BarCoMed Dezentrale Leistungserfassung und Logistik in Alters- und Pflegeheimen und Residenzen

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1 BarCoMed Dezentrale Leistungserfassung und Logistik in Alters- und Pflegeheimen und Residenzen MicroMED AG Länggstrasse 17 CH-8308 Illnau Internet: Tel Fax

2 Inhaltsverzeichnis 1. Überblick Ein universelles System zur mobilen Erfassung Praxisgerecht und erprobt MicroMED AG als Ihr Partner Drei Arten der Erfassung Erfassung über StrichCode mit mobilem Scanner Erfassung mit BarCoMed Mobile mit ipad, iphone oder ipod Erfassung Online am PC Beispiel einer Erfassung mit einem BarCoMed Lesegerät Logistik Lagerbewirtschaftung Interne Bestellungen Externe Bestellungen Menuwahl und Mahlzeitendienst System Weitere Funktionen der Leistungserfassung Systemaufbau Schnittstellen BarCoMed FlexConnector Weitere BarCoMed Module Einführung von BarCoMed Definitionsphase Planung und Ressourcen Installation und Inbetriebnahme Einführungsphase Betriebsphase CURAtime

3 1. Überblick 1.1 Ein universelles System zur mobilen Erfassung Mit BarCoMed können Sie Ihre Leistungen einfach und schnell erfassen, beim Patienten, in der Apotheke, im Materiallager oder Cafeteria. Die Möglichkeiten sind vielfältig, erfassen Sie: Pflegematerial Medikamente Leistungen der Küche inkl. Menuwahl Leistungen der Cafeteria Interne / externe Materialbestellungen Arztleistungen (Tarmed), Laborleistungen Pflegeleistungen Spitex Leistungen, inkl. Zeiterfassung Materialien des täglichen Bedarfs wie Getränke, Körperpflegeartikel. Sie können mit Strichcodes oder direkt über Tablets oder Smartphones erfassen. Die Daten werden automatisch in eine zentrale Datenbank übernommen und sind dort für die Kontrolle und statistische Auswertungen verfügbar. Neben Schnittstellen für die Weiterverarbeitung in Drittsysteme stehen auch eigene Applikationen zur Verfügung, wie Lagerverwaltung, Bestellwesen, Menuwahlsystem, Medikamentenabgabe, Spitex Finanzierung, Aufbereitung für elektronische Fakturierung (ekarus) 1.2 Praxisgerecht und erprobt BarCoMed hat sich in vielen Institutionen im Gesundheitswesen in über 150 Installationen mit mehreren tausend Erfassungsgeräten bewährt. Seit über 15 Jahren sind wir Spezialisten für die Leistungserfassung im Gesundheitswesen. Unsere Erfahrung in der Praxis hat gezeigt, dass die Systeme zur Erfassung einfach, zuverlässig und schnell sein müssen. Damit erreichen Sie die gewünschten Rationalisierungseffekte gegenüber der papiergebundenen Erfassung. 1.3 MicroMED AG als Ihr Partner Die MicroMED AG ist spezialisiert auf alle Aspekte der Leistungserfassung mit mobilen Geräten. Wir bieten Lösungen für verschiedenste Erfassungsprobleme. Unsere Software ist standardisiert und Weiterentwicklungen können deshalb von allen unseren Kunden genutzt werden. 3

4 Als Partner unserer Kunden betreuen wir Sie während der Einführung, aber auch während der Nutzung des Systems. 2. Drei Arten der Erfassung Keine lästigen Rapporte ausfüllen... Drei Arten der Erfassung stehen zur Verfügung: 2.1 Erfassung über StrichCode mit mobilem Scanner Das Grundelement des Systems ist der Barcode. Dieser maschinell lesbare Code ist längst zum Standard geworden. Auf sämtlichen Produkten sind heute international normierte Schlüssel in Form von Barcodes aufgedruckt. Im Gesundheitswesen sind ähnliche Konzepte möglich. Die Patienten und Mitarbeiter, Leistungen und Materialien werden in Form von Katalogen individuell zusammengestellt. Solche Kataloge werden mit Barcode codiert und können dann mit dem Scanner erfasst werden. Der Anwender hat alle Informationen auf einem Blatt mit den entsprechenden Barcodes zu Verfügung Der BarCoMed Easy Scanner ist eine kostengünstige und einfache Erfassungsvariante. 4

5 2.2 Erfassung mit BarCoMed Mobile mit ipad, iphone oder ipod BarCoMed Mobile basiert auf dem ios der Firma Apple. Die Produktelinie von Apple bietet Flexibilität beim Gerätetyp und Zuverlässigkeit. Dank der grossen Verbreitung ist die Akzeptanz bei den Benutzern hoch. Die Plattform ios kann zum Beispiel auch mit easydok kombiniert eingesetzt werden. Die Erfassung ist einfach und intuitiv. Daten können direkt nach der Erfassung für die Weiterverarbeitung freigegeben werden. Für den Einsatz mit Strichcode Lesern, zum Beispiel bei der Lagerbewirtschaftung, ist auch BarCoMed Mobile mit integriertem Strichcode Leser verfügbar. 5

6 2.3 Erfassung Online am PC Neben der Erfassung mit mobilen Geräten ist auch die Erfassung direkt am PC online möglich. Vielfach werden Kombinationen zwischen Online- Erfassung und mobiler Erfassung eingesetzt. Damit lässt sich BarCoMed angepasst auf die Arbeitsabläufe zur Leistungserfassung einsetzen. Die Online Erfassung geschieht im Programm BarCoMed über die Programmteile Abteilung/Mitarbeiter oder Bewohner/Kunden. 6

7 2.4 Beispiel einer Erfassung mit einem BarCoMed Lesegerät Für einen Bewohner wird eine Packung eines Medikamentes (oder Material, Getränke Pflegeleistung) abgegeben. Was muss der Mitarbeiter tun? 1. Bewohner erfassen Die Klientennummer wird als Barcode-Etikette gedruckt oder kann in Listenform ausgedruckt werden. 2. Leistung erfassen Die Leistungen sind in Form eines Leistungskataloges zusammengestellt. Der Mitarbeiter erfasst aus diesem Katalog heraus das gewünschte Medikament 3. Leistung ab EAN Code erfassen Statt mit Hilfe eines speziellen Codes kann die Leistung auch direkt ab einer Medikamentenpackung erfasst werden. Der auf der Packung aufgedruckte EAN Code identifiziert das Produkt eindeutig. Für Medikamente liefern wir den CareIndex ab unseren Servern im Direktzugriff, damit können Sie Bezeichnung und Preis ermitteln. Wird also Tonopan erstmals erfasst, werden automatisch der zugehörige Text und der Preis ausgegeben. 7

8 3. Logistik 3.1 Lagerbewirtschaftung Als Option ist die Lagerbestandsführung der verschiedenen Läger möglich. Zusätzlich zur Abgabe an die Bewohner/Klienten wird bei einer bewirtschafteten Position über BarCoMed eingegeben: Inventar Lieferung der Lieferanten Bestellungen Auslagern und Abgabe an Pflegestationen Rücknahmen Bewirtschaftet werden können beispielsweise: Medikamente Pflegematerialien Nahrungsmittel Ausserdem: Automatisches Erkennung der Produkte via EAN* Codes mit Link auf den CareIndex Abgabe stückweise oder je Packung *) Die European Article Number (EAN) ist die frühere (seit 2009 abgelöste) Bezeichnung für die Globale Artikelidentnummer (Global Trade Item Number) 8

9 3.1.1 Interne Bestellungen Mit BarCoMed können auch einfach interne Bestellungen von Material erfasst werden. Die Abteilung erfasst, welches Material bestellt werden soll. Das System bestimmt, welcher Lagerbereich das Produkt liefert. Dort wird dann bestimmt, ob das Material geliefert werden kann oder ob es auf "Verzug" gesetzt wird. Ein Rüstzettel wird erstellt, der als Begleitpapier zur Auslieferung verwendet wird. Online kann auf den Abteilungen der Status der internen Bestellung ermittelt werden. 9

10 3.1.2 Externe Bestellungen Wenn der Lagerstand den Bestellbestand unterschritten hat, wird eine Bestellung beim Lieferanten ausgelöst. Ebenso kann über den BarCoMed Easy Scanner eine Bestellung erfasst werden, wenn zum Beispiel das Lager dieses Artikels nicht bewirtschaftet wird. Der so entstandene Bestellvorschlag wird noch angepasst und kann für einen bestimmten Lieferanten mit weiteren Bestellungen direkt am Bildschirm ergänzt werden. Die Bestellung wird dann per Fax oder elektonisch via unseren Bestellserver an den Lieferanten übermittelt werden. Wird die Bestellung ausgeliefert, kann der Lagerbestand aufgrund der Eingangskontrolle automatisch entsprechend erhöht werden. Lieferverzüge einzelner Positionen können dabei berücksichtigt werden. 10

11 4. Menuwahl und Mahlzeitendienst System Jeder Bewohner/Klient kann individuell auswählen Der Küchenchef plant im Voraus die Wochenmenus der kommenden Wochen. Dazu hat er eine optimierte Erfassungsmaske, in der er die täglichen Menus plant. Pro Tag können beliebig viele Mahlzeiten und total 12 verschiedene Menus geplant werden. Pro Menu werden ca. 3 bis 7 Komponenten geplant. Die Komponenten können aus einer Liste bereits bestehender Komponenten ausgewählt werden. Bereits bestehende Menupläne können kopiert und angepasst werden. Für die Erfassung der täglichen Menubestellungen gibt es folgende Unterlagen: 1. Wochenmenu für den Aushang 2. Das tägliche Menu auf einem Blatt. Bei der Erfassung kann sowohl das ganze Menu bestellt werden oder nur Komponenten daraus. Ausserdem kann der Bewohner aus den à la carte Beilagen alternative Menus wählen. 3. Für das Frühstück gibt es eine Liste der wählbaren Komponenten. Ein einmal eingegebenes Frühstück kann an den Folgetagen wie gewohnt gewählt werden. 4. Die à la carte Beilagen zum Mittagessen 5. Die Möglichkeiten für das Frühstück 6. Der Bewohner wird anhand einer Abteilungsliste aufgenommen. Pro Bewohner können im System die speziellen Diäten, Kostformen oder Portionengrössen hinterlegt werden. 11

12 Die Erfassung der Menuwünsche erfolgt in der Regel am Vortag, kann aber je nach betrieblichen Gegebenheiten auch bis kurz vor der Mahlzeit erfolgen. Menuwahlsystem (Teil Planung) Eingabe: Datum / Menus (Normal, Diät, fleischlos) Menuplanung Stammdaten: Liste der Komponenten (z.b. Bouillon...) Wochenplan Tagesplan für die Erfassung Menuwahlsystem (Erfassung) Tagesplan für die Erfassung A la Carte Komponenten Erfassung Menus Essenskarte Rüstliste 12

13 Als Resultat wird einerseits eine Essenskarte produziert, die pro Bewohner die individuelle Bestellung für die Mahlzeit aufführt. Es werden auch Attribute, wie "kein Fleisch", "Diabetiker" oder ähnliches ausgewiesen. Ausserdem wird für die Produktion in der Küche eine Rüstliste produziert, die die Mengen pro Komponente ausweist. Unser grösster Kunde für das Menuwahlsystem sind die Pflegezentren der Stadt Zürich. Deren Küchenchefs haben bei der Entwicklung dieses Systems viele praktische Ratschläge gegeben. Hier das Mengengerüst des Systems: ca. 8 verschiedene Wahlmenus pro Tag, inkl. Wochenhit ca Kunden = Bewohner an 10 verschiedenen Standorten der Stadt Zürich ca '000 Transaktionen pro Tag ca. 1.6 Mio Mahlzeiten pro Jahr = ca. 1.6 Mio gedruckte Menukärtchen Mahlzeitendienst Integriert ins Menuwahlsystem kann auch der Mahlzeitendienst eingesetzt werden. Er bietet verschiedene Funktionen zusätzlich: Menuwahl, gesteuert über Kundenattribute Wochenplanung mit Unterbrüchen Tourenplanung Spezielle MZ-Dienst Karten 13

14 5. Weitere Funktionen der Leistungserfassung Die Plattform von BarCoMed bietet weitere Funktionen: Verwaltung von Stammdaten, soweit sie nicht von anderen Systemen über Schnittstellen gepflegt werden Drucken von Etiketten, Katalogen etc. mit Strichcodes in einer Vielzahl von Varianten Tages- Wochen und Monatszusammenfassungen Zugriffsschutz Freigabe der Daten Automatische Verarbeitung für die Kommunikation über die Schnittstellen (autom. Import / Export) Sicherheitssysteme (Backup, Transaktionslogging) Unabhängig von der Leistungserfassung für die Weiterverarbeitung in administrativen Systemen können mit Hilfe von BarCoMed auch weitere Tätigkeiten oder Leistungen erfasst werden, die zum Beispiel für statistische Auswertungen benötigt werden. BarCoMed ist in verschiedenen Grössen und Varianten installierbar: Einplatzsystem Mehrplatzsystem (2 mehrere 100 Arbeitsplätze) Mehrmandanten-Betrieb Betrieb über Thin Clients (Citrix Metaframe)Systemaufbau Betrieb über Web 14

15 6. Systemaufbau Das BarCoMed System umfasst nicht nur die Erfassungsgeräte sondern auch die entsprechende Software zur Konfiguration der Geräte, sowie zum Übertragen der Daten von den Geräten in eine Datenbank. Technologie: Microsoft.Net Technologie Microsoft SQL Server Datenbank Client/Server Architektur mit 3-Schichten Architektur 15

16 7. Schnittstellen BarCoMed FlexConnector BarCoMed bietet Schnittstellen für: Abacus Domis Heim.Net Lobos RUF SAP Hospis OPALE PABS easydok Perigon Simultan HeimSoft Funktionen Hostsystem -> BarCoMed Bewohnerstamm Leistungs-/Artikelstamm Automatischer Transfer (jede Änderung von Hostseite wird automatisch übernommen) BarCoMed -> Hostsystem Erfasste Leistungen und Artikel Optionen: Zusammenfassung auf eine Zielposition Zusammenfassung von Einzelerfassungen auf z.b. Monatstotal Umrechnung 16

17 8. Weitere BarCoMed Module MicroMED bietet für den Bereich Spital und Spitex weitere Module an, die zum Teil auch im Heimbereich eingesetzt werden können: Leistungserfassung der Spitexleistungen mit Realzeiterfassung nach kantonalen Vorgaben Ermittlung der speziellen Leistungen für die Restfinanzierung und Patientenbeteiligung für Spitex, auch Spitex in Tag/Nachtstrukturen Präsenzzeit-Erfassung, mit Kopplung an die Leistungserfassung, inkl. Soll- Ist -Zeitverwaltung, Ferien etc. Erfassen von SLK oder Tarmed Leistungen im Bereich Spital oder in Heimen mit eigener ärztlicher Versorgung 17

18 9. Einführung von BarCoMed Die Einführung von BarCoMed dauert ca. 2-3 Monate (von der Auftragserteilung bis zum Vollbetrieb). Es empfiehlt sich, vor allem bei grösseren Projekten, eine sorgfältige Planung der Projektabwicklung. Im folgenden werden die wichtigsten Aspekte dieser Projektabwicklung stichwortartig skizziert. 9.1 Definitionsphase Mengengerüst Welche Bereiche sollen erfassen? Anzahl Personen pro Bereich Anzahl PC s pro Bereich Anzahl und Art der mobilen Geräte pro Bereich Prozesse Wie soll die Leistungserfassung in den Arbeitsablauf integriert werden? Wie wird Material erfasst? Wer erfasst, Leistungserbringer oder Hilfskräfte? Wer innerhalb eines Bereiches ist für die Leistungserfassung zuständig bzw. verantwortlich? Wie wird sichergestellt, dass die Erfassung vollständig erfolgt ist? Datenfluss Welche Systeme müssen integriert werden? Hausinterne Leistungs- und Materialstämme? Mitarbeiter-Stamm? Integration übriger Systeme Systemtechnisches Umfeld Netzwerk, vorhandene Server Ausbaubedarf Server, Lizenzen 18

19 9.2 Planung und Ressourcen Einführungsplan Festlegen der Verantwortlichen für Systembetreuung und Projektleitung 9.3 Installation und Inbetriebnahme Installation Datenbank, Server Installation mobile Geräte Zugriffsrechte vergeben Systemtest Eingabe und Pflege der individuellen Leistungsstämme inkl. Bewohner und Personal Schulung der internen Verantwortlichen im Programm BarCoMed. Schulung der Mitarbeiter in der Erfassung von Leistungen 9.4 Einführungsphase Begleitung durch MicroMED AG und interne Betreuer Probleme werden laufend aufgenommen und geklärt Nach Parallelbetrieb (ca. 1 Monat) wird nur noch mit BarCoMed erfasst 9.5 Betriebsphase Wenn alle Abteilungen operativ laufen, sind nur noch wenige laufende Arbeiten notwendig: Periodische Überprüfung des Systems durch den Systembetreuer Pflege der Leistungsstämme Wartung der mobilen Geräte, Reparaturen, Austauschgeräte werden durch MicroMED AG zur Verfügung gestellt Support durch MicroMED AG, wenn notwendig, bei grösseren Anlagen via Remote Support durch die Hotline Allenfalls Erweiterung der Erfassung auf andere Bereiche Pflege der Stammdaten Allenfalls grössere Anpassungen bei Tarifänderungen, neuen Leistungspositionen, Umstrukturierung im Betrieb 19

20 Durch einen Wartungsvertrag sichern Sie sich Ihre Investition und erhalten dadurch kostenlos die neuesten Programmversionen, die auch die neuesten Anforderungen der Gesetzgeber mit berücksichtigen und bei Reparaturen Austauschgeräte. 20

21 10. CURAtime Auf der Basis von BarCoMed ist auch das System CURAtime aufgebaut, dass gesamtschweizerisch für die Arbeitszeitanalyse eingesetzt wird. CURAtime ist ein Produkt von CURAVIVA Schweiz, MicroMED ist der Partner für die technische Plattform und Projektabwicklung der CURAtime Projekte Link zu CURAVIVA Vergleich Vorgabe, gemäss Einstufung BESA mit tatsächlichem Aufwand, ermittelt mit CURAtime 21