Tender- und Vertragsmanagement

Transkript

1 Tender- und Vertragsmanagement

2 Von der Ausschreibung über die Vertragsgestaltung bis hin zur Abrechnung mit der LOCOM SUPPLY CHAIN SUITE aus einer Hand.

3 Tendermanagement Businessherausforderung Ein großes Unternehmen evaluiert die bestehende Logistiksituation bezüglich bestehender und zukünftiger Lieferverträge. Die Daten zu den zu beliefernden Standorten (Lager, Werke) liegen ebenso vor wie die Liefermengen und aktuelle Routen. Es sollen die Tender überprüft, ggf. neu zusammengestellt und neu ausgeschrieben werden. Die eingehenden Angebote sollen nach verschiedenen Prioritäten bewertet werden können. Das Handling der Verträge soll ebenso wie die Abrechnung zentral erfolgen. 3

4 Tendermanagement Die Lösung SO GEHEN WIR GEMEINSAM VOR Mit LOCOM.SCS Tender- und Vertragsmanagement werden zunächst alle Ausschreibungen und bestehenden Tender mit allen Stammdaten in einem intelligenten System zusammengeführt. Auf Basis der vereinheitlichten Daten können Verlader oder auch große Logistikdienstleister zunächst eine umfassende Analyse der Netzwerksituation vornehmen. In der Regel ergeben sich bereits an dieser Stelle Anhaltspunkte für Optimierungspotentiale und für konkrete Tender. LOCOM.SCS unterstützt Sie an dieser Stelle mit einer intelligenten Simulationsengine, um passende Ausschreibungen zu entwerfen. Die Ausschreibung steuern Sie direkt aus der LOCOM.SCS heraus - es werden alle Unterlagen, Matrizen, Anschreiben im System verwaltet. Die Bewertung der eingegangenen Angebote mitsamt der What-If-Simualtion auf ihren echten Daten findet ebenso direkt in LOCOM.SCS statt. Aus den erteilten Zuschlägen für einen Tender werden automatisch Kontrakte erstellt. Die Kontrakte erzeugen, versenden und archivieren Sie ebenfalls direkt in der LOCOM.SCS. Der komplette Ausschreibungs- und Kontrakthandlingsprozess ist damit an einer Stelle nachvollziehbar abgebildet. 4

5 Tendermanagement Results IHRE BENEFITS Tender werden nachvollziehbar und mit hohem Automatisierungsgrad in einem zentralen System verwaltet. Die Vergleichbarkeit zwischen Ausschreibungen, Angeboten und Vergaben machen Entscheidungen jederzeit nachvollziehbar. Leistungsfähige und übersichtliche Analysen unterstützen die Entscheidungsfindung nachhaltig. Der gesamte Prozess von der Definition der Tender, über die Anschreiben an die Dienstleister, die Verhandlungsrunden und die Vergabe wird systemgestützt abgewickelt. Nach Abschluss des Tenders und der Vergabe liegen alle Vertragsdaten ob historisch oder aktuell - an einer zentralen Stelle in einem einheitlichen Daten- und Inhaltsmodell vor. Tender-Design, Ausschreibung, Vertragsverwaltung, Abrechnung und Analyse erfolgen in einem einzigen hochperformanten System, das über offene Schnittstellen direkt an Ihre ERP- oder CRM-Syteme angebunden wird. 5

6 In vier Schritten zur Lösung TENDER ERSTELLEN ANGEBOT ANFRAGEN ANGEBOTE BEWERTEN KONTRAKTE ERSTELLEN 6

7 Ablauf Tendermanagement TENDER Network/Simulation Netzwerk/Simulation Define Definition Target Zieltarif Tariff Analysis Analyse Tenderbestandteile wählen Dienstleister wählen Planung und Vorbereitung des Tenders Zusammenstellen der Tenderbestandteile und der Dienstleister Zuweisung der Tenderteile zu Dienstleistern Auswahl von Ländern und Routen Versenden des Tenders (z.b. automatisch via ) ZIEL PARAMETER DEFINIEREN TENDER ZUSAMMENSTELLEN TENDER: Transparent und leicht zu verwalten 7

8 Ablauf Tendermanagement TENDER Netzwerk/Simulation Definition Zieltarif ANGEBOTE ANFRAGEN Angebote durch die LDL Über System oder externe Plattform Angebote anfordern via die LOCOM.SCS z.b. per oder über eine Schnittstelle zu einer externen Plattform Angebote erhalten und vergleichen ANGEBOTE: Vergleichbar erhalten und leicht zu analysieren 8

9 Ablauf Tendermanagement TENDER Tender Netzwerk/Simulation Definition Zieltarif Abschluss Analysen ANGEBOTE BEWERTEN Angebote von LDL Abschluss Akzeptanz Bestätigung Abschluss des Tenders z.b. durch Bestätigung des LDL Kommunikation via oder durch Schnittstelle zu einer externen Plattform ABSCHLUSS: Konfigurierbare Workflows für angepassten Prozess 9

10 Ablauf Tendermanagement TENDER Abschluss Analysen Zusammenstellung des Kontrakts Verwaltung von Rahmenverträgen VERTRÄGE: Standardisierte Verwaltung LOCOM.SCS Contractmanagement KONTRAKT Basisdaten Stammdaten Textbausteine Rahmenverträge Verträge Versand 10

11 Ablauf Tendermanagement Vorhandene Verträge OPTIONALE ANALYSE TENDER ANALYSE, VERGLEICH VERGABE KONTRAKT Netzwerke Transportkanäle Zieltarife Dienstleister, Strecken, Netzwerke, Leistungen, WORKFLOW ANGEBOT ANFRAGEN Ranglisten Tabellen Grafiken Karten (Dokumente, Excel-Tabellen) 11

12 Tendermanagement als Basis vieler weiterer Prozesse SIMULATIONEN/ ANALYSE ABRECHNUNG KONTRAKT- VERWALTUNG TENDER ABLAUF Preisauskunft Frachtenauskunft 12

13 LOCOM.SCS Dashboard 13

14 WE DESIGN YOUR LOGISTICS NETWORK