Bewerbungsunterlagen zum ECM-Award 2014

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1 Bewerbungsunterlagen zum ECM-Award 2014 Kategorie: ECM-Lösung des Jahres 2014 Einreichender ECM-Lösungsanbieter Name ECM-Lösungsanbieter HENRICHSEN AG Einzureichende ECM-Lösung 1. Bezeichnung der ECM-Lösung Name/Titel für das einzureichende Software-/Hardwarepaket/Modul. Dieser Name/Titel dient der deutlichen Kennung der ECM-Lösung und wird automatisch der Einreichung zugeordnet, auch in den Veröffentlichungen. Information Logistics Center (ILC)

2 2. Entwicklungszeitraum Wann haben Sie mit der Entwicklung der ECM-Lösung begonnen, wann wurde diese abgeschlossen? Auf dem HENRICHSEN Solution Day 2013 wurden drei potenzielle Produktinnovationen vorgestellt. Bei der darauffolgenden Kundenabstimmung gewann die Option mit dem Namen Outlook-Plug-In deutlich, welches Informationen aus internen Quellen (z.b. ECM- oder ERP-Systemen) sowie externen Quellen (z.b. Xing oder Fachportalen) direkt und proaktiv in Outlook zum Kontext anzeigt. In weiteren Gesprächen und Analysen haben wir festgestellt, dass für unsere Kunden Outlook nicht die einzige relevante Applikation und Oberfläche ist, sondern diese proaktive Informationsbereitstellung gleichermaßen in anderen Systemen wie ERP und CRM wichtig wäre. Daraufhin entwickelten wir einen Prototyp, der Informationen in unterschiedlichen Applikationen proaktiv bereitstellt. Um zu diesem Prototyp Feedback von Experten und dem Markt zu bekommen, haben wir uns im Herbst 2013 auf einem internationalen Pitch-Wettbewerb beworben und wurden daraufhin vom GERMAN CENTER FOR RESEARCH AND INNOVATION nach New York eingeladen. Dort durften wir die Lösung vorstellen und bekamen sehr positives Feedback und konstruktive Anregungen. In einer anschließend und neuerlich im Bestandskundenumfeld durchgeführten Befragung erarbeiteten wir gemeinsam mit unseren Kunden, welche Informationstypen und -quellen in ihren Geschäftsprozessen am häufigsten benötigt werden. Das Ergebnis zeigte uns, dass unser Ansatz sehr generisch und für das jeweilige Unternehmen anpassbar sein muss, um die unternehmens- und branchenindividuellen Prozesse unterstützen zu können All diese Erfahrungen und Erkenntnisse konnten wir fortan in die weitere Entwicklung von ILC einfließen lassen. Nach rund einem Jahr intensiver Entwicklungszeit wurde ILC auf dem Solution Day 2014 das erste Mal der Öffentlichkeit präsentiert. 3. Produktverantwortlicher beim ECM-Lösungsanbieter Wer war für das Entwicklungs-Projekt verantwortlich? Danny Schaarmann, CTO bei der HENRICHSEN AG PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 2/7

3 4. Unternehmensdaten Bitte geben Sie weiterführende Daten zum Unternehmen an, in dem diese ECM-Lösung entwickelt wurde (Unternehmenszweck, Angebot, eventuell Kennzahlen). Die HENRICHSEN AG ist seit über 30 Jahren Spezialist im Bereich Dokumenten- und Enterprise Content Management sowie Pionier im Bereich Informationslogistik. Ziel ist dabei, die Entscheidungsqualität und Produktivität der Wissensarbeit der Kunden zu erhöhen, indem die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt bereitgestellt werden. Key Facts: 140 Mitarbeiter Umsatz >20 Mio. Kundenprojekte: > Lösungsbeschreibung Beschreiben Sie hier die eingereichte ECM-Lösung im Überblick (max Zeichen inkl. Leerzeichen). Laut einer Studie der Unternehmensberatung Vanson Bourne sind Büro- und Wissensarbeiter täglich 67 Minuten mit der Suche nach Informationen beschäftigt. Das heißt, dass sich diese Mitarbeiter pro Jahr rund 250 Stunden nicht auf ihre eigentlichen, wertschöpfenden Kernaufgaben fokussieren. Doch nicht nur die hohen Aufwände sind ein veritabler Hemmschuh für Unternehmen. Viel schwerer wiegt, dass auch als Konsequenz der aufwändigen und komplexen Suche die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt oftmals nicht vorliegen. Dies zeigt z.b. eine Studie von IDC, die belegt, dass rund ⅓ der verlorenen Kundenaufträge auf eine mangelhafte Informationsbasis zurückzuführen sind. Um Unternehmen zu helfen, diese Herausforderungen zu meistern, entwickelten wir als HENRICHSEN AG ein revolutionäres System namens ILC (Information Logistics Center), das Mitarbeiter unterstützt, vom Suchen zum Finden zu gelangen, sodass sie stets die Informationen zur Verfügung haben, die sie für Ihre Arbeit benötigen. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 3/7

4 ILC stellt Mitarbeitern dabei Informationen proaktiv und kontextorientiert aus unterschiedlichsten Quellen, wie z.b. ERP-, CRM-, - oder ECM-Systemen, Intranets, SharePoint, Webseiten, Fachportalen oder Social Media in einer zentralen, APP-ähnlichen Oberfläche zur Verfügung, bevor der Mitarbeiter überhaupt daran gedacht hat, nach zusätzlichen Informationen zu suchen. In ihrem Outlook, ERP- oder CRM-System müssen sie lediglich z.b. den gewünschten Kunden oder Lieferanten auswählen - ILC erkennt daraufhin den Kontext (also z.b. die Kundennummer) und liefert sofort selbstständig alle relevanten Informationen. Zugeschnitten auf das Nutzerprofil, die Rolle und den jeweiligen Prozessschritt des Mitarbeiters. Ein Beispiel: Ein Mitarbeiter bekommt per eine Frage eines Kunden zu einer speziellen Rechnung. ILC erkennt den Absender (ohne technische Integration in Outlook und damit Mailsystem-unabhängig!), sucht proaktiv nach den oben genannten Daten und stellt diese umgehend am rechten Bildrand in einer modernen und intuitiven Sidebar bereit unter anderem auch die Rechnungen, die z.b. in SharePoint, einem ERP-, CRM- oder ECM-System abgelegt sein können. Der Mitarbeiter kann somit sofort die entsprechenden Informationen aufrufen und den Vorgang bearbeiten, ohne in unterschiedlichen Systemen danach suchen zu müssen. Hat er zu diesem Vorgang z.b. zusätzlich in der Vergangenheit eine Notiz in z.b. Evernote oder einem CRM-System gemacht, wird diese ebenfalls bereits vorgefiltert in ILC zur Verfügung gestellt. Dies reduziert Kosten, schafft signifikante Freiräume für wertscho pfende Tätigkeiten, verbessert die Entscheidungsqualität und Kundenorientierung sowie nicht zuletzt die Motivation der Mitarbeiter. Neben der Unterstützung am Arbeitsplatz hilft ILC dank einer mobilen APP auch dem Außendienst. Somit haben Außendienstmitarbeiter kürzere Rüstzeiten und können beim Kunden vor Ort mit aktuellen Informationen erfolgreicher agieren. 6. Video / Screenshots über Ihre eingereichte ECM-Lösung Was macht Ihre ECM-Lösung so innovativ und außergewöhnlich? PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 4/7

5 Unser Bewerbungsvideo ist unter folgendem Link aufrufbar: Das Video kann auf Wunsch auch direkt unter obigem Link heruntergeladen werden. Weiterführende Screenshots PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 5/7

6 7. Warum sollte Ihr ECM-Lösung den ECM-Award 2014 erhalten? Beschreiben Sie hier warum ihr ECM-Lösung einen ECM-Award erhalten sollte! Was macht ihr Projekt so innovativ, kreativ und außergewöhnlich? Was sind die Alleinstellungsmerkmale? Als ECM Pionier beschäftigt sich die HENRICHSEN AG bereits seit über 25 Jahren mit dem Thema Archivierung, Dokumentenmanagement und ECM. In einem 2012 gegründeten Innovationslabor haben wir es uns zur Aufgabe gemacht, Problemstellungen bei unseren Kunden zu identifizieren und gemeinsam mit dem Feedback der Kunden Innovationen zu erarbeiten und Lösungsinstrumente zu schaffen. Das Konzept Lean Startup hilft uns dabei besonders, da wir in der Startphase nahezu jedes Feature mit einem Kreis von Anwendern reflektieren und das Feedback umgehend einarbeiten. ILC ist eine zu 100% mit Endanwendern entwickelte Lösung, gepaart mit jahrelanger Erfahrung unserer Entwickler und Consultants. HENRICHSEN entwickelt mit ILC einen Meilenstein für die einfache Verwendung von ECM Systemen bei Kunden. Als Informationsdrehscheibe ist ILC der Schlüssel zu mehr Produktivität beim Einsatz diverser ECM-Ansätze in einem Unternehmen. Kurzum: alle sprechen über Informationen ILC findet sie einfach! Was möchten Sie uns abschließend mitteilen? Weitere Anmerkungen zur eingereichten ECM-Lösung Neben der innovativen Produktkonzeption verfolgt die HENRICHSEN AG zudem einen modernen und zukunftsgerichteten Vermarktungsansatz: Der Kern der Software kann als OEM-Paket in ERP-, CRM- oder ECM-Systeme integriert und somit als technologische Plattform verwendet werden. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 6/7

7 Zusätzlich zur On-Premise Lösung steht ILC ausgewählten Kunden und Partnern aktuell bereits als SaaS zur Verfügung. Datum: Danny Schaarmann, Name/Unterschrift ECM-Anbieter Mit unserer Unterschrift nehmen wir die Teilnahmebedingungen für den ECM-Award 2014 an. PENTADOC AG Platz der Einheit 1, Frankfurt Seite 7/7