Dokumenten-Management- wozu noch neutrale Beratung

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1 Dokumenten-Management- wozu noch neutrale Dr. Ulrich Kampffmeyer PROJECT CONSULT Unternehmensberatung Dr. Ulrich Kampffmeyer GmbH Hamburg 2000

2 Dokumenten-Management- wozu noch neutrale Von Dr. Ulrich Kampffmeyer Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd. Mitglied des Executive Committee und des Board of Directors der AIIM Europe Mitglied des DLM-Monitoring Committee der Europäischen Kommission Einleitung Der Einsatz von Dokumenten-Mangement-Lösungen findet immer weitere Verbreitung. Die Produkte sind standardisierter und einfacher zu integrieren. Wozu also noch produkt- und herstellerneutrale? Am Markt werden inzwischen unterschiedlichste Produkte und Lösungen für nahezu jeden Anwendungszweck angeboten. Die Anforderungen einer langfristigen Informationsbereitstellung kollidieren hierbei häufig mit den schnellen Veränderungen im Markt. Firmen und Produkte, die vor kurzem noch als stabil und führend angesehen wurden, sind heute nicht mehr vorhanden. Der Anwender sieht sich dem Problem gegenüber, optimale Lösungen zu finden, die in seine Anwendungslandschaft passen. Hierbei sollte nicht von den Produkteigenschaften ausgegangen, sondern die fachlichen Anforderungen in den Vordergrund gestellt werden. Der Grundsatz "Strategie vor Organisation, Organisation vor Technik" von Hartmut Storp gilt hier noch immer. Dokumenten-Management, besonders in den Ausprägungen des Knowledge-, Workflow- oder klassischen Dokumenten-Managements ist vorrangig eine organisatorische Aufgabe. Intensive Vorbereitung und Begleitung während der Einführung sichern die Akzeptanz. Anwender besitzen in der Regel nicht das entsprechende Personal, um diese zeitlich begrenzten Aufgaben effizient abzudecken. Außerdem trifft der aktuelle Mangel an Fachkräften im Dokumenten- Management-Umfeld Anwender und Anbieter gleichermaßen. Lösungen kommen heute häufig nicht mehr aus einer Hand, es sind auf seiten der Anbieter unterschiedlichste Systemintegratoren und Lieferanten zu managen. Auch beim Anwender sind verschiedene Gruppen zu berücksichtigen: von der Fachabteilung über Organisation und Informatik bis hin zu Revision und Personalvertretung. Unterschiedliche Bildungsstände, Machtpositionen und Interessen treffen aufeinander. Sie alle müssen in einem Team zusammengefaßt und geführt werden, um der angestrebten Lösung zum Erfolg zu verhelfen. Allein diese drei Beispiele von der Konzeption und Produktauswahl über die Abdeckung von Ressourcen bis zum qualifizierten Projektmanagement und Coaching zeigen den Bedarf für. Berater sind in der Lage, spezielles Knowhow und Erfahrungen aus gleichgerichteten Projekten zielgerichtet einzubringen. Sie ermöglichen die "Betriebsblindheit" sowohl beim Anwender in Hinblick auf gewachsene Strukturen und Prozesse als auch beim Anbieter in Hinblick auf seine Produktverliebtheit zu überwinden. Sie sind Mittler zwischen den Welten von Technik, Organisation und Mensch. Sie können einerseits durch innovative Lössungsansätze die Effizienzpotentiale des Dokumenten-Managements ausschöpfen helfen. Andererseits wissen sie um die Tücken der Einführung von Thema: Topic: Status: Fertig Datei: Neutrale _Kff_2-00.doc Datum: Version: 1.2 PROJECT CONSULT GmbH 2001 Seite 2 von 5

3 technischen und organisatorischen Lösungen und verhindern unrealistische Visionen, die nicht umsetzbar sind. Gute Berater verfolgen das Ziel, ihre Kunden so auszubilden, daß sie später mit der implementierten Lösung auch "leben" können. Wesentliche Komponenten sind hierbei, daß sowohl Berater, Kunde und Anbieter im Team effektiv zusammenarbeiten. Wie sieht nun die Beraterlandschaft aus und was heißt "neutral"? Es gibt qualifizierte Einzelberater, die mit großem Erfahrungsschatz und auch produktunabhängig beraten. Sie leiden unter den Problemen, nur ein oder zwei Projekte parallel betreuen zu können, nach einem längeren Projekt bei einem Kunden mit einem bestimmten Produkt der Anschluß an Know-how und Marktentwicklung wieder zu gewinnen und, daß in der Regel keine "Back-Office"- Unterstützungsleistungen für Fachdokumentation, Recherchen und Projektmanagement vorhanden sind. Bei den mittelständischen sgesellschaften sind das Bild schon anders aus, besonders wenn sie sich auf die Thematik Document Related Technologies spezialisiert haben. Gemischte Teams erlauben das Zusammenführen von unterschiedlichem Spezial-Know-how und die effiziente Aufteilung der Arbeit. Der Kunde macht sich nicht von einem einzelnen Kopf abhängig. Eigene Recherche- Aktivitäten, Mitarbeit in Standardisierungsgremien, Workshops mit Herstellern, Kenntnisse aus zahlreichen Projekten mit unterschiedlichsten Produkten und ein effizientes Projektmanagement sorgen für das erforderliche Wissen. Diese en haben derzeit bei speziellen Dokumenten-Management-Projekten die höchste Erfolgsrate. Auch die großen s- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften steigen verstärkt in den Wachstumsmarkt Dokumenten-Management ein. In den großen Organisationen ist auch in spezialisierten Bereichen entsprechendes Wissen vorhanden. In realen Kundensituationen zeigt sich jedoch häufiger, daß die Spezialisten den Auftrag akquirieren und dann durch anderes, gerade verfügbares Personal abwickeln lassen. Das Auftauchen von großen, hochbezahlten Gruppen von Beratern, in den vielleicht zwei über das notwendige Spezial-Know-how verfügen und der Rest Mitläufer und Auszubildende sind, ist gerade bei Großunternehmen keine Seltenheit. Die Erfolgsrate dieser en ist aber gemessen an einigen Ruinen der jüngeren Vergangenheit relativ gering. Auch die Hersteller und Systemintegratoren von Dokumenten-Management-Software tummeln sich inzwischen im Berater-Business. Sie verfügen über zum Teil sehr detaillierte Fachkenntnisse aus ihren Realisierungsprojekten, jedoch kleben Sie häufig an ihren eigenen Produkten und Lösungen. Die Anforderungen der Kunden werden daher oft nur unter dem Blickwinkel der Funktionalität der eigenen Software betrachtet. Auch ist ein Trend festzustellen, Kundenwünsche in individuelle Anwendungen umzusetzen, um einerseits zu den reinen Lizenzen per Dienstleistung etwas zuzuverdienen und andererseits Kundenprojekte zur Entwicklung neuer Produkteigenschaften zu nutzen. Die Neutralität im Interesse des Kunden bleibt hier doch das eine oder andere Mal auf der Strecke. Und dann gibt es noch die "Hausberater", Unternehmen unterschiedlichster Größe und Ausrichtung, die sich dadurch auszeichnen, daß sie schon seit Jahrzehnten bei Thema: Topic: Status: Fertig Datei: Neutrale _Kff_2-00.doc Datum: Version: 1.2 PROJECT CONSULT GmbH 2001 Seite 3 von 5

4 einem Kunden tätig sind. Tauchen neue Themen auf, werden diese gezielt besetzt, auch wenn das entsprechende Know-how nicht immer vorhanden ist. Der Mangel an gutem und seriösem Personal führt zu nicht mehr kontrollierbaren Strukturen von Sub-Sub-freie-Berater-Konstrukten, massiven Abwerbungsversuchen in der Branche und erstaunlichen Karrieren von im Fachthema völlig inkompetenten Selbstdarstellern. Die Wahl einer wirklich produkt- und herstellerneutralen, fachkundigen und verantwortungsbewußten ist inzwischen fast so schwierig geworden, wie die Wahl eines geeigneten Produktes oder Systemintegrators. So verwundert es auch nicht, daß die ersten Berater auftauchen, die die Auswahl von Beratern beraten. Bei soviel zur kann das eigentliche Projektvorhaben auch schon einmal in Vergessenheit geraten. Anschrift des Autors PROJECT CONSULT GmbH, Büro Hamburg Oderfelder Str. 17 D Hamburg Tel.: 040 / Fax: 040 / Web: Autorenrecht PROJECT CONSULT GmbH 2000 Jeglicher Abdruck, auch auszugsweise oder als Zitat in anderen Veröffentlichungen, ist durch den Autor vorab zu genehmigen. Belegexemplare, auch bei auszugsweiser Veröffentlichung oder Zitierung, sind unaufgefordert einzureichen. Thema: Topic: Status: Fertig Datei: Neutrale _Kff_2-00.doc Datum: Version: 1.2 PROJECT CONSULT GmbH 2001 Seite 4 von 5

5 Profil des Autors Dr. Ulrich Kampffmeyer, Jahrgang 1952, ist Geschäftsführer der PROJECT CONSULT Unternehmensberatung GmbH, eine der führenden produkt- und herstellerneutralen sgesellschaften für Dokumenten-Management, elektronische Archivierung, Büroautomation, Groupware, Intranet und Workflow in Deutschland. Er ist Gründer und Managing Partner der PROJECT CONSULT International Ltd., London. Er entwickelte das Systemdesign für mehrere Dokumenten- Management-Produkte und beriet zahlreiche Anwender, Hersteller und Systemhäuser bei der Planung, Organisation und Implementierung solcher Systeme. Zu den von ihm betreuten Anwendern gehören namhafte deutsche und internationale Organisationen, Konzerngruppen und Unternehmen. Dr. Kampffmeyer ist anerkannter Kongreßleiter, Referent und Moderator zu Themen des Dokumenten-Management-Umfeldes. Seine Vortragsaktivitäten erstrecken sich auf Veranstaltungen wie z.b. AIIM, AWV, datakontext, dc, DMS, DLM-Forum, Documation, EUROFORUM, IMC, IIR EDOK, IIR Interflow, Online, VOI etc. Er gehört zu den wenigen deutschen Beratern und Analysten, die auch international anerkannt sind, wie zahlreiche Moderations-, Keynote- und Vortragseinladungen aus dem Ausland zeigen. Seine Keynote- Vorträge Document Management as IT-Infrastructure (1995), The Future of Document Management (1997), Paradigm Shifts in Document Management (1998), The Electronic Documents Management Market in Europe: Technologies and Solutions (1999), Market Transitions: DRT Document Related Technologies (1999) und Dokumenten-Management im Wandel und wo bleibt der Mensch? (1999) gelten als richtungsweisende Beiträge für die gesamte DRT-Branche. Dr. Kampffmeyer ist einer der Direktoren der AIIM Europe, Association for Information and Image Management International. Als Mitglied des Executive Committee und Vice Chair des Board of Directors der AIIM gilt er als eine der führenden Persönlichkeiten der Branche in Europa. Für seine erfolgreiche Tätigkeit im Dokumenten-Management-Umfeld wurden ihm vom IMC 1992 der Award of Excellence, 1994 der Award Fellow of IMC und 1997 der Award of Merit, sowie von der AIIM International 1999 der Award Fellow of AIIM und 2000 die Auszeichnung Master of Information Technology verliehen. Er ist Mitglied des Beirat der europäischen Ausgabe der der AIIM-Zeitschrift e-doc. Als langjähriger Vorsitzender des VOI Verband Optische Informationssysteme e.v. ( ) verfügt er über detaillierte Marktkenntnisse in den Bereichen Dokumenten-Management, Workflow, Groupware, elektronische Archivierung, Intranet, digitale Signatur, Knowledge Management und digitale optische Speicher. Er gilt nach Einschätzung der Zeitscvhrift Computerwoche als der Mentor der DRT-Branche in Deutschland. Als Autor für Zeitschriften wie Info21, DoQ, Document World, e-doc, Office Management, Bit, Document Manager, Computerwoche, Markt & Technik, Information Week, Password, ComputerZeitung, Management Berater, INFOdoc und zahlreiche andere deutsche und internationale Publikationen hat er in den vergangenen Jahren über 230 Beiträge zu Themen des Dokumenten- Managements veröffentlicht. Er ist Autor regelmäßiger Kolumnen in Fachzeitschriften, Herausgeber des PROJECT CONSULT Newsletter und zahlreiche seiner Publikationen werden auf WebSites referenziert. Er ist Autor des Buches Grundlagen und Zukunft des Dokumenten-Managements sowie Ko-Autor der deutschen Codes of Practice Grundsätze der elektronischen Archivierung und Grundsätze der Verfahrensdokumentation nach GoBS. Dr. Kampffmeyer engagiert sich in Standardisierungsgremien wie der AIIM Association for Information and Image Management International, WfMC Workflow Management Coalition, DMA Document Management Alliance, ODMA Open Document Management API und anderen Standardisierungsgremien. Er ist Mitglied des DLM Forums der Europäischen Kommission und Mitarbeiter an den europäischen Codes of Practice und Rechtsgrundlagen zum Einsatz von Dokumentenmanagement-Technologien. Thema: Topic: Status: Fertig Datei: Neutrale _Kff_2-00.doc Datum: Version: 1.2 PROJECT CONSULT GmbH 2001 Seite 5 von 5

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