Wie Sie den ROI von IT-gestützten Beschaffungsprozessen ermitteln können

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1 Wie Sie den ROI von IT-gestützten Beschaffungsprozessen ermitteln können Supply Management 2008, , 11:00-11:30 FH-Prof. Dr. Wolfgang Ortner Dipl.-Ing. (FH) Jörg Schweiger FH Studiengang Industriewirtschaft /, 8605 Kapfenberg, Werk-VI-Straße 46

2 Agenda Einkauf im Wandel Does IT matter? Dilemma in der Praxis: Die Lücke zwischen Beschaffungsund IT-Realität Ansatz: neutrale ROI-Messung Konzeption des ROI-Kalkulators für IT-gestützte Beschaffungsprozesse

3 Einkauf im Wandel Traditionelle Beschaffung Beschaffung als Erfüllungshilfe geringe Wertschätzung zentrale operative/administrative Ausrichtung geringe Mitarbeiterqualifikation Ad-hoc-Beziehungen zu Lieferanten intensive Preisverhandlung geringe gemeinsame Anstrengungen Best-Practice Beschaffung Beschaffung als Beitrag zur Wertschöpfung Beschaffung als Kosten- und Gewinngestalter strategische Ausrichtung hohe Mitarbeiterqualifikation Langfristige Partnerschaften kooperative Anstrengungen zur Optimierung von Q/K/Z frühe Einbindung von Lieferanten in SC Ineffizienz undifferenzierte Prozesse für ABC/XYZ-Güter fehlende Standards Maverick Buying geringer systematischer IT-Support Effizienz differenzierte Prozessunterstützung durch richtige IT-Systeme

4 Does IT matter? Inforecherche Anbahnung Bedarfserstellung Bedarfsmeldung Lieferantenbeurteilung ERP-Systeme Office, ERP-Systeme Office, Suchmaschinen Datenbanken, Verzeichnisse, Linklisten elektronische Kataloge Portale, Marktplätze Einkaufshomepage Lieferantenregistrierung auf SRM-Plattform Request for Information SRM-Platform Office Kontrolle Payment Lieferantenbewertung Lieferantenentwicklung Web-basierte Auftragsbestätigung Lieferavis Track&Trace Electronic Fund Transfer (EFT) Electronic Bill Presenting and Payment (EBPP) ecash Purchasing Card ERP-Systeme SRM-Plattformen MIS-Systeme SRM-Plattformen QM-Systeme (Maßnahmen, Tracking) Verhandlung/ Verträge Bestellabwicklung ecatalogs Auktionen, Ausschreibungen Request for Quotation Marktplätze Desktop-Purchasing-Systeme ecatalogs econsortien Direktbestellung aus ERP-System via EDI-Anbindung

5 Does IT matter? Inforecherche Anbahnung Verhandlung/ Verträge ERP-Systeme Office, ERP-Systeme Office, Suchmaschinen Datenbanken, Verzeichnisse, Linklisten elektronische Kataloge Portale, Marktplätze Einkaufshomepage Lieferantenregistrierung auf SRM-Plattform Request for Information SRM-Platform Office ecatalogs Auktionen, Ausschreibungen Request for Quotation Marktplätze Desktop-Purchasing-Systeme ecatalogs econsortien Direktbestellung aus ERP-System via EDI-Anbindung Kontrolle Payment Theoretisch JA! Potenziale durch: Bedarfserstellung Bedarfsmeldung Lieferantenbeurteilung Bestellabwicklung Lieferantenbewertung Lieferantenentwicklung Reduktion von Medienbrüchen >> höhere Prozessqualität Web-basierte Auftragsbestätigung Lieferavis Track&Trace Electronic Fund Transfer (EFT) Electronic Bill Presenting and Payment (EBPP) ecash Purchasing Card ERP-Systeme SRM-Plattformen MIS-Systeme SRM-Plattformen QM-Systeme (Maßnahmen, Tracking) Strukturierung und Automatisierung von Prozessen >> kürzere Durchlaufzeiten >> positive Auswirkungen auf Prozesskosten

6 Dilemma IT-Nutzung in der Praxis Skepsis über IT-Nutzen durch Probleme bei IT-Projekten Konzeptionelle Schwächen (z.b. Insellösungen, Studie IT im Einkauf) Gap zwischen Anbieterargumenten und Kundensicht Probleme mit Nachweis bzw. Messbarkeit des IT-Nutzens Indirekte Effekte Zeitverzögerung bzgl. der Effekte >> Motivation in (neue) IT-Systeme zu investieren hält sich in Grenzen Effizienzpotenziale werden unter Umständen nicht genützt! Rolle des Einkäufers trotz vorhandener IT- Unterstützung weiterhin operativ Gestaltende, strategische Aufgaben können nicht ausreichend wahrgenommen werden! Ohne die Berechnung eines ROI riskiert die IT- Abteilung, dass sie nur als Kostenstelle und nicht als Support der Geschäftstätigkeit gesehen wird.

7 Ansatz: neutrale ROI-Messung Wie kann man trotz der Schwierigkeiten der Nutzenmessung die Wirtschaftlichkeit nachweisen? TCO: direkte und indirekte Kosten Kritik: keine Betrachtung des Nutzens (Eignung für z.b. PCs, Betriebssysteme) TBO/TVO: (One-time benefit + recurring benefits)/ project duration Kritik: nur bedingte Kostenbetrachtung Investitionsrechnung (statisch/dynamisch): Kritik: keine ausreichende Betrachtung des Nutzens ROI: Verhältnis Gewinn bzw. verminderte Kosten zu Investitionskosten Kritik: Ausschließliche Berücksichtigung monetärer Größen Nur eine Kombination kann den tatsächlichen Return on IT liefern. Neutraler Ansatz ist erforderlich!

8 Konzeption ROI-Kalkulator für IT-gestützte Beschaffungsprozesse TCO-Ansatz Detaillierte Prozesskostenbetrachtung Dynamische Wirtschaftlichkeitsrechnung Erweiterung um Nutzwertanalyse (qualitative Faktoren) >> Neutralität durch ganzheitliche Auswahl von Kostenarten >> Differenzierte Berücksichtigung von Lerneffekten bei der Einführung von IT-Lösungen

9 Aufbau des ROI-Kalkulators 1 ROI-Kalkulation über die Betrachtung fünf grundlegender Kernmodule: Basisdaten Stundensätze Kalkulationszinssatz Investition und laufende Kosten techn. Infrastruktur Implementierungsprojekt Einsparungen / Nutzen Prozesskosten Beschaffung traditionell Procurement Excellence Ergebnisse Amortisationszeit ROI interner Zinsfuß Executive Summary monetäre Bewertung qualitativer Zusatznutzen 9

10 Aufbau des ROI-Kalkulators 1 ROI-Kalkulation Modul 1: Basisdaten Basisdaten Stundensätze Kalkulationszinssatz Investition und laufende Kosten techn. Infrastruktur Implementierungsprojekt Einsparungen / Nutzen Prozesskosten Beschaffung traditionell Procurement Excellence Ergebnisse Amortisationszeit ROI interner Zinsfuß Executive Summary monetäre Bewertung qualitativer Zusatznutzen 10 Erhebung der Basisdaten globale Parameter wie Stundensätze (extern/intern), Inflationsrate, Zinssatz Technologieumfang: Lizenzen und Kundenschnittstellen Skalierbares Projektvolumen (intern, extern) J. Schweiger

11 Aufbau des ROI-Kalkulators 1 ROI-Kalkulation Modul 2: Investitionen und laufende Kosten Basisdaten Stundensätze Kalkulationszinssatz Investition und laufende Kosten techn. Infrastruktur Implementierungsprojekt Einsparungen / Nutzen Prozesskosten Beschaffung traditionell Procurement Excellence Ergebnisse Amortisationszeit ROI interner Zinsfuß Executive Summary monetäre Bewertung qualitativer Zusatznutzen 11 Investitions- u. laufende Kosten (TCO-Ansatz) Kosten für Lizenzen über die Vertragslaufzeit Beratungskosten für Ist-Erhebung, Soll-Konzeption, Customizing, Testen und Training Supportkosten für den laufenden Betrieb J. Schweiger

12 Aufbau des ROI-Kalkulators 1 ROI-Kalkulation Modul 3: Einsparungen / Nutzen Basisdaten Stundensätze Kalkulationszinssatz Investition und laufende Kosten techn. Infrastruktur Implementierungsprojekt Einsparungen / Nutzen Prozesskosten Beschaffung traditionell Procurement Excellence Ergebnisse Amortisationszeit ROI interner Zinsfuß Executive Summary monetäre Bewertung qualitativer Zusatznutzen 12 Mögliche Prozesskosteneinsparungen Abbildung und Gegenüberstellung der traditionellen Beschaffungsphasen (Anfragen, Ausschreibung, Verhandlung/Auktion, Bestellung/Auftragsbestätigung, Katalogbestellung und -fehlerabwicklung) mit Procurement Excellence J. Schweiger

13 Aufbau des ROI-Kalkulators 1 ROI-Kalkulation Modul 4: Ergebnisse Basisdaten Stundensätze Kalkulationszinssatz Investition und laufende Kosten techn. Infrastruktur Implementierungsprojekt Einsparungen / Nutzen Prozesskosten Beschaffung traditionell Procurement Excellence Ergebnisse Amortisationszeit ROI interner Zinsfuß Executive Summary monetäre Bewertung qualitativer Zusatznutzen 13 Bildung zentraler Kenngrößen wie Prozesskosteneinsparungen pro Szenario Lerneffekte Amortisationsdauer (Break Even) Return of Investment interner Zinsfuß J. Schweiger

14 Aufbau des ROI-Kalkulators 1 ROI-Kalkulation Modul 5: Executive Summary Basisdaten Stundensätze Kalkulationszinssatz Investition und laufende Kosten techn. Infrastruktur Implementierungsprojekt Einsparungen / Nutzen Prozesskosten Beschaffung traditionell Procurement Excellence Ergebnisse Amortisationszeit ROI interner Zinsfuß Executive Summary monetäre Bewertung qualitativer Zusatznutzen Übersichtliche Zusammenfassung aller Ergebnisse als Entscheidungsgrundlage über den Betrachtungszeitraum Darstellung monetärer und qualitativer Elemente 14 J. Schweiger

15 Konzeption ROI-Kalkulator für IT-gestützte Beschaffungsprozesse TCO-Ansatz Detaillierte Prozesskostenbetrachtung Dynamische Wirtschaftlichkeitsrechnung Erweiterung um Nutzwertanalyse (qualitative Faktoren) Neutralität durch ganzheitliche Auswahl von Kostenarten Differenzierte Berücksichtigung von Lerneffekten bei der Einführung von IT-Lösungen

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