Strategisches Dienstplanmanagement

Transkript

1 Strategisches Dienstplanmanagement Wie Sie wirtschaftliche Dienstplanung und zufriedene Mitarbeiter in Einklang bringen Ziele Planung Umsetzung Altenpflegekongresse 2013 Wolfgang Ganz

2 Elemente strategischen Dienstplanmanagements Inhaltlich baut der rollierende Rahmendienstplan auf dem schlüsselgerechten Grunddienstplan auf. Das Pflichtprogramm: schlüsselgerechte Besetzung planen Die Kür: rollierende Rahmendienstpläne erstellen Ermittlung der reinen Pflegestellen auf den Wohnbereichen Nutzen: Weitgehende Vermeidung von Überstunden und Personalleasing, verlässliche Dienstpläne, Einhaltung der Arbeitsverträge, Reduzierung des Dienstplanaufwandes Ermittlung der Netto- Arbeitszeit am Bett Nutzen: Sehr langfristig planbare Freizeit für die Mitarbeiter, weitere erhebliche Reduzierung des Dienstplanaufwandes Voraussetzungen prüfen bzw. schaffen Eckpunkte der Strategie festlegen Erstellen der Grunddienstpläne Rahmen- Dienstplan erstellen 2

3 1. Die Basis: Der schlüsselgerechte Dienstplan Schlüsselüberschreitungen vermeiden Arbeitsverträge einhalten Worum geht es beim schlüsselgerechten Dienstplan? Um nicht weniger als Die wirtschaftliche Dienstplanung Die Anforderungen der Aufsichtsbehörden Die Anforderungen der Mitarbeiter (=Vertragstreue) in Einklang zu bringen, wie folgendes Schaubild verdeutlicht: 3

4 Ziele Wirtschaftlichkeit & soziale Verantwortung Das Ziel des schlüsselgerechten Dienstplans ist es, die wirtschaftlichen Interessen des Unternehmens mit den Erfordernissen des Pflegebetriebes und den Interessen der Mitarbeiter dauerhaft zu vereinen. Refinanzierte Vollzeitstellen Auf Grund Belegung, Personalschlüssel & Pflegestufen Personal- Bestand Arbeitsverträge nach Qualifikationen Entspricht Sicht der Mitarbeiter: Dienstplanung bei Einhaltung der Verträge dauerhaft umsetzbar Dienstplan- Besetzung Pflegezeit am Bett in Nettostunden stationär 4

5 Ziele Wirtschaftliche und soziale Dienstplanung muss kein Widerspruch sein im Gegenteil Die Reduzierung der teuren Überstunden Führt gleichzeitig zur Reduzierung der Mitarbeiterbelastung Die Reduzierung des teuren Personalleasings Führt dabei gleichzeitig zur Erhöhung der Bezugspflege und Steigerung der Pflegekontinuität und -Qualität Die Reduzierung des Dienstplanaufwandes und die WBL / PDL hat mehr Zeit für Ihre eigentlichen Aufgaben Einhalten der Arbeitsverträge = zufriedene Mitarbeiter Keine Bugwellen von nicht genommenen freien Tagen und Urlaub Einspringen wird zur absoluten Ausnahme 5

6 Häufige Situation auch bei Ihnen? Meistens ist das Dienstplanmanagement der Treiber. Wenn das Controlling Abweichungen von der Vorgabe feststellt, ist das Kind schon im Brunnen. Anzeichen: Im Sollplan Heile Welt im Ist-Plan Überstunden, nicht genommene freie Tage etc. 2. Personal- Bestand stationär 2. Faktische Vollzeitstellen (inkl. Überstunden und evtl. Leasing) < und inkompatibel Konfliktfeld PDL - Mitarbeiter Überstunden, kaum planbare Freizeit etc. 3. Anzeichen: Im Sollplan Heile Welt im Ist-Plan Schlüsselüberziehungen Dienstplan- Besetzung 6

7 Maßgebliche Ursachen der Dienstplanprobleme Die maßgeblichen Ursachen der Dienstplanprobleme sind: Unterschiedliche Interessenlagen Probleme bei den Brutto- / Netto Rechnungen & Ansätzen Komplexität durch viele Einflussfaktoren Inkompatibilität zwischen Dienstplan und Personalstruktur Fehlen des ganzheitlichen Ansatzes Betrachten wir exemplarisch die stationär 7

8 Planung Probleme der Bruttoplanung Bei der -immer noch häufigen- Bruttoplanung werden die Schlüsselüberziehungen für die anwesenheitsarmen Zeiten vorprogrammiert! Vorherrschende Entwicklungsrichtung der Dienstplanung: Ausgangsbasis Verfahren Ergebnis Bestehende Mitarbeitermenge und Struktur der Arbeitsverhältnisse stellen die Ausgangsbasis dar Mitarbeiter werden so verteilt, dass die Bruttoarbeitszeit möglichst den Verträgen entspricht Ausgeglichene Mitarbeiterzeitkonten bei schwankender Bewohnerversorgung und Schlüsseltreue Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ø Abwesend Anwesend % des Personals 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Bei Ausfällen z.b. durch Krankheit sind Überstunden oder Leasingeinsatz vorprogrammiert. Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ø Anwesend Abwesend Monat 8

9 Planung Brutto - Netto Betrachtung Ausgangslage sind Vollzeitkräfte brutto (MDK & Controllingsicht). Die Dienstplanung erfordert aber Anwesenheit netto (PDL-Sicht). Die Differenz = Abwesenheit ist leider nicht konstant - zum Beispiel: Vollzeitkräfte Brutto Periode 1, z.b. Februar Periode 2, z.b. Mai / Juni Brutto über Schlüssel Krank Refinanzierte Vollzeitkräfte Brutto (Stellenschlüssel) Bezahlte Abwesenheit Anwesendes Pflegepersonal Krank Urlaub anwesendes Stammpersonal Brutto unter Schlüssel Netto im Schlüssel Zusammen netto im Schlüssel Feiertage Fortbildung Urlaub anwesendes Stammpersonal + Leasing + Überstunden 9

10 Planung Ansatz der Netto-Dienstplanung Bei von vorn herein gleichmäßig geplanter Nettoanwesenheit bietet die Personalmenge ausreichend Reserve für schwankende Abwesenheit. Anzustrebende Entwicklungsrichtung der Dienstplanung: Ausgangsbasis Verfahren Ergebnis Belegung, Schlüssel und bezahlte Abwesenheit bilden die Nettoanwesenheit als Ausgangsbasis (Budget) Ein an der Bewohnerversorgung orientierter Grunddienstplan ist Grundlage der monatlichen Dienstplanung Gleichmäßige, schlüsseltreue Bewohnerversorgung bei schwankenden Mitarbeiterzeitkonten Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ø Abwesend Anwesend % des Personals MA- Zeitkonten im Ø im Minus MA- Zeitkonten im Ø im Plus Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ø Anwesend Abwesend Monat 10

11 Ted-Umfrage Brutto-/ Nettoplanung Bei den Altenpflegekongressen des Vincentz-Verlages im Herbst 2012 wurde die Frage 11

12 Ted-Umfrage Brutto-/ Nettoplanung so beantwortet : 80 Dienstplanmethode Berlin Hamburg Dortmund Ulm Ø Bruttodienstplan Nettoplan mit geschätzten Abwesenheiten Nettoplan mit gerechneten Abwesenheiten 12

13 Planung Das Dreieck gestalten: Ansatz Auf die Reihenfolge kommt es an: Jeweils welche Seite der Gleichung wird vorgegeben und welche errechnet sich entsprechend? Belegung, Schlüssel und bezahlte Abwesenheit bilden die Nettoanwesenheit als Ausgangsbasis (Budget) Die Arbeitsverträge setzen den Rahmen, in dem sich die Dienstplanung vertragsgemäß bewegen kann Ausplanen des Budgets an Nettostunden gegen 0 unter Beachtung der Möglichkeiten der Personalstruktur Personal- Bestand (Arbeitsverträge) Refinanzierte Vollzeitstellen Mögliche Dienste Dienste ausplanen Dienstplan- Besetzung (geplante Schichten) Wenn die geplanten Stunden den refinanzierten Stellen entsprechen und die Schichten zu den Arbeitsverträgen passen, entsprechen sich automatisch auch refinanzierte Stellen und Personal

14 Planung Planung der refinanzierten Sollbesetzung Leitlinie für den Grunddienstplan als Vorgabe für die monatlichen Dienstpläne ist die optimale Bewohnerversorgung innerhalb des refinanzierten Budgets. Beispielhafte, schematische Darstellung: Budget der Nettoanwesenheit in Stunden / Woche ohne Urlaub, Krankheit, Stunden / Tag Budget Zeit MA Mo Di Mi Do Fr Sa So 350 Früh 6-14: Früh kurz 7-13: Spät 14:-22: Spät kurz 15-21: Nacht 22-6: Gesamt

15 Planung Der Personalstrukturabgleich Nur wenn Personalstruktur und Grunddienstplan aufeinander abgestimmt sind, geht der monatliche Dienstplan auf Dauer auf. Beispielhafte Berechnung der benötigten Personalstruktur für den Dienstplan der letzten Folie in einer 5 Tage-Woche bei 20 % Abwesenheit : Anwesenheit Stellen Stellen 40 h Stellen 30 h h/woche VK VK Ma VK Ma Früh 112 3,5 3,5 3,5 Früh kurz 84 2,6 2,6 3,5 Spät 56 1,8 1,8 1,8 Spät kurz 42 1,3 1,3 1,8 Nacht 56 1,8 1,8 1,8 Gesamt ,9 7,0 7,0 3,9 5,3 Scheinbare Summenfehler entstehen durch Rundungsdifferenzen 15

16 Ganzheitliches Planungssystem erforderlich Dienstplanung ist in erster Linie Mathematik. Was nicht aufgeht, geht nicht auf Adam Riese lässt sich nicht überlisten. Mehr als die Hälfte der Dienstplanprojekte scheitern am fehlenden ganzheitlichen Ansatz und/oder an der zu großen Komplexität der Projekte. Ganzheitlicher Ansatz heißt: Nettoplanung auf Basis echter Werte und aller Einflussgrößen in einem ganzheitlichen Dienstplan-System. Entwicklungsrichtung von oben von den fixen Größen wie z.b. Pflegeschlüsseln, Arbeitsverträgen und anderer Vorgaben hin zu den beeinflussbaren Parametern wie z.b. Schichtaufteilung. Einfach heißt: Zusammenführung aller relevanten Komponenten in einem System, in dem sich Änderungen an einem Parameter auf alle davon abhängigen Zusammenhänge automatisch durchrechnen. Der Aufwand muss sich in Grenzen halten. 16

17 Und nun die Praxis: Grau ist alle Theorie deshalb habe ich Ihnen ein konkretes Beispiel mitgebracht, das wir nun Schritt für Schritt durchgehen. 17

18 Und nun die Praxis: Nach so viel Zahlen machen wir erst mal Pause! In der Pause stehe ich Ihnen gerne für Rückfragen zur Verfügung. 18

19 Ziele 2. Die Kür: Der rollierende Rahmendienstplan Worum geht es beim rollierenden Rahmendienstplan? Weitere Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit durch sehr langfristig planbare Freizeit. Weitere drastische Reduzierung des Aufwandes zur Dienstplanerstellung und damit mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben. 19

20 Planung Der rollierende Rahmendienstplan Ein rollierender Rahmendienstplan ist ein Plan, in dem sich die Dienste und freien Tage in einer bestimmten Folge endlos wiederholen. Der Rahmendienstplan ist gleichzeitig Brutto- und Nettodienstplan. Die bezahlte Abwesenheit ist dabei in Form von Platzhaltern von vorne herein eingepreist. Beispielhafte, schematische Darstellung: Periode Mitarbeiter 1 D D D D V - - Mitarbeiter 2 - D D D D V - Mitarbeiter D D D D V Mitarbeiter 4 V - - D D D D Mitarbeiter 5 D V - - D D D Mitarbeiter 6 D D V - - D D Mitarbeiter 7 D D D V - - D V = Vertretung für abwesende Kollegen Einpreisen der Abwesenheit je Mitarbeiter Einpreisen der Abwesenheit je Periode 20

21 Planung Funktionsprinzip des Rahmendienstplans Mit dem Rahmendienstplan wird der Monatssollplan quasi eine Dienstplanänderung des Rahmenplans Periode Mitarbeiter 1 D D D D V - - Mitarbeiter 2 - Urlaub D Urlaub D D D V - Mitarbeiter D D D D V Mitarbeiter 4 V - - D D D D Mitarbeiter 5 D Dienst V - - D D D Mitarbeiter 6 D D Dienst V - - D D Mitarbeiter 7 D D D V - - D Auf dem Rahmenplan setzt der Urlaubs- und Fortbildungsplan auf. Dabei werden die Vertretungsdienste als Platzhalter aufgebraucht. Beispiel: in Periode 2 und 3 macht Mitarbeiter 2 Urlaub. Der fehlende Dienst wird in Woche 2 von Mitarbeiter 5 und in Woche 3 von Mitarbeiter 6 abgedeckt. 21

22 Voraussetzungen Stabile Strukturen & Strategie Es ist wie bei dem Busfahrplan: ohne weitgehend stabile Strukturen geht es nicht. Insbesondere ist erforderlich: Stabile Anzahl refinanzierter Pflegekräfte = stabiles Produkt aus Belegung und Pflegestufenstruktur Stabile Stellenstruktur Gleichbleibende Verteilung der Personalkapazität auf die verschiedenen Umfänge der Arbeitsverträge, z.b.: 10 Fachkräfte mit 38,5 Stunden/Woche 15 Pflegehelfer mit 30 Stunden/Woche Stabile Besetzungsvorgaben Gleichbleibende Verteilung der Arbeitszeit auf die Schichten und Wochentage auf Nettobasis Gleichbleibende Aufteilung der Besonderheiten, z.b.: Personen und Anzahl der Nachtdienste Wohnbereichsleitungen arbeiten nur Frühdienste 22

23 Voraussetzungen Kritische Masse an Personal Ein langfristig verlässlicher Dienstplan gelingt um so einfacher, je mehr Mitarbeiter er enthält. Theoretische Untergrenze = 14 Personen Bei einer Abwesenheitsquote bis maximal 20 % in der 5-Tage Woche Je 7 Fachkräfte und Hilfskräfte Dabei müssen aber alle anderen Kriterien auf optimal stehen Realistische Untergrenze: ca Personen Die tatsächliche rechnerische Untergrenze ist maßgeblich abhängig von der Komplexität Fazit: Den Dienstplan immer für die ganze Einrichtung erstellen! Dabei bleiben die Schichtvorgaben für die einzelnen Wohnbereiche und der Bezugspflegegedanke voll erhalten! 23

24 Voraussetzungen Begrenzte Komplexität Viele Jäger sind des Hasen Tod - Die Anzahl der Unregelmäßigkeiten und Sonderwünsche können einen Rahmendienstplan scheitern lassen. Wichtige Komplexitätstreiber im Auge behalten: Gleichmäßige Besetzungsverteilung Montag bis Sonntag am besten die selbe Schichtbesetzung Möglichst wenig verschiedene Schichtlängen Schichtlängen möglichst zu den Arbeitsverträgen passend Kein Fummeln mit sich ausgleichenden Plus- und Minusstunden Wenig Ausnahmen und Sonderwünsche Z.B. Personen die bestimmte Dienste ausschließlich bzw. nicht machen Regelungen in Betriebsvereinbarungen, z.b.: 2 Wünsche je Mitarbeiter und Monat müssen umgesetzt werden Teilzeitkräfte dürfen keine langen Schichten machen Maximal 5 Dienste am Stück 24

25 Umsetzung Strategien & Eckpunkte festlegen Anders als der (monatliche neu erstellte) normale Dienstplan schreibt der rollierende Rahmendienstplan die Dienstplanung auf sehr lange Sicht fest. Deshalb muss alles beim ersten Anlauf sitzen, z.b.: Besetzungsstrategie vs. freie Wochenenden Individueller Rahmendienstplan oder auf Basis einer mathematischen Dienstfolgereihe? Vorgaben und Wünsche bei der Planung der Dienstfolgen Länge und Grenzen der Regelfolgen und Zykluslänge des gesamten Plans 25

26 Ted-Umfrage Besetzungsstrategie Bei den Altenpflegekongressen des Vincentz-Verlages im Herbst 2012 wurde die Frage 26

27 Ted-Umfrage Besetzungsstrategie so beantwortet : 60 Besetzungsstrategie am Wochenende Berlin Hamburg Dortmund Ulm Ø Montag bis Sonntag gleich Am Wochenende vermindert (weniger Schichten) Am Wochenende anders (geteilte oder längere Dienste) 27

28 Eckpunkte festlegen Dienstfolgen: individuell oder Modell? Der Vorteil des individuellen Rahmenplans ist gleichzeitig seine größte Gefahr: Bei Personalwechseln droht Änderung! Individueller Rahmendienstplan, vom leeren Blatt geplant: Erträgt mehr Vorgaben und Komplexität Bietet damit bessere Berücksichtigung der individuellen Mitarbeiterwünsche Hat in der Regel im Durchschnitt kürzere und unregelmäßigere Folgen Ist in der Regel wenig harmonisch und schlecht zu merken Aber: neue Mitarbeiter haben evtl. andere Wünsche als die Ausscheidenden. Ändern Sie dann den Rahmendienstplan brechen Sie den anderen Mitarbeitern gegenüber das Versprechen der langfristigen Planbarkeit Der Rahmenplan basierend auf einem Dienstfolgemodell: Ist ein eher gleichmäßiger, harmonischer Plan Einfacher zu erstellen und zu ändern Von den Mitarbeitern einfacher zu merken Lässt aber weniger individuelle Wünsche zu geht von Stellen, nicht von Personen aus. Änderungen durch Tausch der Folgen am Ende des Zyklus. 28

29 Dienstfolgebeispiel 1: Grundraster 6 Dienste - 2 Frei Die rechnerische Überplanung von 2 Tagen wird zu Gunsten zusätzlicher Wochenenden auskorrigiert Die Zykluslänge beträgt 56 Tage (8 Wochen) Harmonischer, einfacher Plan Nur 3 von 49 6-er Folgen durchbrochen Ø Folgenlänge 5,4 Dienste (Bezugspflege) Ø jeweils 2,2 Tage am Stück frei Aber: Jeder Mitarbeiter hat je Zyklus 2 freie Wochenenden, im Ø 1 freies Wochenende alle 4 Wochen. Die kürzeren Folgen sind nicht exakt gleich über die Mitarbeiter verteilt (evtl. ab und zu tauschen oder nach Vorlieben vergeben). 29

30 Dienstfolgebeispiel 2: Grundraster 8 Dienste - 3 Frei Die rechnerische Überplanung von nur einem Tag in 11 Wochen wird zu Gunsten eines zusätzlichen Wochenendes auskorrigiert Die Zykluslänge beträgt 77 Tage (11 Wochen) Sehr harmonischer, einfacher Plan Nur 4 von 51 8-er Folgen durchbrochen Ø Folgenlänge 7,5 Dienste = sehr gute Berücksichtigung der Bezugspflege! Ø jeweils 2,9 also praktisch fast immer 3 Tage am Stück frei! 3 Freie Wochenenden in 11 Wochen also im Ø alle 3,6 Wochen ein Wochenende am Stück frei (nur 0,1 vom rechnerischen Optimum!) Wenig Änderungsbedarf bei längeren Abwesenheiten (Urlaub ) Aber: Lange Dienstfolgen am Stück (Erholung, Konzentration,..?) Die kürzeren Folgen sind nicht exakt gleich über die Mitarbeiter verteilt (evtl. ab und zu tauschen oder nach Vorlieben vergeben). 30

31 Integration in das Dienstplanprogramm Der Integrationsgrad hängt von den Möglichkeiten des Dienstplanprogramms ab. Ideal aber nicht zwingend erforderlich sind wechselseitige Schnittstellen. Pflicht Kür Rahmen- Dienstplan Heimver- verwaltungs- & Dienstplan- Programm Hinterlegung der Pflegeminuten Export von Belegungsund Personaldaten GaDis Grundmodul: Schlüsselgerechter Grunddienstplan Hinterlegung der Sollbesetzung Ermittlung der Netto- Arbeitszeit GaDis Rahmenplan: Ergänzungsmodul für geeignete Einrichtungen Hinterlegung der Dienstfolgen Grund- Dienstplan Dienstplan- Programm Monatlicher Dienstplan im Soll und Ist 31

32 Ted-Umfrage Bewertung: Nach allem, was ich jetzt gehört habe sind rollierende Rahmendienstpläne für mich 1. Eine wichtige Möglichkeit zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, die ich auf absehbare Zeit angehen möchte. 2. Eine wichtige Möglichkeit zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit, doch fehlen mir derzeit noch wichtige Voraussetzungen dafür. Diese möchte ich mittelfristig schaffen. 3. Kein Thema, dass ich auf absehbare Zeit angehen möchte. 32

33 Ergebnis Altenpflegekongresse Absicht rollierende Rahmendienstpläne einzuführen Berlin Hamburg Dortmund Ulm Ø Ja, möchte ich auf absehbare Zeit angehen (Voraussetzungen sind erfüllt) Ja, aber ich muss erst noch Voraussetzungen schaffen Nein, auf absehbare Zeit kein Thema 33

34 Seminartermine zum Thema Dienstplan Wenn Sie dieses Thema näher interessiert, sind Sie zu meinen ganztägigen Seminaren herzlich eingeladen. Die nächsten Termine (für jedermann buchbar): Ort Caritas Essen Connext Paderborn Inhouse Der schlüsselgerechte Dienstplan Rollierende Rahmendienstpläne entwickeln Wirtschaftliche Tourenpläne entwickeln Nach Vereinbarung. Terminanfragen bitte per Mail. Ggf. weitere Termine und Anmeldeinformationen finden Sie immer aktuell auf 34

35 Übersicht über das Angebotsspektrum Dieses System gibt es in vergleichbarer Logik aus Beratung, Umsetzungsbegleitung, Seminaren und Excel-Tools für: Pflegebereiche in stationären Einrichtungen nach SGB XI: Als GaDis 2.0 für kleine bis mittlere Einrichtungen mit einfacher Struktur Als GaDis Professional (u.a. inklusive Stellenplanung) für große Einrichtungen, Einrichtungen mit komplexen Strukturen wie z.b. Mischbetrieb mit gesondert finanzierten Spezialpflegebereichen (z.b. Phase F, LZB, oder geschlossene Demenz). Stationäre Einrichtungen nach SGB XII und Mischeinrichtungen Ambulante Pflegedienste Pflegebereiche in Krankenhäusern Küchen in stationären Einrichtungen Inklusive der Berücksichtigung von Fremdleistungen wie z.b. Personalessen, Gästeessen oder Essen auf Rädern. Hauswirtschaft Reinigung 35

36 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ich hoffe, es waren interessante Tipps für Sie dabei. Fragen? Interesse? Ich freue mich auf Ihre Anfrage! Ihr Berater für betriebswirtschaftliche Optimierung in der stationären Altenpflege Belegungsmanagement Dienstplanmanagement Operatives Controlling Sachkostenoptimierung Softwareeinführung Organisation, EDV, 36