Planbare Freizeit in der Pflege

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1 Planbare Freizeit in der Pflege Wie Sie durch zuverlässige Dienstplanung die Mitarbeiterbindung erhöhen. Probleme Ursachen Lösungen Fachtagung ÜAG, Jena Wolfgang Ganz

2 Problemauslöser Kurzfristige Dienstplanänderungen Bei kurzfristigen Dienstplanänderungen meistens wegen Krankheit treten maßgeblich folgende Probleme auf: Überstunden und ggf. Schlüsselüberziehung Denn der für den erkrankten Kollegen eingesprungene Mitarbeiter war ja schon im Sollplan mit seiner Bruttoarbeitszeit ausgeplant. Verlust von freien Tagen Dem eingesprungenen Mitarbeiter fehlt durch das Einspringen ein ursprünglich geplanter freier Tag. Hoher Dienstplanaufwand Abtelefonieren in Frage kommender Kollegen und oft ein Rattenschwanz an nötigen Dienstplanänderungen. Doch das größte Problem aus Sicht des Mitarbeiters ist: Der Freizeitplan ist futsch! 2

3 Ursache für Überstunden Ansatz der Bruttodienstplanung Bei der -immer noch häufigen- Bruttoplanung werden Überstunden und Schlüsselüberziehungen für die anwesenheitsarmen Zeiten vorprogrammiert! Entwicklung der Dienstplanung: Ausgangsbasis Verfahren Ergebnis Bestehende Mitarbeitermenge und Struktur der Arbeitsverhältnisse stellen die Ausgangsbasis dar Mitarbeiter werden so verteilt, dass die Bruttoarbeitszeit möglichst den Verträgen entspricht Ausgeglichene Mitarbeiterzeitkonten bei schwankender Bewohnerversorgung und Schlüsseltreue Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ø Abwesend Anwesend % d e s P e r s o n a ls 100% 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% 10% 0% Bei Ausfällen z.b. durch Krankheit sind Überstunden oder Leasingeinsatz vorprogrammiert. Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez Ø Anwesend Abwesend Monat 3

4 Ursache für Überstunden Brutto - Netto Betrachtung (2) Ausgangslage sind Vollzeitkräfte brutto (MDK & Controllingsicht). Die Dienstplanung erfordert aber Anwesenheit netto (PDL-Sicht). Die Differenz = Abwesenheit ist leider nicht konstant - zum Beispiel: Vollzeitkräfte Brutto Periode 1, z.b. Februar Periode 2, z.b. Mai / Juni Brutto über Schlüssel Krank Refinanzierte Vollzeitkräfte Brutto (Stellenschlüssel) Bezahlte Abwesenheit Anwesendes Pflegepersonal Krank Urlaub anwesendes Stammpersonal Brutto unter Schlüssel Netto im Schlüssel Zusammen netto im Schlüssel Feiertage Fortbildung Urlaub anwesendes Stammpersonal + Leasing + Überstunden 4

5 Ursachen Weitere Schwierigkeiten Unvorhersehbarkeit der Ausfälle Nach Zeitpunkt, Qualifikation und Ausmaß/Menge (Anzahl Mitarbeiter) (An einem Tag ist niemand Krank, anderntags mehrere Mitarbeiter) Ad hoc handeln aus der Situation heraus Erst im Moment des Bekanntwerdens wird überlegt: (welchen) Mitarbeiter aus dem Frei holen? Arbeitsablauf umschichten und mit einem Mitarbeiter weniger auskommen? Mitarbeiter umschichten, z.b. Bürotag streichen, BT /Azubi unterstützt oder die PDL hilft in der Pflege aus? Arbeitsablauf umschichten und Dienste verlängern bzw. Mitarbeiter im Teildienst einteilen? 5

6 Voraussetzung 1. Stimmiges Dienstplandreieck. Die Hauptkomponenten Refinanzierungsstruktur, Personalbestand und Dienstplanung müssen sich in einem ausgewogenen Gleichgewicht befinden, ohne dass dran laufend gebastelt wird. Personal- Bestand Arbeitsverträge nach Qualifikationen Refinanzierte Vollzeitstellen Auf Grund Belegung, Personalschlüssel & Pflegestufen Entspricht Sicht der Mitarbeiter: Dienstplanung bei Einhaltung der Verträge dauerhaft umsetzbar Dienstplan- Besetzung Pflegezeit am Bett in Nettostunden 6

7 Voraussetzung. geplant auf Nettobasis! Auf die Reihenfolge kommt es an: Jeweils welche Seite der Gleichung wird vorgegeben und welche errechnet sich entsprechend? Belegung, Schlüssel und bezahlte Abwesenheit bilden die Nettoanwesenheit als Ausgangsbasis (Budget) Die Arbeitsverträge setzen den Rahmen, in dem sich die Dienstplanung vertragsgemäß bewegen kann Ausplanen des Budgets an Nettostunden gegen 0 unter Beachtung der Möglichkeiten der Personalstruktur Personal- Bestand (Arbeitsverträge) 1. Refinanzierte Vollzeitstellen Mögliche Dienste Dienste ausplanen Dienstplan- Besetzung (geplante Schichten) Wichtig: Führen Sie die gesamte Planung in einem System zusammen, bevor Sie in ihr Dienstplanprogramm gehen. 4. (Beispiel für ein Planungstool gerne in der Pause oder auf Anfrage) 7

8 Lösung: Abwesenheiten vorplanen (1) Zwar ist im Voraus nicht immer konkret bekannt, wer wann fehlt, aber in Summe sind die Abwesenheiten bekannt. Daraus errechnet sich ein durchschnittliches Besetzungsschema. Beispiel für die 5 Tage Woche mit 20% Abwesenheit: Tag Mitarbeiter 1 D D D D A - - Mitarbeiter 2 D Mitarbeiter 3 D Mitarbeiter 4 D Mitarbeiter 5 A Mitarbeiter 6 - Mitarbeiter In der 5 Tage Woche ist bei 20% Abwesenheit jeder Mitarbeiter im Ø 4 Tage pro Woche im Dienst, 1 Tag abwesend und hat 2 Tage frei. Kippt man dieses Schema in die Vertikale, ergibt sich daraus die Besetzung im Ø. Man erhält in unserem Beispiel: von 7 Mitarbeitern sind im Ø jeden Tag 4 im Dienst, 2 im Frei und einer ist bezahlt abwesend. 8

9 Lösung Abwesenheiten vorplanen (2) Die durchschnittliche, voraussichtliche Abwesenheit wird als (später zu spezifizierender) Vertretungsdienst von vorne herein eingepreist. Beispielhafte, schematische Darstellung: Periode Mitarbeiter 1 D D D D V - - Mitarbeiter 2 - D D D D V - Mitarbeiter D D D D V Mitarbeiter 4 V - - D D D D Mitarbeiter 5 D V - - D D D Mitarbeiter 6 D D V - - D D Mitarbeiter 7 D D D V - - D V = Vertretung für voraussichtlich abwesende Kollegen Einpreisen der Abwesenheit je Mitarbeiter Einpreisen der Abwesenheit je Periode Merke: Da die Gesamtzahl der Mitarbeiter konstant bleibt, ist die Summe aus Diensten, Frei und Abwesenheit jeden Tag immer gleich! 9

10 Lösung Funktionsprinzip der Vertretungsdienste In einem Vorplan (oder Rahmenplan) werden alle Mitarbeiter und Kalendertage entsprechend des Grundschemas der Einrichtung verplant. Periode Mitarbeiter 1 D D D D V - - Mitarbeiter 2 - Urlaub D D D D V - Mitarbeiter Krank D D D D V Mitarbeiter 4 V - - D D D D Mitarbeiter 5 D Dienst V - - D D D Mitarbeiter 6 D D Dienst V - - D D Mitarbeiter 7 D D D V - - D Auf diesen Vorplan setzt der Urlaubs- und Fortbildungsplan auf. Dabei werden Vertretungsdienste als Platzhalter aufgebraucht. Die notwendige Krankheitsreserve bleibt dabei zwingend stehen! Der Rest wird gegen Urlaub oder Fortbildung getauscht. 10

11 Lösung Wichtig: die Urlaubsberechnung Damit das funktioniert, müssen die voraussehbaren Abwesenheiten (im wesentlichen Urlaub) in diese Berechnung einbezogen werden! Idealer Weise wird der Urlaub linear verteilt jeden Kalendertag gehen genau gleich viele Mitarbeiter in den Urlaub. Ist dies nicht gewünscht, muss von vorne herein entschieden werden, wie mit der Unterkapazität in der Urlaubszeit umgegangen werden soll. Auf jeden Fall sollten Sie die Berechnungen und Vorgaben immer über die gesamte Einrichtung und nicht für einzelne Wohn- bzw. Dienstplanbereiche isoliert anstellen! 11

12 Lösung Abwesenheitsreserven berechnen Die Summe der erforderlichen Abwesenheitsreserve ergibt sich aus einer sauberen Nettoarbeitszeitermittlung (siehe Workshop strategisches Dienstplanmanagement). Bleiben wir in unserem Beispiel und unterstellen wir 56 Mitarbeiter und eine Verteilung der durchschnittlichen Abwesenheiten je Mitarbeiter von 3/4 auf Urlaub und 1/4 auf Krankheit. Beispielhafte, vereinfachte Darstellung: Mitarbeiter Gesamt: 56 Anteil Mitarbeiter Abwesenheitsreserve Aufteilung für: Im Dienst 4/7 32 Urlaub Krank Im Frei 2/7 16 Anteil 3/4 1/4 Abwesend 1/ Wichtig: Es dürfen in diesem Beispiel nicht mehr als 6 Mitarbeiter im Urlaub geplant abwesend sein, sonst vermindert sich im IST die Besetzung oder ein Mitarbeiter springt aus dem Frei ein. 12

13 Planung Mitarbeiter im Urlaub berechnen Wenn wir davon ausgehen, dass der Urlaub gleichmäßig über das ganze Jahr verteilt wird, lautet die Grundformel für täglich im Urlaub zu planende Mitarbeiter (Beispielwerte in Klammern): ()= () () Doch Achtung! Unterschiedliche Tage-Wochen bzw. Sollarbeitstage je Woche und Mitarbeiter führen schnell zu Rechenfehlern! Insofern müssen entweder alle Urlaubsansprüche auf die fiktive durchschnittliche Vollzeitkraft umgerechnet oder die Sollarbeitstage im gewichteten Mittelwert genommen werden. 13

14 Planung Mitarbeiter im Urlaub berechnen (2) Sicherer ist die Kalendertagsmethode. Dabei wird der Urlaubsanspruch jedes Mitarbeiters auf Urlaubskalendertage umgerechnet und diese addiert. Formel: Ø ()= ( )!" # Beispieltabelle: (Wichtig: Zusatzurlaube z.b. wegen Wechselschicht, Schwerbehinderung etc. nicht vergessen!) Anspruch regulär + Zusatzurlaub = Anspruch gesamt Tage- Woche = Urlaubs- Wochen = Kalenderurlaubstage Vollzeitkraft, 6-Tagewoche ,5 45,5 Teilzeit, 3-Tagewoche Wochenendaushilfe bis Mitarbeiter N Gesamt

15 Planung Diskontinuierliche Urlaubsplanung Soll bewusst während der Urlaubszeit mehr Urlaub gewährt werden, als dies im Ø rechnerisch möglich wäre, müssen die zusätzlichen Urlauber gesondert aufgefangen werden. Möglichkeiten: Durch Besetzungsverminderung (in Köpfen!) Neben dem Wegfall von Schichten kommen auch andere Schichtsysteme mit längeren und/oder Teildiensten in Betracht. Durch Erhöhung der Tage-Woche in der Urlaubszeit Achtung: Werden dadurch die Dienstfolgen zu lang, steigt der Arbeitsdruck über die Maßen und der Krankenstand erhöht sich. Durch vermehrten Einsatz von Aushilfen und Leasing Teilzeitkräfte und Aushilfen (ggf. auch Fremdpersonal) werden in dieser Zeit mehr, in der übrigen Zeit weniger eingesetzt. Wichtig: Was immer Sie tun, rechnen Sie es für das ganze Jahr durch! Nur so stellen Sie sicher, dass es am Ende auch aufgeht! 15

16 Lösungen Problem: Krankheit schwankt Mal sind mehr, mal weniger Mitarbeiter krank als im rechnerischen Durchschnitt. Lösungsmöglichkeiten: Überplanung der Vertretungsdienste: Denn es ist einfacher, einem Mitarbeiter kurzfristig einen freien Tag zu geben als zu nehmen. Fehlzeitenanalyse zur Ermittlung der sinnvollen Überplanung der Vertretungsdienste. Poolen mit weiteren Einrichtungen in der Nähe: je größer die Masse an Personal, desto eher gleichen sich Schwankungen aus. Gezielte Springer oder Kräfte auf Abruf. 16

17 Lösungen Weitere Lösungsmöglichkeiten Was auch Immer Sie tun Legen Sie auf jeden Fall eine Strategie und/oder eine Prioritätenfolge fest: Planung mit Überhang im Regiebereich Gezieltes handeln in der Situation: Nicht erst im Moment des Bekanntwerdens einer Lücke wird überlegt: (welchen) Mitarbeiter aus dem Frei holen (evtl. vormarkieren)? Arbeitsablauf Umschichten und mit einem Mitarbeiter weniger auskommen? Mitarbeiter umschichten, z.b. Bürotag streichen, BT oder Azubi unterstützt oder die PDL hilft in der Pflege aus? Arbeitsablauf umschichten und Dienste verlängern bzw. Mitarbeiter im Teildienst einteilen? Sondern es wird von vorne herein eine klare Hierarchie / Priorität der Maßnahmen festgelegt! 17

18 Planung Fazit 1. Planbare, verlässliche Freizeit ist weder Hexenwerk noch Zufallsprodukt und auch in der Pflege möglich! 2. Sie ist abhängig von einer durchdachten und vor allem durchgerechneten Strategie! Was nicht aufgeht, geht nicht auf Adam Riese lässt sich nicht überlisten! Das Ignorieren mathematischer Zusammenhänge im Urlaubsplan oder Soll-Dienstplan fällt Ihnen garantiert im Ist-Dienstplan wieder auf die Füße! 18

19 Weitere Informationen zum Dienstplanmanagement Workshop Strategisches Dienstplanmanagement Heute 13:30 (WS3) Fachbuchneuerscheinung zur Altenpflegemesse 2014 Vincentz-Bestell Nr. 708 Ganztägige Seminare: (gerne auch inhouse) Der schlüsselgerechte Dienstplan Rollierende Rahmendienstpläne entwickeln (inklusive Workshop Besetzungsstrategien entwickeln). Wirtschaftliche Tourenpläne entwickeln (ambulant). Aktuelle Vortrags- und Seminartermine: 19

20 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ich hoffe, es waren interessante Tipps für Sie dabei. Fragen? Interesse? Ich freue mich auf Ihre Anfrage! UBGanz.de Pflege wirtschaftlich gestalten Ihr Partner für betriebswirtschaftliche Optimierung in der Altenpflege und Behindertenhilfe Belegungsmanagement Dienstplanmanagement Operatives Controlling Sachkostenoptimierung Softwareeinführung Organisation, EDV, 20