OUTLOOK-RICHTLINIEN ABWESENHEITSASSISTENT / SIGNATUR

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1 OUTLOOK-RICHTLINIEN ABWESENHEITSASSISTENT / SIGNATUR Foto: sxc.hu EINFACH BESSER FAHREN.

2 Verteiler: Erstellt von: Freigegeben von: Alle Mitarbeiter Marketing Daniela Sisa / Marketing Datum der Freigabe: Gültig ab: Inhaltsverzeichnis Änderungsdienst Gesetzliche Pflichtangaben bei geschäftlichem -Verkehr / Ausgangslage Verantwortung und Umsetzung Kommunikation der Vorgaben Signatur Abwesenheitsassistent...6 Outlook Richtlinien_022012/ / Seite 2 von 8

3 Änderungsdienst Gültigkeit der Version 3.1: Version Gültig ab Art der Änderung Ersteller Marketing Adaption auf neues Layout Marketing Adaption der Unternehmensdaten: Austausch Peter Rainer durch Sven Rabe Adaption der Unternehmensdaten: Ergänzung Dr. Peter Loisel Adaption der gesetzlichen Pflichtangaben bei geschäftlichem -Verkehr Marketing Marketing Marketing Umstellung auf automatisierte -Signatur Adaption der Signatur Richtlinie aus Manual Marketing/Interne Kommunikation Markteing/Interne Kommunikation Outlook Richtlinien_022012/ / Seite 3 von 8

4 1. Gesetzliche Pflichtangaben bei geschäftlichem -Verkehr Auszug aus dem Unternehmensgesetzbuch / drgbl. S 219/1897 zuletzt geändert durch BGBl. I Nr. 120/2005 / 14 / Inkrafttretensdatum : Geschäftspapiere und Bestellscheine 14. (1) In das Firmenbuch eingetragene Unternehmer haben auf allen Geschäftsbriefen und Bestellscheinen, die auf Papier oder in sonstiger Weise an einen bestimmten Empfänger gerichtet sind, sowie auf ihren Webseiten die Firma, die Rechtsform, den Sitz und die Firmenbuchnummer des Unternehmers, gegebenenfalls den Hinweis, dass sich der Unternehmer in Liquidation befindet, sowie das Firmenbuchgericht anzugeben. Bei einer offenen Gesellschaft oder Kommanditgesellschaft, bei der kein unbeschränkt haftender Gesellschafter eine natürliche Person ist, sind diese Angaben auf den Geschäftsbriefen, Bestellscheinen und Webseiten der Gesellschaft auch über die unbeschränkt haftenden Gesellschafter zu machen. Einzelunternehmer haben auch ihren Namen anzugeben, wenn er sich von der Firma unterscheidet. Genossenschaften haben auch die Art ihrer Haftung anzugeben. (2) Werden bei einer Kapitalgesellschaft auf Geschäftsbriefen, Bestellscheinen und Webseiten Angaben über das Kapital der Gesellschaft gemacht, so müssen in jedem Fall das Grund- und Stammkapital sowie bei der Aktiengesellschaft, wenn auf die Aktien der Ausgabebetrag nicht vollständig, bei der Gesellschaft mit beschränkter Haftung, wenn nicht alle in Geld zu leistenden Einlagen eingezahlt sind, der Gesamtbetrag der ausstehenden Einlagen angegeben werden. (3) Auf Geschäftsbriefen, Bestellscheinen und Webseiten, die von einer inländischen Zweigniederlassung eines Unternehmers mit ausländischer Hauptniederlassung oder mit ausländischem Sitz benützt werden, sind außer den Angaben nach Abs. 1 und 2 die Firma, die Firmenbuchnummer der Zweigniederlassung und das Firmenbuchgericht anzugeben. (4) Der Angaben nach Abs. 1 und 2 bedarf es nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen. Diese Regelung gilt nicht für Bestellscheine. (5) Wer als Unternehmer diesen Verpflichtungen nicht nachkommt, ist dazu vom Firmenbuchgericht durch eine Zwangsstrafe anzuhalten. 24 FBG findet sinngemäß Anwendung. Ist der Unternehmer keine natürliche Person, so richtet sich die Zwangsstrafe gegen die Mitglieder des vertretungsbefugten Organs, im Falle einer inländischen Zweigniederlassung eines Unternehmers mit ausländischer Hauptniederlassung oder mit ausländischem Sitz gegen die für diese vertretungsbefugten Personen. Ausgangslage intern: Umstellung auf automatisierte Signatur Einheitliche Präsentation des Unternehmens Outlook Richtlinien_022012/ / Seite 4 von 8

5 2. Verantwortung und Umsetzung Verantwortung für die textliche Entwicklung und Vorgabe von -Signatur und Abwesenheitsnachrichten liegt im Marketing. Die -Signatur wird automatisch erstellt und zentral gepflegt. Verantwortung für die Umsetzung der Richtlinien liegt bei jedem einzelnen Mitarbeiter; für die Einhaltung ist der Vorgesetzte verantwortlich. Abwesenheitsassistenten müssen von jedem MA eingestellt werden (Grund: Abwesenheitsnachrichten können derzeit nicht zentral eingestellt werden). Der Abwesenheitsassistent ist sofort nach bekannt werden eines Krankenstands zu aktivieren. Die Verantwortung, dass das geschieht, liegt beim Vorgesetzten bzw. bei der betreffenden Abteilung. Der EDV-Support muss vom Krankenstand informiert werden, damit die -Administratoren den Abwesenheitsassistenten aktivieren können. 3. Kommunikation der Vorgaben Die aktuellen Vorlagen und Informationen sind im Intranet unter Vorlagen oder im Bereich Marketing abgelegt. Wartung durch Marketing Signatur Formvorschriften: Für den gesamten Text gelten folgende Vorgaben: Schriftfarbe ist schwarz Schriftgröße ist 10 pt (Arial) Kursiv setzen, Fetten einzelner Elemente oder Wörter in der Signatur ist nicht zulässig. Die aktuell gültige Signatur mit dem Namen Standard VAV wird automatisch eingespielt und darf keine individuellen Abänderungen oder Textzusätze enthalten. Die automatisierte Signatur ist kurz und prägnant und enthält alle gesetzlich vorgeschriebenen Informationen (den genauen Auszug aus dem Unternehmensgesetzbuch finden Sie in den Outlook- Richtlinien im Intranet). Bei Mitarbeitern, die vorwiegend über Mobiltelefon erreichbar sind, wird diese nach oder an Stelle der Telefonnummer mit Durchwahl angeführt. -- Freundliche Grüße Ing. Sascha Budinsky Leitung IKT-Infrastruktur & Anwenderbetreuung VAV Versicherungs-Aktiengesellschaft / Münzgasse 6 / 1030 Wien sascha.budinsky@vav.at T / F Firmensitz: Wien / Handelsgericht Wien / FN b / DVR: / Outlook Richtlinien_022012/ / Seite 5 von 8

6 5. Abwesenheitsassistent Der Abwesenheitsassistent besteht zwingend aus folgenden Elementen: Richtiger Textbaustein -Signatur Der Abwesenheitsassistent ist zu aktivieren, sobald man ganztägig abwesend ist (ab dem ersten Tag). Verschiedene Textbausteine stehen zur Verfügung siehe unten. Anm.: Textteile in <Klammer> sind individuell einzustellen. Danke für Ihre Nachricht. Ich bin vom 01. Februar 2012 bis 15. Februar 2012 nicht erreichbar. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte xxx (Telefon , A. Allgemeiner Textbaustein für Abwesenheit bei Urlaub, mit Angabe einer Vertretung (Standard) Danke für Ihre Nachricht. Ich bin am <TT.MMMM JJJJ >1 / vom <TT. MMMM JJJJ bis TT. MMMM JJJJ >2 nicht erreichbar. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte <Titel Vorname Nachname> (Telefon <Telefonnummer>, < -Adresse>). Anmerkung: Vor der Namensangabe ist keine Anrede (Frau/Herr) zu setzen, da der Vorname in der Regel Auskunft über das Geschlecht gibt. Eine Anrede (Frau/ Herr) ist nur dann zu verwenden, wenn der Vorname nicht eindeutig Auskunft gibt, ob es sich um eine Frau oder einen Mann handelt. Bei Angabe der -Adresse ist immer die lange -Adresse zu verwenden: <vorname.nachname@vav.at> Danke für Ihre Nachricht. Ich bin vom 01. Dezember 2011 bis 15. Dezember 2011 nicht erreichbar. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte Mag. Daniela Sisa (Telefon , daniela.sisa@vav.at). Allgemeiner Text für Abwesenheit bei Urlaub Für Gruppen / Personen, wo Weiterleitung notwendig ist, um die Bearbeitung auch bei Abwesenheit zu gewährleisten Hinweis: der Abwesenheitsassistent ist nur auf den persönlichen -Postfächern einzurichten, nicht auf den Gruppenpostfächern. 1 TT = Tag des Monats, z.b. 01.; MMMM = Monat ausgeschrieben, z.b. März; JJJJ = Jahreszahl, z.b In weiterer Folge wird im Dokument nur noch die vom bis -Variante dargestellt, wobei auch jedes Mal die am -Variante möglich ist. Outlook Richtlinien_022012/ / Seite 6 von 8

7 Danke für Ihre Nachricht. Ich bin vom <TT. MMMM JJJJ> bis <TT. MMMM JJJJ> nicht erreichbar. Ihr E- Mail wird automatisch an <Gruppen-Postfach / -Adresse> weitergeleitet. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte <Gruppen-Postfach / Titel Vorname Nachname> (Telefon <Telefonnummer>, < -Adresse>). Wichtiger Hinweis: Vertrauliche Mails, etwa an den Betriebsrat, sollten jedenfalls immer mit der Nachrichtenoption Persönlich markiert werden. So markierte Mails werden nicht automatisch weitergeleitet, sondern bleiben im Postfach des Empfängers. Diese Einstellung greift nur bei internen Mails. Danke für Ihre Nachricht. Ich bin von 01. Februar 2012 bis 15. Februar 2012 nicht erreichbar. Ihr wird automatisch an das Service Team 1 weitergeleitet. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte das Service Team (Telefon , serviceteam1@vav.at). Alternative: Abwesenheitsassistent ohne automatische Weiterleitung Bei kurzen Abwesenheiten (maximal ein Tag) kann auch folgender Text eingestellt werden: Danke für Ihre Nachricht. Ich bin am <TT. MMMM JJJJ> nicht erreichbar. Ihr wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte <Gruppen-Postfach> / <Titel Vorname Nachname> (Telefon <Telefonnummer>, < -Adresse>). Danke für Ihre Nachricht. Ich bin am 01. Februar 2012 nicht erreichbar. Ihr wird nicht weitergeleitet. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte das Service Team (Telefon , serviceteam1@vav.at). B. Text für Abwesenheit bei Urlaub, wenn keine Vertretung möglich (z.b. Revision) Danke für Ihre Nachricht. Ich bin von <TT. MMMM JJJJ> bis <TT. MMMM JJJJ> nicht erreichbar. Danke für Ihre Nachricht. Ich bin von 01. Februar 2012 bis 15. Februar 2012 nicht erreichbar. Outlook Richtlinien_022012/ / Seite 7 von 8

8 C. Text für Abwesenheit bei Krankheit Danke für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit nicht erreichbar. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte <Titel Vorname Nachname> (Telefon <Telefonnummer>, < -Adresse>). Der Abwesenheitsassistent ist sofort nach Bekannt werden eines Krankenstands zu aktivieren. Die Verantwortung, dass das geschieht liegt beim Vorgesetzten bzw. bei der betreffenden Abteilung. Der EDV- Support muss vom Krankenstand informiert werden, damit die -Administratoren den Abwesenheitsassistenten aktivieren können. Danke für Ihre Nachricht. Ich bin derzeit nicht erreichbar. In dringenden Fällen kontaktieren Sie bitte Mag. Daniela Sisa (Telefon , Outlook Richtlinien_022012/ / Seite 8 von 8