Die Abwesenden haben ihre Vertreter geschickt, die Beschlussfähigkeit wird festgestellt.

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1 Teilnehmer Name Anwesenheit Anmerkung Gast Martin Samluk Anwesend Referat Finanzen Bente Bluth Entschuldigt Referat IT Derek Lee Anwesend Referat Kultur und Sport Fabienne Bujnowski Anwesend Referat Marketing Zahra Abdel Rassoul Anwesend Referat Politik Fabian Wiedenhöfer Anwesend Referat Presse Yamina Ouldali Anwesend Referat Studierendenwerk Sascha Horstmann Krank und Soziales Stellv. Studierendenwerk Tamara Tiphe-Lang Anwesend Stellv. Referat Finanzen Hannah Merkel anwesend Studierendenpräsidentin Jessica Deuschle anwesend Vorsitzende StuV-Vorsitz HN Franziska Walke Entschuldigt StuV-Vorsitz KÜN Maurice Lang anwesend Per Video StuV-Vorsitz SHA Niko Engelmann anwesend Per Video Datum und Ort: , VS-Büro Campus Sontheim Beginn der Sitzung: 18:39 Uhr Protokollant: Fabienne Bujonowski TOP 1 Regularien Die Abwesenden haben ihre Vertreter geschickt, die Beschlussfähigkeit wird festgestellt. TOP 2 Organigramm VS Präsidentin stellt neues Organigramm vor altes zu unübersichtlich Plan ist noch Fotos und Namen dazu, danach im VS Büro aufhängen TOP 3 Bericht der Präsidentin 1) Treffen mit Kanzler, anwesend VS Präsidentin und VS Politik, besprochene Themen: o Parkplatz Sontheim Zwei Möglichkeiten entweder formale Übergabe an Stadt (dann Abschleppen + Strafzettel) oder so belassen, wie es ist. Nur Verwarnung nicht möglich Es herrscht die Meinung vor, dass man Studenten nicht bestrafen will Die Parkplatzlinien sollen nachgezogen werden, damit Parkflächen genau zu erkennen sind Warnung von VS wird rausgeschickt o Wahl Für Wahl (06./07. Juni) hat sich eine Person gemeldet potenzielle Wahlleiterin Suche nach Wahlhelfer läuft Wahlleitfaden der selbsterklärend ist, wie viel Tage vorher wann was gemacht werden muss

2 es gibt Aufwandsentschädigung Kanzler hat angeraten die Wahl nur an einem Tag durchzuführen Erfahrung hat gezeigt, dass am 2. Tag meist wenige kommen Diskussion über das Thema, Mitte der Woche ist auf jeden Fall besser, aber zwei Tage sind besser, es werden zwar mehr Wahlhelfer benötigt (70-90), aber in den letzten Jahren hat das kein Problem bereitet Wahlhelfer auch in KÜN und SHA suchen 2) Newsletter Überlegung nach AStA Sitzungen eine Art Newsletter zu verschicken (was wurde bewegt, welche Veranstaltungen gab es?) Die Frage ist wie oft und wo? Website, Verbronxt-Webseite, Facebook, Hochschul-Webseite Es wird diskutiert, dass lediglich Beschlüsse veröffentlich werden sollen eine Art Senatspost Überwiegend ist die Meinung vertreten, dass 1x alle zwei Monate ausreicht, Vorteil ist, dass Bekanntheitsgrad gesteigert wird Auch andere VS machen das, man könnte eine Beschlussdatenbank eröffnen würde vieles erleichtern, allerdings kann VS das vermutlich nicht selbst machen da zu wenig Zeit Es wird diskutiert wer Newsletter gestalten soll VS Marketing und VS Presse betreten den Raum 18:50 Uhr VS Präsidentin gibt kurze Zusammenfassung In Zusammenhang mit Newsletter kann auch ein Veranstaltungsnewsletter verschickt werden VS Präsidentin schlägt vor einen wissenschaftlichen Mitarbeiter einzustellen 3) Wissenschaftlicher Mitarbeiter Auf jeden Fall Student Soll auch Daten sammeln und darstellen oder auch Protokolle schreiben wie viele Studierende brechen ab, welche Gründe gibt es eventuell kann die VS auch unterstützen (Bsp. Schuldnerberatung) Es soll eine Rundmail verschickt werden, Mitarbeiter erhält 9,50 / Stunde, Stelle erfordert Wissen und Begeisterung später auch Engagement möglich Diskussion, dass Aufgaben klar definiert seinen müssen und es hierfür auch keine Bescheinigung gibt, Datengeheimnis muss gewahrt werden eventuell auch wiss. Mitarbeiter für einzelne Referate möglich? generell möglich, aber man sollte erstmal schauen, wie es läuft auf jeden Fall eine klare Aufgabendefinition, nicht ausbeuten und deutlich machen, dass ernste Aufgabe Ende April würden Mails rausgehen Beschluss einstimmig angenommen, dass wiss. MA eingestellt wird Verantwortung bekommt VS Präsidentin, jede Stunde muss dokumentiert werden es wird überlegt ein allgemeines Zeiterfassungssystem einzuführen, da einige Mitarbeiter ihre Stunden nicht komplett führen

3 4) Räumlichkeiten Es war bereits eine Firma da, um alles nachzumessen Eine weitere kommt Ende April Warten auf Angebot Wichtig bei Planung abgeschottete Arbeitsplätze zu beachten für Haushaltsbeauftragte sehr schwierig richtig zu arbeiten, da kein guter Arbeitsplatz 5) Bewerbungen/Personal TOP 4 Versicherung TOP 4 Bericht der Referate Überlegung war, ob Mini Haftpflicht angeboten wird (siehe letztes Protokoll), lt. Claudia macht das keinen Sinn, da der Zeitwert und nicht der Anschaffungswert ersetzt wird (oft keine Rechnung vorhanden) Diskussion, ob Haftpflicht der Studierenden greift; einige haben auch keine Haftpflicht Vielleicht nochmal ein Seminar anbieten, welche Versicherungen Studierende benötigen Es kommt die Frage auf wie mit zukünftigen Verleihungen umgegangen werden soll, wenn Verlust oder Schaden entstehen Kaution nehmen, reicht aber meist nicht aus VS soll neu kaufen Verleih an Privatpersonen und VS bis jetzt kam noch keine Anfrage bezüglich Ausleihen Privatperson es wird sich erkundigt, wie das andere Verleih Firmen regeln Wenn AStA Mitglied Verlust oder Schaden anrichtet? kommt auf Fahrlässigkeit an, genaue Bestimmungen sollten geklärt werden Wie ist das bei Unfällen auf Dienstfahrten im Rahmen der VS? bei Car-Sharing gibt es Kilometer-Pauschale mit Versicherung weitere Informationen werden eingeholt VS Präsidentin vertagt Thema a. Kultur: 1) Rocky-Ausfahrt ist soweit gut gelaufen Begleiter des Busses (VS Kultur und Marketing KÜN) mussten Karten an Studenten geben, da zwei Karten gefehlt haben Nach Recherche ist klar, dass bei Bestellprozess etwas schiefgelaufen ist und zwei Karten zu wenig reserviert wurden es sollte eine klare Absprache zwischen den Organisatoren der Veranstaltungen geben, damit keine Überschneidungen (wie 10.5 Lasergame + Open Stage) entstehen und auch an den richtigen Stellen geholfen werden kann gemeinsamer Veranstaltungskalender?

4 1. Oft die Ansprechpartner nicht klar, vor allem für MA der VS (z.b. Claudia) 2. Vielleicht auf der Webseite einen Kalender oder im internen Wiki ein Kalender einbauen, damit jeder Zugriff hat 3. Auch bei Amtswechsel neue Kontaktdaten intern für MA hinterlegen 4. Auch Vereine mit in Kalender einbeziehen 5. Am Wochenende wurde während dem Seminar ein Programm Projektprogramm vorgestellt, Umsetzung würde längere Zeit in Anspruch nehmen 6. IT nimmt sich Problem an 7. Allgemein ist die Koordination der Vereine, Fachschaften und VS wichtig, erstmal Kontakt aufnehmen 8. Kurzfristig erstmal ein Kalender in Outlook, in dem alle alles eintragen können IT kümmert sich darum 2) Sommerfest Letztes Projekt von Franzi Gemeinsam mit Hochschule Idee (16.06 ab 17 Uhr bis 21 Uhr - Shuttle von Hall/KÜN nicht EP): alle Studenten, Mitarbeiter, Professoren Bühne vor G-Bau gegenüber Leinwand mit Fußballspiel EM (Deutschland Polen) kümmert sich Hochschule drum, Sponsoring Kreissparkasse Heilbronn Vereine/Fachschaften sollen süße Sachen und Getränke verkaufen, aber Details noch nicht geklärt (Ideen: Eisstand mit Bauernhofeis, Smoothie, Cocktail Stand, alkoholische Getränke eventuell Bierwagen, Waffeln) Studentenwerk vor Mensa (alkoholfreie Getränke + salziges Essen) Jonas Speiser konnte als Moderator gewonnen werden sucht noch Co- Moderator Ideen für Auftritt willkommen: bis jetzt Masterchor, Tanzschule Tanztraum Hochschulband (evtl. mit Gage), Sieger vom Open Stage Sponsoren werden noch festgelegt (ZEAG in Aussicht), HNV hat auch noch Gelder Bei schlechten Wetterverhältnissen findet das Fest B Bau statt Video (von VS) soll auf der Leinwand abgespielt werden, sonst erstmal nichts geplant 3) Open Stage in Sontheim Idee: jeder kann auf Bühne und etwas vortragen (Poetry Slam, Gedicht, Gesang, ) Publikum entscheidet wer Sieger ist Sieger darf bei Sommerfest auftreten Für alle Teilnehmer gibt es aber eine Kleinigkeit (Kinogutschein, Mangold, Tripsdrill, etc.) Preise werden direkt übergeben Anmeldung im Büro, 10 Euro Kaution (Absicherung, damit auch wirklich jemand auf der Bühne steht)

5 Studentenwerk macht Mensa auf b. Politik (Anträge werden angehängt) Pressemitteilung von den Studierendenschaften BaWü zum Thema Koalitionsverhandlungen der Grünen und CDU 1. Diskussion, ob wir auch unterschreiben 2. Erfahrung der Mitteilungen werden ernst genommen 3. Abstimmung einstimmig für Unterschrift entschieden Aufwandsentschädigung ist wohl nicht zufriedenstellend geordnet, deswegen überdenken und Thematik mit stud. Hilfskräften Vergütung/Arbeitsvertrag etc. klären an Finanzreferat abgeben 1. Steht bereits auf der To-Do Liste von Finanzreferat 2. Frage ist, ob sich StuPa damit befassen soll eventuell Ausschuss gründen 3. Abstimmung: VS-Präsidentin reicht Antrag im StuPa ein, ob Aufwandsentschädigung möglich ist 4. Einstimmig angenommen Versicherung (siehe letztes Protokoll) 1. Antrag: Bei allen Veranstaltungen und Ausfahrten werden Versicherungen (z.b. Reiseveranstalter Haftpflichtversicherung, Veranstalterhaftpflichtversicherung, usw.) abgeschlossen, wenn das Risiko besteht beim Eintritt des Schadenfalles die kosten nicht durch den Haushalt oder/und die Rücklagen decken zu können und möglichem eintreten des Schadenfalls. Insbesondere ist dies der Fall bei: Ausfahrten, wenn wir als Reiseveranstalter auftreten. Partys/Tanzveranstaltungen mit mehr als 200 Personen und/oder Alkoholausschank. Grundsätzlich sollte folgendes nicht versichert werden, dies ist aber nochmals im Einzelfall zu prüfen. (Inneneinrichtung, Technikequipment, Gebäudeversicherungen, kleine Veranstaltung ohne erhöhtes Risiko, KFZ Haftpflicht, Veranstaltungstechnik, ) Personen zu wenig, ab 100 Personen 3. Mit Änderung auf 100 Personen wird Antrag einstimmig angenommen TOP 5 Regelung zu Praxissemster bei Vorsitz und Mitglieder AStA, StuPa generelle Regelung über Hochschule TOP 6 Sonstiges Hochschulwebsite immer noch sehr lückenhaft obwohl Abagbefrist bereits war. Dringende Ermahnung das alle Referate ihre Beiträge einreichen sollen, sonst geht Seite nicht online! Wiki ist das Nachschlagewerk für Nachfolger und soll daher mehr gepflegt werden Verbronxt wird voraussichtlich nicht zum Geburtstagspicknick fertig TOP 7 Budget Geldmittel sollen verschoben werden

6 Einige Referate hatten zu wenig Budget da teilweise schon alles in der ersten Jahreshälfte aufgebraucht wurde Lt. Jenny Umverteilung möglich Haushaltsplan gilt zwei Semester (Winter + Sommer) Im neuen Haushaltplan mehr Budget für Referate planen Für dieses Jahr eventuell Budget aus anderen Referaten nehmen, eventuell auch Sondermittel Finanzreferat kümmert sich um das Thema TOP 8 Nächste Sitzung Do, Präsenzsitzung Do, Ende der Sitzung 20:34 Uhr