Leitfaden für Software Auswahl

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1 Aspekte für die Auswahl der für Sie richtigen Seminarverwaltung-Software Eine neue Software erfolgreich einzuführen ist immer eine enorme Herausforderung. Dies ist bei den Themen Seminarverwaltungs-Software oder Personalentwicklung nicht anders. Die Kernkompetenzen der Beteiligten liegen in der Regel in der Administration, der inhaltlichen Qualifizierung oder der Pflege bestehender IT-Anwendungen. Zudem ist es so, dass gerade weil weitere Geschäftsfelder dazukommen, die Belegschaft oder das Kursvolumen stark gewachsen ist und dadurch die Arbeitsbelastung ohnehin sehr hoch ist. Der Druck, das Problem der nun als unzureichend empfundenen Werkzeuge schnellstmöglich zu lösen, wächst entsprechend. Nun noch zusätzlich eine Seminarverwaltung einzuführen stellt hohe Ansprüche an Projekt- und Zeitmanagement. Wir möchten Ihnen ein paar Aspekte an die Hand geben, die bei der Auswahl und Einführung eines derartigen Systems hilfreich sind: Definition der beteiligten Personengruppen Oft sind mehrere Personengruppen von der Entscheidung betroffen und müssen mit ihrem spezifischen Know-How integriert werden. Dies kann je nach Unternehmensgröße und - struktur der IT-Abteilung oder ein einzelner IT-Administrator sein, eine verantwortliche Person aus dem Buchungsbüro, die Trainingsleitung, eine Person aus dem Einkauf oder die Personalentwicklung. Auch der Betriebsrat oder Datenschutzbeauftragte sowie die Abteilung Controlling /Finanzen sind mitunter zu involvieren. Ist Training Ihr Kerngeschäft legt sicher auch die Geschäftsleitung Wert auf Information. Bedenken, Ängste und Widerstände Ziehen Sie auch in Erwägung, dass das Projekt bei einzelnen Beteiligten Bedenken auslöst. Nicht selten ist die Angst vor Neuem oder vor Verlust des Arbeitsplatzes die Ursache. Bedenken Sie, dass Information und Austausch den Beteiligten Wertschätzung signalisiert, selbst wenn sie nicht in Entscheidungsprozesse eingebunden sind. Gegen den Widerstand der Beteiligten ein Projekt erfolgreich zum Abschluss zu bringen ist schwierig. Belohnen Sie Engagement und weisen Sie darauf hin, dass durch die Einführung eines neuen Systems auch Kompetenzen erweitert werden und Mitarbeiter von Routineaufgaben entlastet werden sollen, um die Ihnen wertvolle Arbeitszeit für wichtigere Dinge einsetzen zu können. Definition des Entscheiderkreises und Entscheidungszeitpunkts Legen Sie fest, wer letztendlich die Entscheidungen trifft und auf welcher Datengrundlage dies geschehen soll. Erstellung eines Lastenhefts mit Priorisierung Ein detailliertes Lastenheft mit unentbehrlichen Funktionen zu erstellen ist ein großer Aufwand, aber ein lohnender. Am Lastenheft sollten Vertreter aller beteiligten Personengruppen mitwirken um möglichst viele abzubildende Aspekte in das Anforderungsprofil einfließen zu lassen. Ein Anhaltspunkt können die involvierten

2 Grunddaten (Stammdaten) sein, ein weiterer Ihre Prozesse. Die einzelnen Punkte sollten dann nach ihrer Unabdingbarkeit gewichtet werden. Dies gibt Ihnen später bei der Auswahl der Software wertvolle Anhaltspunkte, bei welchen Funktionen Sie flexibel sein können und welche Funktionen oder deren Nicht-Vorhandensein- unabdingbare Bestandteile der zukünftigen Software sein müssen. Marktüberblick / Anbieter Nehmen Sie sich die Zeit einen Überblick über die für Sie interessanten Anbieter zu gewinnen. Google listet bei Anbietern für Seminarverwaltung ebenso Einrichtungen theologisches Seminar auf wie Verwaltungssoftware für Sprachschulen. Produkttraining, nachweisbare Schulungen für Sicherheit und Compliance-Trainings lassen sich oft nicht mit Schulungs-Software für Berufsschulen oder Kongressverwaltungs-Software abdecken. Auch ist es für viele Anbieter ein Unterschied, ob Sie Mitarbeiter (Qualifikationsprofile) oder externe Kunden (Rechnungsstellung) schulen. Anwendungsbeispiele / Referenzen Bei einem Thema wie Schulung, Personalentwicklung oder Qualifizierung ist also nicht so sehr die Branche ausschlaggebend, sondern die Anwendungsspezifikationen. Sind auf der Referenzliste der Anbieter Unternehmen vertreten, die mit ähnlichen Trainingsszenarien wie Ihr Unternehmen arbeiten? Sichten Sie Informationsmaterial Erstaunlich unterschiedlich ist die Informationstiefe des veröffentlichten Materials. Bieten Flyer und Broschüren mitunter mehr Information über den Lebenslauf des Firmengründers als über die Funktionalitäten der Software. Bestehen Sie auf Ihr Informationsrecht! Verrechnungsmodelle, Lizensierung Einmalzahlung oder jährliche Lizenzgebühr, Pauschalen pro Anwender, Serviceverträge, SaaS Der Bandbreite der Verrechnung von Softwareprodukten scheinen keine Grenzen gesetzt zu sein. Die Gegenüberstellung unterschiedlicher Verrechnungsmodelle kann extreme Diskrepanzen aufzeigen. Denken Sie daran, dass die für Sie wichtigen Funktionen der Software Ihrer Wahl sich bezahlt machen müssen. Denken Sie daran, dass der Gegenwert für Sie sich nicht nur in Zahlen bemerkbar macht, sondern eine Investition in Ihre Prozesse und die Zukunft Ihres Unternehmens ist. Welchen Service benötigen Sie wirklich? Machen Sie sich auch Gedanken über den Service, den Sie wirklich brauchen. Benötigt Ihr Schulungszentrum wirklich einen Rund-um-die-Uhr Support? Haben Sie keine eigene IT- Abteilung oder wechseln Ihre Herausforderungen oder Ihr Personal so rasant, dass Sie permanente Unterstützung benötigen? Achten Sie darauf, dass Sie nur die Unterstützung kaufen, welche Sie auch benötigen. Und natürlich ebenso darauf, dass der Anbieter diese auch zur Verfügung stellt. Vertraut ein Anbieter wiederum auf die Unterstützung Dritter, so

3 sollte auch diese weitere Partei zu den Aspekten Datenschutz und Sicherheit Rede und Antwort stehen können und die Haftung auch aus Versicherungsgründen geklärt sein. Übliche Dienstleistungen sind Implementierung, Datenpflegeverträge, Software-Updates, Projektbegleitung und selbstverständlich Schulung. Manche Anbieter stellen auch eine Hotline in der Einführungsphase zur Verfügung. Oft ist es aber sinnvoll sich nicht an eine relativ anonyme Hotline wenden zu müssen, sondern bei Fragen direkten Kontakt mit der Person zu suchen, welche auch die Einführungsschulung(en) gehalten hat. Ihr Ansprechpartner im Unternehmen kennt im Optimalfall Ihre persönliche Softwarekonfiguration und Ihre Problemstellung und kann ihnen gezielt weiterhelfen. Präsentation Ein Vertreter jeder Personengruppe, möglichst mit Entscheidungsbefugnis sollte bei der Präsentation der Software dabei sein. Gezielte Fragen aus dem eigenen Arbeitsgebiet können nur so hinreichend beantwortet werden. Überlegen Sie, welche Form der Präsentation Ihren Bedürfnissen am nächsten kommt. Möchten Sie eine Präsentation bei sich vor Ort, damit alle Beteiligten anwesend sein können? Oder möchten Sie auch die Möglichkeit haben sich ein Bild von dem Anbieter-Unternehmen zu machen? Möglicherweise ist aber für einen ersten Eindruck auch eine persönliche Präsentation über das Internet mit Konferenzschaltung (Websession) der richtige Weg. Demoversion oder Testinstallation Welche Möglichkeiten bieten Software-Anbieter Ihnen das Seminarverwaltungstool am lebenden Objekt zu testen? Ist ein Demozugang mit Beispieldaten, Videosequenzen von Funktionen der Software für Ihre Zwecke ausreichend? Oder bietet sich die Möglichkeit einer Testinstallation, bei welcher Sie mit eigenen, authentischen Daten Ihre Anwendungsfälle in der von Ihnen benötigten Konfiguration durchspielen können? Blick in die Zukunft Achten Sie darauf, dass die Software auch im Hinblick auf die Zukunft an Ihre Bedürfnisse angepasst werden kann. So sollte die Zahl der Lizenzen genauso erweiterbar sein, wie die Anzahl der Buchungen und der zu erfassenden Datensätze. Möglicherweise ändern sich die Lernstrukturen Ihres Unternehmens und es gibt in der Zukunft einen erhöhten Bedarf an Elearning-Lösungen? Denken Sie daran, dass fertige Softwarepakete, die nicht weiterentwickelt werden sich möglicherweis nicht an Zukunftstechnologien anpassen lassen. Die perfekte Software gibt es nicht? Sie haben die für Sie perfekte Software gefunden? Herzlichen Glückwunsch! Oft ist es allerdings so, dass die angebotene Software-Produkte nicht alle Erwartungen erfüllen kann. Was nun?

4 Natürlich müssen die am höchsten priorisierten Aspekte des von Ihnen erstellten Pflichtenheftes erfüllt sein. Ansonsten könnte es darauf hindeuten, dass die Softwarekategorie, in der Sie sich umschauen einfach nicht passt. Gleichen Sie noch einmal Ihren tatsächlichen Bedarf ab, halten Sie mit ihren Fachabteilungen Rücksprache. Sie haben ein Softwareprodukt gefunden, dass Ihnen zusagt, aber sehen dennoch nicht alle Erwartungen erfüllt? Sprechen Sie mit dem Hersteller über Anpassungsmöglichkeiten, geplante Weiterentwicklungen und Konfigurationsvarianten. Überlegen Sie, ob einzelne Funktionen, die Sie benötigen von einem anderen, zusätzlichen Produkt abgedeckt werden können. Lassen Sie sich in diesem Fall zum Thema Schnittstellen beraten. Sind bestimmte Funktionen nicht kritisch für Ihr Kerngeschäft so ist es mitunter eine Überlegung wert die Prozesse Ihres Hauses anzupassen. Oft entpuppt sich dies auch als eine hervorragende Gelegenheit verschiedene Workflows zu überdenken und zu modernisieren. Austausch mit anderen Anwendern Unwägbarkeiten gibt es durch das mangelnde Wissen über zukünftige Entwicklungen immer. Die größtmögliche Sicherheit haben Sie mit einem verlässlichen und erfahrenen Partner, der genauso wie Sie ein Interesse an Weiterentwicklung und zukünftigem Austausch hat. Daher ist es wichtig, dass der Austausch mit anderen Firmen, welche die Software einsetzen möglich ist. Durch Diskussion oder gemeinsame Beauftragung als Entwicklungspartner können Sie Kosten sparen und weitere allgemein benötigte Funktionen nachprogrammieren lassen. Entscheidung Denken Sie daran, dass Sie letztendlich rechtzeitig Ihr initiales Problem bestmöglich lösen möchten und dafür nicht den Markt für Trainingssoftware neu erfinden wollen. Allerdings ist eine unklare Faktenlage ist keine gute Entscheidungsgrundlage. Das Risiko einer Fehlentscheidung wird es immer geben. Achten Sie daher auf einen Anbieter dem Sie vertrauen können und der Sie Ihren Bedürfnissen entsprechend berät. Irgendwann muss eine Entscheidung getroffen werden. Vielleicht auch gegen eine neue Systemeinführung zum jetzigen Zeitpunkt oder für Prozessanpassungen.. Fazit Machen Sie sich ein genaues Bild von Ihrem Bedarf. Achten Sie darauf, inwieweit eine Software Ihren zwingenden Bedarf abdeckt und welche Sonder- und Zusatzfunktionen sie bietet. Die Erfahrung eines Anbieters können Sie mitunter auch am Spektrum seiner Referenzen ablesen. Ein Anbieter, der krampfhaft versucht seine Software zu verkaufen ist kein gutes Zeichen. Ein seriöser

5 Anbieter wird darum bemüht sein, Ihnen ein für Sie passendes Produkt zu verkaufen. Für Anbieter ist ein zufriedener Kunde eine Investition in seine Reputation. Denken Sie daran, dass Sie die Software über einen längeren Zeitraum einsetzen. Hier können Modifikationen und Anpassungen notwendig sein. Ist die Software erweiterbar, ist der Anbieter in der Lage und bereit auch Anpassungen durchzuführen? Gerne beraten wir Sie auch persönlich zur Einführung von Seminarverwaltungssoftware und Abbildung von Qualifizierungsprozessen.

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