Dateien automatisch mit einem Passwort verschlüsselt versenden

Transkript

1 Dateien automatisch mit einem Passwort verschlüsselt versenden iq.suite Tipps & Tricks für IBM Domino Seit der Version iq.suite 13.2 können Sie mit dem Modul Convert Dokumente beim Versenden automatisch komprimieren und dabei mit einem Passwort schützen. Step By Step Um das Modul Convert zu administrieren, benötigen Sie die neue Administrationskonsole (zum Installieren siehe Anmerkungen) Öffnen der neuen Administrationskonsole Erstellen eines neuen Jobs: Markieren Sie Job (im Abschnitt Convert) und wählen dann Neu: Compress PDF Job

2 Vergeben Sie einen Namen und eine Job Priorität Bestimmen Sie im Reiter General mit Hilfe der Mailregeln (in der alten Administrationskonsole verwaltet), unter welchen Bedingungen der Job ausgeführt werden soll.

3 Wechseln Sie auf den Reiter Selection Da die Datei (auch schon komprimierte Dateien) verschlüsselt werden soll, wird der Job auf ALLE Dateitypen angewandt. Nun wechseln Sie zum Reiter Operations Aktivieren Sie hier Protect compressed attachments und setzen Sie ein Passwort

4 Achtung: das Passwort wird hier im Job gesetzt und kann nicht dynamisch vergeben werden. Wenn für unterschiedliche Empfängergruppen unterschiedliche Passwörter gewünscht/benötigt werden, sind mehrere Jobs notwendig. Speichern Sie den Job Nun können Sie eine erstellen:

5 Das ursprüngliche Attachment ist jetzt ein ZIP-File, bei dem zum Öffnen ein Passwort erforderlich ist.

6 Anmerkungen: Voraussetzung: 1.) Neue Administrationskonsole (Notes Client oder höher notwendig) 1.1) Notes-Client erweitern Damit die neue Administrationskonsole genutzt werden kann, muss der NotesClient durch das iq.suite-widget erweitert werden. Kenntnisse im Umgang mit Widgets (Fensterobjekte) werden vorausgesetzt. 1.2) Administratorenseite 1. Installieren Sie die iq.suite. Beachten Sie, dass die neue Administrationskonsole erst ab iq.suite-version 12.3 verfügbar ist. 2. Kontrollieren Sie, dass im Datenverzeichnis der iq.suite auf dem Dominoserver unter die Datei admin_frontend.xml und die Datenbank g_update.nsf vorhanden sind. Die Datenbank enthält die Clienterweiterungen (Plug-ins); die XML-Datei definiert den Ablageort der Datenbank. Damit der Notes-Bereich My Widgets dargestellt wird, muss die Symbolleiste für Widgets angezeigt werden. Welche Einstellungen hierfür im Notes-Client erforderlich sind, hängt von der eingesetzten Clientversion ab. Im Notes-Client finden Sie die Einstellung unter: DATEI -> VORGABEN -> BEREICH WIDGETS -> KONTROLLKÄSTCHEN: SYMBOLLEISTE FÜR FENSTEROBJEKTE UND SEITENLEISTENFENSTER MEINE FENSTEROBJEKTE ANZEIGEN.

7 1.3. Binden Sie die Datei admin_frontend.xml im Notes-Client ein: a) Klicken Sie in der klassischen Administrationskonsole auf und anschließend auf die Schaltfläche Widget Verteilung

8 b) Prüfen Sie, ob die Abbildung des iq.suite Widgets zur Verfügung steht, indem Sie bei Bildzugriff auf Testen klicken. Die Abbildung dient lediglich dazu, das iq.suite Widget gegenüber anderen Widgets erkennbar zu machen und hat keine Auswirkung auf dessen Funktionalität. > Falls bei Serveradresse (HTTP) der korrekte Server angegeben ist, wird die Abbildung des iq.suite Widgets im Webbrowser angezeigt: Der voreingestellte Wert bzw. die voreingestellten Werte werden aus den Angaben des Notes-Adressbuchs ermittelt. > Falls bei Serveradresse (HTTP) nicht der korrekte Server angegeben ist, tragen Sie den Server, über den auf die Abbildung des iq.suite Widgets zugegriffen wird manuell ein. Auf diesem Server muss der HTTP-Servertask ausgeführt werden. c) Prüfen Sie, ob der bei Serveradresse (NRPC) angegebene Server korrekt ist. Über diesen Server wird auf die XML-Datei admin_frontend.xml des iq.suite Widgets zugegriffen. Auf diesem Server muss der NRPC-Servertask ausgeführt werden. d) Damit die Serveränderungen bei Serveradresse (HTTP) und/oder Serveradresse (NRPC) in die XML-Datei admin_frontend.xml übernommen werden, klicken Sie auf die Schaltfläche WIDGET AKTUALISIEREN. Das iq.suite Widget wird aktualisiert Ziehen Sie die XML-Datei admin_frontend.xml per Drag&Drop in das Seitenleistenfenster My

9 Widgets. Die Komponenten werden installiert und der Notes-Client neu gestartet. Dies kann einige Sekunden dauern Klicken Sie unter VORGABEN ( PREFERENCES ) -> IQ.SUITE -> KONFIGURATION auf HINZUFÜGEN: 1.6. Kontrollieren Sie die folgenden Angaben: a) Der Servername ( Common Name ) oder die IP-Adresse des Domino Servers sind korrekt hinterlegt. b) Der Server verweist auf das richtige iq.suite-datenverzeichnis Wenn die iq.suite auf mehreren Servern installiert ist, können Sie über die neue Administrationskonsole zwischen diesen Servern wechseln: Definieren Sie bei Bedarf weitere Server mit HINZUFÜGEN. 2.) Informationen zu verschlüsselten ZIP Dateien finden Sie unteranderem bei:

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