Einfach genial. SOFTWARE HIGHLIGHT. Ihr passwortgeschütztes, individuell gestaltetes DownloadCENTER.

Transkript

1 Einfach genial. SOFTWARE HIGHLIGHT Ihr passwortgeschütztes, individuell gestaltetes DownloadCENTER. HELA. DIE WERBEAGENTUR FÜR INDUSTRIE, HANDEL UND HANDWERK.

2 KURZÜBERBLICK. DIE GRUNDIDEE DES DOWNLOADCENTERs. IHRE VORTEILE Einfachste Bedienung Sofortige Datenbereitstellung Passwortgeschützt Weltweite Verfügbarkeit Suchfunktion Über jeden Internetzugang erreichbar (auch z.b. iphone) In vielen Kundengesprächen wurde der Wunsch nach einer sicheren und bezahlbaren Lösung für einen passwortgeschützten Download bereich, der mit jedem Internetzugang erreichbar ist, an uns herangetragen. Diesem Wunsch haben wir Rechnung getragen und zusammen mit unserem Kompetenzpartner DAUN Systementwicklungen eine Lösung geschaffen. Dipl.-Betriebswirt Joachim Heeg / Geschäftsführer mehr infos und kostenloser Testzugang 2

3 { hela.com } EINFACHSTES HANDLING. GENIALE FUNKTIONEN. Mit dem DownloadCENTER bieten Sie Ihren Kunden, Mitarbeitern, Lieferanten und Partnern eine individuelle, frimenspezifische Internetplattform, die nicht öffentlich zugänglich ist. Sie bestimmen, wer darauf zugreifen darf. Auch große Daten mengen können Sie schnell und problemlos zum Download anbieten komplexe -Anhänge gehören der Vergangenheit an. DOWNLOAD-FUNKTION Einfach anklicken, ansehen oder speichern. Der Besucher kann selbst verständlich nur die Kategorien bzw. Ver zeichnisse sehen und Dateien herunter laden, die Sie für ihn freige geben haben. Dabei können Sie auch Verzeichnisse anlegen, die für alle Besucher frei gegeben sind. DESIGN-ANPASSUNG Das Design wird im Kopfbereich und farblich auf Ihr firmenspezifisches Corporate Design angepasst. ADMINISTRATION Supereinfach: oben rechts sehen Sie die viel fältigen Möglichkeiten der Verwaltung des DownloadCENTERS. Es können Haupt- und Unter kategorien erstellt werden. Legen Sie Benutzer gruppen an, denen Sie dann einzelne Benutzer zu weisen. Und Sie müssen über keinerlei Programmierkenntnisse verfügen: die Verwaltung und Bedienung ist ganz bewusst für jedermann ausgelegt. ANWENDUNGEN.BEISPIELE 3

4 BEISPIEL-ANWENDUNG 1 DAS DOWNLOADCENTER IN DER PRAXIS. Ein Kunde benötigt dringend (und zwar jetzt - Sie kennen das?) ein hochauflösendes Foto. Oder eine komplexe CAD-Zeichnung. Oder einen Videofilm. Oder mehrere Dateien, die zusammen eine große Datenmenge ergeben. Die gewünschte Datei ist z.b. 50 MB groß und einfach nicht als -Anhang zu versenden. Dafür gibt es eine Lösung. Kein Problem, Herr Schmidt. Ich stelle Ihnen die Datei sofort in unser DownloadCENTER und Sie können sie sich dann gleich herunterladen. In zwei Minuten schicke ich Ihnen einen Zugangscode mit Ihrem Benutzernamen und Passwort. 4

5 { hela.com } IHR ANLIEGEN Eine große Datei lässt sich nicht als -Anhang versenden und wird sofort benötigt. UND SO WIRD S GEMACHT KUNDE ANLEGEN (30 Sekunden) Wählen Sie Kategorie hinzufügen. Geben Sie den Namen der neuen Kategorie (Name des Kunden: z.b. Deutsche Giesstechnik) ein, dazu einen Begrüßungs - oder Beschreibungstext Ihrer Wahl und legen Sie die neue Kategorie als Unter kategorie der Hauptkategorie Kunden an. 2. BENUTZER ANLEGEN (30 Sekunden) Wählen Sie Benutzer hinzufügen. Geben Sie den Namen des neuen Benutzers (Schmidt) ein. Bestimmen Sie ein Passwort Ihrer Wahl. Sie können falls Sie das wünschen diesem Benutzer zusätzliche Rechte wie z.b. selbst das Hochladen von Dateien einräumen. Bestimmen Sie die Kategorie, welche der neue Benutzer sehen darf (Deutsche Giesstechnik). 3. DATEI HOCHLADEN Klicken Sie auf den Button Dateien hochladen. Wählen Sie die hochzuladende Datei aus und führen Sie den Upload durch. Während des Hochladens können Sie natürlich weiterarbeiten. Wenn der Vorgang abgeschlossen ist, geben Sie der Datei einen Namen Ihrer Wahl. Über ein Feld Kurzbeschreibung haben Sie die Möglichkeit, dieser Datei Notizen hinzuzufügen (s. auch S. 11). 5

6 BEISPIEL-ANWENDUNG 2 DAS DOWNLOADCENTER IN DER PRAXIS. Oder noch einfacher und noch komfortabler: Sie verwenden die E.L.S.A.-Linkfunktion (verfügbar ab Version Pro Extended). Im Prinzip eine ähnliche Aufgabenstellung: eine technische Zeichnung ist zu groß für den Mailversand. Oder Ihr Kunde kann keine so große Datei empfangen. Nun soll die Zeichnung aber noch zusätzlich 2 weiteren Personen zur Verfügung gestellt werden, weil in Kürze eine Telefonkonferenz stattfindet und alle 3 Personen sie dazu vorliegen haben müssen. Dafür gibt es eine Lösung. Hallo, Herr Konrad. Ich lade die Zeichnung jetzt gleich in unser Download- CENTER, weil Sie zu groß für den Mailversand ist. Danach erhalten Sie und die anderen von mir einen Link per Mail. Einfach den Link anklicken und die Datei downloaden. 6

7 { hela.com } IHR ANLIEGEN 3 verschiedene Personen benötigen so schnell wie möglich die gleiche, komplexe Zeichnung. UND SO WIRD S GEMACHT LINKS ERSTELLEN (1 Sekunde) Nachdem Sie die Datei hochgeladen haben, klicken Sie auf den Editieren-Button (hier nicht zu sehen). Es erscheint der Editier-Dialog. Unten sehen sie das Feld Anzahl. Geben Sie die Zahl 3 ein und klicken Sie auf den Button Links erstellen. Es erscheint eine Meldung Folgende Links wurden erzeugt: (s. Bildschirm unten). 2. LINKS VERSENDEN (3 x 30 Sekunden) Markieren Sie den ersten Link und kopieren Sie ihn. Machen Sie ein neues auf und kopieren Sie den Link dort hinein (beispielhaft in der Vergrößerung links dargestellt). Versenden. Fertig. Der Trick: Sie haben keinen Mailanhang, der die Zustellung verzögert. Das Gleiche für die beiden anderen Empfänger, denen Sie die Zeichung zusenden wollen. 3. ANSICHT EMPFÄNGER Nach dem Erhalt der klickt der Empfänger auf den Link. Danach erscheint der Download-Dialog. Der Empfänger klickt nur noch auf Datei downloaden und speichert die Datei in einem Verzeichnis seiner Wahl (Dialog deutsch-englisch). 7

8 BEISPIEL-ANWENDUNG 3 DAS DOWNLOADCENTER IN DER PRAXIS. Immer wieder benötigen Kunden, Partner, Aussendienst- oder Vertriebsmitarbeiter bestimmte Dateien. Z.B. Fotos, PowerPoint-Präsentationen, Betriebsanleitungen, Preislisten, CAD-Dateien, Rezepturen oder Ähnliches. Dateien, die Sie nicht öffentlich, z.b. auf Ihrer WebSite, zur Verfügung stellen möchten. Aber ein von Ihnen bestimmter Personenkreis soll dennoch schnell und unkompliziert darauf zugreifen können. Dafür gibt es eine Lösung. Frau Balder, die gewünschte Datei ist in unserem DownloadCENTER für Sie als Kunde verfügbar. Am Besten verwenden Sie dort die Suchfunktion. Geben Sie einfach Preisliste ein. Dann werden Ihnen alle verfügbaren, aktuellen Preislisten, auch die für das Zubehör, angezeigt. Dann einfach anklicken und herunterladen. Ich schicke Ihnen noch schnell einen Zugangscode. Damit können Sie in Zukunft alle gewünschten Infos bei uns abrufen. 8

9 { hela.com } IHR ANLIEGEN Sie möchten immer wieder nachgefragte Dateien nicht ständig suchen und per versenden. UND SO WIRD S GEMACHT KATEGORIE ANGELEGT Gehen wir bei diesem Beispiel davon aus, dass die Kategorie Preislisten bereits angelegt ist und die entsprechenden Dateien hochgeladen sind. Dies ist die Ansicht des Administrators - er sieht natürlich alle Kategorien. 2. BENUTZER ANLEGEN (30 Sekunden) Wählen Sie Benutzer hinzufügen. Geben Sie den Namen des neuen Benutzers (Balder) ein. Bestimmen Sie ein Passwort Ihrer Wahl. Bestimmen Sie die Kategorie, welche der neue Benutzer sehen darf (Preislisten). Selbstverständlich können Sie auch mehrere Kategorien freigeben. 3. PASSWORT VERSENDEN (60 S.) Frau Balder erhält nun eine mit ihren Zugangsdaten (s. beispielhaft formuliert in der Vergrößerung links). Nachdem sie sich eingeloggt hat mit ihrem Benutzernamen und Passwort, erhält Sie nur Zugriff auf das Verzeichnis Preislisten (s. auch Vergrößerung bei der mittleren Abbildung). Andere Kategorien in der linksseitigen Navigation sieht sie natürlich nicht. 9

10 BEISPIEL-ANWENDUNG 4 DAS DOWNLOADCENTER IN DER PRAXIS. Der Vertriebsmitarbeiter (oder der Chef!) hat versehentlich die falschen Präsentationsunterlagen eingepackt. Die richtige PowerPoint-Präsentation ist 30 MB groß und die Besprechung ist in 30 Minuten. Und das kennen Sie auch: falls es vielleicht noch als Mailanhang funk tionieren würde, dann verzögert sich gerade heute die Zustellung und alle 5 Minuten kommt der nervöse Anruf, wo denn die bleibt. Dafür gibt es eine Lösung. Ja, ich weiß wo die Dateien liegen, Herr Meyer. Ich lade Ihnen die Unterlagen sofort in ihr persönliches Verzeichnis auf unser DownloadCENTER und Sie können sie sich dann gleich herunterladen. In 10 Minuten sind sie verfügbar. Viel Erfolg dann bei Ihrer Präsentation. 10

11 { hela.com } IHR ANLIEGEN Die Besprechungsunterlagen fehlen. Und Sie werden in den nächsten 15 Minuten dringend benötigt. UND SO WIRD S GEMACHT DATEI HOCHLADEN Klicken Sie auf den Button Dateien hochladen. Wählen Sie die hochzuladende Datei aus und führen Sie den Upload durch. Tip: In der Praxis sollten bei Inbetriebnahme des DownloadCENTERS wichtige Mitarbeiter bereits im Vorfeld pro forma als Benutzer angelegt werden. 2. DATEI SPEICHERN (20 Sekunden) Nach dem Upload erscheint der Download- CENTER-Dialog Datei speichern. Dort wird der Dateiname festgelegt und eine Kurzbeschreibung für die Datei eingegeben. Zusätzlich können Stichworte für die Suchfunktion hinterlegt werden. Zuletzt aus dem Drop-Down-Menü die Kategorie auswählen, in der die Datei gespeichert werden soll (hier: Meyer, Manfred). 3. ANSICHT HERR MEYER So sieht Herr Meyer sein Verzeichnis nach dem Einloggen. Falls er mit dem Mauszeiger über die soeben hochgeladene Datei fährt, so wird der Kurzbeschreibungstext zusätzlich angezeigt. Durch das Klicken auf den Titel der Datei kann die Datei dann heruntergeladen werden. 11

12 LASSEN SIE SICH VON UNS DEN LEISTUNGSUMFANG DES DOWNLOAD CENTERS LIVE DEMONSTRIEREN. ALLE, DIE ES IM EINSATZ HABEN, MÖCHTEN NICHT MEHR DARAUF VERZICHTEN. DAS IST WIRKLICH SO. Die Anwendungsmöglichkeiten sind nahezu grenzenlos. Stellen Sie passwortgeschützt online, was immer Sie möchten. Bedienungsanleitungen Besondere Vereinbarungen mit Kunden, Partnern oder Lieferanten Besprechungsprotokolle Bestellformulare CAD-Zeichnungen Druckunterlagen Einbauanleitungen Firmenlogos, Fotos, Filme Firmenpräsentationen Große Dateien, die nicht über versendet werden können oder sollen Informationen über Konkurrenzprodukte Interne Berichte Kalkulationen Preislisten (für Kunden) Preislisten (intern) Rabattlisten Rezepturen Schulungsunterlagen Stücklisten Verfügbare Werbegeschenke Verträge Zubehörlisten u.v.m. Nehmen Sie unser unverbindliches Angebot wahr und testen Sie diese Internetlösung. Gerne zeigen wir Ihnen die Funktionalitäten des Download- CENTERs bei Ihnen vor Ort. Wir benötigen lediglich einen Rechner mit Internetzugang und 20 bis 30 Minuten Ihrer Zeit. Wir empfehlen die Installation bei einem von uns getesteten Provider. Die Installation erfolgt durch uns (kostenlos), Ihren Provider oder Ihren IT-Leiter ganz wie Sie es wünschen. Für ein Jahr ab Kaufdatum erhalten Sie Updates kostenlos. Lieferbare Versionen und Preise DownloadCENTER Version Pro (deutsch) 1.250,- * DownloadCENTER Version Pro (englisch) 1.250,- * DownloadCENTER Version Pro Extended (deutsch) 1.650,- * DownloadCENTER Version Pro Extended (englisch) 1.650,- * * komplett installiert inkl. Designanpassung. Technische Änderungen vorbehalten. Hela Werbung GmbH Lise-Meitner Straße Heilbronn Fon Fax downloadcenter@hela.com