Benutzeranweisung. für die AVV-Unterzeichner und das AVV-Büro

Transkript

1 Die Anwendung für die Güterwagen- & Verwaltungsdatenbank Benutzeranweisung für die AVV-Unterzeichner und das AVV-Büro Die Anwendung für die Güterwagendatenbank ist in eine CRM- Anwendung (Customer-Relationship-Management) integriert. Die Software wurde vom AVV-Büro bereits verwendet, um Informationen über die Unterzeichner zusammenzutragen und zu verwalten. Das AVV-Büro bietet dem Unterzeichner Zugang zum CRM und ermöglicht ihm, seinen Wagenfuhrpark auf dem neuesten Stand zu halten. Über den CRM müssen die Unterzeichner ihre Verwaltungsdaten aktualisieren und verwalten. Das CRM ist mit der Webseite ( verbunden, um die Abfrage von Informationen bezüglich Unterzeichner und Güterwagen zu erleichtern. Der Zweck dieser Anweisung ist es, zu beschreiben, wie man die Informationen in der Datenbank verwendet und verwaltet. Diese Anweisung wird durch eine Demoversion der Wagendatenbank unterstützt, die über folgenden URL verfügbar ist: Diese Benutzeranweisung wird regelmäßig aktualisiert, z. B. mit einem Bereich für FAQ (Häufig gestellte Fragen) am Ende. Zögern Sie nicht, nach einer neuen Version der Anwendung zu suchen.

2 Inhalt der Anweisung: CRM: Wie Sie Zugang erhalten 3 Öffnen Sie die Seite Ihres Unternehmens 4 Wie Sie Ihre Verwaltungsdaten aktualisieren 5 Die Unternehmensdaten 5 Die Kontaktbeschreibung 6 Wie Sie die Datenbank für Ihren Wagenfuhrpark aktualisieren und verwalten können 6 Das Modul Fleet Management 6 Dieser Bildschirm besteht aus 2 Teilen: 6 Mögliche Aktionen bei der Suchmaske: 7 Mögliche Aktionen bei der Ergebnisliste: 7 3 Wie Sie Informationen über Ihren Fuhrpark aktualisieren können 7 1. Manuell 7 2. Indem Sie die Funktion CSV-Import verwenden 7 3. Indem Sie einen Onlinedienst verwenden 8 Gültigkeitskontrollen bei Dateien 9 Transfer von Güterwagen zwischen Eigentümern 9 Durch den ehemaligen Eigentümer durchzuführende Schritte 9 Durch den neuen Eigentümer durchzuführende Schritte 9 Bestätigung des Transfers 9 Öffentliche Abfrage über die Homepage 10 Hilfe: Wie Sie Hilfe bekommen oder ein Problem melden können 11 2 / 11

3 CRM: Wie Sie Zugang erhalten CRM ist eine Internetanwendung, was bedeutet, dass Sie sie genauso wie eine Webseite öffnen. Bitte beachten Sie, dass CRM mit Mozilla Firefox verwendet werden muss. Wenn Sie diesen Browser nicht installiert haben, gehen Sie einfach auf um ihn völlig kostenfrei herunterzuladen. 1. Um die Anwendung zu starten, öffnen Sie einfach Ihren Internetbrowser und gehen zu folgender Adresse: Die folgende Seite wird nun angezeigt: Es wurde Ihnen ein Benutzername und ein Kennwort übermittelt. 2. Geben Sie Ihren Benutzernamen im Feld Benutzer und Ihr Passwort im Feld Passwort ein. 3. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche Sitzung eröffnen. 3 / 11

4 Öffnen Sie die Seite Ihres Unternehmens Sobald Sie sich in die Anwendung eingeloggt haben, erscheint folgende Seite: Um die Daten Ihres Unternehmens zu öffnen, klicken Sie auf das Symbol, das sich links neben dem Namen Ihres Unternehmens befindet (lesen Sie dazu auch den Abschnitt Wie Sie Ihre Verwaltungsdaten aktualisieren an) 2. Sie können eine vollständige Liste aller AVV-Unterzeichner (als csv-datei) erhalten, indem Sie Einfacher Export im Feld Export wählen und dann auf die Schaltfläche Export klicken. 3. Indem Sie im oberen Menü auf Güterwagen klicken, öffnen Sie das Modul Fleet Management. 4 / 11

5 Wie Sie Ihre Verwaltungsdaten aktualisieren Es liegt in Ihrer Verantwortung, Ihre Verwaltungsinformationen zu aktualisieren und zu verwalten. Die Unternehmensdaten Nachdem Sie die Daten Ihres Unternehmens geöffnet haben (siehe 1. auf der vorhergehenden Seite), sehen Sie einen Bildschirm wie unten: In diesem Bildschirm können Sie: Ein Kontaktformular öffnen, indem Sie auf das Symbol klicken, das sich links von Ihrem Kontaktnamen befindet. Einen neuen Kontakt herstellen: Dafür klicken Sie auf den Reiter Kontakt. Dadurch wird ein leeres Formular geöffnet, das Sie durch Klicken der Schaltfläche Speichern speichern können. Anmerkung: Es ist nicht notwendig, die Adressfelder auszufüllen, da diese automatisch mit Ihrer Unternehmensadresse aktualisiert werden. Daten Ihres Unternehmens ändern und sie durch Klicken der Schaltfläche Speichern speichern. 5 / 11

6 Die Kontaktbeschreibung Ändern Sie die Daten und speichern Sie sie durch Klicken der Schaltfläche Speichern. Gehen Sie zurück zum Unternehmen, indem Sie auf klicken. Zurück zum Unternehmen Wie Sie die Datenbank für Ihren Wagenfuhrpark aktualisieren und verwalten können Das Modul Fleet Management Mit diesem Modul können die Inhaber die Güterwagenliste ihres Fuhrparks einsehen und die Liste immer aktualisieren. 1 2 Dieser Bildschirm besteht aus 2 Teilen: - (1) Eine Suchmaske, die eine Suche anhand der Wagennummern ermöglicht. - (2) Eine Ergebnisliste. Standardmäßig werden alle Ihre Güterwagen gezeigt. 6 / 11

7 Mögliche Aktionen bei der Suchmaske: Suchen: zeigt die Ergebnisse in der Liste im unteren Teil (Güterwagen). Zurücksetzen: setzt alle Suchkriterien zurück. Exportieren: exportiert die aktuelle Wagenliste in eine csv-datei (Arbeitsblatt, das mit Excel bearbeitet werden kann) Mögliche Aktionen bei der Ergebnisliste: Aktuelle Wagennummer bearbeiten. Wagennummer einfügen / aktualisieren. Bearbeiten oder Einfügen abbrechen. Wagennummer löschen. 3 Wie Sie Informationen über Ihren Fuhrpark aktualisieren können 1. Manuell Aus dem Bildschirm Fleet Management kann der Inhaber direkt Güterwagen hinzufügen, bearbeiten oder entfernen, indem er die Aktionsschaltflächen, wie auf der vorhergehenden Seite beschrieben, benutzt. ( ). 2. Indem Sie die Funktion CSV-Import verwenden Um diese Funktion verwenden zu können, müssen Sie eine csv-datei gemäß der Vorlage erstellen, die Ihnen bereitgestellt wird. Das Dateiformat.csv kann mit Excel bearbeitet werden. Diese Datei ist wie folgt gegliedert: ACTION CLIENTREF NR OLDNR DATE I I U D / 11

8 ACTION: zeigt die durchzuführende Aktion an: Dieses Feld muss ausgefüllt werden. - I: Einen neuen Wagen in den Fuhrpark einfügen (insert) - U: Wagennummer aktualisieren (update) - D: Wagennummer aus dem Fuhrpark löschen (delete) CLIENTREF: Ihre AVV-Identifikationsnummer. Dieses Feld muss ausgefüllt werden. NR: Die Wagennummer. Dieses Feld muss ausgefüllt werden. OLDNR: Die alte Wagennummer (falls sich die Wagennummer ändert). Falls das Feld OLDNR leer bleibt, wird es durch das System mit NR gleichgesetzt. DATE: Änderungsdatum. Falls das Feld DATE leer ist, wird das System das Importdatum übernehmen. Das Datum muss im englischen Format (UK) eingegeben werden, also JJJJ- MM-TT. Sobald die Datei fertig gestellt wurde, gehen Sie auf den Reiter CSV Import (1) den Sie im Bildschirm Fleet Management finden können: 1 2 Wählen Sie Ihre Datei, indem Sie auf die Schaltfläche durchsuchen klicken (2). Starten Sie den Datenimport, indem Sie auf die Schaltfläche wird gemäß der gewählten csv-datei aktualisiert. Import klicken. Ihr Fuhrpark 3. Indem Sie einen Onlinedienst verwenden Sie können Ihren Wagenfuhrpark auch aktualisieren, indem Sie einen Onlinedienst, der auf einer vorab zu erstellenden xml-datei basiert, verwenden. Das Prinzip der xml-dateistruktur entspricht einer csv-datei. Wenn Sie den CRM-Onlinedienst ( verwenden wollen, dann wenden Sie sich bitte über folgende Adresse an das AVV-Büro: wagondb_assistance@gcubureau.org 8 / 11

9 Gültigkeitskontrollen bei Dateien Beide Prozesse für den Datenimport (csv-datei oder Onlinedienst) beinhalten Prüfungen der Dateien um festzustellen, ob die Dateien korrekt sind oder nicht. Die Datenbank wird nur durch die in der Datei befindlichen Informationen aktualisiert, wenn diese als gültig erkannt wurden. Im Falle einer ungültigen Datei wird der Benutzer durch eine Nachricht gewarnt, in der die gefundenen Fehler beschrieben werden. Transfer von Güterwagen zwischen Eigentümern Durch den ehemaligen Eigentümer durchzuführende Schritte Der ehemalige Eigentümer muss die Wagennummern auf eine der 3 oben beschriebenen Arten aus seinem Fuhrpark löschen, um dadurch den Transfer zum neuen Eigentümer zu ermöglichen. Durch den neuen Eigentümer durchzuführende Schritte Der neue Eigentümer muss die neuen Wagennummern auf eine der 3 oben beschriebenen Arten in seinen Fuhrpark importieren. Bestätigung des Transfers Die Registrierung des Transfers ist erst möglich, nachdem ehemaliger UND neuer Eigentümer ihren jeweiligen Fuhrpark aktualisiert haben. Solange diese wechselseitige Bedingung nicht erfüllt ist, wird der Transfer auf der Webseite nicht berücksichtigt. 9 / 11

10 Öffentliche Abfrage über die Homepage Auf der Homepage des AVV-Büros ( wird in Kürze ein neuer Bereich für die Abfrage der Wagendatenbank zugänglich sein. Dieser Bereich wird ohne Zugangskontrolle verfügbar sein. Es wird möglich sein, nach einem oder mehreren Güterwagen gleichzeitig zu suchen. 10 / 11

11 Hilfe: Wie Sie Hilfe bekommen oder ein Problem melden können Anmerkung: die Benutzeranweisung wird regelmäßig aktualisiert und mit einem FAQ - Bereich am Ende versehen. Wir ersuchen Sie deshalb, nach einer aktualisierten Version der Benutzeranweisung zu suchen, bevor sie sich an den Kundendienst wenden. Falls Sie weitere Hilfe benötigen oder ein funktionelles Problem melden wollen, dann kontaktieren Sie bitte das AVV-Büro, indem Sie folgende -Adresse verwenden: wagondb_assistance@gcubureau.org Wir ersuchen Sie, Ihre Frage falls möglich auf Englisch oder Französisch zu stellen. Ihre wird vom IT-Anbieter des AVV-Büros behandelt. Vergewissern Sie sich bitte deshalb, dass Ihre folgende Elemente enthält, um eine optimale Bearbeitung Ihrer Anfrage zu gewährleisten: Ihre Login-Daten (Benutzername) Ihr Passwort Eine detaillierte Beschreibung des aufgetretenen Problems, inklusive: o Welcher Bildschirm der CRM-Anwendung betroffen ist, o Was in der Fehlermeldung stand (falls Sie eine erhalten haben), o Was haben Sie getan, bevor Sie die Fehlermeldung erhalten haben oder bevor sich ein Problem ergeben hat, o Falls möglich, schicken Sie uns bitte einen Screenshot, o Jede weitere relevante Information. 11 / 11