Praxishilfe Jahresabschlussprüfung

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1 Gemeinschaftsprojekt zur Umsetzung des NKHR-MV Praxishilfe Jahresabschlussprüfung Empfehlungen zur Prüfung des Jahresabschlusses Stand: Seite 1 von 25 Das Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV wird vom Land, dem Landkreistag und dem Städte- und Gemeindetag in M-V getragen. Das Projektbüro befindet sich im Innenministerium Mecklenburg-Vorpommern. nkhr-mv@im.mv-regierung.de

2 Inhalt 1. Vorbemerkung 2. Rechtliche Einordnung der Jahresabschlussprüfung der Gemeinde 3. Risikoorientierte Prüfung 4. Prüfungsbericht 5. Abschließender Prüfungsvermerk 6. Verwendung der Prüfungsergebnisse des Rechnungsprüfungsamtes durch den Rechnungsprüfungsausschuss 7. Verwendung der Prüfungsergebnisse von externen Prüfern 8. Bestätigungsvermerk 8.1. Vorbemerkung 8.2. Rechtsgrundlagen 8.3. Inhalt des Bestätigungsvermerks 8.4. Formen des Bestätigungsvermerks Allgemeines Uneingeschränkter Bestätigungsvermerk Uneingeschränkter Bestätigungsvermerk mit Zusatz Eingeschränkter Bestätigungsvermerk Versagungsvermerk 8.5. Unterrichtungspflicht 8.6. Erteilung des Bestätigungsvermerks / Versagungsvermerks 8.7. Bedingte Erteilung eines Bestätigungsvermerks 8.8. Bekanntwerden von Tatsachen nach Erteilung des Bestätigungsvermerks 8.9. Nachtragsprüfung Widerruf des Bestätigungsvermerks 9. Anlagen zum Prüfungsbericht 10. Vollständigkeitserklärung Zweck der Vollständigkeitserklärung Zeitpunkt der Abgabe der Vollständigkeitserklärung Unterzeichnung der Vollständigkeitserklärung Auskunftspersonen (Ziffer A.) Tochterorganisationen (Ziffer C.) Nahe stehende Personen Aufbewahrungspflicht 11. Fragenkatalog Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 2 von 25

3 12. Anlagen Mustergliederung Prüfungsberichte Anlage Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsausschusses einer Gemeinde mit eigener Rechnungslegung ohne Rechnungsprüfungsamt Abschießender Prüfungsvermerk des Rechnungsprüfungsausschusses einer Gemeinde mit eigener Rechnungslegung mit Rechnungsprüfungsamt Prüfungsbericht des Rechnungsprüfungsamtes Muster Bestätigungsvermerke Uneingeschränkter Bestätigungsvermerk des Rechnungsprüfungsausschusses einer Gemeinde mit eigenem Rechnungswesen ohne Rechnungsprüfungsamt Uneingeschränkter Bestätigungsvermerk des Rechnungsprüfungsausschusses einer Gemeinde ohne eigenes Rechnungswesen ohne Rechnungsprüfungsamt Uneingeschränkter Bestätigungsvermerk des Rechnungsprüfungsamtes Eingeschränkter Bestätigungsvermerk des Rechnungsprüfungsamtes Versagungsvermerk des Rechnungsprüfungsamtes Vollständigkeitserklärung Fragenkatalog Inhaltsverzeichnis der vertikalen Gliederung des Fragenkatalogs Vertikale Gliederung des Fragenkatalogs Horizontale Gliederung des Fragenkatalogs Abstimmung der Posten der Finanzrechnung mit den korrespondierenden Posten der Ergebnisrechnung, der Bilanz sowie den Anlagen zum Jahresabschluss Zusammenstellung möglicher Prüfungsunterlagen Beschlussvorschlag für die Feststellung des Jahresabschlusses nach 60 Abs. 5 Satz 1 KV M-V Beschlussvorschlag für die Entlastung des Bürgermeisters nach 60 Abs. 5 Satz 2 KV M-V Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 3 von 25

4 1. Vorbemerkung Das Neue Kommunale Haushalts- und Rechnungswesen (NKHR-MV) verändert die Prüfung der Jahresabschlüsse der Gemeinden. Damit kommen neue Anforderungen auf die Prüfer der gemeindlichen Jahresabschlüsse zu. Unter Berücksichtigung eines risikoorientierten Prüfungsansatzes stehen wie bisher die Systemprüfungen im Vordergrund. Danach erfolgen aussagebezogene Prüfungshandlungen. Zur Unterstützung der Prüfer der gemeindlichen Jahresabschlüsse hat das Gemeinschaftsprojekt des Innenministeriums und der beiden kommunalen Spitzenverbänden des Landes Mecklenburg- Vorpommern diese Praxishilfe erarbeitet. Die Praxishilfe ersetzt nicht die fachliche Qualifikation der Prüfer. Sie setzt diese vielmehr voraus. Die dieser Praxishilfe als Anlage beigefügten Checklisten können im Rahmen der Prüfung nicht schematisch angewendet werden. Einerseits beinhalten die Checklisten Sachverhalte, die nicht in jeder Gemeinde anzutreffen sind. Andererseits kann es für die einzelne Gemeinde bedeutsame Sachverhalte geben, die in der Checkliste nicht enthalten sind. Aus diesem Grund sind die Checklisten vor ihrer ersten Anwendung in der Gemeinde zu überarbeiten und an die örtlichen Gegebenheiten auf die speziellen Bedürfnisse der jeweiligen Gemeinde anzupassen. Aufgrund der im Rahmen der örtlichen Prüfung gewonnen Erkenntnisse sollte die Praxishilfe in den kommenden Jahren fortentwickelt werden, damit sie stets die aktuellen Erkenntnisse berücksichtigt. 2. Rechtliche Einordnung der Jahresabschlussprüfung der Gemeinde Die Prüfung des Jahresabschlusses ist Teil der örtlichen Prüfung der Gemeinde. Diese erfolgt grundsätzlich durch den Rechnungsprüfungsausschuss der Gemeinde. Amtsangehörige Gemeinden können sich des Rechnungsprüfungsausschusses des Amtes bedienen. Der Rechnungsprüfungsausschuss hat sich des Rechnungsprüfungsamtes zu bedienen, sofern ein solches eingerichtet ist. Zweckverbände haben, soweit ein Verbandsmitglied ein Rechnungsprüfungsamt eingerichtet hat, sich dieses Rechnungsprüfungsamtes zu bedienen. Das Rechnungsprüfungsamt ist der Gemeindevertretung verantwortlich. Es berät und unterstützt den Rechnungsprüfungsausschuss. Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 4 von 25

5 Soweit es der Gegenstand der örtlichen Prüfung erfordert, können sich der Rechnungsprüfungsausschuss und das Rechnungsprüfungsamt sachverständiger Dritter als Prüfer bedienen. Der Jahresabschluss ist dahingehend zu prüfen, ob er ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung vermittelt. Die Prüfung erstreckt sich auch darauf, ob die gesetzlichen Vorschriften sowie die sie ergänzenden Satzungen und sonstigen ortsrechtlichen Bestimmungen beachtet worden sind. In die Prüfung sind die Buchführung, die Inventur, das Inventar und die Übersicht über örtlich festgelegte Nutzungsdauern der Vermögensgegenstände einzubeziehen. Der Rechenschaftsbericht ist darauf zu prüfen, ob er mit dem Jahresabschluss und den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht und ob er insgesamt eine zutreffende Vorstellung von der Lage der Gemeinde vermittelt. Dabei ist auch zu prüfen, ob die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend dargestellt sind. Die Prüfung des Jahresabschlusses muss abgeschlossen sein und der Bericht über die Prüfung des Jahresabschlusses muss endgültig vorliegen, bevor die Feststellung des Jahresabschlusses durch die Gemeindevertretung erfolgen kann. Die Prüfung sollte so frühzeitig begonnen werden, dass eine rechtzeitige Vorlage an den zuständigen Ausschuss und die Gemeindevertretung erfolgen kann. Soweit sich Prüfungsfelder dazu eignen (u. a. Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Verwaltung in Anlehnung an 53 Haushaltsgrundsätzegesetz (HGrG), der Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens und der Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme), sollten Prüfungen schon vor Ablauf des Haushaltsjahres durchgeführt werden. Ferner sollte die Möglichkeit genutzt werden, bereits aufstellungsbegleitend zu prüfen, damit Beanstandungen, die sich aus der Prüfung ergeben, bei der Erstellung des Jahresabschlusses direkt mit berücksichtigt werden können. Insbesondere in amtsangehörigen Gemeinden erscheint es empfehlenswert, dass die Prüfung durch den Rechnungsprüfungsausschuss erst dann einsetzt, wenn die Ordnungsmäßigkeit der Verwaltung in Anlehnung an 53 HGrG, die Ordnungsmäßigkeit des Rechnungswesens und die Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme beim Amt oder der geschäftsführenden Gemeinde geprüft sind. Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 5 von 25

6 3. Risikoorientierte Prüfung Die Prüfung hat grundsätzlich risikoorientiert zu erfolgen. Dies bedeutet, dass die Abschlussprüfung so auszurichten ist, dass Prüfungsaussagen mit hinreichender Sicherheit getroffen werden können. Zu diesem Zweck muss das Risiko der Abgabe eines positiven Prüfungsurteils trotz vorhandener Fehler in der Rechnungslegung (Prüfungsrisiko) auf ein vertretbares Maß reduziert werden. Vor Beginn der Prüfung sollten die risikobehafteten Prüfungsfelder bestimmt und der Umfang der Stichprobe festgelegt werden, in dem die Prüfung vorgenommen werden soll. Dazu muss der Rechnungsprüfungsausschuss / das Rechnungsprüfungsamt die einzelnen Komponenten des Prüfungsrisikos kennen und analysieren. Diese Analyse ist die Voraussetzung für die Entwicklung einer risikoorientierten Prüfungsstrategie und der daraus abzuleitenden Prüfungshandlungen. Für die Feststellung von Fehlerrisiken ist die Festlegung von Wesentlichkeitsgrenzen erforderlich. Zur Festlegung von Wesentlichkeitsgrenzen wird auf die Ausführungen zur Tz verwiesen. Auf der Grundlage der Beurteilung der Fehlerrisiken hat der Rechnungsprüfungsausschuss / das Rechnungsprüfungsamt Prüfungsnachweise zur Funktion des rechnungslegungsbezogenen internen Kontrollsystems (Funktionsprüfungen) und zu den einzelnen Aussagen in der Rechnungslegung (aussagebezogene Prüfungshandlungen) einzuholen. Ergeben sich im Laufe der Prüfung Beanstandungen, ist ggf. der Stichprobenumfang zu erhöhen. Falls es erforderlich ist (das kann nur ausnahmsweise der Fall sein), ist lückenlos zu prüfen. 4. Prüfungsbericht Über Gegenstand, Art und Umfang der Prüfung sowie über die Ergebnisse der Prüfung des Jahresabschlusses, der Anlagen zum Jahresabschluss, der Buchführung, der Inventur, des Inventars, die Übersicht über die örtlich festgelegten Nutzungsdauern ist ein schriftlicher Prüfungsbericht zu erstellen. Der Prüfungsbericht soll neben Feststellungen zur Ordnungsmäßigkeit von Buchführung und Jahresabschluss auch eine Beurteilung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde sowie der Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung enthalten. Ferner sind Aussagen zu treffen über die Ordnungsmäßigkeit der Verwaltung. Das Ergebnis der Prüfung ist zum Ende des Prüfungsberichtes in einem Bestätigungsvermerk zusammenzufassen. Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 6 von 25

7 5. Abschließender Prüfungsvermerk Das Rechnungsprüfungsamt sowie der Rechnungsprüfungsausschuss fertigen auf der Grundlage des Prüfungsberichtes einen abschließenden Prüfungsvermerk, der mit dem Prüfungsbericht der Gemeindevertretung vorzulegen ist. Der abschließende Prüfungsvermerk des Rechnungsprüfungsausschusses soll auch einen Vorschlag zur Feststellung des Jahresabschlusses und einen Vorschlag zur Entlastung des Bürgermeisters enthalten. 6. Verwendung der Prüfungsergebnisse des Rechnungsprüfungsamtes durch den Rechnungsprüfungsausschuss Der Rechnungsprüfungsausschuss führt die örtliche Prüfung durch. Er hat sich des Rechnungsprüfungsamtes, soweit ein solches eingerichtet ist, zu bedienen ( 1 Abs. 4 Kommunalprüfungsgesetz (KPG)). Gleichwohl verbleiben die eigentliche Prüfungspflicht und die Verantwortung für die Prüfung letztendlich beim Rechnungsprüfungsausschuss. Der Rechnungsprüfungsausschuss hat sich davon zu überzeugen, dass die Qualität der Arbeit des Rechnungsprüfungsamtes den Zwecken der Prüfung des Jahresabschlusses genügt. Zur Beurteilung der Qualität der Arbeit des Rechnungsprüfungsamtes durch den Rechnungsprüfungsausschuss ist neben der Kenntnisnahme der wesentlichen Prüfungsfeststellungen im abschließenden Prüfungsvermerk zumindest das kritische Lesen des gesamten Prüfungsberichtes des Rechnungsprüfungsamtes sowie die gemeinsame Teilnahme an einer eventuellen Schlussbesprechung mit der Verwaltung erforderlich. Der Rechnungsprüfungsausschuss hat die Auswirkungen der Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamtes auf die zu prüfende Rechnungslegung selbst kritisch zu würdigen. Der Rechnungsprüfungsausschuss hat in seinem abschließenden Prüfungsvermerk darauf hinzuweisen, wenn er sich in seiner Beurteilung der zu prüfenden Sachverhalte auf die Prüfungsergebnisse des Rechnungsprüfungsamtes bezieht und sich den Prüfungsergebnissen des Rechnungsprüfungsamtes anschließt oder aufgrund eigener Prüfungshandlungen zu einem abweichenden Prüfungsergebnis gelangt. Gelangt der Rechnungsprüfungsausschuss zu dem Ergebnis, dass er sich den Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsamtes ganz oder teilweise nicht anschließen kann, hat er für seine Urteilsbildung diesbezüglich zwingend selbst eigene Prüfungshandlungen vorzunehmen. Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 7 von 25

8 7. Verwendung der Prüfungsergebnisse von externen Prüfern Soweit es der Gegenstand der örtlichen Prüfung erfordert, können sich der Rechnungsprüfungsausschuss und das Rechnungsprüfungsamt sachverständiger Dritter als Prüfer bedienen ( 1 Abs. 5 KPG). Als sachverständiger Dritter dürfen gemäß 2 Abs. 7 KPG nicht tätig werden: Mitglieder der Gemeindevertretung, Bürgermeister, Beigeordneter, Kassenverwalter oder sein Stellvertreter, der Gemeinde bzw. eine diesen nahe stehende Person, Gremienmitglieder oder Bedienstete einer Tochterorganisation zum Prüfungszeitpunkt oder in den letzten drei Haushaltjahren, diejenigen, die in den letzten fünf Jahren mehr als 30 Prozent der Gesamteinnahmen aus der beruflichen Tätigkeit aus der Prüfung und Beratung der Gemeinde und ihrer Tochterorganisationen in Privatrechtsform, an denen die Gemeinde mit maßgeblichem oder beherrschendem Einfluss beteiligt ist bezogen hat und dies auch im laufenden Haushaltsjahr zu erwarten ist, diejenigen, die an der Führung der Bücher, der Aufstellung des Jahresabschlusses der Gemeinde mitgewirkt haben, diejenigen, die aus sonstigen Umständen Anlass zur Besorgnis der Befangenheit geben. Trotz der Inanspruchnahme eines sachverständigen Dritten hat der Rechnungsprüfungsausschuss bzw. das Rechnungsprüfungsamt die Prüfung des Jahresabschlusses jeweils in eigener Verantwortung zu planen und ein abschließendes Prüfungsurteil zu fällen. Bei der Beauftragung eines externen Prüfers hat eine Abstimmung mit und unter Einbeziehung der örtlichen Prüfung zu erfolgen. Der Umfang der Tätigkeit des externen Prüfers ist vom Auftragsverhältnis und von der Form der Einbindung in die Prüfung des Jahresabschlusses abhängig. Besondere Bedeutung kommt daher der Beschreibung und der exakten Abgrenzung des Prüfungsumfangs in der schriftlichen Auftragserteilung zu. Zu benennen sind bei der schriftlichen Auftragserteilung insbesondere auch die zu beachtenden Rechnungslegungs-, Prüfungs- und Berichtspflichten. Vor der Auftragserteilung hat der externe Prüfer zu bestätigen, dass Ausschlussgründe gemäß 2 Abs. 7 KPG nicht vorliegen. Ferner hat er Nachweise über die berufliche Qualifikation und die erforderliche fachliche Kompetenz hinsichtlich der Prüfung von kommunalen Jahresabschlüssen zu erbringen. Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 8 von 25

9 Der Rechnungsprüfungsausschuss / Das Rechnungsprüfungsamt hat sich durch geeignete Prüfungshandlungen davon zu überzeugen, dass die Qualität der Arbeit des externen Prüfers den Zwecken der Prüfung des Jahresabschlusses genügt. Zur Beurteilung der Qualität der Arbeit des externen Dritten ist neben der Kenntnisnahme der wesentlichen Prüfungsfeststellungen im abschließenden Prüfungsvermerk zumindest das kritische Lesen des gesamten Prüfungsberichtes des externen Prüfers, der Nachweis der durchgeführten Prüfungshandlungen anhand einer Checkliste, die gemeinsame Teilnahme an einer eventuellen Schlussbesprechung mit der Verwaltung, sowie ggf. die Einsichtnahme in die Arbeitspapiere des externen Prüfers, erforderlich. Der Rechnungsprüfungsausschuss / Das Rechnungsprüfungsamt hat die Auswirkungen der Prüfungsfeststellungen des externen Prüfers auf die zu prüfende Rechnungslegung selbst kritisch zu würdigen. Der Rechnungsprüfungsausschuss / Das Rechnungsprüfungsamt hat in seinem Prüfungsbericht darauf hinzuweisen, wenn er / es sich in seiner Beurteilung der zu prüfenden Sachverhalte auf die Prüfungsergebnisse des externen Prüfers bezieht und sich den Prüfungsergebnissen des externen Prüfers anschließt oder aufgrund seiner eigenen Prüfungshandlungen zu einem abweichenden Prüfungsergebnis gelangt. Gelangt der Rechnungsprüfungsausschuss / das Rechnungsprüfungsamt zu dem Ergebnis, dass die Arbeit des externen Prüfers ganz oder teilweise nicht verwendet werden kann bzw. er / es sich den Prüfungsfeststellungen des externen Dritten ganz oder teilweise nicht anschließen kann, hat er / es für seine Urteilsbildung diesbezüglich zwingend selbst eigene Prüfungshandlungen vorzunehmen. 8. Bestätigungsvermerk 8.1. Vorbemerkung Der Bestätigungsvermerk beschreibt die Aufgabe des Rechnungsprüfungsausschusses / Rechnungsprüfungsamtes und grenzt diese gegenüber der Verantwortlichkeit der Verwaltung für die Buchführung, den Jahresabschluss und den Rechenschaftsbericht sowie die sonstigen Anlagen zum Jahresabschluss ab. Der Bestätigungsvermerk stellt Gegenstand, Art und Umfang der Prüfung dar und fasst das Prüfungsergebnis in einer Beurteilung zusammen. Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 9 von 25

10 8.2. Rechtsgrundlagen Gemäß 3a, Absatz 3 Satz 4 KPG ist das Ergebnis der Prüfung jeweils zum Ende des Prüfungsberichts in einem Bestätigungsvermerk zusammenzufassen. Im Bestätigungsvermerk sind insbesondere Gegenstand, Art und Umfang der Prüfung zu beschreiben und dabei die angewandten Rechnungslegungsgrundsätze und Prüfungsgrundsätze anzugeben. Für den Bestätigungsvermerk gilt 322 des Handelsgesetzbuches entsprechend Inhalt des Bestätigungsvermerks Der Bestätigungsvermerk enthält ein klar und schriftlich zu formulierendes Gesamturteil über das Ergebnis der durchgeführten Prüfung. Im Rahmen der Prüfung wird die Übereinstimmung der Buchführung, des Jahresabschlusses und des Rechenschaftsberichtes sowie der sonstigen Anlagen zum Jahresabschluss mit den entsprechenden Rechtsvorschriften beurteilt. Der Bestätigungsvermerk beinhaltet auch eine Beurteilung, ob die wirtschaftliche Lage sowie die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung im Jahresabschluss und im Rechenschaftsbericht unter Berücksichtigung der für die Gemeinde geltenden Vorschriften zutreffend abgebildet wurden. Die Kernaussage des Bestätigungsvermerks ist zu ergänzen um Aussagen zu den wirtschaftlichen Verhältnissen und der Ordnungsmäßigkeit der Verwaltung der Gemeinde. Das Gesamturteil basiert auf den einzelnen Prüfungsfeststellungen des Rechnungsprüfungsausschusses / des Rechnungsprüfungsamtes. Diese sind zu werten und daraus ein abschließendes Gesamtergebnis abzuleiten. Dieses schließt die abschließende Würdigung ein, ob der Jahresabschluss und die den Jahresabschluss erläuternden Anlagen den Vorschriften des 60 der Kommunalverfassung M-V (KV M-V) und der 24 bis 48 sowie der 50 bis 53 der Gemeindehaushaltsverordnung-Doppik (GemHVO-Doppik) sowie den sie ergänzenden Satzungen und sonstigen ortsrechtlichen Bestimmungen entsprechen und diese unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde vermitteln, ob der Rechenschaftsbericht im Einklang mit dem Jahresabschluss steht und insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gemeinde vermittelt und die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Der Bestätigungsvermerk beinhaltet in seiner Kernaussage ausschließlich ein auf die Rechnungslegung bezogenes Gesamturteil des Rechnungsprüfungsausschusses / Rechnungsprüfungsamtes. Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 10 von 25

11 Über die Ergebnisse aus der Prüfung der wirtschaftlichen Verhältnisse der Gemeinde und der Ordnungsmäßigkeit der Verwaltung ist ergänzend zur eigentlichen Kernaussage des Bestätigungsvermerks zu berichten Formen des Bestätigungsvermerks Allgemeines Der Bestätigungsvermerk hat aufgrund der Prüfungsergebnisse folgende Formen: uneingeschränkter Bestätigungsvermerk, uneingeschränkter Bestätigungsvermerk mit Zusatz, eingeschränkter Bestätigungsvermerk, Versagungsvermerk Uneingeschränkter Bestätigungsvermerk Hat der Rechnungsprüfungsausschuss / das Rechnungsprüfungsamt keine wesentlichen Beanstandungen gegen die Buchführung, den Jahresabschluss und die Anlagen zum Jahresabschluss zu erheben und liegen keine besonderen Umstände vor, aufgrund derer bestimmte wesentliche abgrenzbare oder nicht abgrenzbare Teile der Rechnungslegung nicht mit hinreichender Sicherheit beurteilt werden können (Prüfungshemmnisse), sind die Voraussetzungen für die Erteilung eines uneingeschränkten Bestätigungsvermerks gegeben. Mit dem uneingeschränkten Bestätigungsvermerk trifft der Rechnungsprüfungsausschuss / das Rechnungsprüfungsamt die positive Gesamtaussage, dass die Prüfung zu keinen Einwendungen geführt hat, der Jahresabschluss und die den Jahresabschluss erläuternden Anlagen aufgrund der bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnisse nach der Beurteilung des Abschlussprüfers den Vorschriften des 60 der KV M-V und der 24 bis 48 sowie der 50 bis 53 der GemHVO- Doppik sowie den sie ergänzenden Satzungen und sonstigen ortsrechtlichen Bestimmungen entsprechen und unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde vermitteln und der Rechenschaftsbericht im Einklang mit dem Jahresabschluss steht, insgesamt ein zutreffendes Bild von der Lage der Gemeinde vermittelt sowie die Chancen und Risiken der zukünftigen Entwicklung zutreffend darstellt. Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 11 von 25

12 Uneingeschränkter Bestätigungsvermerk mit Zusatz Hat der Rechnungsprüfungsausschuss / das Rechnungsprüfungsamt einen uneingeschränkten Bestätigungsvermerk erteilt, kann in einzelnen Fällen ein ergänzender Hinweis auf bei der Prüfung festgestellte Besonderheiten, sachgerecht sein. Ein solcher Hinweis kann die erforderliche Einschränkung oder Versagung des Bestätigungsvermerks nicht ersetzen. Ergänzungen kommen insbesondere dann in Frage, wenn trotz ordnungsgemäßer Darstellung von Sachverhalten im Jahresabschluss auf diese Weise aufmerksam gemacht werden soll. In Frage kommen u.a. Unsicherheiten aus künftigen Umlageerhebungen, Zuschussgewährungen, sonstige künftige Vorgänge und Ereignisse, die sich auf die Lage der Gemeinde wesentlich auswirken können. In solchen Fällen ist im Anschluss an das eigentliche Prüfungsurteil ein gesonderter Absatz aufzunehmen wobei folgende Einlatung empfohlen wird: Ohne diese Beurteilung einzuschränken, weisen wir darauf hin, dass Eingeschränkter Bestätigungsvermerk Im Jahresabschluss, den Anlagen zum Jahresabschluss und im Rechnungswesen der Gemeinde können falsche Angaben (falsche oder vorschriftswidrig unterlassene Angaben enthalten sein, die auf Unregelmäßigkeiten oder Verstöße zurückzuführen sind. Angaben sind fehlerhaft, wenn eine oder mehrere der in ihnen enthaltenen Aussagen nicht zutreffen ist. Unregelmäßigkeiten sind Unrichtigkeiten aufgrund unbeabsichtigt falscher Angaben im Jahresabschluss, den Anlagen zum Jahresabschluss und im Rechnungswesen u.a. aufgrund von: o Schreib- oder Rechenfehlern im Rechnungswesen oder dessen Grundlagen, o einer nicht bewusst falschen Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen o einem Übersehen oder einer unzutreffenden Einschätzung von Sachverhalten. Verstöße liegen insbesondere in den folgenden Fällen vor: o Täuschungen durch Organe oder Mitarbeiter ggf. unter Mitwirkung von Dritten: bewusst falsche Aussagen im Jahresabschluss oder in den Anlagen zum Jahresabschluss, Fälschungen im Rechnungswesen oder dessen Grundlagen, Manipulationen (u.a. Luftbuchungen, unterlassen von Buchungen) unerlaubte Änderungen im Rechnungswesen und dessen Grundlagen, bewusst falsche Anwendung von Rechnungslegungsgrundsätzen; Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 12 von 25

13 o Vermögensschädigung durch Organe Mitarbeiter oder Dritte: widerrechtliche Aneignung oder Verminderung von kommunalem Vermögen (u.a. Unterschlagungen, Diebstahl), Erhöhung von Verpflichtungen; o Nicht zutreffende Darstellung der Auswirkungen von Verstößen gegen Rechtsnormen, die keine Vermögensschädigung darstellen (u.a. Geldstrafen, Schadenersatzverpflichtungen) o beabsichtigte und unbeabsichtigte Handlungen und Unterlassungen, die von den Organen oder Mitarbeiter begangen werden und die in Widerspruch zu den Rechtsvorschriften stehen und nicht zu falschen Angaben in der Rechnungslegung führen (sonstige Rechtsverstöße). Ein eingeschränkter Bestätigungsvermerk setzt voraus, dass der geprüfte Jahresabschluss unter Beachtung der in ihrer Tragweite erkennbaren Einschränkung im Wesentlichen ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde vermittelt. Eine Einschränkung des Bestätigungsvermerks ist danach in den folgenden Fällen geboten: Der Rechnungsprüfungsausschuss / Das Rechnungsprüfungsamt gelangt mit hinreichender Sicherheit zu dem Prüfungsurteil, dass wesentliche Beanstandungen gegen abgrenzbare Teile der Rechnungslegung zu erheben sind. Der Rechnungsprüfungsausschuss / Das Rechnungsprüfungsamt kann aufgrund von Prüfungshemmnissen bestimmte abgrenzbare Teile der Rechnungslegung nicht mit hinreichender Sicherheit beurteilen. Dies gilt unabhängig davon, ob das Prüfungshemmnis durch das Verhalten der Verwaltung oder durch sonstige Umstände bedingt ist. Die Einschränkung des Bestätigungsvermerks setzt voraus, dass die Beanstandungen oder der nicht beurteilbare Bereich wesentlich sind. Von der Wesentlichkeit ist auszugehen, wenn damit zu rechnen ist, dass festgestellte Mängel oder die nicht hinreichend sichere Beurteilbarkeit abgrenzbarer Teile der Rechnungslegung wegen ihrer relativen Bedeutung zu einer unzutreffenden Beurteilung der Rechnungslegung führen können. Zur Feststellung seiner relativen Bedeutung ist der Mangel oder der nicht beurteilbare Bereich in Beziehung zu geeigneten Größen zu setzen und in Bezug auf seine Auswirkung auf die Beurteilung der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde zu würdigen. Der Rechnungsprüfungsausschuss / Das Rechnungsprüfungsamt haben in ihrem Prüfungsbericht unter der Position Art und Umfang der Prüfung nachvollziehbar welche zu dokumentierenwelche Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 13 von 25

14 Wesentlichkeitsgrenzen bei der Prüfung und bei der Beurteilung der Prüfungsfeststellungen herangezogen wurden. Als Bezugsgrößen kommen z. B. in Betracht: Ergebnisrechnung Ein Fehler bei den Ertragspositionen ist wesentlich, wenn er wertmäßig 10 TEuro übersteigt oder größer als 1 Prozent der Summe aller Erträge aus laufender Verwaltungstätigkeit ist. Ein Fehler bei den Aufwandspositionen ist wesentlich, wenn er wertmäßig 10 TEuro übersteigt oder größer als 1 Prozent der Summe aller Aufwendungen aus laufender Verwaltungstätigkeit ist. Finanzrechnung Ein Fehler bei den Positionen aus Einzahlungen aus laufender Verwaltungstätigkeit und den Zinsund sonstigen Finanzeinzahlungen ist wesentlich, wenn er wertmäßig 10 TEuro übersteigt oder größer als 1 Prozent der Summe aller Einzahlungen aus laufender Verwaltungstätigkeit ist. Ein Fehler bei den Positionen aus Auszahlungen aus laufender Verwaltungstätigkeit und den Zinsund sonstigen Finanzauszahlungen ist wesentlich, wenn er wertmäßig 10 TEuro übersteigt oder größer als 1 Prozent der Summe aller Auszahlungen aus laufender Verwaltungstätigkeit ist. Ein Fehler bei den Positionen aus Einzahlungen aus Investitionstätigkeit ist wesentlich, wenn er wertmäßig 10 TEuro übersteigt oder größer als 1 Prozent der Summe der Einzahlungen aus Investitionstätigkeit ist. Ein Fehler bei den Positionen aus Auszahlungen aus Investitionstätigkeit ist wesentlich, wenn er wertmäßig 10 TEuro übersteigt oder größer als 1 Prozent der Summe der Auszahlungen aus Investitionstätigkeit ist. Die Wertgrenzen gelten sinngemäß für die Prüfung der Teilrechnungen. Bilanz Ein Fehler bei einem Posten des Anlagevermögens (Dreisteller des Landeseinheitlichen Kontenrahmenplanes) ist wesentlich, wenn er wertmäßig größer als 0,5 Prozent der Summe der einzelnen Posten des Anlagevermögens ist. Ein Fehler bei einem Posten des Umlaufvermögens (Dreisteller des Landeseinheitlichen Kontenrahmenplanes) ist wesentlich, wenn er wertmäßig größer als 0,5 Prozent der Summe der Vorräte, der Forderungen und sonstigen Vermögensgegenständeist. Ein Fehler bei einem Posten der aktiven oder passiven Rechnungsabgrenzungsposten ist wesentlich, wenn er wertmäßig größer als 0,5 Prozent der Summe der Rechnungsabgrenzungsposten ist. Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 14 von 25

15 Ein Fehler bei einem Posten des Sonderpostens (Dreisteller des Landeseinheitlichen Kontenrahmenplanes) ist wesentlich, wenn er wertmäßig größer als 0,5 Prozent der Summe der einzelnen Posten des Sonderpostens ist. Ein Fehler bei einem Posten der Rückstellungen (Dreisteller des Landeseinheitlichen Kontenrahmenplanes) ist wesentlich, wenn er wertmäßig größer als 0,5 Prozent der Summe der Rückstellungen ist. Ein Fehler bei einem Posten der Verbindlichkeiten (Dreisteller des Landeseinheitlichen Kontenrahmenplanes) ist wesentlich, wenn er wertmäßig größer als 0,5 Prozent der Summe der Verbindlichkeiten ist. Mehrere für sich allein unwesentliche Mängel oder nicht beurteilbare Bereiche können in ihrer Gesamtheit wesentlich sein. Verstöße gegen 60 der KV M-V und der 24 bis 48 sowie der 50 bis 53 der GemHVO- Doppik sowie den sie ergänzenden Satzungen und sonstigen ortsrechtlichen Bestimmungen führen ohne Rücksicht auf ihre Wesentlichkeit immer zu einer Einschränkung, wenn den Bestimmungen nach ihrem Sinn und Zweck besondere Bedeutung zuzumessen und der Verstoß nicht geringfügig ist (Systemfehler). Der Bestätigungsvermerk ist nur dann einzuschränken, wenn zum Zeitpunkt des Abschlusses der Prüfung ein zu einer wesentlichen Beanstandung führender Mangel noch vorliegt oder ein Prüfungshemmnis fortbesteht. Werden fehlerhafte Ansatz-, Gliederungs- oder Bewertungsentscheidungen sowie Anhangs- oder Rechenschaftsberichtsangaben bis zur Beendigung der Prüfung korrigiert, führt dies nicht zu einer Einschränkung des Bestätigungsvermerks. Sofern Beanstandungen nicht zu einer Einschränkung des Bestätigungsvermerks geführt haben, aber für die Überwachung der Verwaltungsführung von Bedeutung sind, sind hierüber im Prüfungsbericht Angaben zu machen. Wesentliche Mängel im Rechnungswesen während des Haushaltsjahres, die zum Abschluss der Prüfung nicht mehr bestehen, führen nicht zu einer Einschränkung des Bestätigungsvermerks, wohl aber zu einer Berichtspflicht im Prüfungsbericht. Dies gilt auch für die bis zum Abschluss der Prüfung behobenen Fehler, die auf Schwächen im internen Kontrollsystem hindeuten. Vorjahresmängel führen im Haushaltsfolgejahr nur dann zu einer Einschränkung des Bestätigungsvermerks, wenn die Mängel im Haushaltsfolgejahr fortbestehen oder die Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 15 von 25

16 Durchführung der Korrektur zu beanstanden ist oder dies durch den Rechnungsprüfungsausschuss / das Rechnungsprüfungsamt nicht beurteilt werden kann. Einschränkungen sind zu begründen und so darzustellen, dass ihre Tragweite erkennbar wird. Aus der Formulierung der Einschränkung muss der Grund der Beanstandung eindeutig hervorgehen und die relative Bedeutung des Mangels oder des nicht beurteilbaren Bereichs erkennbar sein. Soweit möglich und sachgerecht, ist die Größenordnung durch Zahlenangaben zu verdeutlichen. Die Einschränkung des Bestätigungsvermerks hat das Wort Einschränkung" zu enthalten. Im Fall eines Prüfungshemmnisses ist darzulegen, dass eine ordnungsmäßige Durchführung der Abschlussprüfung in dem von dem Prüfungshemmnis betroffenen Bereich nicht möglich war und folglich für diesen Bereich ein hinreichend sicheres Prüfungsurteil ausgeschlossen ist. Eine Einschränkung des Bestätigungsvermerks ist insbesondere dann geboten, wenn entgegen den gesetzlichen Vorschriften der Jahresabschluss unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Vermögens-, Finanz- und Ertragslage der Gemeinde nicht vermittelt oder dies nicht beurteilt werden kann. Eine Einschränkung des Bestätigungsvermerks kann ferner geboten sein bei Mängeln aufgrund von festgestellten Verstößen gegen die Vorschriften des 60 KV M-V und der 24 bis 48 sowie der 50 bis 53 GemHVO-Doppik sowie den sie ergänzenden Satzungen und sonstigen ortsrechtlichen Bestimmungen, soweit diese sich auf die Rechnungslegung beziehen. Solche Mängel betreffen insbesondere die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung sowie die Ansatz-, Bewertungs- und Ausweisvorschriften für den Jahresabschluss einschließlich der Angaben und Erläuterungen im Anhang sowie in den den Jahresabschluss erläuternden Anlagen zum Jahresabschluss. Eine Einschränkung des Bestätigungsvermerks kann auch wegen Mängeln des Rechenschaftsberichts oder nicht beurteilbarer Angaben im Rechenschaftsbericht erforderlich sein Versagungsvermerk Ein Versagungsvermerk kann geboten sein aufgrund von Einwendungen, von gravierenden Prüfungshemmnissen. Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 16 von 25

17 Versagungsvermerk aufgrund von Einwendungen Gelangt der Rechnungsprüfungsausschuss / das Rechnungsprüfungsamt zu dem Prüfungsurteil, dass wesentliche Beanstandungen gegen den Jahresabschluss und die Anlagen zum Jahresabschluss zu erheben sind, die sich auf diese in Gänze auswirken und so bedeutend oder zahlreich sind, dass nach der Beurteilung des Rechnungsprüfungsausschusses / des Rechnungsprüfungsamtes eine Einschränkung des Bestätigungsvermerks nicht mehr angemessen ist, um die missverständliche oder unvollständige Darstellung im Jahresabschluss und den Anlagen zum Jahresabschluss zu verdeutlichen, hat er diese negative Gesamtaussage im Rahmen eines Versagungsvermerks zu treffen. Im Versagungsvermerk sind alle wesentlichen Gründe für die Versagung zu beschreiben und zu erläutern. Versagungsvermerk aufgrund von Prüfungshemmnissen Ein Versagungsvermerk ist auch zu erteilen, wenn die Auswirkungen von Prüfungshemmnissen so wesentlich sind, dass der Rechnungsprüfungsausschuss / das Rechnungsprüfungsamt nach Ausschöpfung aller angemessenen Möglichkeiten zur Klärung des Sachverhalts nicht in der Lage ist, zu einem - ggf. eingeschränkten - Prüfungsurteil mit positiver Gesamtaussage über den Jahresabschluss zu gelangen. Solche Prüfungshemmnisse können bspw. in nicht behebbaren Mängeln der Buchführung oder in der Verletzung von wesentlichen Vorlage- und Auskunftspflichten begründet sein Unterrichtungspflicht Ergeben sich im Laufe der Prüfung wesentliche Beanstandungen, insbesondere aufgrund von Verstößen gegen gesetzliche Vorschriften, Satzungen und sonstige ortsrechtliche Bestimmungen hat der Leiter des Rechnungsprüfungsamtes oder der Vorsitzende des Rechnungsprüfungsausschusses gemäß 3a Abs. 6 KPG die Gemeindevertretung unverzüglich zu unterrichten. Darüber hinaus sollten die Gemeindevertretung, der Bürgermeister und ggf. die Rechtsaufsichtsbehörde über die geplante Einschränkung oder die geplante Versagung des Bestätigungsvermerks und über die Gründe, die zu einer Einschränkung oder Versagung des Bestätigungsvermerks führen, zeitnah in Kenntnis gesetzt werden. Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 17 von 25

18 8.6. Erteilung des Bestätigungsvermerks / Versagungsvermerks Ein Bestätigungsvermerk darf erst erteilt werden, nachdem die nach pflichtgemäßem Ermessen des Rechnungsprüfungsausschusses / Rechnungsprüfungsamtes für die Beurteilung erforderliche Prüfung materiell abgeschlossen ist. Eine vorherige Mitteilung über die Absicht, einen Bestätigungsvermerk zu erteilen, ist keine Erteilung des Bestätigungsvermerks. Eine Erteilung kann vor Abschluss der materiellen Prüfungshandlungen nicht ohne Vorbehalt angekündigt werden. Der Bestätigungsvermerk ist in den abschließenden Prüfungsvermerk aufzunehmen. Dieser schließt den Prüfungsbericht ab. Der Jahresabschluss und die Anlagen zum Jahresabschluss sind mit dem Prüfungsbericht fest zu verbinden. Der Bestätigungsvermerk ist auf den Tag zu datieren, an dem die Prüfung des Jahresabschlusses und der Anlagen zum Jahresabschluss materiell abgeschlossen ist und eine zeitnahe Vollständigkeitserklärung vorliegt. Der Bestätigungsvermerk ist durch den Vorsitzenden des Rechnungsprüfungsausschusses bzw. den Leiter des Rechnungsprüfungsamtes eigenhändig mit Angabe von Ort und Datum zu unterzeichnen. Die Grundsätze für die Erteilung des Bestätigungsvermerks gelten auch für die Erteilung von Versagungsvermerken Bedingte Erteilung eines Bestätigungsvermerks Wurden in dem geprüften Jahresabschluss bereits Sachverhalte berücksichtigt, die erst nach Abschluss der Prüfung wirksam werden, kann entweder eine Erteilung eines Bestätigungsvermerks unter Vorbehalt - d. h. die Erteilung eines Bestätigungsvermerks unter aufschiebender Bedingung - oder eine Erteilung eines eingeschränkten Bestätigungsvermerks in Betracht kommen. Ein Bestätigungsvermerk darf unter einer aufschiebenden Bedingung nur erteilt werden, wenn die zum Abschluss der Prüfung noch nicht erfüllte Bedingung in einem formgebundenen Verfahren inhaltlich bereits festgelegt ist und zur rechtlichen Verwirklichung noch der Beschlussfassung von Organen oder formeller Akte bedarf und wenn die anstehende Erfüllung der Voraussetzung mit an Sicherheit grenzender Wahrscheinlichkeit erwartet werden kann (u. a. Entnahmen aus der Kapitalrücklage gemäß 18 Abs. 2 GemHVO-Doppik, Veränderung der zweckgebundenen Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 18 von 25

19 Ergebnisrücklagen gemäß 18 Abs. 3 und 4 GemHVO-Doppik). Ein Bestätigungsvermerk unter aufschiebender Bedingung ist noch nicht erteilt, der entsprechende Jahresabschluss also noch nicht geprüft. Mit Eintritt der Bedingung wird der Bestätigungsvermerk wirksam. Der Nachweis des Eintritts der Bedingung ist durch die Verwaltung zu führen. Die aufschiebende Bedingung ist unmittelbar vor dem Text des Bestätigungsvermerks aufzuführen Bekanntwerden von Tatsachen nach Erteilung des Bestätigungsvermerks Werden dem Rechnungsprüfungsausschuss / Rechnungsprüfungsamt nach Zeitpunkt der Erteilung des Bestätigungsvermerks Tatsachen bekannt, die bereits zu diesem Zeitpunkt bestanden und die zur Erteilung eines eingeschränkten Bestätigungsvermerks oder Versagungsvermerks geführt hätten, hat der Rechnungsprüfungsausschuss / das Rechnungsprüfungsamt die Verwaltung zu veranlassen, den Jahresabschluss bzw. die Anlagen zum Jahresabschluss zu ändern. Folgt die Verwaltung dieser Änderungsanregung oder ändert sie den geprüften Jahresabschluss oder die Anlagen zum Jahresabschluss aus eigener Erkenntnis, erfordert die Änderung eine Nachtragsprüfung. Kommt der Rechnungsprüfungsausschuss / das Rechnungsprüfungsamt zu der Erkenntnis, dass der Jahresabschluss oder die Anlagen zum Jahresabschluss zu ändern sind und ist die Verwaltung nicht zu einer entsprechenden Änderung bereit, ist ein Widerruf des Bestätigungsvermerks in Betracht zu ziehen. Die Gemeindevertretung, der Bürgermeister und ggf. die Rechtsaufsichtsbehörde sollten über den geplanten Widerruf des Bestätigungsvermerks zeitnah in Kenntnis gesetzt werden Nachtragsprüfung Im Fall einer Änderung des Jahresabschlusses oder der Anlagen zum Jahresabschluss nach Erteilung des Bestätigungsvermerks sind die Änderungen erneut zu prüfen. Weicht der Beschluss der Gemeindevertretung über die Veränderung der zweckgebundenen Ergebnisrücklagen von dem dem Jahresabschluss zugrunde liegenden Vorschlag zur Veränderung der zweckgebundenen Ergebnisrücklagen ab, so werden die sich daraus ergebenden Konsequenzen erst im Jahresabschluss des Haushaltsfolgejahres berücksichtigt. Eine Änderung des Jahresabschlusses des Haushaltsjahres ist nicht erforderlich. Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 19 von 25

20 Im Falle einer Nachtragsprüfung bleibt der Bestätigungsvermerk grundsätzlich wirksam und ist gegebenenfalls entsprechend zu ergänzen. Führt die Nachtragsprüfung zu dem Ergebnis, dass der ursprünglich erteilte uneingeschränkte Bestätigungsvermerk inhaltlich unverändert aufrecht erhalten werden kann, ist der Bestätigungsvermerk grundsätzlich um einen gesonderten Abschnitt zu ergänzen, um deutlich zu machen, dass sich der Bestätigungsvermerk auf einen geänderten Jahresabschluss und / oder Anlagen zum Jahresabschluss bezieht. Wurde die Nachtragsprüfung spätestens bis zur Feststellung des Jahresabschlusses durchgeführt, ist die Ergänzung zum Hinweis auf die Nachtragsprüfung nicht erforderlich. Änderungen des Jahresabschlusses oder der Anlagen zum Jahresabschluss nach Erteilung des Bestätigungsvermerks haben immer dann Auswirkungen auf den Bestätigungsvermerk, wenn durch die Änderung ursprüngliche Mängel beseitigt oder neue Mängel begründet werden. In diesen Fällen ist es erforderlich, den Bestätigungsvermerk neu zu formulieren und um einen gesonderten Absatz mit einem Hinweis auf die Änderung zu ergänzen. Einschränkungen oder Versagungen des Bestätigungsvermerks aufgrund der nachträglichen Änderung sind als solche zu bezeichnen; für sie gelten die zuvor gemachten Ausführungen. Im Fall der Nachtragsprüfung ist der Bestätigungsvermerk - ungeachtet der Ergänzung des Prüfungsurteils um einen gesonderten Absatz - mit den Daten der Beendigung der ursprünglichen Abschlussprüfung und der Beendigung der Nachtragsprüfung (Doppeldatum) zu unterzeichnen. Über das Erfordernis einer Nachtragsprüfung aufgrund von Änderungen des Jahresabschlusses oder der Anlagen zum Jahresabschluss nach Erteilung des Bestätigungsvermerks sind der Bürgermeister und die Rechtsaufsichtsbehörde zeitnah in Kenntnis zu setzen Widerruf des Bestätigungsvermerks Erkennt der Rechnungsprüfungsausschuss / das Rechnungsprüfungsamt, dass die Voraussetzungen für die Erteilung eines Bestätigungsvermerks nicht vorgelegen haben, und ist die Verwaltung nicht bereit, die notwendigen Änderungen des geprüften Jahresabschlusses oder der Anlagen zum Jahresabschluss durchzuführen, ist das Rechnungsprüfungsamt / der Rechnungsprüfungsausschuss grundsätzlich zum Widerruf verpflichtet. Die Gemeindevertretung, der Bürgermeister und ggf. die Rechtsaufsichtsbehörde sollten zeitnah Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 20 von 25

21 über den geplanten Widerruf des Bestätigungsvermerks informiert werden. Ein Widerruf ist nicht erforderlich, wenn sichergestellt ist, dass der Rechnungsprüfungsausschuss, die Gemeindevertretung und die Rechtsaufsichtsbehörde bereits auf andere Weise entsprechend unterrichtet sind (z. B. Vorlage eines geänderten Jahresabschlusses). Sofern die Voraussetzungen vorliegen, ist nach erfolgtem Widerruf des ursprünglichen Bestätigungsvermerks ein davon abweichender Bestätigungsvermerk zu erteilen. Der Widerruf des Bestätigungsvermerks durch das Rechnungsprüfungsamt ist zu begründen und schriftlich an Rechnungsprüfungsausschuss und den Bürgermeister zu richten. Der Widerruf des Bestätigungsvermerks des Rechnungsprüfungsausschusses ist zu begründen und schriftlich an die Gemeindevertretung und an den Bürgermeister zu richten. Der Bürgermeister / Die Gemeindevertretung hat die Rechtsaufsichtsbehörde zu unterrichten. 9. Anlagen zum Prüfungsbericht Dem Prüfungsbericht sind die folgenden Anlagen zwingend beizufügen, die mit dem Prüfungsbericht fest zu verbinden sind. der Jahresabschluss, die Anlagen zum Jahresabschluss, der Bericht des externen Sachverständigen, sofern sich der Rechnungsprüfungsausschuss oder das Rechnungsprüfungsamt eines externen Sachverständigen bedient hat, sonstige Anlagen, die zum Verständnis des Jahresabschlusses oder zum Verständnis der Prüfungsergebnisse erforderlich sind. 10. Vollständigkeitserklärung Zweck der Vollständigkeitserklärung Der Jahresabschluss wird von der Verwaltung unter der Gesamtverantwortung des Oberbürgermeisters / Bürgermeisters / Landrats / Amtsvorstehers erstellt. Die Aufgabe des Rechnungsprüfungsausschusses / des Rechnungsprüfungsamtes ist es, den Jahresabschluss zu prüfen. Die Vollständigkeitserklärung (Anlage 11) hat den Zweck, sicher zu stellen, dass dem Rechnungsprüfungsausschuss sowie dem Rechnungsprüfungsamt die erforderlichen Aufklärungen und Nachweise erteilt, die Bücher und Schriften sowie der Jahresabschluss und die Anlagen zum Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 21 von 25

22 Jahresabschluss vollständig vorgelegt werden, damit diese in ihrem Prüfungsurteil eine Aussage treffen können, ob der Jahresabschluss ein den tatsächlichen Verhältnissen entsprechendes Bild der Lage der Gemeinde vermittelt, der Rechenschaftsbericht mit dem Jahresabschluss und den bei der Prüfung gewonnenen Erkenntnissen in Einklang steht und ob der Rechenschaftsbericht insgesamt eine zutreffende Vorstellung von der Lage der Gemeinde vermittelt Zeitpunkt der Abgabe der Vollständigkeitserklärung Gemäß 3 a KPG ist vor Abgabe des Prüfungsberichtes durch das Rechnungsprüfungsamt an den Rechnungsprüfungsausschuss bzw. vor Abgabe des Berichtes des Rechnungsprüfungsausschusses an die Gemeindevertretung dem Bürgermeister Gelegenheit zu geben, zu dem Ergebnis der Prüfung Stellung zu nehmen. Die Vollständigkeitserklärung ist unmittelbar vor Abschluss der Prüfung einzuholen. Sofern der Prüfung des Rechnungsprüfungsausschusses keine Prüfung durch das Rechnungsprüfungsamt vorgeschaltet ist, ist die Vollständigkeitserklärung vor der Abgabe des Berichtes des Rechnungsprüfungsausschusses an den Bürgermeister gegenüber dem Rechnungsprüfungsausschuss abzugeben. Bedient sich der Rechnungsprüfungsausschuss des Rechnungsprüfungsamtes, ist die Vollständigkeitserklärung unmittelbar vor der Weiterleitung des Prüfungsberichtes des Rechnungsprüfungsamtes an den Bürgermeister gegenüber dem Rechnungsprüfungsamt abzugeben Unterzeichnung der Vollständigkeitserklärung Die Vollständigkeitserklärung ist mit Angabe von Ort und Datum durch den Oberbürgermeister / Bürgermeister / Landrat / Amtsvorsteher zu unterzeichnen. Sofern die Geschäfte der Gemeinde durch das Amt bzw. des Amtes und der Gemeinde durch eine geschäftsführende Gemeinde geführt werden, ist die Vollständigkeitserklärung für die Bereiche, die von dem Amt bzw. der geschäftsführenden Gemeinde zu verantworten sind, von dem Amtsvorsteher bzw. dem Bürgermeister der geschäftsführenden Gemeinde zu unterzeichnen (vergl. 127 Abs. 2 KV M-V) Auskunftspersonen (Ziffer A.) Als Auskunftspersonen sind insbesondere zu benennen: der Kämmerer, der Leiter der zentralen Zahlungsabwicklung / Kassenleiter, der Leiter der Geschäftsbuchhaltung, der Leiter des internen Controllings, der für die Anlagenbuchhaltung verantwortliche Mitarbeiter, Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 22 von 25

23 alle Teihaushaltsverantwortlichen, die rechnungslegungsbezogene Daten erzeugen und verwalten Tochterorganisationen (Ziffer C.) Tochterorganisationen sind insbesondere: Eigenbetriebe und sonstige Sondervermögen mit Sonderrechnung, Unternehmen und Einrichtungen mit eigener Rechtspersönlichkeit, an denen die Gemeinde beteiligt ist, Zweckverbände, bei denen die Gemeinde Mitglied ist, Sonstige rechtlich selbstständige Aufgabenträger, auf die die Gemeinde einen Einfluss ausübt Nahe stehende Personen Nahe stehende Personen sind die in 20 Abs. 5 Landesverwaltungsverfahrensgesetz - VwVfG M- V genannten Personen Aufbewahrungspflicht Die Vollständigkeitserklärung ist vom Rechnungsprüfungsausschuss bzw. vom Rechnungsprüfungsamt mit zu den Prüfungsunterlagen zu nehmen und mit diesen zusammen aufzubewahren. 11. Fragenkatalog Zur Unterstützung der ehrenamtlichen Mitglieder der Rechnungsprüfungsausschüsse sowie der Mitarbeiter der Rechnungsprüfungsämter der Gemeinden wurde der als Anlagen 10 bis 13 beigefügte Fragenkatalog erstellt. Der Fragenkatalog wurde aus den Arbeitshilfen der KGST zur Prüfung kommunaler Jahresabschlüsse - unter Beachtung der besonderen landesrechtlichen Vorschriften des Landes Mecklenburg-Vorpommern - abgeleitet. Sowohl die Anwendung als auch der Inhalt und die Form des Fragenkatalogs sind unverbindlich. Die Verwendung des Fragenkatalogs setzt dessen Einbindung in den risikoorientierten Prüfungsansatz voraus. Damit die Prüfung mit einem vertretbaren Zeitaufwand erfolgen kann, sollte der in der Gemeinde für das Rechnungswesen Verantwortliche unter Einbeziehung der mit der Buchhaltung beauftragten Sachbearbeiter zu den einzelnen Fragen in einer gesonderten Spalte des Fragenkatalogs vorab Stellung nehmen. Die Mitglieder des Rechnungsprüfungsausschusses Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 23 von 25

24 können dann anhand der vorliegenden Auswertungen eine Auswahl der näher zu prüfenden Bereiche treffen. Der Prüfungsumfang des Rechnungsprüfungsausschusses / des Rechnungsprüfungsamts kann dadurch deutlich reduziert werden. Der Fragenkatalog kann Fragen enthalten, die für die Prüfung einer Gemeinde nicht relevant sind. Diese Fragen sollten im Rahmen der Vorbereitung der Prüfung bereits vorab von der Verwaltung aus dem Fragenkatalog gestrichen werden, um dessen Übersichtlichkeit nicht zu beeinträchtigen. Die Nummerierung sollt jedoch beibehalten werden, sodass erkennbar ist, dass und ggf. welche Fragen aus dem Fragenkatalog gestrichen worden sind. Andererseits kann der Fragenkatalog nicht alle Besonderheiten einer Gemeinde abbilden. Insoweit erhebt er keinen Anspruch auf Vollständigkeit. Die Verwaltung wird in diesen Fällen gehalten, den Fragenkatalog entsprechend zu erweitern bzw. anzupassen. Mit der grundsätzlichen Anpassung des Fragenkatalogs an die Spezifika der Gemeinde ist ein einmaliger Aufwand verbunden. Der Fragenkatalog ist ferner jährlich auf Aktualität und Vollständigkeit hin zu überprüfen und soweit erforderlich anzupassen. Insbesondere sind geänderte Rechtsgrundlagen und veränderte Verhältnisse in der Gemeinde zu berücksichtigen sowie Erkenntnisse, die sich aus vorangegangenen Prüfungen ergeben haben, zu beachten. Da die Prüfung grundsätzlich nur in Stichproben durchgeführt werden kann, ist in einer gesonderten Spalte zu vermerken, welche Prüfungen durchgeführt wurden. Die Spalte dient insbesondere auch dazu, dass bei der Festlegung von Prüfungsschwerpunkten in den folgenden Haushaltsjahren erkennbar ist, wann welche Bereiche letztmals geprüft wurden und somit gewährleistet werden kann, dass über einen längeren Zeitraum alle risikobehafteten Prüfungsfelder mindestens einmal geprüft werden. Ferner ist zu vermerken, welcher Prüfer bzw. welche Prüfergruppe an welchen Tagen die Prüfung durchgeführt hat. Sofern im Rahmen der Prüfung ergänzende Handunterlagen gefertigt wurden, sollte in den Fragenkatalog ein entsprechender Hinweis aufgenommen werden. Wenn sich im Vorjahr bei der Prüfung Besonderheiten ergeben haben, sollte dies bereits von der Verwaltung in der entsprechenden Spalte vermerkt werden, damit die Prüfer ggf. ein besonderes Gemeinschaftsprojekt NKHR-MV Seite 24 von 25