Bündelausschreibungen für die kommunale Strombeschaffung in Bayern ( )

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1 Bündelausschreibungen für die kommunale Strombeschaffung in Bayern ( ) Informationen des Bayerischen Gemeindetages und der KUBUS Kommunalberatung und Service GmbH

2 1. Zielsetzung 2. Projektorganisation und Projektdurchführung Der Bayerische Gemeindetag unterbreitet den bayerischen Kommunen und Zweckverbänden das Angebot, für diese die Strombeschaffung für deren Liegenschaften und Anlagen zu organisieren. Die Beschaffung soll durch Bündelausschreibungen, also durch Teilnahme an gemeinsamen, durch den Gemeindetag initiierten Ausschreibungen, für einen Lieferzeitraum von 3 Jahren erfolgen. 2.1 Grundsätzliches Welche Ziele werden mit diesen Strombündelausschreibungen verfolgt? 1. günstigere Strompreise durch mehr Wettbewerb 2. Entlastung der Verwaltung, weil sie nicht selbst eine Ausschreibung/Preisvergleich organisieren muss eine Gesamtübersicht über alle Abnahmestellen und die Gesamtkosten erhält (Erleichterung der Haushaltsplanung und einfache Rechnungsprüfung) 3. Gewährleistung eines vergaberechtlich sicheren elektronischen Ausschreibungsverfahrens Der Gemeindetag bietet seine Leistung in Kooperation mit der KUBUS Kommunalberatung und Service GmbH (KUBUS GmbH) an, die mit den teilnehmenden Kommunen und Zweckverbänden Dienstleistungsverträge schließt. Die KUBUS GmbH wurde nach den Vorgaben des Kommunalen Prüfungsverbandes in einem Vergabeverfahren ausgewählt. Die KUBUS GmbH ist verantwortlich für das Vertragsmanagement, die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen und die Durchführung der Ausschreibung. Die KUBUS GmbH wird die Durchführung der Bündelausschreibungen im Wege elektronischer Ausschreibungen mit elektronischer Auktion über ein webbasiertes Beschaffungsportal unter Beachtung der maßgebenden landes-, bundes- und europarechtlichen Wettbewerbs- und Vergabevorschriften anbieten. Die KUBUS GmbH hat als bislang einziges Unternehmen in Deutschland auf der Grundlage des 101 Abs. 6 GWB ein elektronisches Ausschreibungsverfahren für Energieausschreibungen für öffentliche Auftraggeber entwickelt und seit zwei Jahren erfolgreich in über 250 Ausschreibungen eingesetzt. Dieses neue Ausschreibungsverfahren hat in der Praxis zu einem erheblich verstärkten Wettbewerb und dieser wiederum zu günstigeren Strombezugspreisen für die ausschreibenden öffentlichen Auftraggeber geführt. 2 Unmittelbar nach Abschluss des Kooperationsvertrages zwischen dem Bayerischen Gemeindetag und der KUBUS GmbH erfolgte die Vorbereitung des Angebotes für die Teilnehmer der Bündelausschreibungen sowie die Abstimmung der Angebotsunterlagen (Dienstleistungsvertrag, Vollmacht, Anlage mit Angaben zum Teilnehmer) mit dem Bayerischen Gemeindetag. Darüber hinaus wurden die formalen Ausschreibungsunterlagen sowie der den Bündelausschreibungen zugrunde zu legende Stromliefervertrag durch die KUBUS GmbH erarbeitet und mit dem Bayerischen Gemeindetag abgestimmt. Auf der Basis dieser Unterlagen kann im weiteren Projektverlauf die Beauftragung der KUBUS GmbH seitens der Kommunen und Zweckverbände erfolgen, so dass im Rahmen der weiteren Vorbereitung der Bündelausschreibungen lediglich noch die Datenbeschaffung und Datenabstimmung direkt mit den jeweiligen Teilnehmern der Bündelausschreibungen im Vordergrund steht. Die Organisation der Ausschreibung und Abstimmung der Ausschreibungsunterlagen erfolgt zentral mit dem Gemeindetag. Damit wird ein einheitliches und optimales Vertragswerk gewährleistet. Alle sonstigen notwendigen Abstimmungen in Vorbereitung und Durchführung der Ausschreibung, insbesondere zur Losbildung und zum jeweiligen Zeitplan der Bündelausschreibungen sowie zur Vergabeentscheidung werden direkt mit dem Bayerischen Gemeindetag erfolgen. Zu diesem Zweck hat der Bayerische Gemeindetag für jeden Bezirk einen Vergabeausschuss eingerichtet. 3

3 Vergabeausschuss Aufgaben: Abstimmung und Freigabe der von der KUBUS GmbH in Zusammenarbeit mit dem Bayerischen Gemeindetag erarbeiteten Ausschreibungsunterlagen Abstimmung zur Bündel- bzw.- Losbildung Abstimmung der grundsätzlichen Zeitpläne Abstimmung des Tages der Durchführung der elektronischen Auktion Treffen der Vergabeentscheidung nach Abschluss der elektronischen Auktion 2.2 Abschluss der Dienstleistungsverträge mit den Kommunen und Zweckverbänden Die KUBUS GmbH schließt die Dienstleistungsverträge mit den teilnehmenden Kommunen und Zweckverbänden in eigener Verantwortung ab und informiert den Bayerischen Gemeindetag über die Teilnehmer. Der Abschluss der Dienstleistungsverträge muss bis zum erfolgen. Eine spätere Teilnahme gefährdet die Projektdurchführung und kann nur im Einzelfall in Abstimmung mit der KUBUS GmbH und dem Bayerischen Gemeindetag erfolgen. Zusammenarbeit bis spätestens vereinbaren. 2.3 Vorbereitung der Bündelausschreibungen mit den Kommunen und Zweckverbänden Die Teilnehmer müssen nur die Daten ihrer Abnahmestellen erfassen. Mit einer Arbeitshilfe wird die Datenerfassung erleichtert. Die Daten müssen sehr schnell geliefert werden. Um die Lastgänge bei Anlagen mit Leistungsmessung kümmert sich die KUBUS GmbH. Im Mittelpunkt der Vorbereitung der Bündelausschreibungen steht die Datenerfassung zur Vorbereitung der Leistungsverzeichnisse. Zur Vereinfachung und Beschleunigung der Datenerfassung stellt die KUBUS GmbH den teilnehmenden Kommunen und 4 Zweckverbänden in der Praxis erprobte Erfassungsdateien (Exceldatei) zur Verfügung. Darüber hinaus gewährleistet eine Arbeitshilfe für die teilnehmenden Kommunen und Zweckverbände einen möglichst effizienten Projektablauf. In dieser Arbeitshilfe werden zahlreiche Einzelfragen zur Datenerfassung dargestellt und geklärt. Hinsichtlich der Datenbeschaffung übernehmen die Teilnehmer der Bündelausschreibungen in Abstimmung mit der KUBUS GmbH die Ersterfassung. Diese Datenbeschaffung durch die Teilnehmer der Bündelausschreibung muss zur Sicherstellung der Projektdurchführung innerhalb von 2 Wochen nach Zusendung der Datenerhebungsdatei abgeschlossen sein. Der KUBUS GmbH werden die ausgefüllten Erfassungsdateien auf elektronischem Wege zur Verfügung gestellt. Die KUBUS GmbH prüft die Daten auf Plausibilität und bereitet sie für die Einstellung in das Beschaffungsportal (Leistungsverzeichnis) vor. Die Anforderung notwendiger Lastgänge für Abnahmestellen mit Leistungsmessung erfolgt durch die KUBUS GmbH direkt beim aktuellen Stromlieferanten/Netzbetreiber der teilnehmenden Kommune/des teilnehmenden Zweckverbandes. Hierzu wird die KUBUS GmbH mit Abschluss des Dienstleistungsvertrages bevollmächtigt. Bei Bedarf übernimmt die KUBUS GmbH auch die Prüfung bestehender Stromlieferungsverträge hinsichtlich der Laufzeit und Kündigungsmöglichkeit. Soweit Kommunen/ Zweckverbände den Rahmenvereinbarungen mit E.ON oder LEW beigetreten sind, enden die Stromlieferverträge automatisch am Diese Prüfung sollte jedoch auf Zweifelsfälle beschränkt werden. Grundsätzlich sehen die Erfassungsdateien der KUBUS GmbH auch die Prüfung dieser Punkte durch die Teilnehmer der Bündelausschreibungen vor. Die Teilnehmer der Bündelausschreibungen tragen die Verantwortung dafür, dass die auszuschreibenden Abnahmestellen zum Lieferbeginn vertragsfrei sind. Hierzu haben sie in eigener Verantwortung notwendige Kündigungen vorzunehmen. Nach endgültiger Prüfung und Abstimmung der Daten der auszuschreibenden Abnahmestellen werden diese durch die KUBUS GmbH in das Beschaffungsportal übernommen. 5

4 2.4 Durchführung Bündelausschreibungen, Beschreibung Ausschreibungsverfahren Die KUBUS GmbH wird die Durchführung der Bündelausschreibungen im Wege elektronischer Ausschreibungen mit elektronischer Auktion über ein webbasiertes Beschaffungsportal vornehmen, d.h. als Vergabeverfahren kommt das Offene Verfahren mit elektronischer Auktion zum Tragen ( 101 Abs. 6 GWB), wobei das gesamte Vergabeverfahren in elektronsicher Form abgebildet wird. Die Zulässigkeit dieses Verfahrens wurde von der Vergabekammer Niedersachsen mit Entscheidung vom VgK-11/2011-rechtskräftig bestätigt. Das Ausschreibungsverfahren läuft in 2 Phasen ab: Alle Teilnehmer der Bündelausschreibungen erhalten nach Zuschlagserteilung ferner einmalig eine Tabelle mit einer Gesamtaufstellung ihrer Abnahmestellen mit Verbrauchsund Kostendaten. Diese Daten werden als Excel-Tabelle zur Verfügung gestellt. Stromkostenübersicht 1. Phase 2. Phase Vor Durchführung der elektronischen Auktion (Art. 54 Abs. 4 Richtlinie 2004/18/EG) Elektronische Auktion ( 101 Abs. 6 GWB) Die erste Phase verläuft ähnlich wie das bekannte Offene Verfahren, endet jedoch nicht mit einer Zuschlagserteilung. Nach der Zuschlagserteilung fertigt die KUBUS GmbH die Stromlieferverträge für die einzelnen Teilnehmer der Bündelausschreibungen aus und organisiert den Austausch der Vertragsunterlagen zwischen den Teilnehmern der Bündelausschreibungen und den zukünftigen Stromlieferanten. Vielmehr werden die Bieter, die ein zulässiges Angebot abgegeben haben, im Rahmen der zweiten Phase auf elektronischem Wege aufgefordert, neue, nach unten korrigierte Preise vorzulegen. Nach Abschluss der elektronischen Auktion wird der Zuschlag entsprechend den Ergebnissen der elektronischen Auktion vergeben in kwh Energie Netzentgelte Steuern, Abgaben Strompreis Stromkosten in Euro Verwaltungsgebäude ,027 20, Turnhalle ,400 21, Schule ,603 19, Kindertagesstätte ,862 21, Feuerwehrgerätehaus ,555 21, Den Ablauf der elektronischen Auktion zeigt das folgende Schaubild: 2. Phase Elektronische Auktion ( 101 Abs. 6 GWB) Aufforderung der Bieter auf elektronischem Weg, neue Preise vorzulegen. 6 Beginn der Auktion Frühestens 2 Arbeitstage nach Versendung der Aufforderung Neue Preise der Bieter Angaben zu: Infos zu: Elektronische Vorrichtung (ea) Datum, Uhrzeit des Beginns der elektronischen Auktion (ea) Mathematische Formel für Auswertung der Preise (ea) Datum,Uhrzeit des Abschlusses der elektronischen Auktion (ea) Rang des Bieters Bis zum Zeitpunkt X Auswertung der Preise Abschluss der elektronischenauktion Datum und Uhrzeit für Abschluss festgelegt Summen In den Folgejahren können Kommunen aktualisierte Übersichten gegen Entgelt anfordern Der Bayerische Gemeindetag erhält für jede durchgeführte Ausschreibung eine Verfahrensdokumentation zum Nachweis der ordnungsgemäßen Verfahrensdurchführung. 7

5 2.5 Zeitpläne für die Bündelausschreibungen Angesichts der Vielzahl der interessierten Kommunen und Zweckverbände und der zwingend einzuhaltenden Verfahrensfristen für die Bündelausschreibungen wurde mit dem Bayerischen Gemeindetag folgende grundsätzliche Zeitschiene für die Vorbereitung und Durchführung der Bündelausschreibungen festgelegt. Ausschreibungsvorbereitung Abschluss der Dienstleistungsverträge bis > Vorbereitung der Bündelausschreibungen --> Datenerhebung durch die Teilnehmer ab bis spätestens (innerhalb von zwei Wochen nach Zusendung der Datenerhebungsdatei) Die Erfassungsdatei kann auch im Mitgliederbereich des Gemeindetages heruntergeladen werden. Link: Buendelausschreibungen Ausschreibungsdurchführung Die Ausschreibung von Ökostrom wird zur Voraussetzung haben, dass die elektrische Energie nachweislich zu 100 % aus erneuerbaren Energien stammen muss. Sie muss in Anlagen erzeugt werden, die ausschließlich erneuerbare Energien nutzen. Die Definition des auszuschreibenden Ökostroms erfolgt in Anlehnung an die Empfehlungen des Umweltbundesamtes. Aufgrund der Erfahrungen der KUBUS GmbH ist für die Beschaffung von Ökostrom im Vergleich zur Beschaffung von Normalstrom in der Regel mit Mehrkosten in Höhe von 5-6 % bezogen auf den reinen Strompreis zu rechnen. Die Kommune entscheidet selbst, welche Art Strom (Normalstrom / Ökostrom) sie geliefert haben möchte. Für Ökostrom erfolgt eine klare und transparente Beschreibung der Anforderungen mit dem Ziel, auch hier einen möglichst breiten Wettbewerb zu fördern. mögliche erste Termine für Bündelausschreibungen im Zeitraum: Bekanntmachung Angebotsfrist bis Auktionszeitraum für alle Bündelausschreibungen voraussichtlich April bis Juni 2013 Pro Bündelausschreibung werden einzelne Lose nach folgender Maßgabe gebildet: SLP-Abnahmestellen (Standardlastprofil) RLM-Abnahmestellen (leistungsgemessene Anlagen) Straßenbeleuchtung Anlagen mit Heizstrombedarf Zu den einzelnen Startterminen können je nach Arbeitsstand mehrere Ausschreibungen gleichzeitig gestartet werden. Wie frühzeitig die Ausschreibungen letztlich beginnen können, hängt maßgeblich von der zügigen Bereitstellung der Daten durch die Teilnehmer der Ausschreibung ab. Die Kommune entscheidet selbst, ob ihre Abnahmestellen in separaten Losen ausgeschrieben werden sollen oder gemeinsam mit den SLP-Abnahmestellen. Die Entscheidung muss bis spätestens vorliegen. 2.6 Bündel- und Losbildung / Normalstrom- oder Ökostrom In Abstimmung mit dem Bayerischen Gemeindetag sollen die Bündelausschreibungen grundsätzlich auf Regierungsbezirksebene erfolgen. Die jeweiligen Ausschreibungen (Bündel) sollen vom Umfang her so gestaltet werden, dass ein möglichst breiter Wettbewerb entsteht. Es werden Bündelausschreibungen für Normalstrom und Ökostrom vorgesehen. 8 Die Entscheidung der teilnehmenden Kommune/des teilnehmenden Zweckverbandes zur Beschaffung von Normalstrom oder Ökostrom muss der KUBUS GmbH für die Vorbereitung der Bündelausschreibungen bis spätestens vorliegen. Bei einer separaten Losbildung erfolgt auch eine separate Preiskalkulation der Bieter. Die losweise Preiskalkulation kann für einzelne Lose zu günstigeren Strompreisen als bei der Mischkalkulation führen. Die Vergabeentscheidung kann dazu führen, dass die Kommune mehrere Stromlieferanten erhält. Die gemeinsame Losbildung der Abnahmestellen garantiert für diese einen Stromlieferanten und eine einheitliche Preisbildung. 9

6 3. Dienstleistungspreise 4. Ansprechpartner Für die gesamte Vorbereitung und Durchführung der Bündelausschreibungen erhält die KUBUS GmbH ein Honorar, das sich für die Teilnehmer aus einem Grundbetrag und einem Preis je Abnahmestelle zusammensetzt. Allgemeine Fragen im Zusammenhang mit dem Dienstleistungsangebot: 1. Grundpreis je Auftraggeber Gemeinden < EW 500,00 Gemeinden EW EW 650,00 Verwaltungsgemeinschaften, Zweckverbände 900,00 Gemeinden EW EW 1.000,00 Gemeinden EW EW 1.100,00 kreisangehörige Gemeinden > EW 1.200,00 Werner Mößner Tel. (089) Stefan Graf Tel. (089) Mail: 2. Preis je RLM- Abnahmestelle 150,00 (Abnahmestelle mit registrierender Leistungsmessung) 3. Preis je sonstiger Abnahmestelle 10,00 Bei Fragen zu Vertragsabschluss, Datenerhebung und Loszuordnung: Sämtliche Preise gelten zuzüglich gesetzlicher Umsatzsteuer. 1. Preisbeispiel: Gemeinde Einwohner Grundpreis Preis für 35 Abnahmestellen 650,00 350, ,00 (zzgl. 19 % USt.) 2. Preisbeispiel Stadt Einwohner Grundpreis 1.100,00 Preis für 170 Abnahmestellen 1.700,00 Preis für 4 RLM Abnahmestellen 600, ,00 (zzgl. 19 % USt.) 10 KUBUS Kommunalberatung und Service GmbH Bertha-von-Suttner-Straße Schwerin Tel. (0385) Fax (0385) Mail: Bayernstrom@kubus-mv.de Web: 11