Vorschriften zur elektronischen Abwicklung von ServiceCards über das internetbasierte ServiceCardPortal

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1 1 Vorschriften zur elektronischen Abwicklung von über das internetbasierte ServiceCardPortal Voraussetzungen Abschluss eines Vertrages zur Karten-Akzeptanz (Partnervertrag). Freischaltung für die Nutzung des ServiceCardPortals. Die Freischaltung, wie auch den Karten-Akzeptanz- Vertrag, können Sie im Internet beantragen unter im Menü [Registrierung]. Sollten Sie eine Autorisierung von der Notdienstleitzentrale erhalten haben, aber noch keinen Karten-Akzeptanz-Vertrag haben, können Sie den Vorgang dennoch über die Karte abwickeln. Siehe hierzu [Ablauf S24h] unter Vorgehensweise Wenn der Kunde der Leistung in voller Höhe zugestimmt hat (Auftragsbestätigung/ Lieferschein liegt vor), die Abwicklung über ServiceCard wünscht und Ihnen die Kartendaten vorliegen (Kartennummer und Verfallsdatum), gehen Sie bitte wie folgt vor. Schritt 1: ServiceCardPortal im Internet aufrufen. Rufen Sie in Ihrem Internetbrowser die Adresse auf und geben Sie Ihre Zugangsdaten ein. Benutzername Passwort Sollte es hierbei zu Problemen kommen, wenden Sie sich bitte an die Support-Hotline Tel. +49 (0)6027/ (Mo-Fr 8-17 Uhr). Schritt 2: Prüfung der Bezugsberechtigung Überprüfen Sie, ob der Fahrzeughalter (siehe Kfz-Papiere) mit dem Kartenhalter (siehe Anzeige im ServiceCardPortal) übereinstimmt. Abweichende Regelungen gelten in folgenden Sonderfällen: Fahrzeughalter stimmt nicht mit Kartenhalter überein Ist das Fahrzeug auf eine Mietorganisation zugelassen und nicht auf den Kartenhalter, müssen Sie den Kartenhalter mit dem Kundennamen im Mietvertrag vergleichen.

2 2 Unternehmensbezogene Karte Bei unternehmensbezogenen Karten (Kennzeichen Company auf der Karte bzw. entsprechende Anzeige im ServiceCardPortal), die z.b. freie Händler zum Einkauf von Teilen verwenden können, müssen Sie prüfen, ob der Inhaber der Karte nutzungsberechtigt ist. Belege können sein: Firmenausweis, Bestellung, Vollmacht. Bitte vermerken Sie den vollständigen Namen auf dem Lieferschein. Schritt 3: Zahlungsgarantie einholen. Vor Durchführung der Reparatur bzw. des Teilekaufes müssen Sie sich eine Zahlungsgarantie des Kartenherausgebers über die erwartete Brutto-Rechnungshöhe einholen, die sogenannte Autorisierung. Die Funktion Autorisierung ist im ServiceCardPortal im Hauptmenü unter [] [Autorisierung] zu finden. Führen Sie die Autorisierung unter Eingabe der Kartennummer und des Verfallsdatums durch. Die Eingabe der Fahrzeug-Identifikationsnummer (FIN) eines Fahrzeugs, für das Serviceleistungen bezogen werden sollen, wird verlangt, um sicherzustellen, dass der Annehmer seinen Prüfpflichten (s. Schritt 2) nachkommt. Fehlermeldung Aufgrund von Besonderheiten dieser Karte ist eine Autorisierung in dieser Akzeptanzstelle nicht möglich. : Bestimmte Karten (Servicevertrags-, Händlerkarten) können nur nach spezifischen Prüfungen autorisiert werden, die nur dem CAC bzw. dem Kartenhalter selbst möglich sind. Bitte wenden Sie sich zur Autorisierung an die Notdienstleitzentrale (CAC). Erscheint die Seite "Autorisierungsanfrage (Limitüberschreitung) übersteigt Ihr benötigter Betrag den frei verfügbaren Betrag. Überprüfen Sie, ob Sie wirklich einen Betrag in dieser Höhe benötigen, klicken Sie dann auf die Schaltfläche [Absenden]. Die Folgeseite informiert Sie über den Status Ihrer Anfrage, die Benachrichtigung über Annahme / Ablehnung erhalten Sie nach abgeschlossener Prüfung per . Den Autorisierungsbeleg bitte ausdrucken und mit Ihren Auftragsunterlagen ablegen. Schritt 4: Rechnung erstellen. Rechnung auf den Kunden ausstellen (Rechnungsempfänger), aber versenden an UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG, Heinrich-Eckstein-Str. 1, D Kleinostheim. Auf der Rechnung sollte vermerkt sein, dass die Zahlung über ServiceCard erfolgt. Falls die tatsächliche Rechnung höher ausfallen sollte als der autorisierte Betrag, haben Sie die Möglichkeit, den höheren Betrag komplett neu zu autorisieren. Verwenden Sie hierzu die Funktion Autorisierung erhöhen. Bei erfolgreicher Höherautorisierung wird die alte Autorisierung automatisch storniert.

3 3 Schritt 5: Rechnung und Abrechnungsdaten an den Kartenherausgeber übermitteln. Zusätzlich zum Versand der Rechnung an den Kartenherausgeber ist es notwendig, die Rechnungsdaten elektronisch im ServiceCardPortal zu erfassen (sog. Abrechnung). Die Funktion Abrechnung ist im ServiceCardPortal im Hauptmenü unter [] [Abrechnung] zu finden. Führen Sie die Abrechnung auf Basis der zugrunde liegenden Autorisierung durch. Nur die durch Ihren Betrieb erstellten Autorisierungen sind dort aufgelistet. Autorisierungen, die von einer Notdienstleitzentrale (CAC) erstellt wurden, können Sie durch Eingabe der Kartennummer und der Autorisierungsnummer im dafür vorgesehen Suchfeld suchen. Den Abrechnungsbeleg bitte ausdrucken und zusammen mit der Originalrechnung senden an: UNION TANK Eckstein GmbH & Co. KG, Heinrich-Eckstein-Str. 1, D Kleinostheim.

4 4 Kartenlayout Die folgenden Karten können abgewickelt werden. Alle Karten haben auf der Rückseite das UTA-Logo. mit Full Service Leistungen mit ausgewählten Full Service Leistungen

5 5 So finden Sie die richtigen Angaben. Kartennummer amtliches Kfz-Kennzeichen Kunden-Name Kartenverfalldatum