Prozessanalyse. 2. Entscheidungsgrundlagen. 3. Zusammenfassung

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1 Prozessanalyse INHALT 1. Umfang 2. Entscheidungsgrundlagen 3. Zusammenfassung 4. Ergebnisse und Empfehlungen 4.1. Operative Abteilungen 4.2. Marketing & Kommunikation 4.3. Vertrieb 4.4. Controlling, Einkauf und Vertragswesen 4.5. Berichtswesen 4.6. Mitarbeiter 4.7. Sonstiges

2 1. UMFANG DER PROZESSANALYSE Die Prozessanalyse wurde unter Maßgabe von folgenden Schwerpunkten im Back Office/Administrationsbereich durchgeführt: Optimierung von Arbeitsprozessen Bewertung der Outsourcing Partner und Lieferanten Berichtswesen und Kennzahlenmanagement Aufzeigen von Risiken Planung und Budgetierung (Business Plan) Empfehlungen basierend auf Nachhaltigkeit Informationsquellen aus der Kundenumgebung zur Erarbeitung der Empfehlungen; Interviews mit der Geschäftsführung und den Mitarbeitern Vor-Ort-Besichtigungen Daten und Fakten zu Unternehmen und Leistungen Arbeitsmaterialien Softwarepräsentation Berichtswesen 2

3 2. ENTSCHEIDUNGSGRUNDLAGEN Empfehlungen basieren zu einem großen Anteil auf den Ergebnissen der Mitarbeitergespräche. Unterschiedliche Aussagen von Mitarbeitern der gleichen Abteilung wurden hinterfragt und abgeklärt, um Missverständnisse im Vorfeld auszuräumen. Finanzielle Bewertungen basieren auf Industrie-Benchmarks Umfassende detaillierte Bewertungen, wie z.b. das Prüfen von Lieferantenverträgen, Bewertung von einzelnen Kostenpositionen Es wird ein Ampelsystem verwendet, um die Einführungszeit von Empfehlungen optisch zu indizieren: Grün: 1 bis 6 Monate Gelb: 7 bis 9 Monate Rot: 10 bis 12 Monate 3

4 3. ZUSAMMENFASSUNG 3.1. Verteilung der Arbeitszeit der interviewten Mitarbeiter (MA) Aufgabe MA 1 MA 2 MA 3 MA 4 Administration* 10% 10% 10% 0% Interne Meetings 10% 7.5% 10% 10% Kernkompetenz* 65% 82,5% 56% 70% Controlling* 5% 0% 20% 20% Mitarbeiter* 5% 0% 2% 0% Projekte* 5% 0% 2% 0% TOTAL 100% 100% 100% 100% *Definitionen Administration: Aufgaben, die der Mitarbeiter als Verwaltungsarbeiten empfindet und die nicht zu seinen Kernkompetenzen gehören. Kernkompetenzen: Aufgaben, die in einem ursächlichen Zusammenhang mit der Position des Mitarbeiters stehen, z.b. Vertrieb. Controlling: Aufgaben, die im Zusammenhang mit der Buchhaltung und dem Controlling stehen. Mitarbeiter: Aufgaben, die unmittelbar mit Mitarbeiterpflege in Zusammenhang stehen, z.b. Mitarbeitergespräche Projekte: Aufgaben, die zu Innovationen in der Abteilung führen. Nicht inkludiert sind z.b. Vertriebs- und Marketing Aktivitäten 3.2. Interpretation zur Verteilung der Arbeitszeit Gesamtbeurteilung... Aufgaben von Controlling und Einkauf, und administrativer Unterstützung werden innerhalb des Unternehmens aufgeteilt oder an Out Sourcing Partner vergeben. Es fehlt an einer Koordination, einer durchgängigen Fachkompetenz und somit einer entsprechenden Nachhaltigkeit, die somit die Möglichkeiten einer Effizienzsteigerung (z.b. Messbarkeit über Kennzahlen / Nutzung Software) einer Risikoabschirmung (z.b. Einkauf) einer Aufgabenverteilung nach Kompetenzen (z.b. Berichtswesen) entgegen stehen kann. 4

5 4. ERGEBNISSE UND EMPFEHLUNGEN 4.1. Operative Abteilungen Marketing & Kommunikation a. Webseite Eine regelmäßige Aktualisierung der Webseite findet nicht regelmäßig statt. Eine Optimierung von Suchwörtern findet im Text nicht statt. Überarbeitung der Texte, um eine Suchwörter-Optimierung zu erreichen Vertrieb a. Segmentierung / Berichtswesen In der Software des Unternehmens wird die Möglichkeit der Segmentierung nach Industrien Segmentstatus Buchungsursprung pro Kunde vorgenommen. Die Zuständigkeiten des Vertriebes richten sich nach Kunden und nach Segmenten. Es gibt keine standardisierten Auswertungen Abstimmung und Einführung einer auf die Vertriebsorganisation abgestimmten Segmentierung der Kunden, um ein standardisiertes Berichtswesen aufbauen zu können. Gegenwärtig wird das gesamte Berichtswesen im Vertrieb manuell erstellt und erlaubt keine kontinuierliche Vergleichbarkeit. b. Aktivitäten Planung Vertrieb Es gibt einen Aktionsplan Vertrieb pro Mitarbeiter (Beispiel Vertrieb JS) mit einer Definition von Aktivitäten. Abstimmung und Ableitung der Vertriebsaktivitäten der einzelnen Vertriebsmitarbeiter aus dem Businessplan mit klar definierten Zielen (teilweise vorhanden) und Zeitplan. Einführung eines Zeitintervals zum Abgleich der geplanten Aktivitäten zu den tatsächlichen Aktivitäten. Siehe bitte zusätzlich 4.5. Berichtswesen, Abschnitt c Business Plan. c. Schaffung eines Fact Sheets USP... 5

6 4.4. Einkauf und Vertragswesen a. Outsourcing Partner... b. Facility Management/Technische Betreuung... c Berichtswesen c. Business Plan Der Business Plan (Beispiel 2009) besteht aus Finanzübersicht (Jahresübersicht) Marketingplan (Darstellung der Ausgaben mit Erläuterung) Investitionsplan (Darstellung der Ausgaben mit Erläuterung) Marketing & Vertriebsplan (Übersichtliches Präsentationsformat) Finanzübersicht Monatliche Darstellung mit Jahressumme, angepasst an die Empfehlung Kostenstellenrechnung, vergleiche bitte auch Punkt... Marketing & Vertriebsplan Mitarbeiter a. Bonus Programm... c. Mitarbeiter Training Es wurde im Rahmen der Mitarbeitergespräche festgestellt, dass ein Bedarf an Training besteht. Es sind Inhalte gewünscht, die bei der Bewältigung des Tagesgeschäftes sinnvoll sind, wie z.b.... 6

7 4.7. Sonstiges a. Operative Einschränkungen durch bauliche Hindernisse Im Rahmen der Interviews wurden folgende Anmerkungen angegeben: Klimatechnik Fehlende Verdunklungsmöglichkeiten b. Versicherungen Gegenwärtig hält das Unternehmen eine Betriebshaftpflichtversicherung. Weitere Versicherungen waren im Rahmen der Bestandsaufnahme nicht zu ersehen. Empfehlungen: Es ist zu prüfen, ob für das Unternehmen zur Risikominimierung eine Betriebsunterbrechungsversicherung, sowie eine "Betriebsschließungsversicherung (Seuchen) sinnvoll ist. 7