CPM: Der neue Weg zu erfolgreichen Partnerprojekten

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1 15 CPM: Der neue Weg zu erfolgreichen Partnerprojekten Jochen Boy, Dag Plischke, München Die neue ProSTEP ivip Recommendation Collaborative Project Management (CPM) zeigt Wege zur effizienten Zusammenarbeit in Projekten auf. Mit dem seit Ende 2007 verfügbaren Vorgehensmodell ist nun die Grundlage für erfolgreiche Projekte in standardisierter Form geschaffen. Durch die vorliegende Empfehlung kann nicht nur die Kooperation selbst, sondern auch das Projekt- Setup mit Hilfe von definierten Prozessen und Tools zielgerichtet und somit effizient durchgeführt werden. Erste Anwenderbefragungen bestätigen die Umsetzbarkeit und Vorteile der Vorgehensmethoden. Wandel der Kooperationslandschaft Besonders in der deutschen Automobilindustrie ist ein Trend zu beobachten, nachdem nicht nur die Anzahl von Kooperationsprojekten, sondern auch deren Komplexität deutlich zunimmt. Einfache Hersteller-Zulieferer Projekte werden immer mehr zur Ausnahme. Heutige gemeinschaftliche Entwicklungen finden in einem Netzwerk mit einer größeren Anzahl involvierter Partner statt, und oft sind an solchen Projekten auch gleichberechtigte Partner z.b. zwei Hersteller beteiligt. Deshalb nimmt auch die Bedeutung einer systematisierten und zielgerichteten Zusammenarbeit stark zu. Wurde früher ein Teil des Entwicklungsprozesses an einen externen Partner vergeben, so bestand ein großes Interesses daran, den Partner in die eigenen Prozesszyklen zu integrieren um die notwendige Kontrolle über den Fortschritt der Arbeit zu haben. Dies bedeutete jedoch oft, dass der Partner eigene, für sich optimierte Prozesse aufgeben oder zumindest anpassen musste, wodurch ein Teil der Effektivität, wegen der er unter anderem als Partner gewählt wurde, wieder aufgegeben werden musste. Dies führte nicht zuletzt dann zu Problemen, wenn dieser externe Partner in mehreren Kooperationen eingebunden war, und für jedes dieser Projekte eigene Prozessvorgaben galten. Suche nach neuen Wegen Die Frage Wie kann man Kooperationen verbindlich und effektiv handhaben, und zwar so, dass jeder Partner seine etablierten Prozesse beibehalten kann, der Know-how Schutz für die Entwicklungsprozesse gewährleistet ist, und trotzdem alle für den jeweiligen Partner notwendigen Informationen kontrolliert und nachvollziehbar ausgetauscht werden können? wurde so zur Leitfrage bei der Suche nach neuen Wegen zur Zusammenarbeit. Die Hersteller BMW und Daimler, aber auch Zulieferer, haben das Potential einer Standardisierung in diesem Umfeld erkannt, und traten mit der Bitte um Unterstützung an den ProSTEP ivip Verein heran. So begann Anfang 2005 die Projektgruppe Collaborative Project Management (CPM), die es sich zur Aufgabe gemacht hat, ein zeitgemäßes Kooperationsmodell zu entwikkeln, mit ihrer Arbeit. Eine weitere neue Situation tritt dann auf, wenn sich zwei oder mehr Automobilhersteller als gleichberechtigte Partner in einem Projekt zusammenschließen, um zum Beispiel gemeinsam einen neuen Antrieb zu entwickeln. Hier ist es sicher schwer vorstellbar, dass ein Hersteller den Entwicklungsprozess eines anderen übernimmt. Gerade das letzte Beispiel beinhaltet noch einen weiteren Aspekt: das Entwicklungs-Know-how, das im jeweiligen Produktentstehungsprozess und den zugehörigen PM-Methoden steckt. Dieses wurde über lange Zeit hinweg an die eigenen Strukturen und Arbeitsweisen angepasst, und enthält viel internes Know-how und damit besteht hier ein Schutzbedarf bei der Kommunikation nach außen. Bild 1: Teilnehmer der Projektgruppe CPM bei einem Workshop im Daimler Forschungszentrum in Ulm

2 16 HAUSINTERN Bild 2: CPM Leitbild Gemeinsam mit Beratungsunternehmen und Forschungseinrichtungen wurde die bestehende Kooperationslandschaft sowie die etablierten Standards im Bereich Projektmanagement mit Blick auf die Eingangs genannte Leitfrage beleuchtet. Aus den Erfahrungsberichten der Beteiligten wurde durch Aussagen wie das hatten wir doch so vereinbart, oder ein das muss ich erst intern abklären die zuverlässige, verbindliche Kommunikation von Terminen und Aufgaben als Kernthema zur erfolgreichen Zusammenarbeit identifiziert. Dieses Thema stand dann auch im Mittelpunkt bei der folgenden Erarbeitung des Vorgehensmodells, welches sich als Bindeglied zwischen den etablierten Prozessen der jeweiligen Partner versteht. Es ermöglicht eine effiziente und abgesicherte Kooperation, sowie das schnelle und flexible Starten gemein samer Projekte durch die Nutzung neutraler Begriffe und Werkzeuge, ohne tief in die bestehenden Inhouse-Prozesse einzugreifen. Was bietet CPM als neuer Standard? Als Ergebnis konnte Ende 2006 die ProSTEP ivip Recommendation Collaborative Project Management (CPM) Reference Model (PSI 1-1) veröffentlicht werden. Diese Empfehlung definiert alle notwendigen Rollen, Werkzeuge und Prozesse, um die geforderte Steigerung der Effektivität und Verbindlichkeit der Zusammenarbeit in Partnerprojekten zu erreichen. Die CPM Recommendation geht dabei gezielt auf die zuvor erkannten Schwachpunkte heutiger Partnerprojekte ein und bietet Lösungen an, die auch im Hinblick auf den Wandel der Kooperationslandschaft zukunftsweisend sind. Es werden neutrale Begriffe und Rahmenvorgaben zum Beispiel für die Definition von Rollen eingeführt. Auf diese Weise können die Befugnisse und Verantwortlichkeiten der Projektbeteiligten aller Kooperationspartner schnell aufeinander abgestimmt werden, wodurch sich unnötige Abstimmungszyklen im Projekt vermeiden lassen. Ist die Zuordnung der eigenen Organisationsstruktur zu den passenden Elementen im CPM Vorgehensmodell einmal erfolgt, kann sie für jedes weitere Projekt wiederverwendet werden, und hilft somit, das Projekt-Setup deutlich effizienter zu gestalten. Ergänzend zum Referenzmodell wurde ein Usage Guide als begleitendes Dokument für ProSTEP ivip Vereinsmitglieder erstellt. Dieser Leitfaden greift die zuvor genannten Punkte auf und geht insbesondere auf die Aspekte der Unternehmenskultur und einer gemeinsamen Sprache im Projekt ein. Er bietet eine umfassende Anleitung zur Einführung von Collaborative Project Management in die eigene Organisation, liefert verschiedene Ansätze zum Vorgehen und vertieft die im Referenzmodell vorgestellten Ideen und Prozesse. Um die praktische Umsetzung der Referenzprozesse zu erleichtern, werden in der CPM Recommendation auch einige Werkzeuge vorgestellt, die es den Beteiligten ermöglichen, die für die Zusammenarbeit relevanten Informationen gezielt mit den richtigen Personen auszutauschen und sich über den jeweiligen Vereinbarungsstand zu informieren, ohne dabei internes Prozesswissen preisgeben zu müssen. Die Werkzeuge sind dabei so ausgelegt, dass sie miteinander verknüpft werden können, wodurch ein weiterer Mehrwert erreicht wird. Mit dem Ziel, diese Werkzeuge in der täglichen Projektarbeit Gewinn bringend einsetzen zu können, wurde von den an der Arbeitsgruppe beteiligten Anwendern eine Unterstützung der CPM Vorgehensweise in den eingesetzten Projektmanagement- Systemen gefordert. In der Folge wurden führende Systemhersteller von PM-Software, die in der Automobilindustrie Relevanz haben, in die Arbeitsgruppe aufgenommen und ein Datenaustauschmodell entwickelt, das Ende 2007 als ProSTEP ivip Recommendation unter dem Titel Collaborative Project Management (CPM) Data Exchange Model (PSI 1-2) veröffentlich werden konnte. Die dabei gewonnen Erkenntnisse zur Durchführung der CPM Prozesse führte zu einer Überarbeitung des Referenzmodells, die ebenfalls Ende 2007 fertig gestellt und als Version 2.0 veröffentlicht wurde.

3 17 Bild 3: Effizienzsteigerung in übernehmensübergreifenden Projekten Auf dieses Weise kann die neue Art der Zusammenarbeit von den Beteiligten in der gewohnten Umgebung umgesetzt werden, was die Eingliederung in die bestehenden Inhouse- Prozesse ebenso erleichtert wie die Akzeptanz beim Anwender erhöht, da die Verbesserung der Kooperation ohne zusätzliche, fremde Systeme erreicht werden kann. Das Datenmodell definiert alle notwendigen Informationsblöcke und verwendet mit den OMG PLM Services ein standardisiertes und offenes Austauschformat. Dadurch müssen die Systemumgebungen in neuen Kooperationen nicht stets neu aufeinander abgestimmt werden, sondern die CPM Schnittstelle lässt sich mit allen Partnern, die diese ebenfalls unterstützen, einheitlich verwenden. Um den Systemherstellen Hilfe bei der Umsetzung des CPM Datenaustauschmodells in alle Systeme zu geben, wurde ein Implementation Guide als begleitendes Dokument für Mitglieder des ProSTEP ivip Vereins erstellt. Dieses Papier erläutert die im Referenzmodell beschriebenen Vorgehensweisen auf Systemebene, und stellt anhand von Use Cases die Verbindung zwischen den CPM Prozessen und den Objekten des Datenmodells her. Nutzen aus der Anwendung von CPM Welchen Nutzen können Projektpartner nun aus der Anwendung der CPM Recommendation ziehen? Zu jeder Projektphase werden Methoden oder Werkzeuge zur Verfügung gestellt, die auf die von den Anwendern genannten Probleme heutiger Kooperationen eingehen und helfen, die Qualität und die Effizienz der Zusammenarbeit zu steigern. Dies beginnt bereits beim Setup eines neuen Projektes. Das CPM Referenzmodell bietet eine neutrale Definition von Rollen und Begriffen, auf welche die eigenen Organisations- und Terminstrukturen abgebildet werden können. Ist dieses Mapping einmal erstellt, kann es für jedes weitere Partnerprojekt leicht wiederverwendet oder erweitert werden. Dadurch können beim Aufsetzen aller weiteren Projekte Zeit und Ressourcen eingespart werden. CPM stellt sich dadurch als sinnvolle Investition bei der zukünftigen Ausrichtung in der Kooperationslandschaft dar. Ferner können durch die eindeutigen und neutralen Begriffe aus dem CPM Modell Missverständnisse im Bezug auf Verantwortlichkeiten, Kompetenzen oder Kritikalität von Projektbeteiligten, Inhalten oder Terminen von vornherein ausgeschlossen werden. Die Rollendefinitionen als ein Baustein aus dem Referenzmodell geben ein Gerüst vor, mit dessen Hilfe sich die richtigen Personen für die entscheidenden Aufgaben im Projekt leichter bestimmen lassen. So kann vermieden werden, dass zum Beispiel an einem Abstimmungstermin seitens einer der beteiligten Partner jemand teilnimmt, der nicht tatsächlich entscheidungsbefugt ist und somit durch die in Folge notwendigen internen Abstimmung wertvolle Zeit verloren geht. Darüber hinaus bietet der CPM Standard auch Hilfsmittel, mit deren Hilfe sich die Kommunikation zwischen den Projektpartnern zielgerichtet gestalten läßt. Durch den direkten Kontakt mit den verbindlichen Ansprechpartnern landen die Informationen im Projekt schneller an der richtigen Stelle. Dabei legt das Vorgehensmodell viel Wert auf einen interaktiven Informationsaustausch, wodurch der aktuelle Projektstatus für alle Beteiligten stets klar ersichtlich ist. Neben den Einsparungen durch die Vermeidung unnötiger Schleifen in der Kommunikation zwischen den Partnern lässt sich somit auch die Qualität der Zusammenarbeit deutlich steigern. Die Projektergebnisse werden strukturiert, nachvollziehbar, und effizient erreicht, und dadurch auch verbindlicher, weil Nachforderungen durch die von Anfang an klare Kommunikation vermieden werden können. Letztlich führt dies zu einer größeren Zufriedenheit aller Projektbeteiligten. Ein wichtiges Anliegen der an der Erarbeitung des CPM Standards beteiligten Anwender war es, die Erreichbarkeit dieser Ziele auch praktisch nachzuweisen. Die Erprobung an einem tatsächlichen Projekt schied dabei aus mehreren Gründen aus.

4 18 HAUSINTERN Bild 4: Die neue Arbeitsweise in Kooperationsprojekten findet bei erfahrenen Anwendern große Zustimmung Neben dem zeitlichen Rahmen ist dies vor allem der Tatsache geschuldet, das Kooperationsprojekte gerade in der aus CPM- Sicht interessanten Anbahnungsphase einem besonderen Informationsschutz unterliegen. Um die definierten Prozesse erproben und verfeinern zu können, lud der ProSTEP ivip Verein Getoq Consulting als Partner in die Projektgruppe ein. Gemeinsam wurde die für das Projektmanagement-Training entwickelte Boardsimulation projactivity erweitert, um den Ablauf eines Kooperationsprojektes simulieren zu können. Der Fokus wurde, wie auch im CPM Referenzmodell, auf das Termin-, Aufgaben- und Kommunikationsmanagement gelegt, und die CPM Werkzeuge wurden in die Simulation integriert. In mehreren gemeinsamen Workshops wurden dann Abläufe von Kooperationsprojekten simuliert. Die Teilnehmer der Projektgruppe wurden auf zwei Firmen verteilt und bekamen die Aufgabe, ein gemeinsames Projekt mit mehreren Arbeitspaketen und in der zur Verfügung stehenden Zeit effizient abzuwickeln. Die Ausgangssituation sowie die im Verlauf eintretenden Ereignisse waren dabei aus den von den Anwendern in die Gruppe eingebrachten Erfahrungen vergangener Projekte abgeleitet. Durch den gezielten Einsatz der CPM Methode bei der Abwicklung dieser Projekte wurde die Effizienzsteigerung für alle Beteiligten direkt erlebbar. Im Gegenzug konnten durch die Rückmeldungen aus den Boardsimulationen die CPM Prozesse noch weiter optimiert werden. Somit ist der Nachweis der Anwendbarkeit für das neue Vorgehensmodell erbracht. Das praktische Erleben der Vorteile aus der Anwendung von CPM im Rahmen der Simulation wurde von allen Beteiligten als Schlüsselerlebnis bewertet. Um diese Erfahrungen auch Interessenten außerhalb der Arbeitsgruppe zugänglich zu machen, bietet die PROSTEP AG in Zusammenarbeit mit Getoq Consulting diese Projektsimulation im Rahmen von Trainingsprogrammen an. CPM mit System Der entscheidende Schritt von der Anwendung von CPM in einer Projektsimulation hin zu einem tatsächlichen Kooperationsprojekt besteht nun darin, eine Unterstützung der definierten Prozesse und Werkzeuge in den eingesetzten Projektmanagement-Systemen zu gewährleisten. Die Integration der neuen Vorgehensweise in die bestehende Landschaft hilft den Projektbeteiligten, die bisher gelebte Arbeitsweise um die Ideen aus dem CPM Standard zu erweitern, und somit an der gewonnenen Qualität und Zufriedenheit in der Zusammenarbeit teilzuhaben. Die Voraussetzung für die Systemunterstützung des CPM Referenzmodells wurde durch die Projektgruppe mit Hilfe der beteiligten Systemhersteller in Form des CPM Datenaustauschmodells als zweitem Teil der Recommendation bereits geschaffen. Nach dem erfolgreichen Einsatz der Boardsimulation bei der Absicherung der Methodik wurde auch für die Integration von CPM in die PM-Systeme ein Weg gesucht, der zum einen der Absicherung des Datenmodells dienen, und zum anderen den Kontakt mit CPM in der für den Anwender bekannten Umgebung für ihn erlebbar machen sollte. Dazu wurde basierend auf den aus der Boardsimulation bekannten Projektabläufen ein neutrales Drehbuch entwickelt, das die Abwicklung eines vorgegebenen Ablaufs, der zum Beispiel eine Terminverschiebung beinhaltet, in Einzelaktionen entsprechend des Vorgehensmodells und mit Hilfe der im Datenmodell beschrieben Strukturen darstellt. Die beteiligten Systemhersteller Actano, Campana&Schott mit Microsoft, PTC und SAP entwikkelten daraufhin Demonstratoren, welche die Bearbeitung der anliegenden Aufgaben darstellen.

5 19 Im Rahmen der Erstellung der Demonstratoren wurde von den Entwicklungsabteilungen der beteiligten Systemhäuser die Umsetzbarkeit des CPM Datenmodells in die jeweils eigenen PM-Systeme bestätigt. Im Rahmen einer Roadshow wurden die Demonstratoren schließlich in den Häusern der beteiligten Anwender, OEMs und Zulieferer vorgestellt. Die Kombination der beteiligten System konnte dabei jeweils frei gewählt werden. An den Vorstellungsterminen nahmen eine repräsentative Auswahl von Projektmitarbeitern und Führungskräften aus Partnerprojekten teil. Im Rahmen der Workshops wurde die CPM- Methodik vorgestellt, und anhand der Demonstratoren die Vorund Nachteile diskutiert. Das Feedback der Anwender war dabei sehr positiv. Das vorgestellte Szenario wurde als für die eigene Arbeit relevant beurteilt und führte zu der Überzeugung, das sich Planungssicherheit, Qualität und Verbindlichkeit in der Zusammenarbeit mit dem CPM Vorgehensmodell deutlich verbessern lassen. Auch die anhand der Demonstratoren in den Systemem umgesetzten Werkzeuge wurden positiv beurteilt, und die Mehrheit der Befragten kann zu dem Schluß, bei einer entsprechenden Systemintegration in Zukunft CPM einsetzen zu wollen. Fazit Mit der ProSTEP ivip Recommendation Collaborative Project Management (CPM) steht den Anwendern ein erprobtes und flexibles Zusammenarbeitsmodell zur Verfügung, mit dem gemeinsame Projekte unter Beibehaltung der eigenen, optimierten Prozesse zuverlässig, nachvollziehbar und verbindlich abgewickelt werden können. Der offene Standard schafft die Voraussetzungen für die Steigerung der Effizienz in Kooperationen auf Prozesswie Systemebene. Der ProSTEP ivip Verein stellt dabei den Rahmen für eine Unterstützung bei der Einführung von CPM sowohl in der Organisation wie auch der Infrastruktur zur Verfügung. Quellen: Dag Plischke, Entwicklungspartnerschaften und -kooperationen Herausforderungen an die IT-Integration, ProduktDaten Journal, 1/2005 White Paper Firmenübergreifendes Projektmanagement des ProSTEP ivip Vereins ProSTEP ivip Recommendation Collaborative Project Management (CPM) Reference Model (PSI 1-1) #abs4 ProSTEP ivip Recommendation Collaborative Project Management (CPM) Data Exchange Model (PSI 1-2) #abs4 ProSTEP ivip Workshop zur Effizienzsteigerung in unternehmensübergreifenden Projekten Feedback-Bögen der Teilnehmer an den Vorstellungen der CPM Demonstratoren bei den Anwendern Kontakt Dag Plischke PROSTEP AG Tel: Jochen Boy PROSTEP AG Tel: