ANLEITUNG: FAXBOX EINSTELLEN UND FAXE EMPFANGEN

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1 ANLEITUNG: FAXBOX EINSTELLEN UND FAXE EMPFANGEN Die Sprich-jetzt Online-Telefonzentrale und Faxverkehr Die Sprich-jetzt Online-Telefonzentrale bietet Ihnen die Möglichkeit, eine Faxbox zu einzurichten. Diese können Sie über eine Anrufroute mit Ihrer Faxnummer verbinden. Eingehende Faxmitteilungen können an einen oder mehrere bevollmächtigte Mitarbeiter g t werden; diese Mitarbeiter können diese Faxmitteilungen außerdem in ihrem persönlichen Nutzerpaneel betrachten, herunterladen und entfernen. Der Inhalt dieser Anleitung: 1. Eine Faxbox erstellen und Mitarbeiter bevollmächtigen, Faxe zu empfangen 2. Faxmitteilungen empfangen a. Faxberichte per empfangen b. Faxberichte im persönlichen Nutzerpaneel der Sprich-jetzt Online-Zentrale betrachten und entfernen SPRICH-JETZT E: T:

2 1. Eine Faxbox erstellen und Mitarbeiter bevollmächtigen, Faxe zu empfangen Eine Faxbox können Sie wie folgt einrichten: 1. Loggen Sie sich in die Telefonzentrale ein 2. Gehen Sie zum Menü [Belplan] und wählen Sie im Anrufplanmenü [Fax] 3. Sie sehen die bereits erstellten Faxboxen. 4. Um eine Faxbox hinzuzufügen, klicken Sie auf [toevoegen] und füllen Sie den Bildschirm aus. 5. Klicken Sie auf [Opslaan]. Sie können die Faxmailbox jetzt in Ihren Anrufrouten nutzen. 1

3 6. Um dafür zu sorgen, dass eingehende Faxmitteilungen eingehen, erstellen Sie eine Anrufroute für Ihre Faxnummer. Gehen Sie zu [Belplan] und anschließend zu [Belregels]. Sie sehen die bereits erstellten Anrufrouten. 7. Klicken Sie auf [Toevoegen], um eine neue Anrufroute zu erstellen und füllen Sie die Felder aus: 8. Ihnen wird eine leere Anrufroute angezeigt; klicken Sie jetzt auf die Fax-App links in der Liste, halten Sie die Maus gedrückt und ziehen Sie sie zum Platzierungsrahmen [leeg] in der Anrufroute, bis der Text sich ändert zu [add item]. Lassen Sie die Maus jetzt los. 2

4 2. Faxmitteilungen empfangen a. Faxberichte per empfangen Faxmitteilungen können an eine oder mehrere -Adressen g t werden - siehe die vorherigen Anleitungen dazu, wie Sie Ihre Mitarbeiter für Ihre Faxbox bevollmächtigen können. Eingehende -Benachrichtigung von Faxmitteilungen sehen wie folgt aus: 3

5 b. Faxberichte im persönlichen Nutzerpaneel der Sprich-jetzt Online-Zentrale betrachten und entfernen Eine auf Ihrer Faxnummer eingehende Faxmitteilung geht bei der Telefonzentrale ein und wird in ein PDF-Dokument umgewandelt. Alle bevollmächtigten Mitarbeiter können die Faxmitteilung in ihrem persönlichen Nutzerpaneel ansehen. Ein Mitarbeiter mit der Rolle [User] kann sich mit seinen eigenen Daten einloggen und gelangt dann in das persönliche Nutzerpaneel, wo er die Faxmitteilungen aller Faxboxen einsehen kann, für die er bevollmächtigt ist. Um zu sehen, welche Mitarbeiter für eine Faxbox bevollmächtigt sind klicken Sie auf die Faxbox, so dass die Einstellungen erscheinen. Unten sehen Sie, welche Mitarbeiter bevollmächtigt sind. Diese Mitarbeiter können in ihrem persönlichen Nutzerpaneel die Faxmitteilungen sehen und anhören. Sie als Administrator können von der Nutzerübersicht aus auch zu diesen persönlichen Nutzerpaneelen weiterklicken. Klicken Sie auf das umrandete Icon hinter dem bevollmächtigten Mitarbeiter: 4

6 Wenn Sie das persönliche Nutzerpaneel des Mitarbeiters öffnet, ist das Paneeldashboard aktiv. Um die Faxbox zu öffnen, klicken Sie oben im Bild auf das Icon Fax. Wenn Sie eine Faxbox haben, sehen Sie automatisch die Mitteilungen in dieser Box. Wenn Sie mehrere Faxboxen haben (z.b. mehrere Faxnummern), können Sie links oben auswählen, welche Faxbox Sie öffnen möchten. In der Liste darunter sehen Sie eine Übersicht mit den Faxmitteilungen und darin: das Datum, an dem die Faxmitteilung empfangen wurde die Telefonnummer, von der das Fax kommt die Anzahl Seiten des Faxes oder der Mitteilung, die noch nicht/bereits gelesen wurden 5

7 ungelesene Mitteilungen sind dunkle Zeilen. Mit den beiden Icons hinter der Zeile können Sie Faxmitteilungen herunterladen und entfernen. 6