Schule und Administration

Transkript

1 Schule und Administration Gedanken zur administrativen Verwaltung der Schule Die Schule als Organisation braucht klare Strukturen, damit sie funktionieren kann. Mit der Einführung der Schulleitungen veränderten sich die Strukturen massgeblich. Der Kanton delegierte wichtige Entwicklungsaufgaben an die Schulen vor Ort. Die Schulpflegen sind jetzt für die strategische Führung verantwortlich. Das operative Geschäft ist an die Schulleitungen übertragen worden. Sie sind auch für die Personalführung verantwortlich. Die neue Struktur verändert den Schwerpunkt der Schulentwicklung; er liegt näher bei der einzelnen Schule. Sie erhalten einen grösseren Gestaltungsraum. Als Preis dafür steht ein gewisser Verlust der professionellen Freiheit der Lehrpersonen. Sie werden zu einem Teil der Organisation, sind stärker zur Zusammenarbeit und zur Mitgestaltung verpflichtet. Die Auslagerung von speziellen Bildungsaufgaben (Deutsch als Zweitsprache DaZ, schulische Heilpädagogik SHP etc.) auf Fachpersonen verstärkt den Druck zur Zusammenarbeit innerhalb eines Teams. Die Schulleitungen nehmen eine Mittelposition zwischen dem Kollegium, der Schulbehörde (BKS, Schulpflege) und der Öffentlichkeit (Eltern, Einwohnerschaft) ein. Sie sind zuständig für die Umsetzung von strategischen Entscheiden und für die Qualität der Schule als Ganzes (inklusive Unterricht), stehen jedoch bei der Organisation des Schulbetriebs nahe bei den Lehrpersonen. Eine Schule führen Die Aufgaben der Schulleitung können in drei Bereiche eingeteilt werden: Gestaltung und Entwicklung der Schule Personalführung Organisation und Administration Alle drei Bereiche greifen ineinander, sind aufeinander angewiesen. Dennoch hat jeder Bereich seinen spezifischen Platz. Wird ein einzelner Bereich zu stark betont, kann das Ganze darunter leiden. Hauptziel jeder Schulleitungsarbeit ist die Schaffung von optimalen Rahmenbedingungen sowohl für die Bildung für Kinder und Jugendliche als auch für die Arbeit der Lehrpersonen. Schule und Administration

2 Führungsmodelle Jede Schulleitung entwickelt ihren persönlichen Führungsstil, beeinflusst durch die ihr zugewiesenen Aufgabenbereiche sowie die persönlichen Vorstellungen von Führung. In der Regel kann eine Mischung aus drei Leitungsmodellen entstehen: Schulleitung als Verwalterin Schulleitung als Moderatorin verwaltet die Schule strukturiert die Schule stützt sich auf Reglemente beruft sich auf Vorgaben delegiert Entscheidungen nach oben hat Macht durch Gesetze vollzieht Tabelle nach E. Achermann (März 01), leicht gekürzt wendet Leitungstechnik an unterstützt Problemlösungsprozesse überlässt Entscheidungen anderen hat Macht durch ihre Arbeitsweise reagiert Schulleitung als Leaderin nimmt Kräfte wahr und arbeitet mit ihnen überzeugt mit Visionen erarbeitet mit Betroffenen Vereinbarungen trifft Entscheidungen abschliessend hat Macht durch Kompetenz agiert Das gewählte Leitungsmodell muss auf die Verhältnisse vor Ort abgestimmt und vom Kollegium akzeptiert sein. Leitung und Administration Für jedes Führungsmodell, jeden Aufgabenbereich ist ein bestimmter administrativer Aufwand notwendig. Er ist jedoch unterschiedlich hoch. Grundsatz: So wenig Administration wie möglich so viel wie nötig Die Administration dient dazu, dass der Schulbetrieb reibungslos funktioniert, dass der Unterricht störungsfrei abgehalten werden kann, dass der Kontakt unter den Lehrpersonen, Eltern, Behörden und Fachstellen funktioniert, dass schulische Anlässe erfolgreich durchgeführt werden können, dass die für den Schulbetrieb nötigen Daten vorhanden sind, dass die Entwicklung der Schulqualität gesteuert werden kann, dass die für Schulbetrieb und Schulentwicklung notwendigen Ressourcen bereitgestellt werden können. Eine erfolgreiche Administration führt zu Routine und Konstanz im Schulbetrieb sowie in der Schulentwicklung. Administrative Aufgaben werden dort gelöst, wo das entsprechende Wissen und die Arbeitszeit vorhanden sind, wo die Informationswege möglichst kurz sind. Administratives Wissen wird zentral gespeichert. Dort kann es von allen Berechtigten abgefragt werden: Server Intranet Schule und Administration

3 Administrative Kanäle Erster und wichtigster Kanal ist der persönliche Kontakt. Er kann das Verfassen eines Formulars ersetzen. Die Lehrerkonferenz dient ebenfalls dem direkten Kontakt zwischen Schulleitung und Kollegium. Hier sind Diskussionen zu wichtigen Fragen möglich. Aber auch allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben können im Plenum erledigt werden. Konzepte geben der Entwicklung der Organisation Schule die nötige Struktur. Sie sind das strategische Instrument der Schulpflege. Mit dem Reglement wird die Umsetzung eines Konzepts festgelegt. Es enthält praktische Hinweise zu Vorgehen und Abläufen. Mit dem Merkblatt werden bestimmte wiederkehrende Abläufe festgehalten. Formulare werden zur Beschaffung von Informationen eingesetzt, o die für den Schulbetrieb unumgänglich sind, o die für ein grösseres Publikum gedacht sind, o die für die Bearbeitung eines Auftrags notwendig und nicht anders zu beschaffen sind, o die der Rechenschaftslegung durch die Schulleitung dienen. Der Einsatz der administrativen Instrumente ist regelmässig auf ihren Nutzen zu überprüfen. Verantwortung kann auch an Gruppen oder einzelne abgegeben werden. Das Vertrauen in die professionelle Arbeit der Lehrpersonen stärkt die Organisation Schule. Auf eine sorgfältige Planung der Administration muss Wert gelegt werden. Transparente, ohne Zeitdruck organisierte Administration erhöht die Akzeptanz. Administrative Unterlagen einer Schule Administrative Unterlagen sollen kurz und einfach gestaltet sein. Übersichtlichkeit ist dabei wichtiger als Detailgenauigkeit. Häufige Veränderungen der Formulare führen zu Irritationen. Zu allen Konzepten, Reglementen, Merkblättern und Formularen haben alle Lehrpersonen jederzeit Zugang (, Server, Intranet). Zudem empfiehlt sich die Abgabe einer Übersicht über die bestehenden Unterlagen an die Lehrperson, geordnet nach Zeitpunkt der Anwendung (Schulbeginn, Schulschluss, während des Schuljahres). Es empfiehlt sich, alle adminstrativen Abläufe in einem Führungs- oder Organisationshandbuch festzuhalten, welches mit Vorteil gemeinsam mit dem Kollegium entwickelt wird. Die folgende Liste enthält als Beispiel eine Reihe von möglichen administrativen Unterlagen. Die Tabelle ist nicht abschliessend. Konzept Reglement Merkblatt Formular Inhalt Verantwortung Schulentwicklung Aufgabenhilfe X X X Anmeldeformular Disziplinarwesen X Schulordnung Schulleitung Elternabend X Ablauf Lehrperson, Team Externe Hospitation Information Schulleitung Lehrperson Funktionendiagramm X Wer ist wofür zuständig Schulpflege Kommunikation X X Schulleitung Leitbild X Schule Notfallkonzept X X Schulleitung Projektwoche Organisation Arbeitsgruppe Reisen, Lager X Information Schulleitung Schulleitung Schulanlässe Organisation Arbeitsgruppe Schulordnung X Schulleitung Urlaub Schüler/in X X Wer hat Anrecht, bewilligt Schulleitung Verkehrserziehung Organisation Arbeitsgruppe Schule und Administration

4 Konzept Reglement Merkblatt Formular Inhalt Verantwortung Personalführung Arbeitszeit Lehrpersonen X Gemeinsame Arbeitszeit Schulleitung Informatik X Schulamt Kursbestätigung SCHILW X Schulleitung Mitarbeiter/innen-Gespräch X Gesprächsvorlage Schulleitung Neueintretende Lehrperson X Dossier Schulleitung Pausenplatz/Pausenaufsicht Organisation Arbeitsgruppe Pensen X Wunsch der Lehrperson Schulleitung Protokoll Lehrerkonferenz X Beschlussprotokoll Schulleitung Protokoll Arbeitsgruppe X Beschlussprotokoll Arbeitsgruppe Schulämter X Schulleitung Sitzungsdaten Terminliste, Agenda Schulleitung Weiterbildung Lehrperson X Schulleitung Schulverwaltung Absenzenkontrolle Lehrperson Adressen alv/verbände Schulhausvertretung Adressen BKS Adressliste Schule Aufnahmeprüfung X Meldeformular Lehrperson Barauslagen X X Lehrperson Benutzung Schulräume X X Formlose Anfrage Lehrperson Budget Formloser Antrag Lehrperson DaZ X Wer hat Anrecht auf DaZ? Schulleitung Dolmetscher Formloser Antrag Lehrperson Einbürgerung Nachfrage bei Lehrperson Einschulung X Anmeldeformular Schulleitung Elterninformation Klasse Informationen Lehrperson Elterninformation Schule Informationen Schulleitung Ferienplan Integrative Schulung X X Förderplanung, ILV SHP, Lehrperson Klassentelefon X Liste Kopieren X Abrechnung Privatkopien Lehrperson Kurse heimatlicher Sprache X Anmeldeformulare Läuse, Zecken,... X X Elternbrief Lehrmittel X X Bestellschein Lehrperson, Team Mittagstisch X Anmeldung Musikschule X X Anmeldeformular Personalakten/Schülerdatei X Promotionen X Antrag an Schulpflege Lehrperson Randstundenbetreuung X Anmeldung Reisen, Lager X Information Schulleitung Lehrperson Schulmaterial X Bestellschein Lehrperson, Team Schlüssel X Liste Schularzt X Ärztliche Schülerkarten Schularzt Schülerlisten X Schulpsychologischer Dienst X Anmeldeformular Schulstatistik X Sicherheit X Türen schliessen u.a. Schulleitung Stundenplan X X Ev. Schulamt Übertritt X Meldelisten Lehrperson Unfall Schüler/in X X Vorgehen, Meldeformular Schulleitung Unfall Lehrperson X Meldeformular Urlaub Lehrperson Antrag an Schulleitung Lehrperson Wegzug/Zuzug Schüler/in X Unterlagen Lehrperson Schule und Administration

5 Quellen: Cueni/Vettiger: Schule leiten und entwickeln aber wie? LMV Aargau (2003) R. Dubs: Schulleitung im Team, Schulleitung und Schulentwicklung (1998) E. Achermann: Führungsmodelle von Schulleitungen (Kursunterlagen Schulleitungsausbildung 2001) R. Miller: Selbst-Coaching für Schulleiterinnen und Schulleiter Beltz Pädagogik (2007) Schule und Administration