Managementsystem der Stadt Rapperswil-Jona
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- Oskar Schenck
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1 Managementsystem der Stadt Rapperswil-Jona Hansjörg Goldener, Stadtschreiber Rapperswil- Jona Rapperswil-Jona 1
2 Rapperswil-Jona zweitgrösste Stadt im Kanton St. Gallen charmant und urban Perle am oberen Zürichsee Rapperswil-Jona 2
3 Rapperswil-Jona rund Einwohnerinnen und Einwohner 312 Verwaltungsmitarbeitende 479 Mitarbeitende der Schule Rapperswil-Jona 3
4 Vereinigung auf 1. Januar 2007 Zusammenführung verschiedener Kulturen = grosse Herausforderung eine Stadt eine Unternehmung Erscheinungsbild als identifikationsstiftendes Instrument Markenarchitektur Rapperswil-Jona 4
5 Markenarchitektur Rapperswil-Jona 5
6 politische Organisation grösste Stadt in der Schweiz ohne Parlament sieben Mitglieder im Stadtrat Stadtforum gut ausgebaute Partizipationsmöglichkeiten vernetztes Ressortsystem Rapperswil-Jona 6
7 Managementsystem Gemeindeordnung («Verfassung») Regierungsprogramm/Finanzleitbild effektive und effiziente Aufgabenerfüllung Rapperswil-Jona 7
8 Finanzleitbild Richtschnur für finanzpolitische Entscheide Rahmen für Erstellung von Finanzplänen und Budgets Querschnittthema Rapperswil-Jona 8
9 Finanzleitbild Erhaltung der finanziellen Handlungsfähigkeit «Schuldenbremse» Reserve für Aufwandüberschüsse von 20 Steuerprozenten anstreben Rapperswil-Jona 9
10 Elemente des Managementsystem Risikoanalyse Internes Kontrollsystem Qualitätsmanagement Leistungscontrolling Rapperswil-Jona 10
11 Regierungsprogramm Ausarbeitung auf Legislatur Grundlagen: Handlungsrichtlinien zur Vereinigung Handlungsrichtlinien partizipativ erarbeitet Gute Ausgangslage: «Wir bauen eine neue Stadt» Rapperswil-Jona 11
12 hohe Akzeptanz kaum Rückmeldungen aus Vernehmlassung Fundament wichtig = gemeinsame Vision Rapperswil-Jona 12
13 Risikoanalyse grundlegender Bestandteil des Managementsystems gemeinsame Ausarbeitung 2009 (auf Ressorts bezogen) Beizug externe Beratung Verabschiedung 2010 durch Stadtrat (Katalog mit ca. 100 Risiken) Rapperswil-Jona 13
14 Risikoanalyse jährliche Überprüfung (inkl. Aufnahme neuer Risiken) Kenntnisnahme Stadtrat bei Bedarf Aufträge an Ressorts wichtiges Führungsinstrument gesamtheitliche Betrachtung Frühwarnsystem Rapperswil-Jona 14
15 Internes Kontrollsystem (IKS) Minimierung der Risiken bei finanziellen Abläufen Einführung Mechanismen / Kontrollfunktionen Vorgabe des kantonalen Gemeindegesetzes Rapperswil-Jona 15
16 Projektauftrag durch Stadtrat erteilt Konzept ist Dienstanweisung Genehmigung 2012 durch Stadtrat Rapperswil-Jona 16
17 Hauptziele IKS wahrheitsgetreue Darstellung der finanziellen Lage Prozesse, welche Einfluss auf wesentliche Positionen der Rechnung haben Analyse auf Fehleranfälligkeit (Betragsanfälligkeit, Anzahl Buchungen) Rapperswil-Jona 17
18 Kontrollen dokumentieren (z.b. Inkasso Steuern, Gebührenerhebung) Grundlage bilden QM-Prozesse Stand: sukzessive Erarbeitung der Prozesse Rapperswil-Jona 18
19 Qualitätsmanagementsystem Ziele Ausrichtung auf den Kunden Mitarbeitende stehen im Vordergrund kontinuierliche Verbesserung optimale Zusammenarbeit mit Partnern umfassende Qualität Rapperswil-Jona 19
20 Qualitätsmanagementsystem Nutzen Stärkung Eigenverantwortung Steigerung Effizienz und Transparenz (klare Ablauforganisation) Regelung Aufgaben, Verantwortung und Kompetenzen Rapperswil-Jona 20
21 Image Instrument zur stetigen Verbesserung Bessere Resultate im Quervergleich (Benchmark) Rapperswil-Jona 21
22 Qualitätsmanagementsystem Teil zur Vorbereitung der Vereinigung Prozessverantwortliche bestimmt Stellenbeschreibungen erstellt Prozesse erarbeitet Prozesse zentral erfasst Grundlage für Arbeit in der neuen Stadt Qualität beginnt oben Rapperswil-Jona 22
23 Qualitätsmanagementsystem ständige Weiterentwicklung Teil Regierungsprogramm ISO-Zertifizierung als Ziel formuliert Rapperswil-Jona 23
24 GEVER Organisationsprojekt QM-Prozesse wichtige Grundlage Organisationsvorschriften durch Stadtrat genehmigt (Führung beginnt oben) Rapperswil-Jona 24
25 zuerst Einführung auf Stadtkanzlei/Bauverwaltung Ziel: flächendeckende Einführung (sofern keine Spezialapplikationen im Einsatz) Rapperswil-Jona 25
26 Leistungscontrolling Institutionen mit Leistungsaufträgen / Daueraufträgen der Stadt Unterscheidung in Wichtigkeit der Dienstleistungserbringung umfassendes Controlling bei wichtigsten Partnern Raster für jährliche Überprüfung ausgearbeitet Rapperswil-Jona 26
27 Leistungscontrolling Umfang Leistungscontrolling (wichtigste Punkte) Grundlage der Aufgabenübertragung Vorgaben an Reporting Zuständigkeit der Überprüfung Rapperswil-Jona 27
28 Regelung Einsitznahme in Aufsichtsorgan Eigentümerstruktur / Eigentümerstrategie Teil Risikomanagement / IKS Stadt? Rapperswil-Jona 28
29 Führung gemeinsame Führungsphilosophie gemeinsame Führungsgrundsätze Kodex gemeinsam erarbeitet Führung emotionales Fundament für funktionierendes Managementsystem Rapperswil-Jona 29
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