Umstellungshilfe für Profi cash ab Version 10 zur Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift (DD Core)

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1 Umstellungshilfe für Profi cash ab Version 10 zur Nutzung der SEPA-Basis-Lastschrift (DD Core) Starten Sie Profi cash und führen ggf. ein Update durch nach dem Sie automatisch gefragt werden. Erfassung der Gläubiger-ID über <Stammdaten> <Gläubiger-Identifikationsnummern> Verwaltung der Gläubiger-Identifikationsnummern Für das Einreichen einer SEPA-Lastschrift ist ein Mandat erforderlich, das vom Zahlungspflichtigen unterschrieben sein muss. Teil dieses Mandats ist eine eindeutige Gläubiger-Identifikationsnummer des Lastschriftempfängers. Über den Menüpunkt Stammdaten/Gläubiger-Identifikationsnummern können ein oder mehrere Gläubiger-Identifikationsnummern verwaltet werden. Auch die Neubestellung kann von hier aus vorgenommen werden. Besonderheiten bei SEPA-Lastschriften Im Europäischen Zahlungsverkehrsrat wurde festgelegt, dass SEPA-Lastschriften immer unter Angabe eines Ausführungsdatums, d. h. terminiert eingereicht werden müssen. Daher wird in Profi cash 10 bei der Auftragserfassung keine Möglichkeit mehr angeboten, bei SEPA- Lastschriften eine Unterscheidung zwischen terminiert und nicht terminiert vorzunehmen. Unabhängig vom Übertragungsweg (HBCI oder DFÜ) werden SEPA-Lastschriften somit zunächst gleich behandelt. Die im Programm benutzten Bezeichnungen Ausführungsdatum bzw. Fälligkeitsdatum bei SEPA-Lastschriften beziehen sich immer auf das Datum, zu dem der Auftrag von der Bank ausgeführt werden soll. Werden SEPA-Lastschriften eingereicht, müssen in Abhängigkeit von der Auftragsart (Basis-Lastschrift oder Firmen-Lastschrift) und der Lastschriftsequenz (einmalig, erstmalig oder wiederkehrend) hinsichtlich des Ausführungsdatums unterschiedliche Vorlauffristen beachtet werden. Aus diesem Grund wird bei der Neuerfassung von SEPA-Lastschriften das Feld Fälligkeit nicht mehr wie bisher mit dem Tagesdatum, sondern mit dem frühestmöglichen Ausführungsdatum vorbelegt. Um die unterschiedlichen Vorlauffristen transparent zu machen, wird nach der Eingabe oder Änderung eines Fälligkeitsdatums das zugehörige Spätestens Versanddatum berechnet und in der Erfassungsmaske angezeigt. Eine Nichtbeachtung der Vorlauffristen führt beim Speichern eines Auftrags zunächst nur zu einer Warnung. Die endgültigen Fristen-Prüfungen finden erst bei der Joberstellung, bzw. vor der Datenübertragung statt. Seite 1 von 10

2 Pflege der Mandate während der Lastschrift-Erfassung: Nur einmalig je Zahlungspflichtiger notwendig! Diese Funktion ist nur möglich, wenn der Zahlungspflichtige bereits in den Vorlagen gespeichert ist. Ansonsten muss der Zahlungspflichtige manuell vorher angelegt werden (siehe nächster Punkt).. Erfassung der Lastschrift über <Tagesgeschäft> <ZVAufträge> <neu erfassen>. Dann im Formular gewünschtes Zahlungsempfängerkonto und als Auftragsart SEPA-Basis-Lastschrift auswählen. Unten bei den SEPA-Zusatzinformationen auf die gekennzeichnete Schaltfläche Mandatsreferenz / Mandatsdatum klicken. Den Hinweis dass noch kein Mandat angelegt wurde, mit OK bestätigen. Seite 2 von 10

3 Im nächsten Fenster kann nun die Gläubiger-ID ausgewählt werden. Weitere Daten ergänzen: Mandatsreferenz Bezeichnet die Grundlage Ihres Lastschriftmandats. Max. 35 alphanumerische Zeichen, keine Leer- und Sonderzeichen! Mandatsdatum Datum, an dem Ihnen das Lastschriftmandat erteilt wurde. Bezeichnung Dieses Feld kann optional genutzt werden. Lastschriftsequenz In diesem Feld müssen Sie den zeitlichen Zusammenhang der Lastschrift festlegen. Dadurch werden die unterschiedlichen Vorlaufzeiten bzw. das mögliche Fälligkeitsdatum für die Einreichung der Lastschrift bestimmt. einmalige Lastschrift Es handelt sich um eine einmalige nicht wiederkehrende Lastschrift. Das Mandat ist nur für diese eine Lastschrift gültig. erstmalige Lastschrift Die erste von mehreren wiederkehrenden Lastschriften soll eingezogen werden (z.b.: erster Vereinsbeitrag). wiederkehrende Lastschrift Eine wiederkehrende Lastschrift in einer Reihe von Lastschriften wird eingezogen (z.b.: zweiter Vereinsbeitrag). letzte Lastschrift Die letzte Lastschrift in einer Reihe wiederkehrender Lastschriften soll eingezogen werden. Lastschriftart Basis-Lastschrift auswählen (entspricht der bisherigen Einzugsermächtigung). Über den Button "Drucken" kann hier das Mandatsformular, bzw. die Umdeutungsinformation gedruckt werden. Seite 3 von 10

4 Pflege der Mandate manuell: Über das Menü <Stammdaten> <Zahlungsempfänger/-Pflichtige> die gespeicherten Zahlungsempfänger /Pflichtige aufrufen, bzw. neu anlegen. Konto auswählen und über Ändern in den Bearbeiten-Modus wechseln und das Mandat Neu anlegen oder Ändern. Seite 4 von 10

5 Die Gläubiger-ID kann nun ausgewählt werden. Weitere Daten wie vorher beschrieben ergänzen: 1. Mandatsreferenz (ohne Leerzeichen, max. 35-stellig, alphanumerisch) 2. Mandatsdatum 3. Lastschriftsequenz 4. Lastschriftart (z. B. Basis-Lastschrift = bisherige Einzugsermächtigung) Über den Button "Drucken" kann hier das Mandatsformular, bzw. die Umdeutungsinformation gedruckt werden. Manuelle Erstellung des Mandatsformulars bzw. der Umdeutungsmitteilung Was versteht man unter der Umdeutungslösung? Für Lastschrifteinreicher ist es nicht erforderlich, für bereits vorliegende/bestehende Einzugsermächtigungen SEPA-Mandate einzuholen. Es besteht lediglich die Pflicht, den Zahlungspflichtigen über die Umdeutung der Einzugsermächtigung in das SEPA-Basis-Lastschriftmandat zu benachrichtigen. Als Anhang stellen wir Ihnen einen Mustertext zur Verfügung, mit dem Sie Ihre Geschäftspartner über die beabsichtigte Umstellung auf die SEPA-Basis-Lastschrift informieren können. Das Mandatsformular, bzw. die Umdeutung von Einzugsermächtigung zu SEPA-Mandat kann im vorherigen Fenster über den Drucken-Button gestartet werden. Seite 5 von 10

6 Bestehende Mandate starten Sie über die Mandatsverwaltung unter <Stammdaten> <Mandate>. Erfassung der Lastschrift über <Tagesgeschäft> <ZV-Aufträge> <neu> erfassen Anders als bei den bekannten Lastschriften, die bei Sicht fällig sind, sieht der gesetzliche Rahmen bei der Euro-Lastschrift (SEPA) einen festen Belastungstermin beim Schuldner vor. Aus diesem Grund sind Euro- Lastschriften (SEPA) gemäß Spezifikation terminierte bankverwaltete Lastschriften. Beachten Sie, dass Euro-Lastschriften (SEPA) in Abhängigkeit von der Art der Lastschrift (Basis- oder Firmen- Lastschrift) und des Sequenztyps unterschiedliche Vorlaufzeiten für die Einreichung haben. Das späteste Versanddatum wird angezeigt. Die Erfassung einer Euro-Lastschrift (SEPA) erfolgt analog der Euro-Überweisung (SEPA). Für die Euro- Lastschrift (SEPA) muss zusätzlich noch die Art der Lastschrift (Basis-Lastschrift oder Firmen-Lastschrift) angegeben werden. Seite 6 von 10

7 Oben den gewünschten Zahlungspflichtigen auswählen. Das Mandat wird nun automatisch zugeordnet. Bei Fälligkeitsdatum und bei Lastschriftsequenz noch die gewünschte Einstellung wählen. Stimmen die Daten der Zahlung (z. B. Firmen- Lastschrift) nicht mit denen des erfassten Mandats (z. B. Basis-Lastschrift) überein, kommt eine Fehlermeldung. Seite 7 von 10

8 Wichtig: Ab können keine Lastschriften per Einzugsermächtigung oder Abbuchungsauftrag mehr eingereicht werden. Bitte beachten Sie unsere Einreichungsfristen bei SEPA-Lastschriften: SEPA-Basis-Lastschriften Erst- und einmalige Lastschrift Wiederkehrende Lastschrift SEPA-Firmen-Lastschrift Alle Lastschriften Einreichung spätestens bis 12 Uhr 7 Geschäftstage vor Fälligkeitsdatum des Auftrags 4 Geschäftstage vor Fälligkeitsdatum des Auftrags Einreichung spätestens bis 12 Uhr 3 Geschäftstage vor Fälligkeitsdatum des Auftrags Seite 8 von 10

9 Musteranschreiben / Mustertext Lastschrifteinzüge: Information über den Wechsel der Lastschrifteinzüge vom Einzugsermächtigungsverfahren auf das SEPA-Basis-Lastschriftverfahren [zum Datum] Sehr geehrte Damen und Herren, [Sehr geehrte Kundin, sehr geehrter Kunde,] Wir nutzen bei der mit Ihnen bestehenden Geschäftsbeziehung die Lastschrift. Auf Grund der Umstellung des Zahlungsverkehrs auf die SEPA-Zahlverfahren in unserem Hause [und als Beitrag zur Schaffung des einheitlichen Euro- Zahlungsverkehrsraums (Single Euro Payments Area, SEPA)] stellen wir ab dem [DATUM] unsere Lastschrifteinzüge auf das europaweit einheitliche SEPA-Basis-Lastschriftverfahren um. Die von Ihnen bereits erteilte Einzugsermächtigung wird dabei als SEPA-Lastschriftmandat weitergenutzt. Dieses Lastschriftmandat wird durch die Mandatsreferenz [012345] und unsere Gläubiger-Identifikationsnummer [DExy ] gekennzeichnet, die von uns bei allen künftigen Lastschriften angegeben werden. Da diese Umstellung durch uns erfolgt, brauchen Sie nichts unternehmen. Die Lastschriften werden ab dem [DATUM] jeweils [monatlich] zum [xx.] 1 des Monats eingezogen. Der Einzug erfolgt von Ihrem folgenden Konto: IBAN: DE BIC: CILLDEBW (Bankhaus Cillum, Bad Wiesenwald) Sollten diese Angaben nicht mehr aktuell sein, bitten wir Sie um Nachricht. Ihre IBAN und den BIC finden Sie zum Beispiel auch auf Ihrem Kontoauszug. Für Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Mit freundlichen Grüßen, Firma/Organisation/Verein Seite 9 von 10

10 Wichtige SEPA-Begriffe Lastschrift-Mandat Das SEPA-Lastschriftmandat ersetzt die bisher bekannte Einzugsermächtigung, bzw. den heutigen Abbuchungsauftrag. Durch das SEPA-Lastschriftmandat wird der Zahlungsempfänger ermächtigt, fällige Zahlungen vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen. Gleichzeitig wird auch das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen mit der Einlösung der Lastschrift beauftragt. Die Voraussetzung für den Einzug einer SEPA-Basislastschrift (Direct Debit Core) und Firmenlastschrift (Direct Debit B2B) ist ein gültiges Mandat des Zahlungspflichtigen, das fest definierte Bestandteile hat: Gläubiger-Identifikationsnummer: Diese wird ausschließlich bei der Deutschen Bundesbank beantragt und vergeben unter: Mandatsreferenz: Wird vom Zahlungsempfänger individuell vergeben: z.b. Mitgl.-Nr./Vertrags-Nr., etc. Bezeichnet in Verbindung mit der Gläubiger-Identifikationsnummer das jeweilige Mandat eindeutig, ist bis zu 35 alphanumerische Stellen lang und kann im Mandat enthalten sein oder dem Zahler nachträglich bekannt gegeben werden. Mandatstext: Der Konto-Inhaber ermächtigt den Zahlungsempfänger, Zahlungen von seinem Konto mittels Lastschrift einzuziehen. Der Zahlungspflichtige weist seine Bank an, die gezogene Lastschrift einzulösen mit Hinweis auf Kenntnis der einheitlichen Rückgabefrist von 8 Wochen nach dem Belastungsdatum (bei einer unberechtigten nicht autorisierten Lastschrift bis zu 13 Monate nach Belastung). Bei einer Firmenlastschrift gibt es kein Widerspruchsrecht. Der Mandatstext muss in der Sprache des Zahlungspflichtigen oder zweisprachig (zusätzlich in Englisch) verfasst sein. Name und Anschrift des Empfängers Angabe ob einmalige oder wiederkehrende Zahlung Name des Zahlungspflichtigen Name der Bank des Zahlungspflichtigen IBAN und BIC des Zahlungspflichtigen Rechtsverbindliche Unterschrift des Zahlungspflichtigen Generell gilt das SEPA-Lastschrift-Mandat unbefristet bis zum Widerruf durch den Zahler. Sollte jedoch binnen 36 Monaten seit dem letzten Einzug keine Folgelastschrift vom Zahlungsempfänger eingereicht werden, verfällt dieses Lastschriftmandat. Sollen nach Ablauf dieser Frist erneut SEPA-Lastschriften eingezogen werden, muss ein neues SEPA-Lastschrift-Mandat durch den Zahlungsempfänger eingeholt werden. Mandatsreferenznummer Jedes Lastschrift-Mandat muss mit einer eindeutigen Mandatsreferenznummer für jeden Zahlungspflichtigen versehen werden (frei wählbar, max. 35 alpha-numerische Stellen, hier kann z.b. die Kunden-Nr./Mitglied-Nr. auf der bisherigen Einzugsermächtigung verwendet/aufgebracht werden). Dadurch kann jedes Mandat eindeutig zugeordnet werden. Bewahren Sie die Ermächtigungen (Mandate) geordnet auf, damit Sie im Streitfall das Formular vorlegen können. Umdeutungslösung bei Einzugsermächtigungen Es ist möglich, SEPA-Basis-Lastschriften auf der Grundlage bestehender Einzugsermächtigungen zu nutzen, wenn die Einzugsermächtigungen in der gesetzlich vorgeschriebenen Form beim Einreicher vorliegen/vorhanden sind. Pflicht des Lastschrifteinreichers wird es sein, den Zahlungspflichtigen über die Umdeutung der Einzugsermächtigung in das SEPA-Basis- Lastschriftmandat bzgl. Gläubiger-Identifikationsnummer, Mandatsreferenz und Zeitpunkt der Umstellung zu informieren. IBAN / BIC Die International Bank Account Number, kurz IBAN genannt, ist eine international standardisierte Nummer, welche jedes Girokonto in einem der an diesem System teilnehmenden Länder eindeutig bezeichnet und definiert. Beim BIC (Bank Identifier Code) handelt es sich um eine von der SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) festgelegte international gültige Bankleitzahl. Da der BIC von der SWIFT vergeben wird, bezeichnet man ihn oftmals auch als SWIFT- Code. Mit dieser Abkürzung können weltweit Kreditinstitute identifiziert werden. Gläubiger-Identifikationsnummer (Gläubiger-ID) Um als Lastschrift-Einreicher (Zahlungsempfänger) die Euro-Lastschriften auf Basis der SEPA-Lastschriftverfahren nutzen zu können, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikationsnummer (auch Creditor Identifier bzw. CI). Das ist eine eindeutige Kennung, die EU-weit gültig ist und Sie als Lastschrift-Einreicher zusätzlich identifiziert. Mit dieser Nummer und der Referenznummer des zugrunde liegenden Lastschriftmandats wird geprüft ob eine für die Kontobelastung notwendige Ermächtigung vorliegt. Ohne Angabe der Gläubiger-ID erfolgt keine Bearbeitung der eingereichten Transaktionen. Die Beantragung erfolgt ausschließlich bei der Deutschen Bundesbank unter: SEPA XML-Format Für die Einreichung belegloser SEPA-Transaktionen durch den Kunden gibt es ein neues Datenformat. Für dieses Format existiert eine europaweit einheitliche Empfehlung des EPC, dem Entscheidungsgremium der europäischen Kreditwirtschaft für Zahlungsverkehrsthemen. Das neue XML-Datenformat basiert auf dem internationalen ISO Standard und ist für den Interbanken-Zahlungsverkehr verpflichtend. Seite 10 von 10

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