Prof. Dr. Gabriele Roth

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1 Grundlagen des E-Sourcing Prof. Dr. Gabriele Roth

2 Grundlagen des E-Sourcing 1. Elektronische Beschaffung und E-Sourcing 2. Einsatzfelder und Eignungskriterien 3. Vorteile und Risiken des E-Sourcing

3 Begriffswirrwarr Elektronische Beschaffung IuK-Systeme für unternehmensübergreifende Geschäftsprozesse E-Business E-Relationship-Management t (RM) E-Commerce Supplier RM (SRM) Customer RM (CRM) E-Sales E-Procurement Elektronische Beschaffung E-Sourcing E-Ordering Od Elektronische Ausschreibung E-Auction Desktop Purchasing-System Elektronischer Produktkatalog

4 E-Sourcing in den Phasen eines Beschaffungsprozesses strategische Beschaffung operative Beschaffung Anbahnung Vereinbarung Abwicklung Kontrolle Exploration Spezifikation Suche/Auswahl Verhandlung Vertragsabschluss Bedarfsermittlung Bestellanforderung Genehmigungg Bestellung Wareneingang Rechnungsprüfung Zahlung Verbuchung E-Sourcing

5 Elektronische Ausschreibungen Lieferantenspektrum Lieferantenrecherche Preisanfrage (RFQ) Informationsanfrage (RFI) Live- Auktion Auswertung

6 RFI Request for Information Informationsanfrage bei potentiellen Lieferanten Online-Fragebogen als Voraussetzung für eine nachfolgende Ausschreibung (RFQ) Ziele Erweiterung des Lieferantenstamms Bewertung potentieller Lieferanten Lieferantenqualifizierung i

7 RFQ Request for Quotation Die eigentliche Ausschreibung Enthält die Produktspezifikation Preisanfrage Angebotsabgabemöglichkeit zu ausgeschriebenen Produkten und/oder zu Alternativprodukten Preisabgabe in einer oder mehreren Runden Teilweise RFI-RFQ-Kombination RFQ

8 Live-Auktion Echtzeitbieten Reverse Auction ( umgekehrte Auktion ) Meist im Anschluss an eine RFQ Festgelegte Zeitspanne von 1-2 Stunden (ggf. automatische Verlängerungsmöglichkeit) Begrenzte Anzahl von Bietern Ersatz für zeitaufwändige Nachverhandlungen h

9 Begleitung der Lieferanten über den gesamten Lebenszyklus

10 Integration strategischer und operativer Prozessschritte 1 2 Bedarfs-, Kosten-, 6 Marktanalyse Beschaffungs- Lieferantenstrategie management, 3 bewertung Lieferanten- E-Sourcing 1 auswahl (RFI) Produktauswahl Ausschrei- 4 bung (RFQ) Entscheidung / Auktion Vertragsabschluss 5 E-Ordering 2 Bestell- anforderung 3 Genehmigung Controlling Bestellung Wareneingang 4 6 Zahlung 5

11 Grundlagen des E-Sourcing 1. Elektronische Beschaffung und E-Sourcing 2. Einsatzfelder und Eignungskriterien 3. Vorteile und Risiken des E-Sourcing

12 Kategorisierung von Materialgruppen und Lieferanten Wertmäßiger Anteil am Beschaffungs- volumen Wertmäßiger Anteil am Beschaffungs- volumen hoch Hebel- Strategisches Hebel- Strategischer material Material lieferant Lieferant niedrig Standardmaterial Engpassmaterial Standardlieferant Engpasslieferant niedrig hoch Materialgruppenbezogenes Versorgungsrisiko Lieferantenbezogenes Versorgungsrisiko g Quelle: Appelfeller / Buchholz, 2005

13 Standard- und Hebelmaterial Wertmäßiger Anteil am Beschaffungsvolumen hoch Hebel- Strategisches material Material Standard- Engpass- niedrigig material material niedrig hoch Materialgruppenbezogenes Versorgungsrisiko Standard Geringer Anteil am Beschaffungsvolumen, geringes Versorgungsrisiko Beschaffungsstrategie: Effizient beschaffen Bedarfsbündelung Optimierung der Beschaffungsprozesse Hebel Hoher Anteil am Beschaffungsvolumen, geringes Versorgungsrisiko Beschaffungsstrategie: g Marktpotenzial ausschöpfen Reduzierung der Einstandspreise Quelle: Appelfeller / Buchholz, 2005

14 Engpass- und strategisches Material Wertmäßiger Anteil am Beschaffungsvolumen hoch Hebel- Strategisches material Material Standard- Engpass- niedrigig material material niedrig hoch Materialgruppenbezogenes Versorgungsrisiko Engpass Geringer Anteil am Beschaffungsvolumen, hohes h Versorgungsrisiko Beschaffungsstrategie: Verfügbarkeit sicherstellen Strategisch Hoher Anteil am Beschaffungsvolumen, hohes Versorgungsrisiko Beschaffungsstrategie: Wertschöpfungspartnerschaft aufbauen Intensive Zusammenarbeit / Collaboration Quelle: Appelfeller / Buchholz, 2005

15 Beschaffungsstrategien nach Material-/Lieferantenkategorie Standardmaterial/-lieferant Bsp.: Büromaterial, MRO-Produkte, kleinteiliges (direktes) Verbrauchsmaterial Optimierungshebel: Automatisierung der operativen Beschaffungsprozesse Vereinfachung, Dezentralisierung, Automatisierung der op. Beschaffung Lieferantenreduzierung, Mengenbündelung, Standardisierung Hebelmaterial/-lieferant Bsp.: Commodity-Produkte Optimierungshebel: Intensivierung des Wettbewerbs Global Sourcing Verstärkung der Einkaufsmacht durch Kooperation mit Partnern Verstärkung des Wettbewerbs zwischen den Lieferanten Engpassmaterial/-lieferant Optimierungshebel: Verfügbarkeit sicherstellen Verbreiterung der Lieferantenbasis Verringerung der Abhängigkeit von einzelnen Lieferanten Strategisches/r Material/Lieferant Optimierungshebel: Collaboration Gemeinsame Produkt(weiter)entwicklung Intensive Zusammenarbeit mit Lieferanten RFI RFQ E-Auction RFI RFQ E-Auction RFI RFI RFQ Quelle: Appelfeller / Buchholz, 2005

16 Eignungskriterien für Produkte Anzahl der Lieferanten Kosten eines Markenwechsels (z.b. Schulungskosten) Abhängigkeit gg vom Lieferanten Einkaufsmacht des Lieferanten Standardisierungsgrad der Warengruppe Aufwand für Standardisierung Komplexität der Ausschreibung (z.b. Anzahl zu spezifizierender Positionen) Bestellhäufigkeit Beschaffungsvolumen

17 Grundlagen des E-Sourcing 1. Elektronische Beschaffung und E-Sourcing 2. Einsatzfelder und Eignungskriterien 3. Vorteile und Risiken des E-Sourcing

18 Vorteile des E-Sourcing entlang der Ablaufphasen Phase 1: Lieferantensuche Verbreiterung der Lieferantenbasis Kostengünstige Ausdehnung des Suchradius (Regional National Global Sourcing) durch Internetnutzung Phase 2: RFI Einführung einer Lieferantenqualifizierung Bessere Vergleichbarkeit Phase 3: RFQ Bewusstsein über wahre wahre Entscheidungskriterien (Bauchgefühl quantifizieren) Erhöhung von Transparenz und Wettbewerbsdruck zwischen Lieferanten Einfacher Angebotsvergleich e gleich Phase 4: Auktion Preisreduktion durch spekulatorische Aspekte Senkung der Einkaufspreise bzw. verbessertes Preis-/Leistungsverhältnis

19 Weitere Vorteile des E-Sourcing Qualitätsverbesserungen: Objektive Vergabeentscheidungen durch transparente und einheitliche Ausschreibungsprozesse Verbessertes Lieferantenmanagement durch eine zentrale Lieferantendatenbank und über ein Lieferantenportal Möglichkeit der Lieferantenqualifizierung Verbesserte Angebotsvergleichbarkeit

20 Vorteile des E-Sourcing über alle Prozessphasen hinweg Sofortige Prozesskostensenkung Vermeidung von Medienbrüchen mit durchgängig elektronischer Bearbeitung Beschleunigung der Ausschreibungsdurchführung (Angebotsauswertung und -vergleich auf einen Blick ) Einfaches Nachfragen bei Wunsch nach Zusatzinformation Möglichkeit der Integration in ERP-, E-Ordering-Systeme (Desktop Purchasing-Tool, Elektronischer Produktkatalog) Schnelle Ergebnisaufbereitung it für Entscheidungsträger t Wegfall von Nachverhandlungen Bei wiederholter Durchführung weitere Prozesskosteneinsparungen Lerneffekte Verwendung von Vorlagen Schneller Vergleich mit früheren Ausschreibungen Breitere Marktkenntnis der Einkäufer Mittelbare Auswirkungen Unterstützung eines Zentraleinkaufs Tätigkeitsverlagerung g g hin zu strategischen Aufgaben Unterstützung von Standardisierung und Beschaffungsbündelung

21 Risiken des E-Sourcing Verschlechterung der Produktqualität durch Billiganbieter Abhilfe: Abfrage aller Qualitätskriterien an Lieferanten in RFI Detaillierte Produktspezifikation gemäß Qualitätsanforderungen in RFQ Nur eingeschränkte Nutzung von E-Auctions Hohe Investitionskosten für Hard- und Software Abhilfe: SRM-Software im Hosting-Verfahren nutzen Verweigerungshaltung von Einkauf oder Fachabteilungen Abhilfe: Vorteile transparent machen / Change Management Fachabteilungen einbinden Interessantere Aufgabengestaltung im Einkauf durch Entlastung von Routinetätigkeiten

22 Ausblick: E-Sourcing als Innovation in der Beschaffung Traditionelle Beschaffung Beschaffung als Erfüllungsgehilfe Geringe Wertschätzung Auslastung mit operativen und administrativen Aufgaben Ineffizienz Suboptimale Beschaffungsprozesse Geringer Einsatz von IuK- Systemen Ad-hoc-Beziehungen zu Lieferanten Intensive Preisverhandlungen Wenig gemeinsame Anstrengungen SRM / E-Sourcing Beschaffung als Beitrag zur Wertschöpfung Beschaffung als Erfolgsfaktor und zur Kostengestaltung t Fokussierung strategischer Aktivitäten Effizienzsteigerung g Prozessoptimierung Verstärkung des IuK-Einsatzes Steigerung der Mitarbeiterqualifikation Langfristige Partnerschaft mit Lieferanten Gemeinsames Engagement zur Kostenreduktion Frühe Lieferanteneinbindung / Collaboration