Herzlich Willkommen zur Präsentation Wissensmanagement mit SharePoint eine Zukunftsvision?. Dieser Vortrag behandelt, anhand einer allgemeinen

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1 Herzlich Willkommen zur Präsentation Wissensmanagement mit SharePoint eine Zukunftsvision?. Dieser Vortrag behandelt, anhand einer allgemeinen Definition für Wissensmanagement, die Einsatzmöglichkeiten von SharePoint Standardfunktionen zur Strukturierung, Klassifizierung und Verwaltung von Inhalten. Viele dieser Bordmittel sind allgemein bekannt, werden aber erfahrungsgemäß kaum eingesetzt. Nur ein gezielter Einsatz der verfügbaren Mittel ermöglicht ein effektives Management von Informationen und somit Wissen. 1

2 Wissensmanagement ist seit einiger Zeit ein beliebtes Buzzword. Die Aussicht darauf, eine Struktur in das teilweise herrschende Informationschaos zu bringen, schafft einen guten Absatzmarkt für eine Vielzahl unterschiedlicher Produkte. So vielfältig die unterschiedlichen Produkte sind, so vielfältig sind auch die Definitionen und das allgemeine Verständnis von Wissensmanagement. 2

3 Laut Wikipedia versteht man unter Wissensmanagement einen zusammenfassenden Begriff für alle operativen Tätigkeiten und Managementaufgaben, die auf den bestmöglichen Umgang mit Wissen abzielen. Ein gutes Beispiel für den Umgang mit Wissen ist Wikipedia selbst. Dort wird das Wissen der Allgemeinheit gesammelt und verwaltet. Die Managementaufgaben werden von den Autoren selber erledigt und die operativen Tätigkeiten sind einfach und für jedermann einsetzbar. 3

4 Der SharePoint Server 2007 bietet ebenfalls eine Wiki-Komponente. Auch wenn es funktional ähnlich aufgebaut ist, wie Wikipedia, gibt es einen entscheidenden Unterschied Die Menge der Autoren ist sehr viel kleiner im Unternehmensumfeld, als bei einer weltweiten und öffentlichen Plattform. Das Verhältnis von Autoren zu Konsumenten bei Wikipedia kann man auch auf ein SharePoint Wiki übertragen überwiegend wird lesend auf das System zugegriffen. Der Aufwand für die einzelnen Personen, ihr gesamtes Wissen textuell zu erfassen wäre viel zu groß um wirtschaftlich vertretbar zu sein. Wikis haben sich teilweise auf SharePoint Portalen zu Dokumentationszwecken etabliert, aber der meiste Inhalt wird anderweitig erfasst. Generell: Web 2.0 Leistungsmerkmale im Mitarbeiterportal anzubauen ist noch kein Wissensmanagement. Es geht vielmehr vor allem darum, die direkt in den Geschäftsvorgängen (Produktrollout, leistung, Angebot, Kundenkommunikation etc.) anfallenden Informationen (Dokumente, Listeneinträge) in ein Wissens-Netz zu integrieren. 4

5 Wissen kann mit Hilfe von verschiedenen Repräsentationen strukturiert werden. Meistens ist es notwendig, mehrere Wissensrepräsentationen für den gleichen Inhalt bereitzustellen um die Schwächen einzelner Repräsentationen auszugleichen. In Hinsicht auf die Komplexität von Ontologien oder Topic Maps bei der Inhaltspflege, sind im Bereich des User Generated Content eher die simpel strukturierten Wissensrepräsentationen. Folgende Wissensrepräsentationen sind häufig anzutreffen (nach aufsteigendem Formalisierungsgrad sortiert): -Textuelle Verknüpfung von Inhalten: z.b. über Hyperlinks -Mind Map: Grafische Darstellung von Beziehungen zwischen Begriffen (Assoziogramm) - dient mehr zur Visualisierung von Zusammenhängen -Taxonomie: Spezielle Zuordnung von Objekten in Form einer hierarchische Anordnung (Klassifikation, Inhaltsverzeichnis, Navigation) -Thesaurus: Wortnetze als kontrolliertes Vokabular mit Beziehungen -Topic Maps: Wissenslandkarten mit Objekten, typisierte Beziehungen (Relationen), Rollen und Sichten -Ontologien: Umfassendste und komplexeste Abbildung Definition von Objekten, Instanzen, Konzepten, Beziehungen über Regeln, Vererbung, Axiome (wahre Aussagen) zur Beschreibung von Beziehungen. 5

6 SharePoint Inhalte bestehen meist nicht nur aus Texten. In jedem Geschäftsfeld gibt es eine Vielzahl unterschiedlicher Dokumente, Bilder, Notizen, Mitteilungen oder andere Arten von Inhalten. Da diese Inhalte meist logisch zusammengehören, kann man sie in einzelnen Strukturen gruppieren und schachteln. Daraus entsteht eine Hierarchie, in der die Benutzer Inhalte schnell wiederfinden und einen Platz zur Ablage neuer Inhalte finden können. SharePoint bietet folgende Elemente zur Hierarchischen Ordnung: -Websites -Listen oder Bibliotheken -Ordner -Listenelemente oder Dokumente Über einzelne Websitesammlungen kann man voneinander Unabhängige Inhalte kapseln und verwalten. Bei der Planung der Hierarchie muss eine logische, intuitive Struktur gefunden werden, die es den Mitarbeitern ermöglicht, Inhalte an der richtigen Stelle abzulegen und wiederzufinden. 6

7 Um gleichartige oder zusammengehörige Inhalte abzulegen gibt es diverse Standardvorlagen für Listen, Bibliotheken und Websites. Abgesehen von den inhaltlichen Unterschieden, lassen sich anhand dieser Vorlagen erstellte Elemente visuell unterscheiden und können über Inhaltsabfragen explizit angesprochen werden. Falls die Standardvorlagen nicht ausreichen, ist es möglich, ohne Programmierkenntnisse eigene Vorlagen zu erstellen. Dazu muss anhand einer bestehenden Vorlage eine Liste oder Website erstellt werden und nach den problemspezifischen Anforderungen angepasst werden. Anschließend kann diese Website oder Liste als Vorlage gespeichert werden. 7

8 Als letzte Stufe der hierarchischen Aufteilung können Inhaltstypen angesehen werden. Inhaltstypen definieren hauptsächlich die Metadaten für das jeweilige Inhaltselement. Somit können abhängig vom Inhaltstyp unterschiedliche Informationen gespeichert werden. Innerhalb einer Liste oder Bibliothek können mehrere Inhaltstypen verwaltet werden, oftmals ist aber einem bestimmten Listentyp ein bestimmter Inhaltstyp zugeordnet. Durch die Vererbungshierarchie von Inhaltstypen können generische Inhaltstypen erstellt werden, die die Metadaten für sämtliche Inhalte definieren. Von diesen generischen Inhaltstypen können dann abgeleitete Inhaltstypen erstellt werden, die zusätzliche Informationen speichern können. Durch die Definition von unternehmensweiten Inhaltstypen kann ein strukturierter Aufbau einer Informationsarchitektur geschaffen werden. 8

9 Über den Standardinhaltstypen eines Dokuments können kaum zusätzliche Informationen erfasst werden. Ein Dokument kann somit nur über den Dateinamen und den Titel wiedergefunden werden. Der Vorteil gegenüber einem Dateisystem wird an dieser Stelle nicht deutlich. Viele Arten von Dokumenten werden zwar über die Volltextsuche indiziert, aber die Schlüsselwörter innerhalb eines Dokuments können weder gewichtet noch beeinflusst werden. Es bietet sich daher an, weitere Metadaten den Inhaltstypen hinzuzufügen. 9

10 Websitespalten sollten auf der obersten Hierarchieebene erstellt werden. Nur so kann gewährleistet werden, dass diese Spalten in der gesamten Websitesammlung zur Verfügung stehen und auch in der Suche eingesetzt werden können. Websitespalten sind typisiert, können also nur einen definierten Wertebereich einnehmen. Zur allgemeinen Klassifizierung bieten sich Choice - oder Lookup - Felder an, da man dort den Wertebereich explizit angeben kann. Auf diese Weise können verschiedene Bezeichnungen für die gleiche Sache oder Schreibfehler vermieden werden. Um Websites zu klassifizieren, ist standardmäßig nur der Typ Choice möglich. Ansonsten bietet sich stattdessen der Typ Lookup an, da in den Lookup-Listen wiederum Metainformationen zu dem jeweiligen Wert abgelegt werden können. 10

11 Das gleiche Dokument aus einer vorherigen Folie: diesmal mit einem Inhaltstyp, dem klassifizierende Websitespalten hinzugefügt wurden. Hierdurch werden einerseits zusätzliche Informationen zu dem Dokument abgelegt und zum Anderen eine Möglichkeit geschaffen, dieses Dokument wieder auffindbar zu machen. Innerhalb der Bibliothek können Ansichten erstellt werden, die nur Dokumente mit bestimmten Metainformationen anzeigen. In der Suche kann nach Dokumenten mit den entsprechenden Metadaten gesucht werden und Webparts können Elemente mit speziellen Metawerten aggregiert anzeigen. Es wird also ein Mehrwert geschaffen, den man an vielen Stellen einsetzen kann. Ein Bestandteil des Managementteils vom Wissensmanagement besteht nun darin, die notwendigen Metadaten zu definieren, die für eine bestimmte Art von Dokument notwendig sind. 11

12 Eine Klassifizierung über Metadaten ist nicht nur für Dokumente und Listenelemente möglich. Neben den Standardinformationen wie Titel, Beschreibung, URL, Sprache und Websitetyp verbirgt sich im unteren Teil des Formulars noch eine Kategorisierungsmöglichkeit 12

13 Soll die Website ins Websiteverzeichnis aufgenommen werden, können an dieser Stelle die Metadaten für das Websiteverzeichnis angegeben werden. Leider sind an dieser Stelle nur Websitespalten vom Typ Choice möglich. Eine grundsätzliche Einteilung der Website ist jedoch mit diesen Mitteln durchaus möglich. 13

14 Über das Websiteverzeichnis können alle Websites mit einer bestimmten Kategorie angezeigt werden. Es ist somit möglich, neben der hierarchischen Anordnung der Websites zusätzlich über eine Kategorienliste auf die gewünschten Inhalte zu gelangen. Die Kombination zwischen der Hierarchie und der Kategorisierung erleichtert das Auffinden von Informationen erheblich. Bei einer ausgeprägten Nutzung von Websites im Gegensatz zu einzelnen Bibliotheken oder Listen kann dieses Websiteverzeichnis sehr gute Ergebnisse bei der Suche von Inhalten ermöglichen. 14

15 Intern wird das Websiteverzeichnis als Liste gepflegt. In dieser Liste können manuelle Änderungen vorgenommen werden und weitere Spalten hinzugefügt werden. In dem Websiteverzeichnis werden jeweils die Choice -Felder als Oberpunkt angezeigt und die möglichen Werte der Felder als Link auf die jeweiligen Sites angezeigt. Es empfiehlt sich hierbei ebenfalls, Websitespalten zu verwenden, mit denen auch andere Inhalte Klassifiziert werden um bei der angepassten Suche Websites und Inhalte zu den angepassten Suchanfragen zu finden. 15

16 Die SharePoint Suche bietet eine Vollindizierung des gesamten Contents. Neben textuellen Inhalten werden standardmäßig alle Office Dokumente indiziert und mit den entsprechenden Modulen auch PDFs, XPSs und andere Dateiformate. Es kann somit der gesamte Inhalt einer SharePoint Farm durchsucht werden und die Ergebnisse ähnlich wie bei Google mit den Fundstellen der Suchwörter angezeigt werden. Im Gegensatz zu Google gibt es in einer SharePoint Umgebung wenige Inhalte, die miteinander verlinkt sind und somit etwas über die Qualität oder Relevanz der Treffer aussagen. Daher müssen Inhalte zusätzlich über einheitliche Metadaten klassifiziert werden, damit die Suche die gewünschten Ergebnisse liefern kann. 16

17 Die Suchelemente der SharePoint Oberfläche können mit ein wenig Konfigurationsaufwand an die speziellen Anforderungen des Unternehmens angepasst werden. Somit können die vergebenen Metadaten als Filter der Suchergebnisse eingesetzt werden. Diese Filter können manuell in der Erweiterten Suche eingegeben werden, oder über Search Scopes den gesamten Suchbereich der aktuellen Suchanfrage definieren. Zusätzlich lassen sich diese Filter in allen Such-Webparts verwenden. 17

18 Damit die erstellten Websitespalten in der Suche verwendet werden können, müssen sie vorerst in den Sucheinstellungen des Shared Services Providers (SSP) als Managed Properties registriert werden. Über den Namen der Managed Properties können dann später Suchanfragen angepasst werden. Es ist durchaus möglich, mehrere Websitespalten einer Property zuzuweisen. 18

19 Um in dem Such-Dropdown ein neues Element hinzuzufügen, muss dieser Search Scope in den Sucheinstellungen definiert werden. Ein Search Scope kann mehrere Regeln enthalten, die die Suchmenge einschränken. Somit können sehr spezifische Suchabfragen gestellt werden, ohne dass der Anwender sich um die genaue Suchanfrage kümmern muss. 19

20 Um den gesamten Umfang der erweiterten Suche auszuschöpfen, können die erstellten Managed Properties in die Suchmaske integriert werden. Anschließend können über Und/Oder-Verknüpfungen komplexe Suchanfragen anhand der selbst definierten Metadaten zusammengestellt werden um die gewünschten Suchergebnisse zu erhalten. 20

21 Leider kann die Erweiterte Suche nicht dialoggesteuert angepasst werden. An dieser Stelle muss das XML des Suchwebparts bearbeitet werden. Im Bearbeitungsmodus der Seite müssen die Eigenschaften des Suchwebparts bearbeitet werden. An der Stelle Properties -> Properties findet sich über den [ ]- Button der dargestellte Dialog. Da ein Editieren in diesem Dialog kaum möglich ist, bietet sich an, den Inhalt in einem externen Editor zu bearbeiten. Anschließend kann über Copy&Paste der Inhalt wieder in den Dialog kopiert werden. 21

22 Das etwas längliche XML kann in einem XML-fähigen Editor auf das wesentliche zusammengefaltet werden. Wichtig sind an dieser Stelle die Bereiche PropertyDefs und ResultTypes. Der Übersichtlichkeit wegen, sind die neuen Properties auf der nächsten Folie hervorgehoben. 22

23 Die neu angelegten Managed Properties müssen an dieser Stelle zum einen definiert werden (PropertyDef) und andererseits in den einzelnen ResultTypes referenziert werden (PropertyRef). Nachdem man die entsprechenden Stellen gefunden hat, kann man sich an den vorhandenen Inhalten orientieren und seine eigenen Properties einfügen. Aus Performancegründen ist die Option AllowOpContains standardmäßig deaktiviert. Wer keinen großen Wert auf Performance legt, kann diesen Wert auf True setzen und kann somit in den Suchabfragen neben gleich und ungleich auch einen enthält -Filter setzen. 23

24 Wer den Aufwand scheut, die Konfigurationen manuell vorzunehmen, oder höhere Ansprüche an ein vollwertiges Wissensmanagementsystem hat, kann auf Lösungen von Drittanbietern zurückgreifen. Die Lösungen reichen von kleinen Tagging- und Taxonomie-Tools bis hin zu umfangreichen Ontologie-Produkten. Auch wenn diese Produkte die technische Komponente bieten, muss trotzdem ein durchdachtes Konzept entwickelt werden, wie Inhalte verwaltet werden sollen. 24

25 In diesem Vortrag haben Sie die Möglichkeiten kennen gelernt, die SharePoint bietet, mit Wissen umzugehen. Das einfachste Mittel, dass Sie haben ist die Kategorisierung über Taxonomien. Eine Ebene wird über die Navigation abgebildet, andere können Sie über Metadaten herstellen. Die Kategorien müssen durchdacht sein und für die Anwender intuitiv einsetzbar sein. -Vermeiden sie auf jeden Fall Kategorien wie sonstiges, andere oder allgemein. -Sie haben in SharePoint die Möglichkeit, Pflichtfelder zu definieren verwenden Sie diese sparsam, sie sorgen nicht für eine hohe Motivation bei den Mitarbeitern. -Überprüfen und überarbeiten Sie Ihre Datenstrukturen regelmäßig. Sie können auch Ihre Mitarbeiter in die Gestaltung einbeziehen. -Nutzen Sie weitere Hilfsmittel wie Websiteanalyse-Tools, Ablauf-Policies oder Reporting Services um die Inhalte aktuell zu halten und auf das Nutzerverhalten reagieren zu können 25

26 Vielen Dank für Ihr Interesse an dem Thema SharePoint und Wissensmanagement. Da immer mehr Inhalte in SharePoint-Umgebungen abgelegt werden, wird die Frage der Organisation des Inhalts und somit des Management der Wissensbasis des Unternehmens immer wichtiger. Wenn Sie noch weitere Fragen zu dem Thema haben, oder sonstige Anregungen, Diskussionsthemen oder Kritik äußern wollen, schreiben Sie mir oder rufen Sie mich einfach an. Ansonsten schauen Sie ruhig ab und zu auf unserer Homepage vorbei. Dort informieren wir über interessantes und neues aus der SharePoint Welt gerade auch im Bereich Wissensmanagement. 26