Mehr Flexibilität Content-Management- Systeme (CMS) Ein Praxisbeispiel des Netzwerk Elektronsicher Geschäftsverkehr

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1 P r a x i s b e i s p i e l Mehr Flexibilität Content-Management- Systeme (CMS) Ein Praxisbeispiel des Netzwerk Elektronsicher Geschäftsverkehr

2 Inhalt 1. Einleitung... 4 Content-Management-System Ausgangslage... 5 Die Firma Düsing Gartenmarkt Die Zielsetzung Das Vorgehen Fazit...10 Impressum Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr...12 Herausgeber Münsterländer Kompetenz-. zentrum für den elektronischen Geschäftsverkehr (MÜKE). c/o Handwerkskammer Münster. Echelmeyerstraße Münster. Telefon: 02 51/ Fax: Text und Redaktion Norbert Speier Münsterländer Kompetenz-. zentrum für den elektronischen Geschäftsverkehr (MÜKE) Stand September 2012

3 D e n B ü r o a l l t a g i m G r i f f 5 Mehr Flexibilität 1. Einleitung Content-Management-System 2. Ausgangslage Content- Management- Systeme (CMS) Das Münsterländer Kompetenzzentrum für den elektronischen Geschäftsverkehr (MÜKE) hat sich in den Regionen Münsterland und Emscher-Lippe als kompetenter und verlässlicher Ansprechpartner zum Thema E-Business etabliert. Die Betriebe der Region schätzen insbesondere die neutrale Beratung. Das Praxisbeispiel schildert einen realen Beratungsfall und gibt Einblick in den Ablauf einer Beratung. Zielsetzung, Verlauf und Ergebnis der Beratung werden dargestellt und sollen dazu anregen, die eigene betriebliche Situation zu überdenken. Ein Content-Management-System (CMS, deutsch Inhaltsverwaltungssystem ) ist eine Software zur gemeinschaftlichen Erstellung, Bearbeitung und Organisation von Inhalten (engl. Content) von Websites oder anderen Medienformaten. Diese können aus Text- und Multimediaelementen bestehen. Ein Autor kann ein solches System in den meisten Fällen ohne Programmieroder HTML-Kenntnisse bedienen. Aus fachlicher Sicht lässt sich ein Content-Management-System in drei Anwendungsmodule teilen: Das Redaktionssystem erlaubt die Bearbeitung und Verwaltung von Inhalten, im Content Repository erfolgt die Speicherung der Inhalte und das Publishing System ermöglicht die Ausgabe der Inhalte z. B. im World Wide Web (WWW) oder in der Druckvorstufe. CMS basieren auf dem Prinzip der medienneutralen Verwaltung von Inhalten (Content). Wichtige Rollen für CMS spielen überdies die Komponenten Rechteverwaltung und Workflow Management. Quelle: Wikipedia Das Thema Online-Marketing und hier im Besonderen die Pflege der eigenen Webseiten nimmt in vielen klein- und mittleren Unternehmen nach wie vor einen hohen Stellenwert ein.. Jedes Unternehmen muss sich irgendwann einmal die Frage stellen, ob es die Inhalte des Webauftritts selber pflegen und aktualisieren möchte und dieses auch kann, oder ob diese Aufgabe auf einen externen Dienstleister übertragen wird. Während man noch bis vor einigen Jahren Programmierkenntnisse in HTML und CSS benötigte, um die Inhalte seiner Website zu ändern, kann heute dank Content-Management-Systemen (CMS) die redaktionelle Bearbeitung der Webseiten durchaus vom Unternehmen selbst durchgeführt werden. Content-Management-Systeme trennen den Inhalt und das Design einer Website voneinander. Während früher sowohl das Aussehen der Internetpräsenz wie auch deren Inhalte in eine Datei hineingeschrieben wurden, wird heute der Inhalt in einer Datenbank abgelegt und nur das Design in bestimmten Dateien gespeichert. Auch die Firma DÜSING GmbH & Co. KG aus Gelsenkirchen stand vor der Entscheidung, wie der Inhalt der eigenen Website gepflegt und aktualisiert werden soll. Das Unternehmen betreibt in Gelsenkirchen einen, über die Stadtgrenzen hinaus bekannten Gartenfach-

4 D e n B ü r o a l l t a g i m G r i f f 7 3. Die Zielsetzung 4. Das Vorgehen Düsing Gartenmarkt markt. Das Sortiment ist breit gefächert und fängt bei A wie Astschere an und hört bei Z wie Zäune auf. Bis zur Einrichtung des neuen Webauftritts war es für das Unternehmen mit viel Aufwand verbunden, die Kunden über das Warensortiment, spezielle Angebote oder Aktionen zu informieren. Diese Informationen wurden hauptsächlich über den jährlich erscheinenden Gesamtkatalog verbreitet. Die zeitnahe und flexible Ankündigung von Angeboten, Rabatten oder Aktionen ist damit nicht möglich. Die Firma Düsing Gartenmarkt Bereits seit mehr als 170 Jahren ist die Firma Düsing mit ihrem Gartenmarkt in Gelsenkirchen ansässig. Im Jahr 2001 wurde das Unternehmen von Siegfried Joachim übernommen, der es umstrukturierete und dem Unternehmen sein heutiges Gesicht gab. Im Unternehmen sind 42 Mitarbeiter beschäftigt. Die Firma Düsing wollte einen Webauftritt einrichten, um ihre Kunden flexibel und zeitnah über aktuelle Ereignisse und Angebote informieren zu können. Der bisher in Printform vorliegende Katalog soll über die Website zum Download bereitgestellt und dadurch Produktions- und Versandkosten reduziert werden. Da die Firma über kein eigenes Know-how verfügt, um eine Internetseite zu erstellen, sollte die Entwicklung des Designs sowie die Installation eventuell notwendiger Module durch einen externen Dienstleister erfolgen. Die künftige redaktionelle Arbeit sollen Mitarbeiter der Firma Düsing übernehmen. Das Redaktionssystem soll intuitiv und auch ohne Programmierkenntnisse leicht bedienbar sein. Verschiedenste Nutzer sollen von unterschiedlichen Orten auf das System zugreifen können, um redaktionelle Änderungen vorzunehmen. Aufgrund der o. g. Zielsetzung war von Anfang an klar, dass für die Umsetzung ein Content-Management-System (CMS) zum Einsatz kommen musste. Die Auswahl eines sinnvollen CMS ist allerdings nicht einfach und hängt von vielen Faktoren ab. Unternehmen, die sich für den Einsatz eines CMS entscheiden, sehen sich allein auf dem deutschen Markt mehreren hundert verschiedenen Produkten gegenüber, sodass der Auswahlprozess durchaus mit Schwierigkeiten verbunden sein kann. Um die Auswahl zu erleichtern, ist es wichtig, die Anforderungen an das CMS genau zu definieren. Dazu ist es u. a. erforderlich die Art der Inhalte, die in den Internetauftritt integriert werden sollen, zu definieren. Soll primär mit Text- und Bildelementen gearbeitet werden oder sollen Videos, Blogs oder interaktive Elemente wie Fragebögen oder ein Forum eingebunden werden? Ein weiteres wichtiges Kriterium ist die Größe des geplanten Webauftritts. Je mehr Seiten und je mehr Funktionen benötigt werden, umso mächtiger kann bzw. sollte das CMS gewählt werden. Bei kleineren Webauftritten reichen hingegen oft CMS aus, die die Verwaltung von Basisfunktinonen unterstützten. Weiterhin ist die Frage zu klären, ob ein kommerzielles Content-Management- System eingekauft oder ein so genanntes Open Source Modell verwendet werden soll. Um ein kommerzielles CMS handelt es sich, wenn für die Nutzung

5 8 D e n B ü r o a l l t a g i m G r i f f D e n B ü r o a l l t a g i m G r i f f 9 eine Lizenzgebühr an einen Rechteinhaber bezahlt werden muss. Kommerzielle CMS werden in der Regel von einzelnen Softwarehäusern vertrieben und beinhalten auch eine Gewährleistung sowie technischen Support. Open Source CMS hingegen können kostenfrei aus dem Internet heruntergeladen und installiert werden. Eine Nutzungsgebühr oder Lizenz fällt nicht an. Diese Systeme werden zumeist von einer großen Programmierergemeinde hergestellt und verfügen über eine Vielzahl von Erweiterungen, welche die Funktionalität des Internetauftritts erhöhen können. Technischer Support steht jedoch nur bedingt zur Verfügung, in der Regel über Foren und Webseiten der Programmierergemeinde. Nachdem nun die technische Frage geklärt war, erfolgte die Umsetzung und der Aufbau des Webauftritts in den folgenden 6 Schritten: 1. Auswahl des Dienstleisters für das Webdesign Da, wie oben beschrieben, die Firma Düsing nicht über das notwendige Fachwissen für die Erstellung einer Internetpräsentation verfügt, musste zunächst eine Agentur ausgewählt werden. 2. Festlegung und Erstellung des Designs Im zweiten Schritt wurden von der beauftragten Agentur Designvorschläge erarbeitet und schließlich einer für den Internetauftritt der Firma Düsing ausgewählt. 4. Schulung Damit die Mitarbeiter in der Lage sind, die Inhalte redaktionell zu erstellen und zu pflegen, war eine Schulung notwendig. Die Mitarbeiter sollten Sicherheit im Umgang mit dem CMS Joomla erhalten sowie die Designrichtlinien des Unternehmens kennen und im CMS umsetzen können. 5. Eingabe der Inhalte In Phase 5 begann die eigentliche Arbeit. Es wurden sämtlich Inhalte erstellt, Materialien zum Download bereitgelegt und Sortimentsinformationen gespeichert. Des Weiteren wurden Bilder in den Joomla Medien Manager geladen sowie die direkten Kontaktmöglichkeiten zu den Mitarbeitern eingerichtet. Die Firma Düsing hat sich für das Open Source CMS Joomla entschieden. Die Hauptgründe hierfür lagen in der leichten Bedienbarkeit sowie in den enormen Erweiterungsmöglichkeiten. 3. Einrichtung des Programms Das Content-Management-System Joomla wurde auf dem Webserver. eines Internetproviders installiert. 6. Freischaltung Nachdem alle Inhalte und alle Funktionen zur Verfügung standen und überprüft wurden, ist das System für den Produktivbetrieb freigeschaltet worden

6 8 D e n B ü r o a l l t a g i m G r i f f D e n B ü r o a l l t a g i m G r i f f 11 Düsing Gartenmarkt 5. Fazit Voraussetzung für die erfolgreiche Einführung eines Content-Management- System ist die strategische Planung des gesamten Webauftritts. Nachdem die Entscheidung getroffen wurde, Webinhalte eigenständig redaktionell zu bearbeiten, ist ein Content-Management-System auszuwählen, mit dem die gewünschten Inhalte verwaltet werden können. Aufgrund der Vielzahl der angebotenen Syteme sind viele Firmen hierbei auf neutrale und fachlich kompetente Beratung angewiesen. Eines wird an diesem Beispiel klar, auch wenn die redaktionelle Betreuung des Webauftritts durch eigene Mitarbeiter erledigt wird, ist dies nicht zum Nulltarif zu bekommen. Für die Pflege der Webinhalte sowie für die Aufbereitung und das Einstellen weiterer Beiträge benötigen die Mitarbeiter Zeit die wiederum Geld kostet. Nach der Auswahl und Einführung eines Systems, ist die Schulung der beteiligten Mitarbeiter in der Bedienung des CMS, den Designvorgaben und der strategischen Planung der Redaktionsarbeit der nächste, wichtige Schritt. Damit aus einer ehemals statischen Website ein lebendiger und attraktiver Webauftritt wird, müssen die Seiten kontinuierlich gepflegt und auf die Einhaltung der Designvorgaben geachtet werden.

7 Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr E-Business für Mittelstand und Handwerk Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) ist eine Förderinitiative des Bundesministe.riums für Wirtschaft und Technologie. Seit 1998 unter.stützt es kleine und mittlere Unter.nehmen bei der Einführung und Nutzung von E-Business-Lösungen. Beratung vor Ort Mit seinen 29 bundesweit ver.teilten Kom.pe.tenz.- zentren infor.miert das NEG kostenlos, neutral und praxisorientiert auch vor Ort im Unter.- nehmen. Es unterstützt Mittelstand und Handwerk durch Beratungen, Informations.veranstaltungen und Publikationen für die Praxis. Das Netzwerk im Internet Auf können Unternehmen neben Veranstaltungsterminen und den Ansprechpart. nern in Ihrer Region auch alle Publikationen des NEG einsehen: Handlungsleitfäden, Checklisten, Studien und Praxisbeispiele geben Hilfen für die eigene Umsetzung von E-Business-Lösungen. Fragen zum Netzwerk und dessen Angeboten beantwortet Markus Ermert, Projektträger im DLR unter 0228/ oder per . Das Netzwerk bietet vertiefende Informationen zu Kundenbezie.hung und Marketing, Netz-und Informationssicherheit, Kauf.männischer Software und RFID sowie E-Billing. Das Projekt Femme digitale fördert zudem die IT-Kompetenz von Frauen im Handwerk. Der NEG Website Award zeichnet jedes Jahr herausragen.de Internetauftritte von kleinen und mittleren Unter.nehmen aus. Informationen zu Nutzung und Interesse an E-Business-Lösungen in Mittelstand und Handwerk bietet die jährliche Studie Elektro.nischer Geschäftsverkehr in Mittelstand und Handwerk.