Bewerbungsunterlagen zum ECM-Award 2014

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1 Bewerbungsunterlagen zum ECM-Award 2014 Kategorie: Projekt des Jahres 2014 Bitte beachten Sie: Einreicher in der Kategorie Projekt des Jahres 2014 ist das Unternehmen, das ein entsprechendes Projekt im Bereich Informationsmanagement als Kunde eines ECM-Lösungsanbieters/Herstellers umgesetzt hat. Die Teilnahme-Unterlagen sind an die Mailadresse zu senden. Einreichendes Unternehmen Name Unternehmen Basler Versicherungen Aeschengraben 21 Postfach 4002 Basel Name Software-Herstellers bzw. Implementierungspartner Insiders Technologies GmbH Brüsseler Str Kaiserslautern Teilnahme-Land Geben Sie an, ob Sie die Unterlagen zum ECM Award Projekt des Jahres 2014 für die Teilnahme in Deutschland, Österreich oder der Schweiz einreichen. o Deutschland o Österreich Schweiz

2 Einzureichendes Projekt 1. Bezeichnung des Projekts Name/Titel für das einzureichende Projekt. Dieser Name/Titel dient der deutlichen Kennung des Projekts und wird automatisch der Einreichung zugeordnet, auch in den Veröffentlichungen. Management bei der Baloise Optimierung und Integration des processing in der elektronischen Postverarbeitung 2. Projektzeitraum Wann haben Sie mit dem Projekt begonnen, wann wurde es abgeschlossen? Das Projekt (bzw. ein Teilprojekt) darf nicht länger als zwei Jahre zurückliegen. Gesamtprojektlaufzeit März 2013 bis Juni 2014: Lean Six Sigma Projekt - Optimierung des Informationseingangskanals Kundenservice Center Schaden (März Juli 2013) Weiterer Ausbau Informationseingangskanal Kundenservice Center Betrieb (Oktober 2013 Mai 2014) Touchpoint Redesign Optimierung Informationseingangskanal ( processing) Januar Juni Projektteam beim ECM-Hersteller bzw. ECM-Implementierungspartner Wer war beim ECM-Hersteller für das Projekt verantwortlich? Und welches Team (Zusammensetzung, Aufgaben) hat ihn unterstützt? Insiders Technologies GmbH Christian Bokelmann Key Account Management St.-Martin-Straße München Projektteam: Jürgen Lichter, Leiter Consulting Insiders Technologies GmbH, Kaiserslautern (Customizing Unterstützung) PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 2/8

3 4. Projektteam beim Unternehmen Wer war beim Unternehmen für das ECM-Projekt verantwortlich? Und welches Team (Zusammensetzung, Aufgaben) hat ihn unterstützt? Optimierung des Informationseingangskanals KSC Schaden Kundenservice Center Schaden (Sponsor und Greenbelt) Dokumentenmanagement Center (Leitung/Koordination Umsetzung) IT CH "ADOS-Team und smart FIX-Entwicklung" (Kernteam) Corporate IT "Lotus Notes und Infrastruktur" (Kernteam) Optimierung des Informationseingangskanals KSC Betrieb Kundenservice Center Betrieb (Sponsor) Dokumentenmanagement Center (Leitung/Koordination Umsetzung) IT CH "ADOS-Team und smart FIX-Entwicklung" (Kernteam) Corporate IT "Lotus Notes und Infrastruktur" (Kernteam) Touchpoint Redesign Geschäftsleitung Konzernbereich Schweiz (Auftraggeber) Dokumentenmanagement Center (Leitung/Koordination Umsetzung) Touchpointmanagement (Beratung/Mitarbeit) IT CH "ADOS-Team und smart FIX-Entwicklung" (Kernteam) Corporate IT "Lotus Notes und Infrastruktur" (Kernteam) PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 3/8

4 5. Unternehmensdaten Bitte geben Sie weiterführende Daten zum Unternehmen an, wo das ECM-Projekt umgesetzt wurde (Branche, Unternehmenszweck, Angebot, eventuell Kennzahlen und Alleinstellungsmerkmale). Beachten Sie auch, dass das Unternehmen der Einreichung ausdrücklich zustimmen muss. Das Projektvorhaben wurde in erster Linie für die Branchen Kundenservice Center Schaden und Kundenservice Center Betrieb sowie für alle Versicherungsnehmer der Basler Versicherungen im Rahmen des Touchpoint- Redesign mittels Autoresponsemeldungen umgesetzt. Für die Basler war dieses Vorhaben ein wichtiger Meilenstein und Enabler für weitere Effizienzsteigerungen sowie Basisarbeit für die Dunkelverarbeitung in den Schadenprozessen (Glasschadenverarbeitung, Scalepoint - autom. Schadenabwicklung, etc.). Der Betrieb und die tagfertige Verarbeitung wird durch das Dokumentenmanagement Center wahrgenommen. Zwischenzeitlich wurden bereits weitere Gruppenpostkörbe von Betriebsbranchen implementiert. System- / Kennzahlenübersicht: PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 4/8

5 6. Projektbeschreibung Beschreiben Sie hier das eingereichte Projekt im Überblick wie für eine Pressemitteilung (max Zeichen inkl. Leerzeichen). Gehen Sie dabei bitte auch auf Ausgangssituation, Zielvorgaben, Problemstellung, Strategie, Umsetzung, Auswirkungen und Ergebnisse ein. Ergänzen Sie Ihre Beschreibung ggf. durch aussagekräftige Screenshots. Ausschließlich dieser Text wird für Veröffentlichungen herangezogen. Ihre Antworten auf die weiteren Fragen werden ausschließlich der Jury zur Verfügung gestellt, aber nicht veröffentlicht. Der Auftrag zur Effizienzsteigerung und Optimierung des kanals wurde seitens Fachbereich (Kundenservice Center Schaden) und mittels Lean Six Sigma Projekt initiiert und umgesetzt. Ziel war es, das Handling von s in Gruppenpostkörben zu optimieren. Die s von Gruppenpostkörben wurden bis anhin manuell in Lotus Notes triagiert, nach ADOS (el. Postkorb) verteilt und zur internen Weiterbearbeitung bereitgestellt. Diese manuellen Tätigkeiten generierten einen hohen Aufwand und die Transparenz innerhalb der unterschiedlichen Eingangskanäle war nur teilweise vorhanden. Die automatische Verarbeitung der s sollte zentral im Dokumentenmanagement Center (DMC) und mit Hilfe der Indexierungssoftware smart FIX, welche für die bestehende Eingangspostverarbeitung (Fax, Papier) verwendet wurde, erfolgen. Zusätzlich musste die tagfertige Verarbeitung der s sichergestellt werden. Nach Abschluss des Projekts wurden weitere hochvolumige Gruppenpostkörbe für den Bereich Kundenservice Center Betrieb zur automatischen Verarbeitung erfolgreich eingerichtet und implementiert. Begleitend zu den o.a. Vorhaben wurde die Kundensicht mittels Kleinauftrag als Touchpoint Redesign optimiert. Hierbei wurden die sowie Fax Ein- und Ausgangskanäle der Lotus Notes Gruppenpostkörbe analysiert, Autoresponsemeldungen für eingehende s eingerichtet und das Konzept zur Bereinigung (Archivierung und Löschung) einzelner Gruppenpostkörbe erstellt und umgesetzt. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 5/8

6 7. Warum sollte Ihr Projekt den ECM-Award 2014 erhalten? Beschreiben Sie hier warum ihr Projekt, die eingesetzte Lösung, die Umsetzung des Projekts oder der erzielte Nutzen einen ECM-Award erhalten sollte! Was macht ihr Projekt so innovativ, kreativ und außergewöhnlich? Darüber hinaus können Sie ergänzend die Beschreibung einer Case Study beifügen. Die Basler Versicherungen haben in den vergangenen Jahren sehr viel in die maximale Zentralisierung und Automatisierung der Eingangspostverarbeitung investiert. Wir werden als mehrfach ausgezeichnete Praxisreferenz im Schweizer Assekuranzumfeld wahrgenommen, da wir die digitale Verarbeitungen für die komplette Versicherungstechnik (Schaden und Betrieb) als auch Verarbeitungen für non-versicherungstechnik (HR, Kreditoren, Kreditzentrum, Bank, etc.) mit sehr hoher Automatisierungsrate umgesetzt haben. Das Alleinstellungsmerkmal im Schweizer Assekuranzumfeld ist somit auf Grund der hohen Digitalisierungsrate der Eingangskanäle (98-99% der eingehenden Briefpost) ebenfalls sichergestellt. Mein Team und ich würden uns sehr über den "ECM-Award in der Kategorie Projekt des Jahres 2014" freuen, da es uns mit diesem Projektvorhaben gelungen ist, die vollautomatisierte Multikanalverarbeitung im Sinne der optimalen Informationslogistik erfolgreich einzuführen und dabei dennoch den Besonderheiten des jeweiligen Eingangskanals Rechnung tragen können. Die hohen Zielvorgaben aus dem Bereich Papier/Fax konnten bei der - Verarbeitung gehalten und weiter gesteigert werden. Die Einführung im Bereich KSC Schaden erfolgte so reibungslos, dass ein schneller Roll out auf andere Bereiche möglich wurde. Durch die Umsetzung des Projektvorhabens wurde die maximale Effizienzsteigerung und Kundenzufriedenheit im Kanal (Kundenkontakt) sichergestellt. Der manuelle Aufwand wurde reduziert und der Eingangskanal vereinheitlicht. Für die Basler war das vergangene Jahr (2013) ein wichtiger Meilenstein und Enabler für weitere Effizienzsteigerungen. Durch die Implementierung dieser Lösung spielt es nun keine Rolle mehr, ob eine Information elektronisch ( / Fax) oder physisch (Briefpost) eintrifft. Die Information ist somit automatisch in ADOS zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und korrekt archiviert vorhanden. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 6/8

7 Learnings aus dem DMC: Was möchten Sie uns abschließend mitteilen? Weitere Anmerkungen zum eingereichten Projekt Ergänzend zur Bewerbungsunterlage für den "ECM-Award 2014" sende ich Ihnen folgende Unterlagen: Präsentation inco 2014_Basler-Versicherungen_FINAL.pdf Newsletter_Ops_IT_3_2013_de.pdf PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 7/8

8 Datum: 17. Oktober 2014 Name/Unterschrift Unternehmen Name/Unterschrift ECM-Anbieter Mit unserer Unterschrift nehmen wir die Teilnahmebedingungen für den ECM-Award 2014 an. Bitte senden Sie die Einreichungsunterlagen bis zum an: PENTADOC AG Herrn Maximilian Gantner Mobil Herzlichen Dank für Ihre Einreichung. Selbstverständlich informieren wir Sie über die erfolgreiche Annahme und Vollständigkeit der Unterlagen. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 8/8