Herzlich Willkommen. Referent: Carsten Schulte Geschäftsführer Hans Peter Schulte GmbH. Ganzheitliches DMS im produzierenden Mittelstand

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1 Herzlich Willkommen Referent: Carsten Schulte Geschäftsführer Hans Peter Schulte GmbH Thema: Ganzheitliches DMS im produzierenden Mittelstand - Vorstellung Hans Peter Schulte GmbH - Warum wir ein DMS benötigen - Migration Altarchiv zum neuen DMS Archiv - Datenaustausch und Vernetzung DMS- mit ERP-System - Kosten-/Nutzenbetrachtung - Beispiele die unsere Prozesse verbessert haben

2 Unternehmensdaten Gründung im Jahre 1964 Anzahl Beschäftigte 15 QM-Zertifikat DIN ISO 9001 (seit 1997) Umweltzertifikat DIN ISO (seit 2010) Umsatz EUR Kundenbranchen Automobil- / Bau- / Elektro- / Maschinenbau- / Medizin- / Möbelindustrie..

3 Produktions- und Lieferprogramm Produktsortiment Abstandsbolzen Bolzen Buchsen Distanzhülsen Distanzscheiben Führungsringe Führungsrollen Gewindebolzen Gewindehülsen Gewindestifte Kugelbolzen Kugelzapfen Rohrabschnitte Scharnierstifte Scheiben Schrauben, gedreht Schweißbolzen Stahlstifte Stiftschrauben Unterlegscheiben, gedreht Verbindungselemente Wellen Zylinderstifte usw..

4 Softwareunterstützung Integration 2012 Integration 2003 Integration 2009 Softwareunterstützung ERP / CAQ / DMS / Virtualisierung Integration 2015

5 Warum wir ein DMS benötigen? - Hoher Dokumentationsaufwand in der Fertigung und Verwaltung - Dokumentationsvorbereitungen im Vertrieb im Rahmen der Angebots- und Auftragsbearbeitung - Verwaltung der immer größer werdenden Flut Entlastung unseres Exchange-Servers - Revisionssichere Verwaltung der digitalen, beleglosen und beleghaften Dokumente - Steigende Anforderungen und erhöhter Dokumentationsbedarf im Qualitätsmanagement und anderen Bereichen - Bessere Effizienz und Zeiteinteilung unserer Mitarbeiter durch Wegfall von zeitraubenden Prozessen (z. B. Ablage sortieren) - u.v.a.

6 Einführung eines neuen DMS (ELO) < > ERP InforCom (bis 2011) / DMS Windream Keine automatische Belegübergabe vom ERP zum DMS Manuelle Übergabe und Verwaltung der Belege Zusammenspiel der Softwarehäuser schwierig und kostenaufwendig ERP SAP B1 (ab 2012) / DMS ELO Vollautomatische Belegübergabe vom ERP zum DMS Gesamte Dokumentenverwaltung im ELO

7 Einführung eines neuen DMS (ELO) Übernahme der vorhanden Daten aus dem alten Archiv: - Angebote - Prüfzeugnisse für Rohmaterial und Fremdbearbeitung - Artikelstammdaten (Bemusterungen, Zeichnungen, ) - Allgemeine Dokumentationen (Bedienungsanleitungen Maschinen, Arbeitsschutzunterlagen,.) - Normenverwaltung - QS-Unterlagen

8 Belege die wir täglich erstellen und gedruckt archivieren vor ELO-Integration Nachrichten Auftragsbestätigungen Angebote Rechnungen Lieferscheine Gutschriften Prüfzeugnisse Bankbelege Bestellungen

9 Belege die wir täglich erstellen und und digital gedruckt archivieren nach vor ELO-Integration

10 Belegübersicht vor und nach ELO-Einführung Menge Papierverbrauch Papier- AbteilungBeleg Ø Seiten Ø Seiten 2015 verbrauch Verkauf Angebot Auftragswesen Lieferscheine Rechnungen ,5 2413,5 Einkauf Anfragewesen Bestellungen Eingangsrechnu Allgemein 25 Seiten / Tag x 3 Mitarb Gesamtseiten Vor ELO Nach ELO Vor ELO Nach ELO

11 Beispiele Mehraufwand ohne digitales Archiv Korrespondenz sortieren und im Ordner archivieren Ordner beschaffen und Belege suchen Wichtige Arbeitsunterlagen verteilen Buchhaltung für Steuerberater vorbereiten / liefern Revisionen der Dokumente pflegen u.v.a. 0,5 h / Tag 1 h / Tag 0,5 h / Tag

12 Beispiel Verbesserungen durch DMS Angebotsprozeß Offene Aktenzeichen / Kundenanfragen sind auf einen Blick zu erkennen Vergabe einer fortlaufenden Aktenzeichennummer durch ELO

13 Beispiel Verbesserungen durch DMS Angebotsprozeß Nach Erstellung des Angebotes im ERP-System erfolgt eine automatische Erstellung der Angebotsmappe mit der Verknüpfung zum richtigen Aktenzeichen. Vorteile: - Schnelle Zuordnung von zugehörigen Belegen vor und nach dem Angebot möglich. (Lieferantenangebote für Rohmaterial, Oberflächen- oder Wärmebehandlung, u.v.a.) - Bei Rückfragen von Kunden und Lieferanten stehen Informationen sofort zur Verfügung. - Zugriff auf Fertigungsparameter bei ähnlichen Teilen möglich Zeitersparnis bei uns ca Minuten / Angebot und im Durchschnitt ca. 8 Seiten Papier

14 Beispiel Verbesserungen durch DMS Verwaltung Vorteile - Gleichbleibende Strukturansicht für jedes Postfach für eine gute Übersicht - Vorsortierung durch Mitarbeiter möglich - Automatische Archivierung öffentlicher nach Arbeitsende - Suchfunktion mit Historie zu einem Thema postfachübergreifend - Archivierung der s ist gewährleistet und der -server bzw. Client kann entlastet werden

15 Beispiel Verbesserungen durch DMS Verwaltung Beispiel einer Suche zu einem bestimmten Thema. Hier als Beispiel Betreff der .

16 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.