crm-now/ps Office Plugin Anwenderhandbuch Erste Ausgabe

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1 crm-now/ps Anwenderhandbuch Erste Ausgabe

2 crm-now/ps: Anwenderhandbuch Copyright 2006 crm-now Versionsgeschichte Version crm-now c/o im-netz Neue Medien GmbH, crm-now ist ein Projekt und ein Markenname der im-netz Neue Medien GmbH, welche sich alle Eigentumsrechte vorbehält. Alle anderen Marken sind Eigentum der jeweiligen Besitzer. crm-now gibt keine Garantie oder Gewähr hinsichtlich der Richtigkeit und der Genauigkeit der Angaben in diesem Handbuch. crm-now ist für keine Schäden (uneingeschränkt eingeschlossen sind Schäden aus entgangenem Gewinn, Betriebsunterbrechung, Verlust von geschäftlichen Informationen oder von Daten oder aus anderem finanziellen Verlust) ersatzpflichtig, die auf Grund der Benutzung dieses Produktes oder der Unfähigkeit, dieses Produkt zu verwenden entstehen, selbst wenn crm-now von der Möglichkeit eines solchen Schadens unterrichtet worden ist. Auf jeden Fall ist die Haftung von crm-now auf den Betrag beschränkt, den Sie für das Produkt tatsächlich bezahlt haben. Manual ID:

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5 crm-now/ps Inhaltsverzeichnis Kapitel 1. Über dieses Handbuch Der Aufbau des Handbuches Installation und Deinstallation Systemvoraussetzungen Installation Deinstallation Mit dem Plugin Arbeiten Mit den erstellten Vorlagen arbeiten Kapitel 2. Fehlerbehandlung Problemlösungen Bekannte Fehler Kapitel 3. Kundendienst v

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7 crm-now/ps Kapitel 1. Über dieses Handbuch In diesem Handbuch wird Ihnen erklärt, wie Sie das MS für crm-now/ps auf Ihrem Computer installieren und wie Sie damit arbeiten können. Es richtet sich an Personen, die mit der Bedienung des crm-now/ps Systems vertraut sind. Mit dem können Sie MS Worddokumente als Vorlagen für Ihr crm-now/ps System benutzen und folgende Funktionen in Zusammenarbeit zwischen der auf Ihrem Computer installierten Microsoft Office Software und dem CRM System ausführen: Zugang zum crm-now/ps System konfigurieren Zugang aktivieren Spezifische CRM Felder in Serienbrief-Dokumenten einfügen Bitte beachten Sie, dass es sich bei diesem Plugin um ein Open Source Programm handelt. Die in diesem Handbuch beschriebene Software wird im Rahmen einer Open Source bereitgestellt und darf nur in Übereinstimmung mit den Bedingungen dieses Vertrages benutzt werden. Die Lizenzbedingungen sind Teil des Downloads. Version und Auflage der Dokumentation Die Version der Auflage der Dokumentation können Sie an Hand der Dokumentennummer auf der zweiten Seite erkennen. Die ersten drei Ziffern kennzeichnen das Dokument, die nachfolgenden drei Ziffern zeigen die Versionsnummer an. Die Versionsnummer wird bei jeder neuen Release der Software erhöht. Die nachfolgende Nummer indiziert die Auflage innerhalb einer Software Version Der Aufbau des Handbuches Das Handbuch ist in folgende Hauptteile gegliedert: Installation und Deinstallation Arbeiten mit dem Plugin Tips zur Fehlerbehandlung Es ist keinesfalls notwendig, dass Sie das gesamte Handbuch lesen oder alle Funktionen beherrschen müssen, um mit der Software zu arbeiten. Das Handbuch gibt Ihnen Hinweise, wie Sie beginnen können sich schrittweise in die Bedienung einzuarbeiten und wie Sie Ihre Arbeit effektiv gestalten können. So weit als möglich ist jedes Kapitel innerhalb eines Handbuchteiles in sich geschlossen. D.h. Sie brauchen keine Kenntnisse aus vorhergehenden Kapiteln um sich in ein Kapitel einzuarbeiten. Wo notwendig, wird auf weiterführende Informationen in anderen Kapiteln verwiesen Installation und Deinstallation Laden Sie sich den Programm auf Ihren Computer. Die Datei steht Ihnen unter der Hilfe Funktion in Ihrem CRM System zur Verfügung. 1

8 Kapitel 1. Über dieses Handbuch Systemvoraussetzungen Das Outlook Plugin wird auf Ihrem Computer installiert. Zur Nutzung der Software muss der verwendete Computer mindestens folgende Leistungsmerkmale aufweisen: Betriebssystem: Windows 2000/XP/2003 Installierte Software: Microsoft Word 2000/2003 (Englisch oder Deutsch), Internet Explorer 5.5 oder besser Prozessor: x486 Verfügbarer Speicherplatz auf Festplatte: 100 MB Verfügbarer RAM Speicherplatz: 256 MB Zur Installation der Software müssen Sie folgende Vorbereitungen treffen: Sie müssen auf Ihrem Computer die Rechte eines Administrators haben. Lassen Sie in Ihrem Browser die Benutzung von ActiveX Steuerelementen zu. Sie finden diese Einstellungen in Ihrem Browser unter Extras -> Internetoptionen -> Sicherheit. Zusätzlich wird empfohlen, die URL für den Zugang auf Ihr CRM System (https://...ihre Zugangs-URL...) in die Liste der vertrauenswürdigen Webseiten aufzunehmen. Weitere Informationen dazu finden Sie in der Bedienungsanleitung Ihres Browsers. Sie müssen die Office Zugangsdaten für Ihren crm-now/ps Server kennen. Diese Zugangsdaten bestehen aus der Webadresse (URL), dem Benutzernamen und dem Passwort. Sie benötigen einen Internetzugang mit DSL Geschwindigkeit haben. Sie müssen vor der Installation alle laufenden Programme, wie z.b. Word oder Outlook beenden. Wichtig Die Office Zugangsdaten für ihren crm-now/ps Server beinhalten eine URL. Diese URL unterscheidet sich von der URL die Sie als Zugang zum CRM System benutzen. Bitte kontaktieren Sie crm-now, um die Office Zugangs-URL zu erhalten Installation Das Office-Plugin steht Ihnen unter dem [Hilfe] Button im CRM System zum Download zur Verfügung. Bitte laden Sie sich diese Software auf Ihren Computer. Zur Installation arbeiten Sie bitte die folgenden Schritte ab: Arbeitsschritte: 1. Suchen Sie auf Ihrem Computer im Inhaltsverzeichnis das Office-Plugin. 2. Starten Sie das Programm (i.d.r. Doppelklick). 2

9 Kapitel 1. Über dieses Handbuch 3. Folgen Sie den Anweisungen, um die Software zu installieren. Anmerkung Sie können Englisch, Deutsch, Holländisch, Französisch oder Portugiesisch als Sprache wählen. 4. Starten Sie Ihren Computer neu. Tipp Die Installation kann einige Minuten dauern. Nach einer erfolgreichen Installation wird in Word ein neuer Menü-Button (crm-now/ps) angeboten Deinstallation Zur Deinstallation arbeiten Sie bitte die folgenden Schritte ab: Arbeitsschritte: 1. Beenden Sie Word. 2. Öffnen Sie unter Ihrer Systemsteuerung das Verzeichnis Software. 3. Suchen Sie den Namen "vtiger CRM Office Plug-in 5.x.x" und klicken Sie auf [Entfernen]. 4. Starten Sie Ihren Computer neu. Tipp Die Deinstallation kann einige Minuten dauern Mit dem Plugin Arbeiten Mit dem können Sie Word Vorlagen, wie Briefe, Briefumschläge, Kataloge, Labels oder andere Dokumente, für das CRM System erzeugen. Diese Vorlagen können im crmnow/ps System ablegen und allen Nutzern zur Verfügung stellen. Das CRM System macht es Ihnen möglich, die Vorlagen automatisch mit den im CRM System abgelegten Informationen aus Personen, Unternehmen und Leads zu verknüpfen und ausgefüllte Dokumente bequem zu erzeugen. Im Folgenden wird Ihnen erläutert, wie Sie Vorlagen erzeugen und im CRM System ablegen. Für die Arbeit mit den Vorlagen im CRM System nutzen Sie bitte das crm-now/ps Nutzer- und Administratorhandbuch. Konfigurierung Um Wordvorlagen erzeugen zu können, muss Ihr Word mit dem CRM System kommunizieren 3

10 Kapitel 1. Über dieses Handbuch können. Das ist notwendig, um z.b. zu wissen welche kundenangepasste Stammdateneingabefelder in Ihrem crm-now/ps System konfiguriert wurden. Diese Angaben werden Ihnen dann zur Benutzung in Ihren Wordvorlagen zur Verfügung gestellt. Nach einer erfolgreichem Installation, müssen Sie deshalb das Plugin konfigurieren. In dieser Konfiguration werden Ihre crm-now/ps System Zugangsinformationen dem Plugin bekannt gemacht. Folgende Arbeitsschritte sind notwendig: 1. Starten Sie Microsoft Word. 2. Gehen Sie zu dem neuen Menü crm-now/ps in Ihrer Menüleiste und klicken Sie auf [Konfiguration]. In dem sich öffnenden Fenser (siehe Abbildung: CRM Zugangskonfiguration) tragen Sie die Office Zugangsdaten zu Ihrem crm-now/ps System ein: CRM Nutzername: Geben Sie den Benutzernamen für das crm-now/ps System ein. CRM Passwort: Geben Sie Ihr Passwort für den Zugang auf das crm-now/ps System an. CRM URL: Geben Sie die Webadresse für den Zugang auf das crm-now/ps System an. Proxy Einstellungen: In vielen Unternehmen wird eine Verbindung zum Internet über einen Proxy-Server realisiert. Ist das bei Ihnen der Fall, dann erfragen Sie bitte die erforderlichen Daten bei Ihrem zuständigen Administrator und geben Sie diese Daten dann hier ein. Abbildung 1.1. CRM Zugangskonfiguration 3. Klicken Sie auf [OK], um Ihre Angaben zu speichern. Ein- und Ausloggen Klicken Sie in Word im crm-now/ps Menü auf [Anmelden]. Wenn Sie die Verbindung korrekt Konfiguriert hatten erhalten Sie danach die in der Abbildung: Meldung zur erfolgreichen Verbindung zu sehenden Anzeige auf Ihrem Computer. 4

11 Kapitel 1. Über dieses Handbuch Abbildung 1.2. Meldung zur erfolgreichen Verbindung Um sich abzumelden, müssen Sie unter dem Menü crm-now PS auf [Abmelden] klicken. Datenfelder in Dokumente einfügen Sie können mit dem Vorlagen für Serienbriefe erstellen. Dazu haben Sie die Möglichkeit, die Eingabefelder aus den CRM Modulen Leads, Personen, Organisationen und Trouble Tickets zu verwenden. Für die Erstellung eines vollständigen Dokuments können Sie alle Word Funktionen nutzen. Jedoch sollten Sie darauf achten, dass die Einbettung von Grafiken und Bildern manchmal sehr viel Speicherplatz benötigt. Da die Vorlage später von Ihrem CRM System übertragen wird, könnten grosse Dokumente eine längere Wartezeiten verursachen. Nach Möglichkeit sollten Sie das deshalb vermeiden. Um den Inhalt von Eingabefeldern in ein Word Dokument einzufügen, folgen Sie diesen Schritten: 1. Starten Sie das Word Programm und wählen Sie im Menü Datei -> Neu. 2. Schreiben Sie wie gewohnt das gewünschte Dokument. An den Stellen, an denen ein Datenfeld eingefügt werden soll, fahren Sie mit Schritt 3 fort. 3. Gehen Sie in dem Menü crm-now PS auf Feld einfügen. Es öffnet sich ein Dialog wie in Abbildung: Feld einfügen zu sehen ist. Abbildung 1.3. Feld einfügen 4. Wählen Sie zuerst das Modul aus, aus welchem Sie ein Feld in das Word Dokument einsetzen wollen. Ihnen stehen die Eingabefelder aus den Modulen Personen (=Contacts), Organsationen (=Accounts), Leads (=Lead), Trouble Tickets (=Tickets) zur Verfügung. Darüber hinaus werden CRM nutzerbezogene Angaben als User Fields bereitgestellt. Diese können z.b. dazu genutzt werden, die Unterschrift unter dem Brief zu erzeugen und dazu 5

12 Kapitel 1. Über dieses Handbuch den Vornamen, Nachnamen und den Titel einzufügen. 5. Danach wählen Sie das spezielle Feld aus, welches in Ihr Dokument eingefügt werden soll. Tipp Sie können auch mehrere Felder auf einmal auswählen, indem Sie einfach mehrere Felder anklicken. 6. Nachdem Sie das gewünschte Feld ausgewählt haben, klicken Sie auf den Einfügen Button. Danach werden die ausgewählten Felder automatisch in Ihr Word Dokument eingefügt, wie es die Abbildung: Beispieldokument exemplarisch zeigt. Abbildung 1.4. Beispieldokument 7. Folgen Sie dieser Prozedur bis Sie Ihr Dokument fertig gestellt haben. 8. Speichern Sie das fertige Dokument wie gewohnt auf Ihrem Computer ab. Anmerkung Achten Sie bitte darauf, dass Sie das Dokument im *.doc Format abspeichern Mit den erstellten Vorlagen arbeiten Nachdem Sie ein Dokument als Vorlage erstellt haben, soll nun gezeigt werden, wie Sie damit im CRM System arbeiten können. Dazu muss das auf Ihrem lokalen Rechner liegende Dokument im CRM System abgelegt werden. Folgende Schritte sind notwendig: 1. Loggen Sie sich als Administrator in das CRM System ein. 2. Gehen Sie auf Einstellungen -> Textvorlagen. 3. Klicken Sie auf den Vorlage hinzufügen Button. In der sich öffnenden Seite gehen Sie wie folgt vor: 6 Unter Vorlagedatei können Sie eine auf Ihrem Computer abgelegte Vorlage suchen und auswählen. Unter Beschreibung können Sie eine passende Beschreibung dieser Vorlage eingeben.

13 Kapitel 1. Über dieses Handbuch 4. Unter Modul können Sie angeben, in welchem Modul diese Vorlage zur Verfügung stehen soll. Klicken Sie auf Speichern. Nun können Sie die betreffende Vorlage in dem entsprechenden Modul nutzen. Hierfür gibt es zwei Möglichkeiten: Vorlage mit einem CRM Eintrag aus der Listenansicht zusammenführen. Vorlage mit einem CRM Eintrag in der Detailansicht des Eintrags zusammenführen. Wichtig Gehen Sie sicher, dass Sie in Ihren Browsereinstellungen ActiveX-Steuerelemente zulassen. Sie können dies im Windows Internet Explorer unter Extras -> Internetoptionen einstellen. Gehen Sie auf die Registerkarte Sicherheit und dort auf den Button Stufe anpassen. Hier können Sie ActiveX-Steuerelemente aktivieren. So können Sie die den Feldern Ihrer Vorlage (siehe Kapitel: Datenfelder in Dokumente einfügen) die gewünschten Werte zuweisen. Wichtig Sie können nur als Administrator Vorlagen in das CRM System übertragen. Falls Sie keine Administrotrrechte zugewiesen bekommen haben, setzen Sie sich mit dem zuständigen Administrator in Verbindung. 7

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15 crm-now/ps Kapitel 2. Fehlerbehandlung 2.1. Problemlösungen Tabelle 2.1. Meldungen beim Zusammenführen Problem Lösung Während des Zusammenführens Ihrer Vorlage Überprüfen Sie Ihre Browser Einstellungen. mit Angaben aus dem CRM System muss die Sie müssen ActiveX zulassen. Vorlage ausgefüllt und auf Ihren Computer übertragen werden. Sie erhalten die Fehlermeldung: Kann die Vorlage nicht laden! 2.2. Bekannte Fehler Folgende Mängel sind zur Zeit bekannt und werden mit der nächsten Release beseitigt: Bei der Installation kann folgende Fehlermeldung auftreten: First call to RegDBCreateKeyEx failed. Bitte ignorieren Sie diese Meldung. Sie können das nur mit dem Microsoft Internet Explorer nutzen. Andere Browser werden derzeit nicht unterstützt. 9

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17 crm-now/ps Kapitel 3. Kundendienst Für die Unterstützung Ihrer Arbeit mit dem CRM System und dem Outlook Plugin steht Ihnen das Team von crm-now zur Verfügung. Bei Fragen, Hinweisen oder Wünschen senden Sie eine an: Sie erreichen crm-now unter der folgenden Adresse: crm-now c/o im netz neue medien GmbH Am Borsigturm Berlin Telefon: +49 (0)

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