IT-Sicherheit im DPMA. Deutschen Patent- und Markenamt

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1 IT-Sicherheit im Deutschen Patent- und Markenamt IT-Sicherheitsrichtlinie Wechseldatenträger - 1 -

2 Dokumenten-Information Autor IT-Sicherheitsmanagement Stand (letztes Speicherdatum) Dateiname und Pfad IT-Sicherheitsrichtlinie_Wechseldatenträger.doc Version 1.0 Freigabestatus {in Bearbeitung übergeben freigegeben} Abkürzungen und Konventionen Abkürzungen APC Arbeitsplatzcomputer CD Compact Disk DPMA Deutsches Patent- und Markenamt DVD Digital Versatile Disc USB Universal Serial Bus Glossar Konventionen Querverweise Wird im Text die männliche Form verwendet, geschieht dies ausschließlich aus Gründen der leichteren Lesbarkeit. muss Dieses Wort regelt eine verpflichtende Aktion und ist unbedingt einzuhalten. In Sicherheitsüberprüfungen kann ein Verstoß gemeldet werden und Änderungen an den Systemen hervorrufen. soll / sollte dieses Wort entspricht einer Empfehlung und ist optional auszuführen. Eine zukünftige Neufassung einer mit diesem Wort beschreibenden Aktion ist dabei möglich. Deshalb wird darauf hingewiesen, dass diese Aktionen zukünftig als Verpflichtungen gehandhabt werden. In Sicherheitsüberprüfungen kann ein Verstoß als Hinweis an den Administrator gemeldet werden. Änderungsnachweis Version Datum Autor Änderungen IT-Sicherheit Entwurf IT-Sicherheit Einarbeitung der Mitzeichnung der Abteilungen 2.4 und IT-Sicherheit Inkrafttreten - 2 -

3 Inhaltsverzeichnis: DOKUMENTEN-INFORMATION 2 ÄNDERUNGSNACHWEIS 2 ABKÜRZUNGEN UND KONVENTIONEN 2 DEFINITION VON WECHSELDATENTRÄGERN 4 RISIKEN VON WECHSELDATENTRÄGERN 4 NUTZUNGSVERBOT VON FREMDGERÄTEN 4 NUTZUNGSVERBOT VON FREMDSOFTWARE 4 SPEICHERUNG VON DATEN AUF WECHSELDATENTRÄGERN 4 AUFBEWAHRUNG UND TRANSPORT VON WECHSELDATENTRÄGERN 5 VERLUST VON WECHSELDATENTRÄGERN 5 VIRENPRÜFUNG VON WECHSELDATENTRÄGERN 5 ENTSORGUNG VON WECHSELDATENTRÄGERN 5-3 -

4 Definition von Wechseldatenträgern Alle Medien, auf denen Daten gespeichert werden können und nicht fest in ein Gerät eingebaut sind, werden als Wechseldatenträger bezeichnet. Hierzu gehören u. a. Disketten, CDs, DVDs, Datenträger und Geräte, die über einen USB-, Firewire- oder Bluetooth-Anschluss mit einem APC-System verbunden werden können. Insbesondere sind hier folgende Geräte zu nennen: USB-Speichersticks, Kameras, Handys, Organizer, externe Festplatten, MP3- Abspielgeräte. Auf allen Geräten können Daten gespeichert werden. Hiervon ausgenommen sind Banddatenträger, die nur im Falle von Sicherungen innerhalb eines geschützten Bereiches des DPMA verwendet werden. Risiken von Wechseldatenträgern Wechseldatenträger werden genutzt, um Informationen zwischen verschiedenen IT-Systemen auszutauschen. Werden Wechseldatenträger außerhalb des DPMA verwendet, so ist i. d. R. nicht bekannt, welche Sicherheitsmaßnahmen dort getroffen werden, damit Programme mit Schadenswirkungen sich nicht ausbreiten können. Solche Programme können unbemerkt auf die Wechseldatenträger gelangen und sich somit weiter verbreiten. Dabei kann es bereits ausreichen, das Medium mit dem APC zu verbinden, bzw. in ein CD/DVD-Laufwerk einzulegen. Wechseldatenträger können verloren gehen und die auf ihnen gespeicherten Daten in die Hände unbefugter Dritter gelangen. Diese Richtlinien sollen potentielle Risiken beim Umgang mit Wechseldatenträgern verringern und somit die IT-Systeme und die Daten des Amtes vor Schaden bewahren. Sie gilt für alle Beschäftigten des DPMA und für externe Auftragnehmer. Nutzungsverbot von Fremdgeräten An die APCs des DPMA dürfen nur dienstlich zugelassene Geräte angeschlossen werden. Der Anschluss anderer (privater) Geräte ist untersagt. Der Anschluss von nicht vom DPMA zur Verfügung gestellten USB-Speichersticks an die APCs des Amtes ist nur dann zulässig, wenn dieses dienstlich notwendig ist und das Speichermedium vorher auf einem Schleusen-PC einer Virenprüfung unterzogen wurde. Im Zweifelsfalle ist das IT-Sicherheitsmanagement vor einer solchen Nutzung zu informieren. Nutzungsverbot von Fremdsoftware Die Installation oder das Ausführen von auf Wechseldatenträgern gespeicherten Programmen ist unzulässig. An den APCs des Amtes dürfen nur Programme verwendet werden, die vom DPMA freigegeben wurden. Die Nutzung nicht freigegebener Programme kann nicht nur ein Verstoß gegen das Lizenzrecht zur Folge haben, sondern birgt auch das Risiko, Software mit Schadenswirkung in die IT-Systeme des Amtes einzuschleusen. Nicht jede Schadenswirkung wird von der Virenschutzsoftware erkannt. Speicherung von Daten auf Wechseldatenträgern Wechseldatenträger können verloren gehen. Da sie nicht vor dem Zugriff unbefugter Dritter geschützt sind, dürfen auf ihnen ausschließlich nur dienstliche Daten gespeichert werden, die datenschutzrechtlich nicht relevant sind oder deren Bekanntwerden gegen einschlägige Gesetze nicht verstoßen. Beispiele: Daten mit Personenbezug Zugangscodes, Passworte Bestandteile von nicht veröffentlichten Anmeldungen Schriftstücke zu nicht veröffentlichten Anmeldungen Personaldaten - 4 -

5 Die Nutzung zur Speicherung privater Daten ist unzulässig. Aufbewahrung und Transport von Wechseldatenträgern Wechseldatenträger sind stets sicher aufzubewahren (abgeschlossener Schrank oder Schublade) und so zu transportieren, dass die Möglichkeit eines Verlustes minimiert wird. Verlust von Wechseldatenträgern Der Verlust von Wechseldatenträgern ist unverzüglich an das Helpdesk unter Angabe der Art der auf dem Datenträger vorhandenen Informationen zu melden (Tel. 2000). Die Meldung wird an das IT-Sicherheitsmanagement weitergeleitet. Virenprüfung von Wechseldatenträgern Wechseldatenträger aus externen Quellen oder Datenträger, (CDs, DVDs, USB-Sticks) die extern verwendet wurden, müssen vor der Nutzung im DPMA an zentraler Stelle auf einem Schleusen-PC auf Programme mit Schadenswirkung (Viren) geprüft werden. Die Prüfung wird auf einem Beizettel vermerkt. Entsorgung von Wechseldatenträgern Unbrauchbar gewordene Wechseldatenträger gehören nicht in den Papierkorb. CDs und DVDs enthalten einen wertvollen Rohstoff und werden vom DPMA recycled. USB-Speichersticks senden Sie bitte zur Entsorgung ebenfalls an die Materialverwaltung, da diese als Elektronikschrott klassifiziert sind. Löschen Sie vor der Weitergabe des Datenträgers vertrauliche Informationen sofern dies technisch möglich ist. Übersenden Sie den Datenträger anschließend in einer Verschlussmappe an die Materialverwaltung (4.2.4.b) mit dem Hinweis "Datenträger zur Entsorgung. Die Materialverwaltung stellt die fachgerechte und gesicherte Entsorgung sicher