Outsourcing 2.0. Druck- und Dokumentenservice außer Haus und doch ganz nah

Transkript

1 Outsourcing 2.0 Druck- und Dokumentenservice außer Haus und doch ganz nah

2 Agenda! Outsourcing 1.0 WWK ein Auftraggeber mit Erfahrungen Rückblick auf die letzten 10 Jahre Erfolge, Erkenntnisse und Entwicklungen! Outsourcing WWK ein Auftraggeber mit Ansprüchen Q uantität Qualität Verfügbarkeit und Flexibilität und der Datenschutz! außer Haus WWK und Drucken, eine echte Fernbeziehung Bekenntnis zum Outsourcing (buy don t make) 1! und doch ganz nah technische und organisatorische Nähe Regionale Nähe. Betriebs- und Datensicherheit wie im Eigenbetrieb. Inhalieren der WWK spezifischen Anforderungen.

3 Agenda! Outsourcing 1.0 WWK ein Auftraggeber mit Erfahrungen Rückblick auf die letzten 10 Jahre Erfolge, Erkenntnisse und Entwicklungen! Outsourcing WWK ein Auftraggeber mit Ansprüchen Quantität Qualität Verfügbarkeit und Flexibilität und der Datenschutz! außer Haus WWK und Drucken, eine echte Fernbeziehung Bekenntnis zum Outsourcing (buy don t make) 2! und doch ganz nah technische und organisatorische Nähe Regionale Nähe. Betriebs- und Datensicherheit wie im Eigenbetrieb. Inhalieren der WWK spezifischen Anforderungen.

4 Agenda! Outsourcing 1.0 WWK ein Auftraggeber mit Erfahrungen Rückblick auf die letzten 10 Jahre Erfolge, Erkenntnisse und Entwicklungen! Outsourcing WWK ein Auftraggeber mit Ansprüchen Quantität Qualität Verfügbarkeit und Flexibilität und der Datenschutz! außer Haus WWK und Drucken, eine echte Fernbeziehung Bekenntnis zum Outsourcing (buy don t make) 3! und doch ganz nah technische und organisatorische Nähe Regionale Nähe. Betriebs- und Datensicherheit wie im Eigenbetrieb. Inhalieren der WWK spezifischen Anforderungen.

5 Agenda! Outsourcing 1.0 WWK ein Auftraggeber mit Erfahrungen Rückblick auf die letzten 10 Jahre Erfolge, Erkenntnisse und Entwicklungen! Outsourcing WWK ein Auftraggeber mit Ansprüchen Quantität Qualität Verfügbarkeit und Flexibilität und der Datenschutz! außer Haus WWK und Drucken, eine echte Fernbeziehung Bekenntnis zum Outsourcing (buy don t make) 4! und doch ganz nah technische und organisatorische Nähe Regionale Nähe. Betriebs- und Datensicherheit wie im Eigenbetrieb.

6 5 WWK-Zentraldirektion München

7 Fakten! 1884 von Anton Löweneck gegründet als Witwen- und Waisen-Kasse des Reichsund Staatsdienstpersonals! die WWK Lebensversicherung a. G., ein Versicherungsverein auf Gegenseitigkeit! Sitz der Zentraldirektion ist München! deutschlandweite Außenstellen 6! ca. 1 Millionen Kunden in Deutschland! Serviceversicherer

8 Unternehmensmaxime! oberste Vertretung ist die Mitgliedervertreterversammlung! die Gesamtheit der Mitglieder (Versicherten) bildet den Versicherer! auf Grund der Rechtsform müssen keine Dividenden an Aktionäre ausgeschüttet werden! alle Überschüsse gehen an die Mitglieder 7! Membership-Value-Gedanke

9 8 Die Unternehmen der WWK

10 Outsourcing V1.0 Rel (bzw.1999) Einkauf Betrieb Material-Lager Buchhaltung Aus-/Auflieferung 9 Poststelle

11 Outsourcing V1.0 Rel (bzw.1999)! Drucksysteme und PNV übernimmt Einkauf der Druckdienstleister! Betrieb bindet den Druckdienstleister technisch an Betrieb! überwiegende manuelle Nachverarbeitung Material-Lager! einfachste Kuvertierungsregeln für Direktversand! Rücklieferung der Hauspost an Poststelle Aus-/Auflieferung Buchhaltung! > 50 WWK Materialien werden beim Druckdienstleister eingelagert 10! Portokasse wird eingerichtet Poststelle

12 Outsourcing V1.0 Rel Datenschutz Rechtsabteilung Betrieb Einkauf Revision Marketing Entwicklung Material-Lager Buchhaltung Aus-/Auflieferung DMS Poststelle 11 Fachbereiche der Zentraldirektion Versicherungsnehmer Vertriebsorganisationen Unternehmenssicherheit

13 Outsourcing V1.0 Rel ! Interaktion mit WWK DMS Marketing Einkauf Material-Lager Aus-/Auflieferung Rechtsabteilung Revision Buchhaltung! Auslandspost nimmt DMS zu Poststelle 12 Fachbereiche der! sstandort Zentraldirektion hat mittlerweile den dritten Besitzer (Site war zwischenzeitlich von einer Schließung bedroht) Betrieb! WWK Vertriebsinformationssystem erwartet spezifische Entwicklung Rückmeldungen! Entwicklung liefert laufend neue Druckanwendungen Unternehmenssicherheit Datenschutz! neue Verarbeitungsregeln! eine Fülle von Ausnahmeregelungen entsteht Versicherungsnehmer Vertriebsorganisationen

14 Outsourcing V1.0 Rel Unternehmenssicherheit Datenschutz Rechtsabteilung Betrieb Einkauf Revision Marketing Entwicklung Material-Lager Buchhaltung Aus-/Auflieferung DMS Poststelle 13 Fachbereiche der Zentraldirektion Versicherungsnehmer Vertriebsorganisationen

15 Outsourcing V1.0 Rel ! Druckdienstleister wird an SAP-MM angebunden Vertriebsorganisationen Betrieb Unternehmenssicherheit Material-Lager Entwicklung! Sortier- und Verteilregeln für die Hauspost werden geändert Aus-/Auflieferung Einkauf Datenschutz! Druckvorlagen werden geändert und reduziert! Weitere Varianten des Versicherungsscheins. Marketing Fertigung wird grundsätzlich hinterfragt Rechtsabteilung Buchhaltung Revision! Das und DMS Accounting ist auf dem Prüfstand Poststelle 14! ebeileger ersetzen Hardcopies Fachbereiche der Zentraldirektion Versicherungsnehmer

16 Outsourcing V1.0 Rel Unternehmenssicherheit Datenschutz Revision Betrieb Einkauf Rechtsabteilung Marketing Entwicklung Material-Lager Buchhaltung Aus-/Auflieferung DMS Poststelle 15 Fachbereiche der Zentraldirektion Versicherungsnehmer Vertriebsorganisationen

17 Outsourcing V1.0 Rel ! Bewertung aller Unternehmensrisiken Vertriebsorganisationen Betrieb Unternehmenssicherheit Marketing!! Accounting! Tracking Material-Lager Entwicklung! Druck- und Dokumentenservice wird neu ausgeschrieben Aus-/Auflieferung Datenschutz Rechtsabteilung! WWK-IT bereitet ISO Zertifikat auf der Basis von Einkauf Grundschutz vor! buy (don t make) Buchhaltung Revision 16 DMS Poststelle! Alle Verträge mit Druckdienstleistern werden gekündigt! kaufm. und rechtl. Anpassungen Fachbereiche der Zentraldirektion Versicherungsnehmer

18 Outsourcing V1.0 Rel ! Erbschaft ist ein analoges Druckkonzept Buchhaltung Vorsortierung des Schreibtischversands erfolgt für Gruppen Entwicklung Unternehmenssicherheit Datenschutz nachzulesen im Druck-RZ-Handbuch Vertriebsorganisationen Verarbeitungsanweisungen in Klarschrift Einkauf Auf Deck- oder Trennblättern Betrieb In der Fußzeile Material-Lager Marketing Im Dateinamen und Abteilungen nach Leitziffer Aus-/Auflieferung Rechtsabteilung Revision DMS Poststelle 17 Fachbereiche der Zentraldirektion Versicherungsnehmer

19 Outsourcing V2.0 Rel Unternehmenssicherheit Datenschutz Revision Betrieb Einkauf Rechtsabteilung Marketing Entwicklung Material-Lager Buchhaltung Aus-/Auflieferung DMS Poststelle 18 Fachbereiche der Zentraldirektion Vertriebsorganisationen Versicherungsnehmer

20 Outsourcing V2.0 Rel. 2010! Interaktion auf allen Ebenen! Papier ist der feste Buchhaltung Bestandteil der Geschäftsprozesse Entwicklung Unternehmenssicherheit Datenschutz Revision! Integration in Technik, Organisation und Strategie operatives Geschäft und Administration Einkauf Versicherungsnehmer Betrieb Material-Lager! Das Marketing Druckgut ist der Botschafter zwischen WWK und Kunde Aus-/Auflieferung Rechtsabteilung DMS Poststelle 19 Fachbereiche der Zentraldirektion Vertriebsorganisationen

21 Outsourcing V2.0 Rel. 2010! Konzeptionelle Neugestaltung! Automatisierung Unternehmenssicherheit Datenschutz Das Unterschiedliche von Gleichen Versicherungsnehmer! Kontrolle(n) Betrieb Marketing Technische Ereignisse Mengen und Inhalte Entwicklung Termine und Fristen Einkauf Material-Lager Aus-/Auflieferung Revision Buchhaltung Rechtsabteilung 20 DMS! Standardisierung Poststelle E i n Fachbereiche e n WWK der Standard definieren Zentraldirektion Ein durchgängig einheitliches Auftragsticket Vertriebsorganisationen

22 Outsourcing V2.0 Rel Buchhaltung Druckdienstleister ist Teil des gesamten Druck- und! Organisatorische Neugestaltung Serviceorientierung (vs. an Funktionen ausgerichtet) Unternehmenssicherheit Datenschutz Revision SLAs mit den Fachbereichen Zuständigkeiten intern neu geregelt Marketing Material-Lager Versicherungsnehmer Einkauf Rechtsabteilung Inhalt, Layout, Logistik ( Daten, Druckgut und Post), Betrieb Entwicklung Dokumentenservice Fertigung Berater Logistik Entwickler DMS Fachbereiche der Zentraldirektion Poststelle Aus-/Auflieferung Vertriebsorganisationen

23 Outsourcing V2.0 Rel. 2011! Technische Neugestaltung Unternehmenssicherheit Datenschutz Revision Betrieb Einkauf Rechtsabteilung Marketing Entwicklung Material-Lager Buchhaltung Aus-/Auflieferung DMS Poststelle 22 Fachbereiche der Zentraldirektion Vertriebsorganisationen Versicherungsnehmer

24 ICOM ProductionContol 23 Quelle: DV-Konzept der Océ Deutschland GmbH

25 Outsourcing V2.0 Rel ! Die WWK entwickelt ein digitales Druckkonzept Druckproduktion Unternehmenssicherheit Datenschutz E i n Verarbeitungsframework Vertriebsorganisationen Betrieb Ein Druckauftrag beschreibt Material-Lager sich selbst (SOLL-Liste PCL NOOPs) Marketing DV-Freimachung und Sortierung Fachbereiche der Zentraldirektion für alle PROD und TEST für HOST und lifestream Einkauf Entwicklung Nachverarbeitung (Beilagen, Aus-/Auflieferung Heften, Kuvert-in-Kuvert) Accounting DMS Versenden und Verteilen Poststelle Rechtsabteilung Buchhaltung Revision Vollautomatisierte Rückmeldungen aus der auf Sendungsebene (IST-Liste) Meldungen auf Blattebene auf Anforderung Versicherungsnehmer

26 Fazit! Die Anforderungen aus dem WWK Fachkonzept wurden vollständig erfüllt.! ICOM Dokustream, ICOM ProductionControl und Océ - COSMOS! harmonieren! laufen stabil und zuverlässig (ready 4 Revision)! erlauben Flexibilität! passen zur WWK! WWK Standard für den zentralen Druckoutput geschaffen 25! WWK neutralisiert die Schnittstelle zum Druckdienstleister

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

28 27! Sie dürfen alles Fragen

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