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1 l i X t o DELIVERING COMPETITIVE ADVANTAGE Jenseits von EDI Automatisierte Geschäftsabwicklung von Logistikprozessen CASE STUDY VOSS Automotive holt Lieferabrufe aus Web-Portalen seiner Kunden und verarbeitet die Bestelldaten direkt im eigenen SAP-System o

2 Jenseits von EDI Automatisierte Geschäftsabwicklung von Logistikprozessen: VOSS Automotive holt Lieferabrufe aus Web- Portalen seiner Kunden und verarbeitet die Bestelldaten direkt im eigenen SAP-System VOSS Automotive, Hersteller von Leitungs- und Verbindungstechnik für den internationalen Fahrzeugbau, hat im Bereich Logistik den elektronischen Geschäftsverkehr mit den Web-Portalen seiner Kunden automatisiert und in seine internen IT-Prozesse und Systeme integriert. Durch den Einsatz einer Web-Prozess- Integrationslösung von Lixto kann VOSS nun die Lieferabrufdaten aus den Kundenportalen elektronisch extrahieren, aufbereiten und nahtlos im eigenen SAP-System weiterverarbeiten. Erfahrung und Ideen darauf beruhen die Firmenphilosophie und der Erfolg von VOSS Automotive. Als Entwicklungspartner der Fahrzeugindustrie hat VOSS Automotive zahlreiche Marktstandards in der Leitungs- und Verbindungstechnik von Nutzfahrzeugen und PKWs geschaffen. Zum Beispiel fahren etwa die Hälfte der Nutzfahrzeuge in Europa mit VOSS Stecksystemen für die Druckluftbremse. Und in fast allen europäischen PKWs mit Luftfederung sind ebenfalls Komponenten von VOSS eingebaut. Herstellern über sogenannte Web- Portale geregelt; insbesondere bei Kernprozessen, zum Beispiel in den Bereichen Qualitätsmanagement, Vertrieb, Engineering sowie Logistik. Kaum eines der Kundenportale gleicht dem anderen. Und die Anzahl dieser Portale nimmt stetig weiter zu. Die zunehmende Verbreitung dieser Kundenportale bedeutet für Zulieferbetriebe wie VOSS einen hohen zusätzlichen Aufwand. Wenn Mitarbeiter sich auf jedem Portal anmelden, dort Daten erfassen oder eintragen müssen, so ist dies nicht nur zeit- und kostenintensiv, sondern auch sehr fehleranfällig. Des Weiteren besteht die Gefahr von Imageverlust, sollte nicht rechtzeitig auf die in den Web-Portalen bereitgestellten Informationen reagiert werden. Um im internationalen Wettbewerb langfristig erfolgreich zu sein, muss ein Unternehmen wie VOSS auf Kundenwünsche rasch und ebenso kosteneffizient reagieren können. Aber was ist zu tun, wenn für einige Aufgaben die Abwicklung elektronischer Geschäftsprozesse mit EDI- Lösungen zu teuer ist, gleichzeitig aber deren manuelle Bewältigung längst schon zu komplex und zeitraubend geworden ist? Vor genau dieser Herausforderung stand VOSS Automotive bei der Suche nach einer Lösung für die Auftragsabwicklung im Logistikbereich. In der Fahrzeugindustrie wird ein stetig wachsender Anteil der Kommunikation zwischen Kunden und 2

3 3 Automatisierter Abruf von Lieferdaten aus Kundenportalen durch Web-Process-Integration Das Ziel bestand darin, auch Aufgaben, wie die Lieferabrufe für kleinere Kunden, automatisiert abwickeln und direkt in den internen Logistik- Anwendungen weiterverarbeiten zu können. Unsere Motivation war, die vormals benötigten Aufwände zu senken und den Lieferabrufprozess wieder effizient zu machen, indem wir die bislang manuellen Arbeitsschritte durch eine automatisierte Lösung ersetzten, erläutert Walter Funke, Leiter Applikationsmanagement bei VOSS Automotive. Walter Funke, Leiter Applikationsmanagement Um die Portale von Kunden aus dem Bereich der Nutzfahrzeughersteller und Automobilzulieferer anzubinden, setzt VOSS Automotive seit Mitte 2007 im Bereich Logistik eine Web-Prozess- Integrationslösung von Lixto ein. Die Lixto Lösung greift automatisch auf die Web-Portale der VOSS Kunden zu, extrahiert die Lieferabrufdaten und speist diese in aufbereiteter Form direkt in das interne SAP System von VOSS ein. VOSS Automotive nutzt die Lixto Lösung in Form von Standard-Web-Services. Dazu ruft die Web Intelligence- Technologie in regelmäßigen Zyklen die Bestellinformationen aus den Kundenportalen ab und meldet aufgetretene Veränderungen an das Logistiksystem von VOSS Automotive. Auf diese Weise werden derzeit die Lieferabrufdaten aus acht Werken von zwei VOSS Kunden ermittelt. Insgesamt laufen 16 automatisierte Prozesse zwischen acht Kundenwerken und den beiden VOSS Werken in Deutschland. Zeitgewinn / Zeiteinsparungen Die VOSS Logistik hat durch die Lixto Lösung eine weitere Automatisierung der Bestelleingänge der Kunden erreicht und ist neben der klassischen EDI-Schiene optimal aufgestellt, so das Zwischenfazit von Joachim Förster, SAP Customizer Logistik, VOSS Automotive GmbH. Aufgrund des Wegfalls der manuellen Auftragserfassung gewinnen wir wertvolle Zeit, so Förster. Umgekehrt hätte der Mehraufwand laut internen Schätzungen hochgerechnet zukünftig eine zusätzliche halbe Arbeitskraft beansprucht. Da die Mitarbeiter nicht mehr wie früher die Web-Portale der Kunden anzusurfen brauchen, dort die Lieferabrufe erfassen und sie schließlich buchen müssen, können sie die eingesparte Zeit wieder für die eigentlichen Aufgaben nutzen. Joachim Förster, SAP Customizer Logistik Harmonisiertes Arbeitsumfeld VOSS Automotive konnte mit Lixto das Arbeitsumfeld der Mitarbeiter harmonisieren und die zuvor entstandene Komplexität wieder beseitigen. Aus der internen Sicht der Auftragsabwicklung betrachtet, erleben unsere Mitarbeiter die Lieferabrufe der mit Lixto angebundenen Kunden genau so als stammen sie von EDI-Kunden, sagt Walter Funke. Die Anwender erkennen bei den Bestelleingängen deswegen keinen Unterschied, weil die gelieferten Daten in ihre normale Arbeitsumgebung eingegliedert sind. Die Web-Prozess-Integrationslösung ist seit August 2007 im Einsatz. Sie wurde relativ kurzfristig innerhalb von zwei Monaten konzipiert, eingeführt und umgesetzt. Seit der Implementierung läuft die Lixto Lösung so stabil und dadurch unbemerkt störungsfrei im Hintergrund, dass sich niemand bei VOSS darum kümmern muss. Im idealen Fall ist es so, dass der Logistiker erst dann von einem Lieferabruf oder einer Veränderung merkt, wenn er die Logistikprozesse für die Lieferung auslösen muss, (außer er sieht sich zwischenzeitlich den Status in seinen Reports an). Aufgetretene Veränderungen in den Kundenportalen werden in der Regel von Lixto so kurzfristig angepasst, so dass VOSS Automotive mit der parallel versendeten Benachrichtigung bereits erfährt, inwieweit der betreffende Job schon erledigt ist. Diese Flexibilität und Zuverlässigkeit der Lösung zählt neben dem Preis-/ Leistungsverhältnis zu den Gründen, weshalb sich VOSS Automotive für Lixto entschieden hat. Die Flexibilität ergibt sich, weil Lixto eine moderne und leistungsstarke Technologie besitzt, mit der Unternehmen zukünftige Anforderungen von B2B- Internetanwendungen umsetzen können. So kann Lixto Daten aus hochdynamischen Web 2.0-Webseiten

4 verarbeiten und integrieren. Aufgrund der visuellen Entwicklungsumgebung können zum Beispiel die zu automatisierenden Web-Prozesse einfach, schnell und robust konfiguriert werden. Flexibel erweiterbar Genau diese Erweiterungsmöglichkeiten sieht Funke als einen weiteren Pluspunkt, da VOSS mit der Lixto Lösung bereits jetzt eine Plattform etabliert hat, die webbasierte Daten für zusätzliche Anwendungen und Funktionsbereiche integrieren kann. Sollte also bei VOSS in Zukunft möglicherweise der Bedarf bestehen, für das Qualitätsmanagement eine ähnliche Lösung aufzubauen, so ist das Unternehmen bereits jetzt dafür gerüstet. Kurzporträt VOSS Automotive Kurzporträt Lixto Software VOSS Automotive ist ein mittelständisches Unternehmen und versteht sich als Systempartner der internationalen Fahrzeugindustrie. Das Unternehmen entwickelt und produziert Leitungs- und Verbindungstechnik für alle Fluide, d. h. für Luft, Kraftstoff, Abgastechnik, Hydraulik und sonstige flüssige Stoffe, die im Automobil vorkommen. Zu den Kunden von VOSS zählen fast alle internationalen Nutzfahrzeughersteller wie z. B. Daimler, MAN, DAF Niederlande, Iveco Italien, aber auch Volvo in USA, Sinotruck in China oder Hino in Japan sowie viele Pkw - Hersteller. Auf den wichtigsten Märkten in Europa, Nord- und Südamerika und Asien hat VOSS eigene Niederlassungen bzw. Auslandsgesellschaften gegründet, die nicht nur die VOSS Produkte vertreiben, sondern teilweise auch über eine eigene Produktion verfügen. Lixto extrahiert spezifische und aktuelle Daten aus dem Internet, damit Kunden aus der Reise- und Transportbranche, der Konsumgüterindustrie sowie Automobilzulieferer Informationen zu Marktpreisen in Echtzeit erhalten und ihre Performance so optimieren können. Lixto Software wurde 2001 als Spin-Off der Technischen Universität Wien gegründet. Zu unseren Kunden zählen internationale Unternehmen aus den Bereichen Automobilzulieferung, Reise und Transport, Konsumgüter und IT, wie beispielsweise Fujitsu und SAP. 4

5 Zusammenfassung Unternehmen VOSS Automotive GmbH, Wipperfürth Branche Automobilindustrie Anwendung Logistik: Lieferabrufe, Auftragsabwicklung Integration webbasierter Logistikdaten Ausgangssituation, Geschäftsanforderungen und Ziele heterogene Portallandschaften bei den Kunden digitalisierte Abwicklung des B2B-Geschäftsverkehrs Anbindung von Kunden ohne (bzw. unter Umgehung von) EDI hohe Aufwände und Fehlerraten bei manueller Abfrage von Lieferabrufdaten in Kundenportalen klassische EDI Lösungen jenseits der Kernprozesse zu kostspielig Lösung Web-Prozess-Integrationssoftware automatisierter Abruf von Lieferdaten aus Kundenportalen mit direkter Integration in Unternehmensprozesse Anbindung der Bestelleingänge aus insgesamt acht Werken von zwei VOSS-Kunden Nutzen und Vorteile durchgängiger (End-to-End-)Prozess vom Web-Portal der Kunden ins eigene SAP System Zeiteinsparungen bei der Auftragsabwicklung durch den Wegfall manueller Tätigkeiten (Anfahren, Abtippen, Buchen) erhöhte Reaktionsgeschwindigkeit durch schnelleren Informationsabruf ( Time to Information ) erhöhte Prozess-Sicherheit (durch Vermeiden von fehlerhaften Eingaben) Harmonisierung des (internen) Arbeitsumfeldes für den Anwender Künftige Pläne und Weiterentwicklungen Schaffung einer ausbaufähigen Integrationsplattform, die weitere webbasierte Anbindungen ermöglicht, zum Beispiel im Bereich Qualitätsmanagement Technische Infrastruktur SAP JACO Konnektor Web Process Integration Services, basierend auf Lixto Visual Developer und Transformation Server (Versionen 4.8.6) 5

6 l i X t o DELIVERING COMPETITIVE ADVANTAGE Lixto Software GmbH o A-1040 Wien, Favoritenstrasse 16 Tel.:

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