Ausgabe 10 /2016. Gebäudereinigung. Inhalt: Fremdreinigung / Eigenreinigung. Optimierungen. Ausschreibung. Auswertung / Vergabe

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1 Ausgabe 10 /2016 Gebäudereinigung Inhalt: Fremdreinigung / Eigenreinigung Optimierungen Ausschreibung Auswertung / Vergabe

2 Gebäudereinigung Die Vergabepraxis der Gebäudereinigung der letzten Jahre zeigt: Öffentliche und private Auftraggeber setzen verstärkt auf die Qualitätssicherung, das Ziel der Kosteneinsparung rückt etwas in den Hintergrund. In der Vergangenheit haben viele Unternehmen die Reinigungsleistungen gekürzt zu Lasten des Reinigungsergebnisses und der Qualität. Hier stellt sich die Frage, an welchen Stellen muss die Reinigungsleistung erhöht werden, um eine zufriedenstellende und bedarfsgerechte Qualität zu erreichen. In dieser Ausgabe von indirect SPEND wollen wir den professionellen Einkauf der Gebäudereinigung hinsichtlich Qualität, Prozesse und Kosten näher betrachten. Wir stellen die Frage, welche Reinigung Eigen- oder Fremdreinigung ist die Beste. Zudem betrachten wir mögliche Optimierungsansätze und erklären Inhalte und Ablauf einer Ausschreibung. Das Thema Gebäudereinigung ist nach wie vor interessant für den Einkauf. Mögliche Angebote zum Sparen gibt es viele, jedoch halten die Firmen ihre Versprechen ein? Die Kunst ist es, die Reinigung zu einem sehr guten Preis-Leistungs-Verhältnis einzukaufen. Viel Erfolg im Einkauf. - Ihre Anja Rössel Anja Rössel Geschäftsführerin VORSCHAU NÄCHSTE AUSGABE: In der nächsten Ausgabe indirect SPEND November werden wir uns mit dem Thema Zeitarbeit beschäftigen. Hans Becker GmbH Impressum 2

3 Fremdreinigung oder Eigenreinigung Gebäude werden bei Fremdreinigung von Mitarbeitern externer Dienstleister gereinigt, während dies bei der Eigenreinigung durch eigenes Personal ausgeführt wird. Fremdreinigung Eigenreinigung Das gesamte Personal, der Einkauf und die Lagerhaltung von Reinigungsmitteln, sowie die Vorhaltung aller Geräte, übernehmen die Dienstleister vollständig in eigener Regie. Das Fachpersonal der Fremdfirmen wird speziell für ihre besonderen Kunden und Aufgaben geschult. Es besitzt dadurch ein höheres Objektwissen und für die Praxis eine bessere Routine. Häufig gibt es bei Eigenreinigung eine viel niedrigere Fluktuation des Personals als bei der Fremdreinigung. Die Mitarbeiter fühlen sich dem Unternehmen sehr verbunden und haben ein starkes Identifikationsgefühl innerhalb einer Arbeitsgruppe oder innerhalb der gesamten Firma. Die Fremdreinigung ist bis auf wenige Ausnahmen günstiger als die Eigenreinigung. Hintergrund sind die Tarife, die in der Gebäudereinigung niedriger sind als die Löhne, die in der Regel vom Auftraggeber gezahlt werden. Zudem kann die Beschaffung von Reinigungsmitteln und Geräten durch Bündelung effizienter durchgeführt werden. B e i s e n s i b l e n B e r e i c h e n, w i e z. B. Entwicklungsbereich, kann es sein, dass der Zutritt von Dritten oder Fremdfirmen nicht gewünscht ist,. Deshalb eignet sich hier die Eigenreinigung besonders gut. Hans Becker GmbH Impressum 3

4 Möglichkeiten der Optimierung Reinigungszeit Überprüfen Sie zu welchen Zeiten und an welchen Wochentagen in Ihrem Unternehmen gereinigt wird. Durch die Vermeidung von zuschlagspflichtigen Reinigungszeiten (Nachtarbeit, Sonn- und Feiertage) können Sie Kosten einsparen. Unter Umständen ist es auch möglich, dass ein Reinigungsmitarbeiter durch Verlegung der Zeiten, jetzt mehrere Reinigungsreviere bearbeiten kann das reduziert Anfahrts- und Rüstzeiten. Reinigungstechnik Durch den Einsatz von moderner und bewährter Technik können Sie die Qualität verbessern. Teilweise haben diese auch positiven Einfluss auf Ihre Kosten. Beispiele: Einsatz des 4-Farben-Systems (klare Struktur für den Reinigungsablauf) Einsatz von vorgetränkten Wisch-Mops (reduzierte Rüstzeiten) Einsatz von Akku-Maschinen (geringere Rüstzeiten) Einsatz von Schmutzfangmatten (reduziert den Schmutzeintrag / Eingangsbereich die Schmutzweitergabe im Gebäude wird stark reduzieren) Reinigungsturnus Hinterfragen Sie den Reinigungsrhythmus für die einzelnen Reviere. Wichtig ist die Information, wie und wo der sogenannte Schmutzeintrag im Unternehmen anfällt. Beispiel: Flure im Erdgeschoss haben einen höheren Schmutzeintrag als Flure im 2. OG. Das bedeutet, dass der Reinigungsturnus für das 2. OG geringer sein kann. Auch eine Differenzierung der Reinigungshäufigkeit zwischen Sommer- und Wintermonaten ist zu empfehlen. Schließlich ist in den Wintermonaten witterungsbedingt der Schmutzeintrag deutlich höher als in den Sommermonaten. Hans Becker GmbH Impressum 4

5 Beispiele: Art der Nutzung von Büroflächen Büroflächen werden häufig täglich voll gereinigt, obwohl sie nicht täglich genutzt werden. Hier sind der Nutzungsgrad und die Besucherfrequenz zu hinterfragen. So kann es sein, dass Vertriebsbüros nur ein bis zweimal die Woche genutzt werden, aber bisher täglich gereinigt werden. Frequentierung der Verkehrsflächen Verkehrsflächen werden oft auch in den oberen Stockwerken täglich voll gereinigt. Das ist grundsätzlich zu hinterfragen, denn der Schmutzeintrag ist in der Regel im Eingangsbereich und Erdgeschoss größer. Der Einsatz von Schmutzfangmatten im Eingangsbereich kann die Schmutzweitergabe im Gebäude stark reduzieren. Eine tägliche Vollreinigung ist in den Obergeschossen meist nicht erforderlich. Jahreszeiten Büro- und Verkehrsflächen können abhängig von den Jahreszeiten individuell gereinigt werden. Einige Unternehmen haben eine erhöhte Reinigung in den Wintermonaten. In den Sommermonaten wird ein reduziertes Reinigungsprogramm durchgeführt. Verbesserungsprozess Durch monatliche Begehungen im Objekt können Mängel in der Reinigungsleistung erfasst, dokumentiert und beseitigt werden. Wiederkehrende Reinigungsmängel können somit erkannt und die Ursache dazu abgestellt werden. Das Ziel der Messung der Reinigungsqualität ist ein ständiger Verbesserungsprozess, um das Qualitätsniveau zu halten bzw. zu steigern. Viele Dienstleister bieten dazu verschiedene Tools an, die häufig auch als Bonus/ Malus-System genutzt werden. Sinkt die Qualität unter ein definiertes Level ab z.b. 85% - dann können Abzüge vorgenommen werden. Wird ein bestimmter Level überschritten z.b. 95% erhalten die Reinigungsmitarbeiter einen Bonus/ Warengutschein. Hans Becker GmbH Impressum 5

6 Ausschreibung Gründe für eine Ausschreibung Im Fokus einer Ausschreibung Gebäudereinigung steht die Werterhaltung der Immobilie. Aufgabe für den Einkauf ist es daher diese Leistung zum besten Preis / Leistungsverhältnis zu beschaffen. Um dies zu erreichen, bedarf es vor einer erstmaligen, aber auch bei einer Wiederholungsausschreibung umfangreicher und gezielter Vorbereitungen. Vorbereitung für eine Ausschreibung Welche Vertragsdauer ist vorgesehen? Soll die Vergabe getrennt nach Losen erfolgen? Dies kann bei mehreren verschiedenen Standorten sinnvoll sein, aber auch um kleinen und mittelständischen (regionalen) Unternehmen die Teilnahme am Wettbewerb zu ermöglichen. Soll neben der Unterhaltsreinigung z.b. auch die Glasreinigung und Grundreinigung mit ausgeschrieben werden? Sollen feste Zeitvorgaben für die Objektbetreuung durch Objektleiter und Vorarbeiter vereinbart werden? Sollen bestimmte Qualitätssicherungsmaßnahmen zum Einsatz kommen? Werden bestimmte Qualitätsmanagementzertifizierungen gewünscht (z.b. DIN ISO 9001 oder DIN ISO etc.)? Sollen vergleichbare Referenzen bei der Angebotsabgabe vorgelegt werden? Es ist zu klären, ob und unter welchen Voraussetzungen Subunternehmer für die Ausführung der ausgeschriebenen Leistungen mit eingesetzt werden? Welche Versicherungssummen und welche Gefahren sollen für die Vorhaltung einer Haftpflichtversicherung vorgeschrieben werden? Hans Becker GmbH Impressum 6

7 Zeitablauf Ausschreibung Datenaufnahme und Vorbereitung der Ausschreibung Die Datenaufnahme umfasst eine strukturierte Aufstellung aller erbrachten Reinigungsleistungen und Kosten in den Bereichen Gebäude-, Glas- und Sonderreinigungen. Wichtige Grundlage für die Datenaufnahme ist das Aufmaß und das Leistungsverzeichnis. Aufmaß über Räume und Flächen Die Flächen im Raum- / Flächenverzeichnis sollten gemäß den Richtlinien für Vergabe und Abrechnung im Gebäudereiniger-Handwerk ausgemessen und angegeben sein. Liegt Ihnen ein Aufmaß der Räume bzw. Flächen vor, so prüfen Sie dieses auf Aktualität. Wenn nicht, dann müssen Sie die Räume/Flächen aufnehmen. Achtung: Architektenpläne sind meist nach DIN 277 aufgemessen. Diese Maße können Sie auch verwenden, müssen darauf jedoch später in den Ausschreibungsunterlagen hinweisen. Leistungsverzeichnis Bei der Überprüfung des Leistungsverzeichnisses werden die jeweiligen Häufigkeiten der Unterhaltsreinigung je Raumart hinterfragt. Ziel eines optimierten Leistungsverzeichnisses ist es, die Reinigung bedarfsgerecht abzubilden. Das heißt, unnötige Komfortleistungen zu vermeiden. Bieterliste Damit Sie während des gesamten Projektes den Überblick behalten und bei jeder Nachfrage gut gerüstet sind, empfehlen wir die Erstellung und Führung einer Bieterliste. Stimmten Sie die relevanten Bieter mit Ihrer Fachabteilung ab. Wichtige Quellen für die Dienstleistersuche sind regionale Branchenverzeichnisse und Fachzeitschriften. Hans Becker GmbH Impressum 7

8 Durchführung der Ortsbesichtigung Bieten Sie in Ihrer Ausschreibung die Möglichkeit für eine Ortsbesichtigung an. Diese ist auch wichtiger Bestandteil für ein verbindliches Angebot. Bereits in den Ausschreibungsunterlagen haben Sie die Ansprechpartner für die Vereinbarung der Besichtigungstermine genannt. Stimmen Sie den Ablauf und den Informationsgehalt der Gespräche detailliert mit dem Verantwortlichen in Ihrem Hause ab. Die Aussagen dieses Mitarbeiters können gravierenden Einfluss auf die Qualität des Angebotes haben. Sollten sich nach den Besichtigungen neue Erkenntnisse ergeben, die für die Bieter und die Angebote von Interesse sind, so müssen Sie diese Informationen offiziell allen Bietern zukommen lassen. Transparente Angebotskalkulation Erarbeiten Sie in Ihrer Ausschreibung eine transparente Kalkulationsvorlage. Wichtig ist, dass je Raumbereich eine Zeitangabe kalkuliert wird. Üblicherweise wird dieser Zeitansatz durch einen Leistungswert je Raumbereich angegeben. Der Dienstleister gibt beispielsweise für einen Sanitärbereich eine Leistungszahl von 100 m²/h an. Das bedeutet, ein Reinigungsmitarbeiter reinigt 100 m² Sanitärfläche in einer Stunde. Umgerechnet auf die Fläche ihrer Sanitärräume ergibt sich daraus eine Vorgabezeit. Diese Zeitangaben multipliziert mit dem kalkulierten Stundenverrechnungssatz ergibt das Reinigungsangebot für Ihr Unternehmen. Stundensatz Sonderleistungen Lassen Sie sich hier vom Dienstleister die Stundensätze für Regiearbeiten (Nacht-, Samstags-, Sonn- und Feiertagszuschläge) in der Unterhalts- und Glasreinigung anbieten. Nachweise, die der Dienstleister im Rahmen der Ausschreibung erbringen sollte Eintragung in die Handwerksrolle Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Berufsgenossenschaft/ Krankenkassen. Bescheinigung, dass über das Vermögen des Bieters kein Insolvenzverfahren besteht. Nachweis über eine bestehende Haftpflichtversicherung. Nachweis über die Zahlung von Steuern und Abgaben (Lohn- und Umsatzsteuer). Nachweis der Gewerbeanmeldung. Nachweis der Objektbesichtigung. Referenzen Die Bieter sollen Ihnen aktuelle Referenzen mit Angaben von Objekt, jährliche Auftragssumme, den jeweiligen Ansprechpartner mit Kontaktdaten beim Kunden und die Vertragslaufzeit nennen. Lassen Sie mindestens 5 Referenzen für ein ähnliches Objekt wie das Ihrige geben. Hans Becker GmbH Impressum 8

9 Prüfung und Auswertung der Angebote Prüfen Sie die Angebote auf Vollständigkeit. Berücksichtigen Sie, dass meist nicht alle Bieter alle angefragten Leistungen angeboten haben, da sie vielleicht nicht alle Dienstleistungen erbringen können. Dies ist beim Angebotsvergleich und bei der Vergabe zu berücksichtigen. Speziell in diesem Beschaffungsbereich kommt es immer wieder vor, dass sich Angebote, bei offensichtlich gleicher Leistung, monetär stark unterscheiden. Dies ist dann beim Bietergespräch zu erörtern. Klären Sie ab, wie entsprechende Leistungszahlen realisiert werden können. Beispielsweise ist ein erhöhter Leistungswert durch Maschineneinsatz möglich. Tipp: Sollten Sie sich unsicher sein, lassen Sie sich den Leistungswert in der Praxis zeigen. Haben Sie Interesse am Thema Gebäudeeinigung bekommen? Gerne unterstützen wir Sie bei diesem Thema, z. B. Bestandsaufnahme: Prüfung von Potenzialen in Qualität, Kosten, Prozesse Erstellung von professionellen Ausschreibungsunterlagen Durchführung einer professionellen Ausschreibung Einführung von effektiven Qualitätssicherungsmaßnahmen Neutrales Gutachten bei Reinigungsmängeln Für weitere Informationen und Angebote stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns unter Hans Becker GmbH Impressum 9

10 Die Hans Becker GmbH im Kurzportrait Als inhabergeführtes Unternehmen hat sich Hans Becker seit über 20 Jahren auf die Optimierung des strategischen indirekten Einkaufs sowie aller damit verbundenen Prozesse spezialisiert. Seit 1992 beobachtet Hans Becker die relevanten Märkte und verfügt über fundierte Erfahrungen in Industrie, Handel, Banken, Versicherungen und vielen anderen Branchen. Über 400 Klienten konnten von dem Spezialwissen der Hans Becker - Experten profitieren und dadurch ihre Kosteneffizienz steigern. Methoden- und Umsetzungskompetenz sind bis heute ein Markenzeichen von Hans Becker. Neben der Durchführung von reinen Kostensenkungsprojekten bzw. strategischen Optimierungsprojekten in einem klar definierten Zeitrahmen übernimmt Hans Becker für die Auftraggeber den kompletten oder auch nur teilweisen strategischen Einkauf von Gütern und Dienstleistungen. Hierzu gehören auch das Coachen von Einkaufs-Mitarbeitern sowie die nachhaltige und langfristige Qualitätskontrolle in den untersuchten Bereichen. Verschiedene Online-Angebote runden das Portfolio ab und unterstützen die Klienten punktuell. Hans Becker GmbH Impressum 10