Merkblatt für die Überprüfung nigerianischer Urkunden in Amts- / Rechtshilfe durch das Deutsche Generalkonsulat Lagos

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1 Generalkonsulat der Bundesrepublik Deutschland Lagos, Nigeria Stand: Merkblatt für die Überprüfung nigerianischer Urkunden in Amts- / Rechtshilfe durch das Deutsche Generalkonsulat Lagos Die Legalisation von öffentlichen Urkunden aus Nigeria musste im Mai 2000 eingestellt werden. Grund war die fehlende Urkundensicherheit in Nigeria. An Stelle der Legalisation ist die Möglichkeit der Überprüfung nigerianischer Urkunden in Amts- bzw. Rechtshilfe für deutsche Behörden und Gerichte getreten, welche den inländischen Stellen als Entscheidungshilfe dienen soll. Ob sie eine Überprüfung verlangt, liegt im Ermessen der jeweiligen Behörde oder des Gerichts, von dem die Urkunde zu Beweiszwecken verwendet werden soll. Von Privatpersonen kann eine Urkundenüberprüfung hingegen nicht veranlasst werden. Wenden Sie sich deshalb bitte zunächst an die zuständige deutsche Behörde (meist handelt es sich hierbei um das örtliche Standesamt). I) Allgemeine Informationen zum Verfahren/Kosten Sie sollten der deutschen Behörde (Standesamt, Ausländerbehörde o. Ä.) die zu prüfenden nigerianischen Urkunden im Original sowie mit einer gut lesbaren Kopie versehen vorlegen. Übersetzungen der Urkunden sind nicht erforderlich. Bei der Überprüfung nigerianischer Urkunden fallen für eine vollumfängliche Urkundenüberprüfung derzeit EUR 650,- pro Person zzgl. EUR 15,- Porto an. Die ersuchende Behörde ist angehalten im Verhältnis zum Generalkonsulat die Übernahme der entstehenden Auslagen explizit zusagen (sog. formlose Kostenübernahmeerklärung). Die Mitteilung, dass eine entsprechende Sicherheitsleistung o.ä. seitens des Urkundeninhabers auf ein Verwahrkonto der jeweiligen inländischen Behörde eingezahlt wurde, ist aufgrund von diversen Streitfällen in der Vergangenheit nicht ausreichend. Die inländische Behörde kann ihrerseits diese Auslagen dem Urkundeninhaber zur Erstattung aufgeben und wird daher üblicherweise vorab um Hinterlegung einer Sicherheitsleistung bitten. Nach Erledigung des Amtshilfeersuchens erhält die Auftrag gebende Behörde in Deutschland eine Kostenrechnung. Eine Verwahrung von Sicherheitsleistungen für Auslagen der Amtshilfe durch das Auswärtige Amt oder die Auslandsvertretungen ist aus rechtlichen und faktischen Gründen leider nicht möglich. Das Generalkonsulat steht während des Überprüfungsverfahrens in stetigem Kontakt mit der ersuchenden Behörde in Deutschland. Es wird gebeten, den gesamten Schriftverkehr über die ersuchende Behörde zu führen, um Informationsverluste zu vermeiden. Das Generalkonsulat ist bemüht, alle Ersuchen so zügig wie möglich zu bearbeiten. Es wird den Eingang des Amtshilfeersuchens bestätigen, bittet wegen des hohen Geschäftsanfalls von zusätzlichen Sachstandsanfragen jedoch möglichst abzusehen. Die Erledigung eines Urkundenüberprüfungsverfahrens dauert nach bisherigen Erfahrungen durchschnittlich etwa drei Monate ab Erhalt der vollständigen Unterlagen. Hinzu kommen Post- und Kurierlaufzeiten für die Übersendung der Dokumente, die weitere zwei Wochen pro Strecke in Anspruch nehmen. Im Einzelfall kann sich die Bearbeitungsdauer jedoch aus verschiedenen Gründen erhöhen (z. B. aufgrund des Wohnsitzes der zu befragenden Personen in ländlichen Regionen, langfristige Streiks der lokalen Behörden oder Schulen, sensible Sicherheitslage insbesondere in den Bundesstaaten im Norden Nigerias, Nachüberprüfungen, die nach Durchsicht der anwaltlichen Prüfberichte erforderlich werden o. ä.). Seite 1 von 7

2 II) Vorzulegende Urkunden und ergänzende Informationen Zur Bearbeitung der Überprüfungsersuchen benötigt das Generalkonsulat folgende Unterlagen und ergänzende Angaben. Alle Dokumente sind hierbei sowohl im Original wie auch zusätzlich mit einem Satz Kopien vorzulegen. Angaben zu allen in Deutschland bekannten Alias-Identitäten Ablichtung der Datenseite des nigerianischen Reisepasses, der Seiten mit der Aufenthaltserlaubnis/Niederlassungserlaubnis sowie der Seiten mit den Ein- und Ausreisestempeln nach und aus Nigeria zwei farbige Passbilder (bitte auf der Rückseite mit Vor- und Nachname versehen) ältere Fotos (auch von Familienangehörigen und Referenzpersonen, wenn möglich) Geburtsärztliche Bescheinigung des Krankenhauses/Bescheinigungen von Hebammen, sofern vorliegend (ansonsten falls zutreffend und Anschrift des Krankenhauses sowie Geburtsdatum) ggf. Taufschein/Taufzeugnis (sofern nicht vorliegend: und Anschrift der Kirche sowie Angabe zum Taufjahr) Geburtsurkunde oder eidesstattliche Erklärung zum Alter ( Declaration of Age, nähere Erläuterungen siehe unter III) Eidesstattliche Erklärung zum Familienstand ( Affidavit of Bachelorhood/ Spinsterhood ) Alle Heiratsurkunden und Scheidungsurteile ( Decree Nisi / Decree Absolute ) Schulzeugnisse der Primary School und, falls vorhanden, der Secondary School (alternativ Anschriften, Wegbeschreibungen sowie Angaben zum Zeitraum, in denen die jeweilige Schule besucht wurde) Angaben zu in Nigeria lebenden (eigenen) Kindern mit n, Adressen und Telefonnummern, vollständige Angaben zum Kindesvater oder der Kindesmutter, Aussagen zum Sorgerecht sowie die Geburtsurkunden der Kinder Sterbeurkunden der Eltern (sofern bereits verstorben) Wenn möglich: Ablichtung des Eintrags im Aufnahmeregister der Schule Ausdruck des West African Examinations Council (WAEC-Zeugnis) Universitätsabschlüsse Urkunde des National Youth Service Medizinische Dokumente wie z.b. Impfausweise Verleihungs- und Ernennungsurkunden von Schulen und Behörden Urkunden und Mitgliedsbescheinigungen von Institutionen und Organisationen Der Vorlage biographisch gesehen älterer Dokumente (Taufschein, Schulzeugnisse, geburtsärztliche Bescheinigung o. Ä.) ist besonderer Wert beizumessen. Erfahrungsgemäß stellen diese Dokumente zumeist die einzige Grundlage für eine sichere Feststellung der Identität dar. Seite 2 von 7

3 Zur Überprüfung der Dokumente durch den Kooperationsanwalt des Generalkonsulats sind weitere ergänzende Angaben der Urkundeninhaberin/des Urkundeninhabers auf einem separaten Blatt (siehe Anlage) und in englischer Sprache maschinengeschrieben erforderlich: n, Anschriften und Telefonnummern der Eltern/Erklärenden von eidesstattlichen Versicherungen, aller in Nigeria lebenden Geschwister sowie mindestens dreier unabhängiger Referenzpersonen in Nigeria (z.b. Nachbarn, Schulfreunde, Lehrer etc.) genaue Angabe der letzten zwei Wohnanschriften in Nigeria genaue Angaben zu den n und Zeiträumen aller in Nigeria besuchten Schulen genauen Anschriften aller Arbeitgeber in Nigeria sowie stets genaue Wegbeschreibungen zu den o. g. Adressen! Bei Ersuchen auf Überprüfung einer Heiratsurkunde sind zusätzlich vorzulegen: Fotos der Hochzeitszeremonie (falls vorhanden) n, Anschriften, Wegbeschreibungen und Telefonnummern der Trauzeugen Achtung: Eine Wegskizze sollte immer dann vorgelegt werden, wenn die betreffenden Personen im ländlichen Raum oder einer Kleinstadt wohnen oder es mehrere Straßen gleichen ns in der Stadt gibt. Im Einzelfall ist es möglich, dass von den Urkundeninhabern noch weitere Unterlagen und Angaben benötigt werden. III) Hinweise zum nigerianischen Recht Bis zum 14. Dezember 1992 gab es nach nigerianischem Recht keine obligatorische Geburten- und Sterbefallregistrierung. Geburten und Sterbefälle konnten fakultativ binnen Jahresfrist beim örtlich zuständigen Local Government registriert werden. Sollte die Geburt registriert worden und die Geburtsurkunde verloren gegangen sein, stellt die Behörde eine beglaubigte Abschrift ( Certified True Copy ) der entsprechenden Eintragung im örtlichen Geburtenregister aus. Bitte lassen Sie keine nachträglichen Einträge vornehmen, diese sind nicht rechtswirksam. Für Personen, die vor diesem Stichtag geboren wurden und deren Geburt nicht innerhalb der gesetzlichen Einjahresfrist beim zuständigen Local Government registriert wurde, tritt eine eidesstattliche Erklärung zu Geburtsdatum und Geburtsort des Urkundeninhabers (sog. Declaration of Age ) an die Stelle der Geburtsurkunde. Eine solche Erklärung ist von einer hierfür geeigneten Person (dies ist i. d. R. ein Elternteil der zu überprüfenden Person) abzugeben. - Hinweis zu eidesstattlichen Erklärungen - Das nigerianische Recht schreibt vor, dass auf eidesstattlichen Erklärungen von Personen, die nicht leseund schreibkundig oder des Englischen nicht hinreichend mächtig sind, ein sog. Illiterate Jurat anzubringen ist. Bei Errichtung der Urkunde wird in diesen Fällen ein vom Gericht berufener Dolmetscher hinzugezogen, der den o.g. Personen den Inhalt der Urkunde vermittelt. Der Dolmetscher hat auf der Urkunde zu unterschreiben. Die erklärende Person zeichnet mit einem Fingerabdruck. Eidesstattliche Erklärungen von lese- und/oder schreibunkundigen Personen, die diesen Erfordernissen nicht entsprechen, sind formfehlerbehaftet und rechtlich gesehen unwirksam. Wird eine eidesstattliche Erklärung zum Alter von einer Person abgegeben, die die Geburt des Urkundeninhabers nicht bewusst miterlebt hat, so ist zwingend die Quelle des Wissens anzugeben (z.b. durch meine Eltern erfahren... ) Seite 3 von 7

4 Eidesstattliche Erklärungen in Personenstandsangelegenheiten sind grundsätzlich vor den für den Wohnsitz des Erklärenden örtlich zuständigen nigerianischen Behörden abzugeben. Nigeria hat mit dem Präsidialdekret 69 vom 14. Dezember 1992 die obligatorische Registrierung von Standesfällen eingeführt. Die dafür zuständige Behörde ist die National Population Commission (NPC). Für Personen, die nach dem 14. Dezember 1992 geboren wurden oder gestorben sind, ist stets eine Urkunde der NPC vorzulegen. Nur diese kann für die genannten Personen einen rechtswirksamen Geburtsnachweis darstellen. Die eidesstattlichen Erklärungen zum Familienstand (sog. Affidavit of Bachelorhood/ Spinsterhood ) können ebenfalls nur von den dazu befugten Personen vor der örtlich zuständigen Stelle abgegeben werden. Erklärungen zur nsführung / Annahme eines anderen ns ( Affidavit of Reconciliation of / Affidavit of Change of ) müssen vor der örtlich zuständigen Stelle abgegeben werden. Ein volljähriger nigerianischer Staatsangehöriger (18 Jahre) kann diese Erklärung nur persönlich abgegeben; eine Vertretung durch einen Dritten ist unzulässig. Bei Personen mit Wohnsitz im Ausland ist dies das für den letzten Wohnsitz in Nigeria zuständige Gericht. Die Veröffentlichung dieser Erklärung in einer überregionalen Tageszeitung hat i.d.r. lediglich deklaratorischen Charakter. Die Erklärung zur nsänderung kann jedoch auch vor einer ausländischen Stelle abgegeben werden, die zur Entgegennahme von eidesstattlichen Versicherungen befugt ist (so z. B. der deutsche Notar). Hierbei ist darauf zu achten, dass die Erklärung zur nsänderung ( Affidavit of Change of ) mit dem bisherigen n beginnt und sodann der Wechsel zum neuen, sodann erwähnten n bekanntgegeben wird. Erklärungen, die nicht dieser Logik folgen, sind nach nigerianischer Rechtsansicht (so u. a. aus Sicht des High Courts in Lagos) als nicht rechtswirksam zu erachten. Bei Minderjährigen ist es ausreichend, wenn nur ein sorgeberechtigtes Elternteil die Erklärung abgibt. Bei stammesrechtlichen Eheschließungen, die der standesamtlichen/gesetzlichen Eheschließung rechtlich gleichgestellt sind, werden in Nigeria keine Urkunden ausgefertigt. Eine stammesrechtliche Eheschließung (wirksam nur bei ausschließlich nigerianischen Beteiligten) sollte für den deutschen Rechtsbereich durch eine Erklärung beider Familienoberhäupter vor dem zuständigen Customary Court nachgewiesen werden. Bitte beachten Sie: Sämtliche Unterlagen sind im Original und mit einem Satz Kopien über die ersuchende Stelle im Inland vorzulegen. Sollten wiederholt keine Kopien vorgelegt werden, müssen diese der ersuchenden Behörde und damit letzten Endes dem Urkundeninhaber gesondert in Rechnung gestellt werden. Die inländischen Behörden oder Gerichte werden gebeten zur Übermittlung ihrer Amts-/ Rechtshilfeersuchen an das Generalkonsulat Lagos den amtlichen Kurierweg des Auswärtigen Amtes zu benutzen. Es wird davon ausgegangen, dass den Behörden und Gerichten die Kurieranschrift bekannt ist. Privatpersonen steht der amtliche Kurierweg aus rechtlichen Gründen nicht zur Verfügung. Grundsätzlich sind alle Unterlagen über die ersuchende Behörde in Deutschland einzureichen. Nur in begründeten Ausnahmefällen und nach vorheriger Absprache mit dem Generalkonsulat können Urkunden unter Nennung des hiesigen Geschäftszeichens unmittelbar vor Ort nachgereicht werden. Postanschrift: Tel.: ( ) Consulate General of the Federal Republic of Germany Fax: ( ) P.O. Box Victoria Island Fax: (+49 30) Lagos, Nigeria info@lago.diplo.de Seite 4 von 7

5 Just click in the spaces below to complete the form. Thank you. Questionnaire for verification of Nigerian documents Information on all known alias identities of the applicant Baptism of the church Primary School of school Period of attendance Secondary School of school Period of attendance Children of the applicant in Nigeria 1. : : Date of baptism : Custody: mother father both parents Contact details of the other parent Phone no. 2. : : : Custody: mother father both parents Contact details of the other parent Phone no. Civil Status single married (Customary marriage) married (Statutory Marriage) married (Islamic Marriage) marriage marriage marriage Seite 5 von 7

6 divorced widowed Contact details of the fiancé(e), spouse, ex-spouse Contact details of witnesses to marriage divorce Parents' contact details Father's name Mother's name All siblings Reference persons (at least 3!) in Nigeria (e.g. neighbors, school friends, teachers etc.) Seite 6 von 7

7 Contact details of deponents of affidavits (if not mentioned above) Last two residential addresses in Nigeria s and addresses of all employers in Nigeria I declare that to the best of my knowledge all particulars supplied by me are correct and complete. Ich versichere, dass die vorstehenden Angaben nach bestem Wissen und Gewissen gemacht habe und dass sie richtig und vollständig sind. Date, place (Ort, Datum) Signature (Unterschrift) Seite 7 von 7