Die 1. Bank-Adresse für Kirche und Caritas

Transkript

1 SEPA Zahlungsverkehr (Single Euro Payments Area) in Profi Cash 10.x

2 Inhalt 1. SEPA-Stammdaten 1.1 IBAN / BIC 1.2 Gläubiger-Identifikationsnummer 2. SEPA-Überweisungen erfassen 3. SEPA-Lastschriften erfassen 3.1 Mandatsverwaltung 3.2 Übersicht aller gespeicherten Mandate 4. Import von SEPA-Dateien 5. Versand von SEPA-Dateien (voraussichtlich ab Version 10.4) 6. Konvertierung von Aufträgen: programmintern 7. Konvertierung von Aufträgen: DTA extern 8. Kontoinformation 2

3 1 SEPA-Stammdaten 1.1 IBAN und BIC Stammdaten Massenänderung IBAN und BIC ergänzen / aktualisieren Über diese Funktion wird in allen gespeicherten Auftraggeberkonten und deutschen Konten von Zahlungsempfängern bzw. Zahlungspflichtigen die fehlende IBAN und der fehlende BIC vom Programm berechnet und ergänzt. Optional wird bei allen deutschen Konten von Zahlungsempfängern/Zahlungspflichtigen eine Prüfung und ggf. Aktualisierung des bereits vorhandenen BIC durchgeführt. Der Anwender muss die ermittelten Daten vor der ersten Nutzung einmalig prüfen und die Korrektheit der Daten bestätigen! 3

4 1.1 IBAN und BIC Stammdaten Konten Auftraggeber bzw. Zahlungsempfänger /Zahlungspflichtige Bei der Neuanlage eines Kontos wird die zugehörige IBAN automatisch vom Programm berechnet. Die Korrektheit der Daten ist zu prüfen! 4

5 1.2 Gläubiger-Identifikationsnummer Stammdaten Gläubiger- Identifikationsnummern Für die Speicherung der Gläubiger- Identifikationsnummern steht eine zentrale Verwaltung zur Verfügung. Für jede Gläubiger-Identifikations- nummer kann eine Kurzbezeichnung vergeben werden, die z.b. den jeweiligen Geschäftsbereich kennzeichnet. Zusätzlich werden dort die Adressinformationen für den Mandatsdruck hinterlegt. Diese Angaben werden beim Einreichen einer SEPA-Lastschrift (z.b. als Name des Zahlungsempfängers) verwendet. 5

6 2. SEPA-Überweisungen erfassen Tagesgeschäft ZV-Aufträge neu erfassen / anzeigen, ändern Profi cash bietet die Möglichkeit, folgende SEPA-Auftragsarten bei der Erfassung auszuwählen: SEPA-Überweisung SEPA Basis-Lastschrift SEPA Firmen-Lastschrift Zu allen SEPA Auftragsarten kann ein aus vier Buchstaben bestehender Schlüssel eingegeben werden, der die Verwendung des Auftrags näher spezifiziert. Dieser Verwendungsschlüssel ersetzt den bisherigen Textschlüssel. 6

7 2. SEPA-Überweisungen erfassen Die Textschlüssel bzw. der Verwendungsschlüssel sind insbesondere für die Ausführung von Lohn- und Gehaltszahlungen relevant, z.b.: Textschl. 53 -> SALA (Gehalt) Textschl. 54 -> CBFF (VWL) Optional kann ein eindeutiges Identifikationsmerkmal je Auftrag im Feld Ende-zu-Ende-Referenz hinterlegt werden. Der Inhalt dieses Feldes wird bis zum Zahlungsempfänger bzw. Zahlungspflichtigen übertragen. 7

8 3. SEPA-Lastschriften erfassen Tagesgeschäft ZV-Aufträge neu erfassen / anzeigen, ändern Profi cash bietet die Möglichkeit, die folgenden SEPA-Lastschriftverfahren bei der Erfassung auszuwählen: SEPA Basis-Lastschrift SEPA Firmen-Lastschrift Bei der Einreichung von SEPA- Lastschriften sind in Abhängigkeit von der Auftragsart (Basis-Lastschrift oder Firmen-Lastschrift) und der Lastschriftsequenz (einmalig, erstmalig oder wiederkehrend) hinsichtlich des Ausführungsdatums unterschiedliche Vorlauffristen zu beachten. 8

9 3. SEPA-Lastschriften erfassen Eine Nichtbeachtung der Vorlauffristen führt beim Speichern eines Auftrags zunächst nur zu einer Warnung. Die endgültige Fristen-Prüfung findet erst bei der Joberstellung bzw. vor der Datenübertragung statt. Sollte die Frist nicht mehr eingehalten werden können, ist der Job zu stornieren und mit einem korrigierten Ausführungsdatum neu zu erstellen. Es ist zu beachten, dass die ausgewählten SEPA-Lastschriften u.u. automatisch auf mehrere Jobs verteilt werden, da immer nur SEPA- Lastschriften mit einheitlichen Kriterien (Auftraggeberkonto, Auftragsart, Ausführungsdatum, Lastschriftsequenz) in einer Datei versendet werden können. 9

10 3. SEPA-Lastschriften erfassen Aus diesem Grund wird bei der Neuerfassung von SEPA-Lastschriften das Feld Fälligkeit nicht mit dem Tagesdatum, sondern mit dem frühestmöglichen Ausführungsdatum vorbelegt. Nach der Eingabe oder Änderung dieses Datums wird das zugehörige spätmöglichste Versanddatum berechnet und in der Erfassungsmaske angezeigt. 10

11 3. SEPA-Lastschriften erfassen Das SEPA-Lastschriftverfahren beruht auf einem vom Zahlungspflichtigen unterschriebenen und dem Zahlungsempfänger erteilten Mandat. Informationen des Mandats werden mit jeder Lastschrift zwischen den beteiligten Prozesspartnern ausgetauscht. Die Mandatsinformationen werden am Konto des Zahlungspflichtigen hinterlegt. Ist dort nur ein Mandat gespeichert, so wird der Auftrag damit vorbelegt. Existieren mehrere Mandate, so kann das entsprechende Mandat ausgewählt werden. 11

12 3.1 Mandatsverwaltung Stammdaten Zahlungsempfänger / Zahlungspflichtige oder alternativ in der Auftragserfassung mit dem Button mehr Über Ändern bzw. Neu werden die gespeicherten Bank- verbindungen und SEPA- Lastschriftmandate bearbeitet. 12

13 3.1 Mandatsverwaltung Die gespeicherten Mandatsinformationen können als offizielles Mandatsformular ausgedruckt werden. Im Falle einer SEPA Basis- Lastschrift kann alternativ ein Schreiben zur Umstellung vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA Basis- Lastschriftverfahren gedruckt werden. 13

14 3.2 Übersicht aller gespeicherten Mandate Stammdaten Mandate Über diesen Menüpunkt kann eine Übersicht aller gespeicherten Mandate aufgerufen werden. Die Mandatsinformationen werden in einer Tabelle angezeigt. Weiterhin können aus der Ansicht mehrere Mandate gleichzeitig gelöscht oder gedruckt werden. Per Doppelklick oder mehr können Änderungen an den einzelnen Mandaten vorgenommen werden. 14

15 4. Import von SEPA-Dateien Datei - Datenübernahme - DTA-Datei / SEPA-XML-Datei einlesen Datenträgeraustauschdateien (DTA- Dateien) bzw. SEPA-XML-Dateien, die aus anderen Programmen stammen, (z.b. aus der Finanzbuchhaltung) können über diesen Menüpunkt eingelesen werden. Die Zahlungsaufträge stehen dann für eine Bearbeitung im Menüpunkt ZV-Aufträge oder für eine Ausführung zur Verfügung. Voraussetzung ist hierbei, dass die DTA- Datei bzw. die SEPA-XML-Datei den Richtlinien entspricht. Nach der Auswahl einer XML-Datei wird zunächst eine Schemavalidierung, d.h. eine inhaltliche Prüfung der Datei, vorgenommen. 15

16 4. Import von SEPA-Dateien Nach dem Aufruf der Funktion wird zunächst eine Auswahlmaske angeboten, in der eine Datei spezifiziert werden muss. Die Auswahl wird über das Feld "Dateiname" oder über das Dateifenster ermöglicht. Andere Verzeichnisse bzw. Laufwerke sind über die jeweiligen Fenster auszuwählen. Anschließend ist das Konto zu bestimmen, zu dem die Datei gehört. Sind Aufträge für mehrere Auftraggeberkonten in der Datei enthalten, so kann die Übernahme über das Sammelbankkonto (BLZ: KTO: ) durchgeführt werden. 16

17 5. Versand von SEPA-Dateien (voraussichtlich ab Version 10.4) Tagesgeschäft Joberstellung Unter dieser Auswahl gibt es die Möglichkeit, XML-Dateien mit Profi Cash zu versenden. Die Ausführung des Jobs erfolgt im Menüpunkt Datenübertragung. 17

18 6. Konvertierung von Aufträgen: programmintern Stammdaten - Massenänderung - ZV-Aufträge In Profi cash erfasste und gespeicherte Zahlungsaufträge können über diesen Menüpunkt in SEPA-Aufträge umgewandelt werden. Durch Eingabe der alten und der neuen Auftragsart und Bestätigung mit dem Button Ändern erfolgt die Umstellung. Ein SEPA-Auftrag kann maximal 140 Zeichen im Verwendungszweck beinhalten. Längere Texte werden daher gekürzt. 18

19 6. Konvertierung von Aufträgen: programmintern Bei der Massenänderung der ZV- Aufträge sind als neue Auftragsart auch die SEPA-Basis-Lastschrift und die SEPA- Firmen-Lastschrift zugelassen. Voraussetzung für die Umstellung ist das Vorhandensein eines SEPA-Lastschriftmandats. Daher wird das erste am Konto des Zahlungspflichtigen hinterlegte Mandat herangezogen. Sind am Konto des Zahlungspflichtigen keine Mandatsinformationen vorhanden, werden die Daten für eine automatische Mandatserzeugung abgefragt. 19

20 7. Konvertierung von Aufträgen: DTA extern Datei Datenübernahme SEPA- Aufträge aus DTA-Datei erzeugen Datenträgeraustauschdateien (DTA- Dateien), die aus anderen Programmen stammen (z.b. aus der Finanzbuchhaltung) und Überweisungen enthalten, können über diesen Menüpunkt in Profi cash eingelesen werden. Die Zahlungsaufträge werden als SEPA-Aufträge gespeichert und stehen dann für eine Bearbeitung im Menüpunkt ZV-Aufträge oder zur direkten Ausführung zur Verfügung. 20

21 7. Konvertierung von Aufträgen: DTA extern Enthält die DTA-Datei Lastschriften, können vor dem Einlesen Voreinstellungen für eine ggf. erforderliche automatische Mandatserzeugung vorgenommen werden. Dabei werden unvollständige Mandate (d.h. Mandate ohne Mandatsdatum) zugelassen. Bei der Auftragserfassung erfolgt eine Warnung, bei der Joberstellung eine Ablehnung, wenn das Mandatsdatum zu diesem Zeitpunkt immer noch fehlt. Wird die automatische Mandatserzeugung abgelehnt, werden im Fall fehlender Mandate Inlandsaufträge angelegt. 21

22 8. Kontoinformation Tagesgeschäft- Kontoinformation Die Darstellung einer SEPA-Zahlung erfolgt in abgewandelter Form. Für die elektronische Weiterverarbeitung wird es mit der Einführung des XML basierten SEPA Zahlverfahrens Hinweise zum Zweck der Zahlung (z.b. Gehalt, Spende etc. ) in den Kontoauszugsinformationen geben. Langfristig lösen diese dann die heutigen MT9xx Nachrichtenformate ab. Zur Anzeige der Umsätze und Salden wird das entsprechende Konto ausgewählt. Weitere Informationen zu einem einzelnen Umsatz sind durch einen Doppelklick auf die entsprechende Zeile abrufbar. 22

23 8. Kontoinformation Die Auftraggeber- bzw. Empfängerdaten sind mit IBAN und BIC ausgewiesen. Alle Buchungsinformationen werden inhaltlich gekennzeichnet, z.b.: SVWZ+ (Verwendungszweck), KREF+ (Einreicherreferenz), EREF+ (Ende-Zu-Ende-Referenz), CRED+ (Gläubiger-Identifikationsnr.), MREF+ (Mandatsreferenz), ABWA+ (abweichender Auftraggeber), ABWE+ (abweichender Empfänger). 23