Enterprise Search (Interne Informationen) + Big Data (Extern verfügbare Informationen)

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1 Enterprise Search (Interne Informationen) + Big Data (Extern verfügbare Informationen) = ILC WHITEPAPER

2 Enterprise Search Mal ganz anders! Jeden Tag benötigt ein Büro-Arbeiter durchschnittlich 67 Minuten für die Suche nach Informationen. Bei einer 35 Stunden Woche bedeutet dies, dass rund 16 Prozent der Arbeitszeit für die Suche nach Informationen verbraucht wird. Das ist nicht nur eine hohe Belastung für Mitarbeiter, auch die Kosten für die Unternehmen sind immens. Hochgerechnet für ein Unternehmen mit Mitarbeitern und einem durchschnittlichen Gehalt von Euro pro Jahr je Mitarbeiter, belaufen sich die Kosten für ineffiziente Informationssuche auf rund 8 Millionen Euro jährlich. Doch nicht nur die lange Suche ist ein Problem, auch die Qualität der gefundenen Informationen steht oft nicht in Relation zu der Arbeitszeit. So sagten, bei einer Umfrage des Marktforschungsinstitut Vanson Bourne, 54 % der 610 befragten Manager europäischer Unternehmen, dass die gefundenen Informationen inkonsistent und unvollständig sind und dies die größte Hürde für gute Entscheidungen darstellt. 2

3 Wo findet man die Informationen? Um ihre Aufgaben zu erledigen, benötigen die Mitarbeiter Informationen, die auf den jeweiligen Geschäftsprozess und die jeweilige Aufgabenstellung abgestimmt sind. Jedoch liegen rund 90 % der gespeicherten Informationen in unstrukturierter Form vor, d.h. z.b. als gescanntes Dokument, oder ERP Daten (Buchungssatz). Nur 10 % der benötigten Informationen liegen in Datenbanken oder operativen Systemen und stehen den Mitarbeitern in auswertbarer und strukturierter Form zur Verfügung. Die Konsequenz? Lange Suchzeiten, mangelhafte Informationsversorgung, unzufriedene Mitarbeiter und Kunden. Um weiter wettbewerbsfähig zu bleiben, sind Unternehmen auf Effizienzsteigerungen angewiesen. Denn gerade im Bereich der Büround Wissensarbeit liegen enorme Potentiale. In den vergangenen Jahren wurden zwar bereits durch entsprechende Informations- und Kommunikationstechniken sowie Softwarelösungen Optimierungen erzielt, dennoch verbergen sich hier weiterhin große Potentiale. Informationen und Wissen werden mittlerweile als der vierte Produktionsfaktor gesehen. Neben Organisationsprozessen ist vor allem die IT das Mittel zur Realisierung der Produktivitätssteigerungen. Big Data Unternehmen werden nur dann erfolgreich am Markt bestehen können, wenn sie schnell auf relevante Informationen zugreifen und diese gezielt einsetzen können. Im Zuge des weltweit rasant wachsenden Datenvolumens ist dies kein einfaches Unterfangen. Laut einer Studie von IDC wird das weltweite Datenvolumen zwischen 2010 und 2020 ver44facht. Relevante Informationen im richtigen Kontext zu finden, wird die große Herausforderung sein. 3

4 Der HENRICHSEN Ansatz ILC gut finden! Welche Informationen werden gesucht? Wir haben bei Kunden nachgefragt: Intern: Kontaktdaten s Verwendete Produkte Experten intern Beauftragte intern Offene ToDo s Notizen Kaufm. Belege (RE,AB) Dokumente allgemein Verträge Unternehmensplanung Projektdokumentation Auftragsunterlagen Preislisten Reports, Auswertungen Extern: Aktivitäten von Kunden Webseiten Experten extern Personen im Internet News über Kunden Informationen Social Media Aktivitäten Historie beim Kunden Wir haben uns zur Aufgabe gemacht, den einzelnen Mitarbeitern an ihrem Arbeitsplatz exakt die Informationen bereitzustellen, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Egal, ob es sich dabei um unternehmensinterne oder -externe Daten handelt. Unter dem Begriff Informationslogistik und unserem Mantra vom Suchen zum Finden, haben wir eine Lösung entwickelt, welche die optimalen und auf Ihre Bedürfnisse ausgerichteten Informationen bereitstellt. Die Rolle des Wissensarbeiters im Unternehmen, vom Buchhalter über den Vertriebsmitarbeiter bis hin zum Geschäftsführer, ist enorm wichtig. Daher ist es von großer Bedeutung, ihnen die Arbeit zu erleichtern. Zum Beispiel können dem Buchhalter die unternehmensinternen Informationen proaktiv angezeigt werden, die er für eine schnelle und fehlerfreie Erledigung seiner Aufgaben (z.b. Eingangsrechnungsprüfung) benötigt. 4

5 Intelligente Bereitstellung von relevanten Informationen das ist ILC. ILC bedeutet Information Logistic Center, damit ist der logische Aufbau des Informationsmanagements gemeint, sodass Menschen an ihrem Arbeitsplatz schnell die Informationen finden, die sie benötigen. ILC sucht die für Sie wichtigen Informationen proaktiv. Über eine Sidebar werden diese direkt auf Ihrem Desktop bereitgestellt. Durch eine App (für den PC) können Sie die internen und externen Informationen auswählen, die Sie regelmäßig benötigen, z.b. Experten, Dokumente, News, , und vieles mehr. In Ihrem ERP- oder CRM System müssen Sie lediglich den gewünschten Kunden auswählen - ILC liefert Ihnen daraufhin sofort selbstständig alle relevanten Informationen. So gelingt es Ihnen, vom Suchen zum Finden zu gelangen. Dies reduziert Kosten und schafft signifikante Freiräume für wertschöpfende Tätigkeiten. Dokumente sind ein wesentlicher Bestandteil unseres Informationsmanagements. ILC integriert Dokumente aus den führenden ECM Systemen wie z.b. EASY, SAPERION, SAP oder SharePoint. Ein integrierter HTML5 Viewer hilft Dokumente sofort anzuzeigen. Social Enterprise (Yammer) wird in vielen Unternehmen als Basis für moderne Zusammenarbeit gesehen. Das dort generierte Wissen wird von ILC zum Kontext bereitgestellt. Die ILC Experten App findet den besten Ansprechpartner im Haus durch intelligente Analysen diverser interner Systeme. Wie präsentiert sich mein Kunde in den erfolgreichen Social Media Plattformen Wikipedia, LinkedIN, Facebook, Google+ und XING. 5

6 Viele Anwender im Unternehmen sehen die Notwendigkeit von Informationsmanagement Lösungen derzeit noch nicht. Sie wünschen sich eine verbesserte Suche über z.b. SAP Daten. Allerdings halte ich das nur für eine kurzfristige Lösung des Problems, vor allem aufgrund einer sehr hybriden Systemlandschaft im Mittelstand. Wir treffen heute auf viele Szenarien mit unterschiedlichen Systemen wie ERP, CRM, ECM und SharePoint. Eine Lösung zur kontextorientierten Beschaffung ist die ideale Lösung. ILC ist das Informationsmanagment Tool für die Zukunft. Danny Schaarmann, CTO der Henrichsen AG: ILC im Einsatz: Echtzeit Analyse der laufenden Anwendungen auf Ihrem Desktop Nutzen Sie ILC auf mobilen Geräten. So haben Sie die Möglichkeit, die Vorteile auch unterwegs zu nutzen. Lösung: ILC vom Suchen zum Finden! 6

7 Geschäftsprozesse und die benötigten Informationen Sie wissen nicht, welche Objekte Sie für Ihre Arbeit benötigen? Henrichsen hilft! Mittels einer Analyse werden die elementaren Informationen für Ihre Arbeit identifiziert. In einem übersichtlichen BPMN Diagramm werden die Objekte angezeigt, die später in ILC für Sie bereitgestellt werden. Beispiel: Vergleich: Informationssuche mit und ohne ILC Ein Mitarbeiter hat einen Kundentermin, bei dem er das neueste Produkt aus Ihrem Haus verkaufen möchte. Um optimal auf den Kunden vorbereitet zu sein benötigt er zusätzlich zum CRM System (historische Daten) relevante Informationen. Zuerst sucht er in den internen Laufwerken nach Dokumenten und Verträgen, um sich über die aktuelle Situation beim Kunden zu informieren. Anschließend sucht er nach Experten im eigenen Haus. Nachdem er alle internen Informationen über den Kunden eingeholt hat, beginnt die externe Recherche im Internet nach News und Webseiten sowie auf den Social Media Plattformen. Nach langer Suche wird der Mitarbeiter fündig, kann jedoch nur 40 % seiner Informationen gebrauchen, da der Kontext (Projektnr., Kundennr.) nicht berücksichtigt werden kann. Welche Unterstützungsmöglichkeiten gibt es bei der Informationsbeschaffung, um derartige Prozesse zu vereinfachen? 7

8 Fazit Lösung: ILC gut finden! Der Mitarbeiter öffnet z.b. seine CRM/ERP Lösung Microsoft Dynamics NAV. Er wählt den gewünschten Kunden (Debitoren oder Kontaktkarte) aus und erhält von ILC automatisch die in der oben skizzierten Analyse definierten Informationen. Die Apps helfen ihm die gefundenen Informationen schnell zu kategorisieren. Intelligente Filter zeigen relevanten Informationen an erster Stelle. Nun hat der Mitarbeiter alle Informationen auf eine Klick und spart sich mehrere Stunden Aufwand. Die weltweite Datenflut wird in den nächsten Jahren um das 44-fache steigen. Treiber sind nicht nur unternehmensinterne Daten aus ERPund CRM-Systemen, Finanzbuchhaltung, Sharepoint, Filesystem oder Datenbank. Die größte Flut erwartet uns von extern aus dem Internet, Extranets oder Cloudservices. Um die Datenvielfalt beherrschbar zu machen und aus den wichtigen Daten Kapital zu schlagen, sind Lösungen mit intelligenter Informationsbereitstellung in Zukunft unabdingbar. Andernfalls kann die Qualität und Produktivität nicht gesichert werden. Zugleich wird die Motivation und Zufriedenheit der Mitarbeiter bei noch langwierigerer und aufwändiger Suche sukzessive nach unten gehen, was sich im Umkehrschluss wieder direkt auf die Produktivität auswirkt. In Zukunft werden skalierbare Softwarelösungen, die unterschiedliche Datenköpfe zu einem Kontext bereitstellt, benötigt - und genau das macht ILC. Ihre Vorteils-Formel: Automatisches Auslesen des Kontexts aus der führenden Applikation + Intelligente Suche über verschiedene Datenquellen + Informationen abteilungsübergreifend verfügbar = 67 MINUTEN ERSPARNIS pro Tag (pro Mitarbeiter)! Der Arbeitsplatz der Zukunft wird durch diese Software real und umsetzbar - ILC: Das Tool der Zukunft! 8

9 ILC ist eine Marke der Henrichsen AG Als Spezialisten im Bereich Dokumenten und Enterprise Content Management und Pionier im Bereich Informationslogistik beschäftigen wir uns seit mehr als 30 Jahren mit der intelligenten Verarbeitung von Dokumenten und Informationen. Wir verstehen die Anforderungen im Mittelstand und haben dies in mehr als Kundenprojekten persönlich bewiesen. Unser Ziel ist es, die Entscheidungsqualität und Produktivität der Wissensarbeit bei unseren Kunden zu erhöhen. Im Zentrum stehen dabei unsere Begeisterung für den digitalen Arbeitsplatz der Zukunft und unsere Leidenschaft greifbare Lösungen mit einem deutlichen Mehrwert zu entwickeln, die den Menschen die tägliche Arbeit erleichtern, in dem die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung gestellt werden. 9

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