BKoA Betriebskostenabrechnung 9. März 2015 FAQ - EINSTELLUNGEN

Transkript

1 FAQ - EINSTELLUNGEN Kostenpositionen Als erstes kann man die Kostenpositionen einer Abrechnung in den Einstellungen vorbelegen. Dies ist bereits beim initialen nutzen der App voreingestellt und kann individuell angepasst werden. Mit einem wisch nach links kann man eine Zeile löschen und über das + oben rechts eine neue Zeile hinzufügen je für Personenbezogene- Flächenbezogene- und Mieterbezogene Kosten bugtrac gmbh 1

2 Gebäudekomplex Ein Mietobjekt muss immer vollständig angelegt werden. In der Regel immer mit der gleichen Hausnummer und der jeweiligen qm Zahl. ACHTUNG: das Feld Gesamt qm muss als Prüffeld eingegeben werden und die gleiche Zahl des rechts daneben liegenden Feld beinhalten. bugtrac gmbh 2

3 Mieter anlegen Sie können bereits in den Einstellungen Ihre Mieter anlegen, um das Erstellen einer Abrechnung zu vereinfachen. Sie können aber auch erst beim Erstellen einer Abrechnung Mieter neu anlegen. Das Info Feld wird nur bei der Erstellung in der App angezeigt und wird nicht zum Erstellen der Abrechnung genutzt. Man kann hier z.b. hinterlegen, dass der Mieter lieber eine höhere Vorauszahlungspauschale haben möchte und keine Anpassung nach unten wünscht. bugtrac gmbh 3

4 Mieter können auch aus den Kontakten hinzugefügt werden. Bei Kontakten mit mehreren Adressen steht eine Auswahl zur Verfügung. Wenn man eine IBAN und BIC angibt wird diese als entsprechender Textbaustein in dem Anschreiben mit aufgenommen. bugtrac gmbh 4

5 Vermieterdetails anlegen Details zum Vermieter müssen angelegt werden, damit die Briefe einen entsprechenden Briefkopf erhalten. Was fehlt wird nicht angezeigt. Briefvorlagen verwalten Die folgenden Einstellungen sind für die Brieferstellung notwendig: bugtrac gmbh 5

6 Betrag aufrunden: In der Abrechnung erhält man am Ende einen neu errechneten Betrag für die Nebenkosten Vorauszahlungs-Pauschale. Wenn die Einstellung aktiv ist wird der Betrag auf vollen Euro gerundet (ohne Nachkommastellen). Diese Pauschale kann in der Abrechnung vor Druck noch angepasst werden Vorschläge im PDF zeigen: Wenn der Button aktiv ist werden auf den Briefen die neuen Vorauszahlungspauschalen mit angedruckt. Bei deaktiv wird die neu Berechnete Pauschale nicht als Vorschlag gedruckt. Anzeige bei Zahlungsüberschuss ab: Wenn Vorschläge im PDF zeigen" aktiv und mit z.b. Wert 10 Euro gefüllt ist, dann wird die neu Vorgeschlagene Pauschale erst auf dem Anschreiben angedruckt, wenn die neue Pauschale mind. 10 Euro niedriger ist als die bisherige Pauschale ist. Beispiel: alte Pauschale = 60 Euro, neu errechnete Pauschale = 49 Euro ==> Wird gedruckt alte Pauschale = 60 Euro, neu errechnete Pauschale = 51 Euro ==> Wird nicht gedruckt Anzeige bei Zahlungsdefizit ab: Wenn Vorschläge im PDF zeigen" aktiv und mit z.b. Wert 10 Euro gefüllt ist, dann wird die neu Vorgeschlagene Pauschale erst auf dem Anschreiben angedruckt, wenn die neue Pauschale mind. 10 Euro höher ist als die bisherige Pauschale ist. Beispiel: alte Pauschale = 60 Euro, neu errechnete Pauschale = 71 Euro ==> Wird gedruckt alte Pauschale = 60 Euro, neu errechnete Pauschale = 69 Euro ==> Wird nicht gedruckt bugtrac gmbh 6

7 Textvorlagen: Es handelt sich um frei definierbare Textfelder, die auf die Mieterschreiben gedruckt werden. Die Textvorlagen 1-3 werden je nach Fall genutzt. Unterschrift wird immer gedruckt. Nachzahlung: Wenn der Mieter zu wenig Vorausgezahlt hat wird dieser Text verwendet. Erstattung (Bankdaten vorhanden): Wenn Bankdaten beim Mieter gepflegt sind wird dieser Textbaustein verwendet und zusätzlich werden die Bankdaten angefügt. Erstattung (Bankdaten nicht vorhanden): Wenn KEINE Bankdaten beim Mieter gepflegt sind wird dieser Textbaustein verwendet. INFO: Sollte es dazu kommen, dass ein Mieter 100% mit seiner Vorauszahlung auskommt gibt es einen Standard Schreiben aber keinen Textbaustein. bugtrac gmbh 7

8 FAQ - ALLGEMEINES Gebäudekomplex - Wohnungen zuweisen Ein Gebäudekomplex wird in der Regel mit einer Hausnummer angelegt. (siehe Bild) Ausnahme, wenn es mehrere Komplexe mit verschiedenen Abrechnungen (z.b. Grundsteuer, Müll) gibt werden die Wohnungen der entsprechenden Hausnummer zugewiesen. bugtrac gmbh 8

9 Qm- und Personen - Kosten erfassen Bei der Kostenerfassung für das Gebäude werden die Gesamtkosten (z.b. Gesamtkosten Abwasser) eingetragen. Bei Einstellung Alle Gebäudeteile werden die angegebenen Kosten auf alle Gebäudeteile verteilt. Wenn es z.b. eine Grundsteuer RG für Haus 1 und eine RG für Haus 2 gibt wird dies hier getrennt eingegeben und auf die entsprechenden Hausnummer verteilt. Gültig für Nr Gleiches gilt für qm bezogene Kosten. Nur das hier die Verteilung nicht auf die Anzahl Personen pro Wohnung erfolgt sondern auf die reine qm Zahl der Wohnung. bugtrac gmbh 9

10 Mieterbezogene (Wohnungsbezogene) Kosten erfassen Hier können Sie alle Kosten einbinden, die nicht über Personen oder qm Schlüssel verteilt werden.z.b. Heizungsabrechnung eines Drittanbieters der direkt Mieterbezogene Abrechnungen erstellt oder z.b. Schornsteinfeger Kosten die nur für eine Wohnung anfallen da evtl. alle anderen keinen Schornstein nutzen. Ein neuer Datensatz kann erzeugt werden und direkt gleich auf alle angegebenen Mieter verteilt werden. bugtrac gmbh 10

11 FAQ - NEUE ABRECHNUNG TBD bugtrac gmbh 11