DataTool 4.0 Geräteverwaltung

Transkript

1 DataTool 4.0 Geräteverwaltung Gerätehistorie Verbrauchsmaterial Terminverwaltung Reservierung Dokumentverwaltung Barcode-Technik Integration... alles bereits in der Basisversion enthalten, keine laufenden Kosten! Infoblatt 2016

2 Sie stehen vor der Entscheidung, Ihre Geräteverwaltung auf EDV umzustellen oder einen Systemwechsel durchzuführen? Sie wissen nicht so recht, welches System zu Ihnen passt? Dieser Überblick soll Ihnen helfen, sich ein Bild von DataTool-Geräteverwaltung zu verschaffen und ihnen eine Entscheidungsgrundlage bieten. Aus Erfahrung gereift Seit 1995 entwickeln wir Software für die Handwerksbranche. Seit der ersten Version wurde die Software durch zahlreiche Erweiterungen verbessert und beschleunigt. Sie ging von der noch heute gültigen Überlegung aus, dass eine Geräteverwaltung zwei Anforderungen erfüllen muss: Sie muss effizient und einfach zu bedienen sein und der aktuelle Bestand muss schnell und vollständig erschlossen werden können und anstehende Termine müssen zuverlässig angezeigt werden. Oberstes Ziel bei der Entwicklung war und ist, dass selbst wenig geübte Computerbenutzer problemlos mit der Software arbeiten können. DataTool 4.0 Seit der Markteinführung der Version 1.0 Anfang 1998 haben sich zahlreiche Unternehmen aus verschiebeden Branchen im gesamten deutschsprachigen Raum für DataTool entschieden. Dazu zählen unter anderem Handwerksbetriebe, mittelständische Poduktionsunternehmen, Reinigungsfirmen, Stadtverwaltungen und weiteren Institutionen. Steuerzentrale Dreh- und Angelpunkte einer Geräteverwaltung sind ihre Daten. Die Geräte- und Standortdaten spielen dabei eine zentrale Rolle. Immer dort, wo Geräte und Material verwaltet werden, hat sich der Einsatz unserer einfach zu bedienenden Steuerzentrale sehr gut bewährt. Zum Beispiel können Sie in der Steuerzentrale Geräte neu zuordnen, die Stammdaten zum Bearbeiten, Deaktivieren oder Ergänzen aufrufen, nach bestimmten Kriterien filtern und suchen, aber natürlich auch Bestandslisten und Barcodes drucken. Sie sehen auf einen Blick die aktuellen Termine und Vorgänge. Alle Standorte und Geräte sind im sogenannten Gerätebaum übersichtlich angeordnet. Auf unnötigen Datenballast, wie er in anderen Programmen üblich ist, haben wir bewusst verzichtet. Die meisten Vorgänge lassen sich einfach durch Ziehen mit der Maus oder anklicken erledigen. Selbstverständlich können Sie Standortzuordnungen auch durch einfaches einscannen der Gerätebarcodes erfassen ganz ohne Maus und Tastatur. Auf den folgenden Seiten möchten wir Ihnen die Geräteverwaltung DataTool 4.0 vorstellen und Ihnen zeigen, was die Software alles kann. Falls Sie etwas vermissen sollten oder Fragen haben, sprechen Sie mit uns! Gemeinsam finden wir die für Sie passende Lösung.

3 Daten Filtern Filtern und durchsuchen Sie die Gerätebestände und Standorte nach beliebigen Kriterien. Verschiedene Felder können in die Suche mit einbezogen werden. Mit Hilfe von Teilbegriffen (zb Akku findet Akkuschrauber, Akkubohrer etc) erstellen Sie präzise Abfragen und verfügen so über eine leistungsfähige Suche. Auch die handschriftliche Eingabe von Suchbegriffen ist möglich: Verbrauchsmaterial Genauso einfach wie beim Standortwechsel erfolgt die Verbuchung von Verbrauchsmaterialien an Standorte. Auch hier ist ein Ziehen des Materials mit der Maus bzw. das Einscannen der Barcodes für Standort und Verbrauchsmatrial alles, was Sie tun müssen, um diesen Vorgang zu erfassen, zu speichern und abzuschließen. Auch Rückbuchungen sind möglich genauso einfach! DataTool speichert die Verbrauchsmengen zu jedem Standort und berechnet die Gesamtmengen über beliebige Zeiträume. Auch den Lagerbestand behält DataTool im Auge und warnt Sie rechtzeitig, wenn der Mindestbestand unterschritten wird. Standortwechsel Arbeit, die besonders häufig erledigt wird, muss adäquat unterstützt werden. Ob Ausleihe, Rückgabe, Wartungstermin oder Reservierung, diese zentralen Abläufe sind in DataTool 4.0 übersichtlich und benutzerfreundlich gestaltet. DataTool druckt auf Wunsch Begleitscheine bei der Ausgabe, sendet Entnahme-Belege und Rückgabetremin-Erinnerungen als und verhindert doppelt Reservierungen. Der Standortwechsel inklusive Belegausgabe, -versand und Verbuchung des Vorgangs, erfolgt einfach durch Ziehen des Gerätes mit der Maus zum neuen Standort. Alternativ genügt das Einscannen des Standortbarcodes und des Gerätebarcodes. Einfacher geht es nicht! Bei der Vorgangserfassung im Gerätebaum sind alle Geräte ihren Standorten zugeordnet dargestellt. Ihr Gerätestatus wird durch Farbcodes angezeigt: Auch die Kosten für Verbrauchsmaterialien können automatisch pro Standort berechnet und ausgedruckt werden. DataTool erkennt die EAN Codes auf den Materialverpackungen. Dadurch können Sie diese nutzen und benötigen bei Verbrauchsmaterialien meist keine eigenen Barcode-Etiketten. Das vereinfacht die Organisation Ihrer Geräte- und Materialverwaltung. Grün: Rot: Violett: Termin ist kurzfristig fällig Termin ist überfällig Mindestbestand unterschritten

4 P-Touch Etiketten Mit dem mitgelieferten Einzeletiketten- Druckassistent BarCodePrint können Sie, in Verbindung mit dem Brother P-Touch Editor, selbst Etiketten entwerfen und anschließend als Druckvorlage verwenden. Geräte Reservierung Reservieren Sie Geräte für den künftigen Einsatz! Mit DataTool genügen dafür einige Klicks mit der Maus. Dabei können Sie bereits belegte Zeiträume in der grafischen Kalenderübersicht schnell erkennen und freie Lücken ausmachen. Auch Wartungstermine werden im Jahres-Planungskalender angezeigt, damit Sie die volle Information über anstehende Termine und Reservierungen bei der Reservierungsplanunghaben. Barcode-Technik Wenn Sie heutzutage einkaufen, werden Sie kaum mehr ein Produkt finden, das nicht einen Barcode trägt. Ein effizientes Einkaufen u n d Verkaufen, Lagern und Umschlagen der Waren wäre anders auch gar nicht mehr denkbar. Was dem Supermarkt recht ist, sollte auch in Magazinen und Lagerräumen billig sein. Warum auch sollte die technische Entwicklung an Ihnen vorbeigehen? Mit moderner Barcode-Technik wird Ihre Geräteverwaltung schnell, effizient und sicher abgewickelt. Dabei können Sie auf Wunsch die automatische Rückgabe-Erinnerung aktivieren, die zum Ende des aktuellen Reservierungszeitraums eine an den jeweiligen Mitarbeiter oder Entleiher versendet, damit dieser eine pünktliche Rückgabe besser einhalten kann. Mobiler Einsatz Zum Erfassen von Standortwechseln und Materialweitergaben scannen Sie einfach die Barcodes auf den zuvor etikettierten Geräten und Materialgebinden ein. Die Barcodeetiketten hierfür druckt Ihnen DataTool 4.0 aus. Auf Wunsch werden Lieferscheine dabei automatisch erzeugt, gedruckt und als versandt ohne weiteres Zutun! Sie können Ihre Geräte auch unabhänig von Ihrem Arbeitsplatzrechner verwalten. Ob Sie unterwegs Standortwechsel erfassen wollen oder den aktuellen Bestand oder den Verbleib von Geräten in Erfahrung bringen möchten: DataTool 4.0 mobile macht Sie unabhängig vom Büro oder Lagerarbeitsplatz-PC. Installieren Sie einfach eine mobile Lizenz auf Ihrem Windows-Tablet und Sie bleiben stets in Verbindung mit der DataTool-Datenbank auf dem Bürorechner. Selbstverständlich können Sie auch mit der mobilen Version Lieferscheine erstellen, diese als weiterleiten und vor

5 Ort über den Touch-Screen Ihres Tablets Belege handschriftlich quittieren lassen. Sie können alle aktuellen und vergangenen Vorgänge nach Excel exportieren und dort eigene Auswertungen erstellen. Statistik Sie möchten wissen, wer was wann und wie oft ausgeliehen hat, welche Geräte im Bestand oder im Magazin sind, wie die Bereitstellungszeiten Ihrer Geräte und Maschinen bei bestimmten Standorten waren, welche Matreialverbräuche wo anfielen, wer wann für welches Gerät verantwortlich war... und vieles mehr? Kein Problem. Neben Tages-, Monats-, Jahresstatistiken in Tabellenform ist DataTool 4.0 mit einer Vielzahl bereits vordefinierter Statistiken und Auswertungen ausgestattet, zum Beispiel: Cloud+ Nutzen Sie die Vorteile der Technik! Versenden Sie automatisch generierte Übergabe- und Lieferscheine per , teilen Sie Ihren Standorten und Mitarbeitern automatisch mit, dass das entliehenes Gerät zurückgegeben werden muss oder informieren Sie sich über den aktuellen Gerätebestand mit einer mobilen DataTool Version. Oder: Werten Sie Ihren Datenbestand nach Belieben in Excel aus! Benutzer können somit die Verfügbarkeit von Geräten abfragen und online recherchieren.

6 Modulares Konzept Sie können die DataTool Basislizenz durch beliebig viele Zusatzlizenzen erweitern: als Desktop oder mobile Version. Die Basislizenz erhalten Sie für 225,00. Jede weitere Lizenz kostet 99,00. Kauf auf Rechnung! Kein Risiko! Alles was Sie dazu benötigen ist ein mobiles Windowsgerät, vorzugsweise ein Tablet mit SIM-Karte, also mit Internetzugang. Individualisierung Passen Sie DataTool an Ihre Bedürfnisse an! Ob es die Überschriften in Drucklisten sind, die Kategorien für Standorte und Mitarbeiter oder die Beschriftungen von Eingabefeldern, Sie können diese an Ihre Gegebenheiten anpassen! Attraktive Lizenzpakete Besonders preiswert ist DataTool 4.0, wenn Sie eines der vorhandenen Lizenzpakete erwerben. In Ihnen ist die Basisversion bereits enthalten. Die aktuellen Lizenzpakete und Preisstaffeln finden Sie auf unserer Homepage. Branchen DataTool wird in vielen Branchen erfolgreich eingesetzt. Dazu zählen beispielsweise: Gebäudereinigung Maschinen und Anlagenbau Bauunternehmen Bedachungs- und Fassadentechnik Logistik und Messebau Gerüstsysteme Elektroinstallation Technischer Gebäudeservice Elektroanlagenbau Glasbau Baumaschinenvermietung Stadtwerke Malerbetriebe Livestreaming und Videotechnik Labor und Medizintechnik Krankenhäuser Updates Auf unserer Homepage finden Sie regelmäßig kostenlose Updates für die aktuelle DataTool Version. Damit profitieren Sie fortlaufend von den neuesten Programmerweiterungen, die auf Ideen und Wünsche unserer Kunden zurückgehen. Auch Sie sind herzlich eingeladen, Anregungen für neue Programmoptionen zu geben, die sich dann bald in einem Update wiederfinden können. Damit wird sichergestellt, dass DataTool sich ständig an die praktischen Anforderungen unserer Kunden anpasst kostenlos.

7 In Arbeit: Ticketsystem DataTicket 1.0: Verfügbar sowohl in der Desktop- als auch in der mobilen Version bis Ende Zusatzmodul für DataTool 4.0. Ticket-System für sämtliche Anfragen im Rahmen der Geräteverwaltung. Die Abläufe werden transparenter, sind auswertbar und über die Standortgrenzen hinweg steuerbar. Die wichtigsten Vorgänge wie Bedarfsanmeldung, Reservierung, Bestellung sowie Störungsmeldung aber auch Anfragen bzgl. Informationen oder Erweiterungen können chronologisch erfasst und abgearbeitet werden. Die Kommunikation erfolgt über und/oder die interne Datenbank. DataTicket 1.0 ist speziell auf den Einsatz zusammen mit DataTool 4.0 zugeschnitten und stellt somit eine ideale Erweiterung dar. Der Einsatz ist als Desktop- App und mobile Windows-App möglich. Demoversion Einfach die virengeprüfte Installations-Software von unserer Homepage herunterladen, installieren und DataToiol 4.0 mit zahlreichen Beispieldaten ausgiebig testen. Coaching mit TeamViewer Der Einsatz von DataTool ist sehr einfach zu erlernen und 95% der alltäglichen Vorgänge können ohne externe Einweisung in die Programmbedieung in Kürze beherrscht werden. Dennoch kann als Serviceleistung ein zusätzliches Online-Coaching mittels Teamviewer gebucht werden, um alle Möglichkeiten von DataTool optimal auszunutzen zu können. Insbesondere für Administratoren ein nützliches Angebot. Ticketsystem verfügbar ab 10/2016. Bedarfsanmeldung Reservierung Bestellung Störungsmeldung Anfragen bzgl. Informationen oder Erweiterungen Vorgangshistorie Aufwandserfassung einzelner Aktionen (Zeit) Anbindung Automatische Meldung an Administratoren/Projektleiter Statistische Auswertungen der Ticket- Vorgänge DataTool 4.0 Anbindung Individuelle Konfiguration DataTool lässt sich an Ihre individuellen Bedürfnisse anpassen. Diese Individualisierung können Sie in den meisten Fällen selbst problemlos durchführen. Um die Gesamtkonfiguration auf Ihre Bedürfnisse einzustellen bzw. um die beste Lösung für genau Ihren Betrieb zu finden, können Sie als optionale Serviceleistung auch eine individuelle Beratung diesbezüglich buchen. Wir analysieren Ihre betrieblichen Zusammenhänge und unterbreiten Ihnen einen bestmöglichen Konfigurationsvorschlag für den DataTool-Einsatz. Gerne übernehmen wir auch die Konfiguration vor Ort selbst, importieren Ihre Daten und weisen Ihre Mitarbeiter ein. Alles online unter Einsatz von TeamViewer.

8 Technische Voraussetzungen DataTool 4.0 können Sie praktisch auf jedem Windowscomputer einsetzen. Die technischen Anforderungen sind dabei minimal: 200 MB freien Festplattenspeicher Windows XP oder höher Pentium Prozessor oder höher Scanner (optional) SIM-Karte (optional) WLAN (optional) Anzahl Geräte+Standorte bis ca Stück Für den mobilen Einsatz wird ein Windows- Tablet mit Internetzugang (SIM-Karte) empfohlen. Sie haben noch Fragen? Rufen Sie uns an unter: