Supplier Relationship Management (SRM) und Supplier Lifecycle Management (SLC)

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1 Supplier Relationship Management (SRM) und Supplier Lifecycle Management (SLC) Prof. Dr. Wieland Appelfeller Institut für Prozessmanagement und Logistik (IPL) Fachhochschulzentrum Correnstraße 25 D Münster Tel

2 SRM to study SRM to go Kurzform: IT-gestütztes Beschaffungs- und Lieferantenmanagement 11

3 Agenda 1. Basisarchitektur von Beschaffungssystemen 2. SRM-System und SRM-Tools 3. Ausgewählte Anwendungen von SRM-Tools 4. Supplier Life Cycle Management 12

4 Basisarchitektur von Beschaffungssystemen Mitarbeiter Kleine Lieferanten Große Lieferanten Intranet Browser Browser Browser Browser Browser Internet Browser ERP ERP Mitarbeiter Portal Portal-System Supplier Portal XML/EDI Internet/Intranet e-rfx e-auction Supplier Relationship Management-System Spend Analysis strategisch Contract Management Supplier Life Cycle Management Commodity Management e-catalogue-system e-supplier Directory Desktop Purchasing-System Supplier Self Service operativ e-collaboration Quality Management Document Management-System Rechnungswesenbelege Materialwirtschaftsbelege Document Access Produktionsbelege... Vertriebsbelege Enterprise Resource Planning-System Rechnungswesen Materialwirtschaft Produktion Plan Driven Purchasing... Vertrieb Rechnungswesendaten Data Warehouse-System Materialwirtschaftsdaten Spend Analysis Produktionsdaten... Vertriebsdaten Workflow Management-System Master Data Management-System 13 Quelle: Appelfeller, W./Buchholz, W.: Supplier Relationship Management Strategie, Organisation und IT des modernen Beschaffungsmanagement, 2. Auflage, Wiesbaden 2011

5 Agenda 1. Basisarchitektur von Beschaffungssystemen 2. SRM-System und SRM-Tools 3. Ausgewählte Anwendungen von SRM-Tools 4. Supplier Life Cycle Management 14

6 SRM-Systeme SRM-Tools: Auf der Internettechnologie basierende Beschaffungstools, die über einer Browser bedient werden können. Ein SRM-System besteht aus mehreren SRM Tools Ein SRM-System bietet zusätzlich zum ERP-System weitere Funktionalitäten an bietet auch vom ERP-System bereitgestellte Funktionalitäten optimiert an bietet nicht alle materialwirtschaftlichen Funktionalitäten des ERP-Systems an Ziele von SRM-Systemen: Operative Beschaffung optimieren und automatisieren Strategische Beschaffung stärken 15 Quelle: Appelfeller, W./Buchholz, W.: Supplier Relationship Management Strategie, Organisation und IT des modernen Beschaffungsmanagement, 2. Auflage, Wiesbaden 2011

7 Überblick von SRM-Tools Internet/Intranet e-rfx e-auction Supplier Relationship Management-System Spend Analysis strategisch Contract Management Supplier Life Cycle Management Commodity Management e-catalogue-system e-supplier Directory Desktop Purchasing-System Supplier Self Service operativ e-collaboration Quality Management Strategische SRM-Tools Electronic-Request for Information (e-rfi), oder Quotation (e-rfq) zur Abwicklung von internetgestützen Informationsanfragen und Ausschreibungen e-auction zur Durchführung einer internetgestützten Preisverhandlung Commodity Management zur ganzheitlichen Verwaltung aller Informationen zu einer Materialgruppe Contract Management zur Verwaltung von konzernweiten Rahmenverträgen Supplier Life Cycle Management zur Unterstützung des gesamten Lebenszyklus einer Lieferantenbeziehung Operative SRM-Tools Desktop Purchasing System (DPS) und e-catalogue- System für kataloggestützte operative Beschaffung Supplier Self Service zum Austausch Bestell- und Rechnungsdaten etc. e-collaboration zum gemeinschaftlichen Erstellen von Ausschreibungen, Bündeln von Bedarfen, Durchgriff auf Bestände etc. Quality Management, z.b. Reklamationsmanagement nach der 8D-Methode 16 Quelle: Appelfeller, W./Buchholz, W.: Supplier Relationship Management Strategie, Organisation und IT des modernen Beschaffungsmanagement, 2. Auflage, Wiesbaden 2011

8 Homogenes SRM-System 17 Quelle: Appelfeller, W./Buchholz, W.: Supplier Relationship Management Strategie, Organisation und IT des modernen Beschaffungsmanagement, 2. Auflage, Wiesbaden 2011

9 Best-of-Breed Ansatz Anbieter A könnte die SAP mit SAP ERP (ECC) sein Anbieter B könnte Emptoris mit Emptoris Supplier Lifecycle Management sein Anbieter C könnte CaDirect mit dem e-marktplatz CaDirect sein Anbieter D könnte allocation network mit ASTRAS sein 18 Quelle: Appelfeller, W./Buchholz, W.: Supplier Relationship Management Strategie, Organisation und IT des modernen Beschaffungsmanagement, 2. Auflage, Wiesbaden 2011

10 Agenda 1. Basisarchitektur von Beschaffungssystemen 2. SRM-System und SRM-Tools 3. Ausgewählte Anwendungen von SRM-Tools 4. Supplier Life Cycle Management 19

11 1. Beispiel: Internetbasierte Katalogbeschaffung Fachabteilung: 1) Einkaufskorb füllen auf Basis selbst gehosteter Kataloge im Intranet (DPS) 5) Fachabteilung: Wareneingangskontrolle und -buchung (DPS) 6) DPS: Automatische Replikation der Wareneingangsbuchung ins ERP Periodisch) ERP: automatische Wareneingangsabrechnung Periodisch) Kreditorenbuchhaltung: Verschicken Zahlungsprotokoll an Lieferanten Weg der Bestellanforderung Weg der Ware Weg des Zahlungsprotokolls 3) ERP: Automatische Erzeugung einer Bestellung, Übermittlung per XML 4) Lieferant: Automatische Auftragserzeugung (ERP), Anlieferung der Ware Periodisch) Lieferant: Prüfen der geleisteten Zahlungen 2) Vorgesetzter: Freigabe Einkaufskorb (DPS) 20 Quelle: Appelfeller, W./Buchholz, W.: Supplier Relationship Management Strategie, Organisation und IT des modernen Beschaffungsmanagement, 2. Auflage, Wiesbaden 2011

12 Barometer elektronische Beschaffung 2014 Seit mittlerweile mehreren Jahren sind elektronische Kataloge das einzige Tool, das sich auf breiter Basis durchgesetzt hat Ca. 80% der Großunternehmen/Konzerne haben Katalogsysteme schon mehr als drei Jahre im Einsatz 61,5 % aller befragten Unternehmen verfügen > 3 Jahre Erfahrung 21 Quelle: Bogaschewsky, R., Müller, H.: Elektronische Beschaffung 2014: Stand der Nutzung und des Trends, Uni Würzburg 2014,

13 2. Beispiel: Vendor Managed Inventory (VMI) 1) ERP: Aktuelle Bestände und zukünftige Bedarfe automatisch und periodisch an Supplier Portal übermitteln 5) Fertigung/ Logistik/ Lager : Eingang Lieferavise über Supplier Portal ins ERP Supplier Portal 2) Lieferant: Bestandsüberwachung und Erhalt von Ausnahmemeldungen, wenn Bestand nicht zwischen Mindest- und Höchstgrenze liegt (Supplier Portal) 7) Fertigung/ Logistik/ Lager : Wareneingangskontrolle und buchung (ERP) Weg der Bestellanforderung Weg der Ware Weg des Zahlungsprotokolls Periodisch) ERP: automatische Wareneingangsabrechnung Periodisch) Kreditorenbuchhaltung: Verschicken Zahlungsprotokoll an Lieferanten 4) Lieferant: Anlegen Auftrag (ERP), Veröffentlichung Lieferavise (Supplier Portal) 6) Lieferant: Lieferung 22 Quelle: Appelfeller, W./Buchholz, W.: Supplier Relationship Management Strategie, Organisation und IT des modernen Beschaffungsmanagement, 2. Auflage, Wiesbaden 2011

14 Barometer elektronische Beschaffung ,1 % der Unternehmen nutzen e-scm-lösungen 12,3 % haben eine e-scm-lösung in Planung 23 Quelle: Bogaschewsky, R., Müller, H.: Elektronische Beschaffung 2014: Stand der Nutzung und des Trends, Uni Würzburg 2014,

15 3. Beispiel: e-rfx indirektes Material 1a) Fachabteilung: Bedarfsmeldung (SRM) 6) Bieter/Lieferant: Eingang der elektronischen Angebotsaufforderung und Systemlink, Einpflegen des Angebots im System des Nachfragers (SRM) Weg der Bedarfsmeldung Direktes Material 1b) Einkauf: Neuer Rahmenvertrag erforderlich Dokumentenaustausch zwischen Bieter und beschaffendem Unternehmen. 2) Vorgesetzter: Elektronische Freigabe (SRM). (SRM, ERP): ggf. automatische Erstellung einer Bedarfsmeldung im ERP 3) Einkauf: Beschaffungsmarktanalyse 4) Einkauf: Bieterauswahl 5) Einkauf: Ausschreibung mit Bezug zur Bedarfsmeldung anlegen, Angebotsaufforderung per (SRM) 7) Einkauf: Angebotsvergleich (SRM oder Data Warehouse) 8) Einkauf: Preisverhandlung 9) Einkauf: Abschluss von Rahmenverträgen oder Bestellungen, Absagen (SRM, ERP), Versand per XML, EDI, Portal, 24 Quelle: Appelfeller, W./Buchholz, W.: Supplier Relationship Management Strategie, Organisation und IT des modernen Beschaffungsmanagement, 2. Auflage, Wiesbaden 2011

16 Barometer elektronische Beschaffung 2014 Elektronische Ausschreibungen haben sich als das Tool mit der zweitgrößten Durchdringung etabliert 40,3 % der befragten Unternehmen setzen elektronische Ausschreibung ein Keine Relevanz für e-ausschreibungen bei 17,2 % der Großunternehmen und 30,7 % der KMU 25 Quelle: Bogaschewsky, R., Müller, H.: Elektronische Beschaffung 2014: Stand der Nutzung und des Trends, Uni Würzburg 2014,

17 Barometer elektronische Beschaffung 2014 Einsparpotentiale durch SRM-Tools (angegeben ist der Mittelwert sowie in Klammern die Schwankungsbreite der Antworten) 26 Quelle: Bogaschewsky, R., Müller, H.: Elektronische Beschaffung 2014: Stand der Nutzung und des Trends, Uni Würzburg 2014,

18 Barometer elektronische Beschaffung 2014 Der Einsatz von Kauf - und Mietlösungen dominiert bei allen Anwendungen Öffentliche Lösungen werden verstärkt in KMU eingesetzt (in Klammern: Angaben der Ergebnisse 2013; 2012; 2011) 27 Quelle: Bogaschewsky, R., Müller, H.: Elektronische Beschaffung 2014: Stand der Nutzung und des Trends, Uni Würzburg 2014,

19 Agenda 1. Basisarchitektur von Beschaffungssystemen 2. SRM-System und SRM-Tools 3. Ausgewählte Anwendungen von SRM-Tools 4. Supplier Life Cycle Management 28

20 Beschreibung des Supplier Life Cycles Lieferantenregistrierung Lieferantenqualifizierung Lieferantenbewertung Lieferantenklassifizierung Lieferantenentwicklung Lieferantenausphasung Interessent Potentieller Lieferant Freigegebener Lieferant Auslaufender Lieferant Lieferantenstatus Interessent Potentieller Lieferant Freigegebener Lieferant Auslauflieferant Inaktiver / Gesperrter Lieferant Definition und Voraussetzung Der Lieferant bewirbt sich oder kann sich selber direkt registrieren Identifizierter Lieferant; erste abgefragte Informationen in Form von Selbstauskunft liegen vor Der Lieferant ist qualifiziert und zugelassen für Ausschreibungen/ Anfragen und Bestellungen Die Beendung der Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten ist entschieden und das Ausphasen eingeleitet. Abhängigkeiten (rechtlicher Natur/ Ersatzteiledienst etc.); keine neuen Geschäfte erlaubt Mit diesem Lieferanten gibt es keine Geschäftsbeziehung mehr. Für eine Reaktivierung muss der Prozess neu durchgeführt werden. 31

21 Beschreibung des Supplier Life Cycles Lieferantenregistrierung Lieferantenqualifizierung Lieferantenbewertung Lieferantenklassifizierung Lieferantenentwicklung Lieferantenausphasung Interessent Potentieller Lieferant Freigegebener Lieferant Auslaufender Lieferant Lieferantenstatus Interessent Potentieller Lieferant Freigegebener Lieferant Auslauflieferant Inaktiver / Gesperrter Lieferant Definition und Voraussetzung Der Lieferant bewirbt sich oder kann sich selber direkt registrieren Identifizierter Lieferant; erste abgefragte Informationen in Form von Selbstauskunft liegen vor Der Lieferant ist qualifiziert und zugelassen für Ausschreibungen/ Anfragen und Bestellungen Die Beendung der Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten ist entschieden und das Ausphasen eingeleitet. Abhängigkeiten (rechtlicher Natur/ Ersatzteiledienst etc.); keine neuen Geschäfte erlaubt Mit diesem Lieferanten gibt es keine Geschäftsbeziehung mehr. Für eine Reaktivierung muss der Prozess neu durchgeführt werden. 32

22 Beschreibung des Supplier Life Cycles Lieferantenregistrierung Lieferantenqualifizierung Lieferantenbewertung Lieferantenklassifizierung Lieferantenentwicklung Lieferantenausphasung Interessent Potentieller Lieferant Freigegebener Lieferant Auslaufender Lieferant Lieferantenstatus Interessent Potentieller Lieferant Freigegebener Lieferant Auslauflieferant Definition und Voraussetzung Der Lieferant bewirbt sich oder kann sich selber direkt registrieren Identifizierter Lieferant; erste abgefragte Informationen in Form von Selbstauskunft liegen vor Der Lieferant ist qualifiziert und zugelassen für Ausschreibungen/ Anfragen und Bestellungen Die Beendung der Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten ist entschieden und das Ausphasen eingeleitet. Keine neuen Geschäfte erlaubt Inaktiver / Gesperrter Lieferant Mit diesem Lieferanten gibt es keine Geschäftsbeziehung mehr. Für eine Reaktivierung muss der Prozess neu durchgeführt werden. 33

23 Beschreibung des Supplier Life Cycles Lieferantenregistrierung Lieferantenqualifizierung Lieferantenbewertung Lieferantenklassifizierung Lieferantenentwicklung Lieferantenausphasung Interessent Potentieller Lieferant Freigegebener Lieferant Auslaufender Lieferant Lieferantenstatus Interessent Potentieller Lieferant Freigegebener Lieferant Auslauflieferant Inaktiver / Gesperrter Lieferant Definition und Voraussetzung Der Lieferant bewirbt sich oder kann sich selber direkt registrieren Identifizierter Lieferant; erste abgefragte Informationen in Form von Selbstauskunft liegen vor Der Lieferant ist qualifiziert und zugelassen für Ausschreibungen/Anfragen und Bestellungen Die Beendung der Geschäftsbeziehung mit dem Lieferanten ist entschieden und das Ausphasen eingeleitet. Keine neuen Geschäfte erlaubt. Mit diesem Lieferanten gibt es keine Geschäftsbeziehung mehr. Für eine Reaktivierung muss der Prozess neu durchgeführt werden. 34 Quelle: Lesch, S.: SAP Supplier Life Cycle Management, apsolut GmbH, Bielefeld, 2014

24 Beschreibung des Supplier Life Cycles Lieferantenregistrierung Lieferantenqualifizierung Lieferantenbewertung Lieferantenklassifizierung Lieferantenentwicklung Lieferantenausphasung Interessent Potentieller Lieferant Freigegebener Lieferant Auslaufender Lieferant Was ist neu? Alle Phasen des Supplier Life Cycles werden in einem integrierten System standardisiert verwaltet 360 Blick auf den Lieferanten wird per Knopfdruck möglich => einfache Vorbereitung von Lieferantenverhandlungen Voraussetzungen Daten zum Lieferanten werden regelmäßig gepflegt Schnittstellen zu anderen Systemen wie ERP, Data-Warehouse vorhanden 35

25 Barometer elektronische Beschaffung ,5 % der Unternehmen nutzen für das Lieferantenmanagement e-srm- Lösungen 18,6 % der Unternehmen halten die Lösungen für nicht relevant 29,7 % der Unternehmen sehen Einsatzmöglichkeiten, haben diese aber noch nicht realisiert Möglicherweise Durchsetzung als zweites Standardtool der Beschaffung 36 Quelle: Bogaschewsky, R., Müller, H.: Elektronische Beschaffung 2014: Stand der Nutzung und des Trends, Uni Würzburg 2014,

26 Fazit Ausgewählte SRM-Tools haben in den letzten Jahren zunehmend Verbreitung gefunden Die flächendeckende Einführung von SRM-Systemen ist aber keineswegs abgeschlossen Durch den Einsatz von SRM-Systemen und einem Prozessredesign können Beschaffungsprozesse maßgeblich optimiert werden Mit SRM-Tools für das Supplier Life Cycle Management können alle Phasen der Lieferantenbeziehung standardisiert in einem integrierten System verwaltet werden 37

27 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit Hinweis: Unsere Studierenden untersuchen gern, wie Sie SRM und SLC in Ihrem Unternehmen einsetzen können. 38

28 Literaturverzeichnis Appelfeller, W./Buchholz, W.: Supplier Relationship Management Strategie, Organisation und IT des modernen Beschaffungsmanagement, 2. Auflage, Wiesbaden 2011 Bogaschewsky, R., Müller, H.: Elektronische Beschaffung 2014: Stand der Nutzung und des Trends, Uni Würzburg 2014, Lesch, S.: SAP Supplier Life Cycle Management, apsolut GmbH, Bielefeld,

29 Ihr Ansprechpartner: Prof. Dr. Wieland Appelfeller Professor für Organisation und Wirtschaftsinformatik Phone Mail Web Fachhochschule Münster Institut für Prozessmanagement und Logistik Correnstraße 25 D Münster

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