Initial Training Networks (ITN) Projektdurchführung

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1 Initial Training Networks (ITN) Projektdurchführung Hanna Pletziger Nationale Kontaktstelle Mobilität Alexander von Humboldt-Stiftung ITN-Workshop Bonn, 11. Oktober 2011

2 1. Vertragliche Gestaltung

3 Netzwerkstruktur und Verträge Grant Agreement Partner 1 Partner 2 Partner 6 Koordinator Partner 3 Assoz. Partner 1 Assoz. Partner 2 Partner 5 Partner 4 Konsortialvertrag Partnerschaftsvertrag Arbeitsvertrag

4 Grant Agreement: Struktur (1) Vertrag zwischen EU und Konsortium Core Grant Agreement: Eckdaten des Projekts (Liste der Zuwendungsempfänger, Laufzeit und Beginn, Berichtsperioden, Höchstbetrag der Zuwendungssumme, Vorfinanzierung ) Anhänge Annex I: Description of Work Annex II: Allgemeine Bedingungen Annex III: Besondere Bestimmungen für ITN Annex IV VII

5 Grant Agreement: Struktur (2) Anhänge Annex IV: Formular A Beitritt von Empfängern zur Finanzhilfevereinbarung Annex V: Formular B Antrag eines neuen Empfängers auf Beitritt zur Finanzhilfevereinbarung Annex VI: Formular C Kostenaufstellung Annex VII: Formular D Leistungsbeschreibung für die Bescheinigung über die Kostenaufstellung. Formular E - Leistungsbeschreibung für das Methodenzertifikat

6 Grant Agreement: Vertragsänderungen Vertragsänderung = Amendment Rechtsakt zur Modifizierung der ursprünglich vereinbarten Vertragsverpflichtungen Begegnung neuer, unvorhersehbarer Situationen Kann neue Rechte oder neue Verpflichtungen begründen Immer zunächst mit dem Project Officer besprechen

7 Konsortialvertrag: Allgemeines Regelt das Innenverhältnis des Konsortiums In Multi-partner ITN nicht verpflichtend, aber empfehlenswert (insbesondere IPR-Regelungen), in EID verpflichtend Darf der Finanzhilfevereinbarung nicht widersprechen Aufwendungen nicht erstattungsfähig Sollte vor Abschluss der Vertragsverhandlungen mit der REA unterzeichnet werden Mit assoziierten Partnern und/oder Drittstaatenpartnern ohne EU-Zuwendung: Partnerschaftsvertrag

8 Konsortialvertrag: Inhalte Managementorgane, Entscheidungsprozesse, Konfliktlösung Verantwortlichkeiten, Beiträge der Partner Zeitplanung Zahlungen, Budgetaufteilung Zugang zu/verwertung von geistigem Eigentum Haftung Vertraulichkeit Anwendbares Recht, Streitschlichtung

9 Konsortialvertrag: Muster Checkliste für Konsortialverträge: ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/checklist_en.pdf Muster, insbesondere auch DESCA: konsortialabkommen.htm

10 Arbeitsvertrag: Allgemeines Grant Agreement, Anhang III Einrichtung muss Vereinbarung mit Fellow schließen Artikel III.4 Abs Vorgaben, was in Vereinbarung aufzuführen ist Vollzeitbeschäftigung Ausnahmen nur aus persönlichen Gründen des Forschenden Arbeitsvertragliche Beschäftigung mit sozialversicherungspflichtiger Einbindung

11 Arbeitsvertrag: Allgemeines Keine Vorgabe zur Vertragsform durch die EU TVöD-/TVL-Verträge aufgrund der zur Verfügung gestellten EU-Beträge nicht direkt anwendbar Musterarbeitsvertrag nach 611 BGB Entspricht den Bedingungen der Finanzhilfevereinbarung Verwendung individuell prüfen Bestätigung der Übereinstimmung mit europäischen Rechtsregeln ( declaration of conformity ) an die EU

12 2. Rekrutierung und Training

13 Forschungserfahrung (1) Im Besitz eines Abschlusses, der zur Promotion berechtigt (im Land des Erwerbs oder im Gastland) Early-stage Researchers (ESR) nicht promoviert und weniger als vier Jahre Forschungserfahrung (Vollzeitäquivalent) Rekrutierung für drei bis 36 Monate Multi-partner ITN: mindestens 80% der Personenmonate, EID & IDP: 100% der Personenmonate

14 Forschungserfahrung (2) Experienced Researchers (ER) promoviert oder mehr als vier Jahre Forschungserfahrung weniger als fünf Jahre Forschungserfahrung Rekrutierung für drei bis 24 Monate in Multi-partner ITN Visiting Researchers (VR) Sehr erfahrene Forschende mit renommiertem Profil aus öffentlichem oder privatem Sektor

15 Nationalität und Mobilität Mobilitätsregel Die Forschenden dürfen im Verlauf der letzten 3 Jahre nicht länger als 12 Monate im Zielland ansässig oder tätig gewesen sein. Zielland = country of recruiting institution bei Multi-partner ITN und IDP country of employing institution bei EID Keine Einschränkungen hinsichtlich Nationalität

16 Erfüllung der Zulassungskriterien Die Zulassungskriterien Forschungserfahrung und Mobilität müssen erfüllt sein at the time of selection / at the time of appointment (Grant Agreement) bzw. at the time of recruitment (Arbeitsprogramm) Keine eindeutige Definition dieser Zeitpunkte, gemeint ist laut REA üblicherweise der Zeitpunkt, zu dem der Arbeitsvertrag geschlossen wird Bei Unklarheiten Erfüllung der Kriterien zu allen genannten Zeitpunkten ggf. Rücksprache mit dem Project Officer

17 Ausschreibungsverfahren Internationale, möglichst breite Ausschreibung Publikation auf EURAXESS Jobs verpflichtend Offen, transparent, unparteiisch und objektiv Chancengleichheit Ziel: Einstellung von mindestens 40% Forscherinnen Konformität zum Code of Conduct for the Recruitment of Researchers

18 Laufbahnentwicklungsplan Notwendig bei Einstellungen von mehr als sechs Monaten Erstellung zwischen Forschendem und betreuendem Wissenschaftler zu Beginn der Tätigkeit Anhang zum Arbeitsvertrag des Forschenden Regelmäßige Prüfung und Aktualisierung Enthält lang- und kurzfristige Karriereziele sowie Maßnahmen zu ihrer Erreichung Muster unter ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/fp7/docs/career_development_ plan.doc

19 3. Finanzen

20 Finanzen: Allgemeines Grant Agreement legt maximale EU-Zuwendung fest Bei Multi-partner ITN darf maximal 40% der Zuwendungssumme in dasselbe Land fließen möglichst schon bei Antragstellung beachten Keine (kostenneutrale) Verlängerung des Projekts

21 Kostenkategorien Beiträge für Forscher/in Beiträge für Einrichtung 1 Lebenshaltung*: ESR: /Jahr ER: /Jahr 4 Management: Max. 10% der gesamten Zuwendungssumme (Kat. 1-5) 2 Mobilität*: Mit Familie: 1000 /Monat Ohne Familie: 700 /Monat 5 Overhead: 10% der direkten Kosten (Kat. 1-4) 3 Forschung / Wissenstransfer / Training: Multi-partner ITN: /Forschermonat EID und IDP: /Forschermonat *Multipliziert mit dem jeweils gültigen Länder-Korrekturkoeffizienten

22 Kategorie 1: Living Allowance Monatliches Grundgehalt Höhe abhängig von Karrierestufe und Gastland Berechnung: (Referenzsatz * Korrekturkoeffizient des Gastlandes):12 Beispiel ESR in DE: * 94,8% = : 12 = 3002 monatliche Living Allowance

23 Kategorie 2: Mobility Allowance Monatliche Auszahlung mit dem Gehalt Festbetrag abhängig vom Familienstand des Forschenden (700 bzw /Monat) Multipliziert mit Korrekturkoeffizienten des Gastlandes Familie: Ehe oder rechtlich anerkannte Lebensgemeinschaft und/oder Kinderbetreuung Maßgeblich ist Familienstand zum Zeitpunkt der Einstellung Kategorien 1 und 2 = Arbeitgeberbrutto

24 Kategorien 1 und 2: Zu beachten Prüfung im Falle eines Audits dass die Beträge mindestens in voller Höhe für die Forschenden verwendet wurden dass die Forschenden sich in Vollzeit dem Projekt gewidmet haben dass die Forschenden sich keinen anderen Projekten gewidmet haben dass Erfahrungsstufe, Mobilität, Familienstand korrekt ermittelt wurden Nachweis für Punkte 2 und 3 am einfachsten durch Arbeitsvertrag und Timesheets Timesheets empfohlen, jedoch nicht verpflichtend

25 Kategorie 3 Contribution to the training expenses of eligible researchers and research/transfer of knowledge programme expenses Flat rate von 1.800,- bzw / Forschermonat Verwendung Teilnahme der Forschenden an Forschungs- und Ausbildungsaktivitäten Projektkosten der Einrichtung Organisation von Veranstaltungen

26 Kategorie 3: Zu beachten Prüfung im Falle eines Audits Laut REA handelt es sich bei Kategorie 3 um eine Pauschale wofür Gelder verwendet wurden und dass sie in voller Höhe verausgabt werden, muss nicht mehr nachgewiesen werden Nachweis lediglich darüber, dass die für die Berechnung zu Grunde gelegten Forschermonate tatsächlich geleistet wurden (gleiche Unterlagen wie für Kategorien 1 und 2 (Nachweis der Zahlungen, Arbeitsverträge, Timesheets o.ä.))

27 Kategorie 4: Management Tatsächliche Kosten, insbesondere für administratives Personal Prüfbescheinigungen (CFS) Nicht für Koordinierung der wissenschaftlichtechnischen Arbeiten Für die Abrechnung von Personal Zeiterfassung (timesheets) erforderlich Höhe: max. 10% der Zuwendungssumme Interne Umverteilung (Hauptteil Koordinator) möglich Konsortialvertrag

28 Kategorie 5: Overheads Pauschale zur Deckung der Gemeinkosten 10% der direkten Kosten (Kategorien 1-4), ohne Kosten für Unteraufträge und Dritte

29 Kalkulationsbeispiel (1) Beispiel: Ein deutscher Partner in einem ITN nimmt zwei ESRs (ohne Familie) für jeweils 36 Monate und einen ER (mit Familie) für 12 Monate auf Living Allowance (Cat. 1) ESR 2*(3*38.000)*0,948 = ER *0,948 = Mobility Allowance (Cat. 2) 2*(36*700)*0,948 = *1000*0,948 = Training, ToK, Research (Cat. 3) 2*36*1.800 = *1.800 = Kategorien =

30 Kalkulationsbeispiel (2) Management (Cat. 4) Overheads (Cat. 5) 10 % von C1 + C2 + C3 + C4 + C5 10 % von C1 + C2 + C3 + C *12,35% ( )*10 % = = Gesamte Zuwendungssumme für den deutschen Partner: Cat. 1: Cat. 2: Cat. 3: Cat. 4: Cat. 5: =

31 Mittelfluss M1 M24 M48 Pre-financing 65% der Fördersumme abzüglich 5% für Garantiefonds Interim Payment Akzeptierte Kosten aus dem Periodic Report bis max. 90% der Fördersumme Final Payment Mind. 10 % der Fördersumme plus Rückzahlung aus dem Garantiefonds Periode 1 Periode 2

32 Relevante Dokumente Finanzhilfevereinbarung und Anhänge Arbeitsprogramm Menschen in der gültigen Fassung Negotiation Guidance Notes Webseite der Europäischen Kommission zum Projektmanagement in Marie Curie ITN-Projekten

33 Relevante Dokumente Finanzhilfevereinbarung und Anhänge Arbeitsprogramm Menschen in der gültigen Fassung Webseite der Europäischen Kommission zum Projektmanagement in Marie Curie ITN-Projekten The Marie Curie Actions FP7 Financial Guidelines ftp://ftp.cordis.europa.eu/pub/mariecurie-actions/docs/mcafinancial-guidelines-201-wp-july201_en.pdf%20

34 Nationale Kontaktstelle Mobilität Dorothea Ossenberg-Engels 0228/ Erstberatung Hanna Pletziger 0228/ Individuelle Maßnahmen Institutionelle Maßnahmen Dr. Nicola Staeck 0228/ Individuelle Maßnahmen Dr. Sandra Haseloff 0228/ Institutionelle Maßnahmen Übergreifende Fragen Newsletter: per bestellen! Internet: