E-Sourcing. Inhalt: Bedarfs-, Marktanalyse. Beschaffungsstrategie. Supplier Management System (SRM) Elektronische Ausschreibung (RFQ)

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1 Ausgabe 06 /2016 E-Sourcing Inhalt: Bedarfs-, Marktanalyse Beschaffungsstrategie Supplier Management System (SRM) Elektronische Ausschreibung (RFQ) Vergabeentscheidung Lieferantenbewertung

2 Digitalisierung im indirekten Einkauf Teil 1: E-Sourcing Die Digitalisierung nimmt in allen Unternehmensbereichen immer mehr Fahrt auf. Im Einkauf nimmt sie selbstverständlich bereits eine wichtige Rolle ein und wird diese in Zukunft noch stärker dominieren. Die zunehmende Integration in bestehende IT- Systeme und deren Interaktion untereinander ermöglicht eine grundsätzliche Neustrukturierung und Optimierung von vielen Geschäftsprozessen inklusive der Beschaffungsprozesse. Maßgeblich für die Wettbewerbsfähigkeit in internationalen Märkten wird die Umsetzung und Anwendung der digitalen Technik sein. Es kommt also darauf an, wie schnell und effektiv Informationen zwischen unterschiedlichen Systemen, Arbeitsbereichen und Unternehmen ausgetauscht werden können. Wichtig für die Umsetzung und dem Erfolg der Digitalisierung ist eine vereinfachte Bedienbarkeit und die Bereitschaft der Mitarbeiter, sich auf neue Prozesse einzustellen. Hans Becker Durch die Tiefe der Anbindung in die bestehende IT-Landschaft kann maßgeblich der Grad an Digitalisierung und Automatisierung bestimmt werden. Beim Einkauf direkter Güter, die einen hohen Prozentsatz des Einkaufvolumens ausmachen und in wiederkehrenden großen Mengen beschafft werden, kann man durch IT-gestützte Systeme enorme Prozessoptimierungen erreichen. Das hohe Optimierungspotential rechtfertigt Investitionskosten, die eine enge Integration in das IT-System erfordert. Der Einkauf indirekter Güter im Gegensatz dazu macht einen deutlich geringeren Anteil an den Gesamtkosten aus (bis zu 25%). Charakteristischerweise wird eher in kleinen Mengen von einer Vielzahl von Bestellern eine große Vielfalt an sehr unterschiedlichen Produkten bestellt. Ein hoher Grad an Integration in die bestehende IT-Landschaft führt hierbei nicht zwangsweise zu spürbaren Prozessverbesserungen. Die relativ hohen Investitionskosten sind nur schwer argumentierbar. Der Focus im indirekten Einkauf liegt daher stärker auf unternehmensweit standardisierbaren Produkten und unternehmesweiten Rahmenverträgen mit Lieferanten und Dienstleistern. IT-Systeme müssen die Auswahl und die Bestellung solcher Standards für alle Nutzer vereinfachen. Eine digitale Agenda im Einkauf wird sinnvollerweise den direkten und indirekten Einkauf nicht komplett getrennt betrachten. Es ist daher möglicherweise sinnvoll IT-Lösungen für den indirekten Einkauf an Lösungen für den direkten Einkauf zu koppeln oder zu integrieren. Im ersten Teil von indirect SPEND wird der strategische Beschaffungsprozess, der durch das so genannte E-Sourcing unterstützt wird, unter die Lupe genommen. VORSCHAU NÄCHSTE AUSGABE: In der nächsten Ausgabe indirect SPEND Juli werden wir uns mit dem Thema Digitalisierung im operativen Einkauf E-Ordering - Katalogsysteme und elektronische Marktplätze beschäftigen. Hans Becker GmbH Impressum 2

3 Beschaffungsprozess - Procurement Anforderungen, Nutzen und Optimierungspotentiale im Einkauf, die durch den Einsatz IT-gestützter Systeme erreicht werden können, werden entlang des Beschaffungsprozesses analysiert. Es wird zwischen der strategischen Beschaffung - E-Sourcing und der operativen Beschaffung - E-Ordering unterschieden. Strategische Beschaffung Operative Beschaffung E-Sourcing E-Ordering Supplier Management (SRM) Elektronische Ausschreibung Elektronische Auktionen Sell-Side Katalogsysteme Buy-Side Katalogsysteme Elektronische Marktplätze Hans Becker GmbH Impressum 3

4 Strategische Beschaffung - E-Sourcing Bedarfsanalyse, Bedarfsprognose, Marktanalyse Für die Bedarfsanalyse und -prognose kann bei IT-Unterstützung auf Reports vergangener Bestellvolumen zurückgegriffen werden. Durch eine Integration des E-Sourcing Systems, beispielsweise in das ERP, lassen sich Rückschlüsse auf zukünftige Bedarfe systemgestützt ableiten. Diese Erleichterung ist insbesondere für die Beschaffung von direkten Gütern wichtig, kann aber auch z.b. auf die Bereiche C-Teile, Verpackungen und Logistik sinnvoll erweitert werden. Durch das IT-gestützte Monitoring kann die Marktanalyse von volantilen, stark Rohstoffpreis abhängigen Produkten, unterstützt werden, um einen optimalen Beschaffungszeitpunkt zu erreichen. Wie z.b. im Bereich Energieeinkauf / Thema strukturierter Einkauf. Beschaffungsstrategie Eine Strategie für die Digitalisierung im Einkauf sollte sich immer die Beschaffungsstrategie als Grundlage nehmen. Ohne eindeutige Zieldefinition werden IT-gestützte Systeme nicht adäquat ausgewählt, nicht richtig aufgesetzt und nicht passgenau integriert. Es muss also abgestimmt werden, welches Tool bzw. welcher Grad der Integration sich tatsächlich für welches Einkaufsgebiet eignet. Die produktspezifische Beschaffungsstrategie leitet sich aus dem wertmäßigen Anteil am Beschaffungsvolumen, sowie dem material-, bzw. lieferantenbezogenen Versorgungsrisiko ab. Hans Becker GmbH Impressum 4

5 Wir unterscheiden zwischen: Volumen Hebelprodukte Strategische Produkte Standardprodukte Engpassprodukte Abhängigkeit vom Lieferanten Hans Becker GmbH Impressum 5

6 Lieferantenmanagement SRM (Supplier-Relationship-Management) Durch SRM-Systeme wird die Registrierung, die Klassifizierung, die Qualifizierung, das Stamm-, Vertrags-, und Materialgruppenmanagement unterstützt. Viele Systeme haben auch eine Lieferantenbewertung integriert. IT-gestützte Prozessoptimierung durch: einheitliche zentrale Lieferantendatenbank -> verbessertes Lieferantenmanagement automatisierte Aktualisierung der Stammdaten der Ansprechpartner einfache Ausdehnung des Suchradius (regional - national - global) Standardisierte Lieferantenqualifizierung Beispielsweise im Bereich Facility Management kann ein gut gepflegtes SRM-System die Arbeit des strategischen Einkäufers deutlich erleichtern. Benötigte Zertifikate, Vertragsdaten, aktuelle Ansprechpartner können in solchen System gepflegt werden. Durch Integration der Lieferantenstammdaten in FM- Planungstools können Medienbrüche vermieden werden. Doppelte Datenhaltungen können vermieden werden. Zu beachten gilt, dass durch ein SRM-System allein nie eine Prozessverbesserung erreicht werden kann. Es muss: richtig aufgesetzt werden - Materialgruppenmanagement, sinnvoll integriert werden keine doppelte Datenhaltung, ordentlich gepflegt werden Aktualität und Qualität der Daten Ausschreibung / Auktion RFQ (Request for Quotation) Elektronische Ausschreibungsplattformen können unterschiedlich genutzt werden. Die Art der Verwendung bestimmt maßgeblich den initialen Aufwand und die Prozessbeschleunigung. Wird eine Ausschreibungsplattform lediglich als Austauschplattform für Ausschreibungsunterlagen und Angebote genutzt (Freitextanfragen), so ist der initiale Aufwand im Vergleich zum klassischen Versand via E- Mail, EXCEL und WORD nicht wesentlich höher. Durch das integrierte SRM wird die Aktualität der Lieferantendaten gewährleistet. Alle Bieter können automatisch durch das System auf Änderungen und Ergänzungen hingewiesen werden. Das System protokolliert Änderungen, Nachrichten und Angebotsabgaben. Mehrere Einkäufer können als Benutzer hinterlegt sein, sodass ein Arbeiten im Team, anders als bei einer Datenhaltung in der Mail, deutlich erleichtert wird. Bei einer Freitextanfrage ist allerdings keine weitere automatisierte Integration in ERP-Systeme, E-Ordering Systeme möglich. Auch eine automatische Auswertung der Angebote und automatisierte Vergabe kann durch eine Freitextanfrage nicht erreicht werden. Um eine automatisierte Auswertung und Vergabe in einem Ausschreibungstool abzubilden, muss der Einkäufer initial deutlichen Mehraufwand in die Struktur der Ausschreibung legen. Lösungen am Markt bieten weitgehend Templates für gängige Bereiche. Trotzdem ist immer ein gewisser Anpassungsaufwand erforderlich. Sollen beispielweise Teilangebote berücksichtigt werden, so ist eine Auswertung nur auf Positionsebene und nicht auf der Gesamtsumme möglich. Ist eine Loseinteilung gewünscht, müssen die Lose für die Vergabe fix vorgegeben werden. Im traditionellen Ausschreibungsprozess werden derartige Entscheidungen oft erst nach Sichtung der Angebote getroffen. Der Einkäufer kann flexibel reagieren. Um das optimale Potential auszuschöpfen, müssen all diese Kriterien im Vorfeld geklärt werden. Hans Becker GmbH Impressum 6

7 Damit wird offensichtlich, dass der initiale Mehraufwand für eine automatisierte Auswertung und Vergabe nur für Produkte sinnvoll ist, die in einem signifikanten Volumen wiederkehrend eingekauft werden (siehe Hebelprodukte). Für diese Produkte bietet die IT-gestützte Lösung eine deutliche Prozessoptimierung. Eine Kosten- / Nutzenanalyse bei der Beschaffung eines Einkaufstools sollte auch die Art der geplanten Verwendung mit den Funktionsmöglichkeiten gegenüber gestellt werden. Nicht jede technische Möglichkeit, die Einkaufstools bieten, können in jeder Beschaffungsart gewinnbringend genutzt werden. Vergabeentscheidung Wurde für einen Beschaffungsbereich die Ausschreibungsplattform für automatisierte Auswertungen aufgesetzt, bieten diese Plattformen die Darstellung vielfältiger Vergabeszenarien, wie Bündelungen oder Cherry-Picking, etc. an. Durch Integration in ERP-Systeme können ohne Medienbrüche alle Daten wie Konditionen, Vertragslaufzeiten, Zahlungsbedingungen automatisch übernommen werden. Lieferantenbewertung Die Bewertung von Lieferanten nach einer Ausschreibung rundet den Prozess ab. Entsprechende Ergebnisse können im SRM-System hinterlegt werden und stehen als Basis für zukünftige Anfragen bereit. Im Vergleich zur traditionellen Beschaffung sind die Daten zentral, einheitlich strukturiert verfügbar. Dies ist ein erheblicher Mehrwert für alle Beschaffungsbereiche. Hans Becker GmbH Impressum 7

8 Ausblick Grundlage für digital unterstützte Beschaffungsprozesse - von der Anlage des Lieferanten bis zum Qualitätsmanagement - ist eine zentrale Datenbasis, auf die mehrere Systeme zugreifen können. Wichtig für die Zukunft sind offene und standardisierte Formate, die Schnittstellen für verschiedene Systeme erlauben. Beispiel Klassifizierung der Produkte. Die Mitarbeiter-Ressourcen im strategischen Einkauf können zwar durch Einsatz von digitalen Systemen reduziert werden, gleichzeitig steigen jedoch die Anforderungen schon frühzeitiger den Prozess klar zu definieren und vorzubereiten. Hans Becker GmbH Impressum 8

9 Die Hans Becker GmbH im Kurzportrait Als inhabergeführtes Unternehmen hat sich Hans Becker seit über 20 Jahren auf die Optimierung des strategischen indirekten Einkaufs sowie aller damit verbundenen Prozesse spezialisiert. Seit 1992 beobachtet Hans Becker die relevanten Märkte und verfügt über fundierte Erfahrungen in Industrie, Handel, Banken, Versicherungen und vielen anderen Branchen. Über 400 Klienten konnten von dem Spezialwissen der Hans Becker - Experten profitieren und dadurch ihre Kosteneffizienz steigern. Methoden- und Umsetzungskompetenz sind bis heute ein Markenzeichen von Hans Becker. Neben der Durchführung von reinen Kostensenkungsprojekten bzw. strategischen Optimierungsprojekten in einem klar definierten Zeitrahmen übernimmt Hans Becker für die Auftraggeber den kompletten oder auch nur teilweisen strategischen Einkauf von Gütern und Dienstleistungen. Hierzu gehören auch das Coachen von Einkaufs-Mitarbeitern sowie die nachhaltige und langfristige Qualitätskontrolle in den untersuchten Bereichen. Verschiedene Online-Angebote runden das Portfolio ab und unterstützen die Klienten punktuell. Hans Becker GmbH Impressum 9