Effizienz der kommunalen Infrastruktur am Beispiel Bauhof und Fuhrpark

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1 Effizienz der kommunalen Infrastruktur am Beispiel Bauhof und Fuhrpark September 2016

2 Ausgangssituation Gemeinden im Spannungsfeld Gemeinwohl und Sparmaßnahmen Gemeinwohl Kosteneffizienz Im Vordergrund steht als zentrale Aufgabe von Gemeinden das Gemeinwohl Trotzdem sollen Gemeinden möglichst kostendeckend wirtschaften. Effizienz Eine Kostensenkung ohne Abstriche am Gemeinwohl ist nur durch Effizienzsteigerungen möglich 1

3 Mögliche Probleme und Ansatzpunkte für die Durchführung von Effizienzmaßnahmen Beispiele für unausgeschöpfte Potentiale Mögliche Probleme / Ansatzpunkte Beispiele Kostenanstieg z.b. Plötzlicher Anstieg der administrativen Kosten Höhere administrativen Kosten im direkten Vergleich zu anderen Gemeinden / Städten Steuerung & Kontrolle z.b. Fehlende Kontrolle der Mitarbeiter und keine Bereichssteuerung Fehlende Steuerung der ablaufenden internen Prozesse Prozesse & Abläufe z.b. Fehlende Definition, Standardisierung und Effizienz interner Abläufe Probleme bei der Einführung neuer Prozesse Organisationsstruktur z.b. Probleme bei Entscheidungsbefugnisse und Schnittstellen Ineffizienter Aufbau der Organisation Qualität & Kundenzufriedenheit z.b. Probleme in Sachen Service und Qualität Niedrige Kundenzufriedenheit, Häufung von Kundenbeschwerden 2

4 Spannungsverhältnis zwischen Wettbewerbsfähigkeit und Gemeindewohlfunktion Verbesserungen mit Fokus auf den Erhalt des Gemeinwohls Aufgaben und Produkte Welche Leistungen sind mit welchem Standard in Zukunft erbringen? Welche Aufgaben sind zweck- und vollzugskritisch? Überprüfung Fremdvergabe (z.b. Wegenetz), bzw. Rückintegration vergebener Leistungen Verhältnis ad-hoc-aufgaben zu Routinetätigkeiten Prozesse (Admin.) Beschaffung Auftragsplanung und -steuerung Auftragsdisposition und -vorbereitung Betriebstechnik Wirtschaftliche und zweckmäßige Betrachtung von Investitionen in Fuhrpark und Betriebstechnik Kooperationsüberlegungen bei Fuhrpark und Werkstatt Personal und Qualifikation Aufgabenumfang Gewählte Standards Anteil der auf Bürger / Vereine / übertragbaren Aufgaben Anteil der Fremdvergaben Kooperation und Betriebsform Kooperation bei Einkauf und Beschaffung Gemeinsame Aufgabenplanung und steuerung Gebündelter Fahrzeugeinsatz Kooperation bei Personaleinsatz und - disposition 3

5 In fünf Schritten zur gewünschten Effizienzsteigerung Unsere bewährte Vorgehensweise in fünf Schritten Analyse der Ist-Situation Einbeziehung wesentlicher Führungskräfte Benchmarking Analyseergebnis / Auswertung Empfehlungen / Optimierungsmaßnahmen Auf Basis der Ist- Situation werden aussagekräftige Kennzahlen ermittelt Aufzeigen wesentlicher Kostentreiber Durchführung einer Kapazitätsanalyse Vertiefende Analysen Begehungen und bei Vor-Ort- Wirtschaftlichkeitsberechnungen Erarbeitung eines /Schwächeprofils Durchführung von Interviews mit Verantwortlichen Aufzeigen und Diskussion von Stärke- Verbesserungsmöglichkeiten Fremdvergleich mit ausgewählten Vergleichsgemeinden und im Stmk-Durchschnitt Auswertung der erhobenen Informationen Eruierung möglicher Optimierungsmaßnahmen (Kosten, Effizienz, Organisation & Qualität) Diskussion der Ergebnisse und Erkenntnisse mit der politischen Vertretung sowie den verantwortlichen Personen Die Analyseergebnisse sowie mögliche evaluierte Optimierungsmaßnahmen werden dem Auftraggeber und den politischen Vertretern der Gemeinde im Rahmen einer Gemeinderatssitzung präsentiert 4

6 8 kritische Erfolgsfaktoren aus unserer Erfahrung Berücksichtigung der 8 Erfolgsfaktoren ist für nachhaltige Maßnahmenumsetzung notwendig Jeder versteht und akzeptiert die zukünftige Ziele und ablaufenden Prozesse 1 Klare Ziele und Prozesse Richtige Tools 2 Standards und Tools für die Implementierungsphase 3 4 Wille (und Druck), sich selbst und sein Umfeld zu verändern Wille zur Veränderung Projektplanung und Ressourcen Struktur und Einhaltung der Projektplanung, sowie Ressourcenmanagement 6 5 Funktionierende Zusammenarbeit im Team und Teamgeist Teamwork Verantwortlichkeiten Klarheit über Zuständigkeiten und Verantwortungen 7 8 Transparenz über Abläufe und stetige Kommunikation Kommunikation Controlling Steuerung, sowie laufende Überprüfung und Evaluierung 5

7 Unsere Erfahrungswerte zeigen Potentiale bei der möglichen Vergabe von Leistungen Die richtige Wahl der Vergabeoption ist entscheidend Eine Option zur Kostenreduktion ist die Vergabe von einzelnen Leistungen an Dritte Die Gemeinde bleibt dabei Aufgaben- und Planungsträgerin Dritter übernimmt nur die Ausführung Dafür bieten sich verschiedene Optionen an: Vorübergehende Vergabe (Teilaufgaben) Längerfristige Vergabe (Teilaufgaben) Verbundlösung Komplette Vergabe Zuvor ausgewählte Kennzahlen ermöglichen eine interne sowie externe Kontrolle 6

8 Best-practice Beispiel Gemeindekooperationen Kosteneinsparungen durch gemeinsame Nutzung von Ressourcen Ähnlich eines Maschinenrings werden Ressourcen geteilt oder Aufgaben gemeinsam übernommen Gerade im Administrativen Bereich gibt es hier viele Möglichkeiten Die Anwendungsmöglichkeiten sind nahezu unbegrenzt Mehrere Möglichkeiten bieten sich dafür an: Beschaffungsmanagement Gemeinsame Lohnabrechnung Gemeinsame Bauverwaltung Viele weitere Möglichkeiten Gemeinsame Kostenrechnung Eine Kooperation von 15 Gemeinden in NÖ nutzt diese Einsparungsmöglichkeit bereits mit Erfolg 7

9 Rundum-Versorgung durch systematische Identifikation und Umsetzung von Potentialen Wir bieten Ihnen folgende Unterstützung bei Ihrem Projekt Wir unterstützen unsere Kunden bei der systematischen Identifikation von Potenzialen und deren Bewertung bei der Umsetzungsbegleitung der erarbeiteten Maßnahmen Mit unseren Lösungen zeigen wir Ihnen die Effizienzpotentiale mit den größten Auswirkungen Erarbeiten eines Maßnahmenkatalogs Aufbereitung und Abstimmung des gesammelten Katalogs anhand Nutzen und Priorität Aufbereitung der Entscheidungsgrundlage schaffen wir eine breite Basis für die Entscheidungsakzeptanz Transparenter Entscheidungsprozess Kommunikation an die Stakeholder Aufzeigen weiterführender Potenziale Bewahrung der Idee im Ideenspeicher helfen wir Ihnen bei der Umsetzung und Implementierung der Maßnahmen Festlegen von Umsetzungsmaßnahmen Prozessbegleitung für eine effektive Umsetzung Ständige Kontrolle und Evaluierung der Ergebnisse bereiten wir die Projektumsetzung vor Definition eines Budgetrahmens inkl. eines Grobprojektzeitplans Definition von Zuständigkeiten, Projektleiter Zu Verfügung Stellung der bereits vorhandenen Unterlagen und Recherchen Erfahren Sie mehr über potentielle Excellence Maßnahmen in Ihrer Gemeinde bei einem kostenlosen Erstgespräch 8

10 Veranstaltungshinweis Praxisworkshop Operational Excellence 08. November 2016 ab 9:00 Flughafen Graz, 8073 Feldkirchen/Graz Nachhaltige Effizienzsteigerung Optimieren Sie Ihr Unternehmen mit unserem Fitnessprogramm und schaffen Sie Freiraum für Innovationen und Wachstum durch mehr Effizienz Im Seminar lernen Sie... wie Sie differenziert Kosten senken ohne den»rasenmäher«auszupacken, wenn Marktdruck oder geänderte Rahmenbedingungen dazu zwingen... wie Sie Ihre Mitarbeiter für Effizienzsteigerungsprogramme ins Boot holen und sie motivieren, ihre Optimierungsideeneinzubringen... wie Sie Strukturen und Prozesse, in denen hohe Komplexität entstanden ist, schlanker machen... Freiraum für Wachstum, Innovation und neue Leistungen zu schaffen 9

11 Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihr Ansprechpartner für Fragen Dr. Hannes Oberschmid