Beitragseinzug mit PC-VAB & ebanking Business

Transkript

1 Beitragseinzug mit PC-VAB & ebanking Business

2 EINFÜHRUNG Aufgrund der S PA-Migrationsverordnung der Europäischen Union wurden die bisherigen Überweisungs- und Lastschriftverfahren am 01. Februar 2014 abgeschaltet und durch die neuen, europaweit einheitlichen S PA- Verfahren ersetzt. Für Sie als Vertreter des Vereins bedeutet dies nicht nur, dass bekannte, etablierte Abläufe geändert werden, sondern auch, dass Sie völlig neue Verfahren und Prozesse im Zahlungsverkehr nutzen müssen. Mit dieser Anleitung wollen wir Ihnen helfen, Ihren Beitragseinzug mit dem PC-VAB-Programm und der ebanking Business Edition durchzuführen. Für Fragen und Anregungen steht Ihnen das Electronic Banking-Team Telefon Telefax info@rb-os.de gerne zur Verfügung und unterstützt Sie bei allen Belangen des neuen S PA-Verfahrens.

3 I. ERSTELLUNG DER XML-DATEI IN PC-VAB Bitte verwenden Sie für den Beitragseinzug ausschließlich den Menüpunkt Finanzen -> Datenträgeraustausch -> Euro-Zahlungen (SEPA) über Datenträger (Wechseldatenträger). Prüfen Sie die hinterlegte Bankverbindung. Auf das angezeigte Konto werden die Mitgliedsbeiträge eingehen. Bei korrekten Daten mit OK bestätigen.

4 Die Sortierfolge legt fest, wie der Begleitzettel aufgebaut wird. Den Begleitzettel gibt es am Ende des Vorgangs zum Abspeichern oder Ausdrucken. Bei der Selektion Austrittsdatum können Sie die Mitglieder vom Einzug ausschließen, die den Verein bereits verlassen haben, aber noch im System hinterlegt sind. Wenn Sie von allen hinterlegten Mitgliedern einziehen wollen, dann belassen Sie die Voreinstellung und bestätigen Sie mit OK.

5 Ebenso wie bei der vorherigen Selektion können Sie hier auch noch einmal Einschränkungen vornehmen, z.b. Unterscheidung zwischen Jugendlichen und Erwachsenen.

6 Hier können Sie sowohl das jeweilige Jahr des Beitragseinzugs einstellen, als auch die Frequenz mit der eingezogen werden soll (jährlich bis monatlich).

7 Das Fenster Druckeinrichtung ist erstmal unbedeutend. Falls Sie einen PDF-Drucker hinterlegt haben können Sie diesen auswählen, ansonsten geht es weiter mit OK.

8 Nun müssen Sie auswählen wo die XML-Datei gespeichert werden soll. Standardmäßig ist der Ordner DTA ausgewählt. Es macht für die Datei keinen Unterschied wo Sie sie hinterlegen, lediglich müssen Sie den Ort finden können.

9 Bei der Einreichung von Lastschriften sind Vorlaufzeiten zu beachten. Es ist daher in einer Dialogmaske das entsprechende Datum anzugeben, an dem die Lastschriften gebucht werden sollen. Sollten innerhalb des Datenbestandes erstmalige Lastschriften enthalten sein (was beim ersten Beitragseinzug mittels S PA-Zahlungsverkehr automatisch der Fall ist), so wird die Frist entsprechend verlängert. Sie erhalten dann einen entsprechenden Hinweis. VORLAUFZEITEN: Einmal- und Erstlastschriften: Ausführungstag 6 Bankarbeitstage (Wochenende und gesetzliche Feiertage zählen hier nicht dazu) Folgelastschriften: Ausführungstag 3 Bankarbeitstage Eillastschriften: Ausführungstag 2 Bankarbeitstage Die Vereinsabrechnung gibt Ihnen automatisch ein Datum vor an dem die Lastschriften nach den rechtlichen Vorschriften gebucht werden können, wobei zu Beachten ist, dass Wochenenden nicht berücksichtigt werden. Bitte beachten Sie weiterhin, dass die PC-VAB davon ausgeht, dass Sie die Daten nach der Erstellung unverzüglich an die Bank übertragen (siehe II. zum Übertrag). Sollten Sie bereits wissen, dass Sie die Übertragung der erstellten XML-Datei erst einige Tage später machen werden, so sollten Sie dieses Ausführungsdatum entsprechend verlängern.

10 Kommt diese Meldung ist die Erstellung erfolgreich verlaufen und die XML- Datei wurde an den oben angegebenen Ort gespeichert. Bestätigen Sie mit OK und anschließend wird Ihnen der Begleitzettel angezeigt. Den Begleitzettel überprüfen Sie bitte auf Richtigkeit bevor Sie die Datei übertragen. Auf der vorletzten Seite ist die Gesamtzahl an Einzügen sowie die Gesamtsumme ersichtlich.

11 II. DATEIÜBERTRAGUNG MIT EBANKING BUSINESS EDITION Eine über ein Buchhaltung- oder Vereinsprogramm erstellte XML-Datei, können Sie in die ebanking Business Edition hochladen und von dort aus übertragen. Dazu rufen Sie in Ihrem Browser die Homepage ( der Raiffeisenbank Oberpfalz Süd eg auf. Dort klicken Sie rechts oben auf Login und dann auf ebanking Business. In der anschließenden Maske melden Sie sich bitte mit Ihrem VR-NetKey und der entsprechenden PIN an.

12 Klicken Sie auf Dateiverarbeitung und dort auf SEPA-Datei : In der nachfolgenden Maske wählen Sie Datei übertragen. Wählen Sie Durchsuchen zur Auswahl des Pfades der bestehenden XML-Datei. Der Standardpfad lautet: C:\PC-VAB\DTA\Sepa.xml.

13 Wählen Sie nun die SEPA-XML-Datei aus und bestätigen Sie mit Öffnen.

14 Klicken Sie zur Ausführung des Auftrags auf Übertragen. Nun wird die hochgeladene Datei geprüft und in der Dateiverwaltung eingestellt. Wenn der Status auf offen steht, klicken Sie auf Freigeben zum Versand des Auftrags. Falls Sie in der Übersicht der SEPA-Aufträge einen Fehler feststellen z.b. beim Termin oder Betrag können Sie die Ausführung über Löschen verhindern. Eine direkte Bearbeitung der Datei Sepa.xml ist nicht möglich; um einen Fehler zu beheben muss eine komplett neue erstellt werden.

15 Überprüfen Sie die angegebenen Daten ein letztes mal. Sollte alles korrekt sein, dann bitte Eingaben prüfen.

16 Um den Vorgang abzuschließen und die Dateiübertragung zu autorisieren muss eine TAN erzeugt werden. Folgen Sie den Anweisungen und tippen Sie die erhaltene TAN ein. Bestätigen Sie die TAN mit OK. Sie erhalten eine Meldung ob alles funktioniert hat und werden dann wieder in die SEPA Dateiverwaltung weitergeleitet.

17 Haftungsausschluss: Die Nutzung dieses Leitfadens erfolgt ohne Gewähr. Der Leitfaden stellt lediglich eine Hilfestellung dar. Die Inhalte wurden durch gewissenhafte Recherche und mit größtmöglicher Sorgfalt zusammengetragen und überprüft. Die Raiffeisenbank Oberpfalz Süd eg übernimmt jedoch keine Garantie oder Haftung für die Fehlerfreiheit, Vollständigkeit, Richtigkeit oder Aktualität der bereitgestellten Informationen. Sofern Teile oder einzelne Formulierungen dieses Textes der geltenden Rechtslage nicht, nicht mehr oder nicht vollständig entsprechen sollten, bleiben die übrigen Teile des Dokumentes in ihrem Inhalt und ihrer Gültigkeit davon unberührt. Dieser Leitfaden enthält Verweise auf Internet-Inhalte anderer Anbieter. Die Nutzung dieser Links erfolgt auf eigene Gefahr. Der Herausgeber dieses Leitfadens hat keinen Einfluss auf die Gestaltung und die Inhalte der Links anderer Anbieter. Jegliche Haftung für diese Links durch die Raiffeisenbank Oberpfalz Süd eg wird daher ausdrücklich ausgeschlossen. Weitergabe sowie Vervielfältigung dieses Dokumentes, Verwertung und Mitteilung seines Inhalts sind verboten, soweit nicht ausdrücklich gestattet. Zuwiderhandlungen verpflichten zu Schadenersatz. Alle Rechte für den Fall der Patent-, Gebrauchsmusteroder Geschmacksmustereintragung vorbehalten.