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1 direkt direkt Neuigkeiten von Ihrem IT Unternehmen Ausgabe Mai 2012 Prozessmanagement für die öffentliche Verwaltung Wissensmanagement mit Mediawiki Neues von der Elektronische Fahrplanauskunft Stadtansichten Garbsen stellt sich vor

2 editorial Inhalt Liebe Leserinnen, liebe Leser, Themen wie die Einführung von Dokumenten-Management-Systemen, verstärkte interkommunale Zusammenarbeit oder Einbeziehung der Bürgerinnen und Bürger bzw. Kunden in die Geschäftsabläufe stehen in fast allen Kommunen auf der Tagesordnung. Teilweise werden sogar Shared Service Center eingerichtet oder Anwendungen und Daten in die Cloud verlagert. Das alles ist unter wirtschaflichen Gesichtspunkten in den meisten Fällen sinnvoll, führt aber auch dazu, dass man den Gesamtüberblick darüber verlieren kann, wie ein bestimmtes Arbeitsergebnis oder Produkt überhaupt zustande kommt und wer an dem Erstellungsprozess beteiligt ist. Neben der Sicherung von Prozesswissen, das durch den demographischen Wandel und die damit einhergehende, anrollende Pensionierungswelle verloren gehen könnte, ist auch der Wunsch, Abläufe zu verbessern oder elektronisch unterstützen zu lassen, mit dem Thema Prozessmanagement verbunden. Inhalt Zahlreiche Kommunen in der Region Hannover haben sich nun dazu entschlossen, dieses Thema gemeinsam anzugehen. Dabei wird auch der Aufbau einer gemeinsamen Prozessbibliothek angestrebt. Weitergehende Informationen zu diesem Zukunftsprojekt finden Sie neben zahlreichen anderen interessanten Berichten in dieser Ausgabe unserer Kundenzeitschrift. Neu aufgenommen in unsere Kundenzeitschrift wurde die Rubrik Stadtansichten. Dort stellen sich Trägerkommunen und Kunden von HannIT in loser Folger vor und verdeutlichen, welche kulturellen, wirtschaftlichen oder auch touristischen Angebote und Herausforderungen dort bestehen. Sollten Sie weitergehende Informationen zu den einzelnen Themen wünschen, freuen sich die jeweiligen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartner auf Ihren Anruf. Für den vor uns stehenden Sommer wünsche ich Ihnen viel Sonne und ausreichend Zeit, sie auch in Ruhe genießen zu können. Torsten Sander Editorial K Veranstaltungen Mobilität und Umwelt IT Arbeitskreis Jahre Connect Kompetenz durch Vernetzung, Niedersächsische Städteversammlung in Hitzacker.. 5 ITIL Zertifizierungen durchgeführt Ankündigung K Projekte Klare Entscheidungen Neue Software EFA Neue APP für die Fahrplanauskunft EFA Adicom ist auch in Algermissen im Einsatz Wissensmanagement mit Mediawiki Am Anfang war das Wohngeld HannIT startet ITSM-Tool EcholoN So sehen Sieger aus! K Stadtansichten Stadt Garbsen K Personalmitteilungen Vorstellung Kundenberater: Steffen Plapper Neue Mitarbeiter Thorsten Schlüter, Florian Hartmann, Florian Klima, Pablo Tammen, Oliver Maass Verabschiedungen: Gunnar Meyer, Jens Orzel, Roland Niehoff K Tipps und Tricks QuickTipp Impressum

3 Veranstaltungen Mobilität und Umwelt André Tzschieter, Anwendungsbetreuer im Bereich Geografische Informationssysteme bei HannIT im Hörsaal der Technischen Universität Braunschweig. Unter diesem Titel fand die diesjährigen Fachtagung Geoinformatik 2012, vom in den Gebäuden der Technischen Universität Braunschweig, statt. Die jährlich stattfindende Veranstaltung schafft Raum für interessante Vorträge und angeregte Diskussionen über die aktuellsten Entwicklungen in der Geoinformatik zwischen Vertretern aus Wissenschaft, Wirtschaft und Verwaltung. HannIT stellte zusammen mit Connect und der Firma Spiekermann in einem Vortrag den bei der HannIT AöR entwickelten und betriebenen Connect-WMS (Web-Map-Service) Haltestellenlayer vor. André Tzschieter konnte bei seinem Vortrag die Zielsetzung des WMS-Haltestellenlayer -Integration von Haltestelleninformationen in diverse GIS-Systemen und Kopplung mit Fahrplanauskunftssystemen- einem breiten Publikum vorstellen. Ein WMS-Layer ist ein Standard im GIS-Bereich. Die Botschaft des Vortrags war, über diese Technologie zu Mehrwerte durch die Einbindung unterschiedlicher themenbezogener WMS- Layer in eigene GIS-Kartensysteme im Internet zu kommen. Die Verknüpfung der Fahrplanauskunft mit dem Fahrtzweck durch den Connect-WMS-Haltestellenlayer wurde konkret vorgestellt. Besondere Aufmerksamkeit wurde durch den Teil des Vortrags erzeugt, in dem erläutert wurde wo die Daten für den WMS- Dienst herkommen und wie gleiche Haltestellen aus verschiedenen Netzen automatisiert zusammengefasst werden. Durch Beispiele wurde ferner dargestellt, dass die eigene Gestaltung der interaktiven Karte bei der Einbindung des Layers voll erhalten bleibt. Ziel ist es, technologisch einfach und mit geringem Zusatzaufwand, ergänzend zu den eigenen Inhalten, die Fahrtmöglichkeiten im Nah- und Fernverkehr mit darstellen zu können. Über die vorgestellte Technologie lassen sich jedoch auch weitere Inhalte einbinden. Im Vortrag wurden Beispiele für Haltestellenumgebungskarten (Haltestellensteckbriefe), Bürgerbeteiligung (Rückmeldung bei defekter Infrastruktur) und die Integration mit Fahrradrouting gezeigt. André Tzschieter Telefon (05 11) IT Arbeitskreis Microsoft Lizenzworkshop des IT Arbeitskreises hat stattgefunden Während der ersten Sitzung des IT Arbeitskreises der HannIT- Trägerkommunen Ende November wurde HannIT beauftragt, einen Lizenzworkshop zu organiseren. Im Rahmen des Workshops sollte erarbeitet werden, ob und in welcher Form eine Zusammenarbeit der Trägerkommunen und HannIT auch beim Thema Microsoft Lizenzen stattfinden kann. Gut zehn Vertreterinnen und Vertreter trafen sich am 26. Januar in Hannover, um die mögliche Zusammenarbeit auszuloten. Ebenfalls eingeladen war Herr Mike Schulze von der Firma COMPAREX, der die diversen Lizenzmodelle im Client-, Server- und Applikationsumfeld erläuterte. Alle waren sich einig, dass ein gemeinsamer Lizenzerwerb mit HannIT oder ein Beitritt zu den jetzt abgeschlossenen Verträgen auch für die Kommunen Vorteile bringen kann. Bei Nutzung dieser Möglichkeit können Lizenzen zwischen den Beteiligten problemlos verschoben werden. Außerdem können auch bei kleineren Stückzahlen Vertragsvarianten genutzt werden, die sonst eine Mindestmenge voraussetzen. Die gewonnenen Erkenntnisse werden nun jeweils intern ausgewertet, das weitere Vorgehen soll dann später abgestimmt werden. Jörg Gilgen Telefon (05 11)

4 Veranstaltungen 10 Jahre Connect Das heißt engagierte Zusammenarbeit aller mit dem Thema Fahrplanauskunft beteiligten Verkehrsunternehmen und -verbünden, sowie der Aufgabenträger in Niedersachsen/Bremen, um Fahrplaninformationen flächendeckend für Fahrplanauskünfte zur Verfügung zu stellen. Bei einer Veranstaltung am in Braunschweig wurde durch Busse aus Oldenburg, Göttingen, Bremen, Wolfsburg, Braunschweig und Hannover die regionale Zusammenarbeit verdeutlicht. Der Mobilitätsbereich der HannIT AöR ist IT-Dienstleister der Connect- Fahrplanauskunft GmbH, einer 40% Tochter der Region Hannover. Mit ca. 90 Gästen aus allen Regionen Niedersachsens und Bremen und Vertretern anderer Bundesländer wurden die vergangene Entwicklung und zukünftige Herausforderungen (Informationen über Handy-Apps, Realtime usw.) intensiv diskutiert. Natürlich gehörte dazu auch ein bisschen Stallgeruch! So fand die Tagung bei der Braunschweiger Verkehrs AG im Tramdepot mit einer historischen Straßenbahn als Rednerpult statt. Vorträge zu diesen Themen hielten Herr Roth, Wirtschaftsdezernent der Stadt Braunschweig, Herr Staatsrat Golasowski vom Senator für Umwelt, Bau, Verkehr aus Bremen, Herr Wyderka vom Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr, Herr Opalka Geschäftsführer der VNO, Herr Zipfel, Geschäftsführer der Connect GmbH, Herr Roß vom VBB und Herr Prof. Dr. Menzel vom Institut für Verkehrsmanagement der Ostfalia Hochschule. Connect ist ein Zusammenschluss von neun Verkehrsunternehmen und Aufgabenträgern mit dem Ziel, für die Länder Niedersachsen/Bremen den kompletten Fahrplandatenbestand des öffentlichen Nah- und Fernverkehrs zusammen zu tragen, zu einem Gesamtdatenpool zu integrieren und diesen Pool für die beteiligten Fahrplanauskunftsysteme zur Verfügung zu stellen. v. l.: Herr Koch, VDV-Vizepräsident, und Herr Wyderka, Nds. Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Verkehr Und noch was Neues? Die Zugriffe zur Fahrplanauskunft der Connect-Partner steigerte sich bisher jedes Jahr. War 2010 mit seinem kalten Winter noch zu toppen? Mit 37,3 Mio. Abrufen hatten wir 2011 wieder ein Wachstum von 6%. Die Abrufzahlen der DBAG und anderer Länder, die unsere Daten nutzen, sind dabei nicht enthalten. Zugriffe auf die Fahrplanauskunft Karl-Günter Zipfel Telefon (05 11)

5 Veranstaltungen Kompetenz durch Vernetzung, Telefon (05 11) lautete das Motto der diesjährigen Multikonferenz Wirtschaftsinformatik (MKWI) in Braunschweig und HannIT stellte zusammen Connect und der Firma Spiekermann, den bei HannIT AöR entwickelten und betriebenen Connect-WMS (Web-Map-Service)-Haltestellenlayer vor. Verknüpfung der Fahrplanauskunft mit dem Fahrtzweck durch den Connect-WMS (Web-Map-Service)-Haltestellenlayer ist eine der neuen Ausrichtung der Connect GbR; bzw. der Connect Fahrplanauskunft GmbH. HannIT hat diese Entwicklungen maßgeblich umgesetzt und hostet heute die WMS-Haltestellenlayer für die Bundesländer Niedersachsen, Bremen, Schleswig-Holstein und Baden-Württemberg, sowie der Verkehrsgemeinschaft Münsterland/Verkehrsgemeinschaft Ruhr-Lippe (VGM/VRL). Das Bild zeigt Jörg Bierwagen (Entwickler im Bereich Mobilität bei HannIT) bei seinem Vortragsteil im Hörsaal der Universität Braunschweig. Damit konnte einem breiten Publikum aus Wissenschaftlern und Praktikern der WMS-Haltestellenlayer für Internetkartensysteme zur Visualisierung von Haltestellen vorgestellt werden. Eine gute Erreichbarkeit mit Nah- und Fernverkehr ist ein wichtiger Standortfaktor. Deshalb sollten Verwaltungen, Unternehmen usw. diese Information als eine wertvolle Ergänzung mit in Ihren Internetauftritt integrieren. Für Jörg Bierwagen Verwaltungen, Unternehmen, usw. die auf ihren Internetseiten interaktive Karten einsetzen, besteht damit die Möglichkeit, kostenfrei zusätzlich Haltestellen von Bussen und Bahnen mit anzuzeigen. Die Haltestellen in der Nähe der jeweiligen Verwaltungen oder Unternehmen sind sofort zu sehen und mit einem Klick können die Fahrtmöglichkeiten durch Links auf die Fahrplanauskunft abgerufen werden. Die eigene Gestaltung der interaktiven Karte bleibt bei der Einbindung des Layers voll erhalten. Ziel ist es, technologisch einfach und mit geringem Zusatzaufwand, ergänzend zu den eigenen Inhalten, die Fahrtmöglichkeiten im Nah- und Fernverkehr mit darstellen zu können. 17. Niedersächsische Städteversammlung in Hitzacker Zukunft vor Ort gestalten Ilona Strehl Telefon (05 11) Rund 400 niedersächsische Bürgermeister und Ratsmitglieder zählte das Präsidium des Niedersächsischen Städtetags (NST) auf seiner 17. außerordentlichen Städteversammlung am 13. und 14. März 2012 in Hitzacker an der Elbe. Im Mittelpunkt der Debatte standen die Themen Kinderbetreuung im Vorschulalter, Schulpolitik, Jugendhilfe, Ehrenamt, Migration und Integration sowie Seniorenpolitik. Die Beschlüsse dazu mündeten in die Resolution Zukunft vor Ort gestalten Thesen zur Sozialpolitik in Städten, Gemeinden und Samtgemeinden. Vor Veranstaltungsbeginn und in den Sitzungspausen strömten die Teilnehmerinnen und Teilnehmer in die Ausstellung, wo der auch die Hannoverschen Informationstechnologien ihren Messestand aufgebaut hatten. Bei ausführlichen Gesprächen konnten Steffen Plapper, Kundenberater bei HannIT, Rainer Schnese und Ilona Strehl den Besuchern das Leistungsspektrum und die Schwerpunktthemen von HannIT im Detail erläutern. v. l. Rainer Schnese, stellv. Vorstand von HannIT, und Steffen Plapper, Kundenberater 05

6 Veranstaltungen ITIL Zertifizierungen durchgeführt Grundausbildung in Best-Practices Im vergangenen Oktober und November hat HannIT ITIL-Schulungen durchführen lassen. 12 neuen Kolleginnen und Kollegen von HannIT, die bisher noch keine ITIL-Foundation erlangt hatten, nahmen teil. Erstmalig haben wir eine Teilnahme auch unseren Trägerkommunen angeboten. Acht Personen aus 6 Kommunen haben teilgenommen. Ein Indiz dafür, dass das Thema auch weiterhin Bedeutung für die EDV hat. In jeweils 3 Unterrichtstagen wurde durch einen externen Trainer geschult, aber auch nach Feierabend haben viele das umfangreiche Schulungsmaterial weiter durchgearbeitet. Am Ende des dritten Tages schloss sich jeweils eine Prüfung durch die EXIN (eines der für die ITIL-Zertifizierungen akkreditierten Institute) an. Die Mehrheit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer (was über dem Durchschnitt liegt), hat die Prüfung erfolgreich absolviert und ist nunmehr Inhaber einer Zertifizierung sich ITIL V3 Foundation. Einen herzlichen Jörg Gilgen Glückwunsch von HannIT an alle Ausgezeichneten! Telefon (05 11) Vitako-Arbeitsgruppe Geodaten Am tagte mit mehr als 20 Teilnehmern die Vitako Arbeitsgruppe Geodaten der VITAKO (Bundes-Arbeitsgemeinschaft der kommunalen IT-Dienstleister e.v.) bereits zum sechsten Mal bei HannIT. Die Vorträge des Tages galten den Themen: Betriebsmodell GDI-DE Geodaten in der Cloud Open Data Business-Intelligence-Anwendungen BI meets Geoinformation Mechthild Smolinksi Telefon (05 11) HannIT.de Ankündigung ESRI-Anwendertreffen Norddeutschland 2012 Am 10. Mai 2012 richtet HannIT in den Räumen der Region Hannover das diesjährige Treffen der norddeutschen ESRI- Anwender aus. Die erwarteten über 100 Teilnehmer aus verschiedenen Behörden und Institutionen Norddeutschlands werden in mehreren Vortragsblöcken Erfahrungsberichte anderer Anwender, Berichte über interessante GIS-Projekte, Neuigkeiten von ESRI und einiges mehr hören. Die Pausen haben sich für den persönlichen Erfahrungsaustausch unter den Anwenderinnen und Anwender bewährt. Die ganztägige Veranstaltung ist für die Teilnehmer kostenfrei. Wie immer werden einige GIS-Firmen im Rahmen einer kleinen Ausstellung Gelegenheit haben, sich und ihre Leistungen zu präsentieren. Weitere Informationen sind unter erreichbar. Sie werden dort auch zu der aktuellen Tagesordnung und zur Anmeldung gelangen. HannIT freut sich auf Ihre Teilnahme. Mechthild Smolinksi Telefon (05 11) HannIT.de 06

7 Projekte Klare Entscheidungen 2012 startet mit klaren Entscheidungen zum Prozessmanagement in der Region Visualisierung eines Prozesses Das Thema Prozessmanagement ist für die öffentliche Verwaltung von steigendem Interesse. Ein Grund dafür ist darin zu sehen, dass Verwaltungsprozesse zunehmend komplexer werden und häufig Team- bzw. Abteilungsgrenzen oder sogar Verwaltungsgrenzen überschreiten. Weitere Gründe liegen in der Automatisierung von Abläufen, im zunehmenden Kostendruck und auch in der Notwendigkeit das Wissen über die Geschäftsabläufe zu dokumentieren und damit zu sichern. Gerade dem letzten Punkt kommt angesichts der demografischen Entwicklung eine besondere Bedeutung zu. Es gibt also viele gute Gründe sich mit dem Thema Prozesse/ Prozessmanagement auseinander zu setzen. Die Aufnahme, Analyse und Bewertung von Arbeitsabläufen gehörte schon seit jeher zum Handwerkszeug eines Organisators. Hier schlummern erhebliche Möglichkeiten, die bisher vielerorts weitgehend ungenutzt blieben. Geschäftsprozesse sollen möglichst effizient, wiederholbar bei gleich guter Qualität und kostengünstig erbracht werden. Da die wesentlichsten Prozesse aber in der Regel von verschiedenen Verwaltungen für identische Dienstleistungen ausgeführt werden, ist eine Zusammenarbeit naheliegend. Es hat sich auch in der Praxis gezeigt, dass optimierte Arbeitsabläufe den Mitarbeitern ein verbessertes, übersichtlicheres und strukturiertes Arbeiten ermöglichen und erheblich zur Arbeitszufriedenheit beitragen. In einer Veranstaltungsreihe für Führungskräfte der Träger der Kommunalen Anstalt HannIT in 2011 wurde deshalb über die aktuellen Entwicklungen in den verschiedenen Ebenen vom Bund bis zu den Kommunen berichtet und ein Weg für das weitere gemeinsame Vorgehen abgestimmt. Die Teilnahme von vielen Fach- und Führungskräften aus den 20 Kommunen und der Region Hannover zeigte das große Interesse an diesem Thema. Die Prozessbetrachtungen innerhalb der Region und der Kommunen sollen dazu beitragen, dass Arbeitsabläufe hinterfragt werden ( machen wir doch schon immer so ) um diese, wenn notwendig, zu verbessern für den Mitarbeiter ein optimiertes Arbeiten zu ermöglichen Arbeitsunterstützung durch geeignete EDV zu generieren die Flaschenhälse von Vorgängen deutlich zu machen und zukünftig helfen, sie zu vermeiden Die Transparenz von Arbeitsübergängen zwischen Abteilungen/Teams oder Region und Kommune zu verdeutlichen und zu verbessern optimale/minimale zeitliche Abläufe für den Bürger zu verwirklichen die Zufriedenheit für alle Beteiligten zu erhöhen Als ersten gemeinsamen Schritt werden daher sechs Städte, zwei Gemeinden und die Region Hannover drei Geschäftsprozesse aufnehmen (Istprozess), optimieren (Sollprozess) sowie analysieren, optisch darstellen (modellieren) und dokumentieren. Dazu erhalten die Beteiligten aus dem Bereich Organisation/Prozessmanagement eine Grundschulung, um eine gemeinsame Basis für die Workshoparbeit zu gewährleisten. Die Vernetzung der fachlichen Akteure sowohl aus der Organisation als auch aus den Fachbereichen spielt in diesen Workshops eine wichtige Rolle, damit auch ein interkommunaler Austausch der Prozesse gewährleistet wird und Schnittstellen zwischen den Kommunen und den Kommunen und der Region optimal gestaltet werden. Am Ende der Sommerpause werden dann die Ergebnisse allen Kommunen der Region Hannover vorgestellt und weitere Schritte in Richtung eines gemeinsamen Prozessregisters vereinbart. Die Erstellung einer Wissensdatenbank mit allen notwendigen zusätzlichen Informationen (Gesetze, Vordrucke etc.) kann vereinbart werden. Insbesondere aber die Umsetzung der neu modellierten Prozesse in den realen Arbeitsalltag wird ein interessantes Diskussionsthema werden. Auch bundesweit hat das Thema Prozessmanagement an Priorität gewonnen. Mit der Erstellung einer Nationalen Prozessbibliothek (NPB), die Prozesse aus allen Verwaltungsebenen (intern und extern) sammeln und zur Verfügung stellen soll, wird deutlich, dass mit der Bündelung von vorhandenen Erfahrungen, Teilung, Mehrung und Austausch des vorliegenden Wissen die gemeinsame Zusammenarbeit verbessert wird und erhebliche Telefon (05 11) Anja Schipplick Synergieeffekte erzielt werden. 07

8 Projekte Neue Software Wechsel des Archivsystems bei der Landeshauptstadt Hannover in der KFZ-Zulassung Seit dem 7. Dezember 2011 wird in der KFZ-Zulassungsstelle der Stadt Hannover die Dokumentenmanagement- und Archivierungssoftware OS ECM der Firma OPTIMAL SYSTEMS eingesetzt. Durch die Zulassungsstelle der Stadt Hannover werden für die Einwohnerinnen und Einwohner Hannovers jährlich ca Neu-, Ab- und Ummeldungen durchgeführt. HannIT archiviert die Zulassungsvorgänge bereits seit Ende Das alte System wurde durch eine Lösung von OPTIMAL SYSTEMS ersetzt. Im Rahmen eines detailliert ausgearbeiteten Umsetzungskonzeptes wurde ein Datenvolumen von ca. 280 Gigabyte in das neue Archiv OS ECM migriert. Insgesamt wurden über Altvorgänge (ca. 1,1 Mio. Dokumente) erfolgreich übertragen. Die Umstellung auf das neue Produkt verlief erwartungsgemäß störungsfrei. Am ersten Tag wurden bereits 862 neue Vorgänge bearbeitet und gescannt. Sebastian Plog Telefon (05 11) EFA Der Trend geht zur mobilen Auskunft Auch im vergangen Jahr 2011 sind die Abrufzahlen bei Elektronischen Fahrplanauskunft (EFA) leicht gestiegen. Auf Grund des gemäßigten Winterwetters sind die auffälligen Spitzen des Vorjahres ausgeblieben. Der Jahresmittelwert lag bei 5,4 Millionen Abrufen/Monat und damit etwa 7,5 Prozent über dem Vorjahreswert. Besonders auffällig sind allerdings die Verschiebungen bei den genutzten Medien. So hat es eine erhebliche Steigerung durch Mobiltelefone, bedingt durch die starke Verbreitung der Smartphones, gegeben. Von 12 % im Januar stieg der Anteil der mobilen Auskünfte auf 20 % im Dezember. Ludwig Kleintje Telefon (05 11) Efa-Statistik

9 projekte Neue APP für die Fahrplanauskunft EFA GVH Fahrplan App: Einfach schnell kostenlos! Ob Android, ipad oder iphone, die Darstellung und Funktionalität ist immer gleich Der Großraum-Verkehr Hannover hat auf die steigende Nachfrage nach Auskünften über mobile Geräte reagiert und HannIT beauftragt, eine APP für iphone und Androidgeräte zu entwickeln und zu betreiben. Seit Ende Februar sind diese APPs im App-Store und Android-Market (jetzt google play ) abrufbar. Die ersten Zahlen sind vielversprechend. Was kann die GVH Fahrplan App? Anzeige einer Abfahrtstafel oder einer Verbindung von A nach B in einem Modul Die Züge der DB Regio und metronom werden auch mit aktuellen Fahrzeiten (in Echtzeit) angezeigt Fahrpreisanzeige für Verbindungen im GVH-Gebiet Sonderverkehre, Umleitungen u.ä. werden für die Auskunft berücksichtigt und als Text beschrieben Auskünfte für ganz Niedersachsen und Bremen Festlegung der aktuellen Position durch interne Standortbestimmung oder durch Karteneingabe Dynamisch erzeugte Umgebungs- und Übersichtskarten Speichern von Favoriten für Haltestelle, Adresse, geortete Position oder Verbindung Speichern der Verbindungen im Kalender Direktes Buchen von RufTaxi und RufBus Einfache und intuitive Bedienung Gemeinsam mit dem Softwarehaus Projektionisten GmbH wurde besonderes Augenmerk auf eine klare und kontrastreiche Darstellung gelegt. Die Ergebnisse sollen mit möglichst wenigen Fingertipps erreicht werden. Die Nutzung soll leicht und intuitiv sein. In wieweit das gelungen ist, können Sie selbst testen. Den direkten Zugang finden Sie unter Mit dem QR-Code können Sie die APP schnell auf Ihr Smartphone holen. Anregungen und Bewertungen der GVH Fahrplan-App tragen zur permanenten Weiterentwicklung und Verbesserung bei. Feedback bitte an Carsten Thelen Telefon (05 11)

10 projekte Adicom ist auch in Algermissen im Einsatz Gutes setzt sich durch! Ein Modell des Zeiterfassungsterminals Die Gemeinde Algermissen liegt etwa 25 Kilometer südöstlich von Hannover und gehört zum Landkreis Hildesheim. Sie ist bereits seit einiger Zeit Kunde von HannIT. Im vergangenen Jahr haben die Verantwortlichen vor Ort Interesse an einem Programm für die Zeiterfassung bekundet. So kam es im April 2011 zu einem ersten Gespräch bei HannIT, in dem unser Zeiterfassungssystem Adicom Vertretern der Gemeinde Algermissen vorgestellt wurde, mit Erfolg, wie sich später herausstellen sollte. Dank der Variabilität des Programms ist es möglich, auf die speziellen Kundenwünsche gezielt einzugehen und es individuell anzupassen. Somit entschied sich die Gemeinde Algermissen für Adicom. Im Juli startete dann die Vorbereitung der Umstellung auf das das neue Programm. Es wurde festgelegt, welche Funktionen aus dem Programm vor Ort genutzt werden sollten. Die Gemeindeverwaltung entschied sich für die Variante, dass die Mitarbeiter, die ihre Arbeitszeit elektronisch erfassen, einen Webzugriff auf ihr Zeitkonto haben. Das war mit dem vorher genutzten Programm nicht möglich gewesen. Die Software, die Daten sowie die Zugriffe werden bei HannIT verwaltet und mittels Terminalserververbindung allen Beteiligten zur Verfügung gestellt. Außerdem kommt in Algermissen auch das mehrstufige Genehmigungskonzept zum Einsatz. Das bedeutet, dass die Mitarbeiter Urlaubs und Zeitausgleichsanträge über das Programm beantragen. Auf elektronischem Wege gelangt der Antrag dann zunächst zur Vertretung und anschließend zur Führungskraft, die dann zustimmen oder ablehnen kann. Der Papier-Urlaubsantrag entfällt somit für die Stempler. Neben der Arbeitszeiterfassung wird somit auch das Urlaubsbudget mittels Adicom verwaltet. Schließlich wurden die Anforderungen der dort gültigen Dienstvereinbarung zur Zeiterfassung angepasst und die Benutzer samt Zeit und Genehmigungsmodellen angelegt. Gleichzeitig erhielt ein neues Zeiterfassungsterminal seinen Platz im Eingangsbereich, so dass die Mitarbeiter im Rathaus seit November ihre neue Zeiterfassung nutzen können. Nach erfolgter Schulung der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sowie der Führungskräfte durch HannIT kann seit Anfang des neuen Jahres auch in Algermissen über das Genehmigungsverfahren der Urlaub in Adicom geplant und genehmigt werden. Rolf-Detlef Schmitz Telefon (05 11) Wissensmanagement mit Mediawiki Im Service Personal und Organisation und im Fachbereich Soziales der Region Hannover wurde als Pilot ein Informationsund Wissensmanagementsystem auf Basis von Mediawiki eingeführt. Mediawiki bildet auch die softwaretechnische Basis für das allseits bekannte Online-Lexikon Wikipedia. Einer der wesentlichen Gründe für die Einführung bestand darin, die Einarbeitung von neuem Personal zu erleichtern. Mit dieser Form der Dokumentation kann auf einfachem Weg damit erreicht werden, dass vorhandenes Wissen nicht an einzelne Personen gebunden wird und damit nicht verloren geht, wenn Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter das Team verlassen. Das Wiki bietet im Gegensatz zur hierarchischen Teamordnerstruktur andere Möglichkeiten der strukturierten Ablage von Daten und der teamübergreifenden Zusammenarbeit. Daten können wie in einem Netz auf verschiedenen Wegen 10

11 Projekte verknüpft werden. Das bedeutet, dass fachlich zusammenhängende Informationen miteinander verknüpft werden können, aber auch die Organisationsstruktur kann widergespiegelt werden. Das Wiki bietet die Möglichkeit der Wissensweitergabe durch Formulierung von Artikeln über einen MS-Word ähnlichen Editor. Der Vorteil liegt darin, dass alle Interessierten gemeinsam an den Inhalten arbeiten können. Dies fördert die Qualität der hinterlegten Informationen. Die Nutzungsschwelle ist bei diesem System sehr niedrig, da einfach über den Webbrowser (Internet Explorer) gearbeitet werden kann. Es sind keine Programmierkenntnisse oder Extraprogramme notwendig. Kein stundenlanges Suchen mehr Die Volltextsuche ermöglicht das einfache Auffinden von Inhalten über eine Schlagwortsuche auch innerhalb von Dokumenten wie PDFs oder MS-Office -Formaten. Immer up-to-date mit der Artikelbeobachtungsfunktion Benutzer können für sich interessante Artikel abonnieren und werden automatisch per über Änderungen informiert. Jan Dörries Telefon (05 11) Am Anfang war das Wohngeld Der Bereich Wohngeld war im Jahr 1999 der erste unter dem Dach der HannIT, in dem die Ablösung des alten Großrechnerverfahrens betrieben wurde. Dieses mündete 2001 in das Verfahren OK.SOZIUS, mit dem inzwischen 19 der 21 regionsangehörigen Kommunen arbeiten. Wir sind seit 11 Jahren mit OK.SOZIUS in Produktion, ein enorm langer Zeitraum für ein EDV-Verfahren. Jetzt ist es an der Zeit, sich einmal wieder auf dem Markt umzusehen. Nach einigen Diskussionen sowohl unter den Wohngeldsachbearbeitern als auch unter den Sozialamtsleitern wurde am 5. Dezember 2011 in einer Sitzung der Wohngeldstellen der regionsangehörigen Kommunen beschlossen, eine Projektgruppe zu installieren. Die Projektgruppe hat die Aufgabe, den Markt der Wohngeldprogramme zu v. l.: Regine Müller, 50.06, Rainer Schnese, HannIT, Sina Wehrhahn, Stadt Gehrden, Martina Fachmann, HannIT, Marita Flasbart, 50,06, Karin Kramer, Stadt Lehrte, Dirk Klages, Stadt Neustadt, Monika Schmalkuche, Stadt Laatzen erkunden und abschließend zu einer Empfehlung zu kommen: entweder eine Ausschreibung für ein neues Produkt durchzuführen oder festzustellen, dass wir weiterhin mit OK.WOBIS gut aufgestellt sind. Bis dahin wird die Projektgruppe im Verlauf des Jahres 2012 viel zu tun haben. Zunächst wird ein Anforderungsprofil erstellt und mit Bewertungsfaktoren versehen. Anschließend werden dann Programmanbieter zu Präsentationen ihrer Produkte eingeladen, die anhand des Anforderungsprofils bewertet werden. Ende 2012 soll das Projekt Markterkundung abgeschlossen sein. Erfreulich ist, dass sich spontan viele Wohngeldsachbearbeiterinnen zur Mitarbeit in der Projektgruppe gemeldet haben, so dass wir eine breit aufgestellte Gruppe mit SachbearbeiterInnen sowohl aus kleinen wie großen Bewilligungsstellen haben, die ihre unterschiedlichen Bedürfnisse und Sichtweisen einbringen können. Auch die Fachaufsicht Wohngeld der Region Hannover, Marita Flasbart und Regine Müller, haben ihre Mitarbeit zugesagt, so dass die Projektgruppe auch rechtlich auf der sicheren Seite sein kann. Martina Fachmann Telefon (05 11)

12 Projekte HannIT startet ITSM-Tool EcholoN Ihre Anfrage XY wurde unter der Vorgangsnummer HannIT aufgenommen. So oder so ähnlich lautet die automatisch generierte Antwort-Mail unseres ITSM- Tools EcholoN, die Ihnen bei Anfragen (telefonisch oder per ) an die Fachanwendungsbetreuungen oder den Service Desk zugesandt werden. Für Sie bedeutet das nichts anderes als: Ihre Nachricht ist angekommen und wird bearbeitet. Bereits in der Vergangenheit hatten wir mehrfach über verschiedene Entwicklungsphasen von EcholoN berichtet zum Beispiel über die Prozesserstellung und den anschließenden Testbetrieb. Seit knapp einem Jahr ist es nun soweit: das ITSM- Tool ist fertiggestellt, erfolgreich eingeführt und wird von allen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der HannIT genutzt. Einige Zahlen zur Veranschaulichung: Monat für Monat werden etwa Vorgänge erstellt und im Jahr 2011 sind über Mails in das und aus dem System gesendet worden. Die Einsatzmöglichkeiten und Leistungen von EcholoN sind sehr vielfältig. So werden in einer Datenbank, der sogenannten CMDB, nicht nur sämtliche Informationen über Hard- und Software sondern auch über Kunden, Anwender, Lieferanten und Servicefirmen gespeichert und bereitgestellt. Darüber hinaus dient es auch der Vorgangsbearbeitung. Bei Eingang einer Störungsmeldung oder einer Anfrage wird in der Regel ein Vorgang angelegt, unter dem alle relevanten Informationen, zum Beispiel aus Telefongesprächen oder s, zusammengefasst werden. Zwar entsteht durch die Erfassung zunächst ein Mehraufwand, der sich aber aufgrund der schnelleren und transparenten Bearbeitung mehrfach bezahlt macht. Insbesondere beim Wechsel des Bearbeiters, denn mit EcholoN hat jeder Nutzer jederzeit Zugriff auf die gesammelten Informationen und kann nachvollziehen, wer was gemacht, geplant, verabredet hat oder was die nächsten Schritte sind. Allerdings wird nicht für jede Anfrage ein Vorgang erstellt. Kann beispielsweise ein Problem bereits telefonisch gelöst werden, ist meist ein eigener Vorgang nicht erforderlich. Es sei denn, es wird zu einem späteren Zeitpunkt mit weiteren Aktionen gerechnet oder die entwickelte Lösung soll als Musterlösung dokumentiert werden. Für das Jahr 2012 sind zudem zusätzliche Erweiterungen für EcholoN in Planung: Zum einen sollen Informationen aus den Vertragsdaten unserer Kunden eingepflegt werden, so dass bei der Bearbeitung sofort die Rahmendaten vorliegen zum Beispiel vereinbarte Services oder Reaktions- und Servicezeiten. Des Weiteren geht das neue Kundenportal online. Kunden haben so zukünftig die Möglichkeit selbständig Vorgänge zu erstellen sowie den Status aufgegebener Vorgänge einzusehen. Wir sind uns sicher, dass auch dieser Service eine bedeutende Arbeitserleichterung für alle Beteiligten darstellen wird. Carsten Schmidt, Sabine Schramm Jörg Gilgen Telefon: (05 11) So sehen Sieger aus! Hallenfußball der Betriebssportgemeinschaft der Region Hannover Eine teamübergreifende Zusammenarbeit ganz anderer Art spielte sich am 17. März 2012 ab. Das von der Betriebessportgemeinschaft der Region Hannover ausgerichtete Hallenfußballturnier wurde von sechs fußballbegeisterten Mitarbeitern der HannIT in den firmeneigenen Farben gewonnen. Regionspräsident Hauke Jagau überreichte den Wanderpokal Fachbereichspokal 2012 nach dem 2:1 Erfolg gegen die Spielgemeinschaft Berufsbildende Schulen (BBS) Burgdorf- Lehrte/Team Zentrale Fachbereichsangelegenheiten Soziales (50.08) im Finale. Zusätzlich wurde Jens Schlayer als bester Torschütze und Matthias Wittmann als bester Torhüter ausgezeichnet. v. l.: Eduard Giesik, Daniel König, Tobias Hiber, Matthias Wittmann, Jens Schlayer und Alireza Samadaei 12

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