaft Dieses Feld wurde eingefügt, damit die Software die Abgaben für geringfügig Beschäftigte an die Bundesknappschaft korrekt verwalten kann. Die hier angegebene Einzugsstelle wird im Programm immer an Stelle der Bundesknappschaft ausgegeben, z.b.: bei dem Beitragsnachweis für Bundesknappschaft. Abweichende Einzugsstellennummer für Umlage Seit werden die Abgaben zur Umlage grundsätzlich an die Einzugsstelle entrichtet, die in den Mitarbeiter-Stammdaten( siehe S. 300) hinterlegt wurde. In bestimmten Sonderfällen werden diese Abgaben an EINE Einzugsstelle abgeführt, welche an dieser Stelle der Parameter eingegeben werden kann. Vorgaben für Lohnkorrektur Hier werden die Lohnarten für Nachzahlung an bzw. für Rückerstattung vom Mitarbeiter hinterlegt. Lohnart für Nachzahlung an Mitarbeiter Möchten Sie über den Bereich "Lohnkonto" eine Abrechnungskorrektur für einen abgeschlossenen Abrechnungsmonat durchführen, so ist es erforderlich hier vorab eine Lohnart für eine Nachzahlung an den Mitarbeiter zu hinterlegen. Lohnart für Rückerstattung vom Mitarbeiter Möchten Sie über den Bereich "Lohnkonto" eine Abrechnungskorrektur für einen abgeschlossenen Abrechnungsmonat durchführen, so ist es erforderlich, hier vorab eine Lohnart für eine Rückerstattung vom Mitarbeiter zu hinterlegen. Informationen über die Einrichtung dieser beiden Lohnarten erhalten Sie im Abschnitt Stammdaten( siehe S. 300) - Lohnarten - Beispiele für Lohnarten in diesem Handbuch. Lohnsteuerabführung aus Korrekturen an das Finanzamt nach Zuflussprinzip melden: Mit dieser Einstellung wird die Lohnsteuer aus Korrekturen immer in dem Monat gemeldet, in dem die Korrektur ausgelöst wurde (z.b. im März wird die Januar-Abrechnung geändert, wodurch sich auch eine geänderte Lohnsteuer ergibt. Die Korrektur der Lohnsteuer wird bei der Lohnsteueranmeldung für März berücksichtigt.). nach Entstehung melden: Mit dieser Einstellung muss eine korrigierte Lohnsteueranmeldung für das Ursprungsmonat eingereicht werden (z.b. im März wird die Januar-Abrechnung geändert, wodurch sich auche eine geänderte Lohnsteuer ergibt. Es muss nun eine korrigierte Lohnsteueranmeldung für Januar eingereicht werden.). 241

248 Bei Änderung Lohnarten in Abrechnungsvorgaben, Mitarbeitern, Krankenkassen bzw. Hier legen Sie fest, wie sich das Programm verhalten soll, wenn Abrechnungsvorgaben oder die genannten Stammdatenbereiche verändert werden. Bei der automatischen Rückrechnung Hier legen Sie fest, ob bei einer automatischen Rückrechnung immer alle Monate und Jahre berücksichtigt werden oder nur die Monate bis zum Januar des letzten Jahres beachtet werden Standardmäßig ist hier die Option "nur die Monate bis zum Januar letzten Jahres beachten" aktiviert. Auswertungsdrucke / Belege Diese Option ist zu aktivieren, wenn Auswertungsdrucke nicht mit der Kennzeichnung "Vorläufig" ausgegeben werden sollen. Systemvorgaben (Lohn) Wird im Januar eines neuen Abrechnungsjahres das aktuelle Lohnupdate installiert, werden für das neue Jahr die Systemvorgaben (zur Nettolohnberechnung) erweitert. Diese Vorgaben können nicht abgeändert werden. Hier sind viele Einstellungen hinterlegt, die aufgrund gesetzlicher Regelungen vorgegeben sind. Z.B.: Beitragsbemessungsgrenzen und Bezugsgrößen Beitragssätze zur Renten- und Arbeitslosenversicherung Zusätzlicher Beitragssatz zur Krankenversicherung und Pflegeversicherung für Arbeitnehmer Angaben für Geringfügige Beschäftigungsverhältnisse (Pauschale 242

249 Krankenversicherung, Pauschale Rentenversicherung und Pauschalsteuer) Niedriglohngrenze (Gleitzone) - Gleitzonenfaktor Geringverdienergrenze Mindest-Rentenversicherungsgrenze (Aufstockung) Grundlohn-Monatswochenfaktor Grundstundenlohngrenze für Steuer bzw. Sozialversicherung (Sonntags-, Feiertagsund Nachtzuschläge) Beachten Sie: Da diese Berechnungsvorgaben vom Anwender nicht angepasst werden können, ist es unbedingt erforderlich, bei gesetzlichen Änderungen einer dieser Vorgaben, das entsprechende Update zu installieren. Abrechnungsvorgaben (Lohn) In diesem Programmteil werden Werte hinterlegt, die grundsätzlich für den Mandanten, unabhängig vom Mitarbeiter Gültigkeit haben. Bitte lassen Sie diesem Kapitel Ihre besondere Aufmerksamkeit zukommen, da in diesen Abrechnungsvorgaben die wichtigsten und folgenreichsten Angaben für die Nettolohnberechnung gemacht werden. Für die zurückliegenden Jahre können Sie Vorgabewerte einsehen. Die aktuellen (gültigen) Werte sind grün hinterlegt. Beachten Sie: Wird für einen Mitarbeiter über den Bereich "Lohnkonto" eine Lohnkorrektur vorgenommen, muss gewährleistet sein,dass alle Vorgaben in diesem Parameter für den Zeitraum der Abrechnungskorrektur bis zum aktuellen Abrechnungsmonat verfügbar und korrekt eingetragen sein müssen. Mit diesen Daten wird die Nettolohnberechnung der Änderung durchgeführt. Die Hinterlegung der Abrechnungsvorgaben erfolgt über mehrere Register. Kirchen.-St./Soli./Kammer. / BG: Kirchensteuer Im Feld Kirchensteuerkennzeichen können verschiedene Eingaben vorgenommen werden, wobei diese vom jeweiligen Bundesland abhängig sind. Das für Sie gültige Kennzeichen erfragen Sie bitte bei Ihrem zuständigen Finanzamt, Steuerberater oder entnehmen es aus den gültigen Steuertabellen. Muss ein monatlicher Mindestbetrag an Kirchensteuer entrichtet werden, so wird dieser in dem Feld Mindest-Betrag eingetragen. Darunter hinterlegen Sie den zutreffenden Kirchensteuersatz in Prozent. Je nach Bundesland kann dieser unterschiedlich sein. Auch hier holen Sie sich die Auskunft über den in Ihrem Bundesland gültigen Satz bei Ihrem zuständigen Finanzamt oder Steuerberater. 243

250 Solidaritätszuschlag Der gesetzlich gültige Solidaritätszuschlag wird von der Lohnsteuer berechnet. Tragen Sie hier den Prozentwert ein. Kammerbeitrag Im Saarland und in Bremen sind Kammerbeiträge abzuführen. Dieser wird errechnet, wenn in den Personalstammdaten das Kammerbeitragskennzeichen gesetzt ist. Im Feld Mindest-LSt.-Bruttobezüge, hinterlegen Sie das Steuerbrutto, ab welchem Kammerbeitrag erhoben werden soll. Soll der Kammerbeitrag nur bis zu einem bestimmten Steuerbrutto berücksichtigt werden und darüber liegende Beträge beitragsfrei bleiben, so geben Sie diesen EUR-Betrag im Feld Max.-LSt.-Bruttobezüge ein. Berufsgenossenschaft: Hier hinterlegen Sie die Obergrenze für die Berufsgenossenschaft als EUR Betrag. Weitere Vorgaben Vorgaben Geben Sie im Feld Stunden pro Woche die durchschnittliche Gesamtstundenzahl je Woche zur Berechnung des 3/6 Monatsdurchschnitts bei Angestellten mit festen Monatsbezügen ein. Diese Hinterlegung ist also nur erforderlich, wenn für einem Angestellten ein Durchschnittslohn errechnet werden soll. Die Vorgabe wird Ihnen bei der Neuanlage eines Mitarbeiterdatensatzes im dafür vorgesehenen Feld vorgeschlagen, kann bei Bedarf aber abgeändert werden. Kostenstelle für AG-Anteile Arbeiten Sie mit Kostenstellen, hinterlegen Sie die Kostenstelle der Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung. Die Vorgabe wird Ihnen bei der Neuanlage eines Mitarbeiterdatensatzes im dafür vorgesehenen Feld vorgeschlagen, kann bei Bedarf aber abgeändert werden. Lohnart für VWL-Abrechnung: Eingabe der Arbeitnehmerlohnart für die Vermögenswirksamen Leistungen. Definition für Monatsdurchschnittsberechnung Hier geben Sie vor, was zur Berechnung der Bruttobasis und der Stundenzahl für den Monatsdurchschnitt zu Grunde gelegt werden soll. Lohnsteuerrückerstattung Wird der Lohnsteuerjahresausgleich über Büro Plus NexT erzeugt und soll eine Lohnsteuerrückerstattung erfolgen, so ist diese Option aktiv zu setzen. Vorgabe für Umlagepflicht (gültig ab ) 244

251 Ist Ihr Unternehmen von der Umlage befreit ( 11 Ausnahmevorschriften), ist das entsprechende Kennzeichen zu aktivieren. Wenn dieses Kennzeichen aktiviert wird, wird für alle Mitarbeiter (ab dem Gültigkeitsdatum) keine Umlage berechnet. Bei bestehender Umlagepflicht ist der entsprechende Umlageschlüssel auszuwählen. Zur Verfügung stehen: 1 Umlagepflichtig nach U1 + U2 2 Umlagepflichtig nach U2 Grundsätzlich gilt: Die Abgaben zur Umlage sind an jene Einzugsstelle zu entrichten, die in den Mitarbeiter-Stammdaten( siehe S. 300) hinterlegt ist. Ist dies nicht der Fall, muss das Kennzeichen "Mitarbeiter haben abweichende Einzugsstelle für die Umlage" aktiviert werden. Beachten Sie: die abweichende Einzugsstelle muss zusätzlich unter Menüpunkt BEARBEITEN - PARAMETER - Eintrag: ABWEICHENDE EINZUGSSTELLENNUMMER FÜR UMLAGE hinterlegt werden. Beachten Sie die Neuregelung der Umlagepflicht ab : Durch das Umlageverfahren U1 erhalten Unternehmen mit bis zu 30 Beschäftigten (bis bis 20 Beschäftigte) einen Teil ihrer Aufwendungen für die Entgeltfortzahlung im Krankheitsfall erstattet. pauschale Sätze: pauschale Lohnsteuer Hinterlegen Sie hier die Prozentsätze für die Pauschalierung der Lohnsteuer. Es besteht die Möglichkeit, vier verschiedene Sätze einzugeben. Diese Einträge werden bei der Definition der Lohnarten benötigt, wenn die Lohnart pauschal besteuert werden muss. Der Satz 5 ist für die pauschale Steuer, welche bei Abrechnung von geringfügig Beschäftigten an die Bundesknappschaft abgeführt werden muss, reserviert. Der jeweils gültige Prozentsatz ist im Menuepunkt BEARBEITEN - PARAMETER - ABRECHNUNG SYSTEMVORGABEN hinterlegt und kann nicht abgeändert werden. Das Kennzeichen "Steuer an Bundesknappschaft abführen" bewirkt, dass bei Aktivierung die anfallende pauschale Steuer an die Bundesknappschaft und nicht an das Finanzamt abgeführt wird. pauschale Kirchensteuer Die Prozentsätze der pauschalierten Kirchensteuer finden nur Berücksichtigung, wenn die Lohnsteuer pauschaliert wurde und das Kennzeichen "Vereinfachungsverfahren pauschale Kirchensteuer unabhängig von der Konfession berechnen" aktiviert wurden Vereinfachungsverfahren: Wurde das Kennzeichen "Vereinfachungsverfahren (pauschale Kirchensteuer unabhängig von der Konfession berechnen)" aktiviert und im Feld "pauschale Kirchensteuer" der verminderte Satz (z.b. 7 %) hinterlegt, übernimmt das Finanzamt die prozentuale Aufteilung der Kirchensteuer unabhängig davon ob in den Mitarbeiterstammdaten der 245

252 Mitarbeiter mit oder ohne Angabe einer Konfession geführt wird. Programmseitig wird die Pauschale Kirchensteuer mit 7 % von der pauschalen Steuer berechnet und auf ein neues Feld "pauschale Kirchensteuer" geschrieben. Es wird kein Betrag bei der pauschalen (RK oder EV)-Kirchensteuer ausgewiesen. Zur Information: Der Wert aus dem Feld "pauschale Kirchensteuer" wird in der Lohnsteueranmeldung im neuen Feld "pauschale Kirchensteuer im vereinfachten Verfahren" (KZ 47) ausgewiesen. Wurde das Kennzeichen "Vereinfachungsverfahren (pauschale Kirchensteuer unabhängig von der Konfession berechnen)" nicht aktiviert, hat dies folgende Auswirkungen: 1. In den Mitarbeiter-Stammdaten( siehe S. 300) ist keine Konfession keine angegeben. --> Dem Mitarbeiter wird keine pauschale Kirchensteuer berechnet. 2. Mitarbeiter hat eine Religionszugehörigkeit und diese ist auch in den Mitarbeiter-Stammdaten( siehe S. 300) hinterlegt. -->Dem Mitarbeiter wird mit dem Kirchensteuersatz (wie in den Abrechnungsvorgaben Register Kirchensteuer hinterlegt!!) die Kirchensteuer von der pauschalen Lohnsteuer berechnet und im jeweiligen pauschalen Kirchensteuer Feld (RK oder EV) ausgewiesen. Halbteilungsprinzip In den Bundesländern Bayern, Bremen und Niedersachsen wird das sogenannte Halbteilungsprinzip bei konfessionsverschiedenen Ehen nicht angewendet. Demnach wird die Kirchensteuer immer nur zu der Konfession ausgewiesen, zu der der Arbeitnehmer gehört. Es findet keine Aufteilung 50:50 statt, sobald der Ehegatte einer anderen Konfession angehört. Damit dies durch das Programm berücksichtigt wird, muss das richtige Bundesland in den Mandanten-Stammdaten( siehe S. 300) eingetragen/ausgewählt sein (Menüpunkt DATEI - MEINE FIRMA... BEARBEITEN Register: Adresse). Info Wie auch in den Stammdaten( siehe S. 300), können Sie über das Register Info Zusatzinformationen hinterlegen. Betriebsstätten Das Einrichten von Betriebsstätten ist erforderlich, wenn für Ihren Mandanten Arbeitnehmer abgerechnet werden müssen, welche in unterschiedlichen Filialen beschäftigt sind. Im Kopfteil wird die Nummer, Bezeichnung und Betriebsnummer der Filiale hinterlegt und über das Register "Adresse" die Anschrift und die Kommunikationsverbindungen der Betriebsstätte. 246

253 Wichtig ist die korrekte Vorgabe, in welchem Bundesland die Betriebsstätte liegt. Auf Grund dieser Vorgabe wird automatisch Betriebsstätte Ost oder West aktiviert, für welche in bestimmten Bereichen noch unterschiedliche Abrechnungsvorgaben zum Tragen kommen. Es können zwei Betriebsstätten angelegt und verwaltet werden. Werden mehr als zwei Betriebsstätten oder zusätzliche Funktionen benötigt, wenden Sie sich bitte an unseren Entwicklungspartner microtech GmbH (http:/www.microtech.de, Tel.: ). Buchungskonten für Fibu (Lohn) Entsprechend Ihres benutzten Kontenrahmens in der Fibu, hinterlegen Sie hier die Buchungskonten, welche erforderlich sind, um die Lohnbuchungssätze für die Fibu korrekt erstellen zu können. Haben Sie bei der Anlage des Mandanten einen Vorgabekontenrahmen ausgewählt, werden entsprechend dieses Kontenrahmens die Felder bereits vorbelegt sein. Sie sollten aber trotzdem vor der ersten Buchungssatzerstellung im Lohn diese Hinterlegungen prüfen. Im oberen Teil dieses Parameterabschnittes können Vorgaben für die Sammelbuchung und die Belegnummer getroffen werden. Belegen Sie das Feld Sammelbuchung mit "Ja" werden Sammelbuchungen für alle Mitarbeiter in den einzelnen Bereichen erzeugt. Belegen Sie das Feld Sammelbuchung mit "Nein", so erhalten Sie pro Mitarbeiter und Bereich eine einzelne Buchung. Das Layout für die Belegnummer kann über einen Feldeditor angepasst werden. Haben Sie die Zeile selektiert, kann über die Schaltfläche der Feldeditor aufgerufen werden. Im unteren Teil dieses Parameterabschnittes können Vorgaben für die Ausgabe der Buchungstexte hinterlegt werden. 247

254 Auch die Layout s für die Buchungsbezeichnung können über einen Feldeditor angepasst werden. Haben Sie eine Zeile selektiert, kann über die Schaltfläche der Feldeditor aufgerufen werden. Eine genaue Beschreibung des Feldeditors erhalten Sie im Anhang "Tabellenansichten editieren" im modulübergreifenden Teil des Handbuches. Zahlungsverkehr Parameter Hier werden die Zahlarten gekennzeichnet, die im Rahmen des Online Banking( siehe S. 103) direkt online abgewickelt( siehe S. 119)werden sollen bzw. an die Software WISO Mein Geld( siehe S. 119) übergeben werden sollen. Zahlarten die über Online Banking abgewickelt werden sollen Es werden nur Zahlungsverkehrsdatensätze( siehe S. 114) derjenigen Zahlarten online übermittelt, die mit der entsprechenden Auswahl versehen sind: Zahlarten die über Mein Geld abgewickelt werden sollen Es werden nur Zahlungsverkehrsdatensätze( siehe S. 114) derjenigen Zahlarten an die Software WISO Mein Geld übergeben( siehe S. 119), die mit der entsprechenden Auswahl versehen sind: 248

255 Layouts für Verwendungszweck im Zahlungsverkehr Für die Layouts des Verwendungszweckes im Zahlungsverkehr können folgende Einstellungen vorgegeben werden: Im Zahlungsverkehr werden Sie die beiden für den Verwendungszweck vorgesehenen Felder mit Information füllen wollen. In dieser Übersicht können Sie hierfür mehrere Layouts generieren. Zur Erfassung rufen Sie über die Schaltfläche ÄNDERN eine Maske mit folgendem Aufbau auf: Nachdem Sie eine Bezeichnung vergeben haben, können Sie den Inhalt und den Aufbau der beiden für den Verwendungszweck vorgesehenen Datenfelder mit dem Feldeditor festlegen. Importregeln für Online Banking Mit Hilfe der Importregeln für Online Banking werden die eingelesenen Datensätze erkannt, wenn es sich um immer wiederkehrende Zahlungen oder Abbuchungen wie z.b. Miete handelt. Im Gegensatz zu den regulären Ausdrücken( siehe S. 107) im Zahlungsverkehreingang sind die Importregeln für das Online Banking eher statisch und weniger leistungsstark. Auch lassen sich Ausdrücke zum Isolieren des gesuchten Wertes nicht erstellen. Die in den Parameter erstellten Regeln werden im Bereich Kontoauszüge( siehe S. 120) auf die dort eingelesenen Datensätze angewendet( siehe S. 121). Sie können Regeln zur Feldumstellung und Regeln zur Buchungsautomatik 249

256 erstellen. Mit Regeln zur Feldumstellung können Sie auch abhängig von der Kontonummer festlegen, wie die Verwendungszweckzeilen zugeordnet werden sollen. Regeln zur Feldumstellung eignen sich also dazu, bankspezifische Unterschiede der Verwendungszweckübermittlung auszugleichen. Mit den Regeln zur Buchungsautomatik können z.b. bestimmte im Verwendungszweck enthaltene Texte identifiziert. So können Sie z.b. regelmäßige Geldbewegungen wie Mietzahlungen, Telefon, Gebühren identifizieren. Um die Regeln zu erstellen bzw. anzupassen verwenden Sie die Schaltfläche NEU bzw. ÄNDERN. Die folgenden Felder stehen Ihnen zur Verfügung: Bezeichnung Als Bezeichnung tragen Sie eine griffige, kurze Beschreibung dieser Regel ein z. B. "Mieteinnahme verbuchen" oder "Empfänger auslesen". Typ Über den Typ bestimmen Sie, ob es sich hierbei um eine Regel zur Feldumstellung oder eine Regel zur Buchungsautomatik handelt (s.o.). Benutzt Dieses Kennzeichen muss aktiviert werden, damit die Regel angewendet wird. Register "Regeldefinition" Beispiel für das Erstellen einer Regel zur Buchungsautomatik Die Regeln zur Buchungsautomatik sind ein mächtiges Werkzeug. Hierüber fragen Sie die eingegangenen Datensätze ab und können automatisch ein Konto zuordnen. In diesem Beispiel wollen wir für die Mietzahlung eine Regel zur Buchungsautomatik anlegen. 250

257 Aktivieren Sie im oberen Drittel des Fensters die gewünschte Option für die Bedingung und anschließend im mittleren Drittel die gewünschte Option für die Anweisung. Die blauen Bereiche im unteren Fenster "Regelansicht" werden sichtbar und Sie können sie anklicken und müssen sie abändern, um die Bedingung und die Anweisung zu vervollständigen. Je nach ausgewählten Eintrag stehen Ihnen Suchfunktionen oder aber der Assistent für die regulären Ausdrücke zur Verfügung. Bestätigen Sie anschließend die Regel mit OK und klicken Sie in der Übersicht auf die Schaltfläche ÜBERNEHMEN und anschließend auf SCHLIESSEN. DATEV (Parameter) Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf die Vorgaben für das Auslesen der Daten mit der Datev-Schnittstelle aus. Globale Vorgabewerte (Datev) Über die globalen Vorgabewerte treffen Sie einmalige Voreinstellungen für den Export der Daten. Weitere Hinweise entnehmen Sie bitte der Beschreibung zum Export der Daten im Kapitel "Datei - Schnittstellen - DATEV-Export-Schnittstelle".( siehe S. 161) Modulspezifische Vorgabewerte (Datev) In den modulspezifischen Vorgabewerten wird festgelegt, welche Daten exportiert werden sollen. Der Zeitraum, das Löschkennzeichen und das DATEV-Inputformat werden hinterlegt. Weitere Hinweise entnehmen Sie bitte der Beschreibung zum Export der Daten im Kapitel "Datei - Schnittstellen - DATEV-Export-Schnittstelle".( siehe S. 161) Sonstige (Parameter) In diesem Bereich werden globale Parametereinstellungen vorgenommen. Parameter (Sonstige) Sie können die folgenden Einstellungen treffen: 251

258 Telefon- und Faxnummernanzeige Dieser Abschnitt der Parameter betrifft die Telefon- und Faxnummerndarstellung innerhalb der Anwendung. Dabei wählen Sie zuerst aus den verfügbaren Einstellungen für die Darstellung der Vorwahl: Separatoren Legen Sie hier die Seperatoren für die Landes- und die Ortsvorwahl sowie vor der Durchwahl fest. Uhrzeitanzeige Mit diesen Optionen können Sie wählen, ob und wie die Uhrzeit in der Statuszeile des Programmfensters angezeigt wird. Import/ Export-Trennzeichen Das Vorgabe-Trennzeichen für den Import und Export wird mit diesem Eintrag angegeben. Es wird beim Erstellen eines Exportlayout als Vorgabe zwischen die Variablen gesetzt. Sie können die möglichen Zeichen hierbei aus einer Listbox auswählen. Verwenden Sie die Schaltfläche um das Trennzeichen zu wählen. Umsatzjahre Innerhalb eines Vorgaberahmens von 1 bis 20 können die Anzahl der verfügbaren Umsatzjahre innerhalb der Anzeige (z.b. in den Extra Ansichten "Umsatz", beim Druck sowie beim Im- und Export) festgelegt werden. Rufen Sie die Auswahl der Anzahl der Umsatzjahre über die Schaltfläche auf. 252

259 Eingabe Mit diesem Kennzeichen besteht die Möglichkeit, Eingaben des Suchbegriffs in Großbuchstaben zu erzwingen. Außerdem können Sie die Eingabe der Selektionsfelder vereinfachen, indem Sie mit Hilfe dieses Kennzeichens nur benutzte Selektionsfelder angezeigen lassen. Vorgabeschriftarten Sie können die Vorgabeschriften für die Artikeltexte in den Artikelstammdaten, allen Infound Memotexten sowie allen sonstigen Texten hinterlegen. Hierbei ist zu beachten, dass eine Änderung dieser "Vorgaben für Neuanlage" bei vorhandenen Texten keine Änderung bewirkt. Mit den "Vorgaben für Druck" können Sie auf die Schriftarten des Drucks Einfluss nehmen, sofern es keine anderweitigen Vorgaben seitens der gewählten Schriftart gibt. Textbausteine Sie können Textbausteine definieren, auf die Sie aus sämtlichen RTF-Eingabefeldern des Programms zugreifen können. Erstellen/Ändern eines Textbausteins: Erstellen Sie einen neuen Textbaustein durch drücken des Buttons NEU. Ändern Sie einen bestehenden Textbaustein indem Sie ihn markieren und anschließend den Button ÄNDERN drücken. Es öffnet sich folgende Maske: Die folgenden Felder stehen Ihnen zur Verfügung: 253

260 Kurzbezeichnung Tragen Sie hier die Kurzform ein, die einzugeben ist, um den Textbaustein in der Eingabe einfügen zu lassen. Info Tragen Sie im Textfeld den Textbaustein ein, der in der Eingabe die Kurzbezeichnung ersetzen soll. Die Formatierungsmöglichkeiten des RTF-Feldes stehen Ihnen zur Verfügung. Darüberhinaus stehen Ihnen folgende Variablen zur Verfügung: #Datum wird durch das aktuelle Systemdatum des Servers ersetzt. #Zeit wird durch die aktuelle Systemzeit des Servers ersetzt. #Bzr wird durch das aktuelle Benutzerkürzel ersetzt. #P An dieser Position soll der Cursor nach Eingabe des Textbausteins stehen. So verwenden Sie den Textbaustein in der Eingabe In einem RTF-Eingabefeld des Programms geben Sie an der gewünschten Stelle zunächst die Zeichen ## ein und fügen ohne Leerschritt das in der Kurzbezeichnung festgelegte Kürzel hinzu. Mit dem nächsten Leerschritt wird die Eingabe ersetzt. Beispiel: Einen Textbaustein mit dem Kürzel "semi" (ohne Anführungszeichen) könnte folgendem Inhalt haben: Hallo #P, Mit freundlichen Grüßen #Bzr Bad Kreuznach den #Datum, #Zeit Uhr Durch die Eingabe "##semi" (ohne Anführungszeichen) können Sie vorstehenden Textbaustein in einem RTF-Feld hinzufügen. Die Ersetzung könnte dann z.b. so aussehen: Hallo, Mit freundlichen Grüßen semi Bad Kreuznach den , 10:45 Uhr Dabei steht der Cursor direkt vor dem Komma. Fremdwährungen In diesem Bereich legen Sie die Umrechnungskurse der Fremdwährungen fest. Die Arbeit mit mehreren Währungen kann nur dann korrekt erfolgen, wenn die 254

261 Wechselkurse der Währungen in der Anwendung hinterlegt sind. Die Verwaltung beliebig vieler Währungen erfolgt in diesen Parametereinstellungen. Die Erfassungsmaske der Währungen bietet über den Kurs hinaus allerdings einige zusätzliche Eingabefelder: Land Bei der Neuanlage einer Währung können Sie aus dieser Liste das Land auswählen. Haben Sie die Auswahl getroffen, werden die drei nachfolgenden Felder bereits mit Vorgaben belegt. Bezeichnung/Kurzbezeichnung Diese beiden Felder beinhalten den Namen der Währung und eine gängige Abkürzung. ISO Bezeichnung Zusätzlich wird die genormte Kurzbezeichnung der Währung hinterlegt. Kurs Hierüber wird der Wechselkurs der Währung gegenüber der Basiswährung hinterlegt. Letzte Änderung Das Datum der letzten Änderung wird gespeichert, damit Sie prüfen können, wie aktuell der eingetragene Wechselkurs ist. Bei Programmstart abfragen Damit tagesaktuelle Wechselkurse verwaltet werden können, werden einzelne Währungen bei Programmstart abgefragt. Somit ist sichergestellt, dass nicht mit veralteten und falschen Wechselkursen gearbeitet wird, ohne dass die Währungseinstellungen manuell aufgerufen werden müssen. 255

262 Ist Basiswährung (Umrechnungswährung) Mit dieser Checkbox definieren Sie die Währung als Basiswährung auf der alle Umrechnungen erfolgen. Ist der Parameter aktiviert, werden die beiden Optionen Bei Programmstart abfragen und Hat festen Wechselkurs inaktiv und können nicht mehr beeinflusst werden. Möchten Sie eine andere Währung als Basiswährung festlegen, genügt die Aktivierung dieser Checkbox in der gewünschten Währung. Bei Bestätigung wird die neue Währung als Basiswährung festgelegt. Die bisherige Kennzeichnung der alten Basiswährung wird damit entfernt. Hat festen Wechselkurs Ist der Wechselkurs nicht veränderbar, aktivieren Sie diesen Eintrag. Die Möglichkeit, den Kurs bei Programmstart abzufragen, steht damit nicht mehr zur Verfügung. Information Schließlich steht Ihnen noch ein Eingabefeld für Textinformationen zu dieser Währung zur freien Verfügung. Anreden Die an dieser Stelle hinterlegten Anreden stehen in der Erfassungsmaske der Adressen in einer Auswahlliste zur Verfügung. Sie können die Liste Ihren Wünschen entsprechend beliebig erweitern und verändern. Titel In diesem Parameterbereich sind die Vorgaben für das Feld Titel hinterlegt, die in verschiedenen Programmbereichen übernommen werden können. Sie können mit Hilfe der Schaltflächen am rechten Rand des Fensters die Liste der Vorgaben editieren bzw. erweitern. Im Modul Lohn steht Ihnen das Feld Titel bei STAMMDATEN - MITARBEITER ADRESSE zur Verfügung. Anzahl der Nachkommastellen Die Anzahl der Nachkommastellen für alle Programmteile wird in dieser Übersicht verändert. Der Eintrag erfolgt jeweils aus einer Listbox heraus, in der die möglichen Werte vorgegeben werden. Eine freie Eingabe der Werte ist nicht möglich, um ungültige Eingaben auszuschließen. 256

263 Umsatzsteuer Die Steuerschlüssel können von Ihnen selbst angelegt und geändert werden. In der Übersicht können Sie einen Steuerschlüssel als Standard definieren. Es handelt sich hierbei um die Möglichkeit, den am häufigsten benötigten Steuerschlüssel auszuwählen. Selektieren Sie dazu einfach in der Übersicht den Steuerschlüssel der am häufigsten zum Einsatz kommt und betätigen Sie danach die Schaltfläche Der Steuerschlüssel wird in der Übersicht durch eine eigene Kennzeichnung in der mit Std. überschriebenen ersten Spalte hervorgehoben. Die Erfassung eines Steuerschlüssels geschieht in einer durch "Steuersatz/Vorgaben und "Fibu", "Info unterteilten Eingabemaske. die Register Unabhängig vom ausgewählten Register stehen drei Eingabefelder zur Verfügung: Steuerschlüssel Der Steuerschlüssel ist eine eindeutige, ein- bis dreistellige, numerische Eingabe, die der eindeutigen Identifikation des Steuerdatensatzes dient. Die Eingabe kann ausschließlich bei der Neuanlage eines Steuersatzes erfolgen. Die nachträgliche Änderung ist nicht möglich, außer Sie löschen den Steuersatz und tragen ihn neu in die Datenbank ein. Steuerart Um welche Art von Steuer es sich handelt, wählen Sie aus einer Listbox aus. Bezeichnung In der Bezeichnung geben Sie an, um welche Steuer es sich handelt. Mit Auswahl des Registers Steuersatz/Vorgaben, erhalten Sie diese Maske: Steuersatz Die Prozentangabe des Steuersatzes wird hier eingetragen. 257

264 In Hundert -Berechnung (nur in Fibu) Für Sonderfälle, in denen die Berechnung der Steuer In Hundert erfolgt, aktivieren Sie dieses Kennzeichen. Da die Gesetzgebung hierzu Änderungen unterliegt, können wir leider kein Beispiel angeben. Details erfragen Sie bitte jeweils aktuell bei Ihrem zuständigen Finanzamt. Bewertungssatz (%) Festlegung, mit welchem Prozentsatz die entsprechenden Werte in die Steuerberechnung einfließen. In Deutschland kommt fast ausschließlich ein Bewertungssatz von 100% zum Tragen. Auch an dieser Stelle können wir leider kein Beispiel für einen anderen Bewertungssatz angeben, da die Gesetzgebung hierzu Änderungen unterliegt. Details erfragen Sie bitte jeweils aktuell bei Ihrem zuständigen Finanzamt. Suffix (nur in Auftrag) Das Suffix beeinflusst die Variablennamen der Steuer beim Druck sowie beim Export/Import. Beispielsweise wird der Suffix M7 für die Mehrwertsteuer Sieben Prozent an die Druckvariable angehängt, die den Namen StM7 erhält. Feld-Nr. für UvA Diese Angabe bezieht sich auf den Druck der Umsatzsteuervoranmeldung in der Finanzbuchhaltung. Sie geben hier die Feldnummer des Druckes an, in dem der entsprechende Wert ausgegeben werden soll. DATEV Steuerschlüssel Wenn mit den Steuerschlüsseln der DATEV gearbeitet wird, wird der hier eingetragene Schlüssel mit übergeben. Die entsprechende Einstellung nehmen Sie unter PARAMETER VORGANG FIBU BUCHKONTEN vor. Die Maske des Registers Fibu hat folgenden Aufbau: Kontonummer Für die Übergabe an die Finanzbuchhaltung wird in diesem Eingabefeld die korrekte Kontonummer aus dem gewählten Kontenrahmen eingetragen. Prov. Kontonummer Unterliegt der Mandant der Ist-Versteuerung, wird die Steuer zuerst auf ein provisorisches Konto gebucht und erst mit der Zahlung fällig. Die Nummern der provisorischen Konten werden ebenfalls in der Steuerart angegeben. 258

265 Skontokonto Diese Angabe legt fest, auf welches Konto die Skonti gebucht werden. Erfolgskontonummer In diesem Feld wird das Konto eingetragen, auf das die Erlöse bzw. Aufwände gebucht werden. Umsatzsteuerkategorien Durch die Umsatzsteuerkategorien benötigen Sie für verschiedene Steuersätze bei speziellen Artikeln keine Warengruppen mehr, sondern können die Steuersätze direkt im Artikel hinterlegen (vgl. Kapitel zur Anlage eines neuen Artikels im Handbuch zum Modul Auftrag). Auf der Ebene der Umsatzsteuer( siehe S. 257) kann jetzt schon ein Erlöskonto für ein Steuerkennzeichen vorgegeben werden. Somit entfällt eine aufwendige Parametrisierung. So können z. B. Werkslieferungen sowie fast alle Arten von Steuersachverhalten (für z. B. UVA) schon im Vorgang, mit entsprechender Einstellung, als Buchungssätze für die FiBu ausgegeben werden. Parameter Umsatzsteuerkategorien (im Menü BEARBEITEN PARAMETER - SONSTIGE UMSATZSTEUERKATEGORIEN) Hier finden Sie fünf Umsatzsteuerkategorien, die von uns vordefiniert sind und somit nicht verändert werden können: "1 Inland" "2 Ausland" "3 Ausland EU" " 10 Bauleistungen" und "(%) Ausland EU (ohne ID-Nr.)" Unter Umsatzsteuerkategorie (z. B. "1 Inland") verstehen wir eine Gruppe von Umsatzsteuerklassen. Einer Adresse bzw. einem Vorgang wird immer genau eine Umsatzsteuerkategorie zugeordnet. Über die Schaltfläche kann eine neue Umsatzsteuerkategorie eingefügt werden. Jede neu angelegte Umsatzsteuerkategorie enthält die Vorgabe-Umsatzsteuerklassen der Kategorie "1 259

266 Inland". Jede Änderung in dieser Kategorie wird in alle anderen Kategorien übernommen. Per Drag & Drop können die Umsatzsteuerkategorien in der Reihenfolge geändert werden. Durch einen Klick auf die Schaltfläche können Sie eine weitere Umsatzsteuerklasse (z. B. normal 16% ) einfügen. Eine Umsatzsteuerklasse enthält zwei Umsatzsteuerkennzeichen. Die Bezeichnung der Umsatzsteuerklasse kann frei vergeben werden, jedoch sollte diese zur Übersichtlichkeit den Steuersatz und z.b. die Steuerart enthalten, da die Umsatzsteuerklassenbezeichnung in jeder Umsatzsteuerkategorie gleich lautet. Über die Umsatzsteuerklasse wird die Zuordnung der Umsatzsteuerkennzeichen für die einzelnen Umsatzsteuerkategorien geregelt. Über die Schaltfläche können Sie die Steuerschlüssel einer Klasse für den Einkauf/Verkauf ändern. Zur Ermittlung der jeweils gültigen Umsatzsteuerkennzeichen wird, ausgehend von den in dem Artikel hinerlegten Umsatzsteuerkennzeichen, in der Zuordnungstabelle (unter SONSTIGE - UMSATZSTEUERKATEGORIEN) das Kennzeichen gesucht und die Umsatzsteuerklasse ermittelt. Danach wird über die im Vorgang hinterlegte Umsatzsteuerkategorie das Umsatzsteuerkennzeichen der Umsatzsteuerklasse bei der jeweiligen Vorgangsposition hinterlegt. Hier stehen Ihnen nun die Zuordnungen der Umsatzsteuerkennzeichen zu den jeweiligen Kategorien und Klassen zur freien Definition zur Verfügung. Parameter Umsatzsteuer (im Menü BEARBEITEN PARAMETER SONSTIGE UMSATZSTEUER) In den Parametern Umsatzsteuer( siehe S. 257) können Sie Umsatzsteuer-Datensätze/ Umsatzsteuerkennzeichen bearbeiten. Die Umsatzsteuer-Datensätze wurden um das Erfolgskonto im Register FIBU erweitert. Dies gilt als unterste Vorgabe, wenn ansonsten kein Erfolgskonto zugewiesen wurde (siehe nachfolgende Reihenfolge beim Zusammenstellen der FiBu Buchungen). VORGÄNGE FIBU BUCHUNGSKONTEN Sofern Sie das Kennzeichen "Abweichende FiBu Erfolgskonten verwenden" in den Artikeln oder der Warengruppe aktivieren, wird das Register "FiBu" eingeblendet. In dieser Eingabemaske können Sie nun ein abweichendes Erfolgskonto beim jeweiligen Umsatzsteuerschlüssel hinterlegen. 260

267 Ist ein Steuerschlüssel rot (s. o.) dargestellt, so wurde ein falsches Konto mit einem anderen Steuersatz ausgewählt. Zuordnung der Erfolgskonten Im Artikel - Register STEUER / EINHEIT / KENNZEICHEN - Gruppe STEUERSCHLÜSSEL steht Ihnen das Kennzeichen "Abweichende FiBu Erfolgskonten verwenden" zur Verfügung. In der Warengruppe - Register KENNZEICHEN - Gruppe KENNZEICHEN steht Ihnen das Kennzeichen "Abweichende FiBu Erfolgskonten verwenden" zur Verfügung. In den Parametern - VORGÄNGE - FIBU BUCHUNGSKONTEN - Register KENNZEICHEN / OPTIONEN - Gruppe KENNZEICHEN steht Ihnen das Kennzeichen "Abweichende FiBu Erfolgskonten verwenden" zur Verfügung. Wenn Sie das Kennzeichen in einem der drei Bereiche aktivieren, wird automatisch ein neues Register FIBU eingeblendet. Bei den FiBu Buchungskonten in den Vorgangsparametern lautet das Register ERFOLGSKONTEN. Auf diesem Register haben Sie die Möglichkeit, ein abweichendes Erfolgskonto beim jeweiligen Umsatzsteuerschlüssel zu hinterlegen. Reihenfolge beim Zusammenstellen der FiBu Buchungen Die Erfolgskonten werden in dieser Reihenfolge gesucht. Wenn auf einer Ebene kein Erfolgskonto zugewiesen wurde, sucht das Programm in der nächsten Ebene: 1. Artikel 2. Warengruppe 3. FiBu Buchungskonten aus Parameter 4. Umsatzsteuer Beachten Sie: Wenn bei den Vorgangsbuchungsparametern das Kennzeichen Sammelbuchung aktiviert wurde, so werden die Ebenen 1. und 2. nicht ausgewertet. Öffnungs- und Arbeitszeiten In diesem Bereich der Parameter hinterlegen Sie die Öffnungs- und Arbeitszeiten Ihres Unternehmens. Durch Register erreichen Sie die Übersichten für Öffnungs- und Arbeitszeiten. Dort werden die entsprechenden Angaben für jeden Wochentag direkt eingetragen. 261

268 Die Arbeitszeit wird im Kalender( siehe S. 92) farblich markiert. Beachten Sie dazu die Vorgaben der Farben für die Haupt-, Nebenzeit im Menü ANSICHT - VORGABEN Register "Vorgaben"( siehe S. 286). Keine automatischen Nummern Bei der Datensatzneuanlage und beim Kopieren eines Datensatzes wird grundsätzlich die Nummer des aktuell selektierten Datensatzes als Basis für die automatische Vergabe der nächsten Datensatznummer verwendet. Wünschen Sie diesen Automatismus für bestimmte Datenbereiche nicht, können Sie ihn mit dieser Funktion deaktivieren. Die Neuanlage eines solchen Parametereintrages geschieht in dieser Maske: Mit einem Mausklick auf das Auswahlfeld werden Ihnen die zur Verfügung stehenden Datenbereiche angeboten. Sie müssen lediglich den Datenbereich auswählen, für den Sie keine automatische Nummernvergabe wünschen und Ihre Eingabe bestätigen. Reguläre Ausdrücke Beim Zuweisen der Offenen Posten im Zahlungsverkehr-Eingang wurde die Suche über reguläre Ausdrücke erweitert, um aus dem Verwendungszweck intelligent die Adressnummer bzw. die Belegnummer zu finden. Im Menü unter BERABEITEN - PARAMETER - SONSTIGE REGULÄRE AUSDRÜCKE können Sie zum Extrahieren der Adressnummer bzw. der Belegnummer aus dem Verwendungszweck Reguläre Ausdrücke hinterlegen. 262

269 Folgende Felder können Sie hinterlegen: Nummer Die fortlaufende Nummer wird für das Speichern und Zuordnen des Regulären Ausdrucks beim Suchen benötigt. Diese Nummer sollte, falls denn der Ausdruck mal gelöscht wird, nicht nochmals vergeben werden! Bezeichnung Hier hinterlegen Sie eine Bezeichnung, die kurz die Funktionsweise des Ausdrucks bestimmt. Anhand dieser Bezeichnung treffen Sie später die Verwendung von einem Ausdruck Ausdruck zum Suchen innerhalb des Textes Hier hinterlegen Sie den Suchausdruck, der zum Auffinden eines Textabschnitts verwendet wird, in dem sich wahrscheinlich die zu suchende Nummer befindet. Kennzeichen Ausdruck mehrfach suchen Erlaubt dem Programm den Ausdruck mehrfach zu Suchen. Dies z. B. für eine Belegnummernsuche sinnvoll, wenn im Text mehrere Belegnummern vorkommen können. Ausdruck zum Isolieren des gesuchten Werts innerhalb des über Suchen gefundenen Textes Hier hinterlegen Sie den Suchausdruck zum Auffinden der gesuchten Nummer aus dem Textabschnitt, der mit dem Ausdruck zum Suchen gefunden wurde Test Hier haben Sie die Möglichkeit Ihre Eingaben zu prüfen Funktionsweise Als erstes wird im Text mit dem "Ausdruck zum Suchen" gesucht. Wird eine entsprechende Textstelle gefunden, wird der "Ausdruck zum Isolieren" angewendet, um die entsprechende Nummer zu extrahieren. 263

270 Falls kein "Ausdruck zum Isolieren" angegeben wurde, wird als Ergebnis die Textstelle des "Ausdruck zum Suchen" zurückgegeben. Falls das Kennzeichen "Ausdruck mehrfach suchen" gesetzt ist, wird solange der Text weiter durchsucht, bis kein Ergebnis mehr gefunden wird. Beachten Sie: Die Groß-/Kleinschreibung wird bei Regulären Ausdrücken beachtet! Escapesequenzen Escape Zeichen sind notwendig, wenn Sie Zeichen suchen, die normalerweise eine Funktion innerhalb des Ausdruckes haben. \xnn Zeichen mit einem Hexadezimalwert (nn) \t ein Tabulator \n Zeilenende \r Wagenrücklauf \e Escape (ESC) Beispiel: test\x20leerzeichen findet 'Test Leerzeichen' (\x20 steht für ein Leerzeichen) Zeichenmengen Man kann eine Menge an Zeichen definieren die gültig sind. Wenn das nächste Zeichen Element der Menge [PN] ist gilt der Ausdruck als Treffer. Möchte man das ganze Verneinen ist der Ausdruck mit [^PN] negiert. Die Menge bezieht sich auf ein Zeichen. Beispiel: Büro[PN]T findet "BüroNT", "BüroPT". Büro[^PN]r findet alles was nicht "BüroNT", "BüroPT" ist. Vorsicht bei "-", "[" und "]" Diese Zeichen müssen entweder ein Escape Zeichen bekommen (siehe oben), oder an den Anfang oder das Ende der Menge gestellt werden. Beispiel: [-az] findet 'a', 'z' und '-' (am Anfang) [az-] findet 'a', 'z' und '-' (am Ende) [a\-z] findet 'a', 'z' und '-' (mit Escape Zeichen "\") [a-z] findet alle Kleinbuchstaben von "a" bis "z" 264

271 []-a] findet irgendein Zeichen von "]".."a". vordefinierte Zeichenmengen \w ein alphanumerisches Zeichen inklusive "_" \W kein alphanumerisches Zeichen, auch kein "_" \d ein numerisches Zeichen \D kein numerisches Zeichen \s irgendein wörtertrennendes Zeichen (entspricht [ \t\n\r\f]) \S kein wörtertrennendes Zeichen Metazeichen Metazeichen erfüllen eine bestimmte Bedingung z. B. Zeilenseparatoren ^ Beginn einer Zeile $ Ende einer Zeile \A Begin des Textes \Z Ende des Textes. irgendein beliebiges Zeichen Beispiel: ^BüroPlus findet "BüroPlus" nur, wenn es am Zeilenanfang vorkommt BüroPlus$ findet "BüroPlus" nur, wenn es am Zeilenende vorkommt ^BüroPlus$ findet "BüroPlus" nur, wenn er der einzige String in der Zeile ist. BüroPl.s findet "BüroPlus", "BüroPlas", "BüroPlxs" usw. Standardmäßig garantiert das Metazeichen "^" nur, dass das Suchmuster sich am Anfang des Zielstrings befinden muss, oder am Ende des Zielstrings mit dem Metazeichen "$". Kommen im Zielstring Zeilenumbrüche vor, so werden diese von "^" oder "$" nicht gefunden. Iteratoren Jeder Teil eines regulären Ausdruckes kann gefolgt werden von einer anderen Art von Metazeichen - den Iteratoren. Dank dieser Metazeichen können Sie die Häufigkeit des Auftretens des Suchmusters im Zielstring definieren. Dies gilt jeweils für das vor diesem Metazeichen stehenden Zeichen, das Metazeichen oder den Teilausdruck. * kein- oder mehrmaliges Vorkommen ("gierig"), gleichbedeutend wie {0,} + ein- oder mehrmaliges Vorkommen ("gierig"), gleichbedeutend wie {1,}? kein- oder einmaliges Vorkommen ("gierig"), gleichbedeutend wie {0,1} 265

272 {n} genau n-maliges Vorkommen ("gierig") {n,} mindestens n-maliges Vorkommen ("gierig") {n,m} mindestens n-, aber höchstens m-maliges Vorkommen ("gierig") *? kein- oder mehrmaliges Vorkommen ("genügsam"), gleichbedeutend wie {0,}? +? ein oder mehrmaliges Vorkommen ("genügsam"), gleichbedeutend wie {1,}??? kein- oder einmaliges Vorkommen ("genügsam"), gleichbedeutend wie {0,1}? {n}? genau n-maliges Vorkommen ("genügsam") {n,}? Mindestens n-maliges Vorkommen ("genügsam") {n,m}? mindestens n-, aber höchstens m-maliges Vorkommen ("genügsam") Die Ziffern in den geschweiften Klammern in der Form {n,m} geben an, wie viele Male das Suchmuster im Zielstring gefunden werden muss, um einen Treffer zu ergeben. Die Angabe {n} ist gleichbedeutend mit {n,n} und findet genau n Vorkommen. Die Form {n,} findet n oder mehre Vorkommen. Es gibt keine Begrenzung für die Zahlen n und m. Aber je größer sie sind, desto mehr Speicher und Zeit wird benötigt, um den regulären Ausdruck auszuwerten. Gierig und Genügsam "Gierig" nimmt soviel wie möglich, wohingegen "genügsam" bereits mit dem ersten Erfüllen des Suchmusters zufrieden ist. Beispiel: 'b+' und 'b*' angewandt auf den Zielstring 'abbbbc' findet 'bbbb' 'b+?' findet 'b' 'b*?' findet den leeren String 'b{2,3}?' findet 'bb' 'b{2,3}' findet 'bbb' Falls eine geschweifte Klammer in einem anderen als dem eben vorgestellten Kontext vorkommt, wird es wie ein normales Zeichen behandelt. Beispiel: foob.*r findet Strings wie 'foobar', 'foobalkjdflkj9r' und 'foobr' foob.+r findet Strings wie 'foobar', 'foobalkjdflkj9r', aber nicht 'foobr' foob.?r findet Strings wie 'foobar', 'foobbr' und 'foobr', aber nicht 'foobalkj9r' fooba{2}r findet den String 'foobaar' fooba{2,}r findet Strings wie 'foobaar', 'foobaaar', 'foobaaaar' etc. 266

273 fooba{2,3}r findet Strings wie 'foobaar', or 'foobaaar', aber nicht 'foobaaaar' Alternativen Man kann eine Serie von Alternativen für Suchmuster angeben, indem man diese mit einem " " (Alt GR + <> (Taste links neben Y)) trennt. Auf diese Art findet das Suchmuster fee fie foe eines von "fee", "fie", oder "foe" im Zielstring - dies würde auch mit f(e i o)e ereicht. Die erste Alternative beinhaltet alles vom letzten Muster-Limiter ("(", "[" oder natürlich den Anfang des Suchmusters) bis zum ersten " ". Die letzte Alternative beinhaltet alles vom letzten " " bis zum nächsten Muster-Limiter. Aus diesem Grunde ist es allgemein eine gute Gewohnheit, die Alternativen in Klammern anzugeben, um möglichen Missverständnissen darüber vorzubeugen, wo die Alternativen beginnen und enden. Alternativen werden von links nach rechts geprüft, so dass der Treffer im Zielstring zusammengesetzt ist aus den jeweils zuerst passenden Alternativen. Das bedeutet, dass Alternativen nicht notwendigerweise "gierig" sind. Ein Beispiel: Wenn man mit "(foo foot)" im Zielstring "barefoot" sucht, so passt bereits die erste Variante. Diese Tatsache mag nicht besonders wichtig erscheinen, aber es ist natürlich wichtig, wenn der gefundene Text weiterverwendet wird. Im Beispiel zuvor würde der Benutzer nicht "foot" erhalten, wie er eventuell beabsichtigt hatte, sondern nur "foo". Ergänzend bleibt zu sagen, dass " " innerhalb von eckigen Klammern wie ein normales Zeichen behandelt wird, so dass z. B. [fee fie foe] dasselbe bedeutet wie [feio ]. Beispiel: foo(bar foo) findet die Strings 'foobar' oder 'foofoo'. Teilausdrücke Das Klammernkonstrukt (...) wird auch dazu benutzt, reguläre Teilausdrücke zu definieren. Teilausdrücke werden nummeriert von links nach recht, jeweils in der Reihenfolge ihrer öffnenden Klammer. Der erste Teilausdruck hat die Nummer 1, der gesamte reguläre Ausdruck hat die Nummer. Beispiel: (foobar){8,10} findet Strings, die 8, 9 oder 10 Vorkommen von 'foobar' beinhalten foob([0-9] a+)r findet 'foob0r', 'foob1r', 'foobar', 'foobaar', 'foobaar' etc. Allgemeine Beispiele: Regulärer Ausdruck: "[0][\d]{5}" (Eingabe ohne Anführungszeichen) 267

274 Erklärung: [...] Kennzeichnet eine Zeichenmenge [0] Diese Menge beschreibt, das dieses Zeichen "0" an der angegebenen Stelle im Ergebnis enthalten sein muss, in diesem Beispiel am Anfang muss eine "0" stehen. [\d] Diese Menge beschreibt, dass das nur Ziffern an der angegebenen Stelle im Ergebnis enthalten sein dürfen, in diesem Beispiel muss also als zweites Zeichen eine Ziffer zwischen "0" bis "9" stehen {...} Gibt einen Wiederholungsfaktor für den letzten Abschnitt an, d.h. der letzte Abschnitt wird "..." mal ausgewertet, in unserem Beispiel [\d]{5} fünf mal hintereinander muss ein numerischer Wert im Ergebnis enthalten sein Regulärer Ausdruck: "RE2[\d]{7}" (Eingabe ohne Anführungszeichen) Erklärung: RE2 Dieser Text muss am Anfang der Ergebnis stehen [...] Kennzeichnet eine Zeichenmenge [\d] Diese Menge beschreibt, das das nur Zahlen an der angegebenen Stelle im Ergebnis enthalten sein dürfen, in diesem Beispiel muss also als zweites Zeichen eine Ziffer zwischen "0" bis "9" stehen {...} Gibt einen Wiederholungsfaktor für den letzten Abschnitt an, d.h. der letzte Abschnitt wird "..." mal ausgewertet, in unserem Beispiel [\d]{7} sieben mal hintereinander muss ein numerischer Wert im Ergebnis enthalten sein Regulärer Ausdruck: "[\d]{6}$" (Eingabe ohne Anführungszeichen) Erklärung: [/d] Diese Menge beschreibt, das das nur Ziffern an der angegebenen Stelle im Ergebnis enthalten sein dürfen, in diesem Beispiel muss also als zweites Zeichen eine Ziffer zwischen "0" bis "9" stehen {6} sechsmal hintereinander muss ein numerischer Wert im Ergebnis enthalten sein $ Dieser Ausdruck muss am Ende des Textes stehen, d.h. nur wenn der Text mit sechs Ziffern endet ist das Ergebnis diese sechs Ziffern Regulärer Ausdruck: "(?i)(k([a-z\x20.-]{0,4})([\d]{6}))" (Eingabe ohne Anführungszeichen) Erklärung: (...) Gibt eine Gruppe von Definitionen an. Eine Gruppe wird immer für sich ausgewertet. (?i) Gibt an, dass beim Suchen keine Unterscheidung zwischen Groß-/ Kleinbuchstaben 268

275 gemacht wird K Das Zeichen K muss am Anfang des Ergebnis stehen [...] Kennzeichnet eine Zeichenmenge a-z steht für alle Zeichen zwischen "a" und "z" \x20 steht für das Leerzeichen. steht für den Punkt - steht für den Bindestrich {0,4} Gibt einen Wiederholungsfaktor für den letzten Abschnitt an, d.h. der letzte Abschnitt wird "..." mal ausgewertet, in unserem Beispiel [...]{0,4} von null bis vier mal hintereinander kann der Abschnitt im Ergebnis enthalten sein (K([a-z\x20.-]{0,4}) Nun als gesamtes: Ergebnis muss mit dem Buchstaben "K" anfangen, dann dürfen bis zu vier Zeichen im Bereich von "a" bis "z", Leerzeichen, Punkt oder Bindestrich kommen ([\d]{6}) sechs mal hintereinander muss ein numerischer Wert im Ergebnis enthalten sein. Regeln (Sonstige/ Mandantenregeln) In diesem Bereich der Parameter definieren Sie Regeln, die angewendet werden Nach dem Öffnen eines Mandanten Nach einem Tageswechsel Nach einem Monatswechsel Nach einem Jahreswechsel Vor dem Beenden( siehe S. 200), Schließen eines Mandanten. Wählen Sie dazu im Feld Auswertungsposition die gewünschte Option. Je nach Bereich, für den die Anweisung vorgesehen ist, können Sie auswählen, was von dieser Regel beeinflusst wird. Sie können wählen zwischen: Meldung Datensatz exportieren Datensatz importieren Wählen Sie die gewünschte Option als Anweisungsart. Zertifikatsverwaltung (Lohn) Vor der ersten elektronischen Übertragung von SV - Meldungen und Beitragsnachweisen aus dem Programm an die Einzugsstellen ist es erforderlich, die Erteilung eines Zertifikates beim TrustCenter zu beantragen. Diese Beantragung erfolgt direkt per . Hierfür müssen folgende Einstellungen hinterlegt werden: Über das Menü DATEI ANBINDUNGEN( einzurichten. siehe S. 143) ist die -anbindung Für den Benutzer, welcher die Übertragung durchführt, muss über das Menü DATEI 269

276 VERWALTEN BENUTZER( siehe S. 138) auf dem Register Firmenvorgaben die Firmen (extern) und der Firmen Name hinterlegt werden. Das Zertifikat wird im Lohnmodul über das Menü BEARBEITEN PARAMETER SONSTIGE ZERTIFIKATSVERWALTUNG beantragt. Erstellung eines Zertifikates (Beantragung) Zuerst wird über die Schaltfläche "Neu" ein neues Zertifikat erstellt. In der nun folgenden Eingabemaske wird ein Zertifikats-Kennwort vergeben. Dieses Zertifikats-Kennwort wird zum Verschlüsseln Ihrer Daten benötigt und muss eine Länge von 6-20 Zeichen haben. Eine Übertragung von Daten an die Einzugsstellen ist nur mit diesem Kennwort möglich. Beachten Sie: Um die Sicherheit des Verschlüsselungssystems zu gewährleisten, ist es nicht möglich das Passwort der Zertifikatsverwaltung auszulesen. Dieses Passwort wird auch nicht gespeichert. Daher kennt es nur der Benutzer. Bei Verlust des Passwortes muss ein neues Zertifikat beantragt werden. Es ist daher sorgfältig aufzubewahren. Über die Schaltfläche WEITER gelangen Sie in das unten abgebildete Fenster. Bitte prüfen Sie sehr sorgfältig Ihre Firmendaten und vervollständigen bzw. korrigieren die Daten. Diese werden in das Zertifikat eingetragen. 270

277 Beachten Sie: Für Steuerberater und Personalabrechnungsbüros, bzw. für Betriebe, die mehrere Mandanten abrechnen muss die Zertifikatsanfrage aus dem Mandanten heraus gestellt werden, der den Steuerberater oder das Personalabrechnungsbüro darstellt. Haben Sie an dieser Stelle "Steuerberater, Rechenzentrum, etc." gewählt gilt: Es wird nur ein Zertifikat für alle Mandanten benötigt. Der Zertifikatsspeicher und die SV Annahmestellen sind globale Datenbanken und werden von jedem Mandanten benutzt. Für den späteren Versand der Daten wird die jeweilige Betriebsnummer aus dem Mandanten/aus der Betriebsstätte benutzt. Über die Schaltfläche gelangen Sie in das Menü, über welches die Zertifikatsanfrage erstellt werden kann. Wählen Sie dafür wie in obiger Abbildung den Punkt Eine Zertifikatsanfrage zum Erstellen eines Schlüssels für den Versand von DEÜV Meldungen versenden aus. Über die Schaltfläche WEITER gelangen Sie in die Eingabemaske "Erstellen eines Zertifikates:". Zum Erstellen eines Zertifikates muss eine Zertifizierungsanfrage per Mail an das TrustCenter gesendet sowie ein Zertifizierungsantrag gedruckt und an das TrustCenter geschickt werden. Aktivieren Sie deshalb in diesem Fenster die Option "...eine Zertifizierungsanfrage per versenden". Dadurch ist automatisch auch die Option "... einen Zertifizierungsantrag ausdrucken" aktiv. 271

278 Über die Schaltfläche WEITER gelangen Sie in das unten abgebildete Fenster. Hier vergeben Sie ein Kunden-Kennwort, welches für telefonische Auskünfte beim TrustCenter benötigt wird. Beachten Sie, dass Kunden-Kennwort ist öffentlich zu sehen und sollte deshalb auf keinen Fall identisch dem Zertifikat-Kennwort vergeben werden. Über die Schaltfläche WEITER gelangen Sie in das nächste Fenster, in welchem Sie angeben ob die Zertifizierungsantwort per oder per Diskette zugesandt werden soll und in welcher Form Sie sich Identifizieren. In der letzten Eingabemaske besteht die Möglichkeit, zusätzliche Bemerkungen einzufügen. In der abschließenden Zusammenfassung können Sie noch einmal Ihre Hinterlegungen prüfen. Muss eine Vorgabe geändert werden, so kann über die Schaltfläche ZURÜCK die entsprechende Eingabemaske noch einmal aufgerufen werden. Wird die Schaltfläche FERTIGSTELLEN gedrückt erfolgt das Versenden der und 272

279 der Ausdruck des Zertifizierungsantrages, welchen Sie mit der angegeben Identifizierung (Kopie des Personalausweises, Kopie des Reisepasses oder Kopie des Führerscheins) an das TrustCenter schicken. Einlesen der Zertifikatsantwort Mit der Zertifikatsantwort vom Trust Center erhalten Sie zwei Dateien. Speichern Sie diese beiden Dateien in ein Verzeichnis auf Ihrem Arbeitsplatz. Diese Dateien müssen in Büro Plus eingelesen werden. Rufen Sie dazu über das Menü BEARBEITEN - PARAMETER - SONSTIGE - ZERTIFIKATSVERWALTUNG die Zertifikatsverwaltung für Ihre "Neue SV-Meldungen" auf. In den Zertifikatsspeicher gelangen Sie nur mit Ihrem Zertifikats-Kennwort. Beachten Sie, dass dieses Kennwort identisch ist mit dem Zertifikats-Kennwort, welches Sie bei der Erstellung Ihres Schlüssels benutzt haben. Im Assistenten für die Zertifikats-Verwaltung wählen Sie in der Eingabemaske "Was wollen Sie tun:" den Eintrag "Eine Zertifizierungsantwort einlesen" und klicken auf "Weiter". Folgen Sie nun Schritt für Schritt den Anweisungen des Assistenten. In der abschließenden Zusammenfassung können Sie noch einmal Ihre Hinterlegung prüfen. Muss eine Vorgabe geändert werden, so kann über Schaltfläche ZURÜCK die entsprechende Eingabemaske noch einmal aufgerufen werden.wir die Schaltfläche FERTIGSTELLEN gedrückt, wird die Zertifizierungsantwort und das Zertifikat im Programm eingelesen. Über diese Schaltfläche gelangen Sie in den Windows-Explorer, wo Sie die gespeicherte Zertifikatsantwort und die Annahmestellendatei auswählen können. Über diese Schaltfläche kann die Zertifikatsantwort vom ITSG Trustscenter und die Annahmestellendatei direkt heruntergeladen werden. Nachdem Sie die Antwort eingelesen haben, rufen Sie in der Zertifikatsverwaltung die Zertifikatsquelle zum Ändern auf. Die Registerkarte "Eigene Zertifikate" enthält im unteren 273

280 Bereich den Eintrag: "Vorhandene Zertifikate: 1 (vorläufig:?, endgültig:?)". Hier muss bei "vorläufig" der Wert 0 und bei "endgültig" der Wert 1 vorhanden sein. Kontenplan (Parameter) Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich aus auf die Verbuchung der Geschäftsvorfälle und die Kontenauswertungen im Bereich "Kontenanalyse Kontengliederungen". Spezielle Konten Im Parameter Spezielle Konten werden die Kontonummern für die Sammelkonten Debitoren / Kreditoren sowie die Saldenvortragskonten für die Eröffnungsbuchungen hinterlegt. Achten Sie unbedingt darauf, dass die hier eingegebenen Kontonummern jeweils mit den Nummern im Kontenrahmen übereinstimmen! Bei einer manuellen Erfassung von Eröffnungsbuchungen werden diese nur als solche auf den Kontenblättern und Summen- & Saldenlisten dargestellt, wenn die Erfassung über die hier hinterlegten Saldenvortragskonten erfolgt. Die Sammelkonten für Debitoren und Kreditoren können nicht direkt bebucht werden. Das Bebuchen dieser Konten erfolgt automatisch, wenn ein Geschäftsvorfall mit einem Personenkonto verbucht wird. Beachten Sie, dass bei einer Änderung eines hier hinterlegten Kontos bereits gebuchte Beträge auf das neue Konto verschoben werden. Sind bereits Geschäftsvorfälle auf dem bisher hinterlegten Konto verbucht, müssen alle Auswertungen (BWA, Summen- & Saldenlisten, Kontenblätter) erneut gedruckt werden. Kontengliederungen Über den Parameter Kontengliederung erfolgt die Zuordnung der Konten für die einzelnen Auswertungslisten. Diese Zuordnung sollte sehr sorgfältig durchgeführt werden, damit in den einzelnen Listen die Konten auch den richtigen Bereichen zur Verfügung stehen. Haben Sie sich bei der Anlage Ihres Mandanten für einen vorgegeben Kontenrahmen entschieden, ist die Zuordnung der Konten bereits erfolgt. Wird der ausgewählte Kontenrahmen von Ihnen erweitert oder arbeiten Sie mit einem eigenen Kontenrahmen, kann über diesen Parameter die Kontengliederung entsprechend angepasst bzw. erstellt werden. Wählen Sie dazu die entsprechende Auswertung aus. Über die Schaltfläche ÄNDERN gelangen Sie in die Eingabemaske, in der die Zuweisung der Konten erfolgen kann. Folgende Gliederungsschemen stehen zur Verfügung: 274

281 Bilanz nach HGB 266 Gewinn- und Verlustrechung nach HGB 275 Einnahme- Überschussrechnung BWA Umsatzsteuererklärung Anlage UR zur Umsatzsteuererklärung Stehen Ihnen die letzten beiden Schemen nicht zur Auswahl zur Verfügung, dann können diese über die Schaltfläche eingefügt werden. Beachten Sie beim Einladen aus der Vorgabe die Abfrage Wie sollen die Parameter "Kontenplan: Kontengliederungen" durch die Vorgaben ersetzt werden? EINFÜGEN fügt alle neuen Datensätze ein, und bringt eine Abfrage für bestehende Datensätze. HINZUFÜGEN fügt nur neue Datensätze ein. ÜBERSCHREIBEN ersetzt diese Parameter vollständig durch die Vorgabe. ABBRUCH führt keine Änderungen durch. Beachten Sie, dass die eingeladenen Parameter nur durch eine Rücksicherung zurückgesetzt werden können. Sollten sich die eingefügten Parameter auf andere Daten oder Parameter (die nicht in diesem Parametern enthalten sind) beziehen, so müssen Sie diese ebenfalls abgleichen bzw. manuell einfügen. Nach dem Laden müssen diese Parameter vollständig geprüft werden, um die Datenkonsistenz dieses Mandanten zu gewährleisten. Beachten Sie, dass bei diesen Gliederungen nach dem Einfügen noch die Kontenzuordnung hinterlegt werden muss. Wird über die Schaltfläche "ÄNDERN" ein Gliederungsschema geöffnet, erhalten Sie ein Fenster, wo Sie auf der linken Seite die Kontengliederung in einer Art Baumstruktur und auf der rechten Seite die Kontenzuweisung mit der Unterteilung in verfügbare Konten und zugewiesene Konten vorfinden. In der folgenden Abbildung sehen Sie diese Unterteilung für das Gliederungsschema der Bilanz. 275

282 Haben Sie im Bereich Kontengliederung einen Gliederungspunkt ausgewählt, bekommen Sie auf der rechten Seite im Fenster zugewiesene Konten die Konten angezeigt, welche diesem Gliederungspunkt bereits zugeordnet sind. In der obigen Abbildung sind also dem Gliederungspunkt "Aktiva - B Umlaufvermögen - IV Schecks, Kassenbestand, Bundesbank-..." die Konten 1000 Kasse 1010 Nebenkasse Postbank 1210 Sparkasse Rhein-Nahe in Bingen 1330 Schecks zugewiesen und würden beim Erstellen der Bilanz auf dieser auch ausgewertet werden. Anders ist dies bei dem Konto 1200 Volksbank. Dieses Konto gehört auch in den Gliederungspunkt "Aktiva - B Umlaufvermögen - IV Schecks, Kassenbestand, Bundesbank-...". Das Konto wird im Fenster verfügbare Konten angezeigt, d. h. beim Erstellen der Bilanz wird dieses Konto auf dieser nicht ausgewertet, auch wenn es im Auswertungszeitraum bebucht worden ist. Die Zuweisung des Konto s erfolgt, indem Sie im Fenster verfügbare Konten das Konto 1200 Volksbank selektieren und über die Schaltfläche in das Fenster zugewiesene Konten verschieben. Haben Sie ein Konto in einen falschen Gliederungspunkt verschoben, so können Sie die Zuweisung rückgängig machen. Selektieren Sie dazu das Konto im Fenster zugewiesene Konten und über die Schaltfläche wird das Konto in den Bereich verfügbare Konten zurückgesetzt. Die Bankkonten werden in der obigen Abbildung mit dem Symbol dargestellt. Dieses Symbol bedeutet, dass die Ausweisung in diesem Gliederungspunkt nur erfolgt, wenn das Konto einen Soll-Saldo hat. Das gleiche Konto steht dann mit dem Symbol für die Zuordnung zu einem anderen Gliederungspunkt zur Verfügung. Dieses Symbol bedeutet, dass die Ausweisung in diesem Gliederungspunkt nur erfolgt, wenn das Konto einen Haben-Saldo hat. Ein Bankkonto mit diesem Symbol gehört z.b. in den Gliederungspunkt "Passiva - C. 276

283 Verbindlichkeiten - 2. Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten. Die Möglichkeit der getrennten Ausweisung von Soll und Haben erhalten Sie, wenn Sie ein Konto im Fenster zugewiesene Konten selektieren und dann die rechte Maustaste betätigen. Sie können dann festlegen, ob das Konto an dieser Stelle nur bei einem Soll Saldo oder nur bei einem Haben Saldo ausgewiesen werden soll. Kassenbücher (Parameter) Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf die Verbuchung der Geschäftsvorfälle in den Kassenbüchern, die Erfassungsmasken für die Kassenbücher, die Vorgaben für den Buchführungshelfer und die Buchungstexte aus. Bücher (Kassenbücher) Die Erfassungsmaske ist durch mehrere Register unterteilt. Der Inhalt des Registers "Vorgaben ist in der nachfolgend abgebildeten Form aufgebaut: Die Angaben zur "Nummer" können nicht verändert werden, da es sich hierbei um Programmvorgaben handelt. Ebenso die "Bezeichnung" im Hauptbuch. da es sich hierbei um Programmvorgaben handelt. Die Bezeichnung der Nebenbücher und des Buches für Dauerbuchungen kann bei Bedarf angepasst werden. Benutzt Durch Aktivieren oder Deaktivieren dieser Checkbox legen Sie fest, ob das ausgewählte Kassenbuch in der Finanzbuchhaltung verwendet wird. Deaktivieren Sie das Kennzeichen in einem Kassenbuch, steht es im Programmbereich der Kassenbücher nicht zur Verfügung und wird auch nicht in den Karteireitern angezeigt. In dem Buch "0" kann das Kennzeichen "Benutzt" nicht deaktiviert werden. 277

284 Vorgabekonto Hier wird die Kontonummer der Kasse des ausgewählten Kontenrahmens hinterlegt, für welches das jeweilige Kassenbuch geführt werden soll. Buchungsdaten mit Vorgabekonto in dieses Buch schreiben Wird im Modul Auftrag mit dem Kassenmodul gearbeitet und ist für diese Kasse das gleiche Kassenkonto wie im Feld Vorgabekonto hinterlegt, werden die Daten der Kasse aus dem Modul Auftrag beim Einlesen in das Kassenbuch und nicht in die Geschäftsvorfälle eingelesen. Außerdem muss diese Option aktiviert sein, wenn beim Jahresabschluss bzw. beim Erstellen der EB Buchungen die Eröffnungsbuchung für das Konto Kasse im Kassenbuch erscheinen soll. Verbuchungsart Diese Einstellung gibt an, in welcher Form und zu welchem Zeitpunkt die Buchungen durchgeführt werden. Zur Auswahl stehen Ihnen die folgenden Optionen: Verbuchen über manuellen Buchungslauf (ohne Proformaverbuchung) Verbuchen nach Verlassen der Eingabe Verbuchung über manuellen Buchungslauf heißt, dass Sie alle Buchungen zunächst eingeben und der komplette Stapel erst zu einem späteren, frei wählbaren Zeitpunkt durch den Start eines Buchungslaufes verbucht wird. Sie können zwischenzeitlich den Stapel beliebig oft verlassen und wieder öffnen. Beim Verbuchen über manuellen Buchungslauf (ohne Proformaverbuchung) sind die Beträge des erfassten Stapels noch nicht in den Kontensalden berücksichtigt. Verbuchung nach Verlassen der Eingabe bedeutet, dass alle Geschäftsvorfälle direkt nach der Eingabe auf den Konten verbucht werden. Bei einer falschen Eingabe, muss bei dieser Verbuchungsart immer eine Storno- oder Korrekturbuchung vorgenommen werden. Wenn Sie mit dem Programm neu beginnen, empfiehlt sich zunächst die Verbuchung über manuellen Buchungslauf, weil Sie nachträglich noch Korrekturen an den Eingaben vornehmen können, bevor sie tatsächlich auf den Konten verbucht werden. Beachten Sie, die Verbuchungsart kann nur geändert werden, wenn sich im ausgewählten Buch in allen geöffneten Perioden keine Buchungszeilen befinden. Tabellenansicht für Buchungssätze Für die Darstellung der Buchungssätze stehen Ihnen unterschiedliche Ansichten (Standard) (Standard[Kto.Nr.<>GKto.-Nr.]) und (Standard Kassenbuch) zur Verfügung. Genügen Ihnen die angebotenen Vorgaben nicht oder Sie möchten eigene Tabellenansichten generieren, betätigen Sie die Schaltfläche am rechten Rand des Auswahlfeldes. Sie erreichen damit das Menü "TABELLENANSICHTEN FÜR BUCHUNGEN BEARBEITEN. Über die Schaltfläche "NEU" erstellen Sie sich zuerst eine 278

285 neue Tabellenansicht oder kopieren eine Vorgabe. Für diese neue Tabellenansicht wird über die Schaltfläche der Editor aufgerufen. Eine genaue Beschreibung des Editors, erhalten Sie im Anhang "Tabellenansichten editieren" im modulübergreifenden Teil des Handbuches. Tabellenansicht für Buchungssatzeingabe Für das Eingabeformular der Buchungssätze stehen Ihnen ebenfalls mehrere Alternativen zur Auswahl. Im Einzelnen sind dies: (Standard) (Standard[Kto.Nr.<>GKto.-Nr.]) (Standard nach DATEV) (Einfach) (Standard für Dauerbuchungen) (Standard nach DATEV für Dauerbuchungen) (Standard Kassenbuch) Bei der Eingabe von Geschäftsvorfällen ist die Fibu standardmäßig so eingerichtet, dass Sie zunächst das Gegenkonto und später das Konto eingeben müssen (Tabellenansicht (Standard)). Diese Einstellung hat Ihre Vorzüge, wenn Sie bei einer Vielzahl von Buchungen immer wieder das gleiche Konto ansprechen (z.b. bei der Buchung von Bankein- und -ausgängen nach Kontoauszügen). Die Buchungsarbeit kann dann abgekürzt werden, da ein Teil des Buchungssatzes immer gleich bleibt. (Näheres hierzu im Kapitel "Geschäftsvorfälle bearbeiten"). Möchten Sie aber die klassische "Soll an Haben" - Buchungen vornehmen, so können Sie durch die Auswahl (Standard[Kto.-Nr.<>Gkto.-Nr.]) die Eingabemaske für die Buchungssätze ändern. Jetzt erscheint dort zuerst das Konto und dann das Gegenkonto. Wie bei der Tabellenansicht für Buchungssätze können Sie auch hier eigene Eingaben gestalten. Die Funktionalität ist identisch wie in den Tabellenansichten der Buchungssätze. Vorgabe für Buchführungshelfer Wenn Sie mit dem Buchführungshelfer arbeiten, können Sie an dieser Stelle die Vorgabe einstellen, welcher Eintrag in der Erfassung immer vorgeschlagen wird. Berechtigungsgruppe Nur der Anwender, welcher der hier hinterlegten Berechtigungsgruppe zugeordnet ist, kann das entsprechende Buch einsehen und bearbeiten. Über das Register "Buchungsvorgaben" besteht die Möglichkeit, eine Vorbelegung der Eingabefelder vorzunehmen. 279

286 In jedem der Felder können Sie einen Wert angeben, der bei der Erfassung eines neuen Buchungssatzes bereits eingetragen wird. Hierdurch lassen sich immer wiederkehrende Eingaben automatisieren. Wählen Sie eines der Felder aus und aktivieren die Option Feld nicht editierbar, kann in der Erfassung an dieser Stelle keine Eingabe mehr vorgenommen werden. Erfolgt die Sperre der Eingabe in Kombination mit einer Vorgabe, wird der Vorgabewert übernommen und kann nicht geändert werden. Die Kennzeichnung der Sperre wird in der obigen Abbildung durch die blaue Darstellung gekennzeichnet. Die Anzeige von Feldern kann auch unterdrückt werden. Aktivieren Sie die Option Feld nicht sichtbar, wird das ausgewählte Eingabefeld in der Erfassung nicht dargestellt. Auch hier erfolgt die Kennzeichnung durch eine Farbmarkierung (dunkelrot). Über das dritte Register Bedingung für Einlesen / Info können für die Bücher der Bereiche Geschäftsvorfälle und die Kassenbücher Bedingungen für das Einlesen erstellt werden. In dem jeweiligen Buch kann also eine Bedingung hinterlegt werden, dass nur ganz bestimmte Geschäftsvorfälle aus dem Modul Auftrag oder Lohn in dieses Buch eingelesen werden. Aktivieren Sie das Kennzeichen um zu erreichen, dass nur Buchungen der aktuellen Periode aus der Buchungsliste übernommen werden. Buchungen aus Perioden vor der aktuellen, bleiben in der Buchungsliste stehen (ausgenommen Buchungen aus bereits abgeschlossenen Perioden). Die Maske beinhaltet weiterhin ein Informationsfeld mit den Funktionen des RichEdit zur Eingabe von formatiertem Text. Es dient der Aufnahme beliebiger Informationen, die Sie dem jeweiligen Buch hinterlegen möchten. Diese Information kann im Bereich Kassenbuch rechts neben der Buchungserfassung angezeigt werden. 280

287 Buchführungshelfer (Kassenbücher) In jedem Unternehmen gibt es eine Reihe typischer Buchungen, die immer wieder vorkommen. Damit Sie nicht jedes mal den Buchungssatz dazu neu eingeben müssen, bietet die Fibu mit dem Buchführungshelfer ein Modul, das Ihnen die Arbeit erleichtern soll. Getrennt nach Kassenbuch und Geschäftsvorfällen, können Sie hier solche Standardbuchungen einmalig eingeben und dann bei der Erfassung der Geschäftsvorfälle einfach per Mausklick aufrufen. Eine Reihe typischer Standardbuchungen sind in der Fibu nach der Neuanlage eines Mandanten bereits vorgegeben. Darüber hinaus können Sie selbst weitere Buchungshelfer einrichten oder bestehende ändern bzw. löschen. Folgende Felder können in einem Helferdatensatz belegt werden: Bezeichnung Geben Sie hier einen Erläuterungstext für Ihren Buchungshelfer ein. Der Text sollte diesen eindeutig beschreiben, denn er dient später zur Identifizierung, wenn Sie den Buchungshelfer aus einer Listbox auswählen wollen. Vorgaben Saldo-Betrag: Hier legen Sie die Sol-l oder Habenstellung des Betrages fest. Diese Festlegung bezieht sich auf das Konto und muss genau überlegt sein, damit die Konten auf der richtigen Seite angesprochen werden. Gegenkontonummer: Beim Gegenkonto als auch beim Konto ist darauf zu achten, ob es sich um ein Automatikkonto handelt. Ist dies nicht der Fall, kann ggf. ein Steuerschlüssel mit angegeben werden, da sonst die Buchung ohne Steuer erfolgt. Belegnummer1/Belegnummer2: Falls gewünscht, können Sie hier bereits einen Teil der Belegnummer vorgeben, z.b. ER für Eingangsrechung oder AR für Ausgangsrechnung. Die konkrete Belegnummer müssen Sie natürlich mit jeder Buchung aktuell ergänzen. Datum: Über das Kalendersymbol können Sie hier z.b. das aktuelle Tagesdatum übernehmen. Konto: Wie bereits erwähnt, bezieht sich die Soll/Haben-Einstellung auf dieses Konto. Wie beim Gegenkonto ist auf den Steuerschlüssel zu achten. Kostenstelle: Kann bei Bedarf hier eingegeben werden, ist aber nur Standardbuchung immer nur die gleiche Kostenstelle belastet. sinnvoll, wenn die Skonto / Skontokontonummer: 281

288 Hier geben Sie an, ob das Skontofeld zugänglich sein soll. Wenn ja, tragen Sie das entsprechende Skontokonto ein. Text: An dieser Stelle wird der Buchungstext für diese Buchung hinterlegt. Feld nicht editierbar: Ist diese Option aktiv, kann das entsprechende Feld nicht mehr bearbeitet werden. Feld nicht sichtbar: Ist diese Option aktiv, ist das entsprechende Feld nicht verfügbar. Über das Register "Verfügbarkeit" Buchführungshelfer verfügbar sein soll. legen Sie fest, in welchen Büchern der Das dritte Register Info verfügt über ein Informationsfeld zur Eingabe von Text. Es dient der Aufnahme beliebiger Informationen, die Sie dem jeweiligen Helfersatz hinterlegen möchten. Haben Sie Ihre Helfersätze bearbeitet, sollten Sie noch die Reihenfolge entsprechend der Priorität festlegen. Dazu steht Ihnen die Schaltfläche zur Verfügung, um den selektierten Datensatz jeweils um eine Zeile nach oben zu verschieben. Die Schaltfläche verschiebt den selektierten Datensatz jeweils um eine Zeile nach unten. Mit der Schaltfläche können die Einträge alphabetisch sortiert werden Buchungstexte (Kassenbücher) Zur Vereinfachung der Eingabe von Buchungstexten können Sie häufig benötige Eingaben an dieser Stelle vordefinieren. In der Eingabe der Buchungssätze müssen Sie diese Texte lediglich aus einer Übersicht auswählen. Geschäftsvorfälle (Parameter) Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf die Verbuchung der Geschäftsvorfälle aus, die Erfassungsmasken für die Geschäftsvorfälle, die Vorgaben für den Buchführungshelfer und die Buchungstexte. Die Parameter der Geschäftsvorfälle sind identisch aufgebaut, wie die Parameter des Bereiches "Kassenbücher", die im vorigen Abschnitt bereits erläutert wurden. Da auch der Inhalt der Gleiche ist, verweisen wir an dieser Stelle lediglich auf den vorigen Abschnitt( siehe S. 277). 282

289 Die Reihenfolge der Bücher kann über die Schaltflächen NACH OBEN bzw. NACH UNTEN angepasst werden. Nur auf einen Unterschied sei an dieser Stelle hingewiesen. Im Bereich Bücher kann über das Register "Vorgaben" das Kennzeichen "Buch ist vorbehalten für Einnahme- / Überschussrechnung (EÜR)" aktiviert werden, wenn bei der Anlage des Mandanten nicht der dafür vorgesehene Kontenrahmen ausgewählt wurde. Dadurch erfolgt aber noch nicht die erforderliche Umstellung der Tabellenansichten. Folgende Vorgehensweise sollte gewählt werden, wenn ein bestehender Mandanten auf Einnahme / Überschussrechnung umgestellt werden soll: Die Umstellung in einem bestehenden Mandanten auf Einnahme / Überschussrechnung kann aber nur über die unten beschriebene Vorgehensweise vorgenommen werden, wenn bisher nicht über Debitoren- und Kreditorenkonten gebucht wurde. Legen Sie einen neuen Mandanten mit dem Kontenrahmen "Einnahme / Überschussrechnung (nach DATEV SKR03 Kontenrahmen)" an. Erstellen Sie in diesem Mandanten eine Datensicherung für Tabellenansichten, Layouts und Parameter. Starten Sie den Arbeitsmandanten, welcher auf Einnahme / Überschuss umgestellt werden soll und sichern die Tabellenansichten, Layouts und Parameter aus dem neuen Mandanten zurück. Prüfen Sie nach der Rücksicherung Ihre Kontensalden und Stammdaten( siehe S. 300) auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Mitarbeiter (Parameter) Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf die Verwaltung der Stammdaten( siehe S. 300) Mitarbeiter aus. Berufsgenossenschaften Im Lohn stehen Ihnen im Bereich Abrechnung Auswertungen( siehe S. 311) für die Berufsgenossenschaften zur Verfügung. Damit Sie diese Auswertungen( siehe S. 311) nutzen können, ist es u.a. erforderlich, hier die Adressen der Berufsgenossenschaften zu hinterlegen, an welche Sie Lohn- und Beschäftigungsnachweise erbringen müssen. In diesem Bereich hinterlegen Sie Anschrift- und Kommunikationsdaten der Berufsgenossenschaften. Unternehmensbereiche Im Lohn stehen Ihnen im Bereich Abrechnung Auswertungen( siehe S. 311) für die Berufsgenossenschaften zur Verfügung. Damit Sie diese Auswertungen( siehe S. 311) nutzen können ist es u.a. erforderlich, hier die Unternehmensbereiche mit der jeweiligen Tarifstelle und Gefahrenklasse zu hinterlegen. Einzugsstellen (Parameter) Die Parametereinstellungen in diesem Bereich wirken sich auf die Verwaltung der Stammdaten( siehe S. 300) Einzugsstellen aus. 283

290 Annahmestellen In diesem Parameter sind die Standard Annahmestellen zu finden. Beachten Sie: Einer Annahmestelle können mehrere Einzugsstellen zugeordnet sein! Über diese Schaltfläche kann die Standard-Annahmestelle AOK festgelegt werden. Jede Annahmestelle kann über die Schaltfläche ÄNDERN bearbeitet werden. Das Register ADRESSE enthält Anschrift- und Kommunikationsdaten. Das Register DATEIEN enthält folgende Einträge: Im Bereich SV-Dateien werden alle Dateien angezeigt, die SV-Meldungen betreffen, im Bereich Beitragsnachweisdateien werden Datensätze angezeigt, welche die Beitragsnachweise betreffen. Die Dateinummer wird bei Erstellung durch das Programm vergeben und stellt eine fortlaufende Nummerierung dar. Außerdem können Erstellungs- und Sendedatum sowie gegebenenfalls Hinweise auf eine fehlerhafte Erstellung oder Versendung der Übersicht entnommen werden. Beachten Sie: "Erfolgreich versendet" bedeutet, dass die Dateien erfolgreich an Ihr -programm übergeben wurden. Sollte beim Versand der durch Ihr -Programm ein Fehler aufgetreten sein, können Sie dies in dieser Übersicht nicht erkennen! 284

291 Der Datensatz kann eingesehen werden. Datensatzinformationen können auf diese Weise abgerufen werden. Möchten Sie allerdings den Inhalt überprüfen, müssen Sie für den Aufruf der einzelnen SV-Meldungen in den Bereich PERSONAL - ABSCHLUSS SOZIALVERSICHERUNGSMELDUNGEN VERWALTEN wechseln. SV-Meldungen selbst können im Menüpunkt BEARBEITEN - PARAMETER nicht aufgerufen werden. Die ausgewählte Datei kann nochmals übertragen werden. In der Spalte "Status" wird das Symbol für die erfolgreiche Übertragung entfernt und die Datei wird bei der nächsten Übertragung berücksichtigt. Im Bereich der Beitragsnachweisdateien steht Ihnen zusätzlich die Schaltfläche zur Verfügung. Werden die Beitragsnachweise von mehreren Einzugsstellen durch die ausgewählte Annahmestelle weitergeleitet, sind hier die Beitragsnachweis nach Einzugsstelle und Abrechnungsmonat geordnet. Sie erhalten also eine Beitragsnachweisdatei pro Annahmestelle, welche aber mehrere Einzugsstellen und Beitragsnachweise beinhalten kann. Ansicht Das Ansichtenmenü enthält Grundeinstellungen, die sich auf die Gliederung und den optischen Aufbau der Anwendung beziehen. Diese Einstellungen werden für jeden Benutzer individuell gespeichert. Menü- und Symbolleiste Sie können das Erscheinungsbild der Menü- und Symbolleisten verändern. Über den Menü-Eintrag ANSICHT - MENÜ-UND SYMBOLLEISTEN können Sie aus den vorgegebenen Designs "Standard", "XP", "Office XP" auswählen. 285

292 Bereichsleiste Hierüber können Sie festlegen, ob die Bereichsleiste angezeigt werden soll. Zusätzlich kann die Position der Bereichsleiste auf den rechten oder den linken Fensterrand festgelegt werden. Statusleiste Die Statusleiste befindet sich am unteren Rand der Hauptmaske des Programms. Sie beinhaltet Angaben über den aktuellen Mandanten und den angemeldeten Benutzer sowie das Datum und die Uhrzeit. Mit jeder Auswahl dieses Menüeintrags geben Sie an, ob die Statusleiste dargestellt werden soll oder ob sie nicht erscheinen soll. Kurzhinweise Kurzhinweise sind weitere Angaben zu einer Schaltfläche, die dargestellt werden, sobald der Mauszeiger auf der Schaltfläche verweilt. Folgende drei Anzeigeoptionen stehen Ihnen zur Verfügung: - nicht anzeigen - bei ausgewählter Schaltfläche anzeigen - in Statusleiste anzeigen Wurde die Darstellung der Statusleiste abgeschaltet, steht der dritte Eintrag nicht zur Verfügung und wird inaktiv. Vorgaben In den Vorgaben nehmen Sie detaillierte Einstellungen für die Darstellung der Anwendung vor. Register "Vorgaben" In den Vorgaben nehmen Sie detaillierte Einstellungen für die Darstellung der Anwendung vor. Die Einstellungen sind in mehrere Abschnitte gegliedert, die wir der Reihe nach vorstellen. Mit den ersten Einträgen legen Sie fest, ob die "Startseite" beim Programmstart angezeigt und ob unter Windows die Funktion "Senden an" aktiviert werden soll. Zudem legen Sie fest, ob Sie ein akustisches Signal für Meldungsfenster wünschen. Danach folgen Vorgaben zur Fensterposition, der Fenstergröße und dem Fensteraufbau. Alle drei Bereiche sind zweifach vorhanden. Einmal für das Hauptfenster und ein weiteres 286

293 mal für die sonstigen Fenster. Soll nach einer erfolgreichen Druckausgabe das Druckfenster geschlossen werden, so legen Sie das über den ersten Parameter der Gruppendialoge fest. Durch Aktivieren der zweiten Einstellung können Sie erreichen, dass zu einem Druckdialog (z.b. Artikel drucken) - sofern dieser über das Menü LISTEN aufgerufen wurde - als Übersicht angezeigt wird. Dadurch wird der augewählte Druckbereich in einer Baumstruktur angezeigt, so dass direkt auch andere Druckbereiche (z.b. Adressen drucken) genutzt werden können. Die Vorgaben der Tastatur bestehen aus folgenden Einträgen: Ist die erste Option abgeschaltet, wird die Eingabetaste (Return-Taste) jeweils die aktuelle Auswahl bestätigen. Befinden Sie sich beispielsweise in der Adresserfassung, beendet die Eingabetaste die Erfassung und schließt das Fenster. Zum nächsten Eingabefeld gelangen Sie nur über die Tabulatortaste. Aktivieren Sie die Option, können Sie durch Betätigen der Eingabetaste jeweils zum nächsten Eingabefeld springen. Ist im obigen Beispiel die Erfassung abgeschlossen und Sie möchten die aktuell fokussierte Auswahl mit einem Tastaturbefehl aufrufen, erreichen Sie das über die Tastenkombination <Alt Gr> + <Eingabe>. Mit dem zweiten Eintrag können Sie aktivieren, dass in einem Rich-Text-Eingabefeld wie z. B. der Artikelbezeichnung die Return-Taste einen Zeilenumbruch erzwingt. Setzen Sie das Kennzeichen "Rechtschreibprüfung aktivieren", um die Prüfung der Rechtschreibung während der Eingabe zu einzuschalten. Voraussetzung für die Prüfung ist, dass in den Parametern - Sonstige - Parameter - Rechtschreibprüfung ebenfalls diese Auswahl als globale Vorgabe getroffen ist. Dieser Eintrag betrifft die Betragseingabe der Finanzbuchhaltung. Aktivieren Sie den ersten Parameter, werden die letzten beiden Stellen der Betragseingabe als Nachkommastellen interpretiert. Aus der Eingabe von "12345" wird damit der Betrag "123,45". Ist die Einstellung 100 er Betrageingabe nicht aktiviert, dann werden hinter den Betrag automatisch zwei Nullen als Nachkommastellen gesetzt. Aus der Betragseingabe "12345" beispielsweise wird "12345,00". Weichen die Nachkommastellen von "00" ab, muss in dem Fall immer das Komma und die entsprechenden Nachkommastellen in der Betragseingabe vorgegeben werden. Des Weiteren kann eine automatische Kontosuche bei einer unvollständigen Eingabe in den Geschäftsvorfällen, das Zeichen für die Splittbuchung, für die Kurzbuchung sowie ein 287

294 Zeichen für Kurzbuchung mit einem Wechsel zum Buchungstext aktiviert werden. "aus gefundenem Eintrag der Übersicht übernehmen": Beispiel: Lautet Ihre Eingabe "kontakt" und der Eintrag in der Übersicht lautet "KONTAKT", so wird Ihre Eingabe automatisch nach "KONTAKT" umgesetzt. "die Schreibweise der Eingabe übernehmen": Beispiel: Lautet Ihre Eingabe "kontakt" und der Eintrag in der Übersicht lautet "KONTAKT", so bleibt Ihre Eingabe "kontakt" bestehen; Sollten Sie das Eingabefeld jedoch schon nach "kont" verlassen (im Feld steht dann "kontakt"), so wird Ihre Eingabe automatisch nach "KONTAKT" umgestellt) "die Schreibweise der Eingabe übernehmen und immer beim Verlassen prüfen" Mit dieser Einstellung wird Ihre Eingabe immer mit der Übersicht abgeglichen und die Groß-/Kleinschreibung laut dem gefunden Eintrag in der Übersicht angepasst. Beispiel: Lautet Ihre Eingabe "kontakt" und Eintrag in der Übersicht lautet "KONTAKT", so wird Ihre Eingabe automatisch nach "KONTAKT" umgesetzt. Lautet Ihre Eingabe "kontakt Müller" und Eintrag in Übersicht lautet "KONTAKT", so wird Ihre Eingabe automatisch nach "KONTAKT Müller" umgesetzt. Lautet Ihre Eingabe "Kontaktieren Müller" und Eintrag in Übersicht lautet "KONTAKT", so bleibt Ihre Eingabe bestehen, d.h. es werden die Wortgrenzen beachtet. Ist die Option aktiviert, dann wird bei Kombinationseingabefeldern mit Datenbankanschluss der Text der Eingabe in die Schnellsuche der Übersicht kopiert, sofern die Sortierung gleich ist. Wenn die Sortierung nicht gleich ist, wird der aktuelle Datensatz einfach nur selektiert. Ist diese Checkbox nicht aktiviert, wird der aktuelle Datensatz einfach nur selektiert. Wenn Sie diese Einstellung aktivieren, dann ist die Mausradunterstützung für ein Kombinationseingabefeld nur verfügbar, sofern das Kombinationseingabefeld fokussiert (der Cursor steht in dem Kombinationseingabefeld) wurde. Die Schnellnavigation ist ein automatisches Aufklappen eines Menüs. Sobald Sie die Maus auf eine Schaltfläche, die über ein Untermenü verfügt, bewegen, wird direkt ohne einen Mausklick das Untermenü angezeigt. Es folgen die Vorgaben für die Darstellung von Masken, Schaltflächen, etc. innerhalb der Software. 288

295 Weiter geht es mit den Einstellungen für die Farbgebung der Anwendung. Die Angaben werden separat für die einzelnen Bereiche gemacht. Sie haben die Möglichkeit einen oder mehrere Bereiche in der Bereichsleiste auszublenden Ein geteiltes Fenster, wie z.b. die Adressstammdaten zusammen mit den Extraansichten kann über einen Fensterteiler horizontal oder vertikal verändert werden. Um diese Fensterteiler zu fixieren, d. h. dass diese nicht mehr geändert werden können, aktivieren Sie diese Einstellung. Start-Up-Sequenz In dem Register Start-Up-Sequenz kann eine Befehlsfolge für den Start der Anwendung definiert werden. 289

296 Die Befehlsfolgen werden in der Reihenfolge, in der Sie die Tastatureingaben vornehmen würden, um die Funktion zu erreichen, eingetragen. Die Eingabe wird durch eine Eingabehilfe wesentlich erleichtert. Wählen Sie hierzu das gleichnamige Eingabefeld "Eingabehilfe" aus und geben Sie die Befehlsfolge in der Weise ein, als würden Sie die Funktion mit der Tastatur aufrufen. Die Neuanlage eines Stammdatensatzes erreichen Sie beispielsweise mit der Tastenkombination <Strg> + <N>. Die Anzeige im Eingabefeld wird entsprechend dieser Eingabe Strg + N lauten. Durch Betätigen der Schaltfläche Hinzufügen wird die aktuelle Tastenkombination in die Start-Up-Sequenz übernommen und Sie können bei Bedarf mit der Eingabe fortfahren. Soll die Start-Up-Sequenz beim Programmstart unterdrückt werden, bestätigen Sie die Mandanteneingabe und halten dabei die Taste <Strg> gedrückt. Schnellstart-Verknüpfung Über die Schaltfläche "Verknüfung erzeugen" können Sie eine Verknüpfung auf dem Desktop erzeugen, mit der Sie das Programm mit diesem Mandanten und Ihrem Anmeldenamen starten können, ohne dass der Dialog für die Mandanteneingabe erscheint. Somit ist auch die Eingabe Ihres Passwortes bei Programmstart nicht notwendig. Beachten Sie dabei, dass die Verknüpfung jedem, der Zugriff auf diese Verknüpfung erhält, sich unter Ihrem Namen anmelden und unter Ihrer Berechtigungsstufe arbeiten kann. Wenn Sie eine besondere Berechtigung haben, sollten Sie niemals eine solche Schnellstartverknüpfung anlegen. Die Verknüpfung wird ungültig, wenn Sie Ihr Kennwort ändern. Vollbild Mit diesem Menüeintrag schalten Sie die Anwendung in den Vollbildmodus. Das heißt, die gesamte Bildschirmgröße wird vom Programmfenster ausgefüllt. Im Unterschied zur Maximieren Funktion des Windows Fensters, stehen die Schaltflächen zum Minimieren, Maximieren und Schließen des Fensters nicht zur Verfügung. In den Fenstermodus kann ausschließlich durch erneuten Aufruf der Vollbild Funktion zurückgeschaltet werden. 290

297 Zum Wechseln in den Vollbildmodus und zum Verlassen können Sie auch die Taste F11 verwenden. Listen Das Listenmenü ermöglicht Ihnen einen schnellen und zentralen Zugriff auf alle modulspezifischen Drucke. Sie können den Druck ausführen, ohne dass Sie erst in den betreffenden Programmbereich wechseln und die dortige Funktion aufrufen müssen. Optionen Über das Optionen-Menü erreichen Sie die in den nachfolgenden Kapiteln beschriebenen Funktionen. Nachricht Möchten Sie sicherstellen, dass die Kollegen beim nächsten Programmstart eine Nachricht erhalten, können Sie diese in diesem Programmteil verfassen. Nach dem Aufruf über das Menü OPTIONEN - NACHRICHTEN können Sie die Nachricht über die Schaltfläche verfassen. Mit der Schaltfläche LÖSCHEN wird die Nachricht wieder gelöscht. Bei jedem Mandantenstart wird diese Nachricht in einem Infofenster angezeigt: Sperren (Programm) Der Zugriff auf die Anwendung bzw. auf den Arbeitsplatz kann auf zwei unterschiedliche Arten gesperrt werden: Menü Sperren Wählen Sie diesen Eintrag aus, melden Sie sich von der Anwendung ab. Sie sehen lediglich ein Fenster zur erneuten Anmeldung: Die Anwendung bleibt zwar aktiv, doch kann erst wieder auf die Daten zugegriffen werden, wenn Sie einen gültigen Benutzernamen und das zugehörende Kennwort 291

298 eingetragen haben. Menü Sperren - Arbeitsplatz (über Bildschirmschoner) Wählen Sie diese Option aus, wird der Zugriff auf den gesamten Arbeitsplatz über die Kennwortabfrage des Windows-Bildschirmschoners unterbunden. Auch hierbei kann erst nach Eingabe des korrekten Kennworts an diesem Arbeitsplatz weitergearbeitet werden. Diese Funktionalität kann nur verwendet werden, falls Sie für Ihren Arbeitsplatz einen Bildschirmschoner zugewiesen haben. Kennwort ändern Falls Sie in den Berechtigungsstrukturen( siehe S. 137) das Kennzeichen GLOBAL OPTIONEN - KENNWORT ÄNDERN für die Berechtigungsgruppe des Benutzers freigegeben haben, so kann ein Benutzer sein Kennwort selbst ändern, was in folgendem Dialog geschieht: Insgesamt sind zur Änderung drei Eingaben vorzunehmen: Zuerst wird das bisherige Kennwort in das gleichnamige Eingabefeld eingetragen. Meldete sich der Benutzer bisher ohne Eingabe eines Kennworts an, bleibt auch dieses Eingabefeld leer. Anschließend wird das gewünschte neue Kennwort eingetragen und noch einmal bestätigt. Die Bestätigung ist erforderlich, da durch die unkenntlich gemachte Eingabe keine visuelle Kontrolle möglich ist. Stimmt die Eingabe der Bestätigung nicht mit dem eingegebenen Kennwort überein, wird eine Hinweismeldung angezeigt und die Eingabe muss wiederholt werden. Sind alle Eingaben vorgenommen, wird die Maske mit der Schaltfläche OK bestätigt und das neues Kennwort wird gespeichert. Hat ein Benutzer sein Kennwort vergessen, so kann Supervisor-Berechtigung das Kennwort löschen( siehe S. 138). ein Benutzer mit Protokollübersicht Viele Programmroutinen der Software erstellen Protokolle über Ereignisse oder Ergebnisse von Prüfroutinen. Zusätzlich kann der Anwender diverse Protokolle wie z.b. beim Exportieren oder Importieren bewusst erstellen. In dieser Übersicht stehen Ihnen all diese Protokolle in chronologischer Ordnung zur Verfügung. 292

299 Nicht gelesene Protokolle werden durch ein rotes Minussymbol gekennzeichnet. Öffnen Sie ein Protokoll mit der Schaltfläche EINSEHEN, um es zu lesen. Systemeinstellungen In diesem Programmteil werden die der Arbeitsstation zugewiesenen Anbindungen verwaltet. Die Auswahl einer Anbindung gilt lokal für die aktuelle Arbeitsstation. Um Anbindungen der Arbeitsstation zuweisen zu können, müssen Sie zunächst die Anbindungsvorgaben( siehe S. 142) erstellt bzw. deren Eigenschaften überprüft haben. In dem in den nachfolgenden Kapiteln beschriebenen ersten Register werden die Anbindungen dann für die aktuelle Arbeitsstation ausgewählt und zugewiesen. Eine Gruppe dieser Anbindungen betrifft die Ansteuerung von weiteren Anwendungen und die Kommunikation mit diesen Anwendungen. Zu dieser Gruppe zählen Abrechnungssysteme, die Übergabe von Daten an definierte Faxsoftware, die Übergabe an ein System und die Kommunikation mit Telefonsoftware. Schemenverwaltung Zur Vereinfachung der Konfiguration gibt es die Schemenverwaltung, die Sie über die Schaltfläche aufrufen. In der Übersicht existiert für jeden Rechner, der bereits auf den Datenbankserver zugegriffen hat, ein eigenes Schema. Beachten Sie, dass die manuelle Neuanlage eines Schemas nicht möglich ist. Mit der Schaltfläche können Sie das selektierte Schema auf Schemenverwaltung ausführen, übertragen. die Arbeitsstation, an der Sie die Über die Schaltfläche 293

300 wechseln Sie jeweils zur Definition von neuen Anbindungen, die global allen Arbeitsstationen zur Verfügung stehen, die auf den Datenserver zugreifen. Eine Beschreibung zur Erstellung dieser Anbindungsvorgaben sowie den Besonderheiten der Anbindungsvorgaben der Kassenhardware, der Telefon- sowie der Faxanbindung finden Sie im Kapitel Einträge der Menüleiste - Datei - Anbindungen( siehe S. 142). Windows Systemsteuerung Die Maske der Systemeinstellung verfügt über ein zweites Register mit der Bezeichnung Windows Systemsteuerung. Hierüber erreichen Sie den gleichnamigen Teil des Betriebssystems auch aus der Software heraus. Da es sich hierbei um Betriebssystemfunktionen handelt, möchten wir an dieser Stelle auf den entsprechenden Teil der Windows Dokumentation verweisen. Systemkonfiguration In diesem Register stehen Ihnen die folgenden Einstellungen zur Verfügung: Maximal 65 KBytes für Bilder von Schaltflächen, Menü-Einträgen und Symbolen benutzen Dieses Kennzeichen kann gesetzt werden, um die Ressourcen des Rechners zu schonen und eine bessere Performance zu erzielen, z. B. bei einem Zugriff von einem Remote-Arbeitsplatz aus unter Verwendung der RD-Erweiterung. Es führt dazu, dass aufwändigere Symbole im Programm und auf den Schaltflächen (wie z.b. das der Telefon-CD bzw. der Web-Anbindung) nicht dargestellt oder durch einen schwarzen Balken ersetzt werden. Beachten Sie bitte, dass mit Aktivierung dieser Checkbox einige Schaltflächen innerhalb des Programms ohne Symbolbild dargestellt werden. Diese Option wird mit Neustart des Programms aktiviert. Windows Farbanpassung für monochrome Symbole bzw. "Nicht verfügbare Programmfunktionen" deaktivieren Sollte die Problematik nach Aktivierung der vorgenannten Option weiterhin bestehen, aktivieren Sie zusätzlich diese Option der Problembehebung. Hiermit wird die Windowsfunktion für die Farbanpassung von nicht aktiven Schaltflächen deaktiviert. Auch diese Option wird erst wirksam bei einem Neustart der Software. Prüfung der Verfügbarkeit einer Schaltfläche bei einem Mausklick deaktivieren Diese Option verbessert die Reaktion der Schaltflächen. Die Problematik, dass eine Schaltfläche beim ersten Klick nicht direkt betätigt wird, tritt innerhalb der Terminalversion der Software über Terminalsessions mit geringer Bandbreite oder zu geringen Systemresourcen innerhalb der lokal installierten Version auf. Aktuelle Systemvoraussetzungen für den komfortablen Einsatz der Software finden Sie auf unseren Internetseiten im Bereich "FAQ" oder innerhalb der Software über das Menü 294

301 ? - WEITERE INFORMATIONEN - LIESMICH Programmperformance - Druckunterstützung erst Initialisieren, wenn diese benötigt wird Die Aktivierung dieser Funktion bewirkt, dass die Druckunterstützung beim Programmstart nicht mitgeladen wird. Diese Einstellung beschleunigt den Start der Software und kann auf Netzwerkclients, die nicht oder nur wenig drucken, dazu verwendet werden, die Programmperformance zu verbessern. Beachten Sie bitte, dass bei Verwendung dieser Option, mit dem ersten Aufruf eines Druckdialoges diese Druckunterstützung nachgeladen wird. Erweiterte Fehlerprotokollierung Diese Funktion sollte nur aktiviert werden, wenn Sie von der Hotline dazu aufgefordert werden. Fenster Das Programm bietet Ihnen die Möglichkeit, mehrere Datensätze parallel geöffnet und somit in Bearbeitung zu halten. So können beispielsweise ein Artikel, eine Adresse oder ein Vorgang nebeneinander geöffnet sein. Allerdings ist bei der gleichzeitigen Bearbeitung mehrerer Datensätze die Einschränkung zu beachten, dass jeweils nur ein Fenster dargestellt werden kann. In der Praxis bedeutet das die Verkleinerung des aktuellen Fensters, über die Minimieren -Schaltfläche in der rechten oberen Ecke des Fensters, bevor Sie ein weiteres Fenster öffnen können. Mit jedem geöffneten Fenster wird im Menü Fenster ein neuer Eintrag erzeugt. Die Auswahl eines solchen Menüeintrags wechselt zu diesem Fenster zur aktuellen Bearbeitung. Wird die Statusleiste dargestellt, erscheint mit jedem geöffneten Fenster zusätzlich das Symbol am linken Rand der Statusleiste. Mit einem Mausklick auf diese Symbole öffnen Sie ebenfalls das jeweilige Fenster. Auch beim Wechsel innerhalb geöffneter Datensätze gilt, dass das aktuelle Fenster erst geschlossen werden muss, bevor der Wechsel zum nächsten Datensatz erfolgen kann. Weiterhin steht Ihnen im Fenstermenü der Eintrag Alle schließen zur Verfügung. Wählen Sie diese Funktion aus, werden alle offenen Eingabemasken geschlossen.? (im Menü) Das Fragezeichen steht als Synonym für Hilfe und Information. Genau das erhalten Sie auch in diesem Menü mit folgenden Einträgen: 295

302 Die ersten drei Einträge rufen die Programmhilfe( siehe S. 44) auf bzw. bieten Links zu einer Übersicht des Schulungsangebotes bzw. Lehrmedien an bzw. lassen Sie Dokumente mit weiteren Informationen öffnen. So finden Sie hier unter "Einstiegshilfen und Weiterbildung" u.a. den Eintrag "Schnelleinstieg und Lösungsansätze für Ihre Aufgaben". Diesen Bereich können Sie auch jederzeit über das Symbol öffnen. Im Regelfall finden Sie dieses Symbol links oben unterhalb der Menüleiste. Neben Kurzbeschreibungen zu ausgewählten Programmbereichen erhalten Sie hier auch Übungsbeispiele und Lösungsansätze. Über den Menüpunkt Assistenten anzeigen können Sie den Assistenten( siehe S. 42) ein- bzw. durch erneutes Öffnen des Menüs und Anklicken ausschalten. Über den Menüpunkt Bereichshilfe anzeigen können Sie die Bereichshilfe( siehe S. 43) ein- bzw. durch erneutes Öffnen des Menüs und Anklicken ausschalten. Desweiteren finden Sie in diesem Menü Links zur Online-Hilfe bzw. dem Online-Forum und können über den Menüpunkt Fernsteuerung Supportteam eine Hilfe des Supportteams zulassen: Im Rahmen eines Telefonates mit der Hotline kann der Hotline-Mitarbeiter Sie auffordern, den Eintrag "Fernsteuerung Supportteam" auszuwählen. Das Programm verbindet sich mit dem Internet und es erscheint das Feld: Sitzungsnummer. Diese Sitzungsnummer wird Ihnen vom Hotline-Mitarbeiter mitgeteilt. Nach dem Eintragen und Verbinden kann der Hotline-Mitarbeiter Ihren Bildschirm sehen. Über die weiteren Menüpunkte Leistungsvergleich und Ausbaustufen im Vergleich können Sie offline bzw. online die verschiedenen Ausbaustufen Ihrer Software vergleichen. Über den Leistungsvergleich können Sie sich eine Übersicht der derzeit verfügbaren Ausbaustufen unserer Software anzeigen lassen, der Sie detailliert entnehmen können, welches Leistungsmerkmal in den einzelnen Versionen enthalten ist. Hierbei können Sie gezielt nach einzelnen Merkmalen mittels einer Texteingabe suchen. Der komplette Leistungsvergleich stellt sich Ihnen wie folgt dar. 296

303 Der Menüpunkt "Programm aktualisieren" startet einen Assistenten, der Ihnen hilft, verfügbare Programmupdates direkt aus dem Internet zu laden und die Software zu aktualisieren. "Programm registrieren" führt eine Online-Registrierung der Software durch. Mit dieser Registrierung erhalten Sie Anspruch auf den schriftlichen Support und haben die Möglichkeit, Aktualisierungen mittels des Assistenten direkt aus dem Internet zu laden. Selbstverständlich können Sie über den Internetregistrierungsassistenten auch den Premium-Service freischalten. Der Eintrag "Info & Support" stellt Informationen dar, die unser Supportteam benötigt, wenn Sie unsere Hilfe in Anspruch nehmen müssen. Sie erhalten in einer Übersicht Angaben über die Bereiche Programminformationen physikalischer Arbeitsspeicher Auslagerungsdatei virtueller Arbeitsspeicher Datenserver Pfade Datenbankaliase freier Speicherplatz Bitte halten Sie diese Informationen bereit, wenn Sie die Unterstützung unseres Supports in Anspruch nehmen. Unter anderem können in dieser Übersicht auch die Versionsstände von fremden Programmmodulen abgerufen werden, die in das Programm eingebunden sind. Mit dem Eintrag auf Programmaktualisierung prüfen wird direkt eine Internetverbindung aufgebaut, um die Verfügbarkeit neuer Updates zu prüfen. Diese Funktion wird bei vorhandener Internetverbindung automatisch ausgeführt, worauf Sie bei entsprechender Einstellung eine Benutzernachricht( siehe S. 136) hinweist. 297

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305 Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung Stammdatenverwaltung Um mit dem Fibumodul arbeiten zu können, werden eine Reihe von Stammdaten( siehe S. 300) benötigt. Die Grundlagen sowie die allgemeine Bedienung der Stammdatenbereiche sind in allen Programmodulen identisch. Daher lesen Sie dieses Kapitel bitte im modulübergreifenden Teil des Handbuches. Kontenplan Die drei Programmmodule Auftrag, Fibu und Lohn greifen gemeinsam auf den gleichen Kontendatenbestand zu. Hierdurch werden Änderungen, die in einem Programmodul vorgenommen werden, sofort in den anderen Modulen sichtbar. Da die Bedienung sowie die einzelnen Funktionen in allen drei Modulen identisch sind, erhalten Sie die ausführliche Beschreibung für den Kontenplan im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 81). Kostenstellen Die drei Programmmodule Auftrag, Fibu und Lohn greifen gemeinsam auf den gleichen Kostenstellendatenbestand zu. Hierdurch werden Änderungen, die in einem Programmodul vorgenommen werden, sofort in den anderen Modulen sichtbar. Da die Bedienung sowie die einzelnen Funktionen in allen drei Modulen identisch sind, erhalten Sie die ausführliche Beschreibung der Kostenstellen im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 89). Adressen Die beiden Programmmodule Auftrag und Fibu greifen gemeinsam auf den gleichen Adressdatenbestand zu. Hierdurch werden Änderungen, die in einem Programmodul vorgenommen werden, sofort im anderen Modul sichtbar. Da die Bedienung sowie die einzelnen Funktionen in beiden Modulen identisch sind, erhalten Sie die ausführliche Beschreibung für die Adressen im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 47). Beachten Sie bitte, dass nicht alle Möglichkeiten, welche im modulübergreifenden Teil des Handbuches beschrieben sind, in der Fibu zur Verfügung stehen. Da beispielsweise die abweichenden Artikeldaten in der Finanzbuchhaltung nicht relevant sind, wurde der Zugriff auf diese Datenbereiche innerhalb der Fibu nicht ermöglicht. Anlagen Die Anlagenbuchhaltung gibt Ihnen einen genauen Überblick über alle Wirtschaftsgüter 299

306 Finanzbuchhaltung Ihres Unternehmens. Alle für die Buchung der Abschreibung relevanten Daten der Anlagenbuchhaltung (AfA-Werte) können automatisiert in die Finanzbuchhaltung eingelesen werden. Hier kommt das benutzerfreundliche Konzept der automatischen Buchungsgenerierung der Anlagenbuchhaltung besonders zum Tragen. Die Buchungsautomatik stellt für jede Buchung der Abschreibung die benötigten Eingabefelder selbst zusammen. Dadurch werden Fehler beim Buchen von vornherein weitgehend ausgeschlossen. Derzeit ist die automatische Buchungssatzerstellung begrenzt auf die Buchung der jährlichen Abschreibung. Durch die Bereitstellung von Standard- Auswertungen( siehe S. 311) (Karteikarte, Karteiliste, Anlagenspiegel, etc) und aufgrund der Möglichkeit individuelle Layouts zu gestalten, ist die umfassende Informationsbereitstellung und der Überblick über das komplette Anlagevermögen gewährleistet. Zahlreiche Funktionserweiterungen, wie z.b. Bereitstellung von Buchungssätzen für monatliche Abschreibung, finden Sie bei unserem Entwicklungspartner microtech (www.microtech.de). Stammdaten Die Anlagen( siehe S. 299) sowie Geringwertige Wirtschaftsgüter können in der Finanzbuchhaltung unter STAMMDATEN - ANLAGEN wie in den nachfolgenden Kapiteln beschrieben verwaltet werden. Erfassung von Anlagegütern Die Erfassung der Anlagegüter und Geringwertigen Wirtschaftsgüter erfolgt unter STAMMDATEN - ANLAGEN - Schaltfläche: NEU Anlagennummer: alphanummerisch 10 Zeichen (keine Leerzeichen) Inventarnummer: alphanummerisch 10 Zeichen (keine Leerzeichen) Suchbegriff: alphanummerisch 25 Zeichen 300

307 Finanzbuchhaltung Bezeichnung: alphanummerisch 100 Zeichen (Leerzeichen sind erlaubt) Vorgaben In diesem Bereich können die Angaben für Anschaffungsdatum Anschaffungskosten Nebenkosten Restwert Nutzungsdauer und Verlängerung der Nutzungsdauer eingetragen werden. Für die Angabe der Nutzungsdauer steht auch die Möglichkeit der Suche zur Verfügung (Schaltfläche: ). In der Suche wird auf die Allgemeine AfA-Tabelle zurückgegriffen. Ist eine branchenspezifische Angabe der Nutzungsdauer erforderlich, muss die Eintragung manuell erfolgen, da diese branchenspezifischen Tabellen in der Suche nicht implementiert sind. Ist eine Verlängerung der Nutzungsdauer notwendig, kann das entsprechende Kennzeichen gesetzt und die Verlängerung in Jahren angegeben werden. Die Verkürzung der Nutzungsdauer kann ebenfalls über dieses Feld vorgenommen werden. Geben Sie dafür die Zahl mit Minus ein. Der Abschreibungsverlauf( siehe S. 305) wird entsprechend angepasst. Abschreibung Afa-Art: Sie können zwischen linearer Abschreibung, Grund und Boden und geometrisch-degressiver Abschreibung wählen. Letztere steht für Anschaffungen bis zum zur Verfügung. AfA-Satz: Durch die Angabe der Nutzungsdauer und die Auswahl der AfA-Art wird der Abschreibungssatz in Prozent ermittelt Weitere Optionen: Manuelle Abschreibung: Wird diese Option aktiviert, können im Register Verlauf die AfA-Beträge individuell eingetragen werden. Es erfolgt keine automatische Berechnung. Optimale Einstellungen verwenden: Übergang von degressiv nach linear: steht nur bei der Auswahl der AfA-Art geometrisch-degressive Abschreibung zur Verfügung. Wurde zusätzlich die Option "Optimale Einstellungen verwenden" aktiviert" erfolgt der Umstieg von degressiv nach linear automatisch. auf volle Beträge runden Geringwertige Wirtschaftsgüter: wird diese Option aktiviert, erfolgt automatisch die Festlegung der Nutzungsdauer auf 1 Jahr und die Festlegung des AfA-Satzes auf 100 %. Nicht eigenständig nutzbares Gut: sollen Anschaffungen zwischen 150,00 Euro und 301

308 Finanzbuchhaltung 1.000,00 Euro nicht in den Anlagenpool( siehe S. 303) einfließen muss dieses Kennzeichen aktiviert werden. Dadurch ist es möglich, Nutzungsdauer und AfA-Art anzugeben. Berechnungsvorgaben Konto Anlagevermögen: Angabe des Bestandskontos Konto AfA: Angabe des Kostenkontos für Buchung der Abschreibung Beachten Sie: Es werden nur die Buchungssätze für die Abschreibung erstellt. Der Buchungssatz für den Anlagenzugang muss in der Finanzbuchhaltung manuell eingegeben werden. Festschreibung der Vorgaben Nach dem ersten Einlesen der Buchungssätze in den Geschäftsvorfällen werden die Vorgaben festgeschrieben. Im Register Vorgaben erscheint automatisch ein entsprechendes Informationsfeld. Information: Es wurden schon Abschreibungen verbucht. Daher können Sie keine allgemeinen Daten ändern. Sollten die Verbuchungen fälschlicherweise erfolgt sein, Buchungskennzeichen zurückgesetzt werden. Aktivieren Sie Abschreibung" und wechseln Sie in den Verlauf. so können die hierfür "Manuelle Zugänge und Abgänge Erfolgt eine Erweiterung eines bestehenden Anlagegutes oder scheidet ein Anlagegut vor Ablauf der Nutzungsdauer aus, sind die erforderlichen Eingaben unter STAMMDATEN ANLAGEN - beim jeweiligen Anlagegut im Register: ZU-und ABGÄNGE zu hinterlegen. 302

309 Finanzbuchhaltung In der Spalte Art kann zwischen Zu- und Abgang gewählt werden. Zugang Nach Eingabe des Datums und des Betrages erfolgt im Register Verlauf die Neuberechnung der Abschreibungen für die Restlaufzeit. Abgang Für einen vollständigen Abgang des Anlagegutes muss im Betragsfeld "0,00" eingegeben werden. Im Register Verlauf wird die Abschreibung für das laufende Jahr korrigiert. Abschreibungen für Zu- und Abgänge Im Verlauf erfolgt eine automatische Neuberechnung des AfA-Betrages im Jahr des Zu-/Abganges. Zugang Der Zugangsbetrag wird ab dem Jahr des Zuganges auf die Restnutzungsdauer verteilt abgeschrieben. Abgang Im Jahr des Abganges wird der AfA-Betrag noch anteilig ermittelt und für die Abschreibung der Buchungssatz erstellt. Beachten Sie: Es werden nur die Buchungen für die Abschreibung bereitgestellt. Die Buchungen für den Zugang bzw. die Buchungen im Zusammenhang mit dem Anlagenabgang müssen in der Finanzbuchhaltung manuell erfasst werden. Anlagenpool Ab dem traten Änderungen zu Wirtschaftsgütern des Anlagevermögens in Kraft, deren Anschaffungs- oder Herstellungskosten zwischen 150 und 1000 liegen. 303

310 Finanzbuchhaltung Ab diesem Zeitpunkt ist im Wirtschaftsjahr der Anschaffung, Herstellung oder Einlage des Anlagegutes oder der Eröffnung des Betriebes ein Anlagepool zu bilden. Dieser Anlagepool ist im Wirtschaftsjahr der Bildung und in den folgenden vier Wirtschaftsjahren mit jeweils einem Fünftel gewinn mindernd aufzulösen. Scheidet ein Wirtschaftsgut, welches in einem jahresbezogenen Anlagenpool eingestellt wurde, aus dem Betriebsvermögen aus, wird der Anlagepool nicht vermindert. Dies gilt auch, wenn sich das Wirtschaftsgut im Wert mindert oder entnommen wird. Im Vergleich zum bisherigen Recht führt die Auflösung des Anlagenpools über einen Zeitraum von 5 Jahren zu einer Verschlechterung der Abschreibungsbedingungen. Parameter-Einstellungen Für die korrekte Verbuchung müssen im Vorfeld unter STAMMDATEN KONTENPLAN die entsprechenden Konten für das Anlagevermögen und die Abschreibungen des Anlagenpools angelegt sein. Diese Konten müssen unter Menü BEARBEITEN PARAMETER ANLAGEN KONTENVORGABE FÜR ANLAGENPOOL zugeordnet werden: Bitte beachten Sie: Das Programm prüft bei der Erfassung nur, ob Konten ab dem Jahr 2008 (bzw bei abweichendem Wirtschaftsjahr) eingetragen sind. Es wird nicht das Jahr abgeprüft. Somit müssen nicht für jedes Jahr Konten hinterlegt werden. Erfassung von Anlagen für Anlagenpool Anschließend erfolgt die Erfassung des Anlagen( siehe S. 299)-Datensatzes unter STAMMDATEN ANLAGEN. Durch die Eingabe der Anschaffungskosten zwischen Euro 150,00 und 1.000,00 erfolgt automatisch die Zuordnung zum jeweiligen Anlagenpool( siehe S. 303). Sie legen daher für jedes Wirtschaftsgut einen eigenen Datensatz an. Das Feld Anlagenpooljahr wird automatisch gefüllt. Abweichend zu anderen Anlagegüter steht Ihnen das Register Verlauf nicht zur Verfügung. Nutzungsdauer, AfA-Art, AfA-Satz und Buchungsvorgaben sind bereits fest hinterlegt und können nicht abgeändert werden. 304

311 Finanzbuchhaltung Die Erstellung, Zuordnung und Anpassung des Datensatzes Anlagenpool( siehe S. 303) erfolgt automatisch. Dieser Datensatz enthält auch den aktuellen Gesamtbetrag sowie im Register Verlauf die Abschreibungswerte. Der entsprechende Buchungssatz für die Abschreibung wird im letzten Monat des Wirtschaftsjahres zur Verfügung gestellt und kann in gewohnter Weise in die Geschäftsvorfälle eingelesen werden. Beachten Sie: Für jedes Wirtschaftsjahr wird ein gesonderter Anlagenpool( siehe S. 303) gebildet und aufgelöst. Ein Wirtschaftsgut für den Anlagenpool( siehe S. 303) kann nur erfasst werden, wenn das eingegebene Wirtschaftsjahr bereits eröffnet wurde. Scheidet ein Wirtschaftsgut, welches in einem Anlagepool eingestellt wurde, aus dem Betriebsvermögen aus, wird der Anlagepool nicht vermindert. Dies gilt auch, wenn sich das Wirtschaftsgut im Wert mindert oder aber entnommen wird. Für den jahresbezogenen Anlagenpool( siehe S. 303) wird eine jährliche Buchung für die Buchungsperiode 12 bereitgestellt. Eine Dokumentationspflicht besteht nur für den Zugang des jeweiligen Wirtschaftsgutes. Abschreibungsverlauf Wurden die grundlegenden Eingaben im Register VORGABEN und gegebenenfalls die Eintragungen im Register ZU- und ABGÄNGE vorgenommen, stehen im Register VERLAUF folgende Angaben zur Verfügung: 305

312 Finanzbuchhaltung Entsprechend der Angabe der Nutzungsdauer werden die Jahre vorgetragen. Die Afa-Beträge werden auf Grundlage der Nutzungsdauer und der gewählten Abschreibungsart automatisch ermittelt, wobei Zu- und Abgänge entsprechend berücksichtigt werden. Die kumulierten Afa-Beträge sowie der daraus resultierende Restwert werden aufgelistet. Das Kennzeichen im Feld "Gebucht" bedeutet, dass die Buchung der Abschreibung bereits in die Finanzbuchhaltung / Geschäftsvorfälle übernommen wurde. Diese Schaltfläche steht nur zur Verfügung, wenn im Register VORGABEN die Option "Manuelle Abschreibung" aktiviert wurde. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel "Manuelle Abschreibung".( siehe S. 308) Wurden die Vorgaben verändert, kann über diese Schaltfläche die Neuberechnung des Abschreibungsverlaufes vorgenommen werden. Bereitstellung von Buchungssätzen Wurden alle Eingaben vorgenommen, werden die Buchungssätze gemäß der Daten im Register VERLAUF zur Verfügung gestellt. Lineare Abschreibung Soll eine Lineare Abschreibung über die Nutzungsdauer erfolgen, sind folgende Einstellungen notwendig: Vorgaben Nehmen Sie die Eintragungen in den Feldern Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Nebenkosten, Restwert und Nutzungsdauer vor. Abschreibung Wählen Sie als AfA-Art: Lineare Abschreibung Buchungsvorgaben 306

313 Finanzbuchhaltung Tragen Sie hier die entsprechenden Konten ein. Im Register VERLAUF können Sie die korrekte Ermittlung der Abschreibung prüfen. Geringwertige Wirtschaftsgüter Beachten Sie: die nachfolgenden Angaben beziehen sich auf die gesetzlichen Vorgaben im Kalenderjahr 2007! Handelt es sich um Geringwertige Wirtschaftsgüter, sind folgende Einstellungen vorzunehmen: Vorgaben Nehmen Sie die Eintragungen Anschaffungskosten vor. in den Feldern Anschaffungsdatum und Abschreibung Aktivieren Sie hier die Option "Geringwertige Wirtschaftsgüter". Dadurch wird die Nutzungsdauer automatisch auf 1 Jahr und der AfA-Satz auf 100 % festgelegt. Manuelle Eingaben sind für diese Felder nicht möglich. Buchungsvorgaben Tragen Sie die entsprechenden Konten ein. Im Register VERLAUF können Sie die korrekte Ermittlung der Abschreibung prüfen. 307

314 Finanzbuchhaltung Für die steuerliche Behandlung von geringwertigen Wirtschaftsgütern gelten ab neue gesetzliche Vorgaben: "Für Steuerpflichtige mit Gewinneinkünften, dazu zählen Land- und Forstwirte, Gewerbetreibende, Selbstständige, Personengesellschaften und Kapitalgesellschaften, sinkt die Grenze für den Sofortabzug von Anschaffungs- und Herstellkosten geringwertiger Wirtschaftsgüter auf 150,00 Euro (netto). Dabei ist der bisher als Wahlrecht ausgestaltete Sofortabzug zukünftig verpflichtend. Eine Erfassung von geringwertigen Wirtschaftsgütern in einem besonderen laufend zu führenden Verzeichnis ist nicht mehr notwendig. Es muss lediglich der Zugang des Wirtschaftsgutes einmalig erfasst werden." Diese neuen Regelungen gelten für geringwertige Wirtschaftsgüter, die nach dem 31. Dezember 2007 angeschafft, hergestellt oder in das Betriebsvermögen eingelegt werden. Für weitere Informationen zur Unternehmenssteuerreform 2008 wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater. In WISO Kaufmann werden ab die neuen Grenzen automatisch berücksichtigt. Für Wirtschaftsgüter, die in einem sog. Anlagenpool( siehe S. 303) geführt werden müssen, finden Sie die entsprechenden Informationen im Kapitel Anlagenpool( siehe S. 303). Manuelle Abschreibung Wurde im Register VORGABEN die Option "Manuelle Abschreibung" gewählt, erhalten Sie im Register VERLAUF folgende Ansicht: Über die Schaltfläche "Ändern" kann jeder Datensatz geöffnet werden. Änderung des Afa-Betrages Es kann nun der AfA-Betrag für das angegebene Jahr geändert werden. Die Änderung wird im Verlauf dargestellt und der Restwert wird gegebenenfalls angepasst. Eine Veränderung der Nutzungsdauer ist hier nicht möglich. Veränderung der Nutzungsdauer Die Nutzungsdauer kann nur verändert werden, wenn keiner der Datensätze im Register VERLAUF das Kennzeichen Gebucht aufweist. 308

315 Finanzbuchhaltung Aktivierung / Deaktivierung des "Gebucht" - Kennzeichens Beachten Sie: der Datensatz erhält automatisch das Kennzeichen "Gebucht" sobald die Buchungen in der Finanzbuchhaltung in eines der Bücher der Geschäftsvorfälle eingelesen wurden. Deaktivieren des Kennzeichens "Gebucht" Wird das Kennzeichen "Gebucht" entfernt, erfolgt dadurch KEINE automatische Stornobuchung. Die ursprüngliche Buchung muss manuell in den Geschäftsvorfällen gelöscht bzw. im Archiv Buchungen storniert werden! Beim nächsten Einlesen der Buchungen in den Geschäftsvorfällen wird ein neuer Buchungssatz auf Grundlage der aktuell hinterlegten Vorgaben erstellt. Aktivierung des Kennzeichens "Gebucht" Wurde das Anlagegut neu erfasst, aber es soll kein Buchungssatz für die Abschreibung erfolgen, kann das "Gebucht"-Kennzeichen hier manuell gesetzt werden. Abschreibung für Zu- und Abgänge Die Erweiterung einer bestehenden Anlage bzw. das Ausscheiden eines Anlagegutes vor Ablauf der Nutzungsdauer wird im Register "ZU- UND ABGÄNGE" erfasst. Im Verlauf erfolgt eine automatische Neuberechnung des AfA-Betrages im Jahr des Zu-/Abganges. Zugang Der Zugangsbetrag wird ab dem Jahr des Zuganges auf die Restnutzungsdauer verteilt abgeschrieben. Abgang Im Jahr des Abganges wird der AfA-Betrag noch anteilig ermittelt und für die Abschreibung der Buchungssatz erstellt. Beachten Sie: Es werden nur die Buchungssätze für die Abschreibung erstellt. Die Buchung des Zu- bzw. Abganges muss manuell im Bereich der Geschäftsvorfälle erfolgen. Bereitstellung von Buchungssätzen Wurden alle Eingaben vorgenommen, werden die Buchungssätze gemäß der Daten im 309

316 Finanzbuchhaltung Register VERLAUF zur Verfügung gestellt. Es wird die Buchungssatzerstellung für jährliche Abschreibung unterstützt. Beachten Sie: Es werden nur die Buchungssätze für die Abschreibung erstellt. Buchungen für Zugänge, Abgänge, etc. müssen manuell in den Geschäftsvorfällen erfasst werden! Zahlreiche Funktionserweiterungen, wie z.b. monatliche, vierteljährliche, halbjährliche Abschreibung und Bereitstellung von Buchungssätzen in diesen Zeitintervallen, finden Sie bei unserem Entwicklungspartner microtech (http://www.microtech.de, Tel ). Änderungen im Abschreibungsverlauf siehe Kapitel "Manuelle Abschreibung"( siehe S. 308) Erstellung von Buchungssätzen Einlesen von Buchungssätzen Wurden alle Eingaben unter STAMMDATEN - ANLAGEN vorgenommen, können die Buchungen im Bereich der GESCHÄFTSVORFÄLLE eingelesen werden. Ab Buchungsperiode 12 (Dezember) steht im Hauptbuch über die Schaltfläche PLUS Buchungssätze einlesen - von Anlagen( siehe S. 299) einlesen zur Verfügung. Es wird pro Anlagegut bzw. Geringwertigem Wirtschaftsgut ein Buchungssatz für die Abschreibung erstellt. Die Buchung erfolgt auf den Konten, die unter Stammdaten( siehe S. 300) - Anlagen( siehe S. 299) - Register: Vorgaben - Bereich: Buchungsvorgaben beim jeweiligen Anlagegut hinterlegt wurden, wobei Belegnummer 1 und Text automatisch generiert werden. Beachten Sie: Es werden ausschließlich die Buchungen für jährliche Abschreibung erstellt. Buchungssätze für Anlagenzu- und -abgänge müssen in den Geschäftsvorfällen manuell erfasst werden. Beachten Sie: Es werden nur die AfA- Buchungen für das aktuell ausgewählte Wirtschaftsjahr eingelesen. Befinden Sie sich zum Zeitpunkt des Einlesens z.b. in Periode 12 / 2007 werden nur die AfA-Buchungen für 2007 erzeugt. Fehlerhafte Buchungssätze Können Buchungssätze nicht korrekt erstellt werden, erhalten Sie beim Einlesen in die Geschäftsvorfälle folgenden Hinweis / folgende Information: 310

317 Finanzbuchhaltung "Bei der Übernahme aus der Anlagenbuchhaltung sind Fehler aufgetreten. Aus diesem Grunde wurde ein Protokoll erstellt. Das Prüfprotokoll können Sie jedezeit im Programm über das Menü OPTIONEN - PROTOKOLLÜBERSICHT unter dem Namen "Anlagensätze ohne Konten" einsehen." Wurden die gemäß Protokoll notwendigen Änderungen / Ergänzungen in den Stammdaten( siehe S. 300) - Anlagen( siehe S. 299) vorgenommen, können die Buchungen erneut in die Geschäftsvorfälle eingelesen werden. Festschreibung der Vorgaben Nach dem ersten Einlesen der Buchungssätze in den Geschäftsvorfällenn werden die Vorgaben festgeschrieben. Daher können Sie keine allgemeinen Daten ändern. Im Register Vorgaben erscheint automatisch ein entsprechendes Informationsfeld. Änderung von Abschreibungsbuchungen Sollten die Verbuchungen fälschlicherweise erfolgt sein, so können die Buchungskennzeichen zurückgesetzt werden. Aktivieren Sie hierfür im Register: Vorgaben die Option "Manuelle Abschreibung" und wechseln Sie in das Register: Verlauf. Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Kapitel "Abschreibungsverlauf - Manuelle Abschreibung".( siehe S. 308) Auswertungen Über STAMMDATEN - ANLAGEN - SCHALTFLÄCHE DRUCKEN stehen folgende Auswertungen/Listen zur Verfügung: Liste Karteikarte Karteiliste Anlagenspiegel / Liste für GWG Anlagenpool( siehe S. 303) Für die Auswertungen im Bereich Liste, Karteikarte und Karteiliste stehen folgende Sortierungen / Eingrenzungen zur Verfügung: Der Anlagenspiegel kann nach Bezeichnung, Anschaffungsdatum, Kontonummer AfA und Kontonummer Anlagevermögen sortiert werden. Zusätzlich erfolgt hier die Angabe des Auswertungsjahres. Liste Die Anlagenliste enthält Informationen zu Anlagennummer, Bezeichnung, Inventarnummer, Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Restwert, Abschreibungsart und Nutzungsdauer. 311

318 Finanzbuchhaltung Karteikarte / Anlagenkartei Die Anlagenkartei enthält Informationen zu Anlagennummer, Bezeichnung, Inventarnummer, Anschaffungsdatum, Anschaffungskosten, Restwert, Abschreibungsart und Nutzungsdauer. Zusätzlich werden die Abschreibungen aus dem Register Verlauf mit folgenden Informationen aufgelistet: Jahr der Abschreibung, Buchwert zum des jeweiligen Jahres, AfA-Betrag, AfA-Summe (kumuliert), Buchungsdatum, Buchwert zum des jeweiligen Jahres. Nach jedem Anlagegut erfolgt ein Seitenumbruch. Karteiliste Die Karteiliste enthält die gleichen Informationen wie die Karteikarte. Es erfolgt allerdings kein Seitenumbruch nach dem Anlagegut. Anlagenspiegel Der Anlagenspiegel enthält Informationen zu Kontonummer AfA und AV, Anlagennummer, Bezeichnung, Nutzungsdauer, Abschreibungsart, Anschaffungsdatum und -kosten, Summe zu-/abgänge Vorjahre, Buchwert zum des jeweiligen Jahres, Zugang in Euro, Abgang, Afa-Betrag lfd. Jahr, kumulierte Afa und Abgang, Buchwert zum des jeweiligen Jahres. Für Geringwertige Wirtschaftsgüter steht ein zusätzliches Layout zur Verfügung. Anlagenpool( siehe S. 303) Zusätzlich zu den o.a. Sortiermöglichkeiten wählen Sie für den Auswertungsjahr aus. Sie erhalten eine Auflistung aller Anlagegüter mit Druck das Anlagennummer Bezeichnung Anschaffungsdatum und Anschaffungskosten welche im Anlagenpool( siehe S. 303) gesammelt wurden. Kassenbücher Der Aufbau und die Einstellungsmöglichkeiten des Kassenbuches sind den Geschäftsvorfällen angepasst. Das Konto Kasse ist jedoch voreingestellt, somit muss nur das entsprechende Gegenkonto vorgegeben werden. Die Voreinstellung des Kassenkontos erfolgt über den Menüpfad BEARBEITEN-PARAMETER-KASSENBÜCHER-BÜCHER. Die ausführliche Dokumentation darüber finden Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches. Beachten Sie, dass eine Änderung des hinterlegten Kassenkontos in den Parametern nur für die danach im Kassenbuch neu erfassten Geschäftsvorfälle gilt. Bestätigen Sie in diesem Fall alle im Kassenbuch stehenden Geschäftsvorfälle durch und übernehmen so das geänderte Konto. 312

319 Finanzbuchhaltung Im Unterschied zu den Geschäftsvorfällen, steht Ihnen im Kassenbuch kein Archiv der bereits verbuchten Geschäftsvorfälle zu Verfügung. Wird mit den Kassenbüchern gearbeitet so ist im Arbeitsablauf folgende Reihenfolge zu beachten: 1. Erfassen der Buchungszeilen im Kassenbuch. 2. Über die Schaltfläche DRUCKEN wird das Kassenbuch ausgedruckt. 3. Wechsel in die Geschäftsvorfälle, dort werden über die Schaltfläche PLUS BUCHUNGSSÄTZE EINLESEN VON KASSENBUCH "..." EINLESEN die Buchungszeilen vom Kassenbuch in die Geschäftsvorfälle geladen. Beachten Sie, dass der Ausdruck des Kassenbuches immer vor dem Einlesen in die Geschäftsvorfälle vorgenommen werden muss. In dem Haupt- oder Nebenbuch der Geschäftsvorfälle steht Ihnen der Druck des Kassenbuches nicht mehr zur Verfügung. Dort kann nur das aktuelle Erfassungsprotokoll erstellt werden. Haben Sie es einmal versäumt, den Kassenbuchdruck zu erstellen, kann dieser erst nach dem endgültigen Verbuchen über das Archiv Buchungen nachgeholt werden. Hier steht Ihnen über die Schaltfläche "DRUCKEN" - Kontenauswertung der Druck des Kassenbuches noch einmal zur Verfügung. Anwender, welche den Gewinn nach 4 Abs. 3 EStG durch den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln, werden in der Regel nicht dazu verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen. Daher wurde diese Tabellenansicht auch nicht nach EÜR angepasst. Werden hier Eingaben getätigt und in die Geschäftsvorfälle eingelesen, erfolgt keine Anpassung der Buchungssätze hinsichtlich des Verrechnungskontos. Was jedoch die Auswertung nicht weiter beeinflusst. Erfassungsmaske der Kassenbücher Bitte lesen Sie hierzu den Abschnitt Erfassung der Geschäftsvorfälle( siehe S. 323), da die Funktionalität identisch der in den Geschäftsvorfällen ist. Schaltflächen der Kassenbücher Bitte lesen Sie hierzu den Abschnitt Schaltflächen der Geschäftsvorfälle( siehe S. 335), da die Schaltflächen bis auf geringfügige Abweichungen identisch denen in den Geschäftsvorfällen sind. Die erste Abweichung zu den Schaltfläche in den Geschäftsvorfällen besteht darin, dass Ihnen im Kassenbuch die Schaltfläche NICHT zur Verfügung steht. Haben Sie für die Kassenbücher die Verbuchungsart Verbuchung über manuellen Buchungslauf (ohne Proformaverbuchung) gewählt, so werden die eingegebenen Buchungen erst in die Geschäftsvorfälle eingelesen und dort 313

320 Finanzbuchhaltung endgültig über den Buchungslauf verbucht. Ist die Verbuchungsart Verbuchen nach Verlassen der Eingabe gewählt, werden die Buchungszeilen in der Übersicht mit dem Symbol eines grünen Häkchens gekennzeichnet. Sobald Sie das Kassenbuch verlassen, welches diese Verbuchungsart hinterlegt hat, werden die Buchungen ins Archiv der Geschäftsvorfälle verschoben. Die Verbuchungsart wird über über den Menüpfad BEARBEITEN-PARAMETER-KASSENBÜCHER-BÜCHER hinterlegt. Die Dokumentation darüber können Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches nachschlagen. Über die Schaltfläche haben Sie im Kassenbuch die zusätzliche (Kassenbuchvorgabekonto)" zur Verfügung. Option "Info über Vortrag Wird diese Einstellung ausgewählt, wird in der Erfassungsmaske des Kassenbuches der Vortrag für das Kassenbuch angezeigt. Beachten Sie, dass dieser Vortrag aber nur durch die Verbuchungsarten "Verbuchung nach Verlassen der Eingabe" sofort aktualisiert wird. Haben Sie die Verbuchungsart Verbuchung über manuellen Buchungslauf (ohne Proformaverbuchung) gewählt, wird dieser Vortrag erst durch einen Buchungslauf aktualisiert. Der Vortrag der Kasse weist immer den derzeitigen Stand der Kasse aus, egal ob Vorperioden geöffnet sind oder nicht. Die Dokumentation zu den anderen Einstellungsmöglichkeiten lesen Sie bitte im Abschnitt Schaltflächen der Geschäftsvorfälle( siehe S. 335) nach. Eine weitere Abweichung zu den Geschäftsvorfällen besteht in der Schaltfläche Über die Schaltfläche "DRUCKEN" können Sie den Druck des Kassenbuches aufrufen. Für die Schaltfläche bestehen folgende Unterschiede zu den Geschäftsvorfällen: Über Verwalten stehen Ihnen hier nur die Auftrags-Buchungen zur Verfügung, da über 314

321 Finanzbuchhaltung das Lohnmodul selbst keine Barzahlungen gebucht werden. Unter Optionen gibt es im Kassenbuch zusätzlich die Möglichkeit, den Kassensaldo zu prüfen. Da die Kasse keinen negativen Bestand haben darf, wird über diese Option jeder Tag auf einen negativen Saldo geprüft. Ist der Saldo an allen Tagen positiv wird Ihnen dies durch einen entsprechenden Hinweis angezeigt. Wird über diese Prüfroutine ein Tag mit einem negativen Kassensaldo gefunden, wird Ihnen durch eine Fehlermeldung das Datum die Buchungszeile und die Höhe des negativen Saldos mitgeteilt. Buchungssätze können aus dem Modul Auftrag eingelesen werden. Geschäftsvorfälle Im Bereich Geschäftsvorfälle werden die anfallenden Buchungssätze erfasst sowie aus anderen Bereichen und Modulen eingelesen. Hier erfolgt die endgültige Verarbeitung und Archivierung der Geschäftsvorfälle. Bevor Sie mit der Erfassung der Geschäftsvorfälle beginnen, prüfen Sie, in welchem Wirtschaftsjahr und in welcher Buchungsperiode Sie sich befinden. Im oberen Teil des Fensters sehen Sie, welches Wirtschaftsjahr, welche Periode und welches Buch aktuell geöffnet ist. Möchten Sie in einer anderen Buchungsperiode oder in einem anderen Wirtschaftsjahr arbeiten, so können Sie über den Menü Pfad BERABEITEN-PERIODE bzw. BERABEITEN-WIRTSCHAFTSJAHR den Bearbeitungszeitraum ändern. Neben dem Hauptbuch stehen Ihnen für die Erfassung der Geschäftsvorfälle ein Buch für Dauerbuchungen zur Verfügung. Jedes Buch kann über das entsprechenden Register geöffnet werden. Die einzelnen Bücher sind von der Bearbeitung her identisch. Über den Menüpfad BERABEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER werden die Vorgaben bzw. die Gestaltung der Tabellenansichten für Buchungssätze und die Buchungssatzeingabe vorgenommen. Die Dokumentation darüber können Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 282) nachschlagen. Beachten Sie, es ist nicht möglich, in einem Buch von mehreren Arbeitsplätzen aus gleichzeitig zu arbeiten. Unter Dauerbuchungen können Sie in einem bestimmten Zeitzyklus wiederkehrende Geschäftsvorfälle erfassen. In der Praxis können dies z.b. Abschreibungen, Mieten für Büroräume, Abschlagszahlungen für Mietnebenkosten, Leasingzahlungen für Pkw s, Gehälter für Angestellte usw. sein. Damit diese nicht jeden Monat, jedes Quartal etc. erneut einzugeben sind, können Sie all diese Buchungen einmalig in diesem Programmteil erfassen. Beachten Sie, dass im Feld Buchungsintervall der jeweils gültige Zeitzyklus eingetragen ist. 315

322 Finanzbuchhaltung Das Buchungssatzdatum in Dauerbuchungen gibt dabei das Startdatum für die Gültigkeit an. Im Feld Buchungsintervall legen Sie für Dauerbuchungen die Gültigkeit der nachfolgenden Monate festlegen. Beispiel: Die Miete wird immer vierteljährlich zum letzten des Monats überwiesen, die erste Zahlung erfolgt am Als Datum für die Dauerbuchung wird dann entsprechend der hinterlegt. Als Buchungsintervall muss "vierteljährlich (alle drei Monate)" ausgewählt werden. Diese Dauerbuchung wird beim Einladen nur bei den Monaten 3, 6, 9, 12 beachtet, in den anderen Monaten wird sie übergangen. Die Buchungszeilen der Dauerbuchungen werden ins Hauptbuch oder in eines der Nebenbücher über die Schaltfläche "PLUS" - BUCHUNGSSÄTZE EINLESEN - von "DAUERBUCHUNGEN" EINLESEN übernommen. Nachfolgend wird der Aufbau eines Buches detailliert beschrieben. Im oberen Teil dieses Bereiches werden Ihnen alle Buchungen des aktuellen Stapels angeboten. Der Aufbau dieser Tabellenansicht kann über den Menüpfad BERABEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER über die Tabellenansicht für Buchunssätze gestaltet werden. Die Dokumentation darüber können Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 282) nachschlagen. Nachfolgend eine kurze Erläuterung für die Spalten der Abbildung: Spalte Gb: Hier erhalten Sie die Information, ob die Buchungen des aktuellen Stapels verbucht wurden, wie die Verbuchung erfolgte, proforma oder endgültig und ob alle Eingaben korrekt vorgenommen wurden. Dies wird Ihnen durch folgende Symbole mitgeteilt: Haben Sie die Verbuchungsart "Verbuchen nach Verlassen der Eingabe" gewählt, werden die Buchungszeilen in der Übersicht mit diesem Symbol gekennzeichnet. Sobald Sie das jeweilige Buch verlassen, werden die so gekennzeichneten Buchungen ins Archiv verschoben. Die Verbuchungsart wird über den Menüpfad BEARBEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER hinterlegt. 316

323 Finanzbuchhaltung In dieser Buchungszeile befinden sich fehlerhafte Einträge oder in bestimmten Feldern wurden gar keine Eingaben vorgenommen. Beachten Sie, dass Buchungszeilen mit diesem Symbol nicht verbucht und auch nicht proforma verbucht werden. Die Buchungszeile muss korrigiert oder gelöscht werden. Ist die Spalte Gb leer, so haben Sie die Verbuchungsart Verbuchung über manuellen Buchungslauf (ohne Proformaverbuchung) gewählt und die Buchungseingabe ist korrekt. Spalte Soll / Spalte Haben: Der gebuchte Betrag erscheint in der jeweiligen Spalte Spalte Währung: Die gebuchte Währung wird angezeigt. Spalte Gegenkonto: Das hinterlegte Gegenkonto und dessen Bezeichnung wird angezeigt. Spalte Belegnummer1: Gibt den Eintrag des Feldes Belegnummer1 wieder. Spalte Datum: Das eingetragene Buchungsatum aus der Erfassung wird angezeigt. Spalte Konto: Das hinterlegte Konto und dessen Bezeichnung wird angezeigt. Spalte Kostenstelle: Die Kostenstelle für das Konto wird angezeigt. Spalte Text: Der eingegebene Buchungstext wird angezeigt. Im rechten unteren Teil des Bereiches Geschäftsvorfälle können verschiedene Informationen angezeigt werden. Welche Information hier dargestellt werden soll, wird über die Schaltfläche "EINSTELLUNGEN" gewählt. Folgende Informationen stehen zur Auswahl: Über den Menüpfad BERABEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER kann für jedes Buch über das Register "Bedingung für Einlesen/Info" eine Information hinterlegt werden, welche in diesem Fenster dargestellt wird. Die Dokumentation zu den Parametern können Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches nachschlagen. 317

324 Finanzbuchhaltung Der Kontensaldo für die Konten der selektierten Buchungszeile wird angezeigt. Diese Ansicht sollte gewählt werden, wenn die Verbuchungsart Verbuchen nach Verlassen der Eingabe eingestellt ist. Beachten Sie, dass bei der Anzeige des Kontensaldo Differenzen zum aktuell erfassten Saldo auftreten können. Dies ist von der gewählten Verbuchungsart abhängig. Haben Sie sich für die Verbuchung über manuellen Buchungslauf (ohne Proformaverbuchung) entschieden, dann wird der aktuelle Saldo mit dem tatsächlich erfassten Saldo nicht übereinstimmen, da Buchungen, die sich noch im Stapel befinden, in diesem Fall nicht berücksichtigt werden können. Bei der Verbuchungsart Verbuchung nach Verlassen der Eingabe entspricht der angezeigte Kontensaldo immer dem tatsächlich erfassten Saldo, da jede Buchung nach Beendigung des Buchungssatzes direkt abgearbeitet, d.h. auf die Konten verbucht wird. Als Alternative zu den Kontensalden steht Ihnen die Anzeige des Kontrollstreifens zur Verfügung. Der Kontrollstreifen dient zur Überwachung des Erfassungssaldos und kann auf ein bestimmtes Konto bzw. auf einen bestimmten Kontenbereich eingeschränkt werden. Diese Möglichkeit steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie über die Schaltfläche "EINSTELLUNGEN" Kontrollstreifen bearbeiten... anwählen. Für die Eingrenzung wird Ihnen die abgebildete Maske angezeigt Das gewünschte Konto (bzw. der Kontenbereich) und der Anfangsbetrag ist hier zu hinterlegen. Besonders praktisch ist der Einsatz des Kontrollstreifens z.b., wenn Sie Ihre Buchungen 318

325 Finanzbuchhaltung der Bankauszüge vornehmen. Geben Sie als Anfangswert den Anfangsbestand des ersten zu buchenden Kontoauszugs ein und wählen Sie die Kontonummer des Bankkontos aus. Anschließend können Sie durch den Kontrollstreifen laufend überprüfen, ob Ihr Buchungssaldo noch mit dem Saldo auf dem Kontoauszug übereinstimmt. Über das Register "Archiv Buchungen" finden Sie alle bisher verbuchten Geschäftsvorfälle, sowohl die aus dem aktuellen Wirtschaftsjahr, als auch solche aus den vorangegangen Jahren, unabhängig davon ob diese abgeschlossen wurden oder nicht. Nachfolgend Erläuterungen zur obigen Abbildung: Historydatum: Datum und Uhrzeit der Verbuchung werden Ihnen angezeigt. S: Buchungszeilen, welche durch die Einbuchung als Splittbuchung zusammengehören, werden mit einem schwarzen Balken markiert. Zusammengehörige Buchungen werden durch eine Linie miteinander verbunden. Konto / Gegenkonto: Die im jeweiligen Geschäftsvorfall angesprochenen Konten werden dargestellt. Kostenstelle / Gegenkostenstelle: Ist im Buchungssatz eine Kostenstellen bebucht worden, so wird diese für das Konto bzw. Gegenkonto angezeigt. Datum / Buchungsinfo: In der Spalte Datum wird das im Geschäftsvorfall eingegebene Datum ausgewiesen. Die Buchungsinfo sagt aus in welcher Periode und in welchem Wirtschaftsjahr der jeweilige Buchungssatz verbucht wurde. Die Angabe in Klammern zeigt Ihnen die jeweilige Buchungsprotokollnummer und die laufende Buchungsnummer an. Beispiel: Buchungsinfo: 2004/3459 (8-3) 2004: Wirtschaftsjahr 319

326 Finanzbuchhaltung 3459: Buchungszeilennummer 8 : Buchungsperiode 3 : Buchungsprotokollnummer Beleg-Nr.1 / Beleg-Nr.2: Hier wird der Inhalt der Felder Belegnummer1 und Belegnummer2 dargestellt. Text: Diese Spalte gibt den Buchungstext wieder. Währ. / Saldobetrag: In dieser Spalte wird die gebuchte Währung und der Soll- oder Habensaldo angezeigt. Beachten Sie, dass sich die Soll- oder Habenstellung immer auf das gebuchte Konto bezieht. Ist eines der Konten mit einem Steuerkennzeichen gebucht worden, wird zusätzlich der Nettobetrag und die Steuer ausgewiesen. Die abgebildete Ansicht kann in eine andere Tabellenansicht geändert werden. Der Aufruf erfolgt über die Schaltfläche Die Tabellenansicht kann nach folgenden Kriterien geändert werden: Archiv Fibu Buchungen: Historydatum Archiv Fibu Buchungen: Kontonummer Archiv Fibu Buchungen: Gegenkontonummer Archiv Fibu Buchungen: Datum Archiv Fibu Buchungen: Belegnummer1 Archiv Fibu Buchungen: Belegnummer2 Archiv Fibu Buchungen: Text Archiv Fibu Buchungen: Adressnummer Über die Schaltfläche wird Ihnen die Möglichkeit gegeben, nach verschiedenen Kriterien Archiv Buchungen zu suchen. Es kann also relativ schnell nachvollzogen werden, zu welchem Zeitpunkt eine Buchung stattgefunden hat. Folgende Kriterien stehen Ihnen dabei zur Verfügung:... Historydatum... Kontonummer... Gegenkontonummer... Datum 320

327 Finanzbuchhaltung... Belegnummer1... Belegnummer1 (numerisch)... Belegnummer2... Belegnummer2 (numerisch)... Text... Adressnummer Wurde z.b. das Suchkriterium Archiv Fibu Buchung nach Belegnummer1 gewählt, kann im unten abgebildeten Feld die Belegnummer1 des gesuchten Geschäftsvorfalles eingegeben werden. Die Beschreibung der anderen Schaltflächen finden Sie im nachfolgenden Abschnitt. An dieser Stelle sollen nur die Schaltflächen STORNIEREN, KOPIEREN, DRUCKEN und "EXTRA ANSICHT" beschrieben werden. An Hand eines kleinen Beispiels soll die Funktion der Schaltflächen STORNIEREN erläutert werden. Sie prüfen Ihre gebuchten Geschäftsvorfälle über die Kontenanalyse. Dabei stellen Sie fest, dass Sie für eine Kassenbuchung die Soll- und Habenstellung vertauscht haben. Im Archiv suchen Sie sich diesen Geschäftsvorfall und selektieren diesen. Anschließend betätigen Sie die Schaltflächen Danach werden Sie gefragt: Möchten Sie für diese Buchung "1000 an 4930 (Beleg-Nr.: ) mit 150,00 EUR (2003/8/480)" eine Stornobuchung erzeugen? und erhalten den Hinweis: Zu Ihrer Information: Die Stornobuchung wird im Hauptbuch erzeugt. Wird diese Abfrage mit ja beantworte, erfolgt automatisch die Erstellung der Stornobuchung im Hauptbuch. Beachten Sie, dass Sie vor der Erstellung der Stornobuchung die Buchungsperiode einstellen, in welcher diese Stornobuchung verbucht werden soll. Rufen Sie anschließend das Hauptbuch wieder auf, werden Sie die Stornobuchung vorfinden. Der Buchungstext lautet Stornobuchung. In Klammern wird das Wirtschaftsjahr, die Periode und die Buchungsprotokollnummer angegeben, in welcher die stornierte Buchung 321

328 Finanzbuchhaltung erfasst wurde. Zusätzlich wird die Buchungszeilennummer angegeben. Stornieren Sie z.b. eine Buchung aus dem Wirtschaftsjahr 2003, welche in der 480 Buchungszeile im Monat August mit dem 3. Buchungslauf verbucht wurde, so lautet bei einer Stornierung der Buchungstext Stornobuchung (zum Buchungssatz 2003/480 (8-3)). Beachten Sie, dass eine Stornobuchung im Hauptbuch nicht geändert werden kann. Haben Sie im Archiv eine Buchungszeile selektiert, für die zu einem früheren Zeitpunkt bereits eine Stornierung erfolgte, werden Sie bei erneuten Aufruf der Stornierung folgenden Hinweis erhalten: Beachten Sie: Die ausgewählte Buchung "1000 an 4930 (Beleg-Nr.: ) mit 150,00 EUR (2003/8/480)" wurde bereits storniert! Prüfen Sie genau, ob die Stornierung erneut erfolgen soll. Die Schaltfläche ermöglicht es, die selektierte Buchungszeile aus dem Archiv in das Hauptbuch der Geschäftsvorfälle zu kopieren. Diese Funktion kann z.b. genutzt werden, wenn mehrfach im Jahr gleiche Buchungen erfasst werden müssen, diese aber nicht in den Dauerbuchungen verankert sind. Anders wie bei einer Stornobuchung, kann eine solche Kopie im Hauptbuch bearbeitet werden. Über die Schaltfläche können Sie im Archiv folgende Drucke aufrufen: Liste - Buchungsarchiv Buchungsprotokolle Buchungsprotokoll hoch Buchungsprotokoll quer Buchungsprotokoll EÜR hoch Kontoauswertung - Kassenbuch DER DRUCK LISTE Hierbei handelt es sich um einen Listendruck, wo nach verschiedenen Kriterien sortiert das Buchungsarchiv gedruckt werden kann. DER DRUCK BUCHUNGSPROTOKOLLE Im Druckmenü oder in den Eigenschaften dieses Druckes können Sie den gewünschten Zeitraum und die Protokollnummer festlegen. Es können auch alle Protokolle einer Periode hintereinander gedruckt werden. Der Druck von Buchungsprotokollen ist auch 322

329 Finanzbuchhaltung möglich, wenn die abgeschlossen sind. ausgewählte Periode oder das ausgewählte Jahr bereits DER DRUCK KONTOAUSWERTUNG Hierüber kann z.b. der Kassenbuchausdruck erfolgen. Im Druckmenü muss das gewünschte Kassenkonto und der Auswertungszeitraum vorgegeben werden. Erfassung der Geschäftsvorfälle In diesem Bereich erfolgt die Erfassung der Buchungszeilen. Welche Felder in dieser Eingabemaske angezeigt werden und welche editierbar sind, legen Sie über den Menüpfad BERABEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER bzw. über die Schaltfläche EINSTELLUNGEN fest. Die Dokumentation über die Einrichtung der Parameter finden Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 282). Die Schaltfläche EINSTELLUNGEN wird im nachfolgenden Abschnitt dieses Handbuches erläutert. Anwender, welche den Gewinn nach 4 Abs. 3 EStG durch den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln müssen und den Kontenrahmen EÜR hinterlegt haben, haben eine angepasste Tabellenansicht für die Buchungserfassung zur Verfügung. Es werden lediglich die Einnahmen und Ausgaben und ein entsprechendes Sachkonto eingegeben. Es ist nicht erforderlich anzugeben ob der Betrag ins Soll oder Haben gestellt 323

330 Finanzbuchhaltung wird und wie die Zuordnung des Kontos oder Gegenkontos erfolgt. Im Buch "Dauerbuchungen" steht ebenfalls eine angepasste Tabellenansicht für die Buchungserfassung zur Verfügung: Die Möglichkeiten der Erfassung Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Geschäftsvorfall zu erfassen. Nachfolgend erhalten Sie eine detaillierte Beschreibung über Die Erfassung mit Hilfe des Buchführungshelfers Die schrittweise Erfassung Die Kurzbuchung Die Splittbuchung. ERFASSUNG MIT HILFE DES BUCHFÜHRUNGSHELFERS Damit der Buchführungshelfer bei der Erfassung zur Verfügung steht, muss über die Schaltfläche EINSTELLUNGEN das Kennzeichen "Buchführungshelfer anzeigen" aktiv gesetzt werden. Aus der Listbox können Sie dann einen der vorgegebenen Buchungssätze auswählen. Unter Umständen müssen in dem ausgewählten Buchungssatz bestimmte Felder angepasst werden. Wird z.b. der Helferdatensatz "Wareneinkauf auf Rechnung" ausgewählt, in welchem der Betrag mit 1,00 und das Personenkonto mit der Kontonummer Kreditor *Mustermann* vorgegeben ist, dann muss das Feld Betrag mit dem entsprechenden Rechnungsbetrag gefüllt und das Konto durch die Kontonummer des aktuellen Lieferanten ersetzt werden. Die Einträge des Buchführungshelfers werden über den Menü Pfad BERABEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BUCHFÜHRUNGSHELFER vorgenommen. Die Dokumentation darüber finden Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 282). DIE SCHRITTWEISE ERFASSUNG Jeder Buchungssatz wird komplett manuell eingegeben. Sie müssen also jedes Eingabefeld einzeln bearbeiten. Betrag: Die Betragseingabe kann mit einer Nachkommaautomatik ausgestattet werden, d.h. die letzten beiden Zahlen werden, sofern Sie kein Komma vorgeben, automatisch als 324

331 Finanzbuchhaltung Nachkommastellen interpretiert. Beachten Sie, dass für diese Nachkommaautomatik über den Menüpfad ANSICHT VORGABEN über das Register "Vorgaben" im Bereich Fibu Buchungserfassung die Einstellung 100 er Betrageingabe aktiviert sein muss. Geben Sie mit dieser Einstellung z.b. "10000" ein, wird die Eingabe als 100,00 hinterlegt. Geben Sie "10000," ein, wird die Eingabe als ,00 hinterlegt, da das Komma vorgegeben wurde. Ist über den Menüpfad ANSICHT VORGABEN über den Register "Vorgaben" im Bereich Fibu Buchungserfassung die Einstellung 100 er Betrageingabe nicht aktiviert, dann werden hinter den Betrag automatisch zwei Nullen als Nachkommastellen gesetzt. Aus der Betragseingabe "10" beispielsweise wird mit dieser Einstellung 10,00. Weichen die Nachkommastellen von "00" ab, muss in dem Fall immer das Komma und die entsprechenden Nachkommastellen in der Betragseingabe vorgegeben werden. Die Bestätigung des Feldes Saldo-Betrag ist ausschlaggebend dafür, ob der eingegebene Betrag im Soll oder Haben auf dem Konto verbucht wird. Beachten Sie dabei: Die Betragseingabe muss mit einem [+] abgeschlossen werden, wenn der Betrag auf dem Konto im Soll steht. Die Betragseingabe muss mit einem [-] abgeschlossen werden, wenn der Betrag auf dem Konto im Haben steht. Der Gesamtbetrag wird in Netto- und Steuerbetrag aufgeteilt, wenn ein Automatikkonto oder ein Konto, welches manuell mit einem Steuerkennzeichen gebucht wird, eingegeben wird. Währung/Fremdwährungsfaktor/Basiswährungsfaktor: Wurde über die Schaltfläche EINSTELLUNGEN das Kennzeichen "Währung eingebbar" aktiviert, steht Ihnen das Eingabefeld Währung zur Verfügung. Über die Listbox können die Währungen ausgewählt werden, die über den Menüpfad BEARBEITEN-PARAMETER-SONSTIGE-FREMDWÄHRUNGEN hinterlegt wurden. Als Basis Währung ist der Euro im System eingebunden. Der jeweilige Basiswährungsfaktor sowie der Fremdwährungsfaktor werden nach Auswahl der Währung in den dafür vorgesehenen Feldern angezeigt. Gegenkontonummer: An dieser Stelle geben Sie das Gegenkonto an. Beachten Sie, dass sich die Betragsstellung immer auf das Konto bezieht, d.h. steht der Betrag im Soll wird er im Gegenkonto im Haben verbucht. Ist Ihnen die Nummer des Gegenkontos nicht bekannt, können Sie die in diesem Feld angebotene Suchfunktionen nutzen. Mittels der kleinen Pfeiltaste öffnet sich der Kontenrahmen, in dem Sie mit Hilfe eines Scrollbalkens das gewünschte Konto suchen können. 325

332 Finanzbuchhaltung Die Lupe öffnet die Suchfunktion. Sie können nach den in der Maske ersichtlichen Kriterien suchen: Ist das gewünschte Konto gefunden, kann dieses mit der Schaltfläche in das Feld Gegenkonto übernommen werden. Die drei Punkte öffnen den Stammdatenbereich Kontenplan mit allen Funktionen, die Ihnen auch direkt im Stammdatenbereich zur Verfügung stehen. Es besteht also die Möglichkeit, direkt aus der Erfassung der Geschäftsvorfälle heraus Ihren Kontenrahmen bei Bedarf zu bearbeiten oder ein neues Konto anzulegen. Die Schaltfläche ÜBERNEHMEN bewirkt auch hier die Übernahme des selektierten Kontos in das Feld Gegenkonto. Möchten Sie in diesem Feld ein Konto ansprechen, welches mit einem bestimmten Steuersatz gebucht werden soll und dieses Konto ist nicht als Automatikkonto eingerichtet, d.h. diesem Konto wurde im Stammdatensatz kein Steuerschlüssel zugeordnet, dann kann das entsprechende Steuerkennzeichen manuell mitgeführt werden. Die Eingabe erfolgt in folgender Reihenfolge: Steuerkennzeichen "0" Kontonummer. Der Steuerschlüssel bezieht sich dabei immer auf die Angabe der DATEV Steuerschlüssel. Beispiel: Das Konto 4940 (Zeitschriften und Bücher) hat in den Stammdaten( siehe S. 300) Kontenplan in der Zeile Steuerschlüssel den Eintrag "nicht zugeordnet" hinterlegt. Für dieses Konto soll nun eine Buchung erfasst werden, in der 7 % Vorsteuer berechnet werden müssen. Für diesen Steuersatz ist das Steuerkennzeichen 8 in den Parametern eingerichtet. Die Eingabe im Feld Gegenkonto muss also lauten. Steuer im Gegenkonto: Ist dem Gegenkonto über die Stammdaten( siehe S. 300) Kontenplan ein Steuerkennzeichen zugeordnet (Automatikkonto), so wird Ihnen dieser Steuerschlüssel in diesem Feld angezeigt. Bei Automatikkonten kann bei der Erfassung eines Geschäftsvorfalles kein Steuerschlüssel mehr ausgewählt werden. Es wird nur der Steuerschlüssel angeboten, der im Automatikkonto hinterlegt wurde. Ist dem Gegenkonto kein Steuerkennzeichen fest zugeordnet, so kann aus der Listbox das gewünschte Kennzeichen ausgewählt werden, wenn ein Steuersatz für dieses Konto beim Buchen berücksichtigt werden soll. 326

333 Finanzbuchhaltung Beachten Sie, dass beim Einsatz der DATEV Schnittstelle, die Vorgabe eines manuell mitgeführten Steuerschlüssel nicht über dieses Feld erfolgen darf. Die DATEV Vorgabe dbzgl. lautet: Ein manuell mitgeführter Steuerschlüssel muss immer im Feld Gegenkonto vor der Kontonummer mit einer Füllstelle "0" eingetragen werden. Belegnummer1: Dieses Eingabefeld kann mit einer beliebigen Belegnummer gefüllt werden. Soll die Belegnummer von einem vorgegebenen Startwert automatisch hochgezählt werden, setzen Sie über die Schaltfläche EINSTELLUNGEN das Kennzeichen Automatische Belegnummerierung (für Belegnummer 1) aktiv. Lesen Sie Buchungen aus dem Auftragsmodul ein, wird das Feld Belegnummer1 immer mit der jeweiligen Rechnungsnummer gefüllt und dies nicht ohne Grund: Dem Feld Belegnummer1 kommt beim Ausbuchen eines offenen Postens eine besondere Bedeutung zu. Ein OP kann nur dann automatisch ausgeglichen werden, wenn die Belegnummer1 des Zahlungsein- bzw. ausganges mit der Belegnummer des zugehörigen OP s übereinstimmt. Beispiel: Sie buchen eine Ausgangsrechnung über EUR 1000,00 an das Personenkonto Im Feld Belegnummer1 fügen Sie die Rechnungsnummer AR ein. Die anfallende Steuer lassen wir bei diesem Beispiel unberücksichtigt. Konto: (Personenkonto-Debitor) Gegenkonto: 8400 (Erlöse) Betrag: 1000,00 EUR (Soll) Belegnr. 1: AR Beim Zahlungseingang soll ein automatischer Ausgleich des offenen Posten durchgeführt werden: Konto: 1200 (Bank) Gegenkonto: (Personenkonto-Debitor) Betrag: 1000,00 EUR (Soll) Belegnr. 1: AR Da die Belegnummer der Zahlung mit der Belegnummer des OP s übereinstimmt, wird der OP beim Verbuchen der Zahlung ausgeglichen. Hätte Ihr Kunde für diese Rechnung nur EUR 990,00 gezahlt, wird Ihnen bei Eingabe der Buchung nach obiger Vorgabe ein Skontobetrag über EUR 10,00 angeboten. Dieser Betrag erscheint im Feld Skontobetrag. Der Skonto kann von Ihnen akzeptiert, geändert 327

334 Finanzbuchhaltung oder entfernt werden. Beachten Sie, dass ein vollständiger Ausgleich des OP s nur erfolgt, wenn die Summe des Skontobetrages und des gezahlten Betrages mit dem OP Betrag übereinstimmt. Wird der Skontobetrag geändert oder entfernt, kann also kein vollständiger Ausgleich des OP s erfolgen, da der gebuchte Betrag NICHT mit dem OP übereinstimmt. In diesem Fall wird die Differenz zwischen OP Betrag und gezahltem Betrag als Rest-OP stehen bleiben. Erst wenn auch der Restbetrag gebucht wird und die Belegnummer1 identisch eingegeben wird (entsprechend unseres Beispiels AR200001) erfolgt der Ausgleich des Rest - OP s. Beim Buchen von Teilzahlungen ist für die Ausbuchung des OP s über die Belegnummer1 folgendes zu prüfen: Beachten Sie: Es wird kein Skonto automatisch berechnet, wenn der Skontobetrag 5 % überschreiten würden. Belegnummer2: Dieses Eingabefeld kann mit einer beliebigen Belegnummer gefüllt werden. Soll die Belegnummer von einem vorgegebenen Startwert automatisch hochgezählt werden, setzen Sie über die Schaltfläche EINSTELLUNGEN das Kennzeichen Automatische Belegnummerierung (für Belegnummer 2) aktiv. Beachten Sie, dass beim Einsatz der DATEV Schnittstelle, die Felder Belegnummer1 und Belegnummer2 in bestimmten Formaten hinterlegt sein müssen. Die entsprechenden Informationen dazu holen Sie bitte bei Ihrem Steuerberater ein. Das Feld Belegnummer1 wird bei einem DATEV Export der Bewegungsdaten immer übergeben. Die Übergabe des Feldes Belegnummer2 kann optional ausgewählt werden. Datum: Hier wird das Datum des zu buchenden Beleges eingegeben, z.b. das Rechnungsdatum oder das Buchungsdatum der Positionen beim Buchen von Bankbelegen. Öffnen Sie die Erfassung der Geschäftsvorfälle und das Arbeitsdatum Ihres Mandanten liegt in der geöffneten Periode, wird hier automatisch das Arbeitsdatum des Mandanten vorgeschlagen. Liegt das Arbeitsdatum nicht in der geöffneten Periode, wird das Datum auf den letzten Tag der geöffneten Periode gesetzt. Muss das Datum abgeändert werden, genügt die Eingabe des Tages, der Monat und das Jahr wird aus der eingestellten Buchungsperiode gelesen. Für die Datumseingabe steht Ihnen folgendes Hilfsmittel zur Verfügung: Über die Schaltfläche öffnet sich der Kalender( siehe S. 92), wo das gewünschte Datum zur Übernahme ausgewählt werden kann. 328

335 Finanzbuchhaltung Mit den Pfeiltasten können Sie das eingegeben Datum jeweils um einen Tag nach oben bzw. unten verschieben. Konto: An dieser Stelle geben Sie das Konto ein. Beachten Sie, dass sich die Betragsstellung immer auf das Konto bezieht, d.h. steht der Betrag im Soll wird er im Gegenkonto im Haben und im Konto im Soll verbucht. Auch hier steht Ihnen die Suchfunktion, wie für das Feld Gegenkonto beschrieben, zur Verfügung. Steuer im Konto: Ist dem Konto über die Stammdaten( siehe S. 300) Kontenplan ein Steuerkennzeichen zugeordnet (Automatikkonto), so wird Ihnen dieser Steuerschlüssel in diesem Feld angezeigt. Bei Automatikkonten kann bei der Erfassung eines Geschäftsvorfalles kein Steuerschlüssel mehr ausgewählt werden. Es wird nur der Steuerschlüssel angeboten, der im Automatikkonto hinterlegt wurde. Ist dem Konto kein Steuerkennzeichen fest zugeordnet, so kann aus der Listbox das gewünschte Kennzeichen ausgewählt werden, wenn ein Steuersatz für dieses Konto beim Buchen berücksichtigt werden soll. Beachten Sie, dass beim Einsatz der DATEV Schnittstelle, die Vorgabe eines manuell mitgeführten Steuerschlüssel nicht über dieses Feld erfolgen darf. Die DATEV Vorgabe dbzgl. lautet: Ein manuell mitgeführter Steuerschlüssel muss immer im Feld Konto vor der Kontonummer mit einer Füllstelle "0" eingetragen werden. Kostenstellennummer / Gegenkostenstellennummmer: Unter Stammdaten( siehe S. 300) Kontenplan haben Sie die Möglichkeit, den Konten feste Kostenstellen zuzuordnen. Wird eines dieser Konten im Feld Konto bzw. Gegenkonto erfasst, wird die Kostenstelle automatisch im Feld Kostenstellennummer bzw. Gegenkostenstellennummmer eingetragen. Es besteht natürlich die Möglichkeit, die vorgeschlagene Kostenstelle zu ändern, zu entfernen oder, falls kein Eintrag vorhanden ist, eine Kostenstelle einzugeben. Auch hier stehen Ihnen die Suchfunktionen, wie für das Feld Gegenkonto beschrieben, zur Verfügung. Berücksichtigen Sie bei der Eingabe der Kostenstellen, dass sich das Feld Kostenstelle auf die Eingabe des Kontos im Feld Konto und die Gegenkostenstelle auf die Eingabe des Kontos im Feld Gegenkonto bezieht. Im nachfolgenden Beispiel möchten wir diesen Sachverhalt erläutern: 1. Buchungssatz Betrag: 100,00 H Gegenkonto: 4900 "Allgemeine Kosten" Konto "Bank" 329

336 Finanzbuchhaltung Kostenstelle: 1 "Büro" In diesem Beispiel erfolgt die Ausweisung des Wertes auf der Kostenstelle 1" Büro" in den Leistungen, da die Kostenstelle der Stellung des Kontos zugewiesen wurde und auf dem Konto 1200 "Bank" auch der Wert im Haben ausgewiesen wird. 2. Buchungssatz Betrag: 100,00 H Gegenkonto: 4900 "Allgemeine Kosten" Konto: 1200 "Bank" Gegenkostenstelle: 1 "Büro" In diesem Beispiel erfolgt die Ausweisung des Wertes auf der Kostenstelle 1 "Büro" in den Kosten, da die Kostenstelle der Stellung des Gegenkontos zugewiesen wurde und auf dem Konto 4900 "Allgemeine Kosten" auch der Wert im Soll ausgewiesen wird. Beachten Sie, das Bebuchen einer Kostenstelle erfolgt ausschließlich über einen Geschäftsvorfall. Skonto (in %): Hier wird der ermittelte Skontosatz in % ausgewiesen. Skontobetrag: Der Skontobetrag wird automatisch eingetragen, wenn die Belegnummer1 der Buchung mit der Belegnummer eines OP s des eingegebenen Personenkontos identisch ist und eine Abweichung des Betrages zum bestehenden offenen Posten vorliegt. Selbstverständlich besteht die Möglichkeit, den vorgeschlagenen Skontobetrag manuell zu ändern oder zu entfernen, wenn z.b. kein Skonto gewährt wird. Beachten Sie, dass das Skonto nur dann berücksichtigt werden kann, wenn in der Buchung ein Personenkonto angesprochen wird. Buchen Sie Sachkonto an Sachkonto, kann zwar ein Skonto und ein entsprechendes Skontokonto vergeben werden, diese werden beim Buchungslauf jedoch NICHT berücksichtigt. Skontokonto: Über den Menüpfad BEARBEITEN-PARAMETER-SONSTIGE-UMSATZSTEUER hinterlegen Sie dem entsprechenden Steuerkennzeichen das zugehörige Skontokonto. Die ausführliche Dokumentation darüber finden Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 257). Das entsprechende Skontokonto wird automatisch angeboten. Diese Kontenvorgabe kann bei Bedarf abgeändert werden. Text: Geben 330 Sie hier den Buchungstext ein. Über den Menüpfad

337 Finanzbuchhaltung BEARBEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BUCHUNGSTEXTE besteht die Möglichkeit, häufig wiederkehrende Buchungstexte vorzudefinieren. Diese stehen Ihnen in diesem Feld über die Listbox zur Verfügung. Über den Menüpfad BEARBEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER kann in den Vorgaben für die einzelnen Bücher die Eingabereihenfolge geändert werden. Wollen Sie z.b. in der Buchungserfassung zuerst das KONTO und dann das GEGENKONTO eingeben, so hinterlegen Sie in der Zeile Tabellenansicht für Buchungssatzeingabe die Vorgabe (Standard [Kto.-Nr.<>Gkto.-Nr.]). Wollen Sie in der Buchungserfassung zuerst das GEGENKONTO und dann das KONTO eingeben, so hinterlegen Sie in der Zeile Tabellenansicht für Buchungssatzeingabe die Vorgabe (Standard). Anwender, welche der Ist-Versteuerung unterliegen und dies über den Menüpfad DATEI - MANDANT "XXX" BEARBEITEN das Register "weitere Angaben" auch hinterlegt haben, müssen beim Buchen der Zahlungseingänge folgendes beachten: Das Debitorenkonto muss beim Buchen des Zahlungseinganges mit dem jeweiligen Steuerschlüssel gebucht werden, damit die automatische Umbuchung des entsprechenden Steuerbetrages vom Konto "Umsatzsteuer nicht fällig" auf das Konto "Umsatzsteuer fällig" erfolgt. DIE KURZBUCHUNG Die Kurzbuchung ist eine Eingabemöglichkeiten, die die Erfassung umfangreicher Datenbestände beschleunigt. Die Kurzbuchung eignet sich besonders dafür, zahlreiche gleichartige Buchungen schnell zu erfassen. Sicherlich erscheint es Ihnen sehr lästig, dass bei Eröffnungsbuchungen z.b. dutzende von Buchungen eingegeben werden müssen, welche bis auf den Betrag und eines der angesprochenen Konten immer gleich sind. Hierzu können Sie die so genannte Kurzbuchung verwenden. Soll die Kurzbuchung genutzt werden, müssen Sie dafür sorgen, dass alle Eingaben, welche sich ändern, am Anfang der Buchungserfassung auftauchen und alle Eingaben die gleich bleiben am Ende. Als Anfang und Ende gilt hier die Eingabereihenfolge der Geschäftsvorfälle (Betrag, Gegenkonto, Belegnummer, Datum, Konto...). Bevor wir zur eigentlichen Eingabe einer Kurzbuchung kommen, rufen Sie sich bitte über den Menüpfad ANSICHT-VORGABEN... das Register "Vorgaben" auf und gehen hier in den Bereich Tastatur / Fibu Buchungserfassung. Hier ist eine Voreinstellung der Tastaturkürzel für die Kurzbuchung hinterlegt. In der Zeile Fibu Buchungserfassung Zeichen für Kurzbuchung ist in unserem Beispiel ein (+) hinterlegt. 331

338 Finanzbuchhaltung In der Zeile Buchungserfassung Zeichen für Wechsel zur Buchungsbezeichnung ist in unserem Beispiel ein (-) hinterlegt. Aus der Listbox kann für diese beiden Funktionen aber auch ein anderes Tastaturkürzel ausgewählt werden. Bleiben wir als Beispiel für die Kurzbuchung bei den Eröffnungsbuchungen und den hinterlegten Tastaturkürzeln (+) und (-). Bei den Eröffnungsbuchungen wird in der Regel der Betrag und eines der verwendeten Konten abweichend sein, während die anderen Eingaben immer gleich bleiben. Als erstes geben Sie daher den Betrag ein und sorgen über die Soll- oder Habenstellung dafür, dass das abweichende Konto zuerst eingegeben wird. Anschließend vervollständigen Sie die erste Buchung mit allen noch erforderlichen Eingaben. Bei der zweiten Buchung geben Sie nach der ersten Kontoeingabe ein [+] ein. Sie befinden sich dann sofort wieder in der Betragseingabe für einen neuen Geschäftsvorfall, da die Buchung mit den Vorgaben des vorherigen Buchungssatzes abgeschlossen wurde. Statt des [+] kann auch ein [ ] verwendet werden. In diesem Fall werden alle Eingaben, bis auf den Buchungstext übernommen. Dieser kann von Ihnen verändert werden. Beachten Sie, dass bei der Kurzbuchung auch die Belegnummern identisch übernommen werden. Um eine fortlaufende Nummerierung der Buchungen zu erzielen, setzen Sie über die Schaltfläche EINSTELLUNGEN das Kennzeichen Automatische Belegnummerierung (für Belegnummer1) bzw. Automatische Belegnummerierung (für Belegnummer2) aktiv. Benutzen Sie die Kurzbuchung für die Eröffnungsbuchungen ist es empfehlenswert, über die Schaltfläche EINSTELLUNGEN die Optionen "Datum aus Vorzeile kopieren" und "Buchungstext aus Vorzeile" zu aktivieren. Das [+] oder [ ] kann ausser im Gegenkontofeld/Kontofeld in jedem der nachfolgenden Eingabefelder verwendet werden. DIE SPLITTBUCHUNG Die zweite Möglichkeit um die Buchungseingabe zu beschleunigen ist die Splittbuchung. In der Praxis kommt es häufig vor, dass bei einem Geschäftsvorfall der Betrag zu einem Beleg auf verschiedene Konten verteilt werden soll. Für diesen Fall kann die Splittbuchung benutzt werden. Bevor wir zur eigentlichen Eingabe einer Splittbuchung kommen, rufen Sie sich bitte über den Menüpfad ANSICHT-VORGABEN... das Register "Vorgaben" auf und gehen hier in den Bereich Tastatur / Fibu Buchungserfassung. Hier ist eine Voreinstellung der Tastaturkürzel für die Splittbuchung hinterlegt, welche bei Bedarf abgeändert werden kann Angenommen Sie haben auf Ihrem Bankbeleg einen Betrag, welcher auf verschiedene Kostenkonten verteilt werden muss. In diesem Fall wird bei jeder einzelnen Buchung das Bankkonto mit angesprochen. Dieses Konto nimmt also den Gesamtsaldo auf, der auf mehrere Konten zu verteilen ist. Damit der Betrag auf dem Konto der Bank als Gesamtbetrag erscheint, muss die Erfassung im Splittbuchungsmodus erfolgen. Über die Soll- oder Habenstellung des Betrages ist dafür zu sorgen, dass das erste Konto, welches 332

339 Finanzbuchhaltung Sie eingeben, das Bankkonto ist. Die Eingabe des Bankkontos bestätigen Sie nicht wie gewohnt mit ENTER oder TAB sondern mit der Taste S. Oberhalb der Erfassungsmaske erscheint hinter der Buchungserfassung dann der Eintrag Splittbuchungsanfang. Nach der Eingabe des Datums gelangen Sie sofort wieder in die Betragseingabe. Dort geben Sie den ersten Teilbetrag ein und bestätigen diesen. Die Bestätigung muss hierbei nicht mehr mit [+] oder [ ] erfolgen, da die Betragsstellung durch die Splittbuchung bereits vorgegeben wurde. Das erste Konto wird nun übersprungen, da es ja bereits vorher festgelegt wurde. Sie schließen die Buchung mit den verbleibenden Eingaben ab. Im Betragsfeld erscheint jetzt der noch zu verteilende Restbetrag. Diesen können Sie jetzt entweder komplett auf ein zweites Konto buchen oder nochmals verteilen, indem Sie den entsprechenden Teilbetrag eingeben. Bei der Eingabe innerhalb einer Splittbuchung werden die Felder Währung, Belegnummer und Buchungstext immer automatisch aus der Vorzeile kopiert. Bei Bedarf können diese Eintragungen aber geändert werden. Die Belegnummer wird auch in einer Splittbuchung hochgezählt, wenn Sie über die Schaltfläche EINSTELLUNGEN das Kennzeichen Automatische Belegnummerierung (für Belegnummer1) bzw. Automatische Belegnummerierung (für Belegnummer2) aktiviert haben. Eine Splittbuchung kann vollständig oder teilweise aus dem Stapel gelöscht werden. Selektieren Sie einen Buchungssatz aus einer Splittbuchung und betätigen die Schaltfläche "LÖSCHEN" erhalten Sie folgende Frage: Soll die gesamte Splittbuchung (XX Datensätze) gelöscht werden? JA löscht die gesamte Splittbuchung. NEIN löscht nur die markierten Datensätze. ABBRECHEN bringt Sie zurück in die Eingabe. Je nach Auswahl, wird ein Teil oder die komplette Splittbuchung gelöscht. Beachten Sie, wird nur der markierte Datensatz gelöscht, ändert sich auch der Gesamtsaldo der Splittbuchung um den gelöschten Betrag. Eine Splittbuchung kann nachträglich auch erweitert werden. Dazu wird über die Schaltfläche "PLUS" - Bearbeiten - Splittbuchung erweitern aufgerufen. Beachten Sie, durch eine nachträgliche Erweiterung einer Splittbuchung ändert sich auch der Gesamtsaldo der Splittbuchung um den nachträglich gebuchten Betrag. Extra Ansichten in den Geschäftsvorfällen Über die Schaltfläche 333

340 Finanzbuchhaltung stehen Ihnen die so genannten Extra Ansichten zur Verfügung. Die allgemeine Funktionsweise dieser Schaltfläche wird im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 40) beschrieben. Mit Hilfe der Extra Ansichten können Sie sich schnell weitere Informationen zu dem jeweils markierten Buchungssatz aufrufen, ohne den Bereich der Geschäftsvorfälle verlassen zu müssen. Zum gezielten Öffnen einer Extra Ansicht verwenden Sie bitte den schwarzen Pfeil innerhalb der Schaltfläche. Die Verknüpfung der in der Extra Ansicht angezeigten Datensätze sowie die gewählte Tabellenansicht können Sie - falls möglich - über die PLUS-Schaltfläche der Extra Ansicht wählen. Die verfügbaren Extra Ansichten sind: Kontoblatt für Konto Aus der selektierten Buchungszeile wird das Kontoblatt für das Konto angezeigt. Es werden alle Buchungszeilen für diese Kontonummer dargestellt. Kontoblatt für Gegenkonto Aus der selektierten Buchungszeile wird das Kontoblatt für das Gegenkonto angezeigt. Es werden alle Buchungszeilen für diese Kontonummer dargestellt. Umsatz Konto Die Umsatzwerte des Konto s aus dem selektierten Buchungssatz werden mit kumulierten Monatswerten dargestellt. Mit der Schaltfläche wählen Sie das anzuzeigende Jahr aus. Über den schwarzen Pfeil in der Schaltfläche erreichen Sie das Kontextmenü zur Auswahl des anzuzeigenden Jahres. Wenn für das Konto im ausgewählten Jahr Umsätze vorhanden sind, so wird die Schaltfläche zur Einstellung der Anzeige aktiviert. Über das Kontextmenü der Schaltfläche können Sie wechseln zwischen der Anzeige der Umsätze als Tabelle Grafik: Vertikale Balken Grafik: Horizontale Balken Grafik: Kuchen Entscheiden Sie sich für die tabellarische Darstellung, erhalten Sie die fünf Angaben über Soll EB, Haben EB, Soll, Haben und Saldo nebeneinander dargestellt. 334

341 Finanzbuchhaltung Entscheiden Sie sich für die grafische Darstellung, so wird die Schaltfläche zur Einstellung der grafischen Anzeige aktiviert. Über das Kontextmenü der Schaltfläche können Sie wählen, ob der Saldo oder das Budget grafisch dargestellt werden soll. In jeder grafischen Darstellung kann über die Schaltfläche die generierte Grafik in die Windows Zwischenablage übergeben werden, von wo aus Sie die Grafik zur Weiterverarbeitung, bspw. in eine Präsentation oder ein Textverarbeitungsbzw. Grafikprogramm übergeben können. Umsatz Gegenkonto Die Umsatzwerte des Gegenkonto s aus dem selektierten Buchungssatz werden mit kumulierten Monatswerten dargestellt. Die Funktionalität in dieser Extra Ansicht ist gleich der Extra Ansicht Umsatz Konto. Umsatz Kostenstelle Die Umsatzwerte der Kostenstelle aus dem selektierten Buchungssatz werden mit kumulierten Monatswerten dargestellt. Die Funktionalität in dieser Extra Ansicht ist gleich der Extra Ansicht Umsatz Konto. Umsatz Gegenkostenstelle Die Umsatzwerte der Gegenkostenstelle aus dem selektierten Buchungssatz werden mit kumulierten Monatswerten dargestellt. Die Funktionalität in dieser Extra Ansicht ist gleich der Extra Ansicht Umsatz Konto. Offene Posten Ist im Feld Konto oder Gegenkonto des selektierten Buchungssatzes ein Personenkonto gebucht, so werden in dieser Ansicht die Offenen Posten der zugehörigen Adresse dargestellt. Schaltflächen der Geschäftsvorfälle Die Funktion der Schaltflächen "HILFE", "NEU", "KOPIEREN", "ÄNDERN" und "LÖSCHEN" ist in allen Datenbereichen gleich. Eine Beschreibung dieser Schaltflächen finden Sie daher im modulübergreifenden Teil des Handbuch im Kapitel Stammdatenübergreifende Schaltflächen( siehe S. 32). Die nachfolgend beschriebenen Geschäftsvorfälle zur Verfügung: Schaltflächen stehen nur in dem Bereich 335

342 Finanzbuchhaltung Standardmäßig stehen in Ihrem Mandanten hier drei Tabellenansichten zu Verfügung: Standard Standard [Kto.-Nr.<>Gkto.-Nr.] Standard EÜR Über den Menüpfad BEARBEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER können Sie sich für die einzelnen Bücher über das Register "Vorgaben" im Abschnitt Tabellenansicht für Buchungssätze eigene neue Tabellenansichten hinterlegen. Die Dokumentation darüber finden Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuch( siehe S. 282)es. Über diese Schaltfläche können Sie einen Buchungsdatensatz in Ihren Erfassungsprotokollen suchen. Dabei kann nach den abgebildeten Kriterien gesucht werden: Ist z.b. die Änderung einer Zeile erforderlich, hat man gerade in sehr umfangreichen Erfassungsprotokollen mit dieser Option die Möglichkeit, die gesuchte Buchung schnell zu finden. Die Suche erfolgt dabei nicht nur im Erfassungsstapel der aktuell geöffneten Periode, sondern auch in allen unverbuchten Erfassungsstapel anderer Buchungsperioden. Gibt die Buchungszeilennummer des selektierten Geschäftsvorfalles an. Das auch über die rechte Maustaste aufzurufende Plus-Menü beinhaltet überwiegend die Standardfunktionen der Erfassung der Geschäftsvorfälle. Über die Schaltfläche ist also ein alternativer Aufruf der Funktionen möglich. Einige Punkte lassen sich jedoch ausschließlich über die Schaltfläche "PLUS" aufrufen. An dieser Stelle soll auch nur auf diese Punkte eingegangen werden. Die Beschreibung der Standardfunktionen finden Sie auf den weiteren Seiten dieses Abschnittes. BEARBEITEN - Alles Löschen Über diese Option wird der gesamte Erfassungsstapel des aktuell aufgerufenen Buches gelöscht. Bevor Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja bestätigen, sollten Sie genau überlegen, ob Sie wirklich alle aktuellen Eingaben im Hauptbuch / Nebenbuch löschen möchten. 336

343 Finanzbuchhaltung BEARBEITEN - Stornieren Über diese Option kann eine Stornobuchung für die aktuell selektierte Buchungszeile erstellt werden. BEARBEITEN - Splittbuchung erweitern Nur wenn im aktuellen Stapel eine Buchungszeile einer Splittbuchung selektiert ist, steht Ihnen die Funktion der Splittbuchungserweiterung zur Verfügung. Beachten Sie, durch eine nachträgliche Erweiterung einer Splittbuchung ändert sich auch der Gesamtsaldo der Splittbuchung um den nachträglich gebuchten Betrag. VERWALTEN Werden auch die Module Auftrag und Lohn eingesetzt, können Sie über Verwalten die aktuellen Buchungslisten für den Auftrag bzw. den Lohn einsehen. Wählen Sie z.b. Auftrag Buchungen... wird Ihnen das aktuelle Erfassungsprotokoll der Buchungen aus dem Auftrag angezeigt. Beachten Sie, an dieser Stelle können die Buchungszeilen der Auftrags- bzw. Lohnbuchungsliste nur im Einsehmodus geöffnet werden. Sie haben also hier keine Möglichkeit Änderungen an den Daten vorzunehmen. WEITERE ANGABEN ZUR ADRESSE... Ist im Erfassungsstapel eine Buchung selektiert, in welcher ein Personenkonto gebucht wurde, öffnet sich zum zugehörigen Adressdatensatz beim Aktivieren der Funktion "Weitere Angaben zur Adresse..." die Maske mit der zu diesem Konto gehörenden Adressnummer, der hinterlegten Zahlungsart und der Zahlungsbedingungen. Hier können die Zahlungsmodalitäten für die ausgewählte Buchung eingesehen bzw. geändert werden. Beachten Sie, werden in diesem Fenster Änderungen in den Zahlungsmodalitäten vorgenommen, so gelten diese nur für den selektierten Buchungssatz. Die Hinterlegungen im Stammdatensatz der Adresse werden dadurch nicht geändert. BUCHUNGSSÄTZE EINLESEN... Über diese Option können Sie die aktuellen Erfassungsprotokolle aus dem Kassenbuch, Ihre Dauerbuchungen sowie die Daten aus den Modulen Auftrag und Lohn in das Hauptbuch einlesen. Voraussetzung für das Einlesen ist, dass die Vorgänge im Auftragsmodul ins Fibuprotokoll eingetragen wurden. Im Auftrags- bzw. Lohnmodul müssen die Fibu Konten über die Parameter korrekt hinterlegt sein. Lesen Sie dazu auch die Dokumentation im allgemeinen Teil des Handbuches Büro Plus. Beachten Sie bei der Übernahme, dass immer nur die Daten bis zum Ende der aktuellen Buchungsperiode übernommen werden. 337

344 Finanzbuchhaltung Beispiel: Im Auftragsmodul haben Sie von Januar bis Mai Rechnungen erfasst. Im April beginnen Sie mit der Fibu zu arbeiten und möchten hier das gesamte Jahr nacherfassen. Die bisher geschriebenen Ausgangsrechnungen befinden sich alle in der Auftragsbuchungsliste. Wird nun in der Buchungsperiode 04 (April) erstmalig die Option "Buchungssätze von Auftrag einlesen aktiviert, werden alle Ausgangsrechnungen bis zum Ende dieser vierten Periode, d.h. auch die Ausgangsrechnungen aus den Monaten Januar, Februar und März übernommen. Wird diese Option statt dessen erstmalig in der Periode 01 (Januar) aufgerufen, werden nur die Ausgangsrechnungen vom Januar übernommen. Anschließend ist in die Periode 02(Februar) zu wechseln und die Option erneut zu betätigen, um die Ausgangsrechnungen des Monats Februar zu übernehmen. Bei der Übernahme ist also auf folgendes zu achten: Da Sie die Möglichkeit haben, mehrere Buchungsperioden gleichzeitig offen zu halten, müssen Sie darauf achten, dass Sie mit der Übernahme der Daten IMMER in der ältesten Buchungsperiode beginnen. Für die Übernahme der Geschäftsvorfälle aus einem anderen Modul, haben Sie allerdings auch die Möglichkeit eine Parametereinstellung vorzunehmen, welche bewirkt, dass das Datum beim Einlesen von Buchungen aus der Auftrag- / Lohnbuchungsliste periodengerecht beachtet wird. Daten aus Vorperioden werden nur dann eingelesen, wenn diese bereits endgültig abgeschlossen sind. Diese Einstellung kann über den Menüpfad BEARBEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER vorgenommen werden. Über den Register "Bedingung für Einlesen / Info" ist die Option "Datum beim Einlesen von Buchungen aus der Auftrag- / Lohnbuchungsliste beachten... " zu aktivieren.. Nach der Übernahme werden die Datensätze des Übergabezeitraumes aus der Übersicht der Buchungsliste Auftrag bzw. Lohn gelöscht. Beachte Sie, dass die Übernahme der Daten somit immer nur einmal möglich ist. IMPORT/EXPORT Über den Import/Export stehen Ihnen die Funktionen des Importes und Exportes zur Verfügung. Die ausführliche Beschreibung können Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 188) nachschlagen. OPTIONEN Über die Optionen können Sie die Funktionen Parameter Kontonummer listenweise ändern... Saldo von "XXXX" prüfen Eröffnungswerte erfassen... (die Beschreibung zu dieser Option finden Sie am Ende dieses Abschnitts für die gleichnamige Schaltfläche) 338

345 Finanzbuchhaltung Eröffnungsbuchungen erzeugen... Rundungsdiffernz-Buchungen erzeugen... Buchungen prüfen aufrufen. Parameter Der Aufruf der Parameter stellt die Möglichkeit zur Verfügung, die Parameter gezielt für die Geschäftsvorfälle aufrufen zu können. Es ist nicht notwendig, zuerst die Parameterübersicht zu öffnen und danach die Parameter der Geschäftsvorfälle auszuwählen, da diese beim Aufruf aus den Geschäftsvorfällen bereits selektiert sind. Die Beschreibung für die Bearbeitung der Parameter finden Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches. Kontonummer listenweise ändern... Über den Aufruf Kontonummer listenweise ändern... gelangen Sie in diese Eingabemaske: Mit dieser Funktion können Sie Kontennummern auf einmal ändern. einzelne Konten, oder ganze Gruppen von Mit dem Kennzeichen "Alte Nummer muss exakt mit bestehender Nummer übereinstimmen" können Sie festlegen, das nur Buchungssätze in Betracht gezogen werden, bei denen die Nummer identisch mit der alten Nummer ist. Wenn dieses Kennzeichen nicht aktiviert wird, so werden alle Buchungssätze beachtet, bei denen der Anfang der Nummer mit der "Alten Nummer" übereinstimmt. Mit dem Kennzeichen "Neue Kontonummer automatisch mit bestehender Nummer auffüllen" können Sie festlegen, ob die neue Nummer mit der bestehenden Nummer aufgefüllt werden soll, sofern die neue Nummer kürzer als die bestehende Nummer ist. Wenn dieses Kennzeichen nicht aktiviert wird, so wird die neue Nummer komplett in das Feld hinterlegt. Beispiel: In Ihrer Finanzbuchhaltung werden zwei Bankkonten geführt. Dies ist zum einen das Konto der Postbank mit der Kontonummer 1100 und zum anderen das Konto 1200 für die Sparkasse. Sie haben die Kontoauszüge der Postbank vorliegen und buchen diese 339

346 Finanzbuchhaltung versehentlich mit der Kontonummer 1200 ein. Es muss nun in jeder Buchung das Konto 1200 durch das Konto 1100 ersetzt werden. Dazu kann die Funktion "Buchungen listenweise ändern genutzt werden. Über die Stellung Kontonummer oder Gegenkontonummer legen Sie fest, auf welches Eingabefeld in der Erfassungsdatei der Vorgang Auswirkungen hat. In dem Feld "Alte Kontonummer geben Sie die Kontonummer 1200 ein und im Feld "Neue Kontonummer die Nummer Alle Kontonummern werden nun von 1200 auf die Kontonummer 1100 geändert. Saldo von "XXXX" prüfen Über den Menüpfad BEARBEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER kann in jedem Buch über das Register "Vorgaben" ein Vorgabekonto hinterlegt werden. Der Saldo für dieses Konto kann über diese Option geprüft werden. Arbeiten Sie z.b. mit dem Kontenrahmen EÜR, haben Sie hier die Möglichkeit, den Saldo für das hinterlegte Verrechnungskonto prüfen zu lassen. Eröffnungsbuchungen erzeugen... Über die Option "Eröffnungsbuchungen erzeugen können Sie im neuen Wirtschaftsjahr Eröffnungsbuchungen erzeugen, ohne dass Sie das alte Jahr abgeschlossen haben. Diese Option kann auch genutzt werden, wenn das alte Wirtschaftsjahr bereits abgeschlossen, allerdings bisher keine Eröffnungsbuchungen zur Verfügung gestellt wurden.. Wird diese Option aktiviert, öffnet sich ein Assistent, der Ihnen die Eröffnungsbuchungen erzeugen wird. Zuerst legen Sie den Bereich des Kontenrahmens fest, der für die Erstellung der Eröffnungsbuchungen berücksichtigt werden soll. Im unteren Teil dieser Eingabemaske geben Sie das gewünschte Buchungsdatum ein. Beachten Sie, dass nur für die Konten mit dem Kennzeichen "EB - Buchung bei Jahresabschluss erzeugen Eröffnungsbuchungen erzeugt werden. Dieses Kennzeichen wird im Bereich Stammdaten - Kontenplan für die gewünschten Konten gesetzt. Den Sammelkonten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ist dieses Kennzeichen nicht zu setzen. Für diese zwei Konten werden die Eröffnungsbuchungen automatisch auf Grund der EB s der Personenkonten erstellt. Bevor die Eröffnungsbuchungen endgültig erstellt werden, bekommen Sie in einer Zusammenfassung alle Eröffnungsbuchungen angezeigt, welche im festgelegten Bereich des Kontenrahmens zur Verfügung stehen. 340

347 Finanzbuchhaltung Durch das Betätigen der Schaltfläche "FERTIGSTELLEN" werden die Eröffnungsbuchungen endgültig erzeugt und in das Hauptbuch der Geschäftsvorfälle geschrieben. Beachten Sie, die Option "Eröffnungsbuchungen erzeugen..." kann für alle Konten oder für ausgewählte Kontenkreise mehrmals aufgerufen werden. Die bereits existierenden EB Werte werden durch den erneuten Lauf NICHT korrigiert, sondern entsprechend des aktuellen Saldos im Vorjahr noch einmal erzeugt. Rundungsdiffernz-Buchungen erzeugen... Hierbei handelt es sich um einen Assistent zum Auffinden von Rundungsdifferenzen und Erstellen der Ausgleichsbuchung. Dieser Assistent kann Ihnen also beim Auffinden und Ausgleichen von Rundungsdifferenzen, entstanden z.b. durch einen Leitwährungswechsel, helfen. Der Assistent arbeitet folgendermaßen: Geprüft wird immer von Periode 1 bis einschließlich die aktuelle Periode. In der Bereichsauswahl legen Sie den Kontenbereich fest, den Sie prüfen möchten. Sie können eine Saldovorgabe hinterlegen: Ist der Gesamt Saldo kleiner als dieser Wert wird ein Buchungssatz zum Ausgleichen erzeugt Über das Aktivieren des Kennzeichens "Auf ausgeglichenen Leitwährung 2 Saldo prüfen" können Sie den Saldo der Leitwährung 2 prüfen lassen. Ist dieser in dem geprüften Zeitraum ausgeglichen und der Gesamt Saldo in Leitwährung 1 ist nicht ausgeglichen, deutet dies auf eine Rundungsdifferenz hin und es wird ein Buchungssatz zum Ausgleichen erzeugt. Buchungen prüfen 341

348 Finanzbuchhaltung Über diese Funktion kann Ihr aktueller Erfassungsstapel auf fehlerhafte Buchungen geprüft werden. Gerade bei sehr großen Stapeln, kann man sehr schnell herausfinden, ob es im Stapel noch Buchungszeilen mit dem Buchungskennzeichen gibt, welches ja bekanntlich auf fehlerhafte Buchungen hinweist. Hierüber kann der Druck eines Erfassungsprotokolles gestartet werden. Es besteht natürlich auch die Möglichkeit die Druckvorlage zu bearbeiten bzw. eine neue einzurichten. Wird diese Schaltfläche aktiviert, so öffnet sich das Kontoblatt für das Konto des selektierten Buchungssatzes. Die Dokumentation zu den Kontenblättern lesen Sie bitte im Abschnitt Kontenanalyse nach. Über diese Schaltfläche gelangen Sie direkt in die OP Verwaltung. In der Übersicht werden alle OP s angezeigt und es stehen alle Funktionen der OP Verwaltung zur Verfügung, außer dem Register "History Offene Posten". Da die Bedienung sowie die einzelnen Funktionen in den Modulen Fibu und Auftrag identisch sind, erhalten Sie die ausführliche Beschreibung der Offenen Posten im modulübergreifenden Teil des Handbuches. Beachten Sie, wenn im Auftrag ein Vorgang erstellt und durch die Parametereinstellung auch ein OP dazu erzeugt wird, wird der zugehörige Buchungssatz für die Finanzbuchhaltung mit einem Kennzeichen versehen. Dieses Kennzeichen bewirkt, dass später beim Verbuchen dieses Geschäftsvorfalles in der Finanzbuchhaltung kein weiterer OP generiert wird, da es für die Module Auftrag und Fibu eine gemeinsame OP Verwaltung gibt. Eine nachträgliche Änderung der eingelesenen Buchungszeile aus dem Auftrag, hat daher keine Auswirkung auf den bereits existierenden OP. Über diese Schaltfläche können Sie folgende Stammdatenbereiche aufrufen: Konten, Kostenstellen Anlagen( siehe S. 299) Adressen Über die Schaltfläche können Sie Optionen aktivieren, die Ihnen Zugriff auf bestimmte Funktionen innerhalb der Buchungserfassung ermöglichen. Im Einzelnen sind dies: Buchführungshelfer anzeigen Währung eingebbar 342

349 Finanzbuchhaltung Automatische Belegnummerierung (für Belegnummer1) Automatische Belegnummerierung (für Belegnummer2) Belegnummer2 aus Vorzeile kopieren Datum aus Vorzeile kopieren Buchungstext aus Vorzeile kopieren Info über Hauptbuch Info über Konten Info über Kontensaldo Info über Kontrollstreifen Kontrollstreifen bearbeiten... BUCHFÜHRUNGSHELFER ANZEIGEN: Möchten Sie den Buchführungshelfer nutzen, setzen Sie dieses Kennzeichen aktiv. Der Buchführungshelfer kann über den Menü-Pfad BEARBEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BUCHFÜHRUNGSHELFER bearbeitet werden. Die ausführliche Beschreibung der Parameter finden Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches. AUTOMATISCHE BELEGNUMMERIERUNG (FÜR BELEGNUMMER1): Ist diese Option aktiv, wird die Belegnummer im Feld Belegnummer1, ausgehend von einem vorgegebenen Startwert, automatisch um eins hochgezählt. Es ist in diesem Fall nicht mehr erforderlich, für jede einzelne Buchung eine Belegnummer im Feld Belegnummer1 einzutragen. Das Feld Belegnummer1 kann einfach übersprungen werden. AUTOMATISCHE BELEGNUMMERIERUNG (FÜR BELEGNUMMER2): Ist diese Option aktiv, wird die Belegnummer im Feld Belegnummer2, ausgehend von einem vorgegebenen Startwert, automatisch um eins hochgezählt. Es ist in diesem Fall nicht mehr erforderlich, für jede einzelne Buchung eine Belegnummer im Feld Belegnummer2 einzutragen. Das Feld Belegnummer2 kann einfach übersprungen werden. BUCHUNGSTEXT AUS VORZEILE KOPIEREN: Hier wird festgelegt, dass der Buchungstext aus der vorherigen Buchung übernommen wird. Beim Bestätigen des Textfeldes, wird der Text der vorherigen Buchung automatisch eingetragen. Beachten Sie, dass diese Einstellung bei der Verwendung der Kurzbuchung aktiv ist, wenn der Buchungstext beim Arbeiten mit der Kurzbuchung immer identisch sein soll. DATUM AUS VORZEILE KOPIEREN: Haben Sie viele Buchungen des gleichen Datums einzugeben, dann ist diese Voreinstellung sinnvoll. Das Datum wird automatisch aus der Vorzeile übernommen. WÄHRUNG EINGEBBAR: Wenn Vorgänge in Fremdwährungen gebucht werden sollen, muss dieses Kennzeichen 343

350 Finanzbuchhaltung aktiviert sein, da sonst keine Möglichkeit besteht, die gewünschte Währung auszuwählen. INFO ÜBER "HAUPTBUCH" INFO ÜBER KONTENSALDO INFO ÜBER KONTROLLSTREIFEN: Hier treffen Sie die Entscheidung, ob Sie bei der Erfassung der Geschäftsvorfälle die Info über das aktuelle Buch, den Kontensaldo oder den Proforma Kontensaldo angezeigt bekommen möchten. Egal für welche Variante Sie sich entscheiden, werden Ihnen immer die Salden der beiden Konten aus der aktuell markierten Buchungszeile angezeigt. Beachten Sie, dass der angezeigte Kontensaldo abhängig von der gewählten Verbuchungsart ist. Diese stellen Sie über den Menü-Pfad BEARBEITEN-PARAMETER-GESCHÄFTSVORFÄLLE-BÜCHER ein. Haben Sie sich hier für die Verbuchung über manuellen Buchungslauf (ohne Proformaverbuchung) entschieden, dann wird der aktuelle Saldo mit dem tatsächlich erfassten Saldo differieren, da Buchungen, die sich noch im Stapel befinden, in diesem Fall nicht berücksichtigt werden können. Bei der Verbuchungsart Verbuchung nach Verlassen der Eingabe entspricht der angezeigte Kontensaldo immer dem tatsächlich erfassten Saldo, da jede Buchung nach Bestätigung des Buchungstextes direkt abgearbeitet, d.h. auf die Konten verbucht wird. An dieser Stelle noch ein Hinweis zur Änderung der Verbuchungsart: Die Verbuchungsart kann nur dann über die Parameter geändert werden, wenn in allen Buchungsperioden des Buches, in welchem die Verbuchungsart geändert werden soll, das Erfassungsprotokoll leer ist, d.h. es dürfen keine Buchungszeilen mehr enthalten sein. Als Alternative zu den Kontensalden steht Ihnen an dieser Stelle die Anzeige des Kontrollstreifens zur Verfügung. Der Kontrollstreifen zeigt, wenn keine Kontenauswahl getroffen oder die Anzeige für alle Konten eingerichtet wurde, immer den Erfassungssaldo an. Der Kontrollstreifen dient zur Überwachung des Erfassungssaldos und kann auf ein bestimmtes Konto bzw. auf einen bestimmten Kontenbereich eingeschränkt werden. Diese Möglichkeit steht Ihnen zur Verfügung, wenn Sie unter Einstellungen KONTROLLSTREIFEN BEARBEITEN... anwählen. Eine detaillierte Beschreibung zu den Info - Einstellungen und dem Kontrollstreifen erhalten Sie im Abschnitt Geschäfts( siehe S. 315)vorfälle dieses Handbuches. Haben Sie die Verbuchungsart Verbuchung über manuellen Buchungslauf (ohne Proformaverbuchung) oder 344

351 Finanzbuchhaltung gewählt, müssen die im Stapel befindlichen Buchungen spätestens vor einem Periodenabschluss verbucht werden. Diesen Buchungslauf starten Sie über die Schaltfläche "BUCHUNGSLAUF". Vor der Durchführung des Buchungslaufes wird die Erstellung einer Datensicherung empfohlen. Dies ist erforderlich, um einem Datenverlust vorzubeugen, der z.b. durch einen Absturz Ihres Rechners oder einen Stromausfall während der Verarbeitungsphase auftreten kann. Sobald Sie die Schaltfläche für den Buchungslauf aktiviert haben, begrüsst Sie ein Assistent, der Sie bei der Durchführung des Buchungslaufes begleiten wird. In der ersten Maske wird Ihnen angezeigt, in welchem Buch Sie den Buchungslauf aufgerufen haben. Danach kommt die Abfrage, ob eine Datensicherung durchgeführt wurde. Diese sollten Sie bezüglich der bereits genannten Gründe wahrheitsgemäß beantworten. In einer abschließenden Zusammenfassung wird Ihnen noch einmal das Buch angezeigt, in welchem Sie den Buchungslauf aufgerufen haben. Außerdem wird die Anzahl der Datensätze, welche für die Verbuchung zur Verfügung stehen, die aktuelle Periode und das Wirtschaftsjahr angezeigt. Bestätigen Sie diese Zusammenfassung mit der Schaltfläche "FERTIGSTELLEN"erfolgt die endgültige Verbuchung der Daten. Betätigen Sie die Schaltfläche "ZURÜCK" gehen Sie in die Abfrage bezüglich der Datensicherung zurück. Wählen Sie die Schaltfläche "ABBRECHEN" wird der Buchungslauf nicht durchgeführt und Sie befinden sich wieder in Ihrem Buch der Geschäftsvorfälle. Entscheiden Sie sich für die endgültige Verbuchung, erhalten Sie abschließend noch die Information, dass der Buchungslauf erfolgreich durchgeführt wurde und unter Umständen den Hinweis, wenn Buchunssätze auf Grund des Buchungskennzeichens nicht verarbeitet werden konnten. So gekennzeichnete Geschäftsvorfälle bleiben in dem jeweiligen Buch stehen und müssen nachbearbeitet oder gelöscht werden. In diesem Eingabefenster wird Ihnen auch der Druck des Buchungsprotokolles und der Umsatzsteuervoranmeldung angeboten. Jeder Buchungslauf hat sein eigenes Buchungsprotokoll. Die Nummern dieser Protokolle werden pro Periode hochgezählt. Der Druck des Buchungsprotokolles kann zu einem 345

352 Finanzbuchhaltung späteren Zeitpunkt z.b. über das Archiv Buchungen erfolgen. Auch der Druck der Umsatzsteuervoranmeldung kann zu einem anderen Zeitpunkt z.b. über den Bereich Abrechnung nachgeholt werden. Die Information über die erfolgreiche Durchführung des Buchungslaufes erhalten Sie auch bei der Verbuchungsart Verbuchung nach Verlassen der Eingabe, sobald Sie das Buch verlassen, in dem Geschäftsvorfälle erfasst wurden. Diese Schaltfläche öffnet eine Übersicht nach Konten, in welcher die Eröffnungswerte hinterlegt werden können. Es werden alle Konten aufgeführt, welche im Stammdatensatz das Kennzeichen EB-Buchung bei Jahresabschluss erzeugen aktiviert haben. In dieser Übersicht stehen Ihnen zu jedem aufgeführten Konto folgende Spalten zur Verfügung: SollEBBetrag SollEBBetrag ist der aus den Umsätzen des Vorjahres berechnete Betrag. Beachten Sie, dass in diesem Betrag keine Proformaumsätze berücksichtigt sind. IstEBBetrag In dieser Spalte wird der aktuelle Anfangsbestand des Konto s angezeigt. NeuEBBetrag Hier kann der neue Eröffnungswert eingetragen werden. Soll eine Eröffnungsbuchung im Haben erstellt werden, so geben Sie vor den Betrag ein - ein. Bei einer Sollstellung der Eröffnungsbuchung ist keine zusätzliche Eingabe erforderlich. Mit der * Taste (Mal-Taste) kann der Sollwert übernommen werden. BuchEBBetrag In dieser Spalte wird der Wert angezeigt, der dann im Buchungssatz benutzt wird. Der BuchEBBetrag ist die Differenz aus dem NeuEBBetrag minus dem IstEBBetrag. Mit der Schaltfläche ÜBERNEHMEN werden die Eröffnungsbuchungen in der aktuell ausgewählten Periode erstellt. Offene Posten Die beiden Programmmodule Auftrag und Fibu greifen gemeinsam auf die gleichen Offenen Posten zu. Hierdurch werden Änderungen, die in einem Programmmodul vorgenommen werden, sofort im anderen Modul sichtbar. Da die Bedienung sowie die 346

353 Finanzbuchhaltung einzelnen Funktionen in beiden Modulen identisch sind, erhalten Sie die ausführliche Beschreibung der Offenen Posten im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 96). Kontenanalyse In diesem Bereich können umfangreiche Auswertung für Ihre Konten erstellt werden. Über "Kontenblätter", "Übersicht der Kontenbuchungen" die Register und "Kontengliederung" können die einzelnen Auswertungsbereiche aufgerufen werden. Der Bereich Kontenblätter Über das Register "Kontenblätter" stehen Ihnen umfangreiche Druckmöglichkeiten, sowie die Anzeige ausgewählter Kontenblätter am Bildschirm zur Verfügung Über diese beiden Auswahlfenster wählen Sie zuerst die Periode und das Wirtschaftsjahr aus, für welche die Buchungszeilen auf den Kontenblättern angezeigt werden sollen. Auswählbar sind alle Wirtschaftsjahr und Perioden seit Beginn der Finanzbuchhaltung mit dieser Fibu. Über die schwarzen Pfeile in den Schaltflächen erreichen Sie das Kontextmenü zur Auswahl der anzuzeigenden Periode bzw.- des Jahres. Hier geben Sie Nummer des Kontos ein, welches am Bildschirm angezeigt werden soll. Für die Suche eines Konto s stehen Ihnen rechts in diesem Feld mehrere Schaltflächen zur Verfügung. Mittels der kleinen Pfeiltaste öffnet sich der Kontenrahmen, in dem Sie mit Hilfe eines Scrollbalkens das gewünschte Konto suchen können. In den Spalten P. / WJ. wird Ihnen durch das Symbol mitgeteilt, ob es für die ausgewählte Buchungsperiode und das Wirtschaftsjahr Buchungen für dieses Konto gibt. In der Spalte Letzte Buchung steht das Datum, wann das Konto das letzte mal bebucht wurde. Diese kleinen Pfeile suchen automatisch das nächste bebuchte Konto in der jeweiligen Richtung (diese Funktionalität ist auch über die Tastenkombination STRG + Pfeiltaste erreichbar). Wenn zusätzlich die SHIFT-Taste gedrückt wird, so wird nur das angegebene Wirtschaftsjahr beachtet. Hierüber kann also recht schnell zum nächsten bebuchten Konto geblättert werden. Die Lupe öffnet die Suchfunktion. Sie können nach den in der Maske ersichtlichen Kriterien suchen: 347

354 Finanzbuchhaltung Ist das gewünschte Konto gefunden, kann dieses mit der Schaltfläche für die Kontenblattansicht übernommen werden. Die drei Punkte öffnen den Stammdatenbereich Kontenplan mit allen Funktionen, die Ihnen auch direkt im Stammdatenbereich zur Verfügung stehen. Es besteht also die Möglichkeit, direkt aus der Kontenanalyse bei Bedarf Konten zu bearbeiten. Die Schaltfläche ÜBERNEHMEN bewirkt auch hier die Übernahme des selektierten Kontos für die Kontenblattansicht. Bei Bedarf kann die Anordnung der Felder für die Ansicht des Kontenblattes über die Schaltfläche geändert werden. Über den schwarzen Pfeil in der Schaltfläche öffnet sich das Kontextmenü und es stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl: Kontenblätter: Gegenkonto Kontenblätter: Gegenkonto (2 zeilig) Kontenblätter: Betrag im Soll Kontenblätter: Betrag im Haben Kontenblätter: Datum Kontenblätter: Belegnummer1 Kontenblätter: Belegnummer2 Kontenblätter: Text Oberhalb der Tabellenansicht wird Ihnen der Anfangsbestand und der Vortrag angezeigt. Ein ANFANGSBESTAND wird Ihnen angezeigt, sobald eine Eröffnungsbuchung für dieses Konto erfasst wurde. Der Bereich VORTRAG wird aus den Buchungen der Vorperioden des aktuellen Wirtschaftsjahres gebildet. In der Buchungsperiode Januar steht Ihnen also kein Vortrag zur Verfügung. 348

355 Finanzbuchhaltung In dieser Übersicht werden Ihnen die einzelnen Geschäftsvorfälle der ausgewählten Periode angezeigt. Zu jedem Eintrag werden das Datum, die Belegnummer 1, das Gegenkonto, die Steuerbezeichnung (St.(Su)) "M oder V und der Steuersatz sowie der Soll- oder Habenbetrag dargestellt. Über eine andere Tabellenansicht können Sie zum selektierten Geschäftsvorfall weitere Informationen erhalten, wie z.b. Belegnummer 2, Kostenstellen, Erstellungsdatum usw. Im unteren Teil des Kontenblattes werden Ihnen Buchungsinformationen zur selektierten Buchungszeile angezeigt. Buchungsprotokoll-Nr.: Die Buchungsprotokoll-Nummer setzt sich zusammen aus der Buchungsperiode und der Protokollnummer, in dem der selektierte Geschäftsvorfall verbucht wurde. Die Protokollnummern werden fortlaufend hochgezählt, in jeder Buchungsperiode bei 1 beginnend. Beachten Sie, dass innerhalb eines Mandanten, unabhängig davon, wie viele User Geschäftsvorfälle erfassen und verbuchen, pro Buchungslauf eine Protokollnummer benutzt wird. Starten Sie an einem Tag mehrere Buchungsläufe, werden auch mehrere Protokollnummern erzeugt. Buchungsnummer: Die Buchungsnummer zeigt das Buchungsjahr und die laufende Buchungsnummer an. Beachten Sie, dass sich die laufende Nummer auf das gesamte Wirtschaftsjahr bezieht. Ein Beispiel soll dies verdeutlichen. Sie haben die Buchungsperioden Januar und Februar im Wirtschaftsjahr 2004 geöffnet. Im Januar erfassen Sie im ersten Protokoll 10 Buchungszeilen. Dieses Protokoll lassen Sie verbuchen. Auf dem Kontoblatt wird der letzte Geschäftsvorfall dieses Protokolls mit der Buchungsnummer 2004/10 dargestellt. Anschließend wechseln Sie in den Abrechnungsmonat Februar, erfassen und verbuchen dort 20 Buchungszeilen. Auf dem Kontoblatt wird der letzte Geschäftsvorfall dieses Protokolls mit der Buchungsnummer 2004/30 dargestellt. Wird nun wieder der Januar zum Erfassen von Geschäftsvorfällen aufgerufen, wird der erste Geschäftsvorfall des neuen Protokolls nicht die Buchungsnummer 2004/11 haben, sondern die Buchungsnummer wird 2004/31 lauten. Erfasst am: Hier wird das Datum und die Uhrzeit der Buchung des selektierten Geschäftsvorfalles dargestellt. 349

356 Finanzbuchhaltung Sachbearbeiter (Benutzer): Der Benutzer, welcher zum Zeitpunkt der Erfassung der selektierten Buchung im Mandanten als Benutzer angemeldet ist, wird automatisch eingetragen. Im folgenden Bereich werden die Salden angezeigt: Gesamt (Periode): Hier werden die Summen von Soll und Haben aller Buchungszeilen der ausgewählten Periode angezeigt. Dabei werden auch proforma verbuchte Beträge berücksichtigt. Beachten Sie, dass die Buchungszeilen, in denen Anfangsbestände gebucht wurden, in diesen Summen nicht berücksichtigt werden. Saldo (Soll) / Saldo (Haben): Dieser Wert stellt den Saldo zwischen Soll und Haben der ausgewählten Periode dar. Beachten Sie, dass in diesem Saldo weder der Anfangsbestand noch der Vortragswert berücksichtigt wird. Gesamt bis 8/2003: Hier werden die Summen von Soll und Haben aller Buchungszeilen von der 1. Buchungsperiode des Geschäftsjahres bis einschließlich der aktuell ausgewählten Periode angezeigt. Dabei werden auch Proforma verbuchte Beträge berücksichtigt. Saldo (Soll) / Saldo (Haben): Dieser Wert stellt den Saldo zwischen Soll und Haben von der 1. Buchungsperiode des Geschäftsjahres bis einschließlich der aktuell ausgewählten Periode dar. Beachten Sie, dass in diesem Saldo auch der Anfangsbestand berücksichtigt wird. Schaltflächen im Bereich Kontenblätter: Über den schwarzen Pfeil in dieser Schaltfläche öffnet sich das Kontextmenü, in welchem folgende Suchkriterien ausgewählt werden können: Kontenblätter nach Gegenkonto Kontenblätter nach Betrag im Soll Kontenblätter nach Betrag im Haben Kontenblätter nach Datum Kontenblätter nach Belegnummer1 Kontenblätter nach Belegnummer2 350

357 Finanzbuchhaltung Kontenblätter nach Text Entsprechend des selektierten Suchkriteriums kann in dem Feld rechts daneben der entsprechende Eintrag vorgenommen werden. Haben Sie z.b. das Suchkriterium Kontenblätter nach Gegenkonto gewählt, erhalten Sie nachfolgendes Eingabefenster: Über die Schaltfläche stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten zum Ausdrucken der Kontenblätter zur Verfügung. Über den schwarzen Pfeil in dieser Schaltfläche öffnet sich das Kontextmenü, in welchem folgende Druck ausgewählt werden können: - Kontenblatt neue Kontenblätter - Kontenblatt DIN A4 [incl. lfd. Saldo] - Kontenblatt DIN A4 - Kontenblatt endlos neue Kontenblätter (Proforma) - Kontenblatt DIN A4 [incl. lfd. Saldo] - Kontenblatt DIN A4 - Kontenblatt endlos alte Kontenblätter - Kontenblattdublikat DIN A4 [incl. lfd. Saldo] - Kontenblattdublikat DIN A4 - Kontenblattdublikat endlos Der Druck der Kontenblätter kann auf weißes DIN A4 Papier oder direkt auf Endlos Vordrucke erfolgen. Die Endlos Kontenblätter (für Nadeldrucker) können Sie über Ihren Fachhändler oder den Hersteller der Software beziehen. DER DRUCK NEUE KONTENBLÄTTER (PROFORMA) Sicherlich ist es oft mühsam, die Konten immer über den Bildschirm zu prüfen oder gar den Rechner zum Chef zu schleppen, um diesem eine Buchung zu erläutern. Der Proformadruck ermöglicht es, den Druck der Kontenblätter so oft wie nötig zu starten, ohne die tatsächlich aufsteigende Seitennummerierung zu beeinflussen. In einem Auswahlmenü können Sie den Bereich der Kontenblätter, welcher ausgedruckt werden soll, auf Ihre Bedürfnisse eingrenzen. Im unteren Abschnitt wählen Sie den gewünschten Zeitraum für den Druck aus. Dieser kann auch in einer bereits abgeschlossenen Periode liegen. Anders wie bei den Listendrucken erfolgt der Proforma-Kontenblattdruck immer von der 1. Periode bis einschließlich der ausgewählten. DER DRUCK NEUE KONTENBLÄTTER 351

358 Finanzbuchhaltung Im Gegensatz zum Proformadruck werden durch diesen Druck die Seitennummern der Kontenblätter endgültig festgeschrieben und korrekt durchnummeriert. Genau wie beim Proformadruck können Sie über das Auswahlmenü einen Bereich und einen Zeitraum für den Druck auswählen. In welchen Zeitabständen die Kontenblätter endgültig gedruckt werden ist Ihnen überlassen. Spätestens vor einem endgültigen Jahresabschluss muss dieser Druck aber erfolgen. Beachten Sie dabei: Wird dieser Druck für einen Zeitraum gestartet, welcher eine Periode beinhaltet, die noch nicht abgeschlossen ist, werden bei nachfolgenden weitere Buchungen in dieser Periode, diese auf eine neue Seite gedruckt. Beispiel: Im Wirtschaftsjahr 2004 sind noch alle Perioden geöffnet. Für die Monate Januar bis Juni sind alle Geschäftsvorfälle erfasst und verbucht. Nun soll für das 1. Halbjahr der endgültige Druck der Kontenblätter ausgeführt werden. Im Zeitraum wird deshalb die Periode JUNI vorgegeben. Beim Druck kommt nun folgender Hinweis: Beachten Sie: Für das Jahr 2004 können z.zt. nur die Kontoblätter für die 1. Periode endgültig gedruckt werden. Wenn Sie spätere Perioden drucken möchten verwenden Sie bitten den Proforma-Druck. Der von Ihnen angegebene Zeitraum schließt die 1. Periode 2004 mit ein. Diese Periode ist z.zt. noch nicht abgeschlossen. Durch diesen Druck werden die Seitennummern der Kontenblätter endgültig festgeschrieben. Falls Sie noch weitere Buchungen in dieser Periode vornehmen, können diese nur auf neue Kontenblätter gedruckt werden. Wollen Sie fortfahren? Beantworten Sie diese Frage mit "JA", werden nur die Kontenblätter für die Periode Januar gedruckt. Ist es aber gewünscht, dass für die Perioden Januar bis Juni der Druck in einem erfolgt, muss dieser Dialog mit "NEIN" geschlossen werden. Vor dem erneuten Aufruf des Druckes müssen mindestens die Buchungsperioden Januar bis Mai endgültig abgeschlossen werden. Beachten Sie, dass bei einer sehr umfangreichen Buchhaltung und/oder der Verwendung von Druckern, die nicht für sehr große Druckaufträge ausgelegt sind, sollten Sie über den Bereich des Auswahlmenüs den Druck der Kontenblätter auf mehrere Kontenbereiche aufteilen. 352

359 Finanzbuchhaltung DER DRUCK ALTE KONTENBLÄTTER Kontenblätter, welche bereits ausgedruckt wurden und deren Seitennummern festgeschrieben sind, können über dieses Druckmenü noch einmal ausgedruckt werden. Im Auswahlmenü geben Sie außer dem Zeitraum auch die gewünschten Seiten an, für welche der Druck wiederholt werden soll. Beachten Sie, dass beim Dublikatdruck die gleiche Druckvorlage benutzt werden muss, wie beim Erstausdruck. Für die Drucke neue Kontenblätter, neue Kontenblätter (Proforma) und alte Kontenblätter kann über die Eigenschaften des Druckes Register "Drucker" das Kennzeichen "Zebramuster benutzen" aktiviert werden. Ist dieses Kennzeichen nicht gesetzt, so wird das Layout ohne Füllfarbe und die Tabelle ohne Zebramuster ausgegeben. Das auch über die rechte Maustaste aufzurufende Plus-Menü beinhaltet überwiegend die Standardfunktionen der Kontenanalyse - Kontenblätter. Über die Schaltfläche ist also ein alternativer Aufruf der Funktionen möglich. Einige Punkte lassen sich jedoch ausschließlich über die Schaltfläche "PLUS" aufrufen. An dieser Stelle soll auch nur auf diese Punkte eingegangen werden. Die Beschreibung der Standardfunktionen finden Sie auch in diesem Abschnitt. IMPORT/EXPORT Über den Import/Export stehen Ihnen die Funktionen des Importes und Exportes zur Verfügung. Die ausführliche Beschreibung können Sie im modulübergreifenden Teil des Handbuches nachschlagen. OPTIONEN Über die Optionen können Sie die Funktionen Parameter Vergrößerte Anfasspunkte für Fensterteiler anzeigen Parameter 353

360 Finanzbuchhaltung Der Aufruf der Parameter stellt die Möglichkeit zur Verfügung, die Parameter direkt aus dem Bereich Kontenanalyse aufzurufen. Vergrößerte Anfasspunkte für Fensterteiler anzeigen Wenn Sie diese Option aktivieren, können Sie mit dem Mauszeiger ein geteiltes Fenster wie. z.b. bei den Extra Ansichten einfacher platzieren, um die Fensteraufteilung zu verändern. Über Die Schaltfläche stehen Ihnen die so genannten Extra Ansichten zur Verfügung. Die allgemeine Funktionsweise dieser Schaltfläche wird im modulübergreifenden Teil des Handbuches( siehe S. 40) beschrieben. Mit Hilfe der Extra Ansichten können Sie sich schnell weitere Informationen zu dem jeweils markierten Buchungssatz aufrufen, ohne den Bereich der Kontenanalyse Kontenblätter verlassen zu müssen. Zum gezielten Öffnen einer Extra Ansicht verwenden Sie bitte den schwarzen Pfeil innerhalb der Schaltfläche. Die Verknüpfung der in der Extra Ansicht angezeigten Datensätze sowie die gewählte Tabellenansicht können Sie - falls möglich - über die Schaltfläche "PLUS" der Extra Ansicht wählen. Die verfügbaren Extra Ansichten sind: Alle Buchungen zu diesem Eintrag Über diese Extra Ansicht bekommen Sie alle Buchungen angezeigt, welche zur aktuell selektierten Zeile gehören. Das nachfolgende Beispiel soll dies verdeutlichen. Auf dem Kontoblatt eines Kreditoren steht eine Eingangsrechnung, welche als Splittbuchung erfasst wurde. Auf dem Kontenblatt kann man nicht sehen, welche Einkaufskonten in dieser Eingangsrechnung angesprochen wurden. Öffnet man aber die Extra Ansicht Alle Buchungen zu diesem Eintrag, wird jede Teilbuchung angezeigt. Kontoblatt für Konto Aus der selektierten Buchungszeile wird das Kontoblatt für das Konto angezeigt. Es werden alle Buchungszeilen für diese Kontonummer dargestellt. Kontoblatt für Gegenkonto 354

361 Finanzbuchhaltung Aus der selektierten Buchungszeile wird das Kontoblatt für das Gegenkonto angezeigt. Es werden alle Buchungszeilen für diese Kontonummer dargestellt. Umsatz Konto Die Umsatzwerte des ausgewählten Konto s werden mit kumulierten Monatswerten dargestellt. Mit der Schaltfläche wählen Sie das anzuzeigende Jahr aus. Über den schwarzen Pfeil in der Schaltfläche erreichen Sie das Kontextmenü zur Auswahl des anzuzeigenden Jahres. Wenn für das Konto im ausgewählten Jahr Umsätze vorhanden sind, so wird die Schaltflächen zur Einstellung der Anzeige aktiviert. Über das Kontextmenü der Schaltfläche können Sie wechseln zwischen der Anzeige der Umsätze als Tabelle Grafik: Vertikale Balken Grafik: Horizontale Balken Grafik: Kuchen Entscheiden Sie sich für die tabellarische Darstellung, erhalten Sie die fünf Angaben über Soll EB, Haben EB, Soll, Haben und Saldo nebeneinander dargestellt. Entscheiden Sie sich für die grafische Darstellung, so wird die Schaltfläche zur Einstellung der grafischen Anzeige aktiviert. Über das Kontextmenü der Schaltfläche können Sie wählen, ob der Saldo oder das Budget grafisch dargestellt werden soll. In jeder grafischen Darstellung kann über die Schaltfläche die generierte Grafik in die Windows Zwischenablage übergeben werden, von wo aus Sie die Grafik zur Weiterverarbeitung, bspw. in eine Präsentation oder ein Textverarbeitungsbzw. Grafikprogramm übergeben können. Umsatz Gegenkonto Die Umsatzwerte des Gegenkonto s aus dem selektierten Buchungssatz werden mit kumulierten Monatswerten dargestellt. Die Funktionalität in dieser Extra Ansicht ist gleich der Extra Ansicht Umsatz Konto. 355

362 Finanzbuchhaltung Der Bereich Übersicht der Kontenbuchungen Im Bereich Übersicht der Kontenbuchungen werden alle Geschäftsvorfälle gespeichert, die bisher mit der Fibu erfasst wurden. Diese Übersicht ist ähnlich dem Archiv Buchungen aufgebaut. Die Übersicht kann z.b. dazu dienen, eine ganz bestimmte Buchung recht schnell zu finden. Über die Spalte Buchungsinfo erfahren Sie, wann dieser Geschäftsvorfall verbucht wurde. Dazu ein Beispiel: In der Spalte Buchungsinfo wird Ihnen 2004/1250 (9-1) ausgewiesen. Die einzelnen Einträge haben folgende Bedeutung: 2004 = Wirtschaftsjahr 1250 = laufende Buchungsnummer des Wirtschaftsjahres 9 = Buchungsperiode 1 = Buchungsprotokollnummer der Periode 9 Schaltflächen der Übersicht der Kontenbuchungen: Bei Bedarf kann die Anordnung der Felder für die Übersicht der Kontenbuchungen über die Schaltfläche geändert werden. Über den schwarzen Pfeil in der Schaltfläche öffnet sich das Kontextmenü und es stehen folgende Möglichkeiten zur Auswahl: Kontenblätter: Kontonummer Kontenblätter: Kontonummer (2 zeilig) Kontenblätter: Gegenkontonummer Kontenblätter: Gegenkontonummer (2 zeilig) Kontenblätter: Betrag im Soll Kontenblätter: Betrag im Haben Kontenblätter: Datum Kontenblätter: Belegnummer1 Kontenblätter: Belegnummer2 Kontenblätter: Text Kontenblätter: Kostenstellennummer Kontenblätter: Gegenkostenstellennummer Über den schwarzen Pfeil in dieser Schaltfläche öffnet sich das Kontextmenü, in welchem folgende Suchkriterien ausgewählt werden können:... Kontonummer... Gegenkontonummer... Betrag im Soll 356

363 Finanzbuchhaltung... Betrag im Haben... Datum... Belegnummer1... Belegnummer2... Text... Kostenstellennummer... Gegenkostenstellennummer Entsprechend des selektierten Suchkriteriums kann in dem Feld rechts daneben der entsprechende Eintrag vorgenommen werden. Haben Sie z.b. das Suchkriterium Kontenblätter nach Gegenkonto gewählt, erhalten Sie nachfolgendes Eingabefenster: Die Schaltflächen "DRUCKEN", "PLUS" und die "EXTRA ANSICHT" haben die gleiche Funktionalität wie im Bereich Kontenblätter. Der Bereich Kontengliederungen Über den Bereich "Kontengliederungen" können Sie Ihre Auswertungen( siehe S. 311) aufrufen. Zuerst wählen Sie das gewünschte Gliederungsschema aus. Dabei stehen Ihnen standardmäßig folgende Gliederungen zur Auswahl: Anwender, welche den Gewinn nach 4 Abs. 3 EStG durch den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln müssen und den Kontenrahmen EÜR hinterlegt haben, haben folgende Gliederungsschemen zur Auswahl: Die Gliederung EÜR für Formular wurde speziell für den Vordruck bzw. das Formular EÜR des Finanzamts erstellt. Haben Sie ein Gliederungsschema ausgewählt, gelangen Sie über die Schaltfläche "WEITER"in das folgendes Fenster 357

364 Finanzbuchhaltung Ist das Kennzeichen "Zeitraum frei festlegen" aktiviert kann der Zeitraum frei ausgewählt werden. Entscheiden Sie sich hier nicht für den Zeitraum Periode sondern Wirtschaftsjahr, können Sie im darunter liegenden Eingabefeld auch nur das gewünschte Jahr auswählen. Über die angebotenen Optionen können verschiedene Kriterien ausgewählt werden, die für diese Auswertung Berücksichtigung finden sollen. Gliederungspunkte mit 0-Saldo unterdrücken - bewirkt, dass auf dem Ausdruck Gliederungspunkte, welche im Auswertungszeitraum nicht bebucht wurden, nicht ausgewiesen werden. Beachten Sie dabei, dass die 0-Salden Prüfung in den Kontengliederungen Soll und Haben getrennt prüft. Somit können auch Konten mit einem 0-Saldo angezeigt werden, wenn diese im Auswertungszeitraum bebucht wurden. Dies ist der Fall,wenn im gewählten Auswertumgszeitraum der gebuchte Sollbetrag identisch mit den gebuchten Habenbetrag ist. Konten einzeln aufschlüsseln - bewirkt, dass auf dem Ausdruck alle bebuchten Konten unter dem jeweiligen Gliederungspunkt aufgeführt werden. Konten mit 0-Saldo unterdrücken - bewirkt, dass auf dem Ausdruck Konten, welche im Auswertungszeitraum nicht bebucht wurden, nicht ausgewiesen werden. Zeitraum auswerten / Zeitraum ab Anfang des Wirtschaftsjahres auswerten Zwischen diesen beiden Optionen kann nur gewählt werden, wenn im Bereich Zeitraum "ab Anfang des Wirtschaftsjahres" deaktiviert ist. 2. Leitwährung verwenden - bewirkt, dass die Auswertung in der 2. Leitwährung erstellt wird. Im Bereich Anzeige stehen Ihnen folgende Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung: Soll / Haben - bewirkt die getrennte Ausweisung der Soll- und Habenbeträge. Ist das Kennzeichen nicht gesetzt wird der entsprechende Saldo ausgewiesen. Budget - Haben Sie in Ihren Stammdatensätzen der Konten Budgetvorgaben hinterlegt, werden diese durch das Aktivieren dieser Vorgabe mit ausgewertet. 358

365 Finanzbuchhaltung Nur für das Gliederungsschema der Bilanz steht Ihnen zusätzlich die Schaltfläche zur Verfügung. Hierüber erfolgt eine Bilanzprüfung, ob und wodurch Aktiva / Passiva Abweichungen entstanden sind. Nach Abschluss der Prüfung werden Ihnen im Fall einer Aktiva / Passiva Abweichung in einem Protokoll genau die Buchungen mit dem entsprechenden Saldo angezeigt, welche zur dieser Abweichung führten. Als erstes sollte dann die Gliederungszuordnung geprüft werden. Über den Menüpfad BEARBEITEN-PARAMETER-KONTENPLAN-KONTENGLIEDERUNG prüfen Sie das Schema Bilanz dahingehend, ob alle bebuchten Bilanzkonten den entsprechenden Gliederungspunkten zugeordnet sind. Auch das Gliederungsschema für die Gewinn- und Verlustrechnung sollte noch einmal in Bezug auf die Kontenzuweisung kontrolliert werden, da das Ergebnis dieser Auswertung auch in die Bilanz einfliesst. Eine andere Ursache für eine Aktiva / Passiva Abweichung kann sein, wenn der Saldo aller Eröffnungsbuchungen ungleich null ist. Auch in diesem Fall erhalten Sie einen entsprechenden Protokolleintrag bei der Bilanzprüfung. Sind für ein Gliederungsschema alle Vorgaben eingestellt, wird über die Schaltfläche das Schema aufgebaut. Über die Schaltflächen kann die Kontengliederung ausgedruckt werden. Haben Sie ein Gliederungsschema ausgedruckt und stellen fest, dass bestimmte Konten in der Auswertung fehlen, obwohl diese Konten im Auswertungszeitraum bebucht wurden, dann prüfen Sie über den Menüpfad BEARBEITEN-PARAMETER-KONTENPLAN-KONTENGLIEDERUNG die Zuweisung der Konten im entsprechenden Gliederungsschema. Über die Schaltfläche gelangen Sie wieder in die erste Eingabemaske, in der Sie nun die Möglichkeit haben eine andere Kontengliederung auszuwählen. 359

366 Finanzbuchhaltung Abrechnung In dem Bereich Abrechnung /Abschluss sind die Auswertungen( siehe S. 311) und Druckausgaben von Büro Plus zusammengefasst. Die darin enthaltenen Listen und Programmteile sind überwiegend auch durch eigenständige Programmaufrufe erreichbar, doch erhöht die Zusammenfassung in einem eigenen Programmbereich die Übersichtlichkeit und sorgt für eine schnellere Erreichbarkeit. Außerdem kann hier ein endgültiger Perioden- oder Jahresabschluss vorgenommen, sowie ein neues Wirtschaftsjahr eröffnet werden. Buchungsinfo für Periode Über diese Schaltfläche werden Ihnen alle Perioden des aktuell eingestellten Wirtschaftsjahres zur Auswahl angeboten, in denen sich noch Bücher mit unverbuchten Geschäftsvorfällen befinden. Ihnen wird z.b. beim Aktivieren dieser Schaltfläche folgende Auswahl angeboten: Diese Anzeige bedeutet, dass sich in den Perioden Juli und August noch Buchungszeilen befinden, die noch nicht endgültig verbucht wurden. Wählen Sie eine Periode aus, werden in dem nächsten Fenster die Bücher angezeigt, in denen sich diese Geschäftsvorfälle befinden. In unserem Beispiel sind also in der Buchungsperiode August im Hauptbuch der Kasse und im Hauptbuch der Geschäftsvorfälle noch nicht endgültig verbuchte Geschäftsvorfälle. Durch einen Klick auf das jeweilige Buch gelangen Sie direkt in die Erfassungsmaske des aktuell ausgewählten Buches. Über die Buchungsinfo bekommen Sie also sehr schnell eine Übersicht, in welcher Periode und in welchem Buch sich noch unverbuchte Daten befinden. Periode Über den kleinen schwarzen Pfeil in der Schaltfläche Periode öffnet sich das Kontextmenü, in welchem Ihnen alle Abrechnungsperioden des Wirtschaftsjahres, sowie die Perioden 13 15, welche für Abschlussbuchungen genutzt werden können, zur Verfügung gestellt werden. 360

367 Finanzbuchhaltung Sie wählen hier die Periode aus, in der Sie Ihre Geschäftsvorfälle erfassen möchten. Die aktuell ausgewählte Periode wird mit einem Punkt gekennzeichnet. Prüfen Sie nach jedem Programmstart, welche Periode als aktuelle Buchungsperiode eingestellt ist. So können Sie verhindern, dass die Erfassung von Geschäftsvorfällen in einem falschen Monat erfolgt. Haben Sie einen Mandanten neu angelegt und das erste Arbeitsdatum nicht mit einem Januardatum belegt, sondern z.b. mit dem und bei der Einrichtung des Mandanten außerdem die Periode 6 als erste Buchungsperiode gewählt, stehen die Perioden 1 Januar 5 Mai des Wirtschaftsjahres 2004 nicht mehr zur Verfügung. Dies ist an der abweichenden farblichen Hinterlegung der Perioden 1 Januar - 5 Mai erkennbar. Haben Sie an dieser Stelle als erste Abrechnungsperiode allerdings den Januar gewählt, kann der Januar trotz des Arbeitsdatums auch als erste Buchungsperiode ausgewählt werden. Über diesen Bereich führen Sie auch den Periodenabschluss durch. Dieser steht Ihnen immer in der ältesten Buchungsperiode zur Verfügung. In unserem Beispiel ist dies der Januar. Der Januar ist als aktuelle Buchungsperiode markiert und der Abschluss für die Periode 1 kann aufgerufen werden. Bevor der Abschluss endgültig ausgeführt wird, ist noch einmal eine Sicherheitsabfrage zu beantworten. Wird diese mit Ja beantwortet, werden Sie in der nächsten Maske darauf hingewiesen, dass vor dem weiteren Ausführen dieser Funktion eine Datensicherung erstellt werden soll. In einem weiteren Fenster erhalten Sie den Hinweis, dass in einer abgeschlossene Periode nicht mehr gebucht werden kann. Wird die Fibu im Netzwerk eingesetzt, muss zum Zeitpunkt des Abschlusses gewährleistet sein, dass kein anderer Benutzer bei diesem Mandanten in der FiBu arbeitet. Zuletzt werden Sie darauf hingewiesen, dass sich 361

368 Finanzbuchhaltung nach diesem Abschluss alle Benutzer des Mandanten erneut anmelden müssen. Danach erfolgt der endgültige Abschluss der 1. Periode. Sie haben nun nicht mehr die Möglichkeit, Geschäftsvorfälle für die 1. Periode zu erfassen. Eine abgeschlossene Buchungsperiode kann in der oben dargestellten Listbox nicht mehr als aktuelle Buchungsperiode ausgewählt werden. Befinden sich in der abzuschließenden Periode noch unverbuchte Buchungszeilen im Kassenbuch oder in den Geschäftsvorfällen, wird der Abschluss nicht durchgeführt. Statt dessen erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass sich noch unverbuchte Zeilen in der Periode befinden. In diesem Fall müssen Sie Ihre Bücher noch einmal überprüfen und die darin befindlichen Geschäftsvorfälle verbuchen oder löschen. Beim Aufruf des Abschlusses der 15. Buchungsperiode erhalten Sie den Hinweis, dass mit dem Abschluss der Periode 15 der Jahresabschluss ausgelöst wird. Man kann direkt den Jahresabschluss aufrufen. Wirtschaftsjahr Über den kleinen Pfeil in in der Schaltfläche Wirtschaftsjahr öffnen Sie ein Kontextmenü, in dem Ihnen alle geöffneten Wirtschaftsjahre zur Auswahl zur Verfügung gestellt werden. Sie wählen hier das Jahr aus, in dem Sie Ihre Geschäftsvorfälle erfassen oder Bearbeiten möchten. Das aktuell ausgewählte Jahr wird mit einem Punkt gekennzeichnet. In der letzten Zeile dieser Listbox wird Ihnen das Folgejahr zum Öffnen angeboten. Haben Sie mehrere Geschäftsjahre geöffnet, dann prüfen Sie nach jedem Programmstart, welches Wirtschaftsjahr als aktuelles Buchungsjahr eingestellt ist. So können Sie verhindern, dass die Erfassung von Geschäftsvorfällen in einem falschen Wirtschaftsjahr erfolgt. Über diesen Bereich führen Sie auch den Jahresabschluss durch. Dieser steht Ihnen immer für das älteste Buchungsjahr zur Verfügung. Bevor der endgültige Jahresabschluss in der Fibu durchgeführt werden kann, müssen folgende Voraussetzungen geschaffen werden: Befinden sich in dem abzuschließenden Jahr noch unverbuchte Buchungszeilen im Kassenbuch oder in den Geschäftsvorfällen, wird der Abschluss nicht durchgeführt. Statt dessen erhalten Sie eine Fehlermeldung, dass sich noch unverbuchte Zeilen in einer Buchungsperiode befinden und das diese Buchungszeilen verarbeitet oder gelöscht werden müssen. Es müssen alle Buchungsperioden, bis auf die letzte bebuchte (Dezember oder 13./14./15.Buchungsperiode), endgültig abgeschlossen sein. Der Abschluss der Buchungsperioden erfolgt über den Bereich Abrechnung - Periode. Dieser steht 362

369 Finanzbuchhaltung Ihnen immer für die ältesten Buchungsperiode zur Verfügung. Das neue Wirtschaftsjahr muss angelegt sein. Die Anlage des neuen Wirtschaftsjahres erfolgt über diesen Bereich Abrechnung - Wirtschaftsjahr. Die Kontenblätter müssen über den Druck "Neue Kontenblätter" ausgedruckt sein. Nachfolgende Fehlermeldung erhalten Sie, wenn z.b. vor dem Jahresabschluss des Jahres 2003 nicht alle Kontenblätter ausgedruckt worden sind: "Daten im Wirtschaftsjahr 2003 auf dem Kontoblatt "xxxx" wurden noch nicht ausgedruckt! Sie müssen dieses Kontoblatt drucken, bevor Sie den Jahresabschluss durchführen können. Zusätzlich sollten Sie prüfen, ob alle Kontoblätter gedruckt worden sind. Beachten Sie: Der Jahresabschluss wurde nicht durchgeführt." Vor dem erneuten Aufruf des Jahresabschlusses, müssen Sie also alle noch nicht gedruckten Kontenblätter über den Bereich Kontenanalyse - Kontenblätter oder über den Bereich Abrechnung - Kontenblätter drucken ausgeben lassen. Bei einem endgültigen Jahresabschluss ist folgendes zu beachten: Nach einem Jahresabschluss können keine Geschäftsvorfälle mehr in dieses Jahr gebucht werden Alle Auswertungen( siehe S. 311) und Listen, welche Sie für das abzuschließende Jahr benötigen, müssen erstellt sein, da bestimmte Auswertungen( siehe S. 311) nur im aktuellen Jahr erstellt werden können. Vor dem Jahresabschluss sollte eine komplette Datensicherung erstellt werden. Während der Durchführung des Jahresabschlusses darf kein anderer Benutzer mit der Fibu arbeiten. Nach dem Jahresabschluss müssen sich alle Benutzer erneut anmelden. Beim Jahresabschluss kommt die Abfrage ob die Eröffnungsbuchungen erstellt werden sollen. Wünschen Sie, dass Ihnen die Eröffnungsbuchungen nach dem Jahresabschluss automatisch zur Verfügung gestellt werden, dann aktivieren Sie, in der entsprechenden Abfrage Ja, es sollen EB - Buchungen erzeugt werden. Wählen Sie diese Einstellung, so werden die Eröffnungsbuchungen in der ältesten Buchungsperiode des neuen Wirtschaftsjahres im Hauptbuch der Geschäftsvorfälle zur Verfügung gestellt. Beachten Sie, dass nur für die Konten mit dem Kennzeichen "EB - Buchung bei Jahresabschluss erzeugen automatisch Eröffnungsbuchungen erzeugt werden. Dieses Kennzeichen wird im Bereich Stammdaten unter Kontenplan für die gewünschten Konten gesetzt. Den Sammelkonten Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen ist dieses Kennzeichen nicht zu setzen. Für die zwei Konten werden die Eröffnungsbuchung automatisch auf Grund der EB s der Personenkonten erstellt. Werden die Eröffnungsbuchungen nicht automatisch beim Jahresabschluss erzeugt, so haben Sie im neuen Jahr im Bereich der Geschäftsvorfälle über die Schaltfläche PLUS OPTIONEN jederzeit die Möglichkeit, die EB Buchungen zu erstellen. 363

370 Finanzbuchhaltung Auftrag Buchungsliste Die Auftrag Buchungsliste beinhaltet die Einträge, welche beim Abarbeiten des Vorgangsparameters "In Fibu Protokoll eintragen in der Vorgangsbearbeitung oder in der Kasse des Modules Auftrag erzeugt werden. Beachte Sie, dass über diesen Bereich keine Änderungen oder Korrekturen an den Buchungszeilen in der Auftragsbuchungsliste vorgenommen werden können, da hier nur der Einsehmodus zur Verfügung steht. Anwender, welche den Gewinn nach 4 Abs. 3 EStG durch den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln und den Kontenrahmen EÜR hinterlegt haben, haben in der Auftragsbuchungsliste die Tabellenansicht auch nach Soll / Haben und Gegenkonto / Konto. Die aufgeführten Buchungssätze in der Auftrags Buchungsliste aufgrund der Vorgangserfassung (Auftrag/Personenkonto) werden beim Einlesen in die Fibu nach den Vorgaben der EÜR gewandelt. Beachten Sie: Um diese "Konten- Wandlung durchführen zu können ist es erforderlich, dass über den Menüpfad BEARBEITEN - PARAMETER - ADRESSEN - STATUS über das Register "FiBu Vorgabe" kein Eintrag in den abweichenden Buchungskonten hinterlegt ist. Lohn Buchungsliste Die Lohn Buchungsliste beinhaltet die im Lohn erzeugten Buchungen zur Übergabe in die Finanzbuchhaltung. Beachte Sie, dass über diesen Bereich keine Änderungen oder Korrekturen an den Buchungszeilen in der Lohnbuchungsliste vorgenommen werden können, da hier nur der Einsehmodus zur Verfügung steht. Anwender, welche den Gewinn nach 4 Abs. 3 EStG durch den Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben ermitteln und den Kontenrahmen EÜR hinterlegt haben, haben in der Lohnbuchungsliste die Tabellenansicht auch nach Soll / Haben und Gegenkonto / Konto. Die aufgeführten Buchungssätze in der Lohn Buchungsliste werden beim Einlesen in die Fibu nach den Vorgaben der EÜR gewandelt. Buchungslauf für "Hauptbuch" durchführen Über diese Schaltfläche Geschäftsvorfälle starten. 364 können Sie den Buchungslauf für die Bücher der

371 Finanzbuchhaltung Über den kleinen schwarzen Pfeil öffnet sich das Kontextmenü, in welchem das gewünschte Buch ausgewählt wird. Voraussetzung für den Start des Buchungslaufes ist natürlich, dass sich im ausgewählten Buch unverbuchte Geschäftsvorfälle befinden. Ist dies nicht der Fall, erhalten Sie den Hinweis, dass in dem Buch keine Buchungen vorhanden sind. Beachten Sie, werden über diese Schaltfläche Buchungsläufe gestartet, betrifft dies immer die aktuell eingestellte Buchungsperiode. Zahlungsverkehr Diese Schaltfläche steht Ihnen im Bereich Abschluss nur zur Verfügung, wenn sie über das Menü ANSICHT - BEREICHSLEISTE -DESIGN die alte Anordnung gewählt haben. Hierüber erreichen Sie das Zahlungsverkehrsmodul, das im modulübergreifenden Teil des Handbuches im Kapitel Banking - OP-Verwaltung( siehe S. 96) ausführlich beschrieben wird. Druckübersicht Für die drei Programmmodule Auftrag, Fibu und Lohn steht eine Druckübersicht zur Verfügung. Da die Bedienung sowie die einzelnen Funktionen in allen drei Modulen identisch sind, erhalten Sie die ausführliche Beschreibung zur Druckübersicht im modulübergreifenden Teil des Handbuches. Druckgruppen Druckgruppen vereinfachen die Erstellung von wiederkehrenden Ausdrucken, die aus unterschiedlichen Drucken bestehen. Wenn Sie beispielsweise die Summen- & Saldenliste für Sachkonten, die BWA, die GuV und andere Listen vor dem Monatsabschluss gemeinsam ausdrucken möchten, müssen Sie nicht jeden dieser Drucke manuell anstoßen, sondern Sie erstellen sich eine Druckgruppe und weisen dieser die genannten Ausdrucke zu. Danach genügt es, den Druck der Gruppe aufzurufen, um alle benötigten Ausdrucke zu erhalten. Um eine Druckgruppe zu erstellen, betätigen Sie einfach im Bereich Abrechnung die Schaltfläche "DRUCKGRUPPEN DRUCKEN"und wählen in der sich öffnenden Maske die Neuanlage aus. Nachdem Sie der neuen Druckgruppe einen Namen zugewiesen haben, betätigen sie die Schaltfläche GESTALTEN, um die jeweiligen Ausdrucke zuzuweisen. Betätigen Sie die Schaltfläche 365

372 Finanzbuchhaltung erreichen Sie eine Maske, in der Sie die Inhalte der Druckgruppe zusammenstellen und bereits integrierte Drucke angezeigt werden.. Hier kann über die Schaltfläche NEU dieser Druckgruppe ein neuer Druck hinzugefügt werden. Über die Schaltfläche erreichen Sie ein vertikal unterteiltes Menü, in dem auf der linken Seite eine Baumansicht (Tree View) die verfügbaren Druckbereiche anzeigt und die rechte Seite die im jeweiligen Bereich enthaltenen Drucklayouts darstellt. Mit dieser übersichtlichen Orientierungshilfe stellen Sie die von Ihnen benötigten Drucke in einer Druckgruppe zusammen. Buchungsprotokoll drucken Alle mit der Fibu erzeugten Buchungsprotokolle stehen hier zum Druck zur Verfügung. Dabei kann zwischen einem Hochformat und einem Querformat gewählt werden. In den 366

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